Hyväksyminen käsityönä siirtyy historiaan. Selvitys. Selvitys automaattisesta laskujen täsmäyttämisestä ja ostosta maksatukseen ulottuvasta ketjusta

Transkriptio

1 Selvitys Hyväksyminen käsityönä siirtyy historiaan Selvitys automaattisesta laskujen täsmäyttämisestä ja ostosta maksatukseen ulottuvasta ketjusta 15 kertaa halvempaa käsitellä ostolaskut digitaalisesti kuin manuaalisesti. Lisätiedot: visma.fi/proceedo

2 Yhteenveto Automaattinen laskujen käsittely on tietysti hyvä asia, mutta ostoprosessin automatisoiminen tehostaa vielä enemmän. Tässä selvityksessä keskitytään toistuvien ostojen ja jatkuvien tilausten maksamisen automatisoimiseen. Visman tekemien tutkimusten mukaan noin prosenttia kaikista yrityksiin saapuvista laskuista liittyy jatkuviin tilauksiin. Ne käsitellään usein erikseen. Ne toimitetaan vastuuhenkilölle tarkastettaviksi ja hyväksyttäviksi. Ketjun ostosta maksamiseen automatisoiminen auttaa vähentämään kustannuksia ja tehostamaan valvontaa sekä antaa henkilöstön keskittyä muihin töihin kuin hallintoon. Jatkuvien tilausten laskut voidaan käsitellä lähes täysautomaattisesti ottamalla käyttöön automatisoitu ostosta maksuun -järjestelmä. 2

3 Automatisoidun laskuhallinnan virta. Esimerkiksi siivous-, vuokra-, viherkasvipalvelu-, puhelin-, sähkö-, kahviautomaatti-, kopiokone-, tulostin-, vuokra-auto-, leasing-, trukki-, matto-, postinkäsittely-, kaasu-, neuvottelutarjoilu- ja työterveydenhoitolaskut voidaan käsitellä automaattisesti. Näin automatisoitu ketju ostosta maksatukseen toimii Kun sisäänostot automatisoidaan, sisäänostajat tallentavat tilauksensa järjestelmään. Kaikki tilaukset täsmäytetään toimittajaan, jolta yritys on saanut parhaan tarjouksen kyseisestä hankinnasta. Toimittaja saa tilauksen järjestelmäänsä, toimittaa tuotteen tai palvelun ja lähettää laskun. Se tiliöidään automaattisesti ja toimitetaan ostotilauksen tehneeseen yritykseen maksatusta varten. Jos on kyse jatkuvasta tilauksesta, tilaus kirjataan, kun se tehdään tai sitä muutetaan. Hallinta sujuu ilman ihmistyötä. Automaattinen käsittely perustuu kaikkien saapuvien laskujen vertaamiseen tiettyihin sääntöihin, jotka yrityksen sopimuksista vastaavat ottavat käyttöön. Sääntöjen avulla voidaan esimerkiksi määrittää, kuinka suuret tai pienet tietyn toimittajan lähettämät laskut menevät suoraan maksatukseen ilman että ne tarvitsee tarkistaa. Sääntöjen avulla voidaan myös määrittää esimerkiksi kuinka usein tietyntyyppisiä laskuja saa tulla. Erilaisiin tilauksiin voidaan soveltaa erilaisia sääntöjä. Esimerkiksi tilavuokra pysyy samana kuukaudesta toiseen. Jos lasku vastaa sääntöjen avulla määritettyä kustannusta, se voidaan maksaa automaattisesti. Puhelin- ja energialaskut voivat vaihdella, joten niille asetetaan raja-arvo. Jos laskun summa alittaa raja-arvon, se voidaan maksaa automaattisesti, mutta jos rajaarvo ylittyy, lasku siirtyy manuaaliseen tarkistukseen ja hyväksyntään. Laskun kohtuullisuus tarkastetaan yleensä sen saapuessa järjestelmään. Siihen sovelletaan sääntöjä, jotta poikkeamat havaitaan ja lasku lähetetään tarkastajalle. Tällöin hän tietää, että laskussa ei ole kaikki kunnossa.. Automaattinen käsittely perustuu kaikkien saapuvien laskujen vertaamiseen tiettyihin sääntöihin, jotka yrityksen sopimuksista vastaavat ottavat käyttöön. 3

