KUNNALLINEN TYÖMARKKINALAITOS MUISTIO 1 (5) Suun terveydenhuollon tulospalkkioryhmä

Transkriptio

1 KUNNALLINEN TYÖMARKKINALAITOS MUISTIO 1 (5) Suun terveydenhuollon tulospalkkioryhmä MUISTIO SUUN TERVEYDENHUOLLON TULOSPALKKIOJÄRJESTELMISTÄ Kunnallinen työmarkkinalaitos, Suomen Hammaslääkäriliitto ry ja Tehy ry ovat yhdessä laatineet tämän muistion suun terveydenhuollon tulospalkkiojärjestelmistä. Muistion laatimisen tavoitteena on rohkaista kuntia ja kuntayhtymiä ottamaan käyttöön tulospalkkiojärjestelmiä. Muistio ei ole sitova, vaan se sisältää ohjeita ja esimerkkejä tulospalkkiojärjestelmän suunnittelun ja käyttöönoton tueksi. Kannustava palkkausjärjestelmä, jonka osa tulospalkkiot ovat, motivoi henkilöstöä sitoutumaan organisaation tavoitteisiin. Oikean tavoiteasettelun kautta tulospalkkiot ohjaavat toimintaa haluttuun suuntaan. Tulospalkkiojärjestelmä on myös keino antaa ja saada palautetta ryhmän työskentelystä. Tulospalkkiojärjestelmien käyttöönotto kunnissa ja kuntayhtymissä ovat osoittaneet, että järjestelmän käyttöönoton myötä toiminta on usein tehostunut, tavoitteet selkiytyneet ja yhteistyö eri henkilöstöryhmien välillä on parantunut. Tätä kautta kuntalaisille on voitu tarjota parempaa palvelua. Tulospalkkioista on määräykset KVTES:n II -luvun 11 :ssä ja liitteessä 9 on tulospalkkioita koskeva soveltamisohje. Lääkärisopimuksessa tulospalkkioita käsitellään henkilökohtaisen lisän (10 ) soveltamisohjeessa. Tulospalkkioita kunta-alalla on käsitelty laajemmin mm. Kuntatyönantaja -lehden numerossa 3/2003. Suun terveydenhuollon muuttuva toimintaympäristö Joulukuun 1. päivänä 2002 voimaan tulleessa hammashuoltouudistuksessa kansanterveyslakia muutettiin siten, että kaikilla kuntalaisilla on halutessaan mahdollisuus hakeutua kunnalliseen suun terveydenhuoltoon. Muutoksesta johtuen joissakin kunnissa on muodostunut jonoja suun terveydenhuollon palveluihin, eikä kaikkialla ole voitu tarjota hoitoa kohtuullisessa ajassa. Asiakasmäärien kasvu on aiheuttanut paineita toimintatapojen muutokseen useissa kunnissa. Tulospalkkiojärjestelmää voidaan käyttää muutosjohtamisen välineenä. Toimintaympäristön muutos saattaa edellyttää toimintatapojen muutosta. Tulospalkkioiden käyttöönotto voi edistää uusien toimintatapojen omaksumista. Tulospalkkio on ennen kaikkea johtamisen väline, jonka avulla ohjataan toimintaa ja annetaan palautetta työskentelystä. Hyvistä työtuloksista palkitseminen vaikuttaa myönteisesti työnantajakuvaan ja sitä kautta osaavan ja motivoituneen työvoiman rekrytointiin. Tällä saattaa olla merkittävä vaikutus kilpailtaessa osaavasta työvoimasta. Tulospalkkioiden avulla voidaan tukea myös suun terveydenhuollon keskeisten tavoitteiden, kuten kokonaisvaltaisen säännöllisen perushoidon toteutumista. Tulospalkkiojärjestelmän suunnittelu ja käyttöönotto Ennen tulospalkkiojärjestelmän käyttöönottoa sen suunnittelu ja seuranta on syytä käsitellä yhdessä henkilöstön kanssa. Toimivan tulospalkkiojärjestelmän suunnittelu ja kehittäminen on yhteistyötä. Henkilöstö on tärkeää ottaa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa mukaan kehittämistyöhön. Järjestelmän kehittäminen yhdessä edesauttaa sitä, että henkilöstö kokee järjestelmän omakseen ja sitoutuu sen tavoitteisiin. Tehokas tiedottaminen vähentää järjestelmää kohtaan mahdollisesti tunnettua epävarmuutta.

2 KT MUISTIO 2 (5) Hyvä toimintatapa on antaa tulospalkkiojärjestelmässä mukana oleville mahdollisuus myös tulospalkkiokauden aikana seurata muutosta ja tavoitteiden toteutumista mm. kehityskeskusteluiden ja työpaikkakokousten yhteydessä. Tulospalkkiojärjestelmästä ei ole olemassa valmista mallia, vaan jokaisen yksikön on luotava oma yksikön/organisaation tarpeisiin parhaiten soveltuva järjestelmänsä. Muistiosta ja sen esimerkkitavoitteista saa apua suunnitteluun. Suun terveydenhuollossa tulospalkkiojärjestelmään mukaan tulevat henkilöstöryhmät tulee määritellä siten, että järjestely tukee järkevää toimintamallia. Rajapinnat voidaan ratkaista tarvittaessa yksikkökohtaisesti (esim. laitoshuolto, yhteinen välinehuolto jne.) ennen järjestelmän käyttöönottoa. Tulospalkkiotavoitteet ja mittarit Tulospalkkiotavoitteet laaditaan vastaamaan yksikön tulos- ja kehittämistavoitteita. Tavoitteille asetettavat mittarit osoittavat, miten tavoite on saavutettu. Tavoite on toiminnan onnistumista kuvaava tavoitetila ja mittari se tunnusluku tai muu seurantakeino, jonka avulla tavoitetilan toteutumista mitataan tai arvioidaan. Esimerkiksi jos tavoitteena on toiminnan tehokkuuden parantaminen, voi yhtenä sen mittarina olla esim. suun terveydenhuollon kustannukset/asukas. Jos taas tavoitteena on hoitoon pääsyn turvaaminen kohtuuajassa, voi mittarina olla sovittu kohtuullinen odotusaika. Toisinaan saattaa olla vaikeata erotella tavoitetta ja mittaria toisistaan, mutta tärkeintä onkin määritellä mihin pyritään ja millä muutosta seurataan. Tulospalkkiojärjestelmässä voi usein hyödyntää jo olemassa olevia seurantakeinoja, kuten johtamisjärjestelmässä käytetyt mittarit, valtakunnalliset tilastopohjat, vertaaminen omaan aikaisempaan toimintaan tai muihin kunnan yksiköihin ym. Mittarit tulisi kuvata siten, että ne ovat mahdollisimman yksiselitteisiä ja ymmärrettäviä. Tulospalkkiotutkimuksissa on todettu, että tulospalkkiomittareiden sopiva määrä on yleensä 3 7. Tulospalkkiotavoitteet ja niihin liitetyt mittarit ohjaavat toimintaa voimakkaasti. Siksi onkin tärkeää laatia tavoitteet siten, että ne kehittävät toimintaa tasapainoisesti. Esimerkiksi voimakkaasti toimenpiteiden määriin tai toiminnan taloudellisuuteen tähtäävien tavoitteiden vastapainoksi tulisi myös huomioida vaikutukset toiminnan laatuun sekä henkilöstön työhyvinvointiin. Tavoitteiden asettamisessa tulee ottaa huomioon yksiköiden erilaiset lähtötasot ja mm. potilaiden erilaisuus. Erityisryhmien hoitaminen edellyttää usein vaativampaa hoitotyötä, jolloin tulisi huomioida mm. toimenpiteisiin käytettävän ajan pituus ja tarvittava erityisosaaminen verrattuna muihin potilaisiin. Mittareiden laatiminen kuvaamaan hoidon vaikuttavuutta vaatii pohdintaa. Mittarit eivät saisi perustua vain toimenpiteiden määriin, vaan niillä pitäisi pyrkiä kuvaamaan annetun hoidon vaikuttavuutta. Esimerkiksi erilaisista olemassa olevista selvityksistä ja tilastopohjista tai muusta vertailutiedosta voidaan soveltamalla kehitellä paikallisesti toimivia vaikuttavuuden mittareita. Mittareiden tulisi mahdollisuuksien mukaan olla sellaisia, että niiden saamat arvot ovat yksiselitteisiä. Osa mittareista on kuitenkin sellaisia, että niiden toteutuminen joudutaan arvi-

3 KT MUISTIO 3 (5) oimaan. Tällaisessa tilanteessa on hyvä miettiä etukäteen millä kriteereillä arviointi suoritetaan ja kuka tai ketkä arvioivat. Asiakastyytyväisyyden ja henkilöstötyytyväisyyden mittaamistapa vaatii myös harkintaa. Mielipidemittaukset antavat usein liian positiivisen kuvan asiakastyytyväisyydestä. Näkökulmana tulisikin olla toiminnan kehittäminen puhtaan mielipidemittauksen sijaan. Työolobarometreistä ja henkilöstökertomuksista saadaan mahdollisia kehittämiskohteita ja tavoitteita. Esimiestä voidaan myös palkita työilmapiirin paranemisesta. Suuri osa henkilöstö-osion tavoitteista on usein sellaisia, että esimiehellä ja ylemmällä johdolla on keskeinen vaikutus tavoitteiden toteutumisessa. Tästä syystä esimiesten ja johdon tulisikin olla sitoutuneita tulospalkkiojärjestelmään. Henkilöstö voi kuitenkin myös omalla aktiivisuudellaan vaikuttaa näiden tavoitteiden toteutumiseen nostamalla esiin tärkeitä kehittämiskohteita. Esimerkkejä ja ajatuksia suun terveydenhuollon tavoitteista Alla on koottu työryhmän ajatuksia siitä, minkälaisia suun terveydenhuollon tulospalkkiotavoitteet voisivat esimerkiksi olla. Tulospalkkioyksikön tulee valita itselleen parhaiten soveltuvat tavoitteet ottaen huomioon kunkin yksikön omat lähtökohdat. Alla esitetyt tavoitteet ovat vain suuntaa antavia ja ne ovat sisällöltään hyvinkin eri laajuisia. Tavoitteet voivat myös johtaa ristiriitaisiin lopputuloksiin, joten tavoitteiden valinnassa tulee olla tarkkana. Esimerkiksi tavoitteina jonojen purkaminen ja palvelun tarjoaminen uusille asiakasryhmille voivat käytännössä johtaa vastakkaiseen lopputulokseen. Tulospalkkiotavoitteille asetettavilla painoarvoilla voidaan ohjailla tavoitteen toteutumista myös suhteessa muihin asetettuihin tavoitteisiin. Esimerkiksi jos toiminnan tärkeimpänä tavoitteena tiettynä vuonna on perushoidon tarjoaminen kohtuullisessa ajassa, voidaan tälle tavoitteelle asettaa huomattava painoarvo. Kun tavoite on saavutettu ja odotusajat ovat tyydyttävällä tasolla, voidaan painoarvoa pienentää tai nostaa tulospalkkiosuunnitelmaan kokonaan uusia kehittämiskohteita. Esimerkkejä vaikuttavuuden ja laadun tavoitteiksi ja mittareiksi yksilölliseen hoitosuunnitelmaan pohjautuva säännöllinen perushoito oikeat diagnoosit ja oikeat toimenpiteet tehtyjen toimenpiteiden pysyvyys/uusintatyön minimoiminen (esim. ei-laskutettavan työn määrä) ehkäisevän ja säännöllisen hoidon oikea-aikaisuus potilaan itsehoidon tukeminen Esimerkkejä prosessien tavoitteiksi ja mittareiksi suun terveydentilan arviointi ja siihen liittyvien toimenpiteiden oikea-aikaisuus kiireellisen hoidon järjestäminen tietyssä ajassa (hoitoon pääsyn odotusaika) yksilöllisen hoitosuunnitelman tekeminen ja toteuttaminen systemaattinen prosessien kehittäminen ja arviointi (esim. delegointi, johtaminen, perehdytys) yhteistyö terveydenhuollon muiden toimijoiden ja/tai muiden sidosryhmien kanssa asiakasryhmien palvelutarpeiden määrittely ja palvelun priorisointi

4 KT MUISTIO 4 (5) Esimerkkejä taloudellisuuden ja tuottavuuden tavoitteiksi ja mittareiksi perushoitoon ja erikoishoitoon pääsyn odotusajat hoitosuunnitelman mukaisesti yksilölliseen hoitoväliin perustuvan kutsujärjestelmän piirissä olevat hoidossa käyneiden määrä/henkilötyövuosi asiakasmaksutulojen osuus menoista (esim. luottotappioiden vähentäminen) toiminnan tehokkuus (esim. suun terveydenhuollon kustannukset/asukas, asiakas tai hoidossa olevien potilaiden määrän muutos) päivystyskäynnit suhteessa järjestelmälliseen hoitoon (esim. omien potilaiden ottaminen päivystyksenä/ensiapuna normaalin toiminnan ohella) hoitoloiden joustava käyttöaste (esim. aineet, tarvikkeet, varastointi, toimivat hoitoketjut) Esimerkkejä asiakaspalvelun tavoitteiksi ja mittareiksi asiakaspalautejärjestelmän käyttöönotto asiakaspalautteen analysointi tietotekniikan hyödyntäminen (esim. palautteet, ajanvaraus, nettineuvonta) tukiprosessien toimivuus (esim. puhelinpalvelu) kutsujärjestelmän käyttöönotto/laajentaminen ajanvarauksen muistutusjärjestelmän käyttöönotto Esimerkkejä henkilöstöosion tavoitteiksi ja mittareiksi optimaalinen henkilöstömäärä, -rakenne ja työnjaot ydinosaamisen varmistaminen ja tarvittaessa vahvistaminen (esim. koulutukseen käytetty aika, koulutuksen laatu ja vaikuttavuus, henkilökohtaisiin osaamiskartoituksiin perustuvat oppimissuunnitelmat ) erityisosaaminen, asiantuntemus (vrt. henkilökohtainen lisä, samasta asiasta ei palkita useaan kertaan) panostus työhyvinvointiin Tulospalkkioiden maksamisesta Tulospalkkioiden maksutapa pitää määritellä ennen järjestelmän käyttöönottoa. Tulospalkkiot voidaan maksaa joko tasajakona kaikille, palkkojen suhteessa, näiden yhdistelmänä (osittain tasan ja osittain palkkojen suhteessa) tai muulla tavoin. Jos halutaan käyttää tasajakoa, voidaan paikallisesti voidaan sopia myös ns. vastuukertoimesta, jolla kompensoidaan tiettyjen henkilöiden tai ammattiryhmien suurempi vastuu tavoitteiden toteuttamisessa. Maksutavan lisäksi tulee ennen järjestelmän käyttöönottoa päättää myös tulospalkkioiden soveltamisalasta, eli ketkä tulevat mukaan tulospalkkiojärjestelmään (sijaiset, osa-aikaiset työntekijät, esimiehet ja muu johto, varahenkilöstö, kaupungin sisällä kesken tulospalkkiokauden toisiin tehtäviin siirtyvät ym.). Tulospalkkiojärjestelmän suunnittelusta ja seurannasta vastaavalle henkilölle voidaan korvata suuri työmäärä esim. ensimmäisenä käyttöönottovuonna suurempana palkkiona.

5 KT MUISTIO 5 (5) Rahoitusvaihtoehdot Myöhemmin tulospalkkiojärjestelmän ylläpidon ja kehittämisen tulisi olla osa normaalia toimintaa, eikä se siten välttämättä edellytä erityistä lisäpalkkiota. Tulospalkkiojärjestelmän rahoitus tulee ratkaista ennen järjestelmän käyttöönottoa. Rahoitus voidaan järjestää pääosin järjestelmän aikaansaamilla tulojen lisääntymisellä tai mahdollisesti syntyneillä kustannussäästöillä. Rahoitus on kuitenkin usein syytä turvata myös sellaisissa tilanteissa, joissa tavoitteet on saavutettu mutta tarvittavaa tulojen lisääntymistä tai kustannussäästöjä ei ole ollut. Tällöin voidaan esim. talousarviossa osoittaa tietty määräraha, josta ansaitut tulospalkkiot voidaan maksaa ennalta sovittujen perusteiden mukaisesti. Erillinen määräraha saattaa olla perusteltu erityisesti tulospalkkiojärjestelmän käyttöönoton yhteydessä. Suun terveydenhuollossa voidaan tuloja kasvattaa mm. kiinnittämällä huomiota luottotappioiden vähentämiseen. Kustannussäästöjä voidaan tavoitella mm. lisäämällä joustavuutta kiireellisten hoitoaikojen antamiseen loppuviikosta päivystyskäyntien vähentämiseksi. Mahdollisuuksia tulojen lisäämiseen ja kustannussäästöjen aikaansaamiseen kannattaakin kartoittaa jo ennen tulospalkkiojärjestelmän käyttöönottoa. Tulospalkkion suhde muihin palkanosiin Tulospalkkio on ylimääräinen ryhmän tuloksesta palkitseva kannustin. Tulospalkkio ei sulje pois normaalia palkkakehitystä. Myös muu palkitseminen on tulospalkkiojärjestelmän lisäksi mahdollista. Siten esim. henkilökohtainen työsuoritus ja osaaminen tulisi edelleen palkita ensisijaisesti henkilökohtaisella lisällä.