Lahden hankintaohjeet ja -käytännöt

Transkriptio

1 Lahden hankintaohjeet ja -käytännöt Minna Halonen vs. hankintapäällikkö

2 Tausta Jo ensimmäisen hankintalain voimaan tullessa 1994 Suomen Kuntaliitto uudisti aikaisemmat suositusohjeensa kunnan yleisiksi hankintaohjeiksi. Ohjeita on päivitetty lainsäädännössä tapahtuneiden muutosten mukaisesti. Käytännössä lähes kaikissa kunnissa ja kuntayhtymissä on voimassa niiden hyväksymät yleiset hankintaohjeet. Kuntaliiton suositusten pohjalta päivitetyt Lahden hankintaohjeet hyväksyttiin Hankintaohjeita sovelletaan lähinnä kansalliset kynnysarvot alittaviin hankintoihin, joihin ei sovelleta hankintalain velvoitteita. Hankintaohjeissa annetaan toimintaohjeita myös kansalliset ja EUkynnysarvot ylittäviin hankintoihin mutta tällaisten hankintojen osalta on lisäksi otettava huomioon mahdolliset hankintalain yksityiskohtaiset velvoitteet.

3 Hankintaosaston henkilöresurssit ja tehtävät hankintapäällikkö, viestintä- ja yhteyspäällikkö (vs. hankintapäällikkö), 2 hankinta-asiamiestä, hankinta-assistentti, hankintasihteeri Lahden keskitetty hankintatoimi + kaupunkiseudun yhteishankintayksikkö (12 kuntaa + muita yhteisöjä), urakat -> teky tarjouspyynnöt, vertailut, tilaukset, neuvonta/ohjaus yhteishankintatuotteet (kh:n määräämät n. 120, päätökset hankintapäällikön toimesta), hintatiedotteet erilliskilpailutukset ja toimeksiannot ajankohtaisia kehityshankkeita - sähköinen hankintajärjestelmä BasWaren PM, käytössä/pilotoinnissa 06 alkaen, käyttö laajenemassa Lahden sisällä ja seudullisesti - maksukortti pienhankinnoille, First Card

4 Hankintaohjeiden tarkoitus ja soveltamisala 1/3 Hankinnat muodostavat kunnissa ja kuntayhtymissä taloudellisesti merkittävän kokonaisuuden. Tämän vuoksi hankintatoimen tarkoituksenmukainen järjestäminen, riittävän yhtenäinen hankintamenettely ja oikein toteutettu kilpailuttaminen ovat kunnallisten palveluiden toteuttamiseksi ja kunnallistalouden kannalta tärkeitä. Euroopan unionin tilastolähteiden mukaan julkisten hankintojen vuotuinen arvo sekä unionin alueella yleensä että Suomessa on noin 15 % bruttokansantuotteesta. Vuonna 2003 julkisten hankintojen arvo oli noin 22,5 miljardia euroa. Uusi hankintalaki ei poistanut tarvetta päivittää kuntien ja kuntayhtymien perinteisiä hankintaohjeita. Yleisillä hankintaohjeilla jatketaan aikaisempaa hallinnollista toimintojen ohjausperinnettä.

5 Hankintaohjeiden tarkoitus ja soveltamisala 2/3 Hankintaohjeeseen on koottu lakia täydentäviä ja selventäviä hankintaprosessia ohjaavia käytännön toimintaohjeita hankintojen toteuttamiseksi. keskeiset käsitteet ja periaatteet selkokielellä soveltuvat käytettäviksi sekä hankintalain tarkoittaman kansallisen kynnysarvon alittavissa että ylittävissä hankinnoissa (ylittävät: tarkemmat määräykset laissa, jota noudatettava) ei lakitekstin toisinto tai kattava kuvaus, vain tyypillisimmät hankintatilanteet ei käsitellä ns. erityisalojen hankintoja Hankintaohjeiden merkitys korostuu erityisesti hankintalain soveltamisalan ulkopuolelle jäävien pienten hankintojen toteuttamisessa hyvän hallinnon periaatteiden mukaisesti.

6 Hankintaohjeiden tarkoitus ja soveltamisala 3/3 Hankintaohje sisältää ohjeiden lisäksi eräitä määräyksiksi katsottavia normeja. Näin sen johdosta, että ohjeeseen on kunnallisen hankintatoimen yhtenäistämiseksi sisällytetty varsinaisten ohjeiden lisäksi eräitä hankintalain määräyksiä siinä laajuudessa kuin se on välttämätöntä hankintoja koskevan toiminnallisen kokonaiskuvan saamiseksi. Julkisia hankintoja koskevia yleisiä EU periaatteita sekä hankintalakia on noudatettava kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa siitä riippumatta, että niitä ei ole ohjeen yleisestä luonteesta johtuen voitu kokonaisuudessaan sisällyttää hankintaohjeeseen. Julkisia hankintoja valmistelevien ja niistä päättävien henkilöiden on tutustuttava asiaa koskeviin säädöksiin ja niiden liitteisiin siinä laajuudessa kuin tehtävät sitä edellyttävät.

7 Hankintojen organisointi, hankintastrategiat ja -politiikka Hankintaohjeessa ei anneta suosituksia kuntien ja kuntayhtymien hankintatoimen organisaatiosta. Viranomaisten yksityiskohtainen toimivalta hankinta-asioissa määrätään kuntalain mukaisesti johtosäännöillä, kuten yleensäkin kunnan hallinnon organisaatiosta päätettäessä. Hankintaohjeella ei anneta suosituksia kunnan palvelustrategiaksi tai toimintaohjeita kunnan hankintastrategiaan vaikuttavista seikoista. Kunnilla on vastaisuudessakin oikeus päättää, mitkä palvelut ja missä laajuudessa toteutetaan ns. omana työnä tai kuntien yhteistoimintana ja mitkä palvelut hankitaan vapailta markkinoilta. Kunnilla ja kuntayhtymillä ei ole mahdollisuutta harjoittaa kunnallispolitiikkaa hankintakilpailuja järjestäessään. Toimintapoliittiset valinnat, kuten kunnan hankintastrategiat, on tehtävä ennen tarjouskilpailun käynnistämistä.

8 Kynnysarvot ja kolmen eri tason hankinnat 1. kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat (ei sovelleta lakia) 2. kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat 3. EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat Kansallinen kynnysarvo on tavara- ja palveluhankinnoissa euroa sosiaali- ja terveydenhuollon palveluhankinnoissa euroa rakennusurakoissa euroa. EU-kynnysarvo on tavara- ja palveluhankinnoissa euroa rakennusurakoissa euroa

9 Pätevät yritykset ja laadukkaat hankinnat 1/2 Yritysten kelpoisuuden tarkistaminen korostui uuden hankintalain tultua voimaan, koska kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankkeissa kaikille yrittäjille annetaan mahdollisuus ilmoittautua kilpailuun jättämällä osallistumishakemus. Hankintayksiköllä on kuitenkin oikeus hankintalaissa säädetyllä tavalla rajoittaa lopulliseen kilpailuun osallistuvien yritysten määrää (korostuu rajoitetussa menettelyssä / palveluhankinnoissa, avoin menettely selkeissä tavarahankinnoissa). Hankintatoimi on kokonaisvaikutuksiltaan liiketoimen kaltaista. Hankinnoissa on pyrittävä hankintayksikön kannalta mahdollisimman edulliseen lopputulokseen laatua unohtamatta.

10 Pätevät yritykset ja laadukkaat hankinnat 2/2 Valintaperusteeksi voidaan halvimman hinnan sijasta asettaa tarjousten kokonaistaloudellinen edullisuus, jolloin tarjousten laadulliset ominaisuudet korostuvat. Hankinnan tarkoituksenmukaisuus ja kokonaistaloudellinen edullisuus edellyttävät suunnitelmallisuutta, taloudellisuutta ja kestävän kehityksen periaatteiden huomioon ottamista. Tuotteen koko elinkaaren huomioiminen, ympäristölle mahdollisimman vähän haittaa - tavarat, kuljetukset, pakkaukset, varastointi, jätehuolto

11 Sidosyksikköhankinnat Yhteishankinnoista on erotettava kuntakonsernin sisäiset hankinnat (in house -hankinnat) sallittuja ilman kilpailutusta. Sidosyksiköllä tarkoitetaan hankintayksiköstä muodollisesti erillistä ja päätöksenteon kannalta itsenäistä yksikköä, jota hankintayksikkö yksin tai yhdessä muiden hankintayksiköiden kanssa valvoo samalla tavalla kuin se valvoo omia toimipaikkojaan. Sidosyksiköksi hyväksyminen edellyttää lisäksi, että yksikkö harjoittaa pääosaa toiminnastaan niiden hankintayksiköiden kanssa, joiden määräysvallassa se on. Mikäli kuntakonserniin kuuluva yksikkö, kuten osakeyhtiö on vähäisessäkin määrin yksityisessä omistuksessa, sitä ei voida pitää hankintalain tarkoittamana sidosyksikkönä.

12 Oikeusturvakeinot Meneteltäessä kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa hankintalain vastaisesti, kilpailuun osallistuneella ehdokkaalla tai tarjoajalla on mahdollisuus saattaa asia markkinaoikeuden tutkittavaksi. Hankintapäätökseen tyytymättömällä yrityksellä on mahdollisuus saattaa asia markkinaoikeuden ohella kunnallisen viranomaisen käsiteltäväksi oikaisuvaatimuksin sen mukaan kuin kuntalaissa säädetään (KunL 11. luku). Oikaisuvaatimuksen käyttäminen korostuu uuden hankintalain voimaantulon jälkeen kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa, joita koskevia päätöksiä ei voi saattaa markkinaoikeuden tutkittavaksi. Näistä hankinnoista tehdyistä oikaisuvaatimuspäätöksistä voidaan myös valittaa kunnallisvalituksin hallinto-oikeudelle (ei mahdollista kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa).

13 Periaatteet samat riippumatta hankinnan koosta Hallintotoiminnassa kuntalain ja hallintolain perusteella noudatettavat avoimuuden, objektiivisuuden, tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatteet vastaavat tavoitteeltaan julkisista hankinnoista annetun lain edellyttämää lähtökohtaa tasapuolisesta ja syrjimättömästä menettelystä hankintoja toteutettaessa. Käytännössä hyvän hankinnan periaatteet eivät tunne olennaisia menettelytapaeroja eri kokoisissa hankinnoissa. Lähtökohtaisesti periaatteet on huomioitava myös pienissä hankinnoissa, mutta hankintayksiköllä on kuitenkin oikeus ja velvollisuus suhteuttaa toimintansa eri kokoisten hankintojen asettamiin vaatimuksiin.

14 Hankintaohjeiden sisältö pääpiirteittäin määritelmät soveltaminen yhteishankinnat, seudullinen yhteistyö periaatteet laatuvaatimukset hankintamenettelyt hankinnoista ilmoittaminen tarjousmenettely hankintapäätös sopimusmenettely

15 Hankintaohjeet, poimintoja 1/4 Kansalliset kynnysarvot alittavissa hankinnoissa hankintamenettelyjen valinta on hankintayksiköiden harkinnassa. Tähän ryhmään kuuluvissa hankinnoissa on kuitenkin perusteltua noudattaa vastaavia hankintamenettelyjä kuin arvoltaan suuremmissa hankinnoissa. Menettelytavan valinnan ja hankintapäätöksen ei tarvitse kuitenkaan olla samalla tavalla perusteltu kuin hankintalakia sovellettaessa kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. Hankinta suoritetaan pääsääntöisesti tarjouskilpailuna avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen. Neuvottelumenettelyä ja suorahankintaa ilman tarjouskilpailua käytetään silloin, kun tavanmukainen kilpailuttaminen ei ole perusteltua esimerkiksi kilpailuttamisesta johtuvien kustannusten tai siihen kuluvan ajan johdosta.

16 Hankintaohjeet, poimintoja 2/4 Hankinnat ajoitetaan tapahtuvaksi edullisimpaan ajankohtaan. Tavarahankinnat on pyrittävä kohdistamaan yleisesti saatavilla oleviin malleihin ja laatuihin. Hankinnoissa on vältettävä tarpeettomia rinnakkaistuotteita. Tarjouspyynnössä esitetään laatua koskevat oleelliset vaatimukset. Hankinnoissa on huolehdittava siitä, ettei laatuvaatimuksia aseteta korkeammiksi, kuin mitä kulloinkin on tarpeellista. Jos tarjouspyyntöasiakirjat sisältävät tavaran ominaisuuksia koskevia vaatimuksia, kuten teknisiä eritelmiä, niitä ei saa laatia siten, että ainoastaan tietyn valmistajan tuote voi tulla kysymykseen. ( tai vastaava ) Jos tavaraa on jatkuvasti kohtuuhintaan saatavissa, tarpeetonta varastointia on vältettävä.

17 Hankintaohjeet, poimintoja 3/4 Tilaajalla on oikeus määrätä hankinnan sisältö määrän, laadun ja muiden tyypillisten tavaran, palvelun tai urakan laatua koskevien seikkojen osalta. Tarjouspyyntö tehdään kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa kirjallisena. Valintaperuste (kokonaistaloudellinen edullisuus tai hinta), jota sovelletaan hankintapäätöstä tehtäessä, on mainittava hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Yksilöitävä asiaa osoittavat vertailu- eli arviointiperusteet, EUkynnysarvot ylittävissä myös suhteellinen painotus. Mikäli tarjouspyyntö poikkeaa hankintailmoituksesta, jälkimmäinen menee asiakirjana pätevyysjärjestyksessä edelle.

18 Hankintaohjeet, poimintoja 4/4 tarjousten jättämiselle riittävästi aikaa (EU: määräajat) Hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajan asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisuista kirjallinen päätös, joka on perusteltava. Päätökseen tulee liittää kirjallinen ohje asian saattamisesta markkinaoikeuteen (hakemusosoitus) ja kuntalain mukainen muutoksenhakuohje. Päätös perusteluineen sekä hakemusosoitus ja muutoksenhakuohje on annettava kirjallisesti niille, joita asia koskee. Hankintalaki edellyttää hankintapäätöksen tekemisen jälkeen laadittavaksi kirjallisen sopimuksen. Tavarahankinnoissa sopimus muodostuu tyypillisesti tarjousehtojen perusteella laaditusta tilauksesta ja siihen tarvittaessa liittyvästä tilausvahvistuksesta. Hankintamenettelyyn osallistuneen tarjoajan antama tarjoushinta on julkinen.

19 Ilmoitusvelvollisuus Kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa HILMA-ilmoitus on pakollinen. Tarjouspyyntöjä saa lähettää vasta ilmoituksen julkaisun jälkeen. Kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa, joihin hankintalakia ei sovelleta, ei tarvitse tehdä julkista hankintailmoitusta, mutta se on mahdollista HILMA- kanavalla tai muilla yleisillä tiedonvälitystavoilla, kuten paikallis- tai maakuntalehdissä taikka hankintayksikön nettisivuilla. EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen ilmoitukset toimitetaan HILMAsta edelleen EU-laajuiseen TED-tietokantaan.

20 Suora hankinta 1/2 Hankinta ilman kilpailua eli suora hankinta on mahdollista, jos hankinnan arvo on vähäinen tai kilpailuttaminen on muutoin epätarkoituksenmukaista. Hankinnan vähäisyys on arvioitava hankintayksikön hankintavolyymien ja hankintojen luonteen pohjalta. Suora hankinta on mahdollista esimerkiksi silloin, jos tarjouskilpailussa mahdollisesti saavutettavat paremmat hinta- tai muut ehdot eivät ilmeisesti ylitä kilpailun järjestämisestä aiheutuvia kustannuksia. Suora hankinta on mahdollista myös silloin, kun tavaran tai palvelun laatu ja hintataso ovat tiedossa, tai kun hankittavaa tavaraa ei ole muualta saatavissa tai kysymyksessä on poikkeuksellisen kiireinen hankinta. - HUOM! kynnysarvot ylittävissä vain laista ilmenevin erityisin perustein! Suorassa hankinnassa hankintayksikkö suorittaa tilauksen ilman tarjouspyyntöä tai tekee hankintapäätöksen tarjouskilpailua järjestämättä vain yhdeltä toimittajalta pyydetyn tarjouksen perusteella.

21 Suora hankinta 2/2 Tavarahankintaa voidaan pitää lähtökohtaisesti vähäisenä, jos se on alle :n suuruinen. Palveluhankinnoissa kilpailuttamisen tarve on arvioitava tapauskohtaisesti. Yksittäisissä sosiaali-, terveys- tai koulutuspalveluiden hankinnoissa hankinta voidaan suorittaa tarvittaessa ilman kilpailua. Muissa palveluhankinnoissa alle :n suuruisia palveluhankintoja voidaan pitää sellaisina, joissa kilpailuttaminen ei ole yleensä tarkoituksenmukaista. Suora hankinta on erotettava tilauksista, ovat jo kilpailutettujen sopimusten täytäntöön panemista eivätkä itsenäisiä muutoksenhakukelpoisia päätöksiä. Tarjouskilpailua ei tarvitse järjestää yhteishankinnassa, kun hankinta tehdään sellaiselta hankintalain 11 :n tarkoittamalta yhteishankintayksiköltä, joka on kilpailuttanut hankinnat.

22 Tilaajavastuulaki huomioitava ulkopuolista työvoimaa käytettäessä poikkeukset laajoja, mm.: työskentely kestää enintään 10 pvää, vastikkeen arvo alle 7500, toiminta tai sopimussuhde vakiintunut ennakkoperintä-, työnantaja- ja arvonlisäverovelvollisten rekisteriin kuuluminen, kaupparekisteriote, todistus verojen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta, selvitys työehdoista selvitykset pyydettävä viimeistään ennen sopimusta laiminlyöntimaksu mahdollinen

23 Tilaajavastuulain suhde hankintalainsäädäntöön Tilaajan selvitysvelvollisuutta koskeva tilaajavastuulaki ei lähtökohtaisesti vaikuta hankintalainsäädännön mukaiseen hankintamenettelyyn. Markkinaoikeus ei tutki tilaajavastuulain mukaisten velvoitteiden noudattamista. Käytännössä julkisen sektorin tilaajat joutuvat kuitenkin täyttämään tilaajavastuulain velvollisuudet jossain hankintaprosessin vaiheessa, joten hankintayksikön on syytä hankintaa suunnitellessaan miettiä, miten ja missä vaiheessa selvitykset pyydetään. Lain noudattamista valvoo Uudenmaan/Hämeen työsuojelupiiri (tarkastuksia Hämeen alueella viimeksi v. 2007). Lisäksi huomioitava mm. julkisuuslaki, kuntalaki, hallintolaki.

24 Hankintaprosessin aikataulutus Tarjousmenettelyn kautta käynnistyvän hankintaprosessin kokonaiskesto on minimissään, yksinkertaisissa tavarahankinnoissa, n. 1,5 kk. Suunnitteluun varattava 1 pv 6 kk, jopa useampi vuosi. Tarjousten tekemiseksi on varattava riittävä aika ottaen huomioon hankinnan laatu, luonne ja laajuus. EU-kynnysarvot ylittävissä (ei B-palvelut) huomioitava lisäksi hankinnasta ilmoittamisen määräajat.

25 Tarjouspyyntö ja tarjousten käsittely Hankinnan esivalmistelu Hankinnan kohteesta ja hankinnan suunnittelun valmiusasteesta riippuen tarjouspyynnön laatiminen n. 1 pv 1 vko Tarjousten vastaanottaminen 1 pv Tarjousten avaaminen 1 2 pv Tarjoajien kelpoisuuden tarkistaminen 1 pv 1 vko Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus 1 pv 1 vko Tarjousten vertailu 1 pv 2 kk

26 Päätöksenteko Hankintapäätös (kirjallinen) hankinnan kohteesta riippuen 1 pv 2 vkoa Hankintalain mukainen odotusaika 21 pv + 7 pv (EU-kynnysarvot ylittävissä) Hankintasopimuksen (kirjallinen) laatiminen hankinnan kohteesta riippuen 1 pv 2 kk Sopimusaikainen yhteistyö, sopimuksen valvonta ja toteutuksen seuranta Myös pitkät toimitusajat on huomioitava.

27 Kiitos mielenkiinnosta!