Kasperi Tilikauden vaihteen muistilista 1 (5)

Transkriptio

1 Kasperi Tilikauden vaihteen muistilista 1 (5) Tilikauden vaihteen muistilista Kasperin versioista... 1 Ennen tilikauden vaihteen raportointia... 1 Aja Tietokannan tarkistus - ajo... 1 Tee normaalit (kuu)kauden vaihteen toimenpiteet... 1 Täsmäytä Kasperi ja pääkirja... 2 Yleistä: Kokonaispoisto (jos laskette EVL-poistoja)... 2 Kokonaispoiston määritys ja verolomakepohjien tulostus (jos laskette EVL-poistoja)... 2 Kirjaa poistot/poistoeron muutos... 3 Tilikauden vaihteen raportointi ja uuden tilikauden avaus... 4 Tulosta tilikauden vaihteen raportit... 4 Avaa uusi tilikausi... 4 Tilinpäätöksen valmistumisen jälkeen... 5 Sulje vanha tilikausi (= Tilikauden päätösajo)... 5 Tietokantojen varmuuskopiointi... 5 Yleistä Tämä ohje ei ole olennaisilta osin muuttunut vuodesta Käytössäsi pitäisi olla jo 2013 julkaistu Kasperin versio 8 (näet version Kasperin käynnistyksessä, raporttien otsikoissa sekä ohjeet -> 'tietoja ohjelmasta' - näytössä). Versiota 8 vanhempi versio voi tarkoittaa, että työaseman vaihdon yhteydessä sinulle on asennettu vanha versio. Voit avata näyttökohtaisen kasperi.info - ohjesivun painamalla F1-nappia (ohjeen käyttö edellyttää kertaluonteista rekisteröitymistä). Ennen tilikauden vaihteen raportointia Aja Tietokannan tarkistus - ajo Viimeistään ennen tilikauden vaihdetta on syytä ajaa ylävalikon Päivitys -> Tietokannan tarkistus - ajo. Se tarkistaa, että kohteiden tila vastaa tapahtumia ja perustiedot ovat kunnossa. Jos saat huomautuksia siitä, että kohteen pitoajan päättymispäivä on muuttunut (esim. 'Nro 305, loppupv > '), ei tästä ole syytä huolestua. Päivä ei vaikuta poistolaskentaan, vaan ainoastaan kohteiden selaukseen pitoajan päättymispäivän mukaan (ks. tarkemmin F1). Tee normaalit (kuu)kauden vaihteen toimenpiteet Jos käytätte pienen kirjanpitovelvollisen poistomallia, jossa kirjanpidon suunnitelman mukaiset poistot ovat samat kuin verotuksen EVL-poistot, älä vielä kirjaa suunnitelman mukaisia poistoja kirjanpitoon, koska myöhemmin tapahtuva kokonaispoistojen määritys voi muuttaa poistoja. Muutoin: Kirjaa normaalisti tilikauden viimeisen kauden sumu-poistot (Raportit - > T Tositteet ). Kausi voi olla kuukausi tai yrityksenne kirjauskäytännöstä riippuen myös muu kausi. Muista kirjata myös myyntitosite, jos kaudella on myyntejä.

2 Kasperi Tilikauden vaihteen muistilista 2 (5) Täsmäytä Kasperi ja pääkirja Kun olet kirjannut sumu-poistot ja tarvittaessa myyntitositteen, vertaa pääkirjaan Saldoyhteenvedon (raportit -> P saldotilanne ) tili- ja taseryhmätason lukuja; 'poistoineen '- saraketta eli tasearvoa tilikauden lopussa sekä tuloslaskelman poistotilien saldoja. Huom! jos et kirjannut sm.poistoja Tee normaalit kauden vaihteen toimenpiteet - kohdassa, vertaa saldoyhteenveto raportin ennen poistoja saraketta kirjanpidon saldoon. Kasperin lukujen on oltava sentilleen samoja kuin vastaavista asioista liikekirjanpidossa esitetään. Yleistä: Kokonaispoisto (jos laskette EVL-poistoja) Kokonaispoisto on kirjanpidossa poistoeron muutoksen kautta näytetty verotuksen poisto (tehty sm.poisto korjattuna poistoeron muutoksella - tai tarkemmin: poistoeron muutokseen sisältyvällä sm. ja EVL-poistojen välisellä erolla). Poistoeron muutos voi sisältää poistojen eron lisäksi mm. sumu-myyntivoittoja/-tappioita, joten todellista EVL:n poistoa ei aina voi laskea korjaamalla kirjanpidon sumu-poistoja poistoeron muutoksella. Yleensä verotuksessa tehdään samansuuruiset poistot kuin kirjanpidon kokonaispoiston kautta on määritetty. Jos verotuksessa tehty poisto ei ole sama kuin kirjanpidon kokonaispoiston kautta määritetty poisto, syntyy hyllypoistoja tai aiemmin syntyneet hyllypoistot muuttuvat. Muista myös, että hyllypoiston muutos pitää huomioida verolaskelmalla. Kun Kasperissa puhutaan EVL-poistoista, tarkoitetaan yleensä kirjanpidon kokonaispoistoja ja yleensä myös samalla verotuksen säännönmukaista poistoa, jos hyllypoistoja ei ole. Hyllypoistot näkyvät Kasperin raporteista vain verolomakkeilla. Kirjanpito Verotus Kirjanpidon sm.poisto +/- poistojen eron muutos (osa poistoeron muutosta) =kirjanpidon kokonaispoisto +/- hyllypoiston muutos =verotuksen säännönmukainen poisto(+lisäpoisto) Kokonaispoiston määritys ja verolomakepohjien tulostus (jos laskette EVL-poistoja) Video aiheesta : Jos kertynyt poistoero menee negatiiviseksi, katso myös: Kokonaispoistojen määritys käynnistyy päivitysvalikon Määritä kokonaispoisto valinnalla. Poistojen määritys tapahtuu verolomakkeen 62 ryhmittelyn mukaisella tasolla ja näet samalla hyllypoistojen muutokset (jos hyllypoistojen seuranta on käytössä). Toimintoa pitää käyttää, koska se asettaa Kasperin kohdekohtaiset poistot samaksi kuin verolomakkeen ryhmän loppusummasta laskettu poisto (ilman tätä toimintoa voi kohdekohtainen poistolaskenta aiheuttaa pyöristyseroja verrattuna ryhmän loppusummasta laskettuun poistoon), tekee mahdolliset hyllypoistojen muutokset ja tulostaa verolomakepohjat 62, 6B ja 12A. Toiminnon käytöstä on oma ohjeensa Kokonaispoiston määritys ja verolomakkeiden tulostus. Tarkista mitä kommentteja eri ryhmillä näytetään ruudun alaosassa (Tarkemmat selitykset F1- napin takaa). Jokin kommenteista saattaa vaikuttaa kokonaispoistojen määritykseen tai tilikauden tapahtumien käsittelyyn (esim. myynnin oikaise kertynyt poistoero parametri).

3 Kasperi Tilikauden vaihteen muistilista 3 (5) Tarkista, että parametri Älä näytä keskeneräisiä kohteita verolomakkeella on yrityksen kannalta oikein. Jos vaihdat parametrin arvoa, näet sen vaikutukset näytöllä saman tien. Tarkista, että parametri 'Tee sama täsmäytys myös sm.poistoille' on yrityksen kannalta oikein. Sen pitäisi olla päällä vain tilanteessa, jossa kirjanpidon sumu-poistot lasketaan EVL:n poistomenetelmillä (pienen kirjanpitovelvollisen poistomalli). Tällöin EVL-poiston muutoksen halutaan vaikuttavan myös kirjanpidon sumu-poistoihin. Määritä lopuksi haluttu kokonaispoisto muuttamalla ensin kokonaispoistojen laskenta parametria ja/tai säännönmukainen poisto rivin arvoa halutuilla ryhmillä. Jos käytät muuta parametria kuin maksimipoisto tai vapaasti määritelty niin sinun on muutettava parametriksi vapaasti määritelty ennen suorita muutokset napin painamista. Voit tulostaa verolomakepohjat tarkistusta varten ennen Suorita muutokset napin painamista. Tällöin raportin otsikossa lukee Simuloitu tulosta kuitenkin lopulliset verolomakkeet vasta Suorita muutokset napin painamisen jälkeen. Kun tiedot näyttävät haluamiltasi, paina Suorita muutokset nappia ja tulosta verolomakepohjat. Voit suorittaa kokonaispoiston määrityksen useampaan kertaan (jos tapahtumiin tai tietoihin tulee muutoksia). Jos 'suorita muutokset' - napin painamisen jälkeen saat huomautuksen siitä, että poistot ovat muuttuneet, kokeile seuraavaa: Sulje kokonaispoistojen määritys ja avaa se uudelleen. Tee sitten määritykset uudestaan. Lopuksi muuta 'kokonaispoistojen laskenta' - parametrin arvoksi 'vapaasti määritelty' sellaisilla ryhmillä, joilla se ei ole 'maksimipoisto' tai 'ei muutettavissa'. Jos tämänkin jälkeen saat huomautuksen poistojen muuttumisesta 'suorita muutokset' - napin painamisen jälkeen, ota yhteyttä Espinaan. Jos tilinpäätös on jo tehty etkä halua poistoeron muuttuvan siitä mitä se oli, valitse 'kokonaispoistojen laskenta' - parametrin arvoksi 'käytä tilien vaihtelevia poistoprosentteja'. Tällöin Kasperi ei korjaa kohteittaisen ja ryhmäkohtaisen pyöristyksen välistä pyöristyseroa. Tarkista verolomakepohjista seuraavat asiat: - Ettei niille tulostunut erottaa rivejä tai huomion arvoisia kommentteja. - Että 62 lomakkeen Poistamaton hankintameno verovuoden alussa täsmää edellisen verovuoden Poistamaton hankintameno verovuoden lopussa saldoon. Huom! Mikäli taseen kertynyt poistoero on tilikauden aikana muuttunut yritysjärjestelyjen seurauksena, tarkista että verolomakkeiden poistoeron muutos on oikein (tämä käy helpoiten tarkistamalla, että Kasperin saldoyhteenveto -raportin kertynyt poistoero tilikauden lopussa täsmää poistoeron muutoksen jälkeen taseen kertyneeseen poistoeroon). Kasperi huomioi Päivitys -> Yritysjärjestelyt valikon määritellyt tapahtumat tilikauden aikana tapahtuneiksi yritysjärjestelyiksi. Mikäli yritysjärjestelyt näytöstä puuttuu tietoja, voi yritysjärjestelyjen vaikutus poistoeroon näkyä lomakkeella sekä poistoeron muutostositteilla väärin. Jos luvuissa on jotakin outoa, on tämä viimeinen hetki tehdä korjauksia ennen tilinpäätöstä! Kirjaa poistot/poistoeron muutos Jos käytätte pienen kirjanpitovelvollisen poistomallia, kirjaa suunnitelman mukaiset poistot kirjanpitoon tässä vaiheessa. Lopuksi tarkista, että Kasperin ja kirjanpito täsmäävät (ks. 'Täsmäytä Kasperi ja pääkirja' sivulla 2).

4 Kasperi Tilikauden vaihteen muistilista 4 (5) Muutoin: Kirjaa poistoeron muutostosite ( Raportit -> Tositteet -> Poistoeron muutos ) koko tilikaudelta (mikäli seuraatte poistoeroja). Jos olet kirjannut poistoeron muutosta pitkin tilikautta, peruuta kirjaukset ja kirjaa nyt kertaalleen uudelleen koko tilikauden poistoeron muutos. Tämä siksi, että kokonaispoiston määritys sekä myynnit muuttavat takautuvasti tilikaudelle jaksotettua EVL-poistoa. On hyödyllistä tulostaa myös Poistoeromuutokset raportti, joka erittelee kaikki poistoeron muutokseen vaikuttavat erät (esim. EVL- ja sumupoistojen erotus, myyntivoitot/-tappiot ja romutukset). Raportin saat tulostettua samaa kautta kuin saldotilanne raportin (raportit -> P -> valitse alasvetovalikosta Poistoeromuutokset ). Täsmäytä Kasperi ja pääkirja poistoeron osalta: vertaa saldoyhteenveto - raportin kertynyttä poistoeroa tilikauden lopussa pääkirjan taseen vastattavissa olevaan kertyneeseen poistoeroon. Vertaa myös verolomake 6B:n 2. sivun poistoeron muutosta tuloslaskelman poistoeron muutokseen. Kasperin lukujen on oltava sentilleen samoja kuin vastaavista asioista liikekirjanpidossa esitetään. Näin tulet myös tarkistaneeksi, että tilikauden aikana ei ole vahingossa tiliöity tositteita poistoerotileille. Tilikauden vaihteen raportointi ja uuden tilikauden avaus Tulosta tilikauden vaihteen raportit Tulosta tarvittavat raportit eli vähintään seuraavat: - Ostot (O) ja myynnit (M) - Pääkirjatilien saldoyhteenveto (P) sekä tileittäin että taseryhmittäin - Tase-erittelyt (A) Sumu- sekä tarvittaessa EVL tase-erittely - Liitetietolaskelmat (C ) taseryhmittäin (julkinen) ja apu-sarakkeellinen liitetietoerittely tileittäin (omaan käyttöön) - Luettelon käytetyistä pääkirjatileistä, poistoaikaryhmistä ja poistotavoista saat tulostamalla perustietoraportin Pk -tilit, tase- ja kalustoryhmät/tilikartta (osa tilinpäätöstietoja) - Verolomakepohjat 62, 6B ja 12A tulostettiin jo kokonaispoiston määrityksen yhteydessä - Kasperi 8:n mukana on toimitettu tilintarkastajaa varten inventaariraporttipohja 'tilintarkastajan raportti 2013'. Sen avulla voit luoda Excel-taulukon, josta käyvät ilmi liitetiedot ja poistosuunnitelma kohteittain. Taulukosta voi helposti tarkistaa esim. viiden suurimman hankinnan poistot tai viiden suurimman poiston laskennan, jne. Löydät 'tilintarkastajan raportti 2013':n omista raporteista : Valitse Kohteiden selaus ja paina 'tulosta'. Sitten kaksois-näpäytä raportin nimeä, jolloin sivuksi vaihtuu 'summaus'. Paina sitten 'taulukkoon' - nappia, joka kopioi tiedot leikepöydälle. Lopuksi avaa Excel ja liitä tiedot leikepöydältä tyhjään taulukkoon. Avaa uusi tilikausi Jos tulevan tilikauden hankintoja syötetään ennen kuin poistot edelliseltä kaudelta on päivitetty, on pääkirjatilikohtaisiin tilikausitietoihin sitä ennen manuaalisesti avattava seuraava tilikausi, jonka pitää olla myös avoin. Tällöin kaksi kautta on avoimena (A) eli kuluva ja seuraava tilikausi. Aikaisempien tilikausien tilan on oltava suljettu. Toimi seuraavasti:

5 Kasperi Tilikauden vaihteen muistilista 5 (5) - Avaa Tilikausitietojen ylläpito näyttö (päävalikko - > V Tilikausitietojen ylläpito ). - Paina Kopioi kausia nappia. - Valitse listan lopusta seuraava tilikausi (esim ) pistämällä Valittu - sarakkeeseen ruksi. - Pistä ruksi kohtaan Kopioi kaikille tileille ja paina Kopioi. Tilinpäätöksen valmistumisen jälkeen Sulje vanha tilikausi (= Tilikauden päätösajo) Tee tämä vasta kun tilinpäätös on tarkastettu eikä siihen ole tulossa enää muutoksia. Toimenpiteet: - Tulosta saldoyhteenveto raportti (Raportit -> P ) suljettavalta tilikaudelta. - Ota varmuuskopio ennen tilikauden päätösajoa tai jos käytät verkkoversiota, ilmoita palvelimista vastaavalle, että Kasperin tietokannat pitää varmistaa. Talleta varmuuskopio vähintään seuraavaan tilinpäätökseen saakka. - Avaa Päivitys -> (P) Tilikauden päätösajo näyttö ja paina Päivitä kaikki nappia suorittaaksesi päivitysajon. - Poistu ajon päätyttyä yrityksestä tai Kasperista varmistaaksesi tietojen päivittyminen. Mene sitten takaisin yritykseen. - Tarkista saldoyhteenveto (Raportit -> P) raportin avaussaldot. Anna sen laskentapäivän olla oletusten mukaan uudella tilikaudella! Täsmäytä uuden tilikauden avaussaldo (sarake 1) edellisen - juuri päätetyn - tilikauden päättävään taseeseen (sarake 3). - Aja halutessasi Vanhojen tapahtumien listaus ja poisto (Päivitys -> V) ohjelman ehdottamien oletusten mukaan. Toiminto poistaa mm. aiempina tilikausina myydyt/romutetut kohteet. - Tarkista Pääkirjatilien saldotilanne raportti vielä kerran, kun vanhojen tapahtumien poistoajo on ajettu. - Ota varmuuskopio tilikauden avaustilanteesta Tietokantojen varmuuskopiointi Käytössäsi oleva tietokanta selviää, kun valitset ylävalikosta Ohjeet -> Tietoja ohjelmasta ja katsot mitä lukee Tietokanta - rivillä. Jos käytössä on Firebird tai InterBase -palvelin, voit ottaa varmuuskopion esim. muistitikulle (tai haluamaasi sijaintiin) työasemasta käyttäen Kasperi ohjelmaryhmän Tietokannan huolto ohjelmaa. Tietokannan huolto löytyy myös suoraan Kasperista Työkalut ylävalikon alta. Huom! Ota varmuuskopio omaan hakemistoonsa tai se menee aikaisemman päälle. Jos käytössänne on MS SQL Server tai Oracle tietokanta, kerro ATK-tuelle, että varmuuskopio edellisen yön tilanteesta pitää säilyttää erillään. Varmista tämä heidän kanssaan hyvissä ajoin!