Pieksämäen kokonaisarkkitehtuuri

Transkriptio

1 Pieksämäen kokonaisarkkitehtuuri

2 2 (9) Sisällysluettelo 1 Johdanto Yleistä Lähtökohdat Periaatteet Periaatteita on noudatettava Kaupungissa on kilpailukykyiset tehokkaasti tuotetut palvelut Ota huomioon asiakaslähtöisyys kehittämisessä Kehitä sähköisiä palveluja Suunnittele tiedon elinkaaren hallinta Järjestelmille on nimettävä vastuullinen Tietoturvasta tulee huolehtia osana toimintaa Kehitä ja hanki tietojärjestelmiä toimintalähtöisesti Kehitä yhteistyötä eri yhteistyötahojen kanssa Varmista yhteentoimivuus Vältä päällekkäisiä ratkaisuja Tuota yhteiskäyttöistä pääomaa... 9

3 3 (9) Muutoshistoria Versio Päivämäärä Laatija Muutoksen kuvaus Heini Holopainen Ensimmäinen versio

4 4 (9) Johdanto 1.1 Yleistä Periaatteita käytetään tukemaan organisaatioiden tavoitteiden saavuttamista. Ne ovat yleisiä ohjeita ja suuntaviivoja, jotka tukevat päätöksentekoa. Ne ovat luonteeltaan pitkäaikaisia. Periaatteet perustuvat parhaisiin käytäntöihin ja ne heijastavat organisaation päämääriä ja visioita. 1.2 Lähtökohdat määrittelevät kehittämisen peruslinjaukset. Ne ohjaavat organisaation toiminnan, palvelujen ja tietojärjestelmien kehittämistä ja ylläpitämistä strategialähtöisesti. Pyrkimyksenä on tehdä toiminnasta ja kehittämisestä mahdollisimman läpinäkyvää. ovat linkki organisaation strategisten tavoitteiden, toiminnallisten tarpeiden ja visioiden sekä tietojärjestelmien kehittämistä ohjaavien arkkitehtuurien välissä. Arkkitehtuuriperiaatteista sovitaan johdon, toimintojen ja tietohallinnon yhteistyönä sisältävät tavoitteita, pitkän aikavälin pysyviä linjauksia, viitekehyksiä, sääntöjä, mutta joskus myös kieltoja ja rajauksia Arkkitehtuuriperiaatteista poikkeamisesta vastuun kantaa päätöksentekijä. Periaatteita kehitetään ja muutetaan arkkitehtuurin hallintamallin mukaisesti Muodostetut arkkitehtuuriperiaatteet on kuvattu Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin mukaisesti. Periaatteet on kuvattu seuraavasti: Periaate <n>: Periaatteen nimi Kuvaus: Arkkitehtuuri periaatteen yksiselitteinen ja ymmärrettävä kuvaus lu: miksi arkkitehtuurilinjaus on tehty; syyt, hyödyt : Kuvaus miten periaate vaikuttaa toimintaan, hallintoon ja arkkitehtuurin kehittämiseen. on muodostettu Pieksämäen kunnan näkökulmasta. Periaatteet on pyritty laatimaan siten, että ne ottavat huomioon koko kunnan kehittämisen tarpeet.

5 5 (9) Periaatteet 2.1 Periaatteita on noudatettava Periaate 1 Periaatteita on noudatettava koskevat kaikkia Pieksämäen kuntaorganisaation toimijoita. Arkkitehtuuriperiaatteita on noudatettava. Keskeinen periaate, johon kaikkien on sitouduttava. Ilman tätä häviää pohja koko arkkitehtuuriperiaatteista. Periaatteiden noudattamisella estetään hallitsemattomia poikkeuksia, päällekkäisyyksiä ja ristiriitoja. Niillä varmistetaan kunnan kehittämisen, tietojen ja tietojen hallinnan yhtenäisyys, prosessien ja tietojärjestelmien yhteentoimivuus sekä kustannustehokkuus. Organisaation on huolehdittava siitä, että kehityshankkeet ja projektit eivät käynnisty ennen periaatteiden mukaisuuden tarkistamista. Projektien dokumentaatiossa olisi kuvattava, mitkä ovat sovellettavat arkkitehtuuriperiaatteet ja miten ne on huomioitu Arkkitehtuuriperiaatteiden noudattamisen valvonta ja seuranta tulee järjestää sekä vastuutahot nimetä. Pieksämäen kunnan tytäryhtiöiden, liikelaitosten ja muiden yhteistyökumppanien on noudatettava periaatteita kuntaorganisaatiossa toimiessaan. Yhteistyökumppanien osata periaatteiden noudattamista ohjataan tarjouspyynnöillä sekä hankinta- ja yhteistyösopimuksilla. 2.2 Kaupungissa on kilpailukykyiset tehokkaasti tuotetut palvelut Periaate 2 Kaupungissa on kilpailukykyiset tehokkaasti tuotetut palvelut Hierarkkinen ja lokeroitunut toimintatapa hylätään ja toiminnan suunnittelun lähtökohtana on asiakaslähtöisyys. Koko asiakasprosessin hallinnan merkitys lisääntyy. Kehittämisen lähtökohtana ovat tehokkaat kokonaisvaltaiset palvelut, jonka seurauksena kustannustehokkuus lisääntyy. Asiakastarpeista lähtevä palveluiden suunnittelu. Uusien palvelumallien kehittämineen asiakaslähtöisesti. Yhteistyötä ja yhteentoimivuutta kunnan eri toimialojen ja yhteistyökumppanien kesken. Palvelujen päällekkäisyyksien karsiminen, palvelut lähelle asiakasta palveluiden sähköistämisen kautta. Sähköisen asioinnin kautta kokonaisvaltaisempaa palvelujen suunnittelua.

6 6 (9) Ota huomioon asiakaslähtöisyys kehittämisessä Periaate 3 Ota huomioon asiakaslähtöisyys kehittämisessä Kaikessa palvelujen kehittämisessä ja toiminnan suunnittelussa lähtökohdaksi otetaan asiakas. Asiakkaiden mielipiteen huomioon ottaminen palveluja kehitettäessä. Asiakkaan tulee saada tarvitsemaansa palvelua. Palvelut ovat helposti asiakkaan löydettävissä ja saatavissa. Asiakaspalvelussa tarvittavat hakemukset ja lomakkeet on oltava ymmärrettäviä ja helppokäyttöisiä. Asiakas on kuningas - ajattelumalli Asiakaspalautteiden hallinta ja jatkuvan vuorovaikutteisuuden lisääminen. Asiakkaiden mielipiteiden kysely ja mukaan ottaminen toimintaan, kuntalaisten oma vastuu ja vaikuttamismahdollisuus lisääntyy. Sähköisen asioinnin lisääminen ja sähköiset liittymät suoraan tietojärjestelmiin. Tiedot helposti saatavissa, ymmärrettävissä ja niiden on oltava ajantasaisia. Työntekijöiden osaamistason kehittäminen ja ylläpitäminen 2.4 Kehitä sähköisiä palveluja Periaate 4 Kehitä sähköisiä palveluja Sähköisiä palveluja kehitetään palvelemaan asiakkaita ja tehostamaan työntekoa Kustannustehokkaan toiminnan saavuttamisen edellytyksenä on palvelujen sähköistäminen. Asiakaslähtöisyyden ja palvelujen vienti lähelle asiakasta tukee sähköisten palvelujen kehittämistä Asiakkaiden palvelun helpottaminen - työntekijät hyötyvät. Työn tehostuminen, manuaalisen aikaa vievän työn väheneminen. Asiakkaiden on mahdollista asioida sähköisesti ja saada oikeaa tietoa ajantasaisesti 2.5 Suunnittele tiedon elinkaaren hallinta Periaate 5 Suunnittele tiedon elinkaaren hallinta Järjestelmän tai palvelun hankinnan yhteydessä on suunniteltava tiedon elinkaareen liittyvät toimenpiteet. Tietojen yhteiskäyttöisyys, tietojen käytettävyys ja saatavuus ja laajempi hyödyntäminen lisäävät tietojen laatuun ja hallintaan kohdistuvia vaatimuksia

