Suomalais-ugrilaisten kansojen nimien kirjoitusohjeet ja paikan nimien translitteroinnit on laatinut Ildikó Lehtinen Kulttuurien museosta.

Transkriptio

1 MUSKETTI-SOVELLUS ESIPUHE Museotietojärjestelmä Musketti on Museovirastossa laadittu ohjelma, jolla voidaan tallentaa tietoja museoiden kokoelmissa olevista esineistä ja kuvista sekä niihin liittyvistä toimijoista ja toimenpiteistä. Musketin esinesovelluksen määrittelyyn sekä luettelointiohjeiden työstämiseen on osallistunut projektityöryhmä Helena Edgren, Heli Lahdentausta, Seija Sarkki-Isomaa ja Pirkko Sihvo. Suomalais-ugrilaisten kansojen nimien kirjoitusohjeet ja paikan nimien translitteroinnit on laatinut Ildikó Lehtinen Kulttuurien museosta. Musketin kuvasovelluksen tietosisällön määrittelyyn ja luettelointiohjeiden työstämiseen on osallistunut työryhmä Sirkku Dölle, Maija Fast, Jouni Kuurne, Leena Laakso, Jaana Onatsu, Leena Ruonavaara ja Leena Söyrinki-Harmo. Alkuperäisiä luettelointiohjeita on täydennetty Musketin käytön ja käyttäkokemusten laajentuessa. Arvokkaita kommentteja ja esimerkkejä luetteloinnista on saatu useilta Muskettia käyttäviltä museoilta. Eds Sycon on laatinut erilliset Musketti-sovelluksen käyttöohjeet. Ne ovat käytettävissä on-linena sovelluksen yhteydessä Sirkka Valanto

2 MUSEOESINEIDEN DOKUMENTOINTI JA LUETTELOINTI Museokokoelmien esineet ovat luonteeltaan ja ominaisuuksiltaan heterogeenisia, joten myös niiden luettelointi on vaativaa ja esinetuntemusta edellyttävää työtä. Museoesineitä koskeva tieto poikkeaa esim. kirjastojen luettelointitiedoista, sillä esineistä joudutaan usein antamaan huomattavasti enemmän tietoja kuin julkaisuista. Fyysinen objekti sinällään ei kanna mukanaan informaatiota merkityksestään, joka selviää vasta esineeseen dokumentoinnissa ja luetteloinnissa liitettävästä kuvailevasta, tutkimuksellisesta ja kontekstuaalisesta tiedosta. Merkityksen määrittely puolestaan on keskeinen osa museoammattilaisen työtä, ja merkitys voi perustua hyvin moneen erilaiseen tekijään kuten esineen ikään, käyttöön, taiteelliseen luomiseen, esineen tekijään tai teoksen luoneeseen taiteilijaan tai esineen ainutlaatuisuuteen, yleisyyteen, tyypillisyyteen tai sen historiaan ja kontekstiin. Museossa esine täytyy pystyä luokittelemaan erilaisiin ryhmiin ja tunnistamaan lukuisten samankaltaistenkin joukosta. Siksi esineitä kuvaillaan mm. materiaalin, tekniikan, tyylin, värin, erityispiirteiden, käytön ja funktion ym. perusteella. Esineet on pystyttävä löytämään, joten niiden sijaintipaikat ja sijaintipaikkojen muutokset on kirjattava riittävällä tarkkuudella. Esineet on pystyttävä asettamaan omaan kontekstiinsa, joten tietoja on tallennettava niiden alkuperästä, kulttuurista, kansasta tai heimosta, joka esineen on luonut ja sitä käyttänyt, tai tapahtumasta, jossa esineellä on ollut merkitystä tai johon se on liittynyt. Provenienssitiedot kertovat esineiden alkuperästä, omistajuuden muutoksista ja siitä miten esine on tullut museon kokoelmiin. Suuressa museossa esineet voivat olla hallinnollisesti tai fyysisesti hajautettuja, ja niiden hoidosta ja niitä koskevista tiedoista vastaavat eri osastot, kokoelmat tai henkilöt, jotka tulee pystyä määrittelemään esinekohtaisesti. Jotta esineiden löytyminen suurista tietomassoista olisi mahdollista, esineitä luokitellaan ja niille annetaan asiasanoja. Tietojärjestelmän on mahdollistettava kaikkien em. ominaisuuksien kirjaaminen sekä esineiden löytyminen järjestelmästä vastaavien ominaisuuksien perusteella. Kun kokoelmassa on satoja tuhansia esineitä, on esineluettelointi suoritettava riittävällä tarkkuudella, jotta hakutulokset ovat sataprosenttisia. Museoesineitä koskevan tiedon moninaisuus ja kompleksisuus heijastuu Musketti - tietojärjestelmässä. Tieto on strukturoitu ja pilkottu tarkasti määriteltyihin kenttiin. Tästä on seurauksena, että luetteloinnissa vaaditaan täsmällisyyttä. Toisaalta järjestelmä helpottaa luettelointia antamalla luetteloijan käyttöön suuren määrän jo ennalta määriteltyä tietoa, joka vain linkitetään kulloiseenkin esineeseen. Lisäksi ohjelma useassa kohdassa ohjaa luettelointia siten, että tietyn valinnan jälkeen seuraavat vain tietyt mahdollisuudet. Museoesineiden luetteloinnista voi yleisesti ottaen todeta, että mitä strukturoimattomammin ja vapaammin tiedontallennus tehdään, sitä vaikeampi järjestelmästä on löytää haluttuja tietoja, ja toisaalta mitä kurinalaisemmin esineiden tiedot on tallennettu, sitä helpommin ne ovat järjestelmästä löydettävissä ja tulostettavissa erilaisiin yhteyksiin.

3 MUSKETIN TIETOSISÄLTÖ Musketin tietosisältörakenne on laadittu ottaen huomioon kaikentyyppinen kulttuurihistoriallisissa museoissa oleva kokoelma-aineisto: esineet, taideteokset, arkeologiset löydöt, laitteet ja kulkuvälineet ym. Kuva-aineistojen luettelointia varten Muskettissa on oma osasovellus. Musketin tietosisältö perustuu analyysiin kotimaisista ohjelmista, ohjeistoista ja käytännöistä sekä kansainvälisistä standardeista. Suomesta on tietosisältöä määriteltäessä huomioitu erityisesti Antikvaria -järjestelmän tietosisältö, Museoviraston VATI-tietokanta, Valtion taidemuseon VATI-tietokanta ja luettelointiohjeet sekä Museoliiton laatimat taideteosten ja kulttuurihistoriallisten esineiden luettelointisuositukset. Lisäksi työssä on perehdytty mm. Helsingin kaupunginmuseon, Tampereen museoiden, Turun maakuntamuseon, Suomen kotiteollisuusmuseon ja Tekniikan museon käytäntöihin. Kansainvälisiä standardien osalta on erityisesti kiinnitetty huomiota ICOMin alaosaston CIDOCin piirissä kehitettyihin ja esiteltyihin hankkeisiin samoin kuin MoU:n työryhmän STANDARDS AND PROTOCOLS FOR THE INTEROPERABILITY raportissa suositeltuihin standardeihin. Keskeinen Musketin tietosisältöön vaikuttanut standardi on ollut CIDOCin INTERNATIONAL GUIDELINES FOR MUSEUM OBJECT INFORMATION: THE CIDOC INFORMATION CATEGORIES, joka kuvastaa laajasti kansainvälisen museoyhteisön hyväksymiä periaatteita. Sen ohella on huomioitu CIDOCin Ethno -työryhmän standardiluonnos. Isossa Britanniassa laadittu UK MUSEUM DOCUMENTATION STANDARD SPECTRUM on myös vaikuttanut ratkaisevasti Musketin tietosisältöön. SPECTRUM on ehkä perusteellisimmin laadittu museoiden dokumentointia käsittelevä ohjeisto, joka määrittelee tietosisällön ohella myös toimintaa ja prosesseja. Erityisesti taideteosten osalta on Musketin tietosisällössä huomioitu Getty -säätiön GATEGORIES FOR THE DESCRIPTION OF WORKS OF ART. Getty -säätiön julkaisema Object ID - standardi (OID) puolestaan määrittelee suppean joukon tietoja, joiden tulisi sisältyä kaikkiin tietojärjestelmiin. Nämä tiedot edesauttavat esineen identifiointia tietyn museon omistamaksi. OID on kehitetty yhteistyössä museoiden, kulttuuriperintöorganisaatioiden, poliisin ja tullin, taidekaupan ja vakuutusyhtiöiden kanssa ajatellen ennen kaikkea varastettua taidetta ja esineiden laitonta maastavientiä. OID:n määrittelemät tiedot sisältyvät Musketin tietorakenteeseen. Lisäksi Musketin tietosisältöä määritettäessä on perehdytty mm. Canadian Heritage Information Networkin laatimaan Humanities Data Dictionaryn sekä Ruotsin museoiden yhteistyöorganisaation INSAMIN määrityksiin. Kuvasovelluksen tietosisällön ja ohjeiden laadinnassa on käytetty mm. Museoviraston aikaisempia, osastokohtaisia luettelointiohjeita, Valokuvataiteen museon luettelointiohjeita, Suomen museoliiton luettelointisuosituksia sekä grafiikan termistön osalta Valtion taidemuseon luettelointiohjeita. Ulkomaisista valokuvan /kuvan luettelointiohjeista on käytetty VRA:n (Visual Resources Association) standardeja

4 LUETTELOINTITASOT Museoesineiden tiedontallennuksessa luetteloinnin tarkkuus vaihtelee esineittäin huomattavasti. Osasta esineitä tiedetään paljon, ja niiden merkityksen selvittäminen edellyttää tarkkojen tietojen antamista. Tällöin voidaan puhua luettelointitiedoista. Osasta esineitä tiedetään vähemmän, eikä niistä ole mahdollista tai tarpeellista antaa kuin rajallinen määrä tietoja. Tällöinkin tulee kuitenkin pyrkiä tallentamaan minimitiedot. Suomen museoliiton toimesta julkaistiin vuonna 1987 luettelointisuositukset kulttuurihistoriallisten esineiden, taideteosten ja valokuvien luettelointiin. Näissä määriteltiin luetteloinnin minimitiedot ja luettelointitiedot. Otkultin, opetuksen, tutkimuksen ja kulttuurin tietoyhteiskuntaneuvottelukunnan museojaostossa laadittiin keväällä 1999 uusi suositus vastaamaan nykyisiä tietojärjestelmärakenteita. Taidemuseoiden osalta on Valtion taidemuseon VATI/VALTTERI luettelointiohjeissa määritelty rajallinen joukko pakollisia tietoja. Niiden voidaan katsoa vastaavan käsitettä minimitiedot. Muskettiin määritelty luetteloinnin minimitaso vastaa Otkultin museojaoston suositusta. Taideteosten osalta siinä on huomioitu myös VATI/VALTTERIn pakolliset tiedot. Musketissa luetteloinnin minimitason tulee sisältää seuraavat tiedot: o o o o o o o o o o o o o o o o o o museon nimi museon tunnus kokoelma (erityiskokoelma) esineen numero (inventaarionumero) esineen/teoksen nimi luokitus (taideteoksen osalta pääluokka) asiasanat (ei koske taideteoksia) käyttöpaikka/löytöpaikka (ei koske taideteoksia) käyttöaika (ei koske taideteoksia) tekijä (taiteilija ym.) valmistusaika valmistuspaikka (ei koske taideteoksia) mitat materiaalit valmistustapa/tekniikka (taideteoksilla vain grafiikan osalta) kuvanumerot sijaintipaikka hankintatiedot Luettelointitaso sisältää esineen tyypin mukaan määräytyvät laajemmat tiedot. Kuva-aineistojen luetteloinnissa minimitietojen pohjana on käytetty Suomen museoliiton laatimaa valokuvien luettelointitietojen suositusta, Suomen valokuvataiteen museon Digimentissään mainitsemia vähimmäistietoja sekä MV:n omia kuva-aineistojen luettelointiohjeita:

5 Minimitiedot: o o o o o o o o o o o o o o o Museon nimi Kokoelma (erityiskokoelma) Kuvanumero (inventaarionumero) Kuvan väri Kuvatyyppi Negatiivi Kuvaaja/originaalikuvan tekijä Kuvauspaikka Kuvausaika Kuvausaihe /kuvan nimi Luokitus (Outline of Cultural Materials- Musketissa KULTU) Hankintatapa Hankinta-aika Luovuttajan nimi ja osoite Tekijänoikeus, käyttörajoitukset Kun kuvia luetteloidaan suurempina kokonaisuuksina, esim. hankintaeränä, tulee vastaavat asiat kirjata myös näistä.

6 YHTEISKÄYTTÖISYYS Pyrkimys museoiden sekä arkistojen, kirjastojen ja museoiden tietovarantojen yhteiskäyttöisyyteen edellyttää tiettyjä yhteisesti sovittavia määrityksiä. Yhteiset asiasanastot ja luokitusjärjestelmät edistävät yhteiskäyttöisyyttä. Musketissa on sisäänrakennettuna Museoalan asiasanasto MASA ja Kulttuuriaineiston luokitusjärjestelmä KULTU. Yleisen suomalaisen asiasanaston YSAn käyttöä suositellaan Musketissa silloin kun MASAsta ei löydy sopivia asiasanoja. Tietovarantojen yhteiskäyttöisyyttä taidemuseoiden kanssa on Musketissa edistetty ottamalla huomioon VATI -luettelointiohjeiden luokitukset ja terminologiat soveltuvilta osiltaan. Kirjastojen, arkistojen ja museoiden yhteisessä KAMUT -hankkeessa määriteltiin yhteiskäyttöisyyden edellyttämät pakolliset tiedot vuonna Ne on otettu huomioon Musketin tietorakenteessa soveltuvin osin. Esim. KAMUT suositteli tekijöiden nimien merkitsemistä kahteen eri kenttään: sukunimi ja etunimi tai pääyhteisö ja alayhteisö, mikä Musketissa tapahtuu kaikissa toimijan nimen tallennukseen liittyvissä kohdissa. Museokokoelmiin luetteloiduista julkaisuista merkitään KAMUT -tietorakenteen mukaisesti julkaistusta materiaalista painostiedot sekä kustantaja- ja tuottajatiedot. Lisäksi luetteloitavasta aineistosta määritellään aineistotyyppi käyttäen KAMUT hankkeen määritystä, joka on alasvetovalikkona Musketin ao. kohdassa. KAMUT edellytti esineen tai teoksen valmistusmaan merkitsemistä SFS-ISO 3166 standardin mukaisena kaksikirjaimisena koodina. Tätä ei ole Musketissa tehty, koska esineiden valmistusmaat ovat usein historiallisia maita, joille koodia ei ole olemassa. Sen sijaan toimijoiden yhteystiedoissa ISO -standardia on käytetty. Yhteiskäyttöisyyden edistämiseksi kirjataan toimijoiden ja maantieteellisten paikkojen nimet Suomalaisten luettelointisääntöjen osan Hakutiedot antamien ohjeiden mukaan.

7 HAKEMINEN MUSKETILLA Musketin kaikissa osasovelluksissa voi suorittaa hakuja. Oletusasetuksena Musketissa on hakutauluhaku, joka hakee kustakin osasovelluksesta siihen tallennettuja tietoja, esim. Esinesovellus hakee esineitä, KUVA-sovellus kuvia, ASIASANA-sovellus asiasanoja jne. Ks. hauista tarkemmin kunkin osasovelluksen kohdalta. Musketissa voi suorittaa hakuja myös ns. Boolen hauilla. Nämä valitaan kohdasta Asetukset / Käyttöliittymän asetukset / Yleisten hakuehtojen käyttö. Jos asetus on valittu, osasovellusten hakuehtoikkunana käytetään yleistä hakuehtoikkunaa, jolla voi laatia monimutkaisia hakuehtoja ja tallettaa hakuehdot tietokantaan. Yleisten hakuehtojen hakuvaihtoehdot ovat: LIKE hakusana kokonaisuudessaan tai katkaistuna alku- ja/tai loppuprosentilla = hakusanan on oltava täsmällisesti oikeassa muodossa!= on erisuuri kuin hakuarvo > on suurempi kuin hakuarvo < on pienempi kuin hakuarvo >= on suurempi tai yhtä suuri kuin hakuarvo <= on pienempi tai yhtä pieni kuin hakuarvo IS NOT NULL ei ole nolla IS NULL on nolla Esim. ESINEEN NIMI = KORU JA ESINEEN NIMI!= SORMUS JA MERKINNÄN SISÄLTÖ IS NOT NUL. Haku hakee tällöin sormuksia lukuun ottamatta kaikki korut, joissa on jokin merkintä. KONTEKSTITYYPPI = KANSA/HEIMO JA KONTEKSTISELITE LIKE SAAM JA KONTEKSTISELITE!=INARIN JA HANKINTALOPPUVUOSI <1900 Haku hakee ennen vuotta 1900 hankitut saamelaisesineet, jotka eivät liity inarinsaamelaisiin tai Inarin järvisaamelaisiin. Myös muilla asetuksilla voi täsmentää hakuja, esim. alku- tai loppuprosentilla. Ks. Asetukset / Käyttöliittymän asetukset /Yleisten hakuehtojen käyttö /Yleiset ikkunat /Käyttöliittymän asetukset.

8 LUETTELOINTI MUSKETTI-JÄRJESTELMÄLLÄ SOVELLUKSEN RAKENNE Musketti-sovelluksessa tiedot tallennetaan määriteltyihin kenttiin, joista osa voidaan tarvittaessa toistaa. Jokaisen kentän sisältö on kuvattu luettelointiohjeissa. Ohjeissa annetaan myös kirjoitusohjeita sekä esimerkkejä. Musketti on jaettu osasovelluksiin, joissa ylläpidetään ja joista haetaan kuhunkin osasovellukseen kuuluvia tietoja. Osasovellukset: Asiasanat A Esineet E Hankintaerät H Kokoelmat Ko Kuvat Ku Luokitusjärjestelmät L Museot M Paikat P Sijaintipaikat S Toimenpiteet T Toimijat O Esineluetteloinnissa käytetään osasovelluksia E, H, T ja O. Kuvaluetteloinnissa käytetään kuvaosasovellusta Ku. Osasovellusten A, Ko, L, M ja P tiedot ovat käytettävissä esine- ja kuvaluetteloinnissa alasvetovalikkojen kautta, mutta niiden ylläpidosta vastaa järjestelmän pääkäyttäjä sekä asiasanaosasovelluksen ylläpidosta Museoalan asiasanaston ylläpitäjä. Osa luetteloitavista tiedoista tallennetaan järjestelmään sanavalikkojen kautta, joita ylläpidetään Ohjaustiedot-sovelluksella, esim. esineen nimen tyyppi, tyyli, materiaali, toimenpiteen tyyppi, toimijan nimen tyyppi, toimijan rooli jne. Näissä tapauksissa luetteloija ei kirjoita mitään kyseessä olevaan kenttään vaan tieto valitaan alasvetovalikon vaihtoehdoista. Valikkojen kautta ylläpidettyjen tietojen etuna on mm. se, että vältytään kirjoitusvirheiltä ja henkilöiden, kokoelmien, paikkojen ym. nimet tallennetaan yhtenäisellä tavalla, mikä on hakujen onnistumisen kannalta ratkaisevaa. Valikkojen kautta tallennettava tieto myös nopeuttaa tietokantaan kohdistuvia hakuja. Ohjaustietojen kautta saavutetaan myös se etu, että ylläpidettyä sanaa tai nimeä voidaan muuttaa yhdellä komennolla kaikilla niillä esineillä, joiden luetteloinnissa sana on tietokantaan syötetty. LUETTELOINTIJÄRJESTYS Musketti-ohjelma määrää luettelointijärjestyksestä ainoastaan sen, että esineen numero tulee tallentaa ensimmäisenä. Numerolla perustetaan uusi esine, kuva tai uusi hankintaerä. Tämän

9 jälkeen luetteloinnin eteneminen tapahtuu kunkin oman harkinnan ja luetteloinnin tarkoituksenmukaisuuden määrittelemässä järjestyksessä. HANKINTAERÄ-OSASOVELLUS HANKINTAERÄ Hankintaerä-osasovelluksella ylläpidetään ja haetaan tietoja hankintaeristä. Hankintaerä on joukko esineitä tai kuvia, jotka on luetteloitu samalle päänumerolle ja joita yhdistää jokin tietty tekijä kuten aikaisempi omistaja tai lahjoittaja, valmistus- tai hankintapaikka, kenttätyö tai keruumatka tai jokin muu yhdistävä tekijä. Useasta osasta muodostuvaa esinettä, esim. kansallispukua, rukkia tai laivaa, ei pitäisi luetteloida hankintaeräksi, koska luetteloitava moniosainen esine voi kokonaisuutena kuulua hankintaerään, eikä hankintaerään voi kuulua hankintaeriä vaan yksittäisiä esineitä. Tällaisen esineen luetteloinnissa on syytä antaa kokonaisuudelle päänumero ja esineen osille alanumerot ja merkitä esineet yhteenkuuluviksi esineiksi (ks. Esineen tietojen tallennus, Yhteenkuuluvat esineet). Huom. Kaikki museot eivät käytä käsitettä HANKINTAERÄ. Tällaisissa museoissa tiedot tallennetaan vain yksittäisistä esineistä ja kuvista, ja mahdolliset esineitä tai kuvia ankinnan kautta yhdistävät asiat voidaan ilmaista yksittäisen esineen tai kuvan hankintatiedoissa esim. kohdissa HANKINTAVIITE, VERIFIKAATIT, MUU AINEISTO jne. Muuta kuin hankintaan liittyvää yhteyttä koskevat tiedot annetaan kohdassa Esineen tietojen tallennus / KUVAN TIETOJEN TALLENNUS/YHTEYDET. Esimerkkejä hankintaeristä (tieto kirjataan kohtaan Hankintaviite): Lamminahon talo (L:n talosta peräisin olevat esineet) T. I.Itkosen keruumatka 1926 (T. I. Itkosen keruumatkallaan hankkimat esineet) Savukosken Mukkalan löytö (ko. löytöön kuuluvat esineet) Majakka-alus Kemi (alus ja sen esineistö) Karjaan seurakunta (K:n seurakunnan lahjoitus) Eliel Aspelin-Haapkylä (E.A-H:n testamenttilahjoitus)

10 ESINEEN HANKINTAERÄ HAUT JA YHTEYDET Hakutauluilla voi hakea esille hankintaeriä käyttäen hakukriteereinä kaikkia hakutaulujen kenttiä sekä niiden yhdistelmiä. Haun tuloksena saa listan hakuehdot täyttävistä hankintaeristä. Listalle tulostuu hankintaerän numero ja viite. Yhteydet -valikosta pääsee seuraaviin tietoihin: Esineet tuo esille listan valitun hankintaerän esineistä Esineet- osasovelluksesta. Kokoelmat tuo esille Kokoelmat osasovelluksesta tiedot siitä kokoelmasta, johon hankintaerä kuuluu. Toimijat tuo esille hankintaerään liittyvät toimijat Toimijat -osasovelluksesta. HANKINTAERÄN TIETOJEN TALLENNUS Esineen kuuluessa hankintaerään sen numero määräytyy hankintaerän perusteella. Kun on kyseessä hankintaerä, josta ennestään ei ole tallennettu tietoja, on luettelointi aloitettava hankintaerän tietojen tallennuksella. Jos luetteloija ei tiedä, onko hankintaerä jo olemassa, hän voi suorittaa hankintaerähaun. Hankintaerän tietoryhmään kirjataan hankintaerän numero ja kontekstitiedot, tiedot verifikaateista ja hankintaerään kuuluvasta mahdollisesta muusta aineistosta kuten valokuvista, sekä tiedot siitä, mistä erä on peräisin ja miten se on saapunut tai hankittu museoon. Huom. Hankintaerän hankintatietojen lisäksi erään kuuluvilla yksittäisillä esineillä voi olla omat, hankintaerän yleisistä hankintatiedoista poikkeavat hankintatiedot. Nämä tiedot kirjataan kunkin hankintaerän yksittäisen esineen kohdalle. Esim. kun hankintaerän yleinen hankintapa on kenttäkeruu, voi joukossa olla esineitä, jotka on saatu lahjaksi, ostettu yms. (ks. Esineen tietojen tallennus) NUMERON MUODOSTAMINEN Hankintaerän numero voi muodostua päänumerosta ja alanumeroista, mutta siihen voi myös liittyä kirjaintunnuksia. Nykyään suositellaan, että numeroissa vältettäisiin kirjainosia, mutta erityisesti vanhassa esineluetteloinnissa näitä on käytetty. Hankintaerän numero tallennetaan osakenttiin, koska vain erottamalla numeeriset ja alfanumeeriset tiedot toisistaan hankintaerät saadaan tulostumaan numerojärjestyksessä museoittain ja kokoelmittain. Ohjelma kuitenkin yhdistää eri osakentät yhdeksi kokonaisuudeksi kaikilla näytöillä, joilla hankintaerän numero on näkyvissä. Huom. Numeroa muodostettaessa kenttiin ei kirjoiteta välimerkkejä. Ohjelma antaa ne automaattisesti.

11 Uutta hankintaerää luetteloitaessa valitaan työkalurivin kohdan Rivi alasvetovalikosta komento Luo uusi, jolloin ohjelma avaa ikkunan Hankintaerän numeron muodostaminen: MUSEO Kentässä Museo valitaan organisaatio, jonka kokoelmiin hankintaerä luetteloidaan. Museo tai organisaatio kirjataan aina, vaikka sitä koskeva tunnus ei näkyisikään hankintaerän numerossa. Museota koskevat tiedot tallennetaan kussakin Muskettia käyttävässä museossa Museo - osasovellukseen, josta ne avautuvat hankintaerän numeron alasvetovalikkoon. Tietoa ei siis luetteloitaessa kirjoiteta, vaan se valitaan alasvetovalikosta (ks. Museotietojen tallennus) Esineen tiedot kirjataan tietokantaan siinä museossa, joka omistaa esineen tai on siitä vastuussa. Silloin kun esine on talletettu toiseen museoon, sen tiedot kirjataan myös sijaintimuseon tietojärjestelmään. Kokoelmatietokantaan ei merkitä museoon tilapäisesti lainattuja esineitä. Museovirastossa esineitä luetteloidaan Muskettiin Suomen Kansallismuseossa ja Suomen merimuseossa, joten ne ovat alasvetovalikon ainoat vaihtoehdot. KOKOELMA Kokoelmatiedot kirjataan kunkin museon käytännön mukaisesti. Kokoelmalla tarkoitetaan erityistä määriteltyä kokoelmaa, ei museon esine- tai taidekokoelmaa yleensä. Museovirastossa esineet on jaettu kokoelmiin aineistotyypin perusteella, esim. arkeologiset ja historialliset kokoelmat. Erityiskokoelmat tai alakokoelmat kuten Antellin tai Urho Kekkosen kokoelmat merkitään kohtaan Erityiskokoelmat. Musketissa kokoelmatiedot on tallennettu ennalta osasovellukseen Ko (Kokoelma), joten esineen tietoja tallennettaessa haluttu kokoelma valitaan alasvetovalikosta, esim: Historialliset kokoelmat Kansatieteelliset kokoelmat SMM Suomen merimuseon kokoelmat. Silloin kun kokoelmatunnusta käytetään osana esineen numeroa, ohjelma yhdistää tunnuksen numeroon automaattisesti, esim: S Seurasaaren ulkomuseon kokoelmat SU Suomalais-ugrilaiset kokoelmat VK Yleisetnografiset kokoelmat Alasvetovalikon kokoelmat, ks. Kokoelmatietojen tallennus. AINEISTOTUNNUS

12 Aineistotunnus liittyy Ylioppilasosakuntien kansatieteellisen museon kokoelmiin. Tunnusta käytetään Museovirastossa vain kansatieteen kokoelmissa. Se valitaan alasvetovalikon vaihtoehdoista A-F: A Vaatteet ja pukuun kuuluvat koristukset B Huonekalut, astiat ym. C Käsityökalut D Maanviljelys- ja karjanhoitokalut ynnä kulkuneuvot E Metsästys- ja kalastus-kaluja ynnä sota-aseita F Muita esineitä PÄÄNUMERO Hankintaerän päänumero kirjataan luetteloivan museon numerointitapaa käyttäen. Päänumero voi muodostua vuosiluvusta tai se voi olla kokoelmien luetteloinnissa käytetty kohoava numerosarja. Museovirastossa päänumero valitaan diaarikirjasta. PÄÄNUMERON TARKENTEET Kenttään kirjoitetaan mahdolliset päänumeron tarkenteet. Päänumerolle ei nykyään anneta tarkenteita, mutta niitä on käytetty vanhassa esineluetteloinnissa. PIENIN SALLITTU ALANUMERO Pienin sallittu alanumero merkitään silloin, kun hankintaerän esineiden lukumäärä on tiedossa ennen luettelointia, ja esineiden halutaan tulostuvan jo ennen kyseisen hankintaerän luetteloinnin valmistumista listatulosteisiin siten, että erän esineiden kokonaismäärä ja alanumerot näkyvät. Kenttää Pienin sallittu alanumero ei siis ole pakollista täyttää. Mikäli kenttää ei täytetä, ilmoittaa listatuloste vain erälle luetteloitujen esineiden määrän ja pienimmän ja suurimman talletetun alanumeron. Hankintaerän numerointi ei aina ala ykkösestä, joten pienimmän sallitun numeron kirjaaminen varmistaa sen, että luetteloitaessa esineitä muussa kuin numerojärjestyksessä hankintaerään ei vahingossa pääse syöttämään pienempää alanumeroa kuin ko. erään kuuluu. Esim. hankintaerän 00: tulostus silloin kun pienin ja suurin sallittu alanumero on määritelty: hankintaerä 00: ja silloin kun pienintä ja suurinta alanumeroa ei ole määritelty ja esineistä on tallennettu alanumerot 20-50: hankintaerä 00: SUURIN SALLITTU ALANUMERO

13 Suurin sallittu alanumero merkitään silloin, kun hankintaerän esineiden lukumäärä on tiedossa ennen luettelointia, ja esineiden halutaan tulostuvan siten, että erän esineiden kokonaismäärä ja alanumerot näkyvät. Kenttää Suurin sallittu alanumero ei siis ole pakollista täyttää. Mikäli kenttää ei täytetä, ilmoittaa listatuloste vain erälle luetteloitujen esineiden määrän ja käytetyt alanumerot (vrt. pienin sallittu alanumero). Suurimman sallitun numeron kirjoittaminen mahdollistaa hankintaerän esineiden luetteloinnin vapaasti ei-numerojärjestyksessä. Samalla varmistetaan, ettei hankintaerään vahingossa pääse syöttämään suurempaa alanumeroa kuin ko. erään kuuluu luetteloitaessa esineitä esim. muussa kuin numerojärjestyksessä. ALANUMEROT Näytöllä näkyvää tietoa Alanumerot ei voi editoida. Ohjelma tuo tiedot ao. kohtaan automaattisesti sitä mukaa kun erälle luetteloidaan esineitä. Uutta hankintaerää tallennettaessa kohta on tyhjä. Muulloin ohjelma antaa kohdassa kyseiselle hankintaerälle siihen mennessä luetteloidun pienimmän ja suurimman alanumeron, tai pienimmän ja suurimman sallitun alanumeron, mikäli ne on määritelty. HANKINTAERÄN NUMERO Näytöllä näkyvää tietoa Hankintaerän numero ei voi editoida. Ohjelma luo numeron ao. kohtaan automaattisesti täytettäessä numeron eri osakenttiä. Numero muuttuu alanumeroiden osalta niin kauan kuin hankintaerään tallennetaan uusia esineitä. Ohjelma muuttaa numeron automaattisesti kaikkiin hankintaerän jo aikaisemmin luetteloituihin esineisiin. Mikäli hankintaerän numero on oikein, se hyväksytään näppäimellä Hyväksy ja talletetaan. Tiedot siirtyvät Hankintaerä -näytölle sekä esinetietojen näytölle Esine kohtaan Hankintaerän numero. PERUSTIEDOT Hankintaerän numeron tallennuksen jälkeen voi hankintaerän muut tiedot täyttää näytöllä Hankintaerä ja sen välilehdillä. HANKINTAERÄN NUMERO Ei-editoitava kenttä näyttää automaattisesti hankintaerän numeron. ESINEIDEN LUKUMÄÄRÄ

14 Ei-editoitava kenttä ilmoittaa hankintaerään talletettujen esineiden lukumäärän automaattisesti, ja luku kasvaa sitä mukaa kun esineiden tallennus etenee. ESINENUMEROIDEN LUKUMÄÄRÄ Ei-editoitava kenttä kertoo erään luetteloitujen numeroiden lukumäärän. Esinenumeroiden lukumäärä ei ole välttämättä sama kuin esineiden lukumäärä, sillä joissain tapauksissa yhdelle numerolle voidaan luetteloida useampia esineitä (esim. kengät, 2 kpl). HANKINTAVIITE Hankintaviite kertoo yhdistävän tekijän, jolla joukko esineitä liittyy toisiinsa. Viite voi liittyä sekä hankintaerään että yksittäisiin esineisiin, esim: Lamminahon talo (L:n talosta peräisin olevat esineet) T. I.Itkosen keruumatka 1926 (T. I. Itkosen keruumatkallaan hankkimat esineet) Savukosken Mukkalan löytö (ko. löytöön kuuluvat esineet) Majakka-alus Kemi (alus ja sen esineistö) Raision seurakunta (R:n seurakunnan lahjoitukset) Eliel Aspelin-Haapkylä (E.A-H:n testamenttilahjoitus) LUETTELOINNIN TILA Kenttään kirjataan alasvetovalikkoa käyttäen tieto siitä, onko hankintaerän luettelointi kesken vai valmis. Sen jälkeen kun hankintaerä on luetteloitu valmiiksi, ei siihen enää voi tallentaa uusia esineitä. HANKINTATAPA Hankintatapa kertoo tavan, jolla hankintaerä on saatu tai hankittu museon kokoelmiin. Vanhoissa kokoelmissa löytyy toisinaan esineitä, joita ei aikaisemmin ole luetteloitu ja joiden hankinnasta ei ole tietoja. Tällaisista käytetään museoissa nimitystä museolöytö. Hankintaerän hankintatapa valitaan alasvetovalikosta, esim: lahjoitus kenttäkeruu kaivaukset maalöytö museolöytö osto talletus vaihto ei tietoa Hankintatavan kontrolloitu terminologia, ks. Ohjaustiedot. DIARIOINTIPÄIVÄMÄÄRÄ

15 Hankintaerän diariointipäivämäärä kirjataan muodossa pp.kk.vuosi. Ohjelma tallentaa diariointipäivämäärän automaattisesti kaikille hankintaerän esineille. Mikäli hankintaerästä tiedetään vain diariointivuosi, kuten saattaa olla vanhojen hankintojen kohdalla, merkitään päivämääräksi ao. vuonna. HANKINTAEHDOT Kenttään kirjataan hankintaerään mahdollisesti liittyvät erityisehdot. PAIKKATIEDOT Hankintaerään liittyviä paikkoja voivat olla hankintapaikka ja luovutuspaikka. Näiden tiedot tallennetaan Hankintaerä/Paikat -välilehdellä. Paikkatietojen kirjaamisesta ks. myös Paikat- osasovellus, paikkatietojen tallennus. Hankintaerän paikkatiedot tallennetaan sillä tarkkuudella kuin luetteloitavan hankintaerän kannalta on relevanttia tai tiedetään. Paikkojen nimet voi tallentaa tarkkuudella: maanosa, maa, maakunta, lääni, kunta... rakennus jne. Luetteloija voi itse valita millä tarkkuudella haluaa paikan tiedot kirjata, kaikkia paikkavaihtoehtoja ei ole tarkoitus täyttää. Mikäli paikan tyyppiä ei tiedetä, voi paikan nimen tyypiksi valita Luokittelematon paikka, mutta tätä ei hakujen kannalta suositella. Paikan nimet ja tyypit tallennetaan niin monta kertaa kuin paikan tyyppejä halutaan määritellä. Paikan tyypit, ks. Ohjaustiedot. Esineelle tai hankintaerälle kirjataan maan nimi silloin kun kyseessä ei ole Suomi. Paikan nimi tallennetaan paikan tyypistä riippuen joko valitsemalla se alasvetovalikosta tai kirjoittamalla se kohtaan Nimi. Nimen voi myös hakea esille... -hakunäppäimellä paikkatiedostosta sellaisissa tapauksissa, joissa valintalistalle on jo ennakkoon tallennettu paikkatietoja. Paikan nimi valitaan alasvetovalikosta aina silloin kun kyseessä on maanosa, maakunta tai Suomen kunta/kaupunki. Hankintaerän hankinta- tai luovutuspaikka voi käytettävien tietojen täsmällisyydestä riippuen olla esim: Aasia Afrikka, Algeria, Sahara Ruotsi, Tukholma Häme, Hauho, Rukkoila Helsinki, Hallituskatu 2, Ritarihuone Karjalan kannas, Terijoki, nyk. Zelenogorsk

16 Paikkojen nimien tallennuksessa noudatetaan ohjetta Suomalaiset luettelointisäännöt (ks. Suomalaiset luettelointisäännöt. Hakutiedot. Julk. Kirjastopalvelu Oy. Helsinki). Yleisohje on, että nimenä käytetään sellaista muotoa, joka vaikuttaa vakiintuneelta. Maiden ja paikkakuntien ym. nimet kirjoitetaan luetteloitavan tapahtuman ajankohdan mukaan, esim.hankinnan suoritushetken mukaan. Mikäli maan tai paikan nimi on muuttunut, ja nykyinen nimi tiedetään, se voidaan lisätä luetteloinnin kohteena olevan tapahtuman aikaisen nimen perään, esim: Siam (nyk. Thaimaa) Uudet Hebridit (nyk. Vanuatu) Luettelointi on ongelmallista sellaisissa tapauksissa, joissa siirtomaat ovat itsenäistyneet ja jakautuneet useiksi valtioiksi. Siirtomaan tyypiksi valitaan nyk. tai ent. hallinnollinen alue. Mikäli esineeseen liittyvän paikan perusteella tiedetään, mihin nykyiseen maahan ko. esine kuuluu, se voidaan luetteloida myös sinne, esim: Brittiläinen Itä-Afrikka (nyk. tai ent. hallinnollinen alue) Kenia (maa/valtio) HANKINTAPAIKKA Kenttään Hankintapaikka kirjataan tieto siitä, mistä kyseinen erä on hankittu. Vrt. myös Ohjaustiedot, Provenienssitiedot. TYYPPI Paikkatiedot toistetaan niin monta kertaa kuin halutaan tallentaa paikan nimiä. Kohdasta Tyyppi valitaan kulloinkin relevantti paikan tyyppi, jolle annetaan tai valitaan arvoksi (nimeksi) sitä vastaava paikannimi, esim: Tyyppi: maanosa Nimi: Aasia Tyyppi: maa Nimi: Intia Tyyppi: osavaltio Nimi: Kerala Tyyppi: kunta/kaupunki Nimi: Trivandrum NIMI Silloin kun paikan tyypiksi valitaan maanosa, maakunta (Suomi) tai kunta/kaupunki (Suomi), pitää paikan nimi valita valintalistasta. Kunta/kaupunki (Suomi) sisältää Suomen nykyiset kunnat. Suomen aikaisemmat kunnat merkitään kohtaan pitäjä/ entinen Suomen kunta. Silloin kun paikan tyypiksi valitaan joku muu kuin em., voi luetteloija kirjoittaa haluamansa paikan nimen, joka tallentuu Paikat- osasovellukseen ja on sieltä listattavissa esille paikan tyypin perusteella.

17 LUOVUTUSPAIKKA Kenttään Luovutuspaikka kirjataan tieto siitä, missä kyseinen erä on saatu Museovirastolle. Esim. Nepalissa Museoviraston toimeksiannosta hankittu esine on voitu luovuttaa virastolle Helsingissä. Silloin Nepal on hankintapaikka ja Helsinki luovutuspaikka. Tai kun Ruotsissa Malmössa tehty testamenttilahjoitus on luovutettu virastolle Tukholmassa, on hankintapaikka Malmö ja luovutuspaikka Tukholma.Vrt. myös Provenienssitiedot. Luovutuspaikkaa koskevat tiedot täytetään kuten hankintapaikan tiedot. AIKATIEDOT Hankintaerän aikatiedot tallennetaan aina kahteen vuosi- ja päivämääräkenttään. Silloin kun kyseessä ei ole aikaväli, merkitään molempiin kenttiin sama päivämäärä tai vuosi. Ohjelma tarkistaa automaattisesti, että molemmat aikakentät on täytetty samoin kuin sen, että ensimmäinen pvm < toinen pvm ja että ensimmäinen vuosi < toinen vuosi. Hankintaerän hankintaan liittyviä aikoja ovat Hankinta- ja Luovutusaika. Molempien tiedot tallennetaan välilehdellä Ajat. PVM JA VUOSI Käytettävissä olevien tietojen tarkkuudesta riippuen täytetään joko Pvm- tai Vuosikentät seuraavasti: Päivämäärä ja vuosi tallennetaan aina kahteen kenttään. Mikäli kyseessä on vain yksi tunnettu aika, se merkitään alkuajankohdaksi ja loppuajankohdaksi, esim: Silloin kun tiedetään aikaväli, merkitään varhempi aika ensimmäiseen ja myöhempi aika toiseen kenttään, esim: Huom. Aikatieto merkitään kohtaan Pvm aina silloin kun tieto sisältää sekä päivämäärän että vuoden. Kun tiedossa on pelkkä vuosiluku, merkitään tieto Vuosi -kenttään. TOIMIJATIEDOT Hankintaerän toimijoilla tarkoitetaan henkilöitä, yrityksiä tai yhteisöjä, jotka ovat osallistuneet erän hankintaan tai saantiin luetteloivan museon kokoelmiin.

18 Hankintaerälle voi tallentaa tiedot niin monesta toimijasta kuin on tarpeellista. Toimijan nimi kirjoitetaan ao. kenttään tai haetaan esiin... -hakunäppäimellä Toimijat-osasovelluksesta. SUKUNIMI/NIMI Kenttään kirjataan hankintaerän toimijan sukunimi silloin, kun kyseessä on henkilö, tai nimi, silloin kun kyseessä on yritys tai yhteisö. Nimien kirjoitus, ks. TOIMIJAT-osasovellus. ETUNIMI Hankintaerän toimijan etunimi. Nimien kirjoitus, ks. Toimijat-osasovellus. ROOLI Toimijan rooli kertoo sen, mitä kulloinkin kyseessä oleva toimija on tehnyt hankintaerän hankinnan yhteydessä. Toimijan rooli valitaan alasvetovalikosta, esim: hankinnan suorittaja lahjoittaja myyjä tallettaja välittäjä Toimijan roolit, ks. Ohjaustiedot. KONTEKSTI/PROVENIENSSITIEDOT Hankintaerän kontekstitietoihin voi tallentaa hankintaerän alkuperää ja taustaa sekä erän esineiden käyttöä ja erään liittyviä henkilöitä koskevia tietoja. Hankintaerän kontekstitietoihin tallennetaan vain sellaiset tiedot, jotka ovat yhteisiä koko hankintaerälle. Hankintaerän yksittäisten esineiden erän yleisistä ja yhteisistä ominaisuuksista poikkeavat tiedot kirjataan esinekohtaisesti. Hankintaerän kontekstitiedot ovat nähtävissä myös jokaisen hankintaerän yksittäisen esineen kohdalla. Esim. Hankintaerä 11493:1-342, hankintaviite Sissola, hankintaerän kontekstitietoihin kirjataan tiedot Sissolan talosta ja sen vaiheista mm. runonlaulaja Simana Sissosen kotitalona sekä yleiset tiedot esineistöstä. TYYPPI

19 Kenttään kirjataan hankintaerän yhteys paikkoihin, käsitteisiin, henkilöihin, kansoihin/heimoihin jne., sekä tiedot hankintaerään kuuluvien esineiden aikaisemmista omistajista. Tavallisin kontekstitieto on esineen käyttöpaikka. Vaihtoehdoista voidaan valita alkuperäinen käyttöpaikka tai käyttöpaikka tai pääasiallinen käyttöpaikka, jotka voidaan toistaa niin monta kertaa kuin halutaan. Esineen päänäytölle tulostuu triggerin avulla kohtaan PÄÄASIALLINEN KÄYTTÖPAIKKA tallennettu tueto. Konteksti/provenienssityyppi valitaan alasvetovalikosta, esim: aate/suuntaus (työväenliike) uskonto (hindulaisuus) kansa/heimo (inuitit) tapahtuma (Porvoon valtiopäivät) kulttuuriyhteys (runonlauluperinne) käyttöpaikka Kutakin tyyppiä vastaava arvo merkitään tiedon luonteesta riippuen kohtaan Selite tai Sukunimi/nimi, Aika ja Paikka. Kansa/heimo, ks. SUOMALAIS-UGRILAISTEN KANSOJEN NIMET Konteksti/provenienssityypit, ks. Ohjaustiedot. SELITE Kentässä annetaan selite valitulle konteksti- tai provenienssityypille. Kontekstityyppiin liittyvät henkilöt (toimijat) ja paikat tallennetaan kuitenkin omaan kohtaansa. Esim: KULTTUURIYHTEYS: RUNONLAULUPERINNE TAPAHTUMA: PORVOON VALTIOPÄIVÄT SUKUNIMI/NIMI Kohtaan Sukunimi/nimi kirjoitetaan sellaisten hankintaerän kontekstiin liittyvien toimijoiden nimet, joiden halutaan tallentuvan myös Toimija-tiedostoon (Toimija-osasovellus), esim: aikaisempi omistaja: Sissonen aikaisempi omistaja: Sissonen aikaisempi omistaja: Ilomantsin kunta ETUNIMI Etunimi kohdassa tallennetaan määritellyn henkilön etunimi, esim: Simana (Sissonen) Ivan (Sissonen)

20 KUVAUS Kenttään kirjoitetaan vapaamuotoinen kuvaus kulloisestakin kontekstista. AIKA Aika-välilehdellä valittu konteksti- tai provenienssityyppi liitetään aikaan, esim: Tyyppi: aikaisempi omistaja Sukunimi/nimi: Sissonen Nimi: Simana Aika: aika jolloin Simana Sissonen omisti hankintaerän esineet. Aikatietojen kirjaus, ks. Esineen tietojen tallennus, Valmistusaika. PAIKKA Paikka -välilehdellä valittu konteksti- tai provenienssityyppi liitetään paikkaan, esim: Tyyppi: aikaisempi omistaja Sukunimi/nimi: Sissonen Nimi: Simana Paikka: Ilomantsi, Mekrijärvi, Sissola Paikkatietojen kirjaus, ks. Esineen tietojen tallenus, Valmistuspaikka. LISÄTIEDOT Hankintaerän lisätiedot on vapaa tekstikenttä, johon voi kirjoittaa hankintaerän luonnetta, hankintatapahtumaa ym. koskevia täydentäviä tietoja tai antaa vapaamuotoisen kuvauksen hankinnasta. HANKINTAHINTA Kenttiin merkitään tieto hankintaerän hinnasta. HANKINTAHINTA Hankintahinta numeroin, esim: 1000 HANKINTAHINNAN RAHAYKSIKKÖ Hankintahinnan rahayksikkö tallennetaan käyttäen voimassaolevia valuuttakoodeja, esim: FIM (Suomen markka) EUR (Euro)

21 USD (Yhdysvallat, dollari) GBP (Iso-Britannia, punta) SEK (Ruotsi, kruunu) RUR (Venäjä, rupla) THB (Thaimaa, baht) INR (Intia, rupee) VERIFIKAATIT Kenttään merkitään hankintaerään liittyvät verifikaatit kunkin museon käyttämässä muodossa, esim: hankintapäätös nro xx. MUU AINEISTO Kenttään kirjataan hankintaerään liittyvä muu aineisto, jota ei tallenneta esinetietokantaan, esim. tieto erän mukana tulleista valokuvista.

22 KUVAN HANKINTAERÄ HAUT Hankintaeriä voi hakea kaikilla Hankintaerän hakutaulun kentillä ja niiden yhdistelmillä, esim. aiheiden, kuvatyyppien, kuvaajien, valmistuksen, hankintaerän toimijoiden (lahjoittaja, myyjä jne.), museon, kokoelman, alakokoelman ym. perusteella. Hakutaulussa määritellään, haetaanko esineiden vai kuvien hankintaeriä. Haku antaa tulokseksi listan, jossa näkyy hankintaerän numero sekä hankintaviite. Yhteydet -valikosta pääsee seuraaviin tietoihin: Kuvat tuo esille listan valitun hankintaerän kuvista Kuvat -osasovelluksesta. Kokoelmat tuo esille Kokoelmat osasovelluksesta tiedot siitä kokoelmasta, johon hankintaerä kuuluu. Toimijat tuo esille hankintaerään liittyvät henkilöt Toimijat -osasovelluksesta. TIETOJEN TALLENNUS Kuvan hankintaerän tiedot tallennetaan pääasiassa kuten esineen hankintaerän tiedot, ks. Esineen hankintaerä. Kuvan hankintaerää talletettaessa valitaan hankintaerän vaihtoehdoista Kuvan hankintaerä. HANKINTAERÄN NUMERON MUODOSTAMINEN Hankintaerän numero voi muodostua päänumerosta ja alanumeroista, mutta siihen voi myös liittyä kirjaintunnuksia. Numero tallennetaan osakenttiin, koska vain erottamalla numeeriset ja alfanumeeriset tiedot toisistaan hankintaerät saadaan tulostumaan numerojärjestyksessä museoittain, kokoelmittain ja alakokoelmittain. Ohjelma kuitenkin yhdistää eri osakentät yhdeksi kokonaisuudeksi kaikilla näytöillä, joilla hankintaerän numero on näkyvissä. Huom. Numeroa muodostettaessa kenttiin ei kirjoiteta välimerkkejä. Ohjelma antaa ne automaattisesti. Uutta hankintaerää luetteloitaessa valitaan työkalurivin kohdan Rivi alasvetovalikosta komento Luo uusi, jolloin ohjelma avaa ikkunan Hankintaerän numeron muodostaminen. Uuden hankintaerän voi avata myös hiiren oikeanpuoleisella näppäimellä tai kaksoisklikkauksella listaikkunan päällä. Koska esineiden ja kuvien hankintaerät tallennetaan samaan osasovellukseen, valitaan aluksi se kumpi on kyseessä käyttämällä vaihtoehtoisia painikkeita Esineiden hankintaerä /kuvien hankintaerä. MUSEO

23 Museota koskevat tiedot tallennetaan kussakin Muskettia käyttävässä museossa Museo - osasovellukseen, josta ne avautuvat hankintaerän numeron alasvetovalikkoon. Tietoa ei siis luetteloitaessa kirjoiteta, vaan se valitaan alasvetovalikosta (ks. Museo osasovellus). Kuvien tiedot kirjataan tietokantaan siinä museossa, joka omistaa kuvan tai on siitä vastuussa. Silloin kun kuva on talletettu toiseen museoon, sen tiedot kirjataan myös sijaintimuseon tietojärjestelmään. Tietokantaan ei tallenneta museoon tilapäisesti lainattuja kuvia. Kentässä Museo valitaan se organisaatio tai organisaation osa, jonka kokoelmiin hankintaerä luetteloidaan, esim: Arkeologian osasto Suomen merimuseo Vihdin museo jne. Museo on pakollinen tieto. KOKOELMA Kokoelmatiedot kirjataan kunkin museon käytännön mukaisesti. Kokoelmalla tarkoitetaan erityistä määriteltyä kokoelmaa, ei museon kuvakokoelmaa yleensä. Museovirastossa kokoelmat tarkoittavat osastoihin tai aineistotyyppeihin perustuvia jakoja. Sen sijaan esim. Erityiskokoelmat kuten Antellin tai Urho Kekkosen kokoelmat merkitään kohtaan Erityiskokoelmat. Musketissa kokoelmatiedot on tallennettu ennalta osasovellukseen Ko (Kokoelma). Kokoelma on pakollinen tieto, koska muuten eri kokoelmien numerointien päällekkäisyys ei olisi mahdollista vaan numerot jouduttaisiin jakamaan kokoelmien kesken. Haluttu kokoelma valitaan alasvetovalikosta, esim: Arkeologian kuvakokoelma Historian kuvakokoelma Merimuseon kuvakokoelma Mikäli kokoelmalla on tunnus, jonka halutaan näkyvän osana erän numeroa, tulee se tallentaa Kokoelmat -osasovellukseen, jolloin ohjelma yhdistää sen numeroon automaattisesti, esim: SU Suomalais-ugrilaiset kokoelmat VK Yleisetnografiset kokoelmat Alasvetovalikon kokoelmat, ks. Kokoelmat -OSASOVELLUS. ALAKOKOELMA

24 Kuvakokoelma voidaan jakaa vielä alakokoelmiin, jotka saadaan liitettyä osaksi kuvanumeroa valikosta Alakokoelma: SUK Suomalais-ugrilainen kokoelma VKK Yleisetnografinen kokoelma Ohjelma liittää alakokoelman tunnuksen automaattisesti kulloiseenkin hankintaerän numeroon. PÄÄNUMERO Hankintaerän päänumero kirjataan luetteloivan museon numerointitapaa käyttäen. Päänumero voi muodostua vuosiluvusta tai se voi olla kokoelmien luetteloinnissa käytetty kohoava numerosarja. Ohjelma tarjoaa yhtä suurempaa numeroa kuin kyseiseen kokoelmaan siihen mennessä on tallennettu. Numeron voi hyväksyä tai sen voi muuttaa. Päänumeron tarkenteet Kenttään kirjoitetaan mahdolliset päänumeron tarkenteet. PIENIN SALLITTU ALANUMERO Pienin sallittu alanumero merkitään haluttaessa, esim. silloin, kun hankintaerän kuvien/kuvaryhmien lukumäärä on tiedossa ennen luettelointia, ja kuvien/kuvaryhmien halutaan tulostuvan jo ennen kyseisen hankintaerän luetteloinnin valmistumista listatulosteisiin siten, että erän kokonaismäärä ja alanumerot näkyvät. Kenttää Pienin sallittu alanumero ei siis ole pakko täyttää. Mikäli kenttää ei täytetä, ilmoittaa listaus vain erälle luetteloitujen kuvien pienimmän ja suurimman talletetun alanumeron. Hankintaerän numerointi ei aina ala ykkösestä, joten pienimmän sallitun numeron kirjaaminen varmistaa sen, että luetteloitaessa kuvia/kuvaryhmiä muussa kuin numerojärjestyksessä hankintaerään ei vahingossa pääse syöttämään pienempää alanumeroa kuin ko. erään kuuluu. Esim. hankintaerän 00: tulostus silloin kun pienin ja suurin sallittu alanumero on määritelty: hankintaerä 00: ja silloin kun pienintä ja suurinta alanumeroa ei ole määritelty ja kuvista on tallennettu alanumerot 20-50: hankintaerä 00: SUURIN SALLITTU ALANUMERO Suurin sallittu alanumero merkitään silloin, kun hankintaerän kuvien/kuvaryhmien lukumäärä on tiedossa ennen luettelointia, ja kuvien/kuvaryhmien halutaan tulostuvan siten, että erän kuvien kokonaismäärä ja alanumerot näkyvät. Kenttää Suurin sallittu alanumero ei siis ole pakko täyttää.

25 Mikäli kenttää ei täytetä, ilmoittaa listatuloste vain erälle luetteloitujen kuvien käytetyt alanumerot (vrt. pienin sallittu alanumero). ALANUMEROT Näytöllä näkyvää tietoa Alanumerot ei voi editoida. Ohjelma tuo tiedot ao. kohtaan automaattisesti sitä mukaa kun erän luettelointi etenee. Uutta hankintaerää tallennettaessa kohta on tyhjä. Muulloin ohjelma antaa kohdassa kyseiselle hankintaerälle siihen mennessä luetteloidun pienimmän ja suurimman alanumeron, tai pienimmän ja suurimman sallitun alanumeron, mikäli ne on määritelty. HANKINTAERÄN NUMERO Näytöllä näkyvää tietoa Hankintaerän numero ei voi editoida. Ohjelma luo numeron ao. kohtaan automaattisesti täytettäessä numeron eri osakenttiä. Numero muuttuu alanumeroiden osalta niin kauan kuin hankintaerään tallennetaan uusia kuvia. Ohjelma muuttaa numeron automaattisesti kaikkiin hankintaerän jo aikaisemmin luetteloituihin kuviin. Mikäli hankintaerän numero on oikein, se hyväksytään näppäimellä Hyväksy ja talletetaan. Tiedot siirtyvät Hankintaerän otsikkoon. HANKINTAERÄN PERUSTIEDOT HANKINTAERÄN NUMERO Ei-editoitava kenttä näyttää automaattisesti hankintaerän numeron. KUVIEN LUKUMÄÄRÄ Ei-editoitava kenttä ilmoittaa hankintaerän kuvien lukumäärän automaattisesti sen mukaisesti kuin tiedot on tallennettu kohdassa Kuvatyypit. LUETTELOITUJA Ei-editoitava kenttä ilmoittaa hankintaerään kuuluvien, Kuva -sovellukseen yksittäisesti luetteloitujen kuvien lukumäärän. ERITYISKOKOELMA Valitaan alasvetovalikosta, esim: ANTELLIN KOKOELMAT

26 HANKINTAVIITE Hankintaviite kertoo yhdistävän tekijän, jolla joukko kuvia liittyy toisiinsa. Viite voi liittyä sekä hankintaerään että yksittäisiin kuviin, esim: Lamminahon talo (L:n talosta peräisin olevat kuvat) T. I.Itkosen keruumatka 1926 (T. I. Itkosen keruumatkallaan hankkimat kuvat) Savukosken Mukkalan löytö (ko. löytöön kuuluvat kuvat) N:n seurakunta (N:n seurakunnan lahjoittamat kuvat) Eliel Aspelin-Haapkylä (E.A-H:n testamenttilahjoitus) LUETTELOINNIN TILA Kenttään kirjataan alasvetovalikkoa käyttäen tieto siitä, onko hankintaerän luettelointi kesken vai valmis. Sen jälkeen kun hankintaerä on luetteloitu valmiiksi, ei siihen enää voi tallentaa uusia kuvia muuten kuin muuttamalla hankintaerän suurinta sallittua alanumeroa.. HANKINTATAPA Hankintatapa kertoo tavan, jolla hankintaerä on saatu tai hankittu museon kokoelmiin. Vanhoissa kokoelmissa löytyy toisinaan kuvia, joita ei aikaisemmin ole luetteloitu ja joiden hankinnasta ei ole tietoja. Tällaisista käytetään museoissa nimitystä museolöytö. Hankintaerän hankintatapa valitaan alasvetovalikosta, esim: lahjoitus kenttäkeruu kaivaukset maalöytö museolöytö osto talletus vaihto ei tietoa Hankintatavan kontrolloitu terminologia, ks. Ohjaustiedot. DIARIOINTIPÄIVÄMÄÄRÄ Hankintaerän diariointipäivämäärä kirjataan muodossa pp.kk.vuosi. Ohjelma tallentaa päivämäärän automaattisesti kaikille hankintaerän yksittäisille kuville. Mikäli hankintaerästä tiedetään vain diariointivuosi, merkitään päivämääräksi ao. vuonna. HANKINTAERÄN SIJAINTI

27 - painonapin takaa avautuu tieto siitä, missä ao. hankintaerä sijaitsee. Hankintaerän sijaintitiedot tallennetaan Toimenpide -osasovelluksella, ks. tietojen tallennus. HANKINTAEHDOT Kenttään kirjataan hankintaerään mahdollisesti liittyvät erityisehdot. HANKINTAERÄN PAIKKATIEDOT Ks. Esine-osasovellus HANKINTAERÄN AIKATIEDOT Ks. Esine-osasovellus Hankintaerän toimijat Hankintaerän välilehdelle Toimijat tallennetaan varsinaiseen hankintaan liittyvät toimijat kuten luovuttaja, lahjoittaja, välittäjä, myyjä, hankintapäätöksen tekijä jne. Hankintaerän kuvien kuvaajia ym. tekijöitä koskevat tiedot tallennetaan välilehdelle Valmistus, aihetta koskevat tiedot välilehdelle Aihe ja kuvatyypit lukumäärineen välilehdelle Kuvatyypit. Ks. Esine-osasovellus Lisätiedot Hankintaerän lisätiedot on vapaa tekstikenttä, johon voi kirjoittaa hankintaerän luonnetta, hankintatapahtumaa ym. koskevia täydentäviä tietoja tai antaa vapaamuotoisen kuvauksen hankinnasta. HANKINTAHINTA Ks. Esine-osasovellus Verifikaatit/ Muu aineisto Ks. Esine-osasovellus KUVATYYPIT Hankintaerään kuuluvat kuvatyypit tallennetaan välilehdelle Kuvatyypit. Ne valitaan vasemman puoleisesta listasta Mahdolliset kuvatyypit, ja siirretään nuolella oikean puolen tauluun. Ennen kutakin valintaa on annettava kyseisen kuvatyypin kuvien lukumäärä. Ohjelma laskee hankintaerän kuvien lukumäärän tältä välilehdeltä, ja ilmoittaa sen hankintaerän etunäytöllä. Silloin kun kuvatyyppien lukumääriä ei esitetä, ohjelma laskee kuvien määrän hankintaerään kuuluvista yksittäisistä kuvista.

28 Ks. Ohjaustiedot / Kuvatyypit Aihe Hankintaerän kuvien aiheet tallennetaan välilehdelle Aihe. Aiheita voi olla useita, ja ne tallentuvat peräkkäin listaikkunalle. Kuvan keskeinen tai pääasiallinen aihe merkitään omaan kenttäänsä. Aihetta täsmentävää ja selittävää tietoa voi tallentaa kenttään Aiheen tarkenne sekä Kuvaus -kenttään, johon ei kuitenkaan voi kohdistaa hakuja. Lisäksi aiheen paikasta ja kuvan esittämistä henkilöistä voi antaa tietoja omissa kentissään. Lisätiedot -kentässä annetaan aihetta koskevia lisätietoja. Aihe kuuluu kuva-aineistojen tärkeimpiin hakukriteereihin. Aiheen määrittäminen riittävällä tarkkuudella on siksi tärkeää. Tallennuksessa kannattakin pohtia kunkin kuvan kohdalla sitä, millä hakusanoilla sitä voitaisiin hakea, esim. valokuva Kolilta maisema, Koli, rakennus, hotelli, Pielinen, havupuita, järvi jne. AIHE/NIMI Esim. maisema Kolilta muotokuva villa Ida jäänmurtaja Tarmo kivikautinen asuinpaikka kupurasolki KM xxxx Suomen hallitus Aihetta täsmennetään paikka- ja toimijatiedoilla sekä aiheen tarkenteella ja kuvakohtaisesti asiasanoilla. AIHEEN TARKENNE Aihetta voidaan tarkentaa huomioilla, jotka kertovat sen käsittelystä tai esittämistavasta, esim: ilmakuva julkisivu pohjakaava aksonometria lintuperspektiivi yksityiskohta alapuoli/yläpuoli KANSA/HEIMO

29 Määritellään luetteloitaessa mm. etnografisia kokoelmia, esim. maasait saamelaiset marit AIHEEN AIKAKENTÄT Aiheen aika tarkoittaa luetteloitavassa kuvassa näkyvän tai kuvatun tapahtuman ajankohtaa, ei siis kuvan valmistusaikaa, esim: kupurasolki KM xxxx (aiheen aika = viikinkiaika, kuvausaika esim. 1990) PVM, VUOSI, MUU AJAN MÄÄRITYS Käytettävissä olevien tietojen tarkkuudesta riippuen täytetään joko Pvm- tai Vuosikenttä. Aikatieto merkitään kohtaan Pvm aina silloin kun tieto sisältää sekä päivämäärän että vuoden. Kun tiedossa on pelkkä vuosiluku, merkitään tieto Vuosi -kenttään. Aikatiedot tallennetaan aina kahteen kenttään. Mikäli kyseessä on vain yksi tunnettu aika, se merkitään sekä alkuajankohdaksi että loppuajankohdaksi, esim Silloin kun tiedetään aikaväli, merkitään varhempi aika ensimmäiseen ja myöhempi aika toiseen kenttään, esim: Silloin kun kuvan aiheen aika tunnetaan vain vuosikymmenen, vuosisadan tai aikakauden tarkkuudella, se merkitään kenttään Muu ajan määritys, esim: 1870-luku 1500-luku Ming -kausi keskiaika rautakausi Tällöin on kuitenkin hyvä hakujen onnistumisen kannalta merkitä sama aika myös vuosilukukenttiin, esim luku muodossa luku muodossa jne.