PANKKIPALVELUILTA ODOTAN TEHOKKUUTTA JA EHDOTONTA LUOTTAMUK- SELLISUUTTA

Transkriptio

1 PANKKIPALVELUILTA ODOTAN TEHOKKUUTTA JA EHDOTONTA LUOTTAMUK- SELLISUUTTA Pankkitoiminnan kehittäminen

2 PALVELUJEN OPTIMOINTI ON HELPPO TOTEUTTAA Rahoitusalan yrityksissä tuotetaan valtava määrä paperiasiakirjoja. Palveluneuvojat, talletus- ja luototusvirkailijat, varainhoitajat sekä muu pankkihenkilöstö ovat jatkuvasti vastuussa luottamuksellisen aineiston käsittelystä ja tietoturvasta. Rahoituslaitoksilla on väistämättä edessään kolme merkittävää haastetta. Ensimmäinen on kustannusten alituinen vähennystarve, johon alan ankara kilpailu ja jatkuva pyrkimys pitää palvelut hinnaltaan edullisina ovat johtaneet. Toinen haaste liittyy läheisesti edelliseen palvelujen optimointiin, jonka päämääränä on saavuttaa liiketoimintojen mahdollisimman hyvä kannattavuus. Kolmas ja viimeinen haaste on parantaa pysyvästi markkinoiden toimivuutta. Konica Minoltan asiakirjahallinnan ratkaisut tukevat näitä tavoitteita. Nykyaikaiset monitoimijärjestelmät, niiden ohjelmasovellukset sekä kehittyneet kopiointi, tulostus ja skannausominaisuudet auttavat luomaan työnkulkuja, joissa paperidokumentit muutetaan sähköiseen ja vapaasti prosessoitavaan muotoon. Sähköisiä asiakirjoja on sitten helppo muokata, tallentaa ja arkistoida organisaation tietokantaan. Kaikkien laite ja ohjelmistokokoonpanojen suunnittelussa on huomioitu erittäin tiukat yksityisyydensuoja ja tietoturvamääräykset, joiden noudattamisesta ovat rahoituslaitokset antaneet sitoumuksen asiakkailleen.

3 PANKKITOImINNAN KEHITTäMINEN 2/3 Sisältö Tietojen poiminta asiakirjoista Sivu 04 Arkirutiineihin lisää tehokkuutta Sivu 05 Tietoturvallinen toimintaympäristö Sivu 06 Finance

4 Työnkulkuesimerkki: Tietojen poiminta asiakirjoista Pankkitilin avaaminen TIETOJEN POImINTA ASIAKIRJOISTA Pankkitilin avaaminen Pankkitilin avaaminen on oiva esimerkki aiemmin paperiasiakirjoihin perustuvan menettelyn muuttamisesta digitaaliseksi työnkuluksi, jossa toteutuvat kaikki oleelliset vaatimukset. Ensinnäkin selkeät ja mutkattomat sovellukset helpottavat pankkivirkailijan tehtäviä, sillä hän voi nyt nopeasti indeksoida, tallentaa ja hakea sähköisiä asiakirjoja, jotka ovat skannattu suoraan monitoimilaitteella. Asiakas haluaa avata uuden pankkitilin. Hänen on täytettävä ja allekirjoitettava tilinavauslomake. Virkailija skannaa täytetyn lomakkeen tiedot suoraan pankin asiakastietokantaan valitsemalla etukäteen määritellyn työnkulun monitoimilaitteen valintapaneelista. Erityissovellus etsii automaattisesti lomakkeelta oleelliset hakusanat kuten asiakkaan nimen, tilinumeron ja päivämäärän. Sovellus lähettää tulokset pankin tietokantaan ja varmistaa myös, että asiakas on allekirjoittanut tilinavauslomakkeen oikein. Mikäli tiedoissa ilmenee puutteita, lomake ohjautuu virhekansioon. Lisäksi sovellus tarkistaa, että asiakas on hyväksynyt pankin sopimusehdot. Myös vaatimus sähköisen ja luottamuksellisen informaation suojauksesta sekä tietoturvallisesta jakelusta ja arkistoinnista täyttyy, sillä laitteiden turvaominaisuudet tukevat organisaatioita yhdenmukaisten tietoturvasääntöjen noudattamisessa. Tilinavaus havainnollistaa, kuinka asiakirjoihin voidaan sisällyttää metatietoa sekä viivakoodien ja lomakekenttien tunnistustekniikoita.

5 PANKKITOImINNAN KEHITTäMINEN 4/5 ARKIRUTIINEIHIN LISää TEHOKKUUTTA Asiakirjaprosessien automatisointi Rahoitusalalla organisaation sisäisiltä ja asiakkaisiin kohdistuvilta liiketoimintaprosesseilta odotetaan ehdotonta yksityisyyden suojaa. Käsi teltäviin asiakirjoihin sisältyy lähes poikkeuksetta arkaluonteista aineistoa kuten henkilötunnuksia tai yritysten luototustietoja. Paras ratkaisu on näiden prosessien automatisointi, jolla minimoidaan manuaaliset virheet ja varmistetaan luottamuksellisen aineiston tietoturvallinen lähe tys. Rahoitusalalla organisaation sisäisiltä ja asiakkaisiin kohdistuvilta liiketoimintaprosesseilta odotetaan ehdotonta yksityisyyden suojaa. Käsi teltäviin asiakirjoihin sisältyy lähes poikkeuksetta arkaluonteista aineistoa kuten henkilötunnuksia tai yritysten luototustietoja. Paras ratkaisu on näiden prosessien automatisointi, jolla minimoidaan manuaaliset virheet ja varmistetaan luottamuksellisen aineiston tietoturvallinen lähetys. Erityishaasteiden ja vaatimusten selvittäminen on olennaisen tärkeää. Pankin asiak kuudenhallintajärjestelmään tallennetun tiedon on oltava saatavilla tarvittaessa. Toisaalta tietojen ehdoton turvaaminen ja suojaus ulkopuolisilta on varmistettava tunnistautumismenettelyllä sekä etukäteen määritellyillä työnkuluilla, jotka perustuvat aineiston automaattiseen prosessointiin. Pankin tietokantaan tallennus ja arkistointi tulisi suojata luotettavasti antamalla kirjautumisoikeudet vain asianmukaisille työntekijöille. Työnkulkuesimerkki: Arkirutiineihin lisää tehokkuutta Asiakirjaprosessien automatisointi Asiakas tarvitsee uuden lainan. Virkailija ojentaa hänelle yksilöidyn lainatarjouksen, jonka kunkin sivun yläreunassa on QR-koodi. Se sisältää asiakkaan henkilötunnuksen ja nimen sekä asiakirjan nimen, laatimisajankohdan ja laatimisesta vastaavan virkailijan tiedot. Kotona asiakas tarkistaa, täydentää ja allekirjoittaa tarjouksen ja lähettää sen pankkiin. Pankkivirkailija skannaa allekirjoitetun tarjouksen ja QR-koodi käynnistää automaattisesti tietojen lähetyksen pankin asiakkuudenhallintajärjestelmään. Virkailija voi skannata kerralla useita asiakirjoja, sillä QR-koodi antaa kullekin niistä yksilöllisen tunnuksen. Lopuksi allekirjoitettu tarjous tallennetaan pankin hallintajärjestelmässä sijaitsevaan asiakaskansioon. Vaihtoehtoisesti asiakas antaa virkailijalle uuden henkilötunnisteen. Virkailija valitsee monitoimilaitteelta sopivan työnkulun. Monitoimilaitteen päivittyvä hakutoiminto (monitoimilaite kytketty asiakkuudenhallintajärjestelmään) löytää hallintajärjestelmään tallennetun asiakaskansion. Järjestelmä löytää automaattisesti tietokannasta asiakkaan dokumentit ja tallentaa uuden henkilötunnisteen sekä päivittää asiakastiedot. Tietoturvan varmistamiseksi jokaisen pankkivirkailijan on tunnistauduttava monitoimilaitteella ennen kuin hän voi käyttää esimerkissä kuvailtuja toimintoja. Rahoituslaitosten hyödyt Pankkitilin avaaminen ja asiakirjaprosessien automatisointi Selkeä käyttöliittymä ja etukäteen määritellyt työnkulut helpottavat ja vauhdittavat työskentelyä. QR-viivakoodien tunnistus ja luotettava asiakirjojen indeksointi tehostavat ja automatisoivat asiakirjojen käsittelyn. Käyttäjien varmennus ja laitteisiin sisällytetyt tietoturvaominaisuudet suojaavat asiakirjoja ja työympäristöä ulkopuolisilta. Asiakkuuksien hallinnointi on optimaalista, sillä kaikki informaatio on käsittelyvalmiissa ja sähköisessä muodossa.

6 TIETOTURVALLINEN TOIMINTAYMPäRISTÖ Lokitiedot Lokitiedot ovat tärkeitä, sillä niiden avulla varmistetaan toimintaympäristön suojaus sekä analysoidaan järjestelmän käyttötapahtumat ja prosessit mahdollisissa ongelmatilanteissa. Näin ollen lokitiedot ovat vankka perusta yksityisyyden suojan kannalta kriittisissä tehtävissä, joita ovat mm. henkilöllisyysasiakirjojen tai muun luottamuksellisen informaation skannaus. Tämä äärimmäisen tärkeä prosessi toimii taustalla eikä ole asiakkaiden tai pankin henkilöstön nähtävillä. Työnkulkuesimerkki: Tietoturvallinen toimintaympäristö Lokitiedot Seurantasovellus rekisteröi kaikki tapahtumat, joita pankin monitoimilaitteilla on suoritettu. Jokaiseen kopioon ja tulosteeseen sekä skannattuun ja faksattuun sivuun liitetään tieto työn suorittajasta, sen nykyisestä vaiheesta ja toimenpiteen ajankohdasta. IT-ylläpito voi milloin tahansa ladata lokitiedot katseltaviksi sekä siirtää valitsemansa raportit Excel-sovellukseen. Hakutoimintojen avulla IT-ylläpito voi etsiä ja tarkastella haluamiaan lokitietoja. Näin on mahdollista jäljittää tietovuodot ja tunnistaa käyttäjät, jotka eivät noudata annettuja tietoturvaohjeita. Rahoituslaitosten hyödyt Tietovuotojen estäminen Tietoturvallisen toimintaympäristön luominen

7 KESKEISET VASTUUT YMPÄRISTÖ- JA TIETOTURVAVASTUULLISUUS 6/7 KESKEISET VASTUUT Ympäristövastuu Tietoturvavastuu Konica Minolta suosii ympäristöä säästäviä toimintastrategioita ja ottaa huomioon ekologiset näkökohdat tuotteidensa koko elinkaaren aikana. Konica Minolta pyrkii edistämään kierrätystä ja uusiokäyttöä, ehkäisemään luonnon saastumista ja minimoimaan kaikki mahdolliset ympäristöriskit. Ekologinen tuotanto Tutkimus- ja tuotekehitysosastomme päämääränä ovat vihreät innovaatiot. Niistä esimerkkinä Konica Minoltan oma polymeerinen Simitri HD -väriaine, jonka valmistuksessa CO2-päästöjä syntyy 33 % vähemmän kuin perinteisten värijauheiden tuottamisessa. Ekologinen kuljetus Pakkauskokojen pienentäminen ja älykkäästi toteutettu logistiikka lyhentävät kuljetusvälimatkoja sekä vähentävät kuljetuskertoja ja kuljetusjätettä. Ekologiset palvelut Laitteiden energiansäästötoiminnot sekä virran kulutusta mittaava Eco-laskuri kertovat käytännön toimista, joilla tuemme uusimpia ympäristövaatimuksia. Ekologinen käyttö Monitoimilaitteiden ja tulostinten kehittyneet ominaisuudet kuten käyttäjävarmennus, Follow Me -tulostus ja töiden esikatselu säästävät paperia ja estävät tarpeetonta kopiointia. Ekologinen kierrätys Konica Minoltan ympäristövastuullisuutta osoittavat mm. laitteiden ja tarvikkeiden kierrätys sekä uusio paperin käyttö - tulostuslaadusta silti yhtään tinkimättä. Konica Minolta on edelläkävijä monitoimilaitteiden tietoturvateknologian kehittäjänä ja toteuttajana. Sähköisen informaation käyttäjätietojen ja asiakirjojen luottamuksellisuutta suojaavat ratkaisut ovat yksi toimintamme painopisteistä. Verkon tietoturva Tietoturvakäytännöt suojaavat verkkoliikennöintiä ja estävät luvattoman pääsyn laitteille ja verkkotoimintoihin. Henkilökohtainen tietoturva Kaikki Konica Minoltan laitteilla käsiteltävä henkilökohtainen informaatio on ja pysyy aina ulkopuolisten ulottumattomissa. Tarvittaessa toimintojen käyttöä voidaan rajoittaa. Käyttäjätunnistus ja Follow Me -tulostus varmistavat, että luottamukselliset asiakirjat päätyvät oikeisiin käsiin eivätkä jää lojumaan laitteen luovutustasolle. Tietoturvasertifikaatit Konica Minolta suhtautuu asiakkaidensa tietoturvan varmistamiseen vakavasti. Sen vuoksi lähes jokaiselle bizhub-monitoimilaitteelle on myönnetty Common Criteria (CC) EAL3 tai vastaava ISO sertifiointi. Monesta muusta valmistajasta poiketen Konica Minolta hakee aina sertifiointia koko monitoimijärjestelmälle ja varmistaa näin järjestelmien aukottoman tietoturvan. Lisätietoja vihreästä innovoinnista

8 Paperikapasiteetit on laskettu 80 g/m2 painoisille ja A4 kokoisille arkeille. Skannaus-, kopiointi- ja tulostusnopeudet on ilmoitettu poikittain syötetyille, yksipuolisille A4 kokoisille arkkisarjoille. Ilmoitettujen ominaisuuksien ja toimintojen tuki sekä saatavuus riippuvat käyttöjärjestelmistä, sovelluksista, verkkoprotokollista sekä verkon ja järjestelmien kokoonpanosta. Tulostustarvikkeiden ilmoitetut riittoisuudet ja kestot perustuvat määriteltyihin käyttöehtoihin kuten paperikokoon ja väripeittoon (5 % väripeitto A4-arkilla). Tarvikkeiden todellinen riittoisuus ja kesto vaihtelevat johtuen käyttötavoista ja muista tekijöistä kuten väripeitto, paperikoko, tulostusmateriaalin tyyppi, tulostustapa (jatkuva tai ajoittainen tulostus) ja laitteen sijoituspaikan lämpötila sekä suhteellinen kosteus. Jotkut laitepiirrokset sisältävät lisälaitteita. Ominaisuuksia ja tarvikkeita koskevat tiedot perustuvat esitteen painatushetkellä käytössä olevaan informaatioon ja voivat muuttua ilman ennakkoilmoitusta. Konica Minolta pidättää oikeuden kaikkiin hintoja ja teknisiä tietoja koskeviin muutoksiin ilman ennakkoilmoitusta. Microsoft, Windows ja Windows-logo ovat Microsoft Corporationin tuotemerkkejä tai rekisteröimiä tuotemerkkejä Yhdysvalloissa ja muissa maissa. Muut tuotemerkit tai rekisteröidyt tuotemerkit kuuluvat niiden omistajille. Lisätietoja osoitteesta: Konica Minolta Business Solutions Finland Oy Puh. vaihde ESPOO Keilaranta 17 C ESPOO JYVÄSKYLÄ Piippukatu JYVÄSKYLÄ OULU Ratakatu OULU ROVANIEMI Vierustie ROVANIEMI SODANKYLÄ Kasarmintie SODANKYLÄ TAMPERE Hatanpäänkatu TAMPERE TURKU Apilakatu TURKU