Tampereen kaupunki. SAP - SEPA projekti. Mervi Lindstedt Hallintopalvelukeskus, projektipäällikkö

Transkriptio

1 Tampereen kaupunki SAP - SEPA projekti Mervi Lindstedt Hallintopalvelukeskus, projektipäällikkö

2 SAP Tampere Tampereen kaupungilla on käytössä tällä hetkellä versio 5.0 joka tullaan päivittämään 6.0 ehp5 versioon Tampereen kaupunki 2

3 SAP Osa-alueet Tampereen kaupunki 3

4 SAP liittymät erilaisia liittymiä SAP:n tai SAP:sta ulos on yhteensä noin 100 kpl Tampereen kaupunki 4

5 Projektin aikataulu projektin aikataulua jouduttiin venyttämään kahteen eri kertaan, koska pankit eivät olleetkaan halukkaita vastaanottamaan isoja aineistoja vielä loppuvuodesta 2010 Fortime palkat olisi olleet valmiita lähtemään SEPA muodossa jo 11-12/2010 SAP maksatusta ei saatukaan toimittajalta testiin syksyllä 2010 vaan vasta 02/2011 ongelmia aiheutti pankkiaineistossa myös esimerkiksi ulkomaalaiset kirjaimet maksunsaajien sukunimissä Tampereen kaupunki 5

6 SAP HR päivitimme itse toimittajalta saadulla ohjelmalla pankkiavaimet oikeaan muotoon palkansaajien (myös toimittajien ja asiakkaiden osalta) toimittaja otti pankkitilit pankkiryhmittäin taulukkoon joka toimitettiin pankkeihin ja pankit palauttivat tilit IBAN muodossa, toimittaja päivitti tilit SAPn HR:n osalta myös palkansaajan pankkitili talletetaan SAP:n IBAN muodossa ja viedään sieltä liittymällä palkkajärjestelmään Tampereen kaupunki 6

7 SAP maksatus aloitus takkuili koska emme saaneetkaan toimittajalta SAP SEPA versiota testiin 1.11 vaan vasta helmikuussa 2011 valmistelimme testaussuunnitelmaa etukäteen jolloin pääsimme lähes välittömästi aloittamaan testauksen helmikuussa 2011 SEPA maksatus on mahdollista kuitenkin vain 3 pankin osalta: Sampopankki, Osuuspankki ja Nordea Tampereen kaupunki 7

8 SAP maksatuksen testaus Sampopankki oli erittäin hyvänä tukena testauksen aikana, saimme välittömästi palautetta mikäli aineisto ei kelvannut ja myös selkeän tiedon siitä mikä oli vikana myös muut pankit olivat erittäin aktiivisesti mukana testauksissamme Tampereen kaupunki 8

9 SAP maksatuksen testaus päivitimme itse toimittajalta saadulla ohjelmalla uudet maksutavat toimittajille ja asiakkaille vanhojen maksutapojen lisäksi testasimme siten että maksoimme oikeasti omille kaupungin pankkitileille erilaisia maksuja jotta näimme miltä SEPA maksu näyttää saajan tiliotteella palautimme rahat kun ne näkyivät tiliotteella Tampereen kaupunki 9

10 SAP maksatus muiden järjestelmien osalta SEPA maksuja oli lähetetty pankkeihin jo alkuvuodesta 2011 lähtien joten kynnys tuotantoon siirtymiseen ei ollut kovin korkea siirtyminen SEPA maksatukseen alkoi 09/2011 aluksi SAP yritys kerrallaan Tampereen kaupunki 10

11 SAP maksatus ongelmaa aiheuttaa ostolaskulla viite kentän liian vähäinen merkkimäärä = ilman maksuviitettä olevalle laskulle kenttään ei saa kirjoitetuksi riittävästi tietoa maksun saajalle muita suuria ongelmia ei kohdattu, joten reippaassa tahdissa siirryttiin kokonaan SEPA maksatukseen Tampereen kaupunki 11

12 Muutoksia tiedossa SAP toimittaja toteutti SAP SEPA maksatuksen vain 3:lle pankkiryhmälle Tampereen kaupungin SAP järjestelmässä hoidetaan myös joidenkin konserniyhtiöiden taloushallinto, niistä joku voi kovinkin pienellä aikataululla vaihtaa pankkinsa johonkin muuhun ryhmään Tampereen kaupunki 12

13 Muutoksia tiedossa olemme saaneet tarjouksen toimittajalta muiden pankkien lisäämiseen SEPA maksatuksen piiriin = toteutetaan kun SAP versiopäivitys on tehty Tampereen kaupunki 13

14 RF maksuviite Tampereen kaupunki päätti ettei RF maksuviitettä oteta lähtevissä laskuissa käyttöön ellei se jossain vaiheessa tule pakolliseksi RF maksuviitteellä tulleet ostolaskut pystytään käsittelemään ja maksamaan laskut RF maksuviitteellä Tampereen kaupunki 14

15 SEPA suoraveloitukset projektia ei ole vielä aloitettu uudelleen suoraveloitusmuutosten osalta Tampereella on paljon erilaisia suoraveloituksia: päivähoito, kotipalvelu, vesimaksu, laitoshoito, antolainat, maanvuokrat, vuokrat jne. kansallinen suoraveloitus tullaan korvaamaan suoramaksulla ainakin tämän hetkisen tietämyksen mukaan Tampereen kaupunki 15

16 SEPA tiliotteet tiliotteita käsitellään toisessa järjestelmässä ei SAPssa tarkastellaan uuden SEPA projektin aikana olisiko mahdollista / tarkoituksenmukaista siirtyä käyttämään SAP tiliotekäsittelyä Tampereen kaupunki 16

17 Lisätietoja Mervi Lindstedt p Tampereen kaupunki 17