EXFLOW AX ESITE LISÄÄ TUOTTAVUUTTA OSTOJEN KÄSITTELYYN HYÖDYNNÄ DYNAMICS AX INVESTOINTIA

Transkriptio

1 EXFLOW AX ESITE LISÄÄ TUOTTAVUUTTA OSTOJEN KÄSITTELYYN HYÖDYNNÄ DYNAMICS AX INVESTOINTIA SEKÄ PARHAITA TOIMINTATAPOJA OSTOJEN HYVÄKSYNNÄSSÄ JA AUTOMATISOINNISSA

2 Mikä on ExFlow AX? Kenelle? ExFlow AX on Microsoft Dynamics AX:n lisämoduli joka tehostaa tilausten sekä ostolakujen käsittelyä. Ostoreskontra on yksi yleisimmin Ei ajantasalla olevista liiketoiminta-alueista. Voit korjata tilanteen automatisoimalla lasku- sekä tilauskäsittelyä ja samalla kasvattaa yrityksesi kannattavuutta. ExFlow sisältää nopean ja tarkan hyväksyntäprosessin sekä paremman kontrollin yrityksesi kuluihin. Hyvän näkyvyyden ansiosta ostoreskontrassa säästetään usein korkokuluissa, parannetaan budjetointia sekä sähköisenä järjestelmänä säästetään yrityksen paperia ja samalla luontoa. Toisin sanoen järkevää liiketoimintaa ja parempaa tuottavuutta! ExFlow AX on tarkoitettu yrityksille jotka käyttävät Microsoft Dynamics AX -järjestelmää. ExFlow on Microsoft sertifioitu lisä-osa ostotilausten sekä ostolaskujen automatisointiin, hyväksyntään sekä täsmäytykseen. Jos käytössänne on Dynamics AX ja haluatte tehostaa ostojen käsittelyä, ExFlow on oikea ratkaisu siihen! Prosessien automatisoinnin lisäksi, minkäänlaisia integrointeja ei tarvita, toimittajarekisteriä, tilikarttaa tai dimensioita ei tarvitse synkronoida. Kaikki tapahtuu reaaliajassa suoraan Dynamics AX -järjestelmässä. Kaikille yrityksille jotka käyttävä Microsoft Dynamics AX järjestelmää ja haluavat tehostaa ostoprosesseja.

3 Taloshallinnolle sopiva ExFlow AX IT osastolle sopiva ExFlow AX Koska ExFlow on tehty Dynamics AX:in sisälle. Kaikki ostolaskuasiat voidaan hoitaa AX:n kautta, ei tarvitse siirtyä usean järjestelmän välillä. Koska ExFlow käyttää Dynamics AX:n omia tietoja, ei tarvetta synkronoida tai syöttää tietoja kuten toimittajia tai tilikarttaa useaan järjestelmään. Koska kaikki päivitykset tehdään suoraan Dynamics AX:iin, ei tarvitse enää odottaa synkronointeja muista järjestelmistä AX:iin. Koska Hyväksyntäkierrossa olevien laskujen seuranta on suoraan Dynamics AX:ssa. Koska laskukuvat, liitteet sekä hyväksyntähistoria on käytössä lähes mistä tahansa Dynamics AX:ssa aina kirjanpidon tapahtumiin asti. Koska ExFlow käyttää vain Dynamics AX:n tietokantaa, integraatiota eikä synkronointeja tarvita. Koska ExFlow ei tarvitse erillisiä, kalliita palvelimia toimiakseen. ExFlow on lisä moduli, ei erillinen ohjelma. Koska ExFlow käyttää ainoastaan Dynamics AX tietokantaa. Tiedoista (Toimittajat, Tilikartta, Dimensiot ym..) ei pääse muodostumaan duplikaatteja. Koska ExFlow on samassa järjestelmässä, käyttäjien ei tarvitse opiskessa eri järjestelmiä käyttäjät käyttävät ExFlow:ta osana Dynamics AX:ia. Koska ostotilausten täsmäytys laskuun voidaan tehdä määrän, yksikköhinnan tai vastaanoton tietojen perusteella suoraan Dynamics AX:ssa. Koska toiminnallisuus on osa Dynamics AX:ta, on toiminnot sekä käyttöliittymä yhtenäinen ja tuttu.

4 Toiminnallisuus Muistutukset, moderni selainkäyttöliittymä tarkastajille/hyväksyjille jossa, IPad tuki, eskaloinnit, ostotilauksen ja laskun rivikohtainen täsmäytys, laskurivien automaattinen tiliöinti, hakutoiminnallisuudet, liitteiden käsittely, raportointi yms. Kaikki toi- minnot joita tarvitaan tehokkaaseen ostojen käsittelyyn. Laskut voidaan skannata, tulkita ja lukea suoraan Dyna- mics AX:iis. Laskujen sisään luvussa voidaan automaattisesti tiliöidä laskurivit, liittää lasku ostotilaukseen, projektiin/projektitehtäviin yms. Järjestelmä voi tarvittaessa jopa ehdottaa laskun hyväksyntäketjua erillisten sääntöjen perusteella. Rivitason tulkinta kuten nimikenumero, määrä ja yksikköhinta mahdollistavat automaattisen täsmäytyksen tilaukseen tai vastaanottoon. Laskun sekä tilauksen väliset lisäkulut (rahti yms.) voidaan myös käsitellä ennalta määritettyjen rajojen puitteessa automaattisesti. Laskurivin yksikköhintaa voidaan verrata tilauksella olevaan ja täsmäävät rivit voidaan hyväksyä automaattisesti. Kululaskut kuten vuokrat, sähkö yms.. voidaan automaattisesti rekisteröidä järjestelmään ja lähettää hyväksyntään järjestelmän asetusten perusteella, tai mikäli kulukasku täyttää määritettävät kriteerit, se voidaan hyväksyä automaattisesti. Ostolaskut voidaan täsmäyttää 2-tasoisesti tai 3-tasoisesti (yksikköhinta, määrä ja vastaanoton rivit). Jos kaikki täsmäävät, lasku voidaan hyväksyä automaattisesti ja on sen jälkeen valmis kirjattavaksi. Mikäli eroavaisuuksia löytyy, lasku lähetetään automaattisesti hyväksyntäkierrokselle. Ajastettu sähköposti lähtee käyttäjille joilla on avoimia laskuja hyväksyttävänä. Sähköpostissa on linkki ExFlow:n selainpohjaiseen hyväksyntäsivuun sekä yleistiedot avoimista laskuista. Selainliittymässäkäyttäjä näkee tarkemmat tiedot laskusta (Otsikko ja rivit) sekä laskukuvan. Yksinkertainen klikkaus käyttäjältä riittää laskun hyväksyntään tai hylkäämiseen. Totta kai laskuhistoria on myös selattavissa selainliittymässä. Kommentit ja liitteet kuten taulukot, listat, sopimukset voidaan lisätä laskun liitteeksi. Tämä voidaan tehdä tarkastajan toimesta selainkäyttöliittymässä tai AX:n sisällä. Lasku ja siihen liitetyt liitteet ovat tällöin helposti saatavissa yhdessä paikassa ja niihin pääsee käsiksi aina Dynamics AX:n päiväkirjoilta asti. Ostoreskontralla on täydellinen näkyvyys laskuihin hyväksynnän tilan kautta Dynamics AX:ssa. Hyväksynnän tilassa on listaus laskuista jotka odottavat hyväksyntää, ovat hyväksytty, hylätty tai asetettu pitoon. Myös tarkastajan / hyväksyjän tiedot ovat näkyvillä, kuka on laskun hyväksynyt ja kuka on seuraavana vuorossa, mitä muutoksia (tiliöintejä tai rivijakoja) on mahdollisesti tehty. Laskun tarkastus sekä -hyväksyntä tapahtuu selainpohjaisessa liittymässä, jossa käyttäjällä on selkeä yleiskuva laskusta, kaikki tarvittavat tiliöintitiedot sekä laskun kuva.

5 Hallinta Säästöt Kustannusten hallinta on kriittinen asia menestyvässä liiketoiminnassa. Täydellinen näkyvyys on ehdottoman tärkeä osa ostoreskontraa. Kuitenkin useissa yrityksissä on edelleen manuaalisia prosesseja, joissa paperilaskuja kierrätetään tarkastajalta toiselle eikä laskusta ei ole mitään merkintää, ennen kun se on kirjattu reskontraan. ExFlow AX antaa yritykselle täyden hallinnan laskuihin ja kuluihin. Kun toimittajan lasku on saapunut ja luettu järjestelmään, on täysi näkyvyys yrityksen laskuihin saavutettu. Ostolaskut ovat myös automaattisesti linkitetty sekä täsmäytetty ostotilauksiin. Koska ExFlow AX lisämoduli ja täysin integoitu osaksi Dynamics AX:tatietojen rekisteröimisessä ei ole minkäänlaisia viiveitä. Laskutiedot ovat aina ajantasalla reaaliajassa Manuaalisen ostolaskun käsittelyn kustannukseksi on arvioitu viidestätoista eurosta jopa kolmeenkymmeneen euroon per lasku riippuen toimialasta ja automaation tasosta. Siirtymällä sähköiseen ostolaskujen käsittelyyn, kustannusta voidaan pienentää jopa 25-50%. ExFlow AX:n avulla, kustannuksia voidaan pienentää hyvin nopeasti ja tehokaasti. Useat ulkoiset ratkaisut integroituvat hyvin moneen ERP -järjestelmään. Vaikkakin se kuulostaa hyvälle, se voi olla kuitenkin kallista. Integroinnit voivat maksaa jopa 14,000 vuosittain*. Koska ExFlow AX on Dynamics AX:n sisään tehty lisäosa minkäänlaisia integrointeja ei tarvita ja näin ollen sähköisen laskukäsittelyn kustannussäästöt näkyvät suoraan yrityksen menestyksessä. Ostoreskontra käyttää tuttua liittymää ja heillä on täydellinen näkyvyys yrityksen kaikkiin ostolaskuihin hyväksynnän jokaisessa vaiheessa Dynamics AX:n. * Artikkeli Computer Sweden lehdessä pohjautuen Radar Group:in tutkimukseen.

6 ExFlow AX on sertifioitu ratkaisu Myöntämällä Certified for Microsoft Dynamics (CfMD ) tunnuksen ratkaisulle, Microsoft on verifioinut lisäosan. Kun valitset CfMD-sertifioidun lisäosan, tämä tarkoittaa että olet. Investoinut ratkaisuun joka toimii saumattomasti ERP järjestelmän kanssa. Vastaamme Microsoftin korkeimman standardin vaatimuksiin: Helppo asentaa Helppo ylläpitää Turvallinen ratkaisu Testattu CfMD Tuki uusille Microsoft Dynamics versioille taattu. Tukee paikallisia vaatimuksia. On Microsoft Dynamics standardien sekä laatuvaatimusten mukainen Käytössä useissa yrityksissä Suomessa sekä ulkomailla.

7 SignUp d Vision Finland SignUp on nopeasti kasvava IT yritys jolla on hyvin syvällinen osaaminen elektronisesta laskujenkäsittelystä sekä sopimushallinnosta. Olemme keskittyneet kehittämään ja markkinoimaan sovelluksia jotka parantavat yritysten kannattavuutta ostojen automatisoinnin sekä sopimushallinnon avulla. Tuotteemme sopii niin paikallisille yrityksille kun globaaleilleuseassa maassa toimiville yrityksille. ExFlow:lla on jälleenmyyjiä yli 12 maassa. Ratkaisumme käsittelee yli 10 miljoonaa laskua ja 300,000 sopimusta vuosittain ympäri maailman. Yritys on perustettu 1999 ja meillä työskentelee yli 30 sähköisen käsittelyn ammattilaista. Pääkonttori on Tukholmassa, Ruotsissa. d Vision toimii yritysjärjestelmien lisäarvotuotteiden maahantuojana ja jakelijana Suomen markkinoilla. Toimimme pääsääntöisesti kumppaniemme kautta eli kumppani on vastuussa loppuasiakkaasta. d Visionissa mukana olevilla on kymmenien vuosien kokemus yritysjärjestelmistä ja kumppaniliiketoiminnasta. Toimimme läheisessä yhteistyössä Microsoftin ja varsinkin Microsoft Dynamics kumppanien kanssa. Päämiehemme ovat alansa johtavia toimijoita. d Vision Finland vastaa Exflow tuotteen maahantuonnista, kumppaneista sekä tuotteen paikallisista ominaisuuksista, kuten Finvoice yhteensopivuudesta järjestelmässä.

8 SignUp Software AB Hallonbergsplan 5 SE Sundbyberg Sweden Tel: info@signup.se