7 7 (9) Vastuu tiedon laadusta, elinkaaren hallinnasta ja tietoon/tietovarantoihin liittyvistä kuvauksista on nimettävä. Tietoihin kohdistuvat toimenpiteet, oikeudet on suunniteltava tilanteittain. Tiedon säilytys, historiointi, tuhoaminen tai siirtäminen tulee olla hallittua ja suunnitelmallista. Tietoihin liittyvät tekniset ratkaisut sekä tietoja tuottavat tahot huolehtivat tiedon kuvaamisesta, laadusta, ajantasaisuudesta, eheydestä ja saatavuudesta omalta osaltaan ja tähän liittyen tarkastusmekanismit on määriteltävä ja otettava käyttöön. 2.6 Järjestelmille on nimettävä vastuullinen Periaate 6 Järjestelmille on nimettävä vastuullinen Kaikilla organisaation tietoja hallinnoivilla järjestelmillä on nimetty vastuullinen omistaja Hyvän tiedonhallintatavan perusvaatimus on, että kaikilla organisaation tiedoilla ja tietoja hallinnoivilla järjestelmillä on vastuullinen omistaja Omistajat määrittelevät ohjelmistojaan koskevat suojaukset ja varmistukset Omistaja määrittelee pääkäyttäjän, jonka normaaleihin työtehtäviin kuuluu ohjelman käyttäminen. Pääkäyttäjän on oltava substanssiosaaja. Pääkäyttäjä koulutetaan ohjelman käyttöön ohjelmatoimittajan antaman pääkäyttäjäkoulutuksen mukaisesti. Pääkäyttäjän tehtäviin kuuluu esim. ohjelman käyttäjien luominen ja ylläpito. Pääkäyttäjä tuntee toimialansa työn kulun ja siihen liittyvät prosessit ja tietää kuinka sovelluksella toimitaan. Virhetilanteissa tietohallinto auttaa ja neuvoo sekä selvittää teknistä toimivuutta. 2.7 Tietoturvasta tulee huolehtia osana toimintaa Periaate 7 Tietoturvasta tulee huolehtia osana toimintaa Tietoturvallisuus ja hyvä tiedonhallintatapa on kokonaisuus, joka liittyy tietoihin, tietoja käsitteleviin järjestelmiin, tiedon siirtoon sekä tietojen käsittelyprosesseihin ja prosesseissa mukana oleviin ihmisiin. Kaikki kunnan/ kuntatoimijan organisaatioissa käsiteltävät tiedot eivät ole julkisia. Osa tiedoista on salassa pidettävää tiedon koko elinkaaren ajan ja osa tiedoista on julkisia vain tietyissä elinkaaren vaiheissa. Tietojärjestelmien ja tietojen yhteiskäyttöisyys korostaa salassa pidettävyyden ja tietoturvan merkitystä jokapäiväisessä toiminnassa, tietojärjestelmissä ja tietojenkäsittelyprosesseissa. Tietoturvaperiaatteet on määriteltävä toimialoittain/ tietoryhmittäin ja luotava yhteinen toimintamalli. Toimialan periaatteet ja käytännöt on