4 6 euroa 50 senttiä Analyysien mukaan laskun käsitteleminen manuaalisesti maksaa varovaisesti arvioituna 6 euroa, mutta digitaalisesta käsittelystä aiheutuu vain 50 sentin kulut. Joidenkin lähteiden mukaan laskun käsitteleminen manuaalisesti voi maksaa euroa. Automatisoidun ostosta maksatukseen -ketjun hyödyt Jatkuvien tilausten laskujen automatisoiminen tuo tullessaan kolme merkittävää etua. Pienemmät kustannukset Ostosta maksatukseen -ketjun ansiosta yritys voi olla varma siitä, että maksatukseen ei mene laskuja, joita ei kuulu maksaa. Sääntöjä vastaamattomat laskut otetaan erilleen manuaalista tarkistusta varten. Tällöin tarkastaja perehtyy laskuun ja ratkaisee, maksetaanko se vai ei. Virheellisiä laskuja ei makseta vanhasta tottumuksesta. Lisäksi järjestelmä löytää laskut, jotka täyttävät sääntöjen vaatimukset mutta joita ei silti pidä maksaa. Jos yrityksellä on esimerkiksi matkapuhelinliittymiä, joiden käyttämisestä veloitetaan liikenteen määrän mukaan, voidaan laatia raportteja, joista käy ilmi, mistä liittymistä laskutetaan vain perusmaksu. Tuolloin liittymää ei ehkä enää käytetä, joten se täytyy sulkea. Laskujen käsitteleminen manuaalisesti käy kalliiksi. Tarkka summa vaihtelee yrityskohtaisesti. Analyysien mukaan laskun käsitteleminen manuaalisesti maksaa 6 euroa, mutta digitaalisesta käsittelystä aiheutuu vain 50 sentin kulut. Nämä laskelmat perustuvat lähinnä työstä aiheutuviin kustannuksiin. Niissä ei oteta huomioon esimerkiksi virheellisten laskujen maksamisesta ja sopimusehtojen laiminlyömisestä aiheutuvia kustannuksia. Digitaalisesta käsittelystä aiheutuva 50 sentin kustannus aiheutuu myös sähköisten laskujen manuaalisesta hyväksymisestä. Se jää pois jatkuvien tilausten laskujen ostosta maksatukseen -ketjun ansiosta. Manuaalisen ja automaattisen hallinnan todellinen kustannusero on vielä suurempi yrityksissä, joissa on käytössä jatkuvien tilausten ostosta maksatukseen -ketju. Parempi valvonta Kun kaikki laskut tarkastetaan automaattisesti käyttämällä sääntöjä, järjestelmä havaitsee virheet tai odotettua suuremmat summat. Järjestelmä tietää, kenen täytyy tarkistaa kunkin jatkuvan tilauksen laskut, joten ne lähetetään tarkistettaviksi aina oikealle henkilölle. Liittymien käyttäminen saadaan helposti selville raporttien avulla. Silloin huomataan nopeasti, jos joku alkaa soitella yhä enemmän tai jos jonkin toimitilan energiakustannukset karkaavat käsistä. Raporttien avulla voidaan seurata sopimusten toteutumista. Monissa yrityksissä osataan asettaa vaatimuksia ja neuvotella, mutta seurannassa voi olla puutteita. Kunnollinen ostosta maksatukseen -järjestelmä auttaa laatimaan raportteja, joista liittymien käyttäminen sopimuskaudella käy tarkasti ilmi. Kun on aika neuvotella sopimuksen uudistamisesta, yrityksellä on käytössään omia tietoja, joten ei tarvitse toimia pelkästään toimittajan mahdollisesti antamien tietojen varassa. Järjestelmä pitää kirjaa sopimusten päättymisestä ja siitä, koska on syytä valmistautua neuvottelemaan jatkamisesta. Tällöin sopimus ei pääty vahingossa ja yllättäen, vaikka yrityksen olisi kannattanut neuvotella sen jatkamisesta. Kun yrityksessä tiedetään, kuinka liittymiä todella käytetään, voidaan saada aikaan säästöjä. Analyysien mukaan laskun käsitteleminen manuaalisesti maksaa 6 euroa, mutta digitaalisesta käsittelystä aiheutuu 50 sentin kulut. 1 Jatkuvien tilausten sisäänoston automatisoimisen edut: n Pienemmät kustannukset n Parempi valvonta n Työajan voi käyttää tehokkaammin 4

5 Päivää n MANUAALINEN n SÄHKÖINEN LASKU Sähköinen laskutus tehostaa laskujen käsittelyä 35 prosenttia. Henkilöstö hyödynnetään tehokkaammin Jos lasku käsitellään manuaalisesti, tarvitaan yleensä monien henkilöiden työpanosta. Lasku täytyy esimerkiksi tiliöidä, lähettää oikealle henkilölle tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi sekä lähettää maksettavaksi. Jos yritykseen tulee tuhansia laskuja vuodessa, aikaa kuluu paljon. Jos yritykseen tulee ostolaskua vuodessa, henkilöstöltä kuluu tuntia niiden käsittelemiseen. Laskujenhallintajärjestelmästä saatujen tilastotietojen mukaan sähköinen lasku käsitellään keskimäärin 3,9 päivässä. Skannatun laskun käsittelemiseen puolestaan kuluu kokonaista 6 päivää. Jo pelkästään sähköinen laskutus tehostaa laskujen käsittelyä 35 prosenttia. Ottamalla käyttöön jatkuvien tilausten laskuille tarkoitetun Visma Proceedo -moduulin, tilausten täsmäytyksen ja tuotteiden vastaanoton ostomoduulissa Nordea on onnistunut automatisoimaan noin 60 prosenttia laskujenkäsittelystä. Suuressa organisaatiossa esimiehen on ehkä käsiteltävä satoja laskuja joka kuukausi. Hän voisi käyttää tämän ajan paljon tehokkaammin henkilöstön johtamiseen laskujen kyttäämisen sijasta. Laskujen käsitteleminen estää esimiehiä käyttämästä aikaansa varsinaiseen työhönsä. Siksi he voivat laiminlyödä laskut, jolloin niiden valvonta kärsii. Kun sisäänostot tehdään automaattisesti, myös useimmat laskut käsitellään automaattisesti. Vain jostain syystä sääntöjen vastaiset laskut tarkastetaan manuaalisesti. Tarkastaja tietää, että juuri tässä laskussa on jotain tavallisuudesta poikkeavaa, joten hän voi varata aikaa ongelman selvittämiseen ja laskun käsittelemiseen. Järjestelmä pitää kirjaa sopimusten päättymisestä ja siitä, koska on syytä valmistautua neuvottelemaan jatkamisesta. Tällöin sopimus ei pääty vahingossa ja yllättäen, vaikka yrityksen olisi kannattanut neuvotella sen jatkamisesta. 2 Jo pelkästään sähköinen laskutus tehostaa laskujen käsittelyä 35 prosenttia NEA:n (Nätverket för Elektroniska Affärer) tekemä analyysi 2. NEA:n (Nätverket för Elektroniska Affärer) tekemä analyysi

6 Näin automatisoitu ostosta maksatukseen -ketjun otetaan käyttöön onnistuneesti Jatkuvien tilausten ostosta maksuun -ketjun automatisoiminen onnistuneesti edellyttää, että tietyt asiat otetaan huomioon. n Aloita perehtymällä yrityksen laskuihin. Kun automaattisten ostojen laskujen käsittely otetaan käyttöön, suurin työ aiheutuu yritykseen saapuviin laskuihin perehtymisestä ja niiden hallinasta päättämisestä. On tunnistettava, mistä laskuja tulee ja mihin omassa organisaatiossa ne liittyvät. Lisäksi täytyy päättää, millaiset laskujen käsittelysäännöt otetaan käyttöön. Suuressa organisaatiossa tähän työhön voi kulua kuukausia, mutta siitä voi olla paljon hyötyä. Tämän prosessin aikana monissa yrityksissä löydetään liittymiä, joista maksetaan turhaan. Kyse voi olla matkapuhelinliittymistä, joita ei ole sanottu irti vaikka käyttäjän työsuhde on päättynyt. Lisäksi joissakin kunnissa maksetaan sellaisten tilojen energialaskuja, joita ei enää tarvita. Siksi on mahdollista säästä yhtä paljon rahaa kuin ostojen automatisoimiseen investoidaan. n On tunnistettava, mitkä toimittajat on tärkeintä saada mukaan järjestelmään. Kaikkien yrityksen toimittajien saaminen mukaan järjestelmään voi kestää kauan. Kaikkien toimittajien kerralla mukaan saamisen sijasta voi olla viisainta aloittaa toimittajista, joiden mukaan saaminen tuottaa eniten. Kun laskujen käsittelemiseen kuluvaa henkilöstön aikaa halutaan säästää, tärkeintä on laskujen määrä eikä niiden loppusummat. Mitä enemmän laskuja tietyltä toimittajalta tulee, sitä enemmän voitetaan automatisoimalla juuri näiden laskujen käsittely. n Keskittäkää käsittely. Esimerkiksi yksiköiden esimiehiä ei enää tarvitse kuormittaa ostolaskujen käsittelyllä. Kaikki voidaan nyt hoitaa talousosastolla. Esimerkiksi sopimusehtojen ja sääntöjen muuttaminen sekä uudet toimittajat hoidetaan nyt talousosastolla. Organisaatioon tarvitsee lähettää vain ne laskut, jotka eivät vastaa sääntöjä. Kun laskujen käsitteleminen keskitetään, lähes kaikki tilaamisesta maksamiseen siirtyy näihin tehtäviin erikoistuneille. Silloin muu organisaatio voi keskittyä ydinliiketoimintaan. n Oikeat henkilöt mukaan heti alkuvaiheessa. Ostojen automatisoimisen onnistumisen kannalta on tärkeää, että järjestelmästä ja sopimuksista vastavat sekä talousosasto osallistuvat siihen heti alusta alkaen. Lisäksi on tärkeää, että yritysjohto antaa selkeät valtuudet. Silloin kaikki tietävät, että muutosta eteenpäin vievät saavat johdon täyden tuen. n Mittaa tulokset. Tulosten mittaaminen on tärkeää, jotta saadaan selville, saavutettiinko odotetut edut. On erityisen tärkeää mitata, kuinka monta laskua menee suoraan järjestelmän läpi tarvitsematta käsitellä niitä manuaalisesti. Lopuksi täytyy vain laskea, kuinka paljon aikaa keskimäärin ennen kului laskujen käsittelemiseen ja verrata tätä nykyiseen nollaan sekuntiin. Lisäksi kannattaa mitata, kuinka monta virheellistä laskua jäi pyydykseen. Tämä osoittaa, paljonko rahaa organisaatio säästää, kun virheellisiä laskuja ei enää makseta. Automatisointiprosessin onnistumisen keskeiset tekijät: n Ottakaa käyttöön säännöt. n Tunnistakaa keskeiset toimittajat. n Pyytäkää sähköiset laskut. n Keskittäkää käsittely talousosastolle. n Oikeat henkilöt mukaan heti alusta alkaen. n Mitatkaa tulokset. n Pyydä sähköinen lasku. Paperiset laskut voidaan tietysti skannata järjestelmään, mutta kaikki osapuolet hyötyvät, jos toimittaja lähettää laskut sähköisinä. 6

7 Ajattelemisen aihetta käyttöönotossa parhaat käytännöt Ottakaa käyttöön juuri oikeat säännöt. Säännöt täytyy mukauttaa organisaation tarpeisiin, mutta kaikilla organisaatioilla on jotain yhteistä. Kannattaa aloittaa perehtymällä viime vuoteen tai muuhun soveltuvaan jaksoon ja selvittää erilaisten ostojen tai toimittajien laskujen keskimääräinen summa. Kun se on tiedossa, voidaan päättää, mihin raja-arvoon saakka laskut menevät maksatukseen suoraan järjestelmän läpi ilman manuaalista käsittelyä. Jos yrityksessä halutaan pitää kaikki langat käsissä esimerkiksi kun olo tuntuu epävarmalta järjestelmän käyttöönottovaiheessa, raja-arvo voidaan asettaa hyvinkin alas. Muutaman liikaa maksetun euron metsästäminen tulee kuitenkin kalliimmaksi kuin laskujen käsitteleminen manuaalisesti. Yrityksissä, joissa ostojen automatisoiminen halutaan hyödyntää täysimääräisesti, raja-arvo voidaan asettaa esimerkiksi 15 prosentiksi yli keskiarvon. Myy ratkaisu. Ostojen automatisoiminen säästää työtä erityisesti siksi, että keskijohdon aikaa ei kulu laskujen tarkistamiseen ja hyväksymiseen manuaalisesti. Jos tätä ei korosteta muutokseen ryhdyttäessä, voi syntyä väärinkäsitys, jonka mukaan yritysjohto kaventaa keskijohdon valtuuksia. Siksi on tärkeää kertoa muutoksen tavoitteista hyvissä ajoin. Esimiehet voivat edelleen valvoa kustannusraporttien avulla, mutta heidän ei tarvitse käyttää aikaansa laskujen hyväksymisen kaltaisiin rutiinityövaiheisiin. säästöjä voidaan saada aikaan jatkuvasti, kun esimerkiksi tarkkaillaan, täytyykö sääntöjä muuttaa, hyödynnetäänkö sopimuksia suunnitellulla tavalla tai voidaanko liittymiä irtisanoa. Lisäksi tarvitaan muutosten hallintarutiineita, jotta tiedetään, kuka vastaa esimerkiksi sopimusehtojen muuttamisesta tai toimittajien vaihtamisesta. Muiden kuin automaattisesti täsmättävien laskujen käsitteleminen Jos lasku ei vastaa sääntöjä, se täytyy tarkastaa manuaalisesti. Silloin tarvitaan selkeitä tarkastusrutiineita. Tällöin järjestelmä lähettää laskut oikealle henkilölle automaattisesti, joten aikaa säästyy. Runsaasti vaihtelevien laskujen käsitteleminen Tietyissä laskuissa voi esiintyä runsaasti vaihtelua ajan mittaan. Tämä täytyy muistaa, kun sääntöjä laaditaan. Esimerkiksi energialaskut ovat tällaisia. Kesällä ne voivat alittaa keskiarvon huomattavasti mutta ylittää sen talvella. Tämä ero täytyy ottaa huomioon säännöissä. Tietojen korkea laatu täytyy varmistaa. Ostojen automatisoimisen hyödyt perustuvat siihen, että järjestelmään tulevien tietojen laatu on kohdallaan. Siksi on tärkeää varmistaa yhdessä toimittajien kanssa, että laskuissa on tarvittavat tiedot. Tästä on hyötyä molemmille osapuolille. Esimerkiksi viitteen täytyy näkyä tietyssä paikassa ja kullakin kahviautomaatilla tulee olla tunnus. Vihjeitä: n Ottakaa käyttöön juuri oikeat säännöt. n Ratkaisu täytyy myydä organisaatiolle. n Ottakaa käyttöön seurantarutiinit. n Käsitelkää sääntöjä vastaamattomat laskut. n Käsitelkää runsaasti vaihtelevat laskut. n Varmistakaa tietojen korkea laatu. Ottakaa käyttöön seurantarutiinit. Jotta ostojen automatisoimisen voidaan hyödyntää täysimääräisesti, siihen kannattaa suhtautua kuten jatkuvasti meneillään olevaan projektiin. Uusia 7

8 Esittelyssä Visma Proceedo Visma Proceedo on pilvipalvelu, johon on liittynyt yli toimittajaa. Se sisältää ratkaisut sopimusten, tilausten ja laskujen hallitsemiseksi. Jos haluat tietää, kuinka Visma pystyy auttamaan ostosta maksamiseen -ketjun automatisoimiseksi, ota yhteys Vismaan: Jaa tämä selvitys: