DOC p

Transkriptio

1 DOC p

2 Järvenpään Kaupunki Hallintokatu Järvenpää DOC PALVELURATKAISUT Digital Office Company Oy Kiitos mielenkiinnostanne edustamiamme tuotteita ja palveluita kohtaan. Tarjoamme teille keskustelujemme mukaisesti rakennuslupamateriaalien digitointipalvelua. Tahdomme olla jatkossa kokonaisvaltainen dokumenttikumppanisi. DOC on asiantuntija, joka helpottaa työntekoasi ja tarjoaa dokumentinhallinnan ja digitaalisen maailman ratkaisuja modernisti työskenteleville yrityksille. Meiltä saat työkalut, käytännön neuvot ja avun, jotta sinä ja yrityksesi voitte tehdä työtänne parhaimmalla mahdollisella tavalla. DOC on yksi vanhimpia ja suurimpia alan toimijoita Suomessa. Olemme kumppani, johon luotetaan ja joka panostaa paikallisuuteen.

3 DOC Digi Arkisto- ja skannauspalvelut DOC Digi tuottaa kumppaninsa Xeroxin kanssa pääasiassa ostolaskujen ja arkistojen digitointipalveluita. Palvelukeskukset sijaitsevat Salossa ja Kuopiossa. Salon palvelukeskus on ollut toiminnassa vuodesta 1995 lähtien ja skannauspalvelut on aloitettu vuonna Kuopion palvelukeskus siirtyi liiketoimintakaupan yhteydessä Xeroxille vuonna 2010 ja siellä on tuotettu skannauspalveluita jo vuodesta Arkiston digitointi Digitoimalla paperinen arkisto päästään merkittäviin kustannussäästöihin, ympäristöystävällisesti. Hakuajat lyhenevät olennaisesti ja yrityksen tilantarve vähenee. Sähköisessä arkistossa oleva materiaali on käytettävissä missä vain, milloin vain. Digitoimalla arkisto kokonaisuudessaan, materiaali on käytettävissä 24/7 missä tahansa. Hakuajat lyhenevät muutamaan sekuntiin. Paperiarkistossa hakuaika voi olla puolesta tunnista jopa useisiin päiviin. Xerox hoitaa koko prosessin alusta loppuun kokonaispalveluna. Nopeus: Palvelu voidaan ottaa käyttöön alle viikossa. Valmius käsitellä välittömästi vähintään sivua / kk ja tuotantoa voidaan skaalata nopeasti moninkertaiseksi. Digitointipalvelun työnkulku skannauskeskuksessa

4 DOC DIGI DIGITOINTIPALVELU Arkiston materiaali digitoidaan hakukelpoiseen muotoon kokonaisuudessaan ja toimitetaan asiakkaalle ulkoisella kovalevyllä, FTP-siirtona tai palveluna siirrettynä lupapiste.fi -palveluun. Dokumentit nimetään ja kansioidaan tyypin, sisällön ja tiedostonimen mukaan asiakkaan kanssa sovitulla tavalla. Nimeäminen toteutetaan yhteensopivaksi Lupapiste.fi-palveluun. Materiaali haetaan asiakkaan hyllystä, pakataan asianmukaisesti ja toimitetaan skannauskeskukseen. Materiaalien tietoturvallinen tuhoaminen tai palautus arkistolaatikoissa tai palautus mapitettuna sopimuksen mukaan. Hyödyt Ajansäästö on merkittävä, monissa kunnissa saattaa piirustusten ja niihin liittyvien dokumenttien hakemiseen kulua merkittävästi työaikaa Suorat puhelinsoittokyselyt lupadokumenteista ja niihin liittyvistä muista asiakirjoista vähenevät merkittävästi. Asiakkaille Lupapiste.fi palvelun dokumentit ovat käytettävissä 24/7 Tilansäästö (jos dokumentit saa tuhota) Vanhat materiaalit alkavat kellastumaan ja haurastumaan, joidenkin dokumenttien kohdalla alkaa olla viimeinen hetki toimia. Paperinen arkisto on lisäksi altis vahingoille, kuten tulipalolle tai vesivahingolle. Aineisto löytyy digitaalisesti yhdestä paikasta eikä sitä tarvitse skannata, muokata ja indeksoida erikseen ja sen laatu on erinomaista.

5 Hinnoittelu Skannaus arkistointilaitoksen hyväksymään PDF/A tiedostomuotoon. Digitoitu materiaali toimitetaan asiakkaalle ulkoisella kovalevyllä. Tiedostot kansioidaan ja nimetään sovitulla tavalla. Hyväksytyn materiaalitoimituksen jälkeen paperiversiot toimitetaan asiakkaalle takaisin halutunlaisesti pakattuna tai tuhotaan tietoturvallisesti. Digitointi ja aineiston tuhoaminen Digitointi yhteen tiedostoon, A4 / A3 Digitointi yksittäin, suurkoko A3 ja suuremmat sivut Indeksointi (sis. 3 metatietoa/tiedosto) Digitointi ja aineiston palautus arkistolaatikoissa Digitointi yhteen tiedostoon, A4 / A3 Digitointi yksittäin, suurkoko A3 ja suuremmat sivut Indeksointi (sis. 3 metatietoa/tiedosto) Aineiston siirto Lupapiste.fi palveluun 0,10 / pinta 0,94 / sivu 0,06 / tiedosto 0,12 / pinta 0,96 / sivu 0,06 / tiedosto 0,25 /tiedosto Kuljetus ja pakkaus Arvonlisävero Käyttöönoton kustannukset 500 Aineiston varmuuskopion toimittaminen kovalevyllä 250 Halutessanne digitointiprojektista on myös mahdollista tehdä puitesopimus useammalle vuodelle, jolloin digitointi suoritettaisiin asiakkaan kanssa yhdessä sovittavissa erissä esimerkiksi arkistovuosi tai vuodet kerrallaan. Materiaalin pakkaus asiakkaalla ja kuljetus yhdellä kerralla yhteensä 900. Useammassa erässä 350 /kerta. Sisältää hyllystä mappien pakkaamisen laatikoihin, laatikoiden kanto autoon, kuljetus Saloon, laatikot yms. tarvikkeet. Hinnat ovat arvonlisäverottomia ja laskutettaessa niihin lisätään laskutushetkellä voimassa olevan verokannan mukainen arvonlisävero. Tarjous on voimassa vuoden 2017 loppuun. Toivon tarjouksen soveltuvan teille ja johtavan myönteiseen päätökseen. DOC Sami Hosio Myyntijohtaja sami.hosio@digitalofficecompany.fi