Hankinta-asiamiehen pienhankintaohje

Transkriptio

1 Hankinta-asiamiehen pienhankintaohje

2 Sisällysluettelo Sisällysluettelo... I Hankinta-asiamiehen pienhankintaohje... 1 Johdanto... 1 Pienhankinnan määrittely... 1 Pienhankintojen sääntely ja toiminnan periaatteet... 1 Hankinnan arvon laskeminen... 1 Suositukset menettelytavoista... 2 Tilaajavastuulain mukaan tarjoajilta vaadittavat selvitykset... 2 Hankintamenettelyt pienhankinnoissa... 2 Pienhankintailmoituksen tai tarjouspyynnön sisältö... 2 Tarjouspyynnön muoto... 3 Kaupalliset ehdot... 3 Tarjousaika... 3 Pienhankinnasta ilmoittaminen... 3 Vertailuperusteet ja laatutekijät pienhankinnoissa... 3 Tarjoajan kelpoisuus... 3 Hankintapäätös ja sopimus... 4 Hankintapäätöksen ja sopimuksen tekeminen... 4 Hankinta-asiakirjojen julkisuus... 4 Oikeussuojakeinot... 4 Hankintaoikaisu... 4 Oikaisuvaatimus ja kunnallisvalitus... 4 Lisätietoja... 4 Turku Hankinta-asiamies Jorma Saariketo Varsinais-Suomen Yrittäjät Brahenkatu 20, Turku Päivitetty huhtikuu 2014 I

3 Hankinta-asiamiehen pienhankintaohje Tämä pienhankintaohje koskee kansalliset kynnysarvot alittavia pienhankintoja. Näissä pienhankinnoissa järjestetään kevennetty kilpailutus ja tehdään kirjallinen hankintapäätös. Johdanto Eri arvioiden mukaan Suomessa tehdään vuosittain satojatuhansia pienhankintoja, joista merkittäviä, ylittäviä, on kymmeniä tuhansia kappaleita ja niiden yhteisarvo on vuositasolla noin 2,5 miljardia euroa. Yrittäjäjärjestön teettämien selvitysten perusteella pienhankinnat kiinnostavat erityisesti pk-yrityksiä. Näistä syistä johtuen, myös pienhankinnat tulee järjestää ja ohjeistaa tehokkaasti hankintalain suuntaviivojen mukaisesti. On selvää, että pienhankintojen avoin ilmoittaminen edistää ja mahdollistaa markkinoiden paremman hyödyntämisen ja toimivuuden sekä entistä laajemman yritysjoukon tarjonnan. Pienhankintojen tehokas organisointi, vapauttaa myös hankintayksikön aikaa ja resursseja vaativampien hankintojen huolelliseen toteuttamiseen. Pienhankinnan määrittely Pienhankinnaksi kutsutaan hankintaa, joka arvoltaan alittaa kansallisen kynnysarvon. Siten pienhankintoja ovat hankintalajista riippuen seuraavat hankinnat: alle suuruiset tavara- ja palveluhankinnat (alv. 0%) alle suuruiset sosiaali- ja terveydenhoitopalvelut ja eräät työvoimahallinnon yhteishankintana toteutettavat koulutuspalvelut (alv. 0%) alle suuruiset rakennus- ja käyttöoikeusurakat (alv. 0%) Pienhankintojen sääntely ja toiminnan periaatteet Kansalliset kynnysarvot alittaviin pienhankintoihin ei sovelleta hankintalakia. Tästä huolimatta pienhankinnat tulisi kuitenkin pääsääntöisesti kilpailuttaa, eikä tehdä suorahankintana. Tämä perustuu niin kansallisessa laissa säänneltyihin hyvän hallinnon periaatteisiin kuin EY:n perustamissopimuksessa mainittuihin hyvän hallinnon perusperiaatteisiin. Näin ollen myös pienhankinnoissa tulee noudattaa samoja periaatteita kuin kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. Siten pienhankintojen kilpailuttaminen tulee toteuttaa avoimesti, syrjimättömästi, tasapuolisesti sekä suhteellisuusperiaatetta noudattaen. Hankinnan arvon laskeminen Hankinnan ennakoidun arvon laskemisen perustana on käytettävä suurinta maksettavaa kokonaiskorvausta ilman arvonlisäveroa. Arvoa laskettaessa on huomioitava myös siihen mahdollisesti sisältyvät optiokaudet. Määräaikaisissa sopimuksissa ennakoitu arvo lasketaan koko sopimus- ja mahdollisen optiokauden ajalta. On kuitenkin huomattava, että jos hankintayksiköllä on usein toistuvia hankintoja, jotka yksittäisinä hankintoina alittavat kansallisen kynnysarvon, mutta yhteenlaskettuna ylittävät sen, on ne kilpailutettava hankintalain mukaan. 1

4 Suositukset menettelytavoista Tarjouksen tekemiselle on varattava aina kohtuullinen aika, esimerkiksi kaksi (2) viikkoa, riippuen hankinnan koosta. Lisäksi tarjoukset tulee pyytää aina kirjallisina. Tässä ohjeessa pienhankinnat on jaettu edelleen mikro- ja pienhankintoihin. alle (mikrohankinta) tavaran tai palvelun mikrohankinta voidaan pääsääntöisesti tehdä suorahankintana ilman varsinaista kilpailutusta esimerkiksi tarkistamalla hinta muutamalta (3) toimittajaehdokkaalta yli mutta alle (pienhankinta) tavaran tai palvelun pienhankinta on syytä kilpailuttaa siten, että pienhankinta voidaan dokumentoida sekä ilmoittaa julkisesti pienhankintojen verkkopalvelussa. Vaihtoehtoisesti tarjouspyyntö voidaan liitteineen toimittaa muutamalle (3 5) potentiaaliselle tarjoajalle joko sähköpostitse tai kirjallisesti postin välityksellä. Edellä mainitut suositukset menettelytavoista koskevat myös terveydenhoito - ja sosiaalipalveluiden pienhankintoja, joiden arvo on alle euroa ja rakennusurakoita arvoltaan alle euroa. Tilaajavastuulain mukaan tarjoajilta vaadittavat selvitykset Tilaajavastuulain mukaan työn tilaajalla on velvollisuus selvittää sopimuskumppaninsa valmiuksia hoitaa lainmukaisia velvoitteita. Pienhankinnoissa voidaan menetellä niin, että tilaajavastuulain vaatimusten täyttyminen vakuutetaan tarjouksen liitelomakkeessa. Lain mukaiset todistukset pyydetään vasta tarjouskilpailun ratkettua, esimerkiksi ennen sopimuksen allekirjoittamista. Vaadittavat selvitykset ovat: Selvitys yrityksen merkitsemisestä ennakkoperintä-, arvonlisävero- ja työnantajarekistereihin, mikäli lainsäädäntö tätä edellyttää Kaupparekisteriote, mikäli lainsäädäntö edellyttää tarjoajan rekisteröitymistä Todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus Todistukset eläkevakuutusten ottamisesta ja maksujen suorittamisesta Selvitys alihankkijan käyttämisestä Selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. Edellä mainitut todistukset ja selvitykset eivät saa olla 3 kk vanhempia. Mahdolliset muut vaadittavat selvitykset on harkittava erikseen hankinnan luonne huomioiden. Hankintamenettelyt pienhankinnoissa Pienhankinnat tehdään useimmiten avoimella menettelyllä eli jokainen halukas tarjoaja voi tehdä tarjouksen. Pienhankintailmoituksen tai tarjouspyynnön sisältö Pienhankintailmoituksesta tai tarjouspyynnöstä on käytävä ilmi vähintään seuraavat tiedot: Hankinnan kuvaus ja hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset Tieto siitä, että hankinta alittaa kansallisen kynnysarvon Tarjoajan kelpoisuudelle asetetut vaatimukset ja luettelo vaadittavista selvityksistä tai muusta tavasta todentaa kelpoisuus Osoite ja yhteyshenkilö jolta saa hankintaan liittyviä lisätietoja, myös tieto mihin mennessä lisätietopyynnöt on esitettävä ja miten esitettyihin kysymyksiin vastataan Määräaika tarjouksen tekemiselle Osoite, johon tarjous on toimitettava Tarjouksen valinta- ja vertailuperusteet 2

5 Tarvittaessa pyydettävä tarjoajan sähköpostiosoite, jos käytetään sähköistä päätöksen tiedoksiantoa. Maininta siitä, että osapuolia sitova sopimus syntyy kun se on allekirjoitettu Maininta siitä, että tilaus voidaan tehdä, kun hankintapäätös on lainvoimainen. Tarjouspyynnön muoto Pienhankinnoista esitettävä tarjouspyyntö tehdään ensisijaisesti kirjallisena. Tarjouspyyntö tulee suhteuttaa sekä muodoltaan että laajuudeltaan hankinnan kohteeseen. Liian raskas tarjouspyyntö vähentää kilpailua ja toisaalta liian ylimalkainen tarjouspyyntö vaarantaa tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun. Kaupalliset ehdot Tarjouspyynnöstä on käytävä ilmi sellaiset kaupalliset ja muut sopimusehdot, joilla on merkitystä tarjouksen tekemisessä. Tällaisia voivat olla esimerkiksi: Maksuehto ja viivästysseuraamukset Sähköisen laskutuksen käyttömahdollisuus Toimitusaika ja -ehdot Toimitusosoite Sovellettavat yleiset tai muut sopimusehdot Tarjousaika Tarjouksen tekemiselle varataan kohtuullinen ja riittävä aika, mielellään kaksi (2) viikkoa. Pienhankinnasta ilmoittaminen Pienhankinnasta voidaan ilmoittaa joko pienhankintojen verkkopalvelussa, ilmoittajan internetsivuilla tai lähettämällä tarjouspyynnöt postitse, sähköpostitse tai faksilla. Vertailuperusteet ja laatutekijät pienhankinnoissa Pienhankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä yksilöidään hankinnan kohde ja esitetään hankintayksikön vaatimat tiedot. Tavoitteena tulee olla mahdollisimman monen ja keskenään vertailukelpoisen tarjouksen saaminen. Hankintapäätöksen perusteena voivat olla kokonaistaloudellinen edullisuus tai halvin hinta. Kun perusteena käytetään kokonaistaloudellista edullisuutta, pitää hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä mainita selkeästi tarjousten pisteytys- ja vertailuperusteet. Vertailuperusteiden tulee olla tasapuoliset. Suositeltavaa pienhankinnoissa on kuitenkin käyttää vertailuperusteena halvinta hintaa. Halvimman hinnan käyttäminen vertailuperusteena onnistuu, kun sekä tarjoajalle, että tarjouspyynnön kohteelle asetetaan selkeät ja ehdottomat vähimmäisvaatimukset. Tarjouspyynnössä asetetut vähimmäisvaatimukset täyttävistä tarjouksista kilpailun voittaa hinnaltaan halvin tarjous. Tarjoajan kelpoisuus Tarjoajille asetetut ehdottomat kelpoisuusvaatimukset ovat hyvä keino varmistaa tarjoajien kyky toteuttaa hankinta. Kelpoisuusehdot esitetään tarjouspyynnössä. Toimittajaksi valitaan tarjoaja, joka parhaiten täyttää toimittajalle ja tarjouspyynnön kohteelle asetetut vaatimukset. Vaatimusten täyttyminen osoitetaan joko tarjouksessa tai sen liitteinä toimitettavissa selvityksissä ja todistuksissa. 3

6 Yksi joustava ja aikaa säästävä toimintamalli on, että tarjoaja vakuuttaa kelpoisuusehtojen täyttymisen tarjouspyynnön liitteenä olevalle lomakkeelle ja palauttaa sen tarjouksensa liitteenä. Tässä tapauksessa vain tarjouskilpailun voittaja toimittaa todistukset ja selvitykset nähtäväksi ennen hankinnasta päättämistä. Hankintapäätös ja sopimus Hankintapäätöksen ja sopimuksen tekeminen Pienhankinnasta joka ylittää tulee aina tehdä kirjallinen ja perusteltu hankintapäätös. Perusteluista tulee ilmetä hankinnan kohde, moneltako yritykseltä tarjouksia on pyydetty ja mitkä yritykset ovat toimittaneet tarjouksen määräaikaan mennessä. Lisäksi perusteluista on käytävä ilmi, miten vertailu tarjoajien välillä suoritettiin ja millä perustein voittaja valittiin. Päätös lähetetään tiedoksi oikaisuvaatimusohjeineen kaikille tarjouksen toimittaneille tarjoajille. Sitova sopimus syntyy vasta kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Hankinta-asiakirjojen julkisuus Hankinta-asioissa on noudatettava säädöksiä yleisten asiakirjojen julkisuudesta. Ennen hankintapäätöksen tekoa hankinta-asiakirjat eivät ole julkisia. Hankintapäätöksen jälkeen asiakirjat ovat asianosaisjulkisia ja vasta hankintasopimuksen allekirjoittamisen jälkeen yleisjulkisia. Salassa pidettävät asiakirjat eivät kuitenkaan tule julkisiksi. Oikeussuojakeinot Käytettävissä olevat oikeussuojakeinot pienhankinnoissa ovat hankintaoikaisu ja kuntalain mukaiset muutoksenhakukeinot. Markkinaoikeus ei pääsääntöisesti käsittele pienhankintoja. Hankintaoikaisu Hankintayksikkö voi asianosaisen aloitteesta tehdyn hankintaoikaisuvaatimuksen perusteella ratkaista asian uudelleen. Hankintaoikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksi saannista. Hankintayksikön on ilmoitettava välittömästi asianosaisille hankintaoikaisun vireille tulosta. Oikaisuvaatimus ja kunnallisvalitus Kunnallisen toimijan pienhankintapäätökseen tyytymättömällä asianosaisella tai kuntalaisella on oikeus tehdä oikaisuvaatimus 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksi saannista. Lisätietoja Tähän ohjeeseen liittyviä lisätietoja antaa Varsinais-Suomen Yrittäjien hankintaasiamies Jorma Saariketo, sähköposti puhelin Katso lisätietoja myös osoitteessa: Turussa huhtikuussa 2014 Varsinais-Suomen Yrittäjät Jorma Saariketo hankinta-asiamies 4

7 Alueellisten hankinta-asiamiesten yhteystiedot: Etelä-Savo Etelä-Savon yrittäjät Ilkka Liljander puhelin: sähköposti: Helsinki Helsingin yrittäjät Ari-Matti Toivonen puhelin: sähköposti: Kainuu Kainuun yrittäjät Kyösti Kauppinen puhelin: sähköposti: Keski-Suomi Keski-Suomen yrittäjät Katja Laukkanen puhelin: sähköposti: Pirkanmaa Pirkanmaan yrittäjät Markus Koskinen puhelin: sähköposti: Varsinais-Suomi Varsinais-Suomen yrittäjät Jorma Saariketo puhelin: sähköposti: Muiden hankinta-asiamiesten yhteystiedot: Pohjois-Savo IS-Hankinta Oy Minna Heikka puhelin: sähköposti: Pohjois-Karjala JOSEK Oy Päivi Halonen puhelin: sähköposti: 5