PSOP Lapsiperheiden tilapäinen kotipalvelu ja kotihoito. Palveluntuottajien käyttökoulutus Vantaa

Transkriptio

1 PSOP Lapsiperheiden tilapäinen kotipalvelu ja kotihoito Palveluntuottajien käyttökoulutus Vantaa

2 Palveluntuottajien PSOP-käyttökoulutus Paikka Aika Aihe Maanantai klo Vantaan kaupungin tilat, Peltolantie 2D Tervetulosanat PSOP-järjestelmän käyttöönotto Vantaan kaupungin lapsiperheiden tilapäisen kotipalvelun ja kotihoidon palvelusetelipalveluissa Palvelun käyttötietojen raportointi Asiakkaan tiedot ja palveluvaraus. Palvelutapahtumakirjausten tekeminen PSOP-järjestelmässä Laskutus ja tilitys, palveluiden seuranta raporttien avulla Kuukausittainen tilitysprosessi. Laskudokumenttien käyttö. Hyvitykset ja hylkäykset. Järjestelmän raporttien hyödyntäminen. Asetukset ja käyttöoikeudet Järjestelmän käyttöoikeudet ja niiden hallinta. Laskutustiedot ja muut asetukset. Konserniyritysten erityispiirteet Asiakkaan näkökulma ja yhteenveto Asiakkaan PSOP-järjestelmän käyttömahdollisuudet, palaute ja reklamaatio. Käyttövinkit ja vihjeet. Yhteenveto ja ohjeistus Keskustelua Tilaisuuden päättäminen

3 Koulutuksen tavoitteet Koulutuksen jälkeen osallistuja osaa kirjata tapahtumia PSOP-järjestelmään tehdä kuukausittaisen raportoinnin ja laskutustoimenpiteet PSOP-järjestelmässä hyödyntää palveluntuottajille tarkoitettuja ominaisuuksia omassa työssään ymmärtää järjestelmän talousprosessin etenemisen ja asetukset, jotka vaikuttavat tilityksen onnistumiseen.

4 PALVELUNJÄRJESTÄJÄ ASIAKAS PALVELUNTUOTTAJA Sähköinen palveluntuottajaksi hakeutuminen ja hakemusten käsittely Palveluntuottajarekisteri syntyy automaattisesti hyväksytyistä palveluntuottajista Palvelusetelin myöntäminen ja tallentaminen PSOPjärjestelmään Palveluntuottaja laskuttaa asiakkaalta omavastuuosuuden Asiakas vertaa tuottajia ja valitsee sopivan palveluntuottajan Palveluntuottaja saa maksun kunnalta Asiakas saa palvelua Automaattinen tilitys Palveluntuottaja kirjaa annetun palvelutapahtuman tiedot Palvelutapahtuman hyväksyntä

5 Kunta Kunnan asiakaspalvelija arvioi asiakkaan palvelutarpeen. Asiakkaalle myönnetään palveluseteli. Kunnan työntekijä tarkistaa tarvittaessa tapahtumakirjauksia. Kunnan työntekijä analysoi ja seuraa annettuja palveluja ja kirjauksia. Kunnan työntekijä seuraa palautetta. Järjestelmä Kunnan työntekijä luo palvelusetelin PSOP-järjestelmään Järjestelmä muodostaa hyväksytyistä tapahtumista tilitysaineiston talousjärjestelmälle. Pankki maksaa tuottajalle palveluseteliarvon mukaisen maksun. Asiakas Tuottaja syöttää palvelutapahtuman tiedot PSOPjärjestelmään. Palveluntuottaja Asiakas tutustuu kunnan hyväksymiin palvelusetelipalvelujen tuottajiin ja näiden hintoihin sekä muihin tietoihin PSOPpalvelun julkisessa vertailussa. Asiakas ottaa yhteyttä valitsemaansa palveluntuottajaan ja sopii palvelusta. Asiakas antaa palvelusetelin numeronsa tuottajalle. Tuottaja syöttää setelinumeron PSOPjärjestelmään ja saa asiakkaan tiedot näkyviin, ja oikeuden kirjata tietoja asiakkaalle. Asiakas saa palvelua. Tuottaja saa maksun tililleen. Tuottaja vastaanottaa järjestelmän lähettämän asiakaslaskun kuvan. Asiakas maksaa omavastuuosuutensa mukaisen laskun tuottajalle. Tuottaja laskuttaa asiakkaalta palvelun omavastuu osuuden. Asiakas/puolesta asioija tarkistaa palvelusetelin saldon PSOP-palvelusta. Asiakas/puolesta asioija antaa järjestelmän kautta palautetta saamastaan palvelusta. Tuottaja vastaa palautteeseen järjestelmässä ja tarvittaessa myös muulla tavoin.

