GENEERISET MALLIT TARJOUSPYYNNÖN LAATIMINEN HANKINTASOPIMUKSEN KESKEISET KOHDAT. SataTila-hanke. Prizztech Oy

Transkriptio

1 SataTila-hanke GENEERISET MALLIT TARJOUSPYYNNÖN LAATIMINEN HANKINTASOPIMUKSEN KESKEISET KOHDAT Prizztech Oy Asianajotoimisto Asmala Härmäläinen Santavuo Oy

2 1 Tarjouspyyntö (ohjeellinen runko) 1. Tarjouspyyntö eri hankintamenettelyissä - määrittele, onko kyseessä EU-hankinnan tai kansallisen hankinnan kynnysarvot ylittävä hankinta - avoimessa menettelyssä ilmoitettava kaikki hankintaan ja tarjoajaan liittyvät vaatimukset, tarjouksen valintaperusteet sekä arviointikriteerit, EU-hankinnassa suositeltavaa ilmoittaa kriteerit jo hankintailmoituksessa - rajoitetussa menettelyssä, neuvottelumenettelyssä ja kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä tarjoajan kelpoisuusehdot ja valintaperusteet ilmoitetaan jo hankintailmoituksessa 2. Tarjouspyynnön muoto - pääsääntöisesti kirjallinen - suullinen tarjouspyyntö mahdollinen vain kansallisissa hankinnoissa neuvottelumenettelyssä tai suorahankinnassa, mikäli kirjallinen menettely ei perustellusti ole tarkoituksenmukainen - paperinen tai sähköinen - tarjouspyyntö esim. lomakkeella ja sen liitteenä selvityksiä mm. hankinnan kohteesta, tarjoajan soveltuvuusedellytyksistä, piirustuksista, teknisistä määräyksistä, laskelmista tai sopimusehdoista 3. Hankintayksikön nimi, yhteystiedot sekä yhteyshenkilö - erityisesti yhteishankinnoissa ilmoitettava selkeästi eri hankintayksiköt - määriteltävä myös yhteishankinnan osalta, kuka tekee hankinnasta lopullisen päätöksen ja tehdäänkö sopimus itsenäisesti jokaisen hankintayksikön kanssa vai pelkästään yhden hankintayksikön kanssa

3 2 4. Viittaus julkaistuun hankintailmoitukseen - EU-hankinnoissa tarjouspyynnössä on kerrottava, missä ja milloin hankinnasta on ilmoitettu. Kansallisissa hankinnoissa se on suotavaa - hankintailmoituksessa yleensä minimitiedot - mikäli hankintailmoitus ja tarjouspyyntö eroavat toisistaan, hankintailmoituksen sisältö on ratkaiseva - vaihtoehtoisten tarjousten hyväksyminen on ilmoitettava hankintailmoituksessa - on muistettava, että yritykset osallistuvat kilpailutukseen hankintailmoituksessa annettujen tietojen perusteella 5. Tarjouspyyntöasiakirjojen maksullisuus - pääsääntöisesti tarjouspyyntö ja siihen liittyvät asiakirjat ovat maksuttomia hankintaan osallistuville tahoille - maksullisuus on perusteltua silloin, jos kyse on erityisen laajasta materiaalista tai erityisiä kustannuksia aiheuttavista asiakirjoista 6. Hankinnan kohteen määrittely - haluttu tuote, palvelu tai urakka - ilmoitettava toiminnalliset, laadulliset ja tekniset vaatimukset (muistettava tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun periaate; vaatimukset eivät saa olla yhtä tarjoajaa suosivaa) - kaikki tarjouksen tekemiseen ja hinnoitteluun liittyvät vaatimukset ja ehdot ilmoitettava - tekniset eritelmät o on esitettävä hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä, kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä voidaan tekniset vaatimukset määritellä menettelyn aikana esiteltyjen ratkaisuehdotusten perusteella o voivat olla kansallisia tai kansainvälisiä standardeja, suorituskykyä tai toiminnallisia ominaisuuksia koskevia vaatimuksia, teknisiä määrittelyjä tai esim. ympäristömerkkejä. Viitatessa näihin määrittelyihin tulee tarjousasiakirjaan liittää ilmaisu tai vastaava, jotta myös muut hankinnan kohteeseen liittyvät vaatimukset täyttävät tuotteet, palvelut tai materiaalit ovat hyväksyttäviä o teknisissä eritelmissä ei saa viitata tiettyyn valmistajaan, tavaramerkkiin, patenttiin tai tuotetyyppiin, siten että viittaus suosii tai syrjii tiettyjä tarjoajia tai tuotteita. Mikäli hankinnan kohdetta ei voida riittävän tarkasti ja täsmällisesti kuvata ilman viittaus esim. tavaramerkkiin, täytyy viittaukseen liittää termi tai vastaava

4 3 - palvelunkuvaus o hyvä tuoda esille palvelun haluttu laatutaso, palvelun laajuus sekä palveluun liittyvä työmäärä o palvelun sisältö voidaan määritellä kiinteänä tai arviomääräisenä sisältönä, palvelu suoritteena, palvelu voidaan määritellä myös tavoiteltuna lopputuloksena tai muuttuvana sisältönä, josta tilaajan on antanut hintakaton o palvelua koskevissa tarjouspyynnössä tulee olla maininta myös käytettävästä palkkiomuodosta (esim. kokonaispalkkio, aikapalkkio, tavoitepalkkio tai esim. palvelun kokonaishinta) - vaihtoehtoisten tarjousten hyväksyminen on ilmoitettava hankintailmoituksessa - tavoitteena on saada keskenään lopulliset, yhteismitalliset ja vertailukelpoiset tarjoukset 7. Tiedot hankittavista määristä ja yksiköistä - tarjouspyynnössä mainittava selkeästi hankittavien tuotteiden määrät ja yksiköt sekä hinnoitteluperusteet (kokonaishinta, yksikköhinta, hinnanmuutosperusteet) - hankinnat tulee tehdä kohteen edellyttäminä kokonaisuuksina o esim. rakennusurakan tarjouspyynnössä tulisi olla maininta siitä, voidaanko tarjous tehdä kokonaistarjouksena, osatarjouksina tai yhdistelmätarjouksina o mikäli osatarjoukset hyväksytään EU-kynnysarvot ylittävässä hankinnassa, osatarjouksien hyväksymisestä on tehtävä maininta hankintailmoitukseen o mikäli osatarjoukset hyväksytään (usein mahdollistaa pienempien yritysten osallistumisen kilpailutukseen) on tarjouspyynnössä esitettävä selkeästi, mitä osa-alueita osatarjoukset koskevat ja mikä on niiden sisältö - hankinnan pilkkominen osiin hankintalain soveltamisen välttämiseksi on kiellettyä. Mikäli hankinta jaetaan osiin, määritellään kynnysarvojen ylittyminen osien yhteenlaskettujen ennakoitujen arvojen perusteella - hankinnan jakamisesta usean eri toimittajan kesken on syytä ilmoittaa tarjouspyynnössä, samalla on hyvä ottaa kantaa mahdollisiin määräostovelvoitteisiin - palvelujen osalta on määriteltävä sopimuskausi, joka voi olla joko määräaikainen tai toistaiseksi voimassaoleva. Sopimuskauden pituuteen vaikuttavat hankintayksikön tarve, hankinnan luonne, optioiden käyttäminen, toimittajan mahdolliset investoinnit, markkinoiden kehittyminen - puitesopimukset voivat olla pääsääntöisesti enintään neljän vuoden mittaisia

5 4 8. Määräaika tarjouksen tekemiselle - EU-hankinnoissa on hankintalaissa määritelty vähimmäismääräajat, jotka lähtevät kulumaan ilmoituksen lähettämisestä julkaistavaksi - kansallisessa hankinnassa ei ole määritelty vähimmäismääräaikoja, tarjousten jättämiselle on varattava tapauskohtainen kohtuullinen aika. Kohtuullista aikaa määriteltäessä on huomioitava hankinnan arvo, sen laatu sekä tarjouksen liitteeksi vaadittujen asiakirjojen määrä ja sisältö - tarjouspyynnössä tulisi mainita kellonaika, jolloin tarjous on viimeisenä päivänä oltava perillä 9. Tarjouksen toimitusosoite - tarjouspyynnössä mainittava tapa, jolla tarjoukset voidaan jättää (kirjeitse, telekopiona, sähköisesti) - mikäli tarjoukset jätetään sähköisesti, on vältettävä henkilökohtaisia sähköpostiosoitteita - sähköisissä tarjouspyynnöissä on hyvä ilmoittaa hyväksytty tiedostomuoto - ilmoitettava selkeästi sekä posti- että käyntiosoite, johon tarjoukset on toimitettava - postin saapuminen perille on tarjouksen tekijän vastuulla 10. Tarjouksen kieli - EU-hankinnoissa tarjouspyynnössä ilmoitettava käytettävä kieli - kansallisissa hankinnoissa ei ole pakko ilmoittaa tarjouksessa käytettävää kieltä, jolloin tarjoukset voidaan tehdä sekä suomeksi että ruotsiksi. 11. Tarjoajilta edellytettävät tiedot - ilmoitettava tarjouspyynnössä - kelpoisuuden toteamiseksi voidaan tarjouspyynnössä asettaa vaatimuksia tarjoajien taloudelliselle tilanteelle, tekniselle suorituskyvylle, ammatilliselle pätevyydelle sekä laadulle. Vaatimusten on liityttävä hankintaan ja oltava oikeassa suhteessa hankinnan luonteeseen, käyttötarkoitukseen ja laajuuteen - hankintalain on esitetty lain mukