IRTOKALUSTEIDEN HANKINTA ESPOON, VANTAAN JA KAUNIAISTEN KAUPUN- GEILLE

Transkriptio

1 Espoon kaupunki 1 (7) IRTOKALUSTEIDEN HANKINTA ESPOON, VANTAAN JA KAUNIAISTEN KAUPUN- GEILLE Espoon kaupungin hankintapalvelut järjestää tarjouskilpailun irtokalusteiden hankinnasta Espoon, Vantaan sekä Kauniaisten kaupungin puolesta. Yhteinen tarjouspyyntö perustuu Espoon, Vantaan ja Kauniaisten solmimaan sopimukseen yhteishankinnoista. Kilpailutettavat kalusteryhmät ja niille asetetut vaatimukset on mainittu liitteellä 1, hankinnan kuvaus. Kaupungit eivät sitoudu tarjouspyyntöasiakirjoissa esitettyihin arvioihin hankintamääristä. Sopimuskausi Sopimuskausi on kolme (3) vuotta hankintasopimuksen allekirjoittamisesta lukien ja se on suunniteltu alkavaksi Sopimuskautta voidaan lisäksi jatkaa yhdellä (1) optiovuodella Hankintayksikkö tekee päätöksen option käytöstä. Option käyttämisestä ilmoitetaan 6 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Hankintapäätös Hankintasopimus Hankintapäätöksen kaikkien kaupunkien puolesta tekee Espoon kaupungin hankintapalvelujen johtaja. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti. Hankintasopimuksen allekirjoittaa kaikkien kaupunkien puolesta hankintapäätöksen tekijä. Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus kaupunkien ja valitun toimittajan kesken. EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokkaat tai tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen tiedoksi. Valitun toimittajan ja kaupunkien välille syntyy sitova sopimus vasta, kun hankintasopimus on allekirjoitettu.

2 Espoon kaupunki 2 (7) Hankintamenettely Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Kaikki halukkaat tarjoajat voivat tehdä tarjouksen. Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus sähköisessä tietokannassa Puitejärjestely Tarjouskilpailun perusteella muodostetaan puitejärjestely siihen valittujen toimittajien kesken. Tarjousvertailu tehdään tuoteryhmäkohtaisesti. Kuhunkin tuoteryhmään valitaan 3 toimittajaa, paitsi ryhmään B, oleskelutilakalusteet valitaan 5 toimittajaa. Yli euron (alv 0 %) tilaukset tullaan kilpailuttamaan kevennetyllä menettelyllä (puitejärjestelyn sisäinen kevennetty kilpailutus). Kevennetyssä kilpailutuksessa voidaan käyttää kokonaistaloudellista edullisuutta valintaperusteena, vaikka puitejärjestelyn valintaperusteena on halvin hinta. Laadullisina vertailutekijöinä voivat olla esim. kokonaisarkkitehtuurin huomioiminen, esteettiset ja toiminnalliset tekijät. Kevennetyssä kilpailutuksessa voidaan käyttää myös ns. ranskalaista urakkaa, jossa hankinnan arvo asetetaan ennalta ja kilpailun ratkaisee kevennetyssä kilpailutuksessa määritellyt innovatiiviset, toiminnalliset tai muut ennalta määritellyt laadulliset tekijät. Tarjousten käsittely Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: Tarjoajien kelpoisuuden arviointi tarjoajien kelpoisuuden arviointi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen tarjousten vertailu Tarjoajien kelpoisuutta arvioidaan liitteessä kelpoisuusehdot ja vertailuperusteet ilmoitettujen vaatimusten mukaisesti. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen on vastattava tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia.

3 Espoon kaupunki 3 (7) Tarjousten vertailu Tarjousten valintaperusteena on halvin hinta. Halvin hinta määräytyy liitteessä 2 yksilöityjen perusteiden mukaisesti. Tarjouksen hintatiedot Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa luettelo Suomessa käytössä olevista myymälä-/näyttelytiloista, joissa asiakkaan on mahdollista tarjousten vertailuaikana sekä sopimuskauden aikana tutustua Toimittajan tuotevalikoimaan. Tarjoushinnat on ilmoitettava ilman arvonlisäveroa (ALV 0%) tarjouspyynnön liitteenä 4 olevalla hintalomakkeella. Hintalomaketta ei saa muuttaa millään tavoin. Tarjoushintoihin tulee sisältyä kaikki tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisista ehdoista aiheutuvat kustannukset, mikäli tarjouspyynnössä ei ole annettu mahdollisuutta hinnoitella ko. ehdoista aiheutuvia kustannuksia erikseen. Tarjoajan tarjoamien tuotteiden tulee olla tarjouspyynnön hintaliitteen määrittelyjen mukaisia. Tarjoajan tulee merkitä hintaliitteelle (liite 4), täyttääkö tarjottu tuote määrittelyt. Tarjoajan on ilmoitettava hintaliitteellä joko kuvaston sivunumero, jolta tarjottu tuote selkeästi erottuu tai vaihtoehtoisesti toimitettava kalustekortti tarjotusta tuotteesta. Liitteen 4 tiedot ovat ensisijaisia, mikäli kuvastoissa tai kalustekorteissa on ristiriitaisia tietoja. Tarjouksen hinnat eivät saa olla riippuvaisia tilattavista kappalemääristä. Tarjoajan tulee ilmoittaa se alennusprosentti, jonka perusteella tarjotun tuotteen hinta on laskettu. Alennuksen on oltava laskettu tarjoajan hinnaston hinnoista ja saman alennusprosentin mukaan on hinnoiteltava myös muut vastaavantyyppiset kalusteet sopimuskauden aikana. Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa hinnastonsa. Toimittaja voi sopimuskaudella veloittaa alle 1500 euron (alv 0%) arvoisista tilauksista pientoimituslisää enintään 70 eur (alv 0 %). Pientoimituslisä on kiinteä koko sopimuskauden. Kalusteiden hintaan tulee sisältyä vähintään seuraavat palvelut, joista tulee antaa selvitys tarjouksessa: kalusteiden toimitus tilaajalle, pois lukien pientoimitukset alle 1500 euron tilauksista (alv 0 %)

4 Espoon kaupunki 4 (7) kalusteiden asentaminen pakkausjätteiden poisvienti käytönopastus, esitteet ja puhdistusohjeet suomenkielellä koekäyttömahdollisuus kalusteiden mitoituspalvelu hankintakohteeseen/ pienehkö 1-5 huoneen sisustussuunnittelu. Tarjoajan tulee mainita tarjouksessaan, mitä palveluita on saatavilla erillistä korvausta vastaan. Näitä palveluita voivat olla esim. vanhojen kalusteiden inventointi, kierrätys ja kalusteiden vuokraus. Lisäksi tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan, onko sillä myynnissä käytettyjä kalusteita. Uudisrakennus- ja perusparannushankkeissa voidaan pyytää kevennetyn kilpailutuksen yhteydessä hinta myös sisustussuunnittelusta. Sopimuksen kaikki (Toimittajan hinnasto) hinnat (alv 0 %) ovat kiinteät vähintään asti. Sopimusehdot Tarjoajan on tutustuttava huolellisesti liitteen 5 sopimusehtoihin. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Tarjoaja ei voi esittää omia sopimusehtoja tarjouksessaan. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa. Hankinnoissa noudatetaan liitteenä olevien sopimusehtojen lisäksi täydentävin osin julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009, TAVARAT. Mainitut yleiset hankintaehdot ovat löydettävissä internetistä osoitteesta: Muut ehdot Osatarjoukset hyväksytään. Tarjoaja voi tarjota tuoteryhmiin yhden tai useampia tuotteita, mutta vain yhden tuotteen per hintarivi. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Tarjous on tehtävä kirjallisesti, suomen kielellä. Tarjous ei saa olla ehdollinen.

5 Espoon kaupunki 5 (7) Maksu- ja toimitusehto Maksuehto on 21 päivää netto. Viivästyskorko on enintään korkolain mukainen. Toimitusehto TOP kaupunki Finnterms 2001 (vapaasti perillä purettuna tilaajan osoittamaan paikkaan, kuljetus vakuutettuna toimittajan lukuun,pakkausjätteet pois kuljetettuina). Toimittajalla tulee olla sopimuskauden alusta alkaen valmius verkkolaskutukseen. Sähköisestä laskutuksesta määrätään tarkemmin kaupunkikohtaisilla liitteillä. Toimitusaika Toimitusaika sovitaan tilauskohtaisesti. Asiakirjojen julkisuus Tarjouksen voimassaoloaika Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Jos tarjoajan mielestä jokin osa tarjouksesta sisältää liikesalaisuuksia, on tarjoajan ilmoitettava nämä tiedot erillisellä liitteellä, jonka ylälaitaan tulee merkitä teksti "SALAINEN". Hankintayksikkö harkitsee, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Asianosaisella on kuitenkin aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tarjousten vertailussa käytetystä tekijästä. Tarjouksen on oltava voimassa saakka. Tiedottaminen Mahdolliset hankintaan liittyvät tarkentavat kysymykset on toimitettava mennessä osoitteeseen: hankinta.keha@espoo.fi Kysymyksiin on liitettävä lähettäjän yhteystiedot, tarjouspyynnön numero ja viite irtokalusteiden hankinta. Kysymykset on esitettävä suomen kielellä. Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto, joka julkaistaan sähköisesti osoitteessa viimeistään

6 Espoon kaupunki 6 (7) Tarjousten jättäminen Tarjouspyynnön mahdollisista muutoksista ilmoitetaan edellä mainitussa internet-osoitteessa Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä. Tarjous on toimitettava esitteineen paperiversiona 2 kappaleena sekä tiedostoversiona 1 kappaleena CD-levyllä, DVD-levyllä tai USB-tikulla osoitteeseen: Espoon kaupunki Asiakirjahallinto kirjaamo PL ESPOON KAUPUNKI Käyntiosoite: Siltakatu 11, 3 krs (kauppakeskus Entresse). Mikäli paperimuotoisen tarjouksen ja tiedostomuotoisen tarjouksen välillä on ristiriitaa, on paperimuotoinen tarjous ensisijainen. Tarjousten on oltava perillä klo mennessä. Myöhästyneet tarjoukset suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle. Kuoreen tulee laittaa merkintä: Irtokalusteiden hankinta Espoon, Vantaan ja Kauniaisten kaupungeille 1048/ /2012. Kuoressa on ilmoitettava tarjoavan yrityksen nimi. Tarjouksessa on ilmoitettava tarjoavan yrityksen yhteyshenkilöt liitteellä 2 yhteystietoineen. Tarjous tulee tarjoajaa sitovaksi, kun tilaaja on ottanut tarjouksesta selon. Espoossa Marjo Ojala Vs hankintapalvelujen johtaja

7 Espoon kaupunki 7 (7) LIITTEET 1. Hankinnan kuvaus 2. Kelpoisuusehdot ja vertailuperusteet 3. Ympäristö- ja soveltuvuuskriteerit 4. Hintaliite 5. Keskeiset sopimusehdot 6. Kaupunkikohtainen liite, Espoo 7. Kaupunkikohtainen liite, Vantaa 8. Kaupunkikohtainen liite, Kauniainen