Museo 2015 järjestelmä ja Museoiden luettelointiohjeet

Transkriptio

1 Museo 2015 järjestelmä ja Museoiden luettelointiohjeet Pilottimuseoiden tapaaminen Leena Furu

2 Luetteloinnin kehittäminen Luettelointityöryhmä 16 museoammattilaista ympäri Suomen Päätavoite: laatia ammatillisille museoille yhteiset luettelointiohjeet, joita voisi käyttää riippumatta siitä, mitä järjestelmää kussakin museossa käytetään luettelointiin. Museoiden luettelointiohjeet

3 Miksi? Museo 2015: Museoiden luettelointiohjeet - Ongelmia tietojen siirrossa - Epäyhtenäistä luettelointia -> tuloksena toisistaan poikkeavia käytäntöjä ja monimuotoista luettelointitietoa - Kansallinen ohjeistus puuttunut - Ei yhteisesti käytettyjä standardeja - Ei kansainvälisesti yhteentoimivaa dataa

4 Museoiden objekteista luetteloitavat tiedot ovat pääpiirteissään samat Kaikkien objektityyppien osalta tarve tallentaa samoja tietoja Käytännöt kuitenkin eroavat jonkin verran järjestelmästä riippuen: Tiedot eritellään eri kenttiin yksityiskohtaisesti Tiedon siirto helpompaa, tiedot yhtenäisempiä Tiedot kirjataan vapaamuotoisemmin ja kenttiä on vähemmän Nopea ja joustava luettelointi, epäyhtenäisempää metadataa

5 Museoiden luettelointiohjeet Museoammattilaisille uusi työkalu luettelointiin Mitä luetteloidaan Miten tiedot kirjataan Tarkoitettu esineille, valokuville, taideteoksille, liikkuvalle kuvalle, äänelle, arkeologiselle aineistolle, arkistoaineistolle Tehty objektiryhmien ja yksittäisten objektin luettelointiohjeeksi Pysyvä työkalu, jota ylläpidetään ja kehitetään jatkuvasti Käytettävissä minkä tahansa kokoelmahallintajärjestelmän kanssa Tavoitteena yhtenäisempi luettelointitapa, yhtenäinen käsitys siitä, mitä luettelointi on Määritelty keskeisiä luetteloinnin termejä

6 Museoiden luettelointiohjeet Standardit ohjaavat yhteentoimiviin käytäntöihin ja systemaattiseen prosessiin SPECTRUM ISO standardit ISO 690 (References) ISO 8601 (Date and Time) ISO 4217 (Currency codes) International System of Units (in dimensions) Resource Description and Access (RDA) (Toimijat)

7 SPECTRUM Museoiden kokoelmahallintaan keskittyvä standardi, joka antaa ohjeita kokoelmahallintaan liittyvien prosessien toteuttamisesta. Sisältää prosessikuvauksia (21 kpl) ja niihin liittyvien luettelointitietojen kuvauksia ja kirjaamisohjeita (n. 504 kpl) Kehittäjä ja ylläpitäjä: Collections Trust Käyttäjinä n museota, 40:ssä maassa

8 SPECTRUM SPECTRUM 4.0. Prosessit: Pre-entry Object entry, Object exit Acquisition Cataloguing Object condition checking and technical assessment Conservation and collectionc care Inventory control Risk management Valuation control Insurance and indemnity management Audit Rights management Use of collections Location and movement control Transport Loss and damage Deaccession and disposal Loans in, Loans out Retrospective documentation

9 SPECTRUM Information group Object collection information Use to record information about the field collection of objects, e.g. during an archaeological excavation. Units of information: Field collection date Field collection event name Field collection event reference number Field collection method Field collection note Field collection number Field collection place (Pla) Field collection source (Org, Peo, Per) Field collector (Org, Per) Geological complex name Habitat Habitat note Stratigraphic unit name Stratigraphic unit type

10 SPECTRUM Unit of information Field collection date Definition: The date an object is collected in the field. How to record: It may be necessary to use more than one unit of information to describe this date, e.g. a range of dates or a textual expression of the date. Descriptions of these units of information are gathered together under the Date heading. Examples: As for Date. Use: Record once for an object where required. Information group: Object collection information

11 Museoiden luettelointiohjeen sisältö Luettelointiohjeet: Objektiryhmälle Yksittäiselle objektille Esine Valokuva Liikkuva kuva Äänite Taideteos Arkistoaineisto Kaikille objekteille yhteiset tiedot Toimijat Ajat Paikat Toimenpiteet

12 Museoiden luettelointiohjeet Kommenttikierros Julkaistaan helmikuussa 2014 verkossa Wiki PDF-julkaisut Otetaan käyttöön ammatillisissa museoissa vuoden 2014 aikana koulutuskiertue Osaksi museoalan opintoja

13 Koulutuskiertue Museoliitto ja Museo ilmaista tilaisuutta kokoelmahenkilökunnalle Opetellaan käyttämään ohjetta wikissä Opitaan käyttämään ohjetta itsenäisesti omassa työssä Pienet ryhmät käytännön ongelmaratkaisua

14 Ohjeet ja uusi järjestelmä SPECTRUM Compliant 15 Järjestelmätoimittajaa verifioitu Järjestelmään voi tallentaa tietoja vähintään 8 toimenpiteestä parhaimmillaan kaikki 21 toimenpidettä Object entry Acquisition Location and movement control Cataloguing Object exit Loans in Loans out Retrospective documentation

15 Ohjeet ja uusi järjestelmä SPECTRUM Compliant Suomennoksen hyödyntäminen järjestelmän kenttien suomenkielisissä nimissä Emme joudu kehittämään täysin omaa ja itsenäistä tietomallia Järjestelmätoimittaja seuraa standardin kehitystä Toimittajalla velvollisuus tuoda päivitykset järjestelmään

16 Ohjeet ja uusi järjestelmä Järjestelmään omat ohjeet Museoiden luettelointiohjeen pohjalta Järjestelmään pitää pystyä tallentamaan kaikki Museoiden luettelointiohjeessa ohjeistettavat tiedot. Otettava huomioon järjestelmän luettelointipohjia tehtäessä. Huomioitava ohjeessa olevat termilistat. Muut standardit: Esim. ISO 8601 Resource Description and Access (RDA) Toimijoiden osalta

17 Yhteystiedot: