Porvoon kaupunki Borgå stad 1 (5)

Transkriptio

1 1 (5) Kaupunginjohtaja Marcus Henricsonille ja Porvoon kaupunginhallitukselle Kaupunginjohtaja Slotten nimeämä toimitilaratkaisuja selvittävä työryhmä on tehnyt oheisen kaupungin virastotalohankkeen toteutuksen edistämistä koskevan esityksen PORVOON KAUPUNGIN HALLINNON TOIMITILARATKAISUT. Esitystä laadittaessa on käytetty lähtöaineistona mm. raporttia Porvoon kaupungin hallintotilojen keskittäminen, Catella Property Consultants, Porvoossa Matti Arvinen Tekninen ja ympäristöjohtaja Työryhmän puheenjohtaja Marjut Björklund Kansliasihteeri Työryhmän sihteeri Börje Boström Vt. tilakeskuksen päällikkö Tekninen ja ympäristötoimi Peter Kjällman Talousjohtaja Yleishallinto Marith Kullström Hallintopäällikkö Sosiaali- ja terveystoimi Tuija Öberg Nuorisotoimenjohtaja Sivistystoimi Sune Forss Pääluottamusmies Henkilöstön edustaja

2 2 (5) PORVOON KAUPUNGIN HALLINNON TOIMITILARATKAISUT Taustaa tarpeet uusille ratkaisuille Porvoon kaupungin hallinnon toimitilat sijaitsevat hajallaan useassa paikassa eri puolilla kaupunkia. Hallinnon toimipisteitä on kaupungin omissa kiinteistöissä lähes 10 kohteessa, joissa on tiloja käytössä kaikkiaan n m 2. Lisäksi tiloja on vuokrattu käyttöön ulkopuolisilta eri tarkoituksia varten useista kohteista. Hajanaisuus ja sekavuus aiheuttaa ongelmia asiakaspalvelulle asiakkaiden joutuessa usein etsimään oikeaa osoitetta. Tilat ovat monissa tapauksissa epäkäytännöllisiä ja ahtaita, niiden käyttäminen tehokkaasti on hankalaa. Tilojen muuntojoustavuus on huono ja näin ollen niitä on vaikea sopeuttaa henkilöstön määrän ja organisaation muutoksiin. Tilojen tekniikka ja esim. turvallisuus ei yleensä vastaa nykypäivän vaatimuksia. Tilojen sijainti hajallaan ei anna mahdollisuutta hyötyihin, joita voisi olla saavutettavissa tiiviimmästä yhteistyöstä eri hallintokuntien välillä. Tilannetta voidaan merkittävästi parantaa keskittämällä hallinnon eri toimintoja mahdollisimman paljon yksiin tiloihin. Uuden virastotalon rakentaminen on noussut esiin eri yhteyksissä useiden vuosien aikana. Keskittämällä hallintotilat yhteen paikkaan on mahdollista saada käyttöön nykyaikaiset toimitilat, jotka voidaan joustavasti sopeuttaa muutoksiin mm. henkilöstön määrässä ja organisaation rakenteessa. Uusissa tiloissa voidaan saada aikaan hyvät työskentelyolosuhteet ja järjestää turvallisuuskysymykset asianmukaisella tavalla. Uusien tilojen avulla voidaan parantaa ja selkeyttää asiakaspalvelua sekä hyödyntää eri hallintokuntien ja yksiköiden tiiviimpää keskinäistä yhteistyötä. Tilojen keskittämisellä voitaisiin selkeästi lisätä operatiivisen toiminnan tehokkuutta. Vastaavia tilanteita on Porvoon kaupungin historiassa ollut aiemminkin. Todennäköisesti samankaltainen tilanne johti Raatihuoneen rakentamiseen 1750-luvulla. Tiedetään, että Kaupungintalon rakentamista 1893 perusteltiin kaupungin koko toiminnan sijoittamisella saman katon alle. Sijaintipaikka Uudelle virastotalolle on kaupunkirakenteessa kaksi varteenotettavaa sijaintipaikkaa: kaupungintalon takana Rauhankadun ja Piispankadun välillä olevat kaksi tonttia tai Länsiranta. Kummallakin on sekä hyviä puolia että rajoituksia. Virastotalon sijoittamista kaupungintalon takana oleville tonteille puoltaa keskeinen sijainti kaupunkirakenteessa. Lisäksi kaupungintaloa voitaisiin tässä tapauksessa paremmin hyödyntää, jolloin uudisrakennus voisi todennäköisesti olla jonkin verran pienempi kuin erillään sijaitseva uusi virastotalo. Lisäksi myös Teletalon jäädessä edelleen kaupungin käyttöön se

3 3 (5) voi toimia toimitilareservinä. Piispankadun varrella oleva vanha puutalo rajoittaa tonttien käyttöä siinä määrin, että ilman sen poistamista uuden virastotalon sijoittaminen näille tonteille on vaikeaa. Ratkaisun edellyttämät pysäköintipaikat tulee ratkaista maanalaisina uudisrakennuksen kellarissa. Virastotalon sijoittaminen Länsirannalle olisi koon ja ympäristön kannalta helpompaa kuin keskustassa. Toisaalta tässä tapauksessa ei etäisyyden vuoksi ole mahdollista saada aikaan synergiaetuja kaupungintalon kanssa. Vastaavan tyyppinen ratkaisu lienee ollut kyseessä aikoinaan kaupungintalon kohdalla eli se sijoitettiin uudelle rakenteilla olleelle kaupungin kasvualueelle. Ensisijaisena vaihtoehtona uuden virastotalon sijaintipaikaksi on pidettävä kaupungintalon takana olevia kahta tonttia ja tämä vaihtoehto tulee selvittää tarkemmin. Toissijainen sijaintivaihtoehto on Länsiranta, jossa tulee varautua tonttialueen varaamiseen. Suunnittelu ja mitoitus Uusi virastotalo tulee mitoittaa hallintotoimintojen tarpeisiin. Työtilaa tarvitaan seuraavasti: yleishallinto 115 henkilöä, sosiaali- ja terveystoimi henkilöä, sivistystoimi 55 henkilöä, tekninen ja ympäristötoimi 110 henkilöä. Lisäksi tulevat tarvittavat kokous-, varasto- ym. yleiset tilat. Historian perusteella uuden kaupungin virastotalon rakentaminen näyttäisi tapahtuvan vuoden välein. Myös uusi virastotalo tulisi suunnitella ja rakentaa siten, että se kestää ajan muutokset ja vielä 100 vuoden jälkeen edustaa laadultaan tämän ajan parhaimmistoa. Uuden virastotalon suunnittelun tulee tapahtua arkkitehtikilpailun avulla. Tilakeskus on käynnistänyt kilpailuohjelman laatimisen lähtökohtana uuden virastotalon sijoittaminen kaupungintalon takana oleville tonteille. Arkkitehtikilpailun avulla on tavoitteena mm. selvittää mahdollisuus säilyttää Piispankatu 15:ssa sijaitseva vanha puurakennus esimerkiksi siirtämällä. Toteutus Uusi virastotalo on periaatteessa mahdollista toteuttaa ainakin kahdella tavalla. Toteutus voi tapahtua normaalina kaupungin uudisrakennusinvestointina, jolloin rakennus tulee suoraan kaupungin omistukseen. Toinen vaihtoehto voisi olla hakea hankkeelle ulkopuolinen sijoittaja/rahoittaja, joka toteuttaa hankkeen kaupungin vuokratessa tilat itselleen. Merkittävimmät erot omistamisen ja vuokralla olon välillä liittyvät riskien kattamiseen ja pääoman korkoon. Vuokralaisen voidaan ajatella maksavan varautumisesta riskien kattamiseen kun taas käyttäjäomistaja maksaa todelliset kustannukset. Pääoman korossa omistaja voi tyytyä omakustannustasoon sijoittajan pyrkiessä tätä suurempaan tuottoon. Toisaalta kaupungin omistamiin eri-ikäisiin ja eri tasoisiin rakennuksiin liittyy

4 4 (5) myös merkittävä, ennalta vaikeasti hahmotettava kiinteistöriski. Vuokratilojen kautta voidaan katsoa myös toimitilakustannusten ennakoitavuuden parantuvan ja joustavuuden lisääntyvän. Kun kaupunki arvioi toimintansa pitkäaikaiseksi eikä pyri varautumaan tiloista luopumiseen on omistamista pidettävä puhtaasti taloudellisesti edullisimpana ratkaisuna. Toisaalta se myös sitoo kaupungin pääomia ja hanke kilpailee taloussuunnitelmassa ja talousarviossa monien muiden investointihankkeiden kanssa, mikä vaikuttaa todennäköisesti ainakin toteutusaikatauluun. Yksi mahdollisuus pääoman keräämiseen voi olla tilapäinen vuokratilaratkaisu esimerkiksi siten, että omat tilat myydään ja toiminta jatkuu niissä tilapäisesti takaisinvuokrattuna siihen saakka kun uudet omistustilat on saatu käyttöön. Ensisijainen vaihtoehto uusien tilojen hankkimiseksi kaupungin hallinnolle on omistusvaihtoehto, jota voidaan pitää halvimpana. Pääoman korko on käyttäjille edullinen ja riskien kattamiseen ei tarvitse varautua samassa mitassa kuin vuokravaihtoehdossa. Kaupunki saa suhteellisen edullisesti myös ulkopuolista lainaa investointeihinsa. Laina-aika on yleensä melko lyhyt (10 v), joten ratkaisu ei supista taloudellista liikkumavaraa liian pitkäksi aikaa. Viimeistään kun hallinnon uusi tilaratkaisu ja sen aikataulu saadaan vahvistetuksi kaupunki voi myydä osan nykyisin omistamistaan toimitilakiinteistöistä ja samalla sitoutua tiloihin käyttäjäksi vuokralaisena kohtuullisen pitkäksi ajaksi. Tässä tapauksessa voidaan esim. arvioida, että tiloista saadaan korkeampi hinta kuin tilanteessa, jossa tilat myytäisiin lyhyellä vuokrasopimuksella tai ilman käyttäjää. Kaupungin sitoutuminen vuokrasuhteeseen perustuisi arvioituun aikaan, joka kuluu keskittämispäätöksen valmisteluun ja uusia toimitiloja koskevan kokonaisratkaisun aikaansaamiseen. Vuokrasopimuksen pituus asettuisi todennäköisesti 5-7 vuodeksi. Edellä kuvatulla tavalla myytäviksi tulisivat Kunnantalo ja Valtimontalo sekä Linnankoskenkadun varrella sijaitsevista kiinteistöistä ainakin oikeusaputoimiston ja oppilashuollon käytössä olevat rakennukset. Lisäksi on mahdollista luopua useista vuokratiloista. Sen sijaan Teletalon sijainti uudessa ratkaisussa on hyvä ja rakennus pidetään kaupungin omistuksessa ja käytössä toimitilareservinä. Lundinkadun sosiaali- ja terveysasema on järkevää pitää myös kaupungin omistuksessa. Em. myytävät rakennukset on aikanaan rakennettu pääosin asuintaloiksi, joten luonteva ja perusteltu vaihtoehto on niiden palauttaminen alkuperäiseen käyttöönsä. Ainakin Valtimontalon osalta lienee olemassa myös muita käyttövaihtoehtoja. Kunnantalon ja Valtimontalon osalta katutasossa on ollut liiketilaa nykyistä enemmän. Rihkamatorin elvyttämiseksi sekä Vanhan Porvoon ja muun keskustan yhteyden kehittämiseksi olisi tärkeää, että kaikki talojen katutasossa olevat tilat palautettaisiin liiketiloiksi.

5 5 (5) Jatkotoimenpiteet Toimitilatyöryhmä esittää kaupunginjohtajalle ja edelleen kaupunginhallitukselle, että uuden virastotalon tarve- ja rahoitusselvitysten käynnistämisestä tehdään periaatepäätös. Tilakeskus laatii arkkitehtikilpailuohjelman uuden virastotalon toteuttamisesta kaupungintalon takana oleville tonteille. Kilpailuohjelma valmistuu tammikuussa 2008 ja kilpailun voittaja on ratkaistu lokakuussa Vuodenvaihteessa on mahdollista arvioida onko voittanut kilpailuehdotus sellainen, että se täyttää vaatimukset ja sen pohjalta voidaan viedä uuden virastotalon suunnittelua sekä toteutuksen ja rahoituksen valmistelua eteenpäin. Mikäli arkkitehtikilpailu ei tuota tyydyttävää tulosta tulee ryhtyä pohtimaan uuden virastotalon toteuttamismahdollisuuksia Länsirannalle. Mahdolliset tulevat maa-aluevaraukset tätä tarkoitusta varten tulee ottaa huomioon Länsirannan suunnittelussa ja toteutuksessa. Kaupungin taloussuunnitelmaan varataan määrärahaa uuden virastotalon suunnittelua varten vuodelle 2012 ja rakentamiseen myöhemmille vuosille. Rakentaminen voisi käynnistyä Tilakeskuksen talousarvioon vuodelle 2008 myönnetään lisärahoitus arkkitehtikilpailun järjestämisestä aiheutuviin kustannuksiin.