Pienhankintaohje kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat

Transkriptio

1 Pienhankintaohje kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat Hyväksytty Nurmijärven kunnanhallituksen päätöksellä

2 1. PÄÄTÖSVALTA HANKINTA-ASIOISSA PIENHANKINTAOHJEEN SOVELTAMISALA KYNNYSARVOT HANKINNAN ENNAKOIDUN ARVON LASKEMINEN SOPIMUSTOIMITTAJIEN KÄYTTÄMINEN PIENHANKINTOJEN SUORITTAMINEN Tavara- ja palveluhankinnat, joiden arvo on alle euroa Tavara- ja palveluhankinnat, joiden arvo on euroa Terveydenhoito - ja sosiaalipalveluiden hankinnat, joiden arvo on alle euroa Rakennusurakat, joiden arvo on alle euroa Tilaajavastuulain mukaan tarjoajilta vaadittavat selvitykset HANKINTAMENETTELYT PIENHANKINNOISSA Avoin menettely Rajoitettu menettely Neuvottelumenettely TARJOUSPYYNNÖN SISÄLTÖ TARJOUSAIKA HANKINNASTA ILMOITTAMINEN/TIEDOTTAMINEN VERTAILUPERUSTEET JA LAATUTEKIJÄT PIENHANKINNOISSA TARJOAJAN KELPOISUUDEN ARVIOINTI PIENHANKINNOISSA HANKINTAPÄÄTÖS JA SOPIMUS Hankintapäätöksen tiedoksianto LASKUTUS JA TOIMITUKSEN/SOPIMUKSEN TÄYTÄNTÖÖNPANON VALVONTA HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS MUUTOKSENHAKU Hankintaoikaisu Oikaisuvaatimus Kunnallisvalitus HANKINNAN KESKEYTTÄMINEN KIRJAAMINEN DIAARIIN... 14

3 3 Johdanto Kunnan on kilpailutettava hankintansa. Tässä ohjeessa käsitellään kansallisen kynnysarvon alittavia hankintoja, joista käytetään nimitystä pienhankinta. Ohjeessa otetaan kantaa siihen, milloin hankinnassa on kysymys pienhankinnasta ja ohjeistetaan tavat, miten pienhankintoja tulee tehdä. Hankintalain mukaisen kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa tulee noudattaa näitä ohjeita, muun lainsäädännön velvoitteita ja hyvän hallinnon periaatteita. Hallintolain, kuntalain sekä EU:n perustamissopimuksen mukainen avoimuus, tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu sekä suhteellisuus -periaatteet koskevat kaikkia hankintoja kynnysarvoista riippumatta. Kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta on oma, erillinen hankintaohje.

4 4 1. Päätösvalta hankinta-asioissa Hankintapäätöksen ja hankintasopimuksen tekee se toimielin tai viranhaltija, jolle on johtosäännössä tai sen perusteella tehdyllä hallinnollisella päätöksellä annettu päätösvalta hankintaasioissa. Hankintapäätöksen tekevä toimielin tai viranhaltija ratkaisee myös, miten alle 4000 euroa maksavat hankinnat suoritetaan. 2. Pienhankintaohjeen soveltamisala Pienhankintaohjetta sovelletaan tavara- ja palveluhankintoihin, joissa hankinnan veroton kokonaisarvo on alle euroa. Mikäli tavara- tai palveluhankinta on kilpailutettu noudatetaan voimassaolevaa hankintasopimusta. Sosiaali- ja terveyspalveluiden osalta ohje soveltuu kokonaisarvoltaan alle euron ja rakennusurakoissa alle euron alle jääviin hankintoihin. 3. Kynnysarvot EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat Kansalliset kynnysarvot: 1. Tavarat ja palvelut Terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut Rakennusurakat Hankintalain mukaan hankinnat jakautuvat kolmeen eri ryhmään niiden taloudellisen arvon perusteella. Noudatettaville hankintamenettelyille asetetut vaatimukset vaihtelevat riippuen hankinnan taloudellisesta arvosta.

5 5 4. Hankinnan ennakoidun arvon laskeminen Ennen hankinnan kilpailuttamista on selvitettävä hankinnan ennakoitu arvo. Ennakoidun arvon laskemisella selvitetään, mitä säännöksiä hankintaan sovelletaan. Hankinnan arvoa laskettaessa perusteena on käytettävä toimittajan saamaa kokonaiskorvausta ilman arvonlisäveroa koko sopimuskauden ajalta. Hankinnan arvoa laskettaessa on otettava huomioon hankinnan vaihtoehtoiset toteuttamistavat ja hankintaan mahdollisesti sisältyvät optio- ja pidennysehdot sekä ehdokkaille ja tarjoajille maksettavat palkkiot tai muut maksut. Mikäli kyseessä on useamman hankintayksikön yhteishankinta, hankinnan ennakoitu arvo on kaikkien sopimuskokonaisuuksien yhteenlaskettu arvo. Määräaikaisissa sopimuksissa ennakoidun arvon selvitettäessä on käytettävä koko sopimuskauden, sisältäen myös mahdollisen optiokauden, aikaista kokonaisarvoa. Toistaiseksi voimassaolevien sopimusten osalta käytetään 48 kuukauden arvoa. Puitejärjestelyissä ennakoidun arvon laskennassa on käytettävä kaikkien puitejärjestelyn keston ajaksi suunniteltujen hankintojen kokonaisarvoa. Ennakoidun arvon laskentasäännöillä pyritään estämään hankintojen kielletty keinotekoinen pilkkominen ja ilmoitusvelvollisuuden kiertäminen. Vaikka pienhankintoja ei lähtökohtaisesti voi saattaa markkinaoikeuden käsiteltäväksi, kysymys hankinnan jakamisesta osiin keinotekoisesti ja lain soveltamisen välttämiseksi on markkinaoikeuden toimivaltaan kuuluva asia. Kun hankintayksiköllä on usein toistuvia hankintoja, jotka yksittäisinä hankintoina alittavat kansallisen kynnysarvon, mutta tilikauden ajalta yhteenlaskettuna ylittävät sen selkeästi, on hankinnat kilpailutettava suurempana kokonaisuutena kerralla hankintalain mukaisena puitejärjestelynä. 5. Sopimustoimittajien käyttäminen Ennen hankintaprosessin käynnistämistä tulee tarkistaa onko kunnan jokin toimiala tai Seudullinen hankintapalvelukeskus kilpailuttanut kyseisen tuotteen/palvelun tai onko kunta liittynyt tämän hankinnan osalta KL-Kuntahankinnat Oy:n sopimukseen. Tietoja sopimustoimittajista ja voimassa olevista sopimuksista löytyy kunnan intranetistä hankintasivuilta. Mikäli hankintapalvelukeskus tai jokin kunnan toimiala on kilpailuttanut hankittavan tavaran tai palvelun tai siitä on sopimus KL- Kuntahankintojen kanssa, tehdään tilaus suoraan sopimuksen perusteella. Puitejärjestelyllä tarkoitetaan yhden tai useamman hankintayksikön ja yhden tai useamman toimittajan välistä sopimusta, jonka tarkoituksena on vahvistaa tietyn ajan kuluessa (max. 4 vuotta) tehtäviä hankintasopimuksia koskevat ehdot, kuten hinnat, alennusehdot, toimitusehdot ja tilausmenettelyt. Hankinta on tehtävä vahvistettujen ehtojen mukaisesti. Ainoastaan poikkeustapauksissa ja perustellusta syystä hankintoja voi tehdä sopimusten ulkopuolelta. Poikkeamisen syynä voi esimerkiksi olla, että tarvittavaa tavaraa tai palvelua ei ole saatavissa muilta toimittajilta, tai kyse on yksittäisen asiakkaan hoito- tai asiakassuhteen jatkamisesta keskeytymättä silloin kun hoitosuhteen katkeaminen aiheuttaisi kohtuutonta terveydellistä tai hoidollista haittaa.

6 6 6. Pienhankintojen suorittaminen 6.1 Tavara- ja palveluhankinnat, joiden arvo on alle euroa Kun kyseessä on alle 4000 euron hankinta eikä tavaraa tai palvelua ole saatavissa sopimustoimittajalta, voi hankinnan suorittaa suorahankintana ilman varsinaista kilpailuttamista mahdollisimman kokonaistaloudellisesti. Usein on aiheellista tehdä puhelinsoittokierros tai hakea Internetin kautta hinta- ja tuotetietoja hankinnan kohteesta ennen tilauksen tekoa. Hankinnasta ei tarvitse tehdä kirjallista päätöstä eikä hankintailmoitusta. Tilaukset on pääsääntöisesti tehtävä kirjallisesti (sähköposti, faksi, Internet) sovittujen tilaus- ja muiden kaupallisten ehtojen dokumentoimiseksi. 6.2 Tavara- ja palveluhankinnat, joiden arvo on euroa Mikäli euron arvoista hankintaa ei voida tehdä sopimustoimittajalta, menetellään seuraavasti: Hankinnasta lähetetään samanaikaisesti sähköpostitse, postitse tai faksilla tarjouspyyntö vähintään 3-5:lle tiedossa olevalle toimittajalle. Tarjouksen tekemiselle on varattava kohtuullinen aika hankinnan luonteesta riippuen esim. 1-2 viikkoa. Tarjoukset pyydetään toimittamaan sähköpostitse, postitse tai faksilla. Tarjouspyynnön sisällöstä tarkemmin kohdassa 8. Hankinnasta tehdään päätös. Päätöksen perusteluista tulee käydä ilmi vähintään käytetty hankintamenettely, moneltako yritykseltä tarjouksia on pyydetty, ketkä ovat antaneet tarjouksen ja voittaneen tarjouksen valinta perusteluineen. Päätökseen liitetään hankintaoikaisuohje ja oikaisuvaatimusohje. Tilaukset on tehtävä kirjallisesti (sähköposti, faksi, Internet) sovittujen tilausehtojen dokumentoimiseksi. Hankintapäätöksestä ja sopimuksesta tarkemmin kohdassa 13. Mikäli hankinnan arvo vähintään euroa, on ennen päätöksen tekemistä varmistettava tuleeko tilaajavastuulaki sovellettavaksi. kts. kohta 6.5. Erityisillä perusteilla kilpailuttaminen voidaan jättää tekemättä myös alle euron hankinnoissa tekemällä ns. suorahankinta. Erityisiä perusteita arvioitaessa on huomattava, että tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun periaate edellyttää yleensä hankinnan kilpailuttamista. Neuvottelumenettely ja suora hankinta voivat tulla myös kyseeseen, kun tavanmukainen kilpailuttaminen ei ole hankkeen erityinen laatu tai vähäisyys huomioon ottaen perusteltua. Esim. hankitaan tiettyyn koneeseen tai laitteeseen lisävaruste tai varaosa, jota myy vain koneen tai laitteen maahantuoja ja minkään muun vastaavan laitteen lisävaruste tai varaosa ei siihen sovi. Vedottaessa tällaisiin erityisiin perusteisiin on vähintään euron hankinnasta aina tehtävä kirjallinen hankintapäätös. Tästä päätöksestä on selvittävä perusteet hankinnan kilpailuttamatta jättämiselle. 6.3 Terveydenhoito - ja sosiaalipalveluiden hankinnat, joiden arvo on alle euroa Hankinnoissa noudatetaan samoja eurorajoja, periaatteita ja menettelytapoja (kohdat 6.1 ja 6.2) kuin muissa kansallisen kynnysarvon alittavissa tavara- ja palveluhankinnoissa (pienhankinnoissa).

7 7 6.4 Rakennusurakat, joiden arvo on alle euroa Pienimmät urakat ja työt hankitaan ensisijaisesti suoraan kilpailutetuilta sopimustoimittajilta. Alle euron urakoissa menetellään samojen periaatteiden mukaisesti kuin kohdissa 6.1. (hankinta-arvo alle euroa) ja 6.2. (hankinta-arvo euroa). Urakan arvon ollessa euroa kun sopimustoimittajaa ei ole käytettävissä: Lähetetään kirjallinen tarjouspyyntö vähintään 3-5 urakoitsijalle. Tarjouspyyntöön liitetään lomake jolla tarjoajien tulee vahvistaa, että he ovat hoitaneet kaikki lakisääteiset velvoitteensa (kts. kohta 6.5). Hankinnasta tehdään päätös. Päätöksen perusteluista tulee käydä ilmi vähintään käytetty hankintamenettely, moneltako yritykseltä tarjouksia on pyydetty, ketkä ovat antaneet tarjouksen ja voittaneen tarjouksen valinta perusteluineen. Päätökseen liitetään hankintaoikaisuohje ja oikaisuvaatimusohje. Hankinnasta on tehtävä erillinen kirjallinen sopimus, kun urakan arvo on vähintään Sopimuksen tekijän tehtävänä on ennen sopimuksen allekirjoittamista varmistaa, että tilaajavastuulain edellytykset täyttyvät. 6.5 Tilaajavastuulain mukaan tarjoajilta vaadittavat selvitykset Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä velvoittaa työn tilaajaa selvittämään sopimuskumppaninsa valmiuksia hoitaa lainmukaisia velvoitteita. Lain velvoitteet tulee huomioida hankintaa tehtäessä ja valmistelussa. Tilaajavastuulain mukaan vaadittavat selvitykset ovat: Selvitys yrityksen merkitsemisestä ennakkoperintärekisteriin ja arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisävelvollisten rekisteriin sekä työnantajarekisteriin, mikäli lainsäädäntö tätä edellyttää Kaupparekisteriote Todistus verojen maksamisesta Todistukset eläkevakuutusten ottamisesta ja maksujen suorittamisesta Selvitys vuokratyövoiman ja alihankintatyön käyttämisestä Selvitys työhön sovellettavista työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. Todistukset ja selvitykset eivät saa olla 3 kk vanhempia. Jos sopimussuhde jatkuu yli 12 kuukautta, on sopimuskumppanin toimitettava em. ajan tasalla olevat selvitykset aina 12 kuukauden välein. Muut vaadittavat selvitykset on harkittava erikseen hankinnan luonne huomioiden. Lisätietoja tilaajavastuulaista: Työ- ja elinkeinoministeriön oppaasta osoitteessa: --> työ --> työlainsäädäntö --> tilaajavastuu Tilaajavastuulaki ja valmisteluasiakirjat:

8 8 7. Hankintamenettelyt pienhankinnoissa 7.1 Avoin menettely Avoimessa menettelyssä tarjouksentekijöiden määrää ei ole rajoitettu. Jokainen halukas voi tehdä tarjouksen. Avoin menettely tulee kysymykseen lähinnä silloin, kun pienhankinnasta ilmoitetaan kunnan Internet-sivuilla ja/tai Hilma-hankintailmoitusjärjestelmässä. 7.2 Rajoitettu menettely Rajoitetussa menettelyssä pyydetään tarjouksia etukäteen hyviksi ja luotettaviksi arvioiduilta vähintään 2-5 toimittajalta ilman julkista ilmoittelua. 7.3 Neuvottelumenettely Pienhankinnoissa voidaan käyttää neuvottelumenettelyä tilanteissa, joissa hankintatarpeen ratkaisemiseksi löytyy useita vaihtoehtoja. Hankintaprosessi pääpiirteissään: Määritellään hankintatarve ja hankintaan liittyvät tavoitteet neuvottelujen pohjaksi Suoritetaan tarvittaessa markkinakartoitus mahdollisista toimittajista Käydään neuvottelut hankinnan toteuttamisvaihtoehdoista esim. puhelimitse ja sähköpostitse (vähintään kolmen soveltuvan toimittajan kanssa) Tarjoajilta saadut tiedot dokumentoidaan tai Pyydetään valitun toteuttamisvaihtoehdon mukaiset kirjalliset tarjoukset toimittajilta Tehdään edellisten perusteella perusteltu hankintapäätös kirjallisena Päätös asianosaisille hankintaoikaisu- ja oikaisuvaatimusohjeineen. 8. Tarjouspyynnön sisältö Tarjouspyynnöstä on käytävä ilmi (tai tarjoajalle on ilmoitettava) vähintään seuraavat tiedot: Hankinnan kuvaus (hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset, mahdolliset hankintamäärät/arvio) Käytetty hankintamenettely Hankinta on kansallisen kynnysarvon alittava Tarjoajan kelpoisuudelle asetetut vaatimukset ja luettelo vaadittavista selvityksistä kelpoisuuden todentamiseksi Määräaika tarjouksen tekemiselle Osoite, johon tarjous on toimitettava Tarjouksen valintaperuste ja vertailuperusteet Pyydettävä tarjoajan sähköpostiosoite, jos käytetään sähköistä päätöksen tiedoksiantoa. Maininta siitä, että molempia osapuolia sitova hankintasopimus syntyy kun sopimus on allekirjoitettu, mikäli kyseessä on vähintään 7500 urakka tai palveluhankinta Maininta siitä, että tilaus voidaan tehdä, kun hankintapäätös on lainvoimainen.

9 9 Lisäksi tarjouspyynnöstä on käytävä ilmi sellaiset kaupalliset ja muut sopimusehdot, joilla on merkitystä tarjouksen tekemisessä. Tällaisia voivat olla esimerkiksi: Maksuehto (yleensä 30 pv netto) Viivästysseuraamukset enintään korkolain mukaiset Sähköisen laskutuksen käyttömahdollisuus Toimitusaika Toimitusehdot Toimitusosoite Sovellettavat yleiset sopimusehdot (JYSE tavarat 2009, JYSE palvelut 2009, YSE 1998, JIT 2007 jne.) 9. Tarjousaika Tarjouksen tekemiselle on varattava kohtuullinen ja riittävä aika hankinnan luonteesta riippuen (yleensä vähintään 1-2 viikkoa). Tarjoukset voidaan toimittaa postitse, sähköpostitse tai faksilla. 10. Hankinnasta ilmoittaminen/tiedottaminen Pienhankinnasta ilmoittaminen/tiedottaminen voidaan tehdä kirjallisesti lähettämällä tarjouspyynnöt postitse tai sähköisesti sähköpostina, faksilla suoraan tarjoajille tai julkaisemalla tarjouspyyntömateriaali kunnan kotisivuille Internetissä. Kotisivujen käyttöä suositellaan, koska yleisen avoimuusperiaatteen ja hankintalain perusperiaatteiden mukaan julkisissa hankinnoissa tulee soveltaa avoimuutta. Jos on syytä epäillä, että kunnan kotisivuilla tai HILMA:ssa julkaistu ilmoitus ei tavoita tarjoajia, pitää tarjouspyynnöt lähettää suoraan vähintään 3 5 toimittajalle. Mikäli hankintayksikön tiedossa ei ole riittävästi yrityksiä, joille tarjouspyynnön voisi lähettää tai halutaan tavoitella toimittajia, jotka eivät ole hankintayksikön tiedossa, voidaan hankinnasta ilmoittaa kunnan kotisivuilla Internetissä ja/tai valtakunnallisessa HILMA hankintailmoitusjärjestelmässä Vertailuperusteet ja laatutekijät pienhankinnoissa Kirjallisessa tarjouspyynnössä yksilöidään ja määritellään hankinnan kohde sekä esitetään muut vaadittavat tiedot vertailukelpoisten tarjousten saamiseksi. Tarjouspyynnöstä tulee ilmetä, että kysymyksessä on kansallisen kynnysarvon alittava hankinta. Hankinnan ratkaisuperusteina voivat olla kokonaistaloudellinen edullisuus tai halvin hinta. Jos hankinnan ratkaisuperusteena käytetään kokonaistaloudellista edullisuutta, pitää tarjouspyynnössä määritellä selkeästi mitattavissa/arvioitavissa olevat tarjousten vertailuperusteet ja niiden pohjalta päättää hankinnasta. Muita perusteita ei saa käyttää. Jos hankinnan ratkaisuperusteeksi on ilmoitettu halvin hinta, niin silloin mitään muita vertailuperusteita hankinnan ratkaisemisessa ei saa käyttää. Vertailuperusteina voi olla mm. hinta, laadulliset perusteet, maksuehto, toimitusehto, toimitusaika, sähköisen tilauksen käyttömahdollisuus, sähköisen verkkolaskutuksen käyttömahdollisuus, käyttökoulutus/käytön opastus, asennus, palvelunsuorittajan kokemus vastaavasta työstä, palvelunsuo-

10 10 rittajan koulutustausta, takuun sisältö, takuuaika, raportointi, tuotteen elinkaarikustannusvertailu, huoltohinta, huollon vasteaika, varaosien taattu toimitusaika ja ympäristöasioiden huomioiminen. Pienhankinnoissa hankinnan vertailu-/valintaperusteissa voidaan käyttää painoarvoja/pisteytystä tai voidaan ilmoittaa vertailuperusteiden tärkeysjärjestys. Vertailuperusteet ja niiden painoarvo tai tärkeysjärjestys on ilmoitettava tarjouspyynnössä. Vertailuperusteet eivät saa olla syrjiviä. Jos ratkaisuperusteena käytetään halvinta hintaa, on kaksi tapaa toimia: A) Mikäli ratkaisuperusteena tarjouspyynnössä ilmoitetaan vain halvin hinta, niin mitään muuta ratkaisuperustetta ei tarjousvertailussa saa käyttää. B) Jos halvin hinta -perusteeseen halutaan kytkeä laadullisia ym. tekijöitä, on hankittavan tuotteen tai palvelun minimivaatimukset kuvattava tarjouspyynnössä ehdottomina edellytyksinä (laadulliset sekä muut ominaisuudet ja muut keskeiset hankintaan liittyvät seikat kuten maksuaika, toimitusehto). Tarjouspyynnössä asetetut minimivaatimukset täyttävistä tarjouksista tarjouskilpailun voittaa se, joka on hinnaltaan halvin. Koska pienhankinnoissa tavoitellaan yksinkertaisia ja kustannustehokkaita menettelyjä tulee hankinnan vertailu- ja ratkaisuperusteet, vaadittavat asiakirjat ja muut tekijät suhteuttaa hankinnan luonteeseen ja kokonaisarvoon. 12. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi pienhankinnoissa Pienhankinnoissa voi joissain tapauksissa olla perusteltua sisällyttää tarjoajien kelpoisuuden arviointi ja valinta hankintamenettelyyn. Jos esimerkiksi hankinta joudutaan toteuttamaan nopealla aikataululla ja tiedot potentiaalisista toimittajista ja heidän osaamisestaan ovat puutteelliset, on tarkoituksenmukaista sisällyttää hankinnan kannalta oleellisia soveltuvuusehtoja tarjouspyyntöön. Hankintoja, joissa perinteinen tarjoajien soveltuvuuden hankintakohtainen arviointi voi olla tarpeellista, ovat mm. sellaiset palveluhankinnat, jotka edellyttävät toimilupia (esim. liikennelupa) tai tiettyä ammatillista pätevyyttä. Lasten ja nuorten parissa toimivilta palvelutuottajilta vaaditaan lähes poikkeuksetta rikostaustan selvittämistä. Toimittajaksi saa valita vain tarjoajan, jolla on tekniset, taloudelliset ja muut tarvittavat edellytykset hankinnan toteuttamiselle. Jos tarjoajalta edellytetään tiettyjen kelpoisuusehtojen täyttämistä, voidaan siihen liittyvät selvitykset vaatia tarjouksen liitteenä tai tarjouksen tekemistä helpottaa ja nopeuttaa siten, että tarjoajilta ei edellytetä asetettuihin ehtoihin liittyvien asiakirjojen ja todistusten toimittamista tarjouksen yhteydessä. Tarjoaja vakuuttaa kelpoisuusehtojen täyttymisen allekirjoittamalla lomakkeen johon ehdot on valmiiksi laadittu. Lomake palautetaan hankintayksikölle tarjouksen liitteenä. Tarjouskilpailun voittajalta pyydetään ko. kelpoisuustodistukset nähtäväksi ennen hankinnasta päättämistä. Mikäli tarjoaja ei täytä asetettuja kelpoisuusehtoja tulee tarjoaja sulkea pois tarjouskilpailusta. Vastaavasti tarjouspyynnön vastainen tai siten puutteellinen tarjous, että sitä ei tarjoajien syrjimättömän kohtelun varmistamiseksi voida enää jälkikäteen täydentää, on suljettava pois tarjouskilpailusta. Poissulkemisesta tehdään valituskelpoinen päätös joko erikseen tai hankintapäätöksen yhteydessä.

11 Hankintapäätös ja sopimus Kaikista vähintään 4000 euron hankinnoista tehdään kirjallinen hankintapäätös. Päätöksen perusteluissa tulee ilmetä hankinnan luonteesta riippuen hankittava tavara, palvelu tai rakennustyö, käytetty hankintamenettely, moneltako yritykseltä tarjouksia on pyydetty ja ketkä ovat määräaikaan mennessä antaneet tarjouksen ja mitkä tarjoukset ovat saapuneet myöhässä ja tämän vuoksi hylätään. Päätöksen perusteluista on käytävä ilmi, miten tarjousten vertailu suoritettiin ja millä perusteella voittaja tuli valituksi. Päätös lähetetään tiedoksi hankintaoikaisu- ja oikaisuvaatimusohjeineen kaikille tarjoajille. Arvoltaan vähintään 7500 palveluhankinnasta on tehtävä hankintapäätöksen lisäksi erillinen kirjallinen hankintasopimus, jolloin hankintapäätökseen otetaan ehto jonka mukaan sopimusosapuolia sitova sopimus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Muina vaihtoehtoisina ajankohtina, joita tulee kuitenkin käyttää vain poikkeuksellisesti, voidaan käyttää esim. päätöksen lainvoimaisuutta, rakennushankkeissa rakennus- tai ympäristöluvan lainvoimaisuutta jne. Muissa tapauksissa sopimuksen tekemisen tarkoituksenmukaisuutta on arvioitava tapauskohtaisesti. Jos erillistä sopimusta ei laadita, on varmistettava, että hankinnan keskeiset ehdot ilmenevät hankinnan asiakirjoista Hankintapäätöksen tiedoksianto Hankintalaki mahdollistaa sähköisten menettelyjen käytön tehokkaalla tavalla kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa. Pienhankinnoissa, joissa ei sovelleta suoraan hankintalain määräyksiä, sovelletaan lakia sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa. Tämän lain määräykset poikkeavat hankintalain tarkoittamasta sähköisestä menettelystä mutta ovat byrokraattisempia ja hitaampia toteuttaa. Sähköisin menetelmin (sähköposti tai fax) toteutettu pienhankinta on kuitenkin nopeampi ja tehokkaampi tapa hoitaa hankintaprosessin kuin perinteinen kirjallinen tapa postin kautta. Tarjous voidaan pienhankinnassa pyytää toimitettavaksi sähköpostina tai fax-viestinä. Tarjouspyynnössä on pyydettävä tarjoajaa ilmoittamaan sähköpostiosoite tai fax-numero, minne hankintapäätös lähetetään. Tarjouspyynnössä on samalla otettava lain vaatima tarjoajan suostumus sille, että päätös voidaan tiedoksiantaa tarjoajalle sähköisessä muodossa esim. tarjouspyynnön tekstillä Tarjoaja suostuu toimittamaan tarjouksen kokonaisuudessaan sähköisessä muodossa sähköpostilla/faxilla (sen mukaan kumpaa käytetään) ja vastaanottamaan hankintapäätöstä koskevan tiedoksiannon sähköpostilla/faxilla (sen mukaan kumpaa käytetään) Kyllä Ei. Myös sekajärjestelmän käyttöä on mahdollista eli tarjous pyydetään perinteisesti kirjallisena mutta päätös annetaan tiedoksi sähköisesti. Tämä edellyttää edellä mainittua tarjoajan suostumusta ottaa vastaan päätöksen tiedoksianto sähköisesti ja sitä, että tarjoaja ilmoittaa tarjouksessaan sähköpostiosoitteen tai fax-numeron, minne päätös lähetetään. Sähköisen tiedoksiannon etuna on nopeus. Perinteisessä kirjallisessa tiedoksiannossa pitää odottaa lähettämispäivän jälkeen 21 päivää (7 pv postinkulkuaikaa + 14 pv muutoksenhakuaikaa) ennen kuin päätös saa lainvoiman, jos siitä ei ole valitettu tai tehty oikaisuvaatimuksia. Sähköisessä tiedoksiannossa joutuu odottamaan 17 päivää lähettämispäivän jälkeen (3 pv viestinkulkuaikaa + 14 pv muutoksenhakuaikaa) ennen kuin päätös saa lainvoiman, jos siitä ei ole valitettu tai tehty oikaisuvaatimuksia.

12 12 Sähköisen tiedoksiannon käyttäminen: Päätös perusteluineen tehdään Dynastyyn oikeaan lomakepohjaan (Kansallisen kynnysarvon alittava hankinta). Oikeassa lomakepohjassa on mukana oikeat muutoksenhakuohjeet. Päätös annetaan tiedoksi liitteineen sähköpostilla tai faksilla, siten, että allekirjoitettu päätös liitteineen skannataan sähköpostia varten ja laitetaan sähköpostiin liitteeksi tai allekirjoitettu päätös faxataan liitteineen asianosaisille. Päätöstä koskevaan viestiin/fax-lähetteeseen on merkittävä, minä päivänä ja mihin kellonaikaan se on lähetetty vastaanottajille. Päätös liitteineen lähetetään ryhmälähetyksenä samaan aikaan kaikille tarjoajille. Sähköisten menetelmien käytössä on lisäksi huomioitava se, että pienhankinnoissa sähköisesti toimitettu tarjous katsotaan saapuneeksi silloin kun se on viranomaisen käytettävissä vastaanottovälineessä siten, että viestiä voidaan käsitellä. Jos tarjoajalta pyydetään sähköisesti jokin asiaan liittyvä lisäselvitys, katsotaan lisäselvityksen tulleeksi perille määräajan viimeisen päivän aikana. Kun määräajan viimeinen päivä jatkuu aikaa klo saakka, on selvintä asettaa myös tarjousten palautusmääräajaksikin pp.kk.vvvvv klo mennessä. 14. Laskutus ja toimituksen/sopimuksen täytäntöönpanon valvonta Tilauksen yhteydessä on toimittajalle annettava ohjeistus kunnan käytössä olevasta laskutuskäytännöstä ja ohjeet sähköisen verkkolaskun käytöstä. Tilaajan on valvottava itse tai nimettävä vastuuhenkilö valvomaan, että toimitukset ovat tilauksen/sopimusehtojen mukaisia. Sopimusrikkomuksesta on toimittajaa reklamoitava välittömästi ja esitettävä mahdolliset vaateet tai pidätettävä oikeus niiden esittämiseen. Maksuehdoissa tulee pyrkiä mahdollisimman pitkään maksuaikaan. Mielellään käytetään ehtona 30 päivää netto siitä, kun toimitus on hyväksytysti vastaanotettu. Viivästyskoron voi olla enintään voimassa olevan korkolain mukainen. 15. Hankinta-asiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjojen julkisuuteen sovelletaan julkisuuslakia (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta /621). Hankintaa koskeva asiakirja tulee julkiseksi asianosaisille sitten kun hankinta- tai poissulkemispäätös on tehty liike- ja ammattisalaisuuksia lukuun ottamatta. Yleisesti julkiseksi hankintapäätökseen liittyvät asiakirjat tulevat sitten kun sopimus on tehty. Liikeja ammattisalaisuudet ovat tällöinkin salassa pidettäviä tietoja. Tarjouksentekijän ilmoitus siitä, mitä tietoja pitää liikesalaisuuksina, ei määrää asiakirjojen julkisuutta, vaan viime kädessä kunta tulkitsee ja päättää mikä pitää julkisuuslain mukaan salassa pidettävänä tietona. Tarjouspyynnöissä on vaadittava, että tarjouksiin merkitään selvästi merkinnällä ei julkinen ne kohdat, jotka ovat tarjoajan mielestä liikesalaisuuksia. Jos toinen tarjoaja haluaa jälkeenpäin nähdä kilpailijoiden tarjousasiakirjoja, on niistä poistettava liikesalaisuuksia sisältävät kohdat. Jos hankintayksikölle on epäselvää, tulkitaanko jokin kohta liikesalaisuudeksi, niin hankintayksikön tulee kysyä tarjoajan oma näkemys asiasta. Epäselvissä tapauksissa on järkevää olla varovainen. Jos tarjousasiakirjat nähtäväkseen halunneen kanssa tulee erimielisyyttä siitä, onko

13 13 jokin tieto liikesalaisuus vai ei, pitää tehdä valituskelpoinen päätös, jossa todetaan, että hankintayksikkö pitää vaadittua tietoa liikesalaisuutena eikä ole antanut sitä nähtäväksi (salassapitopäätös). Tällöin sen tulkitseminen, onko tieto liikesalaisuus vai ei, jää valitusviranomaisen tulkittavaksi ja vastuulle. 16. Muutoksenhaku Kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa sovelletaan hankintalain mukaista hankintaoikaisua sekä kuntalain määräyksiä muutoksenhaun osalta. Päätöksiä ei voi saattaa markkinaoikeuden tutkittavaksi Hankintaoikaisu Hankintayksikkö voi omasta tai tarjoajan aloitteesta poistaa virheellisen päätöksensä tai peruuttaa muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun ja ratkaista asia uudelleen, jos tehty ratkaisu perustuu virheelliseen menettelyyn. Hankintaoikaisun tekeminen ei vaadi asianosaisen suostumusta. Asianosaisen on tehtävä hankintaoikaisu 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Hankintayksikkö voi tehdä hankintaoikaisun 60 päivän kuluessa siitä, kun hankintapäätös on tehty. Hankintayksikön on ilmoitettava välittömästi asianosaisille hankintaoikaisun vireille tulosta. Hankintaoikaisua ei voi tehdä päätöksestä, josta on tehty hankintasopimus Oikaisuvaatimus Päätökseen tyytymättömällä asianosaisella tai kunnan jäsenellä on oikeus tehdä kuntalain mukainen kirjallinen oikaisuvaatimus kunnan muiden viranomaisten kuin valtuuston päätöksistä. Oikaisuvaatimus tehdään toimivaltaiselle toimielimelle ja se on kunnallisvalituksen pakollinen esivaihe. Oikaisuvaatimus on toimitettava toimivaltaiselle toimielimelle ennen viraston aukioloajan päättymistä viimeistään neljäntenätoista (14) päivänä päätöksen tiedoksisaantipäivää lukuun ottamatta Kunnallisvalitus Oikaisuvaatimuksen johdosta annettuun päätökseen haetaan muutosta kirjallisella kunnallisvalituksella. Kunnallisvalitus on tehtävä hallinto-oikeudelle 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Kunnallisvalituksen voi tehdä asianosainen ja kunnan jäsen. Oikaisuvaatimuksen johdosta tehtyyn päätökseen saa hakea muutosta vain se, joka on tehnyt oikaisuvaatimuksen. Jos päätös on oikaisuvaatimuksen vuoksi muuttunut, saa päätökseen hakea muutosta kunnallisvalituksella myös muut asianosaiset ja kunnan jäsenet. Valituksen saa tehdä sillä perusteella, että päätös on syntynyt virheellisessä järjestyksessä, päätöksen tehnyt viranomainen on ylittänyt toimivaltansa tai päätös on muutoin lainvastainen.

14 Hankinnan keskeyttäminen Pienhankinnassa hankintamenettely voidaan todellisesta ja perustellusta syystä keskeyttää siinä vaiheessa kun päätöstä ei ole vielä tehty. Todellisia syitä voivat olla: - kilpailutusprosessin aikana olosuhteet ovat siten muuttuneet, että koko hankinta on tullut tarpeettomaksi - hankintamenettelyssä tapahtunut virhe, jota ei voidaan jälkeenpäin korjata ja johtaa siihen, että tarjouksia ei voida pätevästi ja tarjoajia syrjimättömällä tavalla vertailla - tarjoukset ovat liian kalliita ja määrärahat eivät riitä - saatiin vain yksi vaatimukset täyttävä tarjous mutta halutaan useampi tarjous todellisen kilpailun aikaansaamiseksi - kaikki saadut tarjoukset ovat tarjouspyynnön vastaisia tai siten puutteellisia, että asianmukaista tarjousvertailua ei voida tehdä - yksikään tarjoaja ei täytä asetettuja kelpoisuusehtoja Hankinnan keskeyttäminen tapahtuu tosiasiallisesti silloinkin kun se tapahtuu poissulkupäätösten kautta ja kaikki tarjoajat tai saadut tarjoukset joudutaan sulkemaan pois tarjouspyynnön vastaisina tai sen vuoksi että tarjoaja tai useampi ei täytä kelpoisuusvaatimuksia. Jos keskeytetty hankinta aiotaan toteuttaa, pitää kilpailutus käynnistää kokonaan uudelleen uutena kilpailutuksena. Tarjouspyyntöä pitää muuttaa ja korjata, jos keskeyttämisen syitä on löydettävissä alkuperäisessä tarjouspyynnössä olleista heikkouksista. Jos keskeytyksen syynä ovat olleet liian kalliit tarjoukset, pitää hankinnan kohdetta ja/tai hankinnan toteuttamistapaa yrittää muuttaa halvemmaksi. Täysin samansisältöistä tarjouspyyntöä kuin oli alkuperäinen, ei saisi käyttää, koska silloin ollaan hyvin lähellä kiellettyä tinkimiskierrosta. Hankinnan keskeyttämisestä on tehtävä valituskelpoinen päätös perusteluineen ja lähetettävä se kaikille tarjoajille. Yleensä keskeytetty hankintamenettely käynnistetään pian uudelleen korjatulla tarjouspyynnöllä. Tarjouspyynnössä voi olla syytä mainita hankintayksikön pidättämä oikeus keskeyttää hankinta todellisista syistä, jotka tulee luetella tarjouspyynnössä. 18. Kirjaaminen diaariin Hankinta-asiakirjojen diarioinnista on erilliset ohjeet tai käytännöt. Tarjousten vastaanotosta (kirjalliset tarjoukset ja sähköiset tarjoukset) löytyvät perusteelliset ohjeet kynnysarvon ylittäviä hankintoja koskevasta hankintaohjeesta. Erityisesti on kiinnitettävä huomiota saapuvien tarjousten kirjaamiseen ja hankintapäätöksen tiedoksiannon kirjaamiseen.