Sastamalan kaupunki Khall Irtaimisto-ohje voimaan

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Sastamalan kaupunki Khall 22.12.2014 Irtaimisto-ohje voimaan 1.1.2015"

Kalevi Hovinen
8 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Irtaimisto-ohje: Irtaimiston luettelointi/rekisteröinti sekä poistetun tai käyttöä vailla olevan irtaimiston käsittely Yleistä Kaupungin prosessien ja yksiköiden on pidettävä luetteloa tai atk-rekisteriä kaupungin omistamasta irtaimesta omaisuudesta. Luetteloinnin tarkoituksena on edistää irtaimen omaisuuden tehokasta käyttöä, huoltoa, korjausta ja uusimistarpeen määrittelyä sekä estää irtaimiston katoaminen ja luvaton käyttö. Jos irtaimiston hankintaan on saatu rahoitusosuutta (valtionosuutta), on näiden ohjeiden lisäksi huomioitava myös rahoituspäätökseen liittyvät ohjeet. Ydinprosessit huolehtivat osaltaan irtaimiston rekisteröinnin toteuttamisesta ja ajantasaisuudesta. Ydinprosessien on nimettävä irtaimistoluettelon ylläpitäjät. Luetteloitava irtaimisto Luetteloitavaa irtaimistoa ovat esineet, joiden käyttöaika on enemmän kuin 3 vuotta ja/tai arvo yli 500. Euromääräinen raja koskee myös hankintoja, jotka koostuvat useammasta osasta ja jotka muodostavat yhdessä tarvittavan kalustekokonaisuuden (esim. pöytäryhmä). Luetteloitavaa irtaimistoa ovat lisäksi edellä mainitut rajat alittavat kaupungin omistuksessa olevat atk-laitteet ja sellaiset atk - ohjelmistot, työkoneet, kalusteet, toimistotekniset ym. laitteet, jotka on tarkoituksenmukaista luetteloida huolellisen omaisuudenhoidon kannalta. Käyttöomaisuuskirjanpidosta kokonaan poistettu, mutta vielä käytössä oleva kalusto tulee vastaavalla tavalla tallentaa irtaimistoluetteloon. Irtaimistoluetteloon omaisuuden arvo merkitään arvonlisäverottomana. Irtaimistoluetteloon rekisteröitävän esineen vuosikuluksi kirjattava hankintameno kirjataan kirjanpidossa omalle menotililleen, jonka kautta hankintatiedot siirretään irtaimistoluetteloon Tällaisia kirjanpidon menotilejä ovat mm opetusvälineet atk-tarvikkeet kalusto atk-kalusto liikuntavälineet 4600 muu materiaali, ulkoinen muu materiaali, sisäiset ostot Leasing-rahoituksella prosessin käyttöön hankittu irtaimisto luetteloidaan kaupungin omistuksessa olevan irtaimiston tapaan omana omaisuusryhmänään (ryhmä vuokratut ja 1

Luetteloinnin tarkoituksena on edistää irtaimen omaisuuden tehokasta käyttöä, huoltoa, korjausta ja uusimistarpeen määrittelyä sekä estää irtaimiston katoaminen ja luvaton käyttö.

2 sijoitetut). Irtaimistokorttiin tulee lisätä maininta leasing-rahoituksen voimassaoloajasta. Sastamalan Tukipalvelu Oy ylläpitää luetteloa leasing-rahoituksella kaupungin käyttöön hankkimistaan atk- ja monitoimilaitteista, joten näitä laitteita ei tarvitse erikseen luetteloida prosesseissa. Irtaimistoluetteloon ei merkitä - varastokirjanpidon alaista tavaraa, josta pidetään varastokirjanpitoa - kulutustavaraa, tarve- ja raaka-aineita eikä puolivalmisteita - rakennuksiin rakentamisvaiheessa kiinteästi kuuluvia koneita ja kalusteita - koneisiin ja laitteisiin kuuluvia osia - ruuanvalmistus- ja ruokailuvälineitä (paitsi koneet) eikä tekstiilejä - sellaisia kulutustavaroita, tarve- ja raaka-aineita sekä puolivalmisteita, jotka menettävät lyhyessä ajassa käyttöarvonsa tai joiden laatu muuttuu niitä käytettäessä - museotavaroita eikä taide-esineitä, joista on erillinen luettelo - Sastamalan Tukipalvelu Oy:n kautta leasing-rahoituksella kaupungin käyttöön hankittuja atk- ja monitoimilaitteita - Sastamalan Tukipalvelu Oy:n ylläpitämään rekisteriin tallennettuja kaupungin omistuksessa olevia atk-laitteita. Irtaimistoluettelo Luetteloitava irtaimisto ryhmitellään omaisuusryhmiin ja alaryhmiin tämän ohjeen liitteen mukaisesti. Ryhmittelyn pääluokat ovat - Tietotekniset laitteet - AV-laitteet ja -välineet - Kiinteistövalvonnan koneet ja laitteet - Kuljetusvälineet - Toimistokoneet - Muut koneet ja -laitteet - Muut välineet - Pöydät ja istuimet - Säilytyskalusteet - Muut kalusteet - Taideteokset ja muu irtaimisto - Vuokratut ja sijoitetut Alkuperäiset luettelo-/rekisteritiedot on säilytettävä turvaavin tavoin työyksiköissä tai irtaimistorekisterin ylläpitoon tarkoitetulla ohjelmistolla. Irtaimistoluettelon, inventointipöytäkirjojen ja poistoluetteloiden säilytys on järjestettävä arkistointimääräysten mukaisesti. Excel-muotoiset luettelot tallennetaan palvelimelle kullekin ydinprosessille tarkoitusta varten avattuun tiedostokansioon (H:/Yhteiset/Irtaimistoluettelot/xxxx ydinprosessi). Koulujen Primus-ohjelmistolla ylläpidettävät irtaimistoluettelot tallennetaan ohjelman oman tallennusjärjestelmän mukaisesti. 2

