PALVELUNTUOTTAJA TAPAHTUMIEN KIRJAAMINEN PSOP-JÄRJESTELMÄÄN. Helsingin kaupunki: Suun terveydenhuollon palvelut

Transkriptio

1 PALVELUNTUOTTAJA TAPAHTUMIEN KIRJAAMINEN PSOP-JÄRJESTELMÄÄN Helsingin kaupunki: Suun terveydenhuollon palvelut PALVELUT: SUUN TERVEYDENHUOLTO 1

2 Sisällys EDELLYTYKSET TAPAHTUMAKIRJAUKSILLE KIRJAUTUMINEN PALVELUUN PALVELUVARAUKSEN TEKEMINEN ASIAKKAAN TIETOJEN HAKU TAPAHTUMAKIRJAUS Toimenpiteen kirjaus Toimenpiteen korotus / muutos / lisäys Tapahtuman poistaminen Usean käynnin kirjaus TAPAHTUMAKIRJAUKSIEN SELAILU UUDEN KÄYTTÄJÄTUNNUKSEN LUOMINEN PSOP-JÄRJESTELMÄÄN Luo käyttäjätunnus Liitä käyttäjä palvelutiimiin ONGELMATILANTEITA LISÄTIETOJA

3 1 EDELLYTYKSET TAPAHTUMAKIRJAUKSILLE Palveluntuottaja on kunnan hyväksymä palveluseteli- tai ostopalvelutuottaja. Asiakas on saanut kunnalta ostovoimaa (eli palvelusetelin tai ostopalvelun). Asiakas on antanut palveluntuottajalle palvelusetelinumeronsa, jonka avulla tuottaja tekee PSOP-järjestelmässä palveluvarauksen (luku 3). 3

4 2 KIRJAUTUMINEN PALVELUUN A) Siirry osoitteeseen B) Valitse Kirjaudu sisään C) Valitse Palveluntuottaja -otsikon alta: Kirjaudu (Kirjaudu Parasta Palvelua tunnuksilla). Voit kirjautua myös KATSO-tunnistuksella. D) Anna käyttäjätunnuksesi (=sähköpostiosoite) sekä salasana ja valitse Kirjaudu sisään.! Olet nyt kirjautunut sisään PSOP-palveluun. 4

5 3 PALVELUVARAUKSEN TEKEMINEN Asiakkaan palveluseteli: A) Valitse yläpalkista Asiakkaat ja sen alta Tee uusi palveluvaraus B) Lisää asiakkaalta saamasi Palvelusetelin numero sille varattuun kenttään ja paina Hae C) Järjestelmä näyttää asiakkaan tiedot, ja palvelusetelin palvelut (=palvelusisällöt). D) Valitse listasta sopiva toimenpide ja sen vierestä Tee palveluvaraus. Riittää, kun teet yhteen toimenpiteeseen palveluvarauksen. 5

6 E) Järjestelmä näyttää palveluvaraus-näkymän F) Valitse palveluntuottajanosaksi se toimipaikka tai hammaslääkäri, joka antaa palvelua asiakkaalle. Alasvetovalikon listassa näkyvät ne yrityksesi toimipaikat ja hammaslääkärit, jotka ovat kunta on hyväksynyt tämän palvelun tuottajiksi. G) Vapaamuotoiseen kenttään voit kirjoittaa lisätietoja, esim. asiakkaan toiveita. H) Rastita, että asiakas on hyväksynyt sopimussuhteen yrityksesi kanssa I) Paina Lähetä palveluvaraus J) Järjestelmä siirtyy Palveluvarauksetnäkymään, jossa näytetään kaikki yrityksesi ja Asiakkaan välillä tehdyt palveluvaraukset.! Palveluvaraus asiakkaan ja yrityksesi välillä on nyt luotu ja tapahtumakirjauksia on mahdollista tehdä. 6

7 4 ASIAKKAAN TIETOJEN HAKU Lähtötilanne: Palveluvaraus asiakkaan ja yrityksesi välille on tehty. Valitse ylävalikosta Asiakkaat ja sen alta Asiakashaku. Kirjoita kenttään asiakkaan nimi tai henkilötunnus tai palvelusetelin numero ja paina Hae. Järjestelmä näyttää asiakkaan tiedot Hae-painikkeen alla. Paina asiakkaan nimeä. Seuraavassa näkymässä näkyvät asiakkaan tiedot (vain kunnan työntekijä voi päivittää osoite- ja puolestaasioijan tietoja). Palveluntuottaja syöttää Asiakasnumero -kenttään omassa järjestelmässään olevan asiakasnumeron/- tunnisteen asiakkaalle (maksimissaan 50 merkkiä). Tämä numero näkyy palveluntuottajan saamalla asiakaslaskulla. Myös palveluntuottajan järjestelmärajapinta käyttää sitä hakuehtona (edellyttää integraatiota). 7

8 5 TAPAHTUMAKIRJAUS Valitse Asiakkaan yläpalkista kohta Ostovoimat. Asiakkaan palvelusetelin tiedot avautuvat näkymään. Mikäli palvelusisällöt eivät näy, paina sinistä tekstiä Palvelusisällöt. Tässä näkymässä näet toimenpiteet, jotka asiakkaalle on myönnetty ja mitä toimenpiteitä on vielä tekemättä. Valitse tehdyn toimenpiteen mukainen sisältö ja sen oikeasta laidasta Kirjaa uusi. 8

9 5.1 TOIMENPITEEN KIRJAUS 1. Valitse toimipaikka ja työntekijä, joka hoidon antoi. 2. Tarkista ja muista aina päivittää Tapahtumapäivä. HUOM! Tapahtumapäivä PSOPjärjestelmässä on oltava sama kuin hoidon toteuspäivämäärä. 3. Valitse Kirjaa niiden toimenpiteiden kohdalla, jotka teit kyseisenä tapahtumapäivänä. Kirjauksen lisätieto -kenttään voit kirjoittaa tarvittaessa tapahtumaan liittyvää lisätietoa, esim. suuhygienistin nimen. Tieto näkyy kunnalle ja asiakkaalle. Huom. PSOP-järjestelmä ei ole potilastietojärjestelmä. Potilasasiakirjamerkinnät (hoitotiedot) kirjataan yrityksen omaan tietojärjestelmään; jokaisesta tehdystä toimenpiteestä tulee olla tarkat tiedot. Nämä potilasasiakirjamerkinnät lähetetään Ostopalvelut yksikköön. PSOP-järjestelmässä hampaan nro, pinta ja materiaali ovat sallittuja tietoja, mutta eivät pakollisia tietoja. Sähköisen palveluseteliin liittyvät potiladen hoitotiedot lähetetään postitse osoitteeseen: Suun terveydenhuolto Ostopalvelut/Palse PL Helsingin kaupunki tai suojatun sähköpostin eli turvapostin välityksellä osoitteeseen: 9

10 5.2 TOIMENPITEEN KOROTUS / MUUTOS / LISÄYS Toimenpiteen korotus/ muutos/ lisäys tehdään suoraan PSOP-järjestelmään Helsingin kaupungin sallittujen muutosten mukaan. Mikäli toivomaasi muutosmahdollisuutta ei järjestelmässä ole, ota yhteyttä Ostopalvelut-hammaslääkäreihin. 1. Valitse toimipaikka ja työntekijä, joka hoidon antoi. 2. Päivitä AINA tapahtumapäivä samaksi kuin hoidon toteutuspäivä napsauttamalla kenttää Tapahtumapäivä 3. Valitse muutettavan toimenpiteen kohdalla Tee toimenpidemuutos toiminto. Järjestelmä näyttää sallitut muutokset valitulle toimenpiteelle. 1. Valitse ruksimalla tarpeelliset muutokset. Mikäli tarvitset useamman kuin yhden toimenpidemuutoksen (esim. puudutus-koodin), valitse uudelleen alkuperäisen toimenpidekoodin kohdalta: Tee toimenpidemuutos. 10

11 Järjestelmä lisää valitun muutoksen asiakkaan setelille. Huom. Alkuperäinen toimenpidekoodi ei sulkeudu korotuksen yhteydessä. Alkuperäistä toimenpidettä ei luonnollisestikaan kirjata, jos sitä ei ole tehty. Kun kirjaat toimenpidettä, johon liittyy muutoksia / korotuksia, varmistaa järjestelmä kirjaajalta, että myös alkuperäinen toimenpide on tehty. 5.4 TAPAHTUMAN POISTAMINEN Voit poistaa jo kirjaamasi tapahtuman vielä ennen tilitystä, jos olet esim. vahingossa kirjannut tapahtuman toimenpiteelle, jota ei ole tehty tai ei tehdä (esim. korotuksen yhteydessä). 1. Valitse asiakkaan Tapahtumat välilehdeltä tapahtuma, jonka haluat poistaa. 2. Poista tapahtuma Poista toiminnolla. Poistaminen on mahdollista, kun tapahtuman tila on Kirjattu osittain, Kirjattu tai Hyväksytty. 11

12 Poista toiminto näkyy vain silloin, kun tapahtuma on mahdollista poistaa. 5.3 USEAN KÄYNNIN KIRJAUS Helsingin kaupungin suun terveydenhuollon PSOP-järjestelmässä ei ole toimenpiteitä, joita tehtäisiin usealla käyntikerralla. 6 TAPAHTUMAKIRJAUKSIEN SELAILU Kohdasta Asiakkaat >Tapahtumat voi selata kaikkia yrityksen tekemiä tapahtumakirjauksia asiakaskohtaisesti. Yksittäisen kirjauksen tiedot näkyvät valitsemalla Tarkastele tapahtumaa. Tapahtuman tila voi olla jokin seuraavista: Kirjattu - Tapahtuma on kirjattu eli valmis kunnan tarkastettavaksi ja tilitettäväksi. Kirjattu osittain - Kirjauksen luonnos, ei tility eikä mene kunnan tarkastettavaksi. Tarkastettavana - Tapahtumakirjaus on ylittänyt myönnetyn määrän tai se on jostain muusta syystä päätynyt tarkastettavaksi. Tapahtuma ei tility. Hyväksytty - Tapahtumakirjaus on hyväksytty ja valmis tilitettäväksi. Hylätty - Kunnan käyttäjä on hylännyt tapahtumakirjauksen. Odottaa tilitystä - Parin minuutin mittainen tilityksen tila. Jos tässä tilassa olevia näkyy, niin tilitysajo on jäänyt kesken, esim. puuttuvien tietojen tai ajossa tapahtuneen virheen takia. Tilitetty - Tapahtuma on tilitysaineistossa. Maksettu - Tapahtuman tilaksi muutetaan eräpäivän mukaan maksettu, PSOP ei kuitenkaan tiedä onko se oikeasti maksettu. Odottaa hyvitystä - Kunta on tehnyt hyvityksen tapahtumalle. Tapahtuma on tässä tilassa seuraavaan tilitysajoon asti. Hyvitetty - Hyvitystapahtuma on tilitetty eli huomioitu maksuaineistossa. 12

13 6 UUDEN KÄYTTÄJÄTUNNUKSEN LUOMINEN PSOP-JÄRJESTELMÄÄN 6.1 LUO KÄYTTÄJÄTUNNUS Valitse ylävalikosta kohta Käyttäjät. Valitse alhaalta Luo uusi käyttäjä Lisää käyttäjän tiedot kenttiin. Salasanan tulee täyttää seuraavat ehdot: vähintään 10 merkkiä vähintään 1 numero vähintään 1 kpl isoja ja pieniä kirjaimia Salasana on väliaikainen, käyttäjä vaihtaa salasanan kirjautuessaan ensimmäisen kerran palveluun. Rastita kenttien alla oleva ruutu: Lähetä käyttäjän luonnista sähköpostia, tällöin järjestelmä lähettää lisätyn käyttäjän nyt annettuun sähköpostiosoitteeseen hänen käyttäjätunnuksen (joka annettu sähköpostiosoite) ja salasanan. HUOM! Tämän vuoksi on tärkeää, että järjestelmään annettu sähköpostiosoite on käyttäjällä käytössä ja että osoite on toimiva. 13

14 Rooliksi valitse tarpeen mukaan esim. kirjaaja tai pääkäyttäjä. Paina lopuksi Tallenna. 6.2 LIITÄ KÄYTTÄJÄ PALVELUTIIMIIN Käyttäjä tulee aina liittää palvelutiimiin. Kun järjestelmän käyttö alkaa, tämän avulla hallinnoidaan asiakastietojen näkyvyyttä oikeille henkilöille. Tiimiin on mahdollista liittää käyttäjiä, mikäli palvelun hakeutuminen on aloitettu. Käyttäjät tulee lisätä tiimeihin viimeistään ennen käytön alkamista. Valitse päävalikosta Palvelutiimit. Valitse kunta ja palvelu. (Mikäli tässä ei näy oikeaa palvelua, tiimeihin liittäminen ei ole vielä mahdollista =hakeutumista ei ole vielä aloitettu). Rastita tiimiin kuuluvat käyttäjät. Pääkäyttäjät kuuluvat automaattisesti kaikkiin tiimeihin. Poista rasti niiltä, joiden ei kuulu kuulua tähän tiimiin. 14

15 7 ONGELMATILANTEITA Unohtuneet salasanat: 1) Tilaa itse uusi salasana kirjautumissivulta. tai 2) Pyydä yrityksesi pääkäyttäjää vaihtamaan salasanasi Käyttäjähallinnan kautta. HUOM! Käyttäjän täytyy vaihtaa Käyttäjähallinnassa vaihdettu salasana, heti seuraavalla kerralla, kun itse kirjautuu järjestelmään. Käyttäjätunnus lukkiutuu 4 yrityksen jälkeen, joten vaihda salasanasi jo parin virheellisen yrityksen jälkeen Salasana unohtunut / vanhentunut -toiminnolla. Lukkiutuneet tunnukset: Ota yhteyttä kunnan palvelusta vastaavaan yhteyshenkilöön. 8 LISÄTIETOJA Helsingin Suun terveydenhuollon Ostopalvelut yksikkö: suunte.ostopalvelut@hel.fi tai puhelimitse Ostopalvelut hammaslääkärit: (ensisijainen) Kaikki ohjeet Helsingin kaupungin palveluseteli-sivuilla: Sähköisen palvelusetelin hoitotiedot lähetetään postitse osoitteeseen: Suun terveydenhuolto Ostopalvelut/Palse PL Helsingin kaupunki Tai suojatun sähköpostin eli turvapostin välityksellä osoitteeseen: Ostopalvelut.Suunte@hel.fi 15