6 Palvelun käyttötietojen raportointi

7 Palveluntuottajien PSOP-käyttökoulutus Aihe Tervetulosanat PSOP-järjestelmän käyttöönotto Vantaan kaupungin lapsiperheiden tilapäisen kotipalvelun ja kotihoidon palvelusetelipalveluissa Palvelun käyttötietojen raportointi Asiakkaan tiedot ja palveluvaraus. Palvelutapahtumakirjausten tekeminen PSOP-järjestelmässä. Laskutus ja tilitys, palveluiden seuranta raporttien avulla Kuukausittainen tilitysprosessi. Laskudokumenttien käyttö. Hyvitykset ja hylkäykset. Järjestelmän raporttien hyödyntäminen. Asetukset ja käyttöoikeudet Järjestelmän käyttöoikeudet ja niiden hallinta. Laskutustiedot ja muut asetukset. Konserniyritysten erityispiirteet. Asiakkaan näkökulma ja yhteenveto Asiakkaan PSOP-järjestelmän käyttömahdollisuudet, palaute ja reklamaatio. Käyttövinkit ja vihjeet. Yhteenveto ja ohjeistus. Keskustelua Tilaisuuden päättäminen

8 Lähtötilanne Vantaa on hyväksynyt palveluntuottajan palvelusetelituottajaksi sähköisesti. Asiakas on saanut palvelusetelin. Asiakas on valinnut palveluntuottajan. Asiakas on antanut tuottajalle palvelusetelinumeron. Tällä tuottaja saa tehdyksi PSOPjärjestelmässä palveluvarauksen, joka antaa tuottajalle oikeuden asiakkaan tietoihin.

9 PSOP käytön vaiheet 1. Tee palveluvaraus (kertaluonteinen). 2. Lisää asiakkaan tietoihin käyttämänne asiakastunnus. 3. Kirjaa palvelutapahtumat mahdollisimman nopeasti palvelutapahtuman jälkeen. 4. Kuukausittainen tilitys tapahtuu tehtyjen kirjausten mukaisesti 3. ja 4. päivän välisenä yönä. Saat kuukausittaiset maksuaineistotiedot sähköpostilla. Käsittele ne yrityksenne oman kirjanpitoprosessin mukaisesti.

10 Palveluvarauksen tekeminen Palveluntuottaja tekee asiakkaalle järjestelmään palveluvarauksen asiakkaan palvelusetelinumerolla.

11 Tapahtumakirjaus

12

13 Palveluvaraus

14 Uusi asiakas tee palveluvaraus Uudelle asiakkaalle on aina tehtävä palveluvaraus, jotta voit nähdä asiakkaan tiedot. Syötä asiakkaalta saamasi palvelusetelin numero ja valitse Hae.

15 Palveluvarauksen tekeminen Järjestelmä näyttää asiakkaan palvelusetelin tiedot. Sivulla näkyy palvelusisällöt, joita asiakkaalle on myönnetty ja joita yrityksesi tuottaa. Jos tuotat useampia palvelusisältöjä, riittää kun teet palveluvarauksen yhdelle sisällölle. Valitse Tee palveluvaraus.

16 Palveluvarauksen tekeminen Valitse toimipaikka, joka antaa palvelun asiakkaalle. Kerrottuasi asiakkaalle sopimusehdoista ja sopimussuhteen muodostumisesta voit ruksia ko. kohdat. Vapaamuotoinen tapahtumavaraus kenttään voit kirjoittaa lisätietoja asiakkaan toiveista. Valitse Lähetä palveluvaraus.

17 Asiakasnumeron lisääminen Tehtyäsi palveluvarauksen pääset Asiakkaan tiedot sivulle. Lisää Asiakasnumero-kenttään oman yrityksesi asiakaskohtainen tunniste (max 50 merkkiä). Valitse Tallenna -toiminto. Asiakasnumero tulostuu laskulle.

18 Asiakkaan saldo-ostovoimat

19 Asiakkaan tietojen haku Kun Asiakkaalle on tehty palveluvaraus, voi asiakkaan tiedot hakea Asiakashaku-toiminnolla. Hae asiakkaan tiedot esille asiakkaan nimellä, henkilötunnuksella tai palvelusetelin numerolla.