Irtaimistoluetteloon ei merkitä - varastokirjanpidon alaista tavaraa, josta pidetään varastokirjanpitoa - kulutustavaraa, tarve- ja raaka-aineita eikä puolivalmisteita - rakennuksiin

3 Irtaimistoluetteloon merkittyihin esineisiin on tehtävä tunnistusmerkinnät eli kaupungin omistusmerkintä, irtaimistotarra tai muu merkintä, mikäli se on mahdollista esineen käyttötarkoitusta tai käyttöarvoa vähentämättä ja kohtuullisin kustannuksin. Omistusmerkintä on irtaimistoesinettä ulkopuolisille myytäessä poistettava tai mitätöitävä. Valvontaa varten omistusmerkintä voidaan tehdä myös sellaisiin esineisiin, joita ei merkitä irtaimistoluetteloon. Museotavaroiden ja taide-esineiden osalta luettelot pitää tehdä vähintään kerran vuodessa. Taide-esineet pitää olla varustettu esinenumerolla, tekijän nimellä, työn nimellä ja maalaustekniikalla. Taide-esineet pitää olla lisäksi valokuvattu. Taide-esineiden osalta pitää huomioida lisäksi oikeat säilytysolosuhteet. Taide-esineistä, kuten mm. veistoksista, kokoelmaesineistä ja tauluista vastaa ja luetteloa pitää kulttuuritoimi Irtaimistoluetteloon merkitään esineestä seuraavat tiedot: - esineen tunnistetieto Tunnistetieto annetaan juoksevana numerointina ja vastaava tunnistetieto tulee merkitä myös esineeseen - omaisuusryhmä - esineen nimike - irtaimiston sijoitus-/säilytyspaikka (= toimintayksikkö ja siellä huone, missä tavara on ) - hankintahinta ilman arvonlisäveroa - hankinta-ajankohta - tavaran toimittaja, merkki ja yksilöintitunnus (etenkin koneista ja laitteista) - kappalemäärä - käytöstä poistoajankohta - poistotapa - lisätietosarakkeella ilmoitetaan mm. siirtoa koskeva tieto, mahdolliset lisäykset ja muut tarpeelliset lisätiedot Irtaimistoluettelo on tarkastettava ja allekirjoitettava vuosittain. Irtaimiston poisto ja poistetun irtaimiston luovutus Irtaimistoluettelosta on poistettava rikkoutuneet tai hävinneet esineet sekä esineet, joilla ei enää ole käyttö- tai vaihtoarvoa. Irtaimistoluetteloon merkitään kunkin esineen kohdalle poistoajankohta ja poistotapa. Irtaimiston poistoesitykset on tehtävä vähintään kerran vuodessa Poistotavat: myynti hävittäminen lahjoitus tms. luovutus hävinnyt/kadonnut varkaus-/katoamistapauksista yksiköiden tulee tehdä välittömästi ilmoitus osaprosessin johtajalle 3

Valvontaa varten omistusmerkintä voidaan tehdä myös sellaisiin esineisiin, joita ei merkitä irtaimistoluetteloon.

4 Tarpeeton käyttökelpoinen irtaimisto on tarjottava ensisijaisesti kaupungin omien toimintayksiköiden käyttöön vastikkeetta. Luovutuksesta voidaan sopia suoraan prosessien välillä tai ilmoittaa vapautuneesta irtaimistosta kaupungin intranet-sivuilla. Irtaimen omaisuuden sisäinen siirto hallinnonalalta toiseen merkitään irtaimistoluetteloon. Vastaanottava prosessi huolehtii irtaimiston luetteloinnista siirtoajankohdasta alkaen. Julkisesta myynnistä on tiedotettava riittävän laajasti joko paikallisissa tiedotusvälineissä tai alan lehdissä. Mikäli irtaimistoa on tarkoitus poistaa myymällä, poistoesityksessä kerrotaan, kuinka myyntihinta määritellään ja miten myynnistä tiedotetaan. Irtaimisto myydään etukäteen hinnoiteltuina ja erikoistavarat myös julkisten ostotarjousten perusteella. Irtaimistoa voidaan myydä myös huutokaupassa. Ennen myyntiä esineet kunnostetaan siinä määrin kuin se on mahdollista ja kannattavaa. Myyntiä odottavan irtaimiston väliaikaisesta varastoinnista prosessien tulee tarvittaessa sopia Tilakeskuksen kanssa. Irtaimistoluetteloiden/-rekisterien vastuuhenkilöt Ydinprosessin johtaja vastaa hallintosäännön mukaan - vastaa ydinprosessin irtaimiston luetteloinnin järjestämisestä - hyväksyy irtaimiston poistoluettelot (hallintosääntö 30 ) - päättää poistetun, mutta käyttökelpoisen irtaimiston myynnistä (hallintosääntö 30 ) - voi tarvittaessa delegoida irtaimiston poistamista ja myyntiä koskevaa päätösvaltaansa Osaprosessin johtaja - vastaa osaprosessinsa irtaimiston luetteloinnin järjestämisestä - tekee irtaimiston poistoa koskevan esityksen ydinprosessin johtajalle - nimeää oman osaprosessinsa irtaimistoluetteloiden ylläpitäjät - päättää tietojärjestelmällä pidettävien irtaimistoluetteloiden ajantasaisista tallennus- ja lukuoikeuksista Irtaimistoluettelon ylläpitäjä - vastaa irtaimiston oikeasta ja ajantasaisesta luetteloinnista ja merkinnöistä irtaimisto-ohjeen ja prosessin oman täsmentävän ohjeen mukaisesti - tarkistaa ja allekirjoittaa irtaimistoluettelon vuosittain - valmistelee irtaimiston poistoesityksen oman yksikkönsä osalta Irtaimiston käyttäjä - vastaa irtaimiston huolellisesta ja turvallisesta käytöstä - ilmoittaa irtaimiston rikkoutumisesta tai häviämisestä välittömästi osaprosessin johtajalle ja irtaimistoluettelon ylläpitäjälle 4

Irtaimen omaisuuden sisäinen siirto hallinnonalalta toiseen merkitään irtaimistoluetteloon. Vastaanottava prosessi huolehtii irtaimiston luetteloinnista siirtoajankohdasta alkaen.

5 Toimintaohjeen voimaantulo jälkeen hankittu ja käyttöomaisuuskirjanpidosta poistettu irtaimisto ja muu kiinteä omaisuus luetteloidaan tämän ohjeen mukaisesti. Ennen vuotta 2015 hankitun irtaimen omaisuuden osalta voidaan edelleen käyttää jo laadittuja irtaimistokortteja ja luetteloita. Myös nämä irtaimistokortit ja luettelot tallennetaan irtaimistoluetteloiden tiedostokansioon (H:/Yhteiset/Irtaimistoluettelot/xxxx ydinprosessi) skannattuna tai excel/word-muodossa. Ennen vuotta 2015 hankittu käytössä oleva, mutta luetteloimaton irtaimisto selvitetään vuoden 2015 loppuun mennessä. Selvitystyö koskee myös käyttöomaisuuskirjanpidosta poistettua, mutta edelleen käytössä olevaa irtaimistoa ja muuta kiinteää omaisuutta. Tämä toimintaohje korvaa johtoryhmän ohjeellisena hyväksymän irtaimisto-ohjeen. 5

Myös nämä irtaimistokortit ja luettelot tallennetaan irtaimistoluetteloiden tiedostokansioon (H:/Yhteiset/Irtaimistoluettelot/xxxx ydinprosessi) skannattuna tai excel/word-muodossa.

Samankaltaiset tiedostot

Punkalaitumen kunta. Irtaimisto-ohje. Kunnanhallitus Voimaan Yleistä

Punkalaitumen kunta. Irtaimisto-ohje. Kunnanhallitus Voimaan Yleistä Punkalaitumen kunta Irtaimisto-ohje Kunnanhallitus 23.1.2017 Voimaan 1.2.2017 Yleistä Kunnan omistamasta irtaimesta omaisuudesta on pidettävä luetteloa tai atk-rekisteriä. Luettelointi on osa sisäistä