8 8 (9) oltava kaikkien tiedossa. Kaikkiin asiakastietoihin ja niiden käsittelyyn, luovutukseen liittyvät yleiset periaatteet ja ohjeet tulee luoda. Systemaattinen käyttöoikeuksien hallinta osaksi toimintaa. Jatkuvat tietoturvallisuuskoulutukset työntekijöille, jotta jalkautetaan tietoturvan mukainen toimintamalli. 2.8 Kehitä ja hanki tietojärjestelmiä toimintalähtöisesti Periaate 8 Kehitä ja hanki tietojärjestelmiä toimintalähtöisesti Tietojärjestelmien kehittämisen tai hankinnan on perustuttava toiminnan vaatimuksiin. Tietojärjestelmän on tuettava toimintaa. Tarkoituksenmukainen ratkaisujen ja palvelujen käyttö tehostaa toimintaa ja pienentää tietojärjestelmistä koituvia kustannuksia Tietojärjestelmien hankinnan yhteydessä tulee kartoittaa, määritellä ja kuvata toimintalähtöiset vaatimukset, joihin järjestelmää ollaan hankkimassa/ kehittämässä. Tietojärjestelmäratkaisuvaihtoehtoja tulee peilata näihin vaatimuksiin ja arvioinnin perusteella tehdä valinta 2.9 Kehitä yhteistyötä eri yhteistyötahojen kanssa Periaate 9 Kehitä yhteistyötä eri yhteistyötahojen kanssa Yhteentoimivuus, yhteiskäyttöisten palvelujen, yhteisten toimintamallien, työtapojen kehittäminen ja hyödyntäminen edellyttää yhteistyötä eri tahojen kanssa. Tietohallinnon toimintaa kehitettävä yhteistyössä muiden alan toimijoiden kanssa (seudullinen, valtakunnallinen yhteistyö, kunnan rakenneuudistukset). Yhteistyö eri tulos-/ toimialojen kanssa uusien ratkaisujen kehittämisessä ja toteuttamisessa tuo kustannussäästöjä toteutukset ja ratkaisut Yhteisten palveluiden, ratkaisujen ja järjestelmien toteuttaminen organisaation läpi ja niiden jalkauttaminen tuotantoon. Alueellisella/seudullisella tasolla yhteisten palvelinsalien, tietojärjestelmien toteutus 2.10 Varmista yhteentoimivuus Periaate 10 Varmista yhteentoimivuus Tietojärjestelmien on tuettava toimintojen yhteentoimivuutta ja mahdollistettava tarvittava tietojen yhteiskäyttö.

9 9 (9) Tietojärjestelmien yhteentoimivuus on edellytys yhteisten tietojen ja palveluiden käytölle. Yhteentoimivuudella parannetaan kokonaisetua. Järjestelmien standardien mukaiset rajapinnat varmistavat jatkuvuuden. Standardit ovat riippumattomia toimittajista ja tukevat toimittajien tuotteiden integrointia ja täten mahdollistetaan kokonaisvaltainen palvelutarjonta. Käytettävät standardit ja yhteiset rajapinnat on sovittava, määriteltävä ja kuvattava. Avoimien rajapintojen ja standardien käyttö on suositeltavaa ja ratkaisuissa on varmistettava arkkitehtuurinmukaisuus Vältä päällekkäisiä ratkaisuja Periaate 11 Vältä päällekkäisiä ratkaisuja Samanlaiseen käyttöön ei tule olla päällekkäisiä ratkaisuja Useat samanlaiset ratkaisut/ niiden toteutus lisäävät tietojärjestelmän toteutus- ja ylläpitokustannuksia Toimintamallien, tietojärjestelmien yhdenmukaistaminen Yhteisten ratkaisujen luominen kaikkien käyttöön 2.12 Tuota yhteiskäyttöistä pääomaa Periaate 12 Tuota yhteiskäyttöistä pääomaa Kerää ja tuota tietoa oman kuntaorganisaation käyttöön Tietojen vertailtavuus, tilastojen/tiedostojen kerääminen yhteiskäyttöön Yhteiskäyttöiset tarvittavat tiedot tulee määritellä. Tiedoista on oltava yhteiset sisältökuvaukset ja rakennemäärittelyt. Yhteiset tietovarannot on tallennettava siten, että ne ovat helposti tarvitsevien osapuolten hyödynnettävissä. Toimialojen ja kunnan sisäisten yksiköiden on siivottava, normalisoitava ja yhdenmukaistettava tietojaan yhteiskäyttöisen pääomatietojen osalta.