LOVIISAN KAUPUNGIN PIENHANKINTAOHJEET

Transkriptio

1 LOVIISAN KAUPUNGIN PIENHANKINTAOHJEET Hyväksytty kaupunginhallituksen päätöksellä 301, liite 87,

2 2 Sisällys Johdanto 3 1. Pienhankintaohjeiden soveltamisala 4 2. Pienhankintojen suorittaminen Tavara- ja palveluhankinnat, joiden arvo on alle euroa Tavara- ja palveluhankinnat, joiden arvo on euroa Sosiaali- ja terveydenhuollon palveluhankinnat, joiden arvo on alle euroa Rakennusurakat, joiden arvo on alle euroa 6 3. Hankintamenettelyt 7 4. Tarjousaika 7 5. Hankinnasta ilmoittaminen/tiedottaminen 7 6. Hankintapäätös ja sen tiedoksianto 7 7. Hankintasopimukset 7 8. Laskutus ja toimitus 8 9. Hankinta-asiakirjojen julkisuus Voimaantulo Lisätiedot 8

3 3 Johdanto Uusi hankintalainsäädäntö tuli voimaan Hankintalainsäädännön keskeisenä tavoitteena on tehostaa julkisten varojen käyttöä avaamalla julkisia markkinoita kilpailulle ja hyödyntämällä julkisessa palvelutuotannossa markkinoilla olevaa tarjontaa. Menettelytapasäännöksillä on pyritty edistämään avointa kilpailua sekä varmistamaan tarjouskilpailuun osallistuvien toimittajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu. Hankintalainsäädäntö muuttui alkaen kansallisten kynnysarvojen ja muutoksenhakusäännösten osalta. Kansallisten kynnysarvojen alle jäävissä hankinnoissa ei sovelleta hankintalakia. Näissä hankinnoissa tulee kuitenkin noudattaa muun lainsäädännön velvoitteita sekä hyvän hallinnon yleisiä periaatteita. Hallintolain, kuntalain sekä EY:n perustamissopimuksen mukaiset avoimuus, tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu sekä suhteellisuus periaatteet koskevat kansallisten kynnysarvojen alittavia siinä missä ylittäviäkin hankintoja. Tässä ohjeessa käsitellään kansallisen kynnysarvon alittavia hankintoja, joista käytetään nimitystä pienhankinta. Ohjeessa otetaan kantaa siihen, milloin kyseessä on pienhankinta ja ohjeistetaan tavat, joilla pienhankintoja tulee suorittaa. Tämä ohje on annettu täydentämään kaupunginhallituksen hyväksymiä Loviisan kaupungin yleisiä hankintaohjeita.

4 4 1. Pienhankintaohjeen soveltamisala Pienhankinnaksi katsotaan hankinta, - jonka kohdetta ei voida hankkia jo olemassa olevien sopimusten puitteissa tilaamalla (esim. puitejärjestelystä) - joka ei toistu useampaan kertaan esim. varainhoitovuoden aikana - joka ei hankinnan kohteena ole osa suurempaa hankintakokonaisuutta. Pienhankinnan kokonaisarvo (alv 0 %) tulee alittaa kansalliset kynnysarvot: - tavara- ja palveluhankinnat euroa, - sosiaali- ja terveydenhuollon palveluhankinnat euroa, - rakennusurakat euroa Hankinnan ennakoidun arvon laskemisella selvitetään, soveltuvatko kynnysarvot ylittäviä hankintoja koskevat säännökset kyseiseen hankintaan. Ennakoidun arvon laskentasäännöillä pyritään estämään hankintojen pilkkominen ja ilmoitusvelvollisuuden kiertäminen. Hankinnan arvon laskemisen perusteena on koko hankintasopimuksen voimassaolon hankintojen arvonlisäveroton kokonaisarvo. Määräaikaisissa sopimuksissa ennakoidun arvon laskennassa on käytettävä koko sopimuskauden sekä optioajan voimassaolon aikaista kokonaisarvoa. Toistaiseksi voimassaolevien sopimusten osalta käytetään 48 kuukauden arvoa. Puitejärjestelyissä ennakoidun arvon laskennassa on käytettävä kaikkien puitejärjestelyn keston ajaksi suunniteltujen hankintojen kokonaisarvoa. Mikäli aiottu hankinta osoittautuu edellä mainitun kokonaisharkinnan ja ennakoidun arvon perusteella pienhankinnaksi, ei kyseiseen hankintaan sovelleta hankintalakia. 2. Pienhankintojen suorittaminen Pienhankinnoista ei tarvitse tehdä hankintailmoitusta. Pienhankinnat tulee kuitenkin pääsääntöisesti kilpailuttaa noudattaen kaupungin yleisiä hankintaohjeita sekä tätä pienhankintaohjetta. Jäljempänä määritellyt hankintamenettelyä ohjaavat raja-arvot ovat verottomia (alv 0 %).

5 Tavara- ja palveluhankinnat, joiden arvo on alle euroa Alle euron hankinnoissa tulee hyödyntää mahdollisuuksien mukaan markkinoita ja toimia yleisten hyvien taloudellisten hankintaperiaatteiden mukaisesti. Näistä hankinnoista tulee tehdä vähintään hintakysely esim. puhelimitse tai sähköpostitse. Näistä hankinnoista ei tarvitse tehdä kirjallista hankintapäätöstä eikä hankintasopimusta Tavara- ja palveluhankinnat, joiden arvo on euroa euron hankinnoissa Hankinta kilpailutetaan pääsääntöisesti järjestämällä tarjouskilpailu, jossa pyydetään tarjoukset n. 3-5 toimittajalta. Hankinnasta tehdään erillinen kirjallinen hankintapäätös, joka saatetaan tarjoajille tiedoksi. Päätökseen liitetään oikaisuvaatimusohjeet. Erillistä hankintasopimusta ei pääsääntöisesti tarvitse tehdä. Mikäli kilpailuttaminen ei ole kokonaistaloudellisesti edullista hankinnan kokoon tai laatuun nähden, voi hankintayksikkö tehdä hankinnan suorahankintana ilman kilpailuttamista. Suora hankinta tulee perustella ja ratkaista vähintään viranhaltijapäätöksin. Samanlaatuisia tavara- tai palveluhankintoja on kuitenkin syytä keskittää suurempiin kokonaisuuksiin taloudellisuuden ja ostoprosessin tehokkuuden parantamiseksi euron hankinnoissa Hankinta kilpailutetaan järjestämällä tarjouskilpailu käyttäen avointa, rajoitettua tai neuvottelumenettelyä. Suoraa hankintaa voidaan soveltaa vain poikkeustapauksissa yleisten hankintaohjeiden määräyksiä noudattaen. Rajoitetussa menettelyssä tarjouspyyntö lähetään vähintään 3-5 potentiaaliselle tarjoajalle. Tarjouspyynnössä ilmoitetaan valintaperuste halvin hinta tai kokonaistaloudellinen edullisuus sekä valintakriteerit kokonaistaloudellisuuden vertailemiseksi. Tarjousvertailussa käytetään asetettuja kriteereitä. Hankintapäätös tehdään kirjallisesti ja lähetetään kaikille tarjoajille tiedoksi. Hankintapäätökseen liitetään oikaisuvaatimusohjeet. Hankinnasta on pääsääntöisesti tehtävä erillinen kirjallinen sopimusasiakirja. Sopimuksen tekemisen tarkoituksenmukaisuutta on harkittava tapauskohtaisesti. Jos erillistä sopimusasiakirjaa ei laadita, on syytä varmistaa, että hankinnan keskeiset ehdot ilmenevät hankinnan asiakirjoista.

6 6 Palveluhankinnan ollessa kyseessä, on ennen päätöksen tekemistä varmistettava tuleeko tilaajavastuulaki sovellettavaksi. Palveluhankintojen osalta on erillinen sopimusasiakirja syytä aina tehdä Sosiaali- ja terveydenhuollon palveluhankinnat, joiden arvo on alle euroa Sosiaali- ja terveydenhuollon palveluhankinnoissa noudatetaan samaa menettelyä kuin tavara- ja palveluhankinnoissa muutoin, paitsi ylärajana pienhankinnoissa on euroa Rakennusurakat, joiden arvo on alle euroa Pienimmät urakat hankintaan ensisijaisesti suoraan kilpailutetuilta sopimustoimittajilta. Mikäli sopimustoimittajaa ei ole käytettävissä, menetellään seuraavasti: 1) Alle euron urakoissa menetellään samojen periaatteiden mukaisesti kuin kohdissa 2.1 ja ) Arvoltaan merkittävät urakat euroa: Lähetetään kirjallinen tarjouspyyntö vähintään 3-5 potentiaaliselle tarjoajalle ja/tai julkaistaan hankinnasta ilmoitus vähintään kaupungin Internet-sivuilla. Tarjouspyynnössä tulee edellyttää, että tarjoaja on hoitanut kaikki lakisääteiset velvoitteensa (verot, eläke- ja sosiaaliturvamaksut). Jos velvoitteita ei ole hoidettu, tarjoaja suljetaan pois kilpailusta. Hankinnasta tehdään päätös oikaisuvaatimusohjeineen. Hankinnasta laaditaan kirjallinen vähintään pienurakka- tai RT-sopimus. Kilpailun voittaneen yrityksen on viimeistään ennen sopimuksen tekemistä toimitettava selvitykset lakisääteisten velvoitteiden hoitamisesta. Hankintayksikön tehtävänä on varmistaa, että tilaajavastuulain edellytykset täyttyvät, ennen sopimuksen allekirjoittamista. Sopimusten allekirjoittamisesta määrätään jäljempänä kohdassa 7. Tilaajavastuulain mukaan vaadittavat selvitykset ovat: 1.selvitys merkinnästä ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin 2.kaupparekisteriote 3.todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus taikka selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty

7 7 4.todistus eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys erääntyneiden eläkevakuutusmaksujen maksusopimuksesta 5.selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. Sopimuspuolen esittämät tiedot, todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia. Lisätietoa tilaajavastuulaista: ja /Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä / Hankintamenettelyt 4. Tarjousaika Hankintamenettelyinä pienhankinnoissa käytetään avointa menettelyä, rajoitettua menettelyä, neuvottelumenettelyä tai suoraa hankintaa ilman kilpailutusta. Kaupungin yleisissä hankintaohjeissa luvussa 2.1. on annettu tarkemmat määräykset pienhankintojen kilpailuttamisessa käytettävistä hankintamenettelyistä. Tarjouksen tekemiselle on varattava kohtuullinen ja riittävä aika hankinnan luonteesta riippuen. Hankintayksikkö päättää itse tarjousajan pituudesta. Vastaavasti hankintayksikkö määrittelee tarjouspyynnössä, miten se haluaa tarjoukset vastaanottaa (postitse, sähköpostitse tai faksilla). Tarjousten saavuttua noudatetaan jatkokäsittelyssä kaupungin yleisten hankintaohjeiden määräyksiä. Vastaavasti toimittajan kelpoisuuden arvioinnissa noudatetaan yleisten hankintaohjeiden määräyksiä (luku 4.5). 5. Hankinnasta ilmoittaminen/tiedottaminen Pienhankinnoista ei tarvitse julkaista hankintailmoitusta HILMA hankintailmoituskanavalla. Sellainen voidaan myös tehdä pienhankinnoissa, mikäli hankintayksiköllä ei esimerkiksi ole tiedossa riittävää määrää toimijoita avoimen kilpailun aikaansaamiseksi. Hankintayksikön käyttäessä pienhankinnassa avointa menettelyä hankintailmoitus julkaistaan vähintään kaupungin Internet-sivuilla. Suositeltavaa on myös julkaista ilmoitus asiasta paikallis- tai maakuntalehdissä.

8 8 6. Hankintapäätös ja sen tiedoksianto 7. Hankintasopimukset 8. Laskutus ja toimitus Hankintapäätöksen tekee se toimielin tai viranhaltija, jolle on hallinto- tai johtosäännössä (delegointi) tai näiden perusteella tehdyllä hallinnollisella päätöksellä (subdelegointi) annettu päätösvalta hankinta-asioissa. Hankintapäätöksen sisällöstä on annettu tarkemmat ohjeet kaupungin yleisissä hankintaohjeissa luvussa 4.9. Hankintapäätöksen tiedoksiannosta ja muutoksenhausta on määrätty kaupungin yleisissä hankintaohjeissa luvussa Kaupungin puolesta tehtävien sopimusten allekirjoittamisesta on määrätty hallintosäännön 78 :ssä. Tämä määräys koskee myös hankintasopimusten allekirjoittamista. Hankintasopimuksia saa allekirjoittaa vain ne viranhaltijat, joilla on siihen hallintosäännön nojalla oikeus. Hankintasopimuksen syntymisajankohta tulee pienhankinnoissa määritellä tarjouspyynnössä tai viimeistään hankintapäätöksessä. Syntymisajankohdaksi tulee pääsääntöisesti määrittää sopimuksen allekirjoittaminen. Mikäli ajankohtaa ei ole määritelty, syntyy sopimus oikeustoimilain nojalla silloin kun tarjouksen tekijä on saanut todisteellisesti päätöksestä tiedon tai ottanut siitä selon. Toimittajan laskujen tulee täyttää arvonlisäverolain mukaiset viralliset laskuvaatimukset. Tilauksen yhteydessä on toimittajalle annettava ohjeistus kaupungin käytössä olevasta laskutuskäytännöstä. Tilaajan on valvottava itse tai nimettävä vastuuhenkilö valvomaan, että toimitus on tilauksen/sopimusehtojen mukainen. Mikäli näin ei ole, on toimittajaa reklamoitava välittömästi mahdollisista puutteellisuuksista tai sopimusrikkomuksista. Reklamoinnin yhteydessä tulee esittää mahdolliset vaateet tai pidätettävä oikeus niiden esittämiseen myöhemmässä vaiheessa. Maksuehdoissa tulee pyrkiä mahdollisimman pitkään maksuaikaan. Maksuehtona tulisi mielellään käyttää esim. 30 päivää netto. Alle 14 päivän maksuaikaan ei tule suostua. Jos lasku sisältää esimerkiksi käteisalennuksia, tulee lasku käsitellä ja maksaa siten, että alennukset voidaan hyödyntää. Viivästyskoron tulee olla enintään voimassa olevan viivästyskorkolain mukainen. 9. Hankinta-asiakirjojen julkisuus

9 9 10. Voimaantulo 11. Lisätiedot Kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa asiakirjan julkisuuteen sovelletaan julkisuuslakia (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta /621). Hankinta-asiakirjojen julkisuudesta on annettu tarkemmat ohjeet kaupungin yleisissä hankintaohjeissa luvussa 6. Annetut ohjeet soveltuvat myös pienhankintoihin. Tämä pienhankintaohje tulee voimaan Lisätietoja tästä ohjeesta saa kaupungin controllerilta tai keskusten taloussuunnittelijoilta sekä perusturvakeskuksen hallintosuunnittelijalta.