PSOP PALVELUNTUOTTAJIEN KÄYTTÖKOULUTUS Asumispalvelut VANTAA

Transkriptio

1 PSOP PALVELUNTUOTTAJIEN KÄYTTÖKOULUTUS Asumispalvelut VANTAA

2 Käytön tuki Tapahtumien kirjaamisen käyttöohje tulee Vantaan nettisivuille Käyttöohjevideot: Ohjevideot Palveluntuottaja Kysy lisää:

3 Palvelun käyttötietojen raportointi

4 PSOP käytön vaiheet 1. Tee palveluvaraus (kertaluonteinen) 2. Lisää asiakkaan tietoihin käyttämänne asiakastunnus 3. Ensimmäinen kuukausi: 1. Tee kaikille asiakkaille läsnäolokirjaukset manuaalisesti 2. Tee keskeytyskirjaukset tarvittaessa osalle asiakkaista 4. Seuraavat kuukaudet: 1. Hyväksy kirjaukset asiakkaille, joiden asuminen on jatkunut keskeytyksettä koko kuukauden (=automaattinen tapahtumakirjaus) 2. Asiakkaat, joiden asuminen on keskeytynyt: tee läsnäolo- ja keskeytyskirjaukset manuaalisesti 5. Kuukausittainen tilitys tapahtuu tehtyjen kirjausten mukaisesti 3. ja 4. päivän välisenä yönä. Saat kuukausittaiset maksuaineistotiedot sähköpostilla. Käsittele ne yrityksen oman kirjanpitoprosessin mukaisesti.

5 Lähtötilanne Vantaa on hyväksynyt palveluntuottajan palvelusetelituottajaksi sähköisesti. Asiakas on saanut palvelusetelin. Asiakas on valinnut palveluntuottajan. Asiakas on antanut tuottajalle palvelusetelinumeron. Tällä tuottaja saa tehdyksi PSOPjärjestelmässä palveluvarauksen, joka antaa tuottajalle oikeuden asiakkaan tietoihin.

6 Asiakkaan tiedot ja palveluvaraus

7 Uusi asiakas tee palveluvaraus Asiakkaalle on aina tehtävä palveluvaraus voidaksesi nähdä asiakkaan tiedot. Syötä asiakkaalta saamasi palvelusetelin numero ja valitse Hae.

8 Palveluvarauksen tekeminen Järjestelmä näyttää asiakkaan palvelusetelin tiedot. Valitse Tee palveluvaraus

9 Palveluvarauksen tekeminen Valitse toimipaikka tai yksikkö, jossa asiakas saa palvelua. Kerrottuasi Asiakkaalle sopimusehdoista ja sopimusushteen muodostumisesta voit ruksia ko. kohdat. Valitse Lähetä palveluvaraus

10 Asiakasnumeron lisääminen Palveluvarauksen jälkeen pääset Asiakkaan tiedot sivulle. Lisää Asiakasnumero kenttään oman yrityksesi asiakaskohtainen tunniste. Kenttään voit syöttää 50 merkkiä pitkän tunnisteen. Valitse Tallenna toiminto. Asiakasnumero tulostuu laskulle.

11 Tapahtumakirjaus

12 Läsnäolokirjaukset

13 Asiakkaan tietojen haku Kun Asiakkaalle on tehty palveluvaraus, voi asiakkaan tiedot hakea Asiakashaku toiminnolla. Hae asiakkaan tiedot esille asiakkaan nimellä, henkilötunnuksella tai palvelusetelin numerolla.

14 Palveluvarauksesta tapahtumakirjaukseen Kun asiakas on valittuna, tapahtumakirjaukseen pääset joko Palveluvaraukset tai Ostovoimat - välilehden kautta. Tässä on valittuna Palveluvaraukset-välilehti. Valitse asiakkaan kohdalta Kirjaa tapahtuma

15 Ostovoimasta tapahtumakirjaukseen Tapahtumakirjaukseen pääset myös Ostovoimat välilehden kautta napsauttamalla Palvelusisällöt linkistä sisällöt auki ja valitsemalla Kirjaa tapahtuma Ostovoimalla tarkoitetaan kaikkia kunnan asiakkaalle myöntämiä palveluseteli tai ostopalvelu-palveluja.

16 Tapahtumakirjaus vai keskeytyskirjaus Valitse sisältö, jolle olet kirjaamassa tapahtumia (tässä palvelussa on vain yksi sisältö) Valitse toimipaikka tai yksikkö, jossa asiakas asuu. Valitse Tapahtumakirjaus

17 Tapahtumakirjaus Tarkasta, että tapahtuma kohdistuu oikeaan toimipaikkaan/yksikköön. Valitse Alkupäivämäärä (kalenterista) Valitse Lopetuspäivämäärä (kalenterista) Järjestelmä laskee päivien perusteella veloitettavan määrän. Valitse Kirjaa tai Tallenna keskeneräisenä, jos haluat vielä muokata tapahtumaa (muista käydä Kirjaamassa keskeneräinen tapahtuma)

18 Keskeytyskirjaukset

19 Kaikki keskeytykset merkataan järjestelmään Kaikki palvelun keskeytykset merkataan järjestelmään. Tietoja käytetään: Kustannusvaikutukset otetaan huomioon automaattisessa laskutuksessa Kunta tarvitsee tiedon asiakkaiden läsnä- ja poissaoloista tilastointi- ja seurantatarpeita varten Automaattinen tilitysprosessi laskee keskeytysten maksuvaikutukset automaattisesti. Tarkista keskeytysten maksuvaikutukset sääntökirjasta. Palvelun keskeytyksiä ovat: Sairaala Loma Muu syy Kuolema

20 Keskeytyskirjaus 1/2 Valitse sisältö, jolle olet kirjaamassa keskeytystapahtumaa (tässä palvelussa on vain yksi sisältö) Valitse toimipaikka tai yksikkö, jossa asiakas asuu. Valitse Keskeytyskirjaus, kun olet kirjaamassa keskeytystä.

21 Keskeytyskirjaus 2/2 Tee keskeytyskirjaus, kun asiakkaan asumispalvelu on syystä tai toisesta keskeytynyt. Valitse Alkupäivämäärä (kalenterista) Valitse Tallenna keskeneräisenä, jos keskeytyksen päättymispäivä ei ole tiedossa. Kun keskeytys päättyy: Valitse Lopetuspäivämäärä (kalenterista) Valitse Kirjaa Järjestelmä laskee keskeytyssäännön perusteella tuottajalle suoritettavan maksun.

22 Tapahtumien selailu

23 Tapahtumalistaus Tapahtumat välilehdellä näet asiakkaan tapahtumat Voit tarkastella tapahtuman tai keskeytyksen tietoja valitsemalla Tarkastele tapahtumaa tai Tarkastele keskeytystä. Jos tapahtuman tila on Kirjattu osittain, ei se ole valmis tilitettäväksi.

24 Keskeneräisestä kirjauksesta Kirjatuksi Täydennä tapahtuman tai keskeytystapahtuman tiedot Valitse Kirjaa

25 Tapahtuman poistaminen Voit poistaa tapahtuman valitsemalla Poista Poistaminen on mahdollista, kun tapahtuman tila on Kirjattu osittain, Kirjattu tai Hyväksytty. Poista toiminto on näkyvissä vain silloin, kun poistaminen on mahdollista.

26 Kirjaus esimerkki Taina on joutunut sairaalaan Taina palaa sairaalasta takaisin Kirjaukset: 1. Läsnäolokirjaus Keskeytyskirjaus Läsnäolokirjaus Keskeytyskirjaus

27 Kirjaus esimerkki: 1. läsnäolokirjaus

28 Kirjaus esimerkki: 2. keskeytyskirjaus Keskeytyskirjausta tehdessäsi ja annettuasi loppupäivän, näet sen pilkkoutumisen maksuprosenttien mukaan.

29 Taina esimerkin kirjaukset PSOP:ssa Kirjaukset: 1. Läsnäolokirjaus Keskeytyskirjaus Keskeytyskirjauksesta on muodostunut 2 tapahtumaa ja , koska keskeytyksen maksuprosentti muuttui 14 vuorokauden jälkeen. 3. Läsnäolokirjaus Läsnäolokirjaus

30 Automaattinen tapahtumakirjaus

31 Automaattinen tapahtumakirjaus Vantaan kaupunki on ottanut asumispalveluissa käyttöön Automaattisen tapahtumakirjauksen. Asiakkaan ensimmäisen kuukauden kirjaus tehdään aina manuaalisesti järjestelmään. Tämän jälkeen on mahdollista käyttää seuraavien kuukausien kohdalla automaattikirjauksen ominaisuuksia. Järjestelmä luo tapahtumakirjauksesta luonnoksen koko kuukaudelle, jonka käyttäjä hyväksyy kirjatuksi. Jos asiakkaan asuminen keskeytyy, esim. sairaalaan joutumisen takia, tulee asiakkaan keskeytys- ja läsnäolokirjaukset tehdä manuaalisesti.

32 Automaattinen tapahtumakirjaus Valitse yläpalkista Asiakkaat Automaattiset tapahtumakirjaukset Valitse alasvetovalikoista kunta, palvelu ja toimipaikka Toimipaikan asiakkaat näkyvät listalla Kaikki asiakkaat, jotka ovat saaneet palvelua keskeytyksittä koko kuukauden ajan: valitaan asiakkaat valitsemalla nimen edessä oleva laatikko Valitse Vahvista valitut

33 Automaattinen tapahtumakirjaus Jatketaan automaattikirjausten näkymässä. Listassa ovat jäljellä ne asiakkaat, joiden kohdalla hoito on kuluvan kuukauden aikana keskeytynyt Valitse asiakas kenelle haluat keskeytyskirjauksen tehdä, ja valitse hänen sarakkeesta sininen viiva-ikoni (Tapahtumat) Siirryt asiakkaan tapahtumatvälilehdelle Valitse Tarkastele tapahtumaa ja tee tapahtumakirjaus/- kirjaukset läsnäolopäiville sekä keskeytyskirjaus keskeytyksen ajalle.

34 Laskutus ja tilitys Palveluiden seuranta

35 Laskutustiedot Laskutustiedot voi antaa yritys- tai toimipaikkatasolla. Tärkeimmät kentät: - IBAN tilinumero - BIC-koodi - sähköposti - Haluan maksuaineiston pdfkuvan sähköpostiini täppä. Mikäli vaihdat tilitietojasi, tulee sinun ilmoittaa siitä erikseen myös Helsingin kaupungille. Tilitiedot eivät päivity suoraan SAP-järjestelmään, jossa maksatus tapahtuu.

36 Automaattinen tilitys Automaattinen tilitysajo käynnistyy kuukauden 3-4 päivän yöllä. Tilitykseen otetaan mukaan kaikki hyväksytyt palvelutapahtumat. Palveluntuottaja saa tilityksestä laskutusaineiston omaan sähköpostiinsa (ks. seuraavat kalvot) Mikäli joitain tapahtumia ei ole kirjattu ajoissa, tilitetään ne seuraavan kuun yhteydessä. Jälkikäteen tehdyt hyvitykset käsitellään myös seuraavan kuukauden yhteydessä. Mikäli keskeytysjakso jatkuu yli kuukauden, käsitellään se tilitysajossa sitten kun keskeytysjakso on kirjattu päättyneeksi.

37 Palveluntuottajan laskuaineistot Yhdestä tilitysajosta muodostuu palveluntuottajalle: asiakaslaskut (x kpl) laskut (x kpl). Aineisto lähetetään.pdf-tiedostona sähköpostiin, jos Haluan maksuaineiston pdf -kuvan sähköpostiini on valittuna.

38 Lasku PSOP_lasku_*.pdf tiedostossa on riveittäin palveluntuottajan asiakkaat, joilla oli tilityksessä tapahtumia. Laskulla asiakaskohtainen yhteensä summa. Jokaisesta kunnasta muodostuu oma lasku.

39 Asiakasnumero laskulla Asiakkaan tiedoissa annettu Asiakasnumero tulostuu laskulle.

40 Finvoice-laskut Palveluntuottaja saa jokaisesta asiakkaasta erikseen sekä.pdf että.xml -laskutiedostot. Yhdessä tiedostossa yhden asiakkaan kaikki tapahtumat. Laskut tulevat zip-tiedostossa. finvoice_*.pdf ja finvoice_*.xml alkuisia tiedostoja.

41 Hyvitykset ja hylkäykset Kunta voi hyvittää ja hylätä tapahtumia. Hyvitys: tilitetty tai maksettu tapahtuma tarvitsee hyvittää. Tapahtuman tila: Odottaa Hyvitystä tai Hyvitetty. Palveluntuottaja voi pyytää kuntaa hyvittämään esim. väärin kirjatun tapahtuman. Hylkäys: tarkastettavana oleva tapahtuma voidaan hylätä, jos kunta ei hyväksy tapahtumaa maksettavaksi. Palveluntuottaja näkee tapahtuman tiedoissa hyvityksen/hylkäyksen syyn.

42 Raportit ja omavastuuerittely

43 Omavastuuerittely Asiakkaat Omavastuuerittely Valitse palvelu Anna erittelyn alku- ja loppupäivä Valitse kieli (suomi, ruotsi tai englanti) = tulosteen kieli Valitse Tee omavastuuerittely

44 Omavastuuerittelyn tulostaminen Valitse: Avaa tulostettava versio tulostettava versio aukeaa uuteen selaimeen.

45 Omavastuuerittelyn tulostaminen Valitse Tulosta saat esille selaimen oman tulostustoiminnon ja voit tulostaa erittelyn.

46 Raportit Palveluntuottajan raportit: - Asiakkaat ja toteuma - Keskeytykset 1) Siirry raportit välilehdelle. 2) Valitse haluamasi raportti alasvetovalikosta. Muut parametrit muodostuvat valittavaksesi valitsemasi raportin ja käyttöoikeuksiesi mukaisesti.

47 Asiakkaat ja toteuma 1) Valittu Asiakkaat ja toteuma. 2) Valitse kunta. 3) Valitse palvelu/palvelut, joista haluat raportin. + avaa valintaelementin, - sulkee, mutta ei poista jo tehtyä valintaa. 4) Valitse palveluntuottajanosa tai koko yritys. 5) Valitse alkukuukausi ja loppukuukausi. 6) Luo raportti painike aktivoituu. Paina painiketta. 7) Odota raportin latautumista. Raportti latautuu excel-muodossa ja selaimesi asetuksista riippuu aukeaako Excel automaattisesti vai pitääkö se käynnistää raporttitiedostoa klikkaamalla.

48 Asiakkaat ja toteuma Tuotetut yksiköt= kirjatut tapahtumat Keskeneräiset yksiköt eli tapahtumat Asiakkaan omavastuu-osuus hinnaston mukaan, eur Tilitetyt kirjaukset eur = kunta maksanut tai lähettänyt maksuun Yhteenveto asiakkaittain Yhteenveto palveluittain

49 Asiakkaat ja toteuma (1/2) Raportilla näkyvät valitsemasi kunnan ja palvelun/palveluiden asiakkaat, joille on kirjattu palvelutapahtumia tai palveluvaraus valitsemallasi aikavälillä Jos valitsit yhden tuottajanosan (toimipaikan, yksikön tms.), näkyvät raportilla palveluittain ne asiakkaat, joille raportille valittu tuottajanosa on kirjannut tapahtumia Sama asiakas voi esiintyä usean palvelun kohdalla Jos valitsit koko yrityksen, tulevat raportille kaikki ne tuottajanosat, joille on kirjattu tapahtumia Sama asiakas voi esiintyä usean tuottajanosan kohdalla kirjauksista riippuen Jokaisen tuotetun sisällön kohdalla /asiakas Tuotetut yksiköt (=kirjatut tapahtumat) Keskeneräiset kirjaukset (maksun saamiseksi pitää nämä kirjaukset kirjata loppuun) Asiakkaan omavastuuosuus hinnaston mukaan HUOM! Euromääräisillä saldoseteleillä ei ole omavastuuta. Raportointijaksolla tilitetyt kirjaukset (jotka kunta maksanut tai lähettänyt maksettavaksi)

50 Asiakkaat ja toteuma (2/2) Palvelu / asiakas summarivillä on summattu asiakkaan sisältökohtaiset kentät yhteensä Palvelu yht: -summarivillä on summattu ko. palvelun kaikkien asiakkaiden kentät yhteensä Lisäksi Palautteet yht: - ja Reklamaatiot - sarakkeissa näkyy asiakkaiden ko. palvelusta antamisen palautteiden tai reklamaatioiden lukumäärä Palveluntuottaja yht: - summarivillä on summattu kaikkien raportille valittujen palveluiden ja tuottajanosien luvut yhteensä Raportin voi ottaa myös yksittäisestä asiakkaasta antamalla hakukenttään Henkilötunnus halutun asiakkaan henkilötunnuksen Vinkki! Tällä raportilla on helppo ennen kuukauden vaihdetta varmistaa, ettei tapahtumakirjauksia ole jäänyt kirjaamatta loppuun

51 Keskeytykset 1) Valittu Keskeytykset. 2) Valitse kunta. 3) Valitse palvelu, josta haluat raportin. 4) Valitse alkukuukausi ja loppukuukausi. 5) Luo raportti painike aktivoituu. Paina painiketta. 6) Odota raportin latautumista. Raportti latautuu excel-muodossa ja selaimesi asetuksista riippuu aukeaako Excel automaattisesti vai pitääkö se käynnistää raporttitiedostoa klikkaamalla.

52 Keskeytykset Raportilla näkyvät kaikki valitun kunnan valittuun palveluun kirjatut keskeytykset Raportilla seurataan kirjattuja keskeytyspäiviä, ei keskeytyksistä muodostuneita maksutapahtumia Keskeytysjakso näytetään yhtenäisenä riippumatta siitä, montako maksutapahtumaa siitä on muodostunut Kesken olevia keskeytyksiä ei näytetä raportilla

53 Asetukset ja käyttöoikeudet

54 Tilaajavastuu -tietojen tarkastus Muista päivittää yrityksesti tietoja säännöllisesti. Yrityksen tiedot - Perustiedot Kuvaus näkyy vertailussa käytä ilmainen mainostila hyödyksi! Voit päivittää myös Tilaajavastuu tietosi Tarkasta tilaajavastuusta toiminnolla.

55 Palveluntuottajan roolit ja oikeudet Kirjaaja Palvelun valmistelija Palvelusta vastaava PSOPpääkäyttäjä Katsopääkäyttäjä Nämä ovat hierarkiset oikeudet Oikeus kirjata tapahtumia oman tiiminsä asiakkaille. Asiakkaiden tietojen katseleminen oman palvelutiiminsä asiakkaiden osalta. Edelliset, sekä Raporttien käyttö. Voi katsella ja täydentää yrityksen/palveluntuottajan hyväksyttyjä tietoja. Edelliset, sekä Hinnaston tietojen ja laskutustietojen lisääminen ja muokkaaminen. Oikeudet hakeutua palveluntuottajaksi (mutta ei voi lähettää/allekirjoittaa hakemusta). Edelliset, sekä Voi päivittää yrityksen kaikkia tietoja. Antaa oikeudet muille käyttäjille (myös muille pääkäyttäjille). On oikeudet kaikkiin Palveluntuottajan toimintoihin. Edelliset, sekä Voi lähettää hyväksytettäväksi hakemuksia eli allekirjoittaa Palveluntuottajaksi/ Palvelunosatuottajaksi hakeutumisia. Katsorinnakkaispääkäyttäjällä samat oikeudet kuin Katsopääkäyttäjällä.

56 Käyttäjien hallinta Yrityksen pääkäyttäjä voi luoda käyttäjätunnuksia lisää Käyttäjät Hallitse käyttäjiä Luo uusi käyttäjä

57 Luo uusi käyttäjä Syötä uuden käyttäjän Etunimi ja Sukunimi Sähköpostiosoite = uuden käyttäjän käyttäjätunnus Salasana ja Salasana uudelleen. Valitse Rooli. Valitse Lähetä käyttäjän luonnista sähköpostia. (Järjestelmä lähettää uuden käyttäjän sähköpostiin tiedon tunnuksen luomisesta.) Valitse Tallenna.

58 Palvelutiimit Valitse kunta Valitse palvelu Valitse käyttäjät, jotka kuuluvat kyseiseen palvelutiimiin Valitse Tallenna Muista lisätä käyttäjä palvelutiimiin aina, kun 1) luot uuden käyttäjän 2) yrityksesi hyväksytään uutena palveluntuottajana johonkin palveluun. Palvelutiimien avulla hallinnoit käyttäjien oikeuksia käsitellä asiakkaiden tietoja palvelukohtaisesti

59 Konserniyritysten erityispiirteet

60 Kirjautuminen Katso-tunnuksella Valitse kirjaudu, ja sieltä Kirjaudu KATSO:lla KATSO-tunnistautuminen PSOPjärjestelmään vaatii (KATSO)- tunnuksen sekä kiinteän salasanan että vaihtuvan salasanan (verohallinnolta, ei tarvita testissä). KATSOkirjautuminen PSOPkirjautuminen

61 Kirjautuminen ja yrityksen liittäminen PSOP-ikkuna avautuu Valitse yrityslistasta liitettävä yritys yksi kerrallaan Liitä yritys PSOP-palveluun toiminnolla. Liitettyäsi yrityksen/yritykset valitse Kirjaudu. Ensimmäinen kirjautumiskerta: Sähköpostiosoite-kenttään syötetystä osoitteesta tulee PSOP-käyttäjätunnus Ensimmäisellä kerralla tässä luodaan PSOPpääkäyttäjätunnukset

62 Kirjautuminen ja yrityksen liittäminen Valintalistassa näkyy yritykset, joihin käyttäjä on liitetty. Valitse yritys, jota haluat hallinnoida ja paina Valitse. Vaihtaaksesi hallinnoitavaa yritystä tulee käyttäjän kirjautua ulos ja uudelleen sisään.

63 Asiakkaan näkökulma

64 Asiakas ja PSOP-järjestelmä Järjestelmä tuo asiakkaalle lisäarvoa, mutta hänen ei ole välttämätöntä käyttää järjestelmää Kaikille ilman kirjautumista: Hyväksyttyjen palveluntuottajien selailu Haku palvelun ominaisuuksien mukaan Hintojen vertailu Järjestelmään kirjautuneelle asiakkaalle tai puolesta-asioijalle Palvelusetelin tiedot Palvelutapahtumien seuraaminen Palautteen antaminen palveluntuottajalle Mielipidekyselyyn vastaaminen Omat tiedot

65 Asiakkaan kirjautuminen Asiakas tai hänen puolesta asioijansa kirjautuu järjestelmään omilla pankkitunnuksillaan tai mobiilivarmenteella Kunnan työntekijä antaa asiakkaan puolesta asioijalle oikeudet järjestelmään

66 Asiakaspalaute Palveluntuottaja näkee saamansa asiakaspalautteet / reklamaatiot menemällä Asiakkaat Palautteet Myös kunta näkee palveluntuottajalle lähetetyt palautteet / reklamaatiot. Muista vastata palautteisiin!

67 Laatuindeksi Kannusta asiakasta vastaamaan mielipidekyselyyn! Järjestelmä laskee mielipidekyselyn vastausten perusteella laatuindeksiä. Laatuindeksi näkyy julkisessa vertailussa hymynaamoina.

68 Kiitos!