20 Tapahtumakirjaus

21 Palveluvarauksesta tapahtumakirjaukseen Kun asiakas on valittuna, tapahtumakirjaukseen pääsee joko Palveluvaraukset- tai Saldo-ostovoimat välilehden kautta. Tässä on valittuna Palveluvaraukset-välilehti. Valitse Kirjaa tapahtuma.

22 Saldo-ostovoimasta tapahtumakirjaukseen Tapahtumakirjaukseen pääsee myös Saldoostovoimat välilehden kautta napsauttamalla Palvelusisällöt-linkistä sisällöt auki ja valitsemalla Kirjaa tapahtuma Ostovoimalla tarkoitetaan kaikkia kunnan asiakkaalle myöntämiä palvelusetelitai ostopalvelupalveluja.

23 Tapahtumakirjaus Tarkasta, että tapahtuma kohdistuu oikeaan palvelusisältöön. Tarkasta, että tapahtuma kohdistuu oikeaan toimipaikkaan/yksikköön. Valitse Alkupäivämäärä (kalenterista) ja aloitusaika. Valitse Lopetuspäivämäärä (kalenterista) ja lopetusaika. Järjestelmä laskee ajankohdan perusteella veloitettavan määrän. Valitse Kirjaa tai Tallenna keskeneräisenä, jos haluat vielä muokata tapahtumaa. (Muista käydä Kirjaamassa keskeneräinen tapahtuma.)

24 Tapahtumakirjausta helpottavat lisäpalvelut

25 Ajantasainen raportointi takaa palvelun läpinäkyvyyden kaikille osapuolille Järjestäjä Internet-selain Integraatio järjestelmien välillä Palveluntuottaja Asiakas Mobiilisovellus

26 Tapahtumien selailu ja muokkaus

27 Tapahtumalistaus Tapahtumat-välilehdellä näet asiakkaan tapahtumat. Voit tarkastella tapahtuman tietoja valitsemalla Tarkastele tapahtumaa. Jos tapahtuman tila on Kirjattu osittain, tapahtuma ei ole valmis tilitettäväksi.

28 Teoriaa tapahtumien tilat Kirjattu - Tapahtuma on kirjattu eli valmis kunnan tarkastettavaksi ja tilitettäväksi. Kirjattu osittain - Tapahtuma on tallennettu keskeneräisenä. Tapahtumakirjauksen luonnos, ei tility eikä mene kunnan tarkastettavaksi. Tarkastettavana - Tapahtumakirjaus on ylittänyt myönnetyn määrän tai tapahtuma odottaa kunnan tarkastusta. Hyväksytty Kunta on hyväksynyt tapahtumakirjauksen ja se on valmis tilitettäväksi. Hylätty Kunta on hylännyt tapahtumakirjauksen. Hylkääminen on mahdollista tilassa Tarkastettavana. Odottaa tilitystä - Parin minuutin mittainen tilityksen tila. Jos tässä tilassa olevia näkyy, niin tilitysajo on keskeytynyt jostain syystä, esim. tuottajan laskutustiedot puuttuvat, kunnan laskentatunnisteita puuttuu tai ajo on jostain muusta syystä keskeytynyt. Tilitetty - Tapahtuma on tilitysaineistossa. Maksettu - Tapahtuman tilaksi muutetaan eräpäivänä maksettu. PSOP ei kuitenkaan tiedä onko se oikeasti maksettu, koska maksu tapahtuu kunnan kirjanpitojärjestelmässä. Odottaa hyvitystä - Kunta on hyvittänyt tapahtuman. Tapahtuma on tässä tilassa seuraavaan tilitysajoon asti. Hyvitetty - Hyvitystapahtuma on tilitetty eli huomioitu maksuaineistossa (=vähennetty maksettavasta summasta).

29 Keskeneräisestä kirjauksesta Kirjatuksi Valitse keskeneräinen kirjaus ja paina Tarkastele tapahtumaa. Täydennä tapahtuman tiedot. Valitse Kirjaa.

30 Tapahtuman poistaminen Voit poistaa tapahtuman valitsemalla Poista. Poistaminen on mahdollista, kun tapahtuman tila on Kirjattu osittain, Kirjattu tai Hyväksytty. Poista-toiminto on näkyvissä vain silloin, kun poistaminen on mahdollista.

31 Tauko

32 Laskutus ja tilitys Palveluiden seuranta

33 Palveluntuottajien PSOP-käyttökoulutus Aihe Tervetulosanat PSOP-järjestelmän käyttöönotto Vantaan kaupungin lapsiperheiden tilapäisen kotipalvelun ja kotihoidon palvelusetelipalveluissa Palvelun käyttötietojen raportointi Asiakkaan tiedot ja palveluvaraus. Palvelutapahtumakirjausten tekeminen PSOP-järjestelmässä. Laskutus ja tilitys, palveluiden seuranta raporttien avulla Kuukausittainen tilitysprosessi. Laskudokumenttien käyttö. Hyvitykset ja hylkäykset. Järjestelmän raporttien hyödyntäminen. Palautteet ja reklamaatiot. Asetukset ja käyttöoikeudet Järjestelmän käyttöoikeudet ja niiden hallinta. Laskutustiedot ja muut asetukset. Konserniyritysten erityispiirteet. Asiakkaan näkökulma ja yhteenveto Asiakkaan PSOP-järjestelmän käyttömahdollisuudet, palaute ja reklamaatio. Käyttövinkit ja vihjeet. Yhteenveto ja ohjeistus. Keskustelua Tilaisuuden päättäminen

34 Kuukausittainen tilitysprosessi Tapahtumien kirjaus Tapahtumien hyväksyminen Tilitys Palveluntuottaja on kirjannut järjestelmään palvelutapahtumista tapahtumakirjaukset kunnan määrittelemään aikarajaan mennessä. Järjestelmä huomauttaa kirjaajaa, mikäli saldo ylittää myönnetyn palvelun määrän. Kunta hyväksyy tapahtumat oman prosessinsa mukaisesti. Automaattinen tilitysajo kk 4pv* Sisältö: hyväksytyt tapahtumat Tiedostopalvelin maksuaineisto.xml laskulista.pdf Palveluntuottaja laskuttaa asiakkaalta palvelusetelin omavastuun. Palveluntuottaja voi tulostaa asiakkaalle omavastuuerittelyn järjestelmästä. Kunnan taloushallinnon järjestelmä Palveluntuottajan LASKU kuva.pdf spostilla + ASIAKASLASKU.pdf palveluntuottajalle spostilla + Pankki Palveluntuottaja saa kunnan maksun pankkitililleen.

35 Automaattinen tilitys Automaattinen tilitysajo käynnistyy kuukauden 3. ja 4. päivän välisenä yönä. Tilitykseen otetaan mukaan kaikki hyväksytyt palvelutapahtumat. Palveluntuottaja saa tilityksestä laskutusaineiston omaan, laskutustiedoissa ilmoittamaansa sähköpostiin. Tapahtumat, joita ei ole kirjattu ajoissa, tilitetään seuraavan kuun tilitysajossa. Myös jälkikäteen tehdyt hyvitykset käsitellään aina seuraavassa tilitysajossa.

36 Palveluntuottajan laskuaineistot Yhdestä tilitysajosta muodostuu palveluntuottajalle asiakaslaskut (x kpl) laskut (x kpl). Aineisto lähetetään.pdf-tiedostona sähköpostiin, jos Haluan maksuaineiston pdf-kuvan sähköpostiini on valittuna.

37 Lasku PSOP_lasku_*.pdftiedostossa on riveittäin palveluntuottajan kaikki asiakkaat, joilla oli tilityksessä tapahtumia. Laskun rivillä on asiakaskohtainen yhteensäsumma. Jokaisen kunnan maksusta muodostuu oma laskun kuva.

38 Asiakasnumero laskulla Asiakkaan tiedoissa annettu Asiakasnumero tulostuu laskulle.

39 Finvoice-XML-laskut Palveluntuottaja saa jokaisesta asiakkaasta erikseen sekä.pdfettä.xml-laskutiedostot. Yhdessä tiedostossa ovat yhden asiakkaan kaikki tapahtumat. Laskut tulevat zip-tiedostossa. Tiedostot ovat finvoice_*.pdf- ja finvoice_*.xml-alkuisia tiedostoja.

40 Hyvitykset ja hylkäykset Kunta voi hyvittää ja hylätä tapahtumia. Hyvitys: Tilitetty tai maksettu tapahtuma tarvitsee hyvittää. Tapahtuman tila: Odottaa Hyvitystä tai Hyvitetty. Palveluntuottaja voi pyytää kuntaa hyvittämään esim. väärin kirjatun tapahtuman. Hylkäys: Tarkastettavana oleva tapahtuma voidaan hylätä, jos kunta ei hyväksy tapahtumaa maksettavaksi. Palveluntuottaja näkee tapahtuman tiedoissa hyvityksen/hylkäyksen syyn.

41 Muista kirjata ajantasaisesti On erittäin tärkeää, että asiakkaalla, palveluntuottajalla ja kunnan asiakastyöntekijällä on mahdollisuus seurata mahdollisimman ajantasaisesti, paljonko palvelua on käytetty ja jäljellä tässä kuussa. Palveluntuottajalla on vastuu seurata asiakkaan palvelun jäljellä olevaa määrää. Vain ajantasainen kirjaus varmistaa tilityksen oikeellisuuden ja oikea-aikaisuuden annetuista palveluista. Kirjaukset on tehtävä viimeistään seuraavan kuukauden kolmas päivä.

42 Tapahtumakirjausten tarkistaminen Ennen kuukauden 3. pv Tarkista, että tapahtumien tila ei ole Kirjattu osittain muokkaa tapahtumaa ja valitse Kirjaa. Tarkista, että kaikki kuukauden tapahtumat on kirjattu. Kun tapahtuma on kirjattu väärin Ennen seuraavan kuukauden 3. päivää tapahtuman tila on todennäköisesti kirjattu, kirjattu osittain tai hyväksytty poista tapahtuma ja tee tarvittaessa uusi. Seuraavan kuukauden 4. päivästä eteenpäin tapahtuman tila on todennäköisesti tilitetty tai maksettu ota yhteyttä kunnan yhteyshenkilöön, joka tekee hyvityksen järjestelmässä. Asia korjaantuu seuraavan kuukauden tilityksessä. Tapahtumaa ei ole kirjattu ajoissa Kun tapahtuma kirjataan seuraavan kuun 4. pv tai myöhemmin, se siirtyy seuraavan kuukauden tilitykseen. Tapahtuman voi kirjata 2 kk taaksepäin. Palveluvarausta ei voi tehdä sulkeutuneelle ostovoimalle.

43 Järjestelmän raporttien hyödyntäminen Omavastuuerittely ja raportit

44 Omavastuuerittely

45 Omavastuuerittely Omavastuuerittelyn avulla tuottaja voi tarkastella asiakkaiden omavastuiden suuruuksia.

46 Omavastuuerittely Asiakkaat Omavastuuerittely Valitse palvelu. Anna erittelyn alku- ja loppupäivä. Valitse kieli (suomi, ruotsi tai englanti) = tulosteen kieli. Valitse Tee omavastuuerittely.

47 Omavastuuerittelyn tulostaminen Valitse: Avaa tulostettava versio Tulostettava versio aukeaa uuteen selaimeen.

48 Omavastuuerittelyn tulostaminen Valitse Tulosta Saat esille selaimen oman tulostustoiminnon ja voit tulostaa erittelyn.

49 Raportit

50 Raportit Palveluntuottajan raportit: - Asiakkaat ja toteuma - Keskeytykset 1) Siirry Raportit-välilehdelle. 2) Valitse haluamasi raportti alasvetovalikosta. Muut parametrit muodostuvat valitsemasi raportin ja käyttöoikeuksiesi mukaisesti.

51 Raportit Asiakkaat ja toteuma 1) Valitse kunta. 2) Valitse palvelu, josta haluat raportin. + avaa valintaelementin, - sulkee, mutta ei poista jo tehtyä valintaa. 3) Valitse palveluntuottajanosa tai koko yritys. 4) Valitse alkukuukausi ja loppukuukausi. 5) Luo raportti painike aktivoituu. Paina painiketta. 6) Odota raportin latautumista. Raportti latautuu Excel-muodossa. (Riippuu selaimesi asetuksista, aukeaako tiedosto automaattisesti vai pitääkö se käynnistää raporttitiedostoa klikkaamalla).

52 Raportit - Asiakkaat ja toteuma Tuotetut yksiköt= kirjatut tapahtumat Keskeneräiset yksiköt eli tapahtumat Asiakkaan omavastuu-osuus hinnaston mukaan, eur Tilitetyt kirjaukset eur = kunta maksanut tai lähettänyt maksuun Yhteenveto asiakkaittain Yhteenveto palveluittain

53 Raportit - Asiakkaat ja toteuma Raportilla näkyvät valitsemasi kunnan ja palvelun/palveluiden asiakkaat, joille on kirjattu palvelutapahtumia tai palveluvaraus valitsemallasi aikavälillä Jos valitsit yhden tuottajanosan (toimipaikan, yksikön tms.), näkyvät raportilla palveluittain ne asiakkaat, joille raportille valittu tuottajanosa on kirjannut tapahtumia Sama asiakas voi esiintyä usean palvelun kohdalla Jos valitsit koko yrityksen, tulevat raportille kaikki ne tuottajanosat, joille on kirjattu tapahtumia Sama asiakas voi esiintyä usean tuottajanosan kohdalla kirjauksista riippuen Jokaisen tuotetun sisällön kohdalla/asiakas Tuotetut yksiköt (=kirjatut tapahtumat) Keskeneräiset kirjaukset (maksun saamiseksi pitää nämä kirjaukset kirjata loppuun) Asiakkaan omavastuuosuus hinnaston mukaan Raportointijaksolla tilitetyt kirjaukset (jotka kunta maksanut tai lähettänyt maksettavaksi)

54 Raportit - Asiakkaat ja toteuma Palvelu/asiakas summarivillä on summattu asiakkaan sisältökohtaiset kentät yhteensä Palvelu yht: -summarivillä on summattu ko. palvelun kaikkien asiakkaiden kentät yhteensä Lisäksi Palautteet yht: - ja Reklamaatiot - sarakkeissa näkyy asiakkaiden ko. palvelusta antamisen palautteiden tai reklamaatioiden lukumäärä Palveluntuottaja yht: - summarivillä on summattu kaikkien raportille valittujen palveluiden ja tuottajanosien luvut yhteensä Raportin voi ottaa myös yksittäisestä asiakkaasta antamalla hakukenttään Henkilötunnus halutun asiakkaan henkilötunnuksen. Vinkki! Tällä raportilla on helppo ennen kuukauden vaihdetta varmistaa, ettei tapahtumakirjauksia ole jäänyt keskeneräisiksi eli kirjaamatta loppuun asti.

55 Asiakaspalautteet ja reklamaatiot

56 Asiakaspalaute Palveluntuottaja näkee saamansa asiakaspalautteet / reklamaatiot menemällä Asiakkaat Palautteet Myös kunta näkee palveluntuottajalle lähetetyt palautteet / reklamaatiot. Muista vastata palautteisiin!

57 Reklamaatio Reklamaatioon odotetaan aina vastausta. Palautteen ja reklamaation saat auki ja kiinni +/- merkeistä. Vastaa-linkistä pääset vastaamaan.

58 Palautteeseen tai reklamaatioon vastaaminen Vastaan tekemääsi reklamaatioon Asiakas näkee antamansa palautteet/reklamaatiot ja niiden vastaukset. Palautteet eivät näy julkisesti missään.

59 Asetukset ja käyttöoikeudet

60 Palveluntuottajien PSOP-käyttökoulutus Aihe Tervetulosanat PSOP-järjestelmän käyttöönotto Vantaan kaupungin lapsiperheiden tilapäisen kotipalvelun ja kotihoidon palvelusetelipalveluissa Palvelun käyttötietojen raportointi Asiakkaan tiedot ja palveluvaraus. Palvelutapahtumakirjausten tekeminen PSOP-järjestelmässä. Laskutus ja tilitys, palveluiden seuranta raporttien avulla Kuukausittainen tilitysprosessi. Laskudokumenttien käyttö. Hyvitykset ja hylkäykset. Järjestelmän raporttien hyödyntäminen. Palautteet ja reklamaatiot. Asetukset ja käyttöoikeudet Järjestelmän käyttöoikeudet ja niiden hallinta. Laskutustiedot ja muut asetukset. Konserniyritysten erityispiirteet. Asiakkaan näkökulma ja yhteenveto Asiakkaan PSOP-järjestelmän käyttömahdollisuudet, palaute ja reklamaatio. Käyttövinkit ja vihjeet. Yhteenveto ja ohjeistus. Keskustelua Tilaisuuden päättäminen

61 Palveluntuottajan roolit ja oikeudet Kirjaaja Palvelun valmistelija Palvelusta vastaava PSOPpääkäyttäjä Katsopääkäyttäjä Nämä ovat hierarkiset oikeudet Oikeus kirjata tapahtumia oman tiiminsä asiakkaille. Asiakkaiden tietojen katseleminen oman palvelutiiminsä asiakkaiden osalta. Asiakasnumeron päivittäminen Edelliset, sekä Raporttien käyttö. Voi katsella ja täydentää yrityksen/palveluntuottajan hyväksyttyjä tietoja. Edelliset, sekä Hinnaston tietojen ja laskutustietojen lisääminen ja muokkaaminen. Oikeudet hakeutua palveluntuottajaksi (mutta ei voi lähettää/allekirjoittaa hakemusta). Edelliset, sekä Voi päivittää yrityksen kaikkia tietoja. Antaa oikeudet muille käyttäjille (myös muille pääkäyttäjille). On oikeudet kaikkiin Palveluntuottajan toimintoihin. Edelliset, sekä Voi lähettää hyväksytettäväksi hakemuksia eli allekirjoittaa Palveluntuottajaksi/ Palvelunosatuottajaksi hakeutumisia. Katsorinnakkaispääkäyttäjällä samat oikeudet kuin PSOPpääkäyttäjällä.

62 Käyttäjien hallinta Yrityksen pääkäyttäjä voi luoda käyttäjätunnuksia lisää. Käyttäjät Hallitse käyttäjiä Luo uusi käyttäjä

63 Luo uusi käyttäjä Syötä uuden käyttäjän Etunimi ja Sukunimi Sähköpostiosoite = uuden käyttäjän käyttäjätunnus Salasana ja Salasana uudelleen. Valitse Rooli. Valitse Lähetä käyttäjän luonnista sähköpostia. (Järjestelmä lähettää uuden käyttäjän sähköpostiin tiedon tunnuksen luomisesta.) Valitse Tallenna.

64 Palvelutiimit Valitse kunta Valitse palvelu Valitse käyttäjät, jotka kuuluvat kyseiseen palvelutiimiin Valitse Tallenna Muista lisätä käyttäjä palvelutiimiin aina, kun 1) luot uuden käyttäjän 2) yrityksesi hyväksytään uutena palveluntuottajana johonkin palveluun. Palvelutiimien avulla hallinnoit käyttäjien oikeuksia käsitellä asiakkaiden tietoja palvelukohtaisesti

65 Yrityksen tietojen päivitys Muista päivittää yrityksesi tietoja säännöllisesti. Yrityksen tiedot > Perustiedot ja Toimipaikat Kuvaus näkyy vertailussa käytä ilmainen mainostila hyödyksi! Voit päivittää myös Tilaajavastuutietosi Tarkasta tilaajavastuusta toiminnolla.

66 Tilaajavastuun määräaikaistarkastus Järjestelmä tekee automaattisesti Tilaajavastuun määräaikaistarkastuksen, kun edellisestä tarkistuksesta on kulunut 90 päivää. Mikäli yrityksen tila on muuttunut muuksi kuin ok, lähettää järjestelmä huomioilmoituksen yrityksen pääkäyttäjille. Voit milloin vain päivittää tuoreimman raportin Tarkasta Tilaajavastuusta toiminnolla (Yrityksen tiedot -> Tarkasta tilaajavastuusta).

67 Laskutustiedot Laskutustiedot voi antaa yritys- tai toimipaikkatasolla. Milloin toimipaikalle omat laskutustiedot? Esim. a) oma tili b) oma viite Tärkeimmät kentät: - IBAN tilinumero (ei välilyöntejä!) - BIC-koodi (ei välilyöntejä!) - sähköposti - Haluan maksuaineiston pdfkuvan sähköpostiini täppä. Mikäli vaihdat tilitietojasi, tulee sinun ilmoittaa siitä erikseen myös kaupungille.

68 Konserniyritysten erityispiirteet

69 Kirjautuminen Katso-tunnuksella Valitse Kirjaudu Kirjaudu KATSO:lla KATSO-tunnistautuminen PSOPjärjestelmään vaatii (KATSO)- tunnuksen ja sekä kiinteän että vaihtuvan salasanan (verohallinnolta, ei tarvita testissä). KATSOkirjautuminen PSOPkirjautuminen

70 Kirjautuminen ja yrityksen liittäminen PSOP-ikkuna avautuu Valitse yrityslistasta liitettävä yritys yksi kerrallaan Liitä yritys PSOP-palveluun toiminnolla. Liitettyäsi yrityksen/yritykset valitse Kirjaudu. Ensimmäinen kirjautumiskerta: Sähköpostiosoite-kenttään syötetystä osoitteesta tulee PSOP-käyttäjätunnus Ensimmäisellä kerralla tässä luodaan PSOPpääkäyttäjätunnukset

71 Kirjautuminen ja yrityksen liittäminen Valintalistassa näkyvät ne yritykset, joihin käyttäjä on liitetty. Valitse yritys, jota haluat hallinnoida ja paina Valitse. Vaihtaakseen hallinnoitavaa yritystä tulee käyttäjän kirjautua ulos ja uudelleen sisään.

72 Asiakkaan näkökulma

73 Palveluntuottajien PSOP-käyttökoulutus Aihe Tervetulosanat PSOP-järjestelmän käyttöönotto Vantaan kaupungin lapsiperheiden tilapäisen kotipalvelun ja kotihoidon palvelusetelipalveluissa Palvelun käyttötietojen raportointi Asiakkaan tiedot ja palveluvaraus. Palvelutapahtumakirjausten tekeminen PSOP-järjestelmässä. Laskutus ja tilitys, palveluiden seuranta raporttien avulla Kuukausittainen tilitysprosessi. Laskudokumenttien käyttö. Hyvitykset ja hylkäykset. Järjestelmän raporttien hyödyntäminen. Asetukset ja käyttöoikeudet Järjestelmän käyttöoikeudet ja niiden hallinta. Laskutustiedot ja muut asetukset. Konserniyritysten erityispiirteet. Asiakkaan näkökulma ja yhteenveto Asiakkaan PSOP-järjestelmän käyttömahdollisuudet, palaute ja reklamaatio. Käyttövinkit ja vihjeet. Yhteenveto ja ohjeistus. Keskustelua Tilaisuuden päättäminen

74 Asiakas ja PSOP-järjestelmä Järjestelmä tuo asiakkaalle lisäarvoa, mutta hänen ei ole välttämätöntä käyttää järjestelmää Kaikille ilman kirjautumista: Hyväksyttyjen palveluntuottajien selailu Haku palveluntuottajan ominaisuuksien mukaan Hintojen vertailu Järjestelmään kirjautuneelle asiakkaalle tai puolesta-asioijalle Palvelusetelin tiedot Palvelutapahtumien seuraaminen Palautteen antaminen palveluntuottajalle Mielipidekyselyyn vastaaminen Omat tiedot

75 Asiakkaan kirjautuminen Asiakas tai hänen puolestaasioijansa kirjautuu järjestelmään omilla pankkitunnuksillaan tai mobiilivarmenteella Kunnan työntekijä antaa asiakkaan puolesta asioijalle oikeudet järjestelmään

76 Asiakkaan Saldoseteli-näkymä

77 Asiakkaan Palvelutapahtumat-näkymä

78 Asiakkaan palautteet -näkymä Asiakas näkee kaikki antamansa palauteet ja tekemänsä reklamaatiot. Myös kunta näkee palveluntuottajalle lähetetyt palautteet / reklamaatiot. Palautteet eivät näy julkisesti missään.

79 Laatuindeksi Kannusta asiakasta vastaamaan mielipidekyselyyn! Järjestelmä laskee mielipidekyselyn vastausten perusteella laatuindeksiä. Laatuindeksi näkyy julkisessa vertailussa hymynaamoina.

80 Lopuksi

81 Käyttöönoton vaiheet 1. Tee palveluvaraus (kertaluonteinen) 2. Lisää asiakkaan tietoihin käyttämänne asiakastunnus 3. Kirjaa kuukauden tapahtumat mahdollisimman pian heti palvelutapahtuman jälkeen 4. Tarkista tarvittaessa kuukauden vaihteessa 5. Kuukausittainen tilitys tapahtuu tehtyjen kirjausten mukaisesti 3. ja 4. päivän välisenä yönä. Saat kuukausittaiset maksuaineistotiedot sähköpostilla. Käsittele ne yrityksen oman kirjanpitoprosessin mukaisesti.

82 Tarkasta, että olet varmasti syöttänyt laskutustiedot järjestelmään ja että ne ovat oikein!! Jos yrityksesi / toimipaikkasi laskutustiedot ovat puutteelliset, eivät tapahtumat tility ja maksut eivät tule tilillesi.

83 Käytön tuki Tapahtumien kirjaamisen käyttöohje tulee kuntasi nettisivuille. Käyttöohjevideot: Ohjevideot Palveluntuottaja Kysy lisää Vantaan yhteyshenkilöiltä: Kotihoito: Tiia Kotilainen Lapsiperheiden kotipalvelu: Riitta Hiltunen

84 Kiitos! #digiarki