Pienhankintojen hankintaohje

Transkriptio

1 Pienhankintojen hankintaohje Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy ja tytäryhtiöt Ohjeen nimi Vastuuhenkilö Pienhankintaohje Voimaantulo xx.xx.xxxx Päätös xxxxx Päivitetty xx.xx.xxxx Päivittäjä xxxx Päivitetty Päivitetty Päätös Päätös

2 2 Sisällysluettelo YLEISTÄ... 3 Konserniyhtiöt... 3 PIENHANKINNAN MÄÄRITELMÄ... 3 PIENHANKINNOISSA NOUDATETTAVAT YLEISET PERIAATTEET... 4 TARJOUSKILPAILUN TOTEUTTAMINEN... 5 Hankintamenettelyt... 5 TARJOUSPYYNTÖ... 8 PIENHANKINNAN HYVÄKSYMINEN, EHTOJEN KIRJAAMINEN JA TILAAMINEN... 8 YLEISET SOPIMUSEHDOT... 9 HANKINTAOIKAISU... 9 ASIAKIRJOJEN DOKUMENTOINTI JA SÄILYTYS TAVARATOIMITUS PALVELUTOIMITUS TAKUUN VALVONTA ERINÄISET MÄÄRÄYKSET... 11

3 3 KANSALLISET KYNNYSARVOT ALITTAVIA HANKINTOJA ELI PIENHANKINTOJA KOSKEVAT MENET- TELYTAPAOHJEET Yleistä Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat eli pienhankinnat eivät kuulu hankintalain soveltamisalaan muutoin kuin hankintaoikaisua koskevan muutoksenhakusäännöksen osalta (HL 83 ). Pienhankintoja tehtäessä tulee noudattaa määrärahojen käytöstä annettuja ohjeita. Lisäksi pienhankinnassa tulee noudattaa EU:n perustamissopimuksen mukaisia yleisiä periaatteita: - tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun, - avoimuuden ja - suhteellisuuden periaatteita. Hankintaohjeessa kuvatut menettelyperiaatteet on tarkoitettu yhtenäistämään konsernin toimintatapoja ja hyvää hankintakulttuuria. Konserniyhtiöt ovat Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy Kymenlaakson Ammattikorkeakoulu Oy Mikkelin Ammattikorkeakoulu Oy Disec Oy Mikpolis Oy Pienhankinnan määritelmä Pienhankinnalla tarkoitetaan hankintalain mukaisen kansallisen kynnysarvon alle jääviä hankintoja ( alv. 0 %): alle euron tavara- ja palveluhankinnat, käyttöoikeussopimukset, suunnittelukilpailut alle euron terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut sekä eräät työvoimapalveluihin liittyvät koulutuspalveluhankinnat yhteishankintana alle euron rakennusurakat ja käyttöoikeusurakat Hankinta on pienhankinta kun seuraavat ehdot täyttyvät: hankinnan kohdetta ei voida hankkia jo olemassa olevien puitesopimusten puitteissa tilaamalla hankinta ei toistu useampaan kertaan talousarviovuoden aikana hankinnan kohde ei ole osa suurempaa hankintakokonaisuutta hankinnan ennakoidun arvon laskemisella on selvitetty, soveltuvatko kynnysarvot ylittäviä hankintoja koskevat säännökset kyseiseen hankintaan.

4 4 Pienhankinnoissa noudatettavat yleiset periaatteet Tavoitteena on mahdollisimman kustannustehokas, joustava, yksinkertainen ja sujuva hankintamenettely. Pienhankintojen suunnittelun tulee kuulua konserniyhtiön talouden suunnitteluun ainakin yleisellä tasolla. Pienhankinnat tulee ensisijaisesti toteuttaa käyttämällä keskitetysti kilpailutettuja puitejärjestelyjä ja sopimuksia. Omana hankintana toteutettavat pienhankinnat tulee pääsääntöisesti kilpailuttaa. Hankintamenettely suhteutetaan hankinnan suuruuteen ja kilpailuttamisen kautta saavutettavissa olevaan hyötyyn. Pienhankinnat tulee käsitellä tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina. Määräraha hankintaan tulee olla olemassa ja hankintojen tulee perustua hankintasuunnitelmiin ainakin yleisellä tasolla. Hankintasuunnitelman merkitys korostuu erityisesti pienhankinnoissa. Hankintasuunnitelmien avulla on mahdollisuus saada riittävän ajoissa selville konsernin/konserniyhtiön kaikki yksittäiset samaa tuoteryhmää koskevat vuoden aikana toistuvat hankinnat sekä hankintojen ennakoidun arvon määrittämiseksi että puitejärjestelyjen kilpailuttamisen pohjaksi. Hankkeissa, joihin saadaan ulkopuolista rahoitusta, noudatetaan myös rahoittajien määräyksiä. Hankintaa ja hankintamenettelyä suunniteltaessa huomioidaan hankinnan luonne hankinnan arvo (alv. 0 %) laatutekijöiden merkitys elinkaarikustannukset markkinoilla oleva tarjonta Pienhankinnoissa on otettava huomioon mahdollisuuksien mukaan kestävä kehitys, tuotteiden ja niiden pakkausmateriaalien ympäristövaikutukset ja kuormitukset sekä kierrätysmahdollisuudet tavaran tai rakennusmateriaalin koko elinkaaren aikana. Tavara- ja palveluhankinnat kohdistetaan yleisesti saatavilla oleviin malleihin ja laatuihin. Hankinnoissa on vältettävä tarpeettomia rinnakkaistuotteita.

5 5 Tarjouskilpailun valintaperusteena käytetään useimmiten halvinta hintaa. Kokonaistaloudellista edullisuutta on suositeltavaa käyttää esimerkiksi silloin, kun tuotteissa tai palveluissa on hintaan vaikuttavia laatueroja tai laadulla on merkitystä. Hankinta-asiantuntijat konsernissa ja konserniyhtiöissä ohjaavat tarvittaessa pienhankintojen kilpailutusprosessin toteuttamisessa. Yksikkö/vastuualue Yhteyshenkilö Yhteystiedot Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu: opiskelijapalvelut viestintä- ja markkinointipalvelut hallintopalvelut kirjasto- ja oppimisteknologiapalvelut tietohallinto Kymenlaakson ammattikorkeakoulu Mikkelin ammattikorkeakoulu Disec Oy Mikpolis Oy Satu Sirkiä Merja Kokko Merja Kokko Satu Sirkiä Tarjouskilpailun toteuttaminen Hankintamenettelyt Hankintatilanteesta riippuen pienhankinnoissa voidaan käyttää kevennettyä rajoitettua menettelyä avointa menettelyä suorahankintaa eli hankintaa ilman kilpailusta Kevennetty rajoitettu menettely Kevennetty rajoitettu menettely on suositeltavin hankintamenettely pienhankinnoissa, joiden arvonlisäveroton arvo on alle Rajoitetussa menettelyssä tarjouksia pyydetään luotettaviksi ja toimituskykyisiksi arvioiduilta toimittajilta, vähintään kolme (3) toimittajaa.

6 6 Avoin menettely Avointa menettelyä käytetään tilanteissa, joissa hankintayksiköllä on vain rajallisesti tietoa tarjoajista ja tarjonnasta markkinoilla. Avoimessa menettelyssä hankinnasta ilmoitetaan. Ilmoittamisen laajuus tulee suhteuttaa ilmoittamisesta saatavissa olevaan hyötyyn. Tarjouspyyntö voidaan julkaista esim. Hilmailmoituskanavalla. Avoimessa menettelyssä tarjouspyyntö tulee toimittaa kaikille sitä pyytäville tarjoajille. Tarjouspyynnöt ja tarjoukset tehdään avoimessa menettelyssä ainoastaan kirjallisina, muilta osin voidaan soveltaen toteuttaa samoja periaatteita ja noudattaa samoja menettelytapoja kuin kevennetyssä rajoitetussa menettelyssä. Kevyt neuvottelumenettely Kevyen neuvottelumenettelyn käyttäminen saattaa olla tarkoituksenmukaista esimerkiksi silloin jos hankintatarpeen ratkaisemiseksi löytyy vaihtoehtoisia toteuttamistapoja (esim. konsulttipalveluissa), hankinta on toteutettava nopealla aikataululla ja hankinta on myös arvoltaan kansallisen kynnysarvon rajoilla. Jos hankintayksiköllä ei ole tietoa tarjoajista, kevyt markkinakartoitus voidaan suorittaa esim. puhelimitse tai etsimällä mahdollisia tarjoajia internetistä. Ehdokkaiden soveltuvuutta arvioidaan markkinatiedon pohjalta ja neuvotteluihin valitaan vähintään kaksi. Neuvottelujen pohjaksi määritellään hankintaan liittyvät tarpeet ja tavoitteet. Neuvottelut voidaan toteuttaa esim. puhelimitse ja sähköpostin välityksellä. Neuvotteluista tehdään muistiinpanot ja perustelut, joiden pohjalta hankinta tehdään. Hankintapäätöksen ja muutoksenhaun osalta noudatetaan samoja periaatteita, kuin muista vastaavankokoisista pienhankinnoista on määritelty. Menettely voidaan toteuttaa seuraavasti: o potentiaalisille tarjoajille lähetetään neuvottelukutsu, jossa kerrotaan hankinnan kohde o tarjouspyyntö lähetetään kirjallisena neuvotteluun osallistuneille o tarjoukset pyydetään toimittamaan kirjallisesti annettuun päivään mennessä o annetaan mahdollisuus lisäneuvotteluihin tai tarjousten tarkennuksiin o tarjoukset vertaillaan ja sen tulokset kirjataan perustelumuistioon o laaditaan tilaus tai sopimus o neuvottelumenettelyn koko aineisto säilytetään arkistosäännön mukaisesti

7 7 Suorahankinta eli hankinnat ilman kilpailuttamista Hankinta ilman kilpailua eli suorahankinta on mahdollista kansallisen kynnysarvon alittavissa eli pienhankinnoissa, jos hankinnan arvo on vähäinen tai kilpailuttaminen on muutoin epätarkoituksenmukaista. Suorahankinta on mahdollista esimerkiksi silloin, jos tarjouskilpailussa mahdollisesti saavutettavat paremmat hinta- ja muut ehdot eivät ilmeisesti ylitä kilpailun järjestämisestä aiheutuvia kustannuksia. Suorahankinta on mahdollista myös silloin, kun tavaran tai palvelun laatu ja hintataso ovat tiedossa tai kun hankittavaa tavaraa ei ole muualta saatavissa. Suorahankinnan käyttöperusteita 1. Hankinta on arvoltaan vähäinen: alle euron tavarahankinta muut palveluhankinnat (lukuun ottamatta yksittäisiä sosiaali-, terveys- ja työvoimapalveluihin liittyviä koulutuspalveluja), joiden arvo alle euroa. yksittäisissä sosiaali- ja terveyspalveluissa sekä eräissä työvoimapalveluihin liittyvissä koulutuspalvelujen hankinnoissa hankinta voidaan suorittaa tarvittaessa ilman kilpailua, jos kilpailuttaminen on epätarkoituksenmukaista. rakentamishankkeissa kilpailuttamistarve on arvioitava tapauskohtaisesti kiinnittäen huomiota hankkeen luonteeseen, suunnittelutarpeeseen, toimintaympäristöön jne. 2. Hankinnalla on kiire. 3. Hankintayksikkö tuntee hyvin alan tuotteet ja tarjonnan. 4. Vastaavaa tuotetta on hankittu lähiaikoina ja hintataso on selvillä. 5. Tarjouskilpailun kustannukset ylittävät kilpailuttamisesta saatavan hyödyn. 6. Muita toimittajia ei ole tiedossa. 7. Hankinta tehdään avoimesta sähköisestä kauppapaikasta. Vähäisenä hankintana ei koskaan pidetä sellaisen tuotteen tai palvelun hankintaa, josta on konsernissa tai konserniyhtiössä keskitetty hankintasopimus. Jos suorahankinnasta tehdään hankintapäätös, tulee suorahankinnan käytön syy perustella hankintapäätökseen. Asiakirja tulee säilyttää ko. yksikössä arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Projektien/hankkeiden hankintojen osalta noudatetaan myös rahoittajan antamia ohjeita sekä euromääräisten rajojen että päätösten suhteen.

8 8 Tarjouspyyntö Tarjouspyyntö lähetetään ja tarjoukset pyydetään yleensä sähköpostitse. Arvoltaan vähäisissä hankinnoissa hinta- ja toimitusaikatietoja voidaan selvittää myös suullisesti. Saadut tiedot on tällöin kirjattava tai pyydettävä vahvistamaan sähköpostitse. Lähellä kansallista kynnysarvoa olevien hankintojen kilpailuttamisprosessissa noudatetaan soveltuvin osin samoja periaatteita kuin hankintalain mukaisessa kansalliset kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. Tarjoukset tulee tällöin avata vasta tarjousajan jättöajan jälkeen ja avaamisesta laaditaan avauspöytäkirja ja hankintapäätös. Esimerkki pienhankinnan kilpailutuksesta, josta laaditaan kirjalliset tarjouspyynnöt: tarjouspyyntö tulee laatia selkeäksi ja yksiselitteiseksi, joka mahdollistaa tarjousten vertailtavuuden tarjouspyynnössä määritellään vähintään seuraavat asiat: hankinnan kohde tekniset ja muut tuotteeseen tai tarjoajaan liittyvät vaatimukset, vertailuperusteet, tarjousten voimassaoloaika, tarjousten jättöaika, lisätietojen antaja tarjouspyynnöt lähetetään riittävälle määrälle mahdollisia tarjoajia, tarjoajia on aina oltava enemmän kuin yksi tarjoukset vertaillaan ja niistä laaditaan yhteenveto voittaneesta tarjouksesta laaditaan tilaus tai sopimus kirjallisen menettelyn koko aineisto säilytetään arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti Pienhankinnan hyväksyminen, ehtojen kirjaaminen ja tilaaminen Hankinnoista, joiden arvo on yli alle tehdään hankintapäätös. Hankintapäätöksen hyväksyy se toimenhaltija, jolla konserniyhtiön taloussäännön tai päätösmatriisin mukaan on päätösvalta. Jos hankinnasta on järjestetty tarjouskilpailu ja hankinnasta tehdään hankintapäätös, on hankintapäätökseen liitettävä ohjeet hankintaoikaisua koskevan oikaisuvaatimuksen tekemisestä hankintayksikölle. Jos suorahankintana toteutetusta pienhankinnasta ei tehdä erillistä kirjallista hankintapäätöstä, hyväksyminen tehdään tilaukselle. Tilaukseen ei koskaan liitetä oikaisuohjetta.

9 9 Tilaukseen kirjataan pienhankintaa koskevat keskeiset ehdot. Tarvittaessa toimittajaa voidaan pyytää vahvistamaan ehdot tilausvahvistuksessa. Tilaus katsotaan kirjalliseksi, jos tietojärjestelmään jää tilauksesta tulostettava tieto. Arvoltaan vähäisissä tai kiireellisissä hankinnoissa tilaus on mahdollista tehdä suullisesti. Tilauksen tiedot tulee kirjata seurantajärjestelmään. Kirjanpitosäännökset edellyttävät, että tilaukset dokumentoidaan. Kansalliset kynnysarvot alittavissa hankinnoissa sopimus syntyy oikeustoimilain mukaan tilaajan ja tarjouksen tekijän välille välittömästi sen jälkeen, kun tarjouksen tekijä on saanut todisteellisesti tiedon tehdystä päätöksestä ja ottanut siitä selon. Pienhankinnoissa erillisen sopimuksen tekemisen tarkoituksenmukaisuus harkitaan tapauskohtaisesti. Hankinnasta laaditaan pääsääntöisesti kirjallinen sopimus vähintään silloin, kun hankinta sisältää määräaikaisia tai toistaiseksi voimassaolevia palveluja, jotka ovat toistuvia. Näitä voivat olla myös tavarahankinnoissa erilaisen huoltopalvelut, joiden sisällöstä ja ehdoista tulee sopia. Sopimuksen sisällöstä vastaa hankinnan vastuuyksikkö. Yleiset sopimusehdot Hankinnat tehdään pääsäännön mukaan käyttäen julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja tavara- ja palveluhankinnoissa JYSE 2009 Tavarat ja JYSE 2009 Palvelut sekä julkisen sektorin IT-hankintoja koskevia ehtoja JIT Viittaus yleisiin sopimusehtoihin tulee sisällyttää joko tarjouspyyntöön, erilliseen sopimusasiakirjaan tai tilaukseen ja tilausvahvistukseen. Hankintaoikaisu Asianosaisella on mahdollisuus hakea muutosta hankintalain mukaisella hankintaoikaisulla myös kansallisen kynnysarvon alittavissa ns. pienhankinnoissa siitä huolimatta, että hankintalain kilpailuttamissäännöksiä ei sovelleta näihin hankintoihin (HankL 83 ). Hallinnon yleiset hyvät periaatteet koskevat pieniäkin hankintoja. Nämä hankintapäätökset tulee kumota, mikäli päätöksenteossa on syyllistytty esimerkiksi selkeään harkintavallan väärinkäyttöön tai rikotaan olennaisesti tasapuolisuus- ja syrjimättömyysperiaatetta. Hankintaoikaisulla hankintayksikkö voi poistaa virheellisen päätöksensä tai peruuttaa muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun, jolla on oikeudellisia vaikutuksia ehdokkaiden tai tarjoajien asemaan, ja ratkaista asian uudelleen. Käytännössä tämä voi tarkoittaa esimerkiksi tilanteita, jossa hankintayksikkö havaitsee tarjousten vertailussa pisteytysvirheen tai vertailuperusteita on muutoin sovellettu virheellisesti.

10 10 Hankintaoikaisulla voidaan puuttua myös hankintamenettelyn mahdollisiin esteellisyysvirheisiin. Hankintayksikkö voi ottaa hankintaoikaisun käsiteltäväkseen omasta aloitteestaan tai asianosaisen (ehdokas tai tarjoaja) vaatimuksesta. Asiakirjojen dokumentointi ja säilytys Kaikki hankintoihin liittyvät asiakirjat tulee säilyttää käsittelyn aikana huolellisesti siten, ettei niistä joudu tietoja sivullisille eivätkä asiakirjat joudu kadoksiin. Käsittelyn päätyttyä asiakirjat arkistoidaan. Keskitettyjen hankintojen vastuuyksiköt vastaavat niiden asiakirjojen arkistoinnista, joissa ne ovat vastanneet hankinnan toteutuksesta ja toimiala tai muu yksikkö itsenäisesti suorittamiensa hankintojen osalta. Hankinta-asiakirjojen säilytyksessä noudatetaan konsernin/konserniyhtiön arkistonmuodostussuunnitelmaa. Hankkeissa, joihin saadaan ulkopuolista rahoitusta, noudatetaan rahoittajien määräyksiä. Tavaratoimitus Tavaraa vastaanotettaessa on sen määrä ja kunto viipymättä tarkastettava. Tarkastuksessa tulee todeta, onko toimitus tilauksen mukainen määrältään ja laadultaan. Laitteen saa hyväksyä vasta, kun sille on suoritettu käyttöönottotarkastus, jossa on todettu, että laite on toimintakunnossa ja täyttää sille asetetut suoritusarvot sekä muut hankintasopimuksen ehdot. Laskun hyväksyjä vastaa siitä, että tavara on tarkastettu. Toimituksen myöhästyessä tai ollessa sopimuksen vastainen on siitä viipymättä ilmoitettava toimittajalle. Reklamaation on oltava kirjallinen ja se on tehtävä todisteellisesti. Reklamaatiossa selvitetään miten toimitus on ollut virheellinen ja mitä vaatimuksia tilaajalla on. Jos virhe on sellainen, ettei heti tiedetä, millaisia vaatimuksia toimittajalle esitetään, tehdään ns. neutraali reklamaatio. Siinä kuvataan virhe ja ilmoitetaan, että yksilöidyt vaatimukset esitetään myöhemmin. Virheellisessä toimituksessa tullut tavara on toimittajan omaisuutta, eikä sitä saa esimerkiksi lähettää takaisin sopimatta toimittajan kanssa. Virheen tai puutteen vuoksi voidaan ensisijaisesti vaatia toimittajalta uutta sopimuksen mukaista toimitusta tai jos se ei onnistu, virheellisen toimituksen korjaamista. Määrällisesti puutteellinen toimitus vaaditaan täydentämään välittömästi. Toissijaisesti voidaan sopia hinnan alentamisesta. Sopimus voidaan purkaa vain jos virheellä on olennainen merkitys. Henkilö, joka on ollut vastuussa oston neuvottelusta, tekee reklamoinnin ja käy sen edellyttämät neuvottelut. Reklamointiin johtaneessa toimituksessa tulee huolehtia, että laskua ei makseta ennen asian selvittämistä. Reklamaatiosta tiedotetaan laskujen käsittelijälle. Tilaukseen mahdollisesti liittyneiden vakuuksien osalta tulee huolehtia, että vakuudet pysyvät voimassa.

11 11 Laskun käsittelyssä tulee toimia siten, että voidaan hyödyntää kassa-alennukset ja myöhästymislisistä ei jouduta maksamaan korkoja. Tilauksen tehnyt henkilö tarkastaa, että lasku on tilauksen mukainen. Palvelutoimitus Palvelutoimituksen valvontaan kuuluu seurantajärjestelmän luominen ja ylläpito, palvelukokouksiin osallistuminen, palvelutuotannon sisällön ja laadun seuranta sekä muu yhteydenpito ja viestintä sopimuksessa sovitulla tavalla. Palvelutoimituksen sisällön ja laadun seurannasta vastuullisen on seurattava hankinnan edistymistä ja ennustetta sisällön ja aikataulun osalta joko toimittajan raporttien pohjalta tai palvelun seurantakokouksissa. Puutteista huomautetaan välittömästi. Jos toimittaja on sitoutunut laatujärjestelmään, laatusuunnitelmaan tai muuhun laadunvarmistusmenettelyyn, on palvelutuotannon laadun seurannasta vastaavan edellytettävä toimimista niiden mukaan sekä asianmukaista raportointia. Laatu on lupausten lunastamista tarjouspyynnössä edellytetty laatu lunastetaan sitovalla tarjouksella toiminnan tarjouspyynnön mukaisuudesta. Valvonta- ja seurantajärjestelmän luonti ja ylläpito kuuluu sen yksikön johtajalle/päällikölle, jonka budjetista hankinta maksetaan. Takuun valvonta Jokaisessa hankinnassa on järjestettävä tuotteen takuuajan valvonta siten, että tavarassa tai palvelussa takuuaikana ilmenevät viat tulevat korjatuiksi takuun perusteella. Takuun valvonnan järjestäminen kuuluu sen yksikön johtajalle/päällikölle, jonka budjetista hankinta maksetaan. Erinäiset määräykset Esteellisyys ja kilpailuneutraalisuus Hankinta-asian valmisteluun ja päätöksentekoon osallistuva henkilö ei saa olla esteellinen. Vastaavasti hankintaa koskevan sopimuksen tai sen tulkintaa koskevan asian käsittelyyn tai tavaran tai palvelun tarkistamiseen osallistuvan henkilön tulee olla esteetön. Esteellisyydestä hankinta-asioissa on voimassa, mitä siitä on erikseen säädetty hallintolaissa. Asian käsittelyä koskevasta esteellisyydestä on erotettava perinteinen kilpailuneutraalisuus, johon on pyrittävä hankinnoissa hankintaprosessin alkuvaiheesta sen päättymiseen. Hankintalain edellyttämä tasapuolisuus ja syrjimättömyys merkitsevät jo sellaisenaan kilpailuneutraliteettia. Tähän tulee pyrkiä jo tehtävän määrittelyssä niin, että tavara, palvelu tai rakennustyön kohde määritellään tasapuolisesti ja syrjimättömästi suhteessa potentiaalisiin tarjouksen tekijöihin.

12 12 Tästä johtuen yritys, jolla on ennakolta erityistietoa kilpailun kohteena olevasta hankkeesta siten, että yritysten keskinäinen objektiivinen kilpailuasetelma vaarantuu, ei voi osallistua tarjouskilpailuun. Kilpailuneutraalisuuden varmistaminen on sekä hankintayksikön että hankintaan osallistuvien toimittajien velvollisuutena. Pvm. Muutetut luvut /sivut Kuvaus xx.xx.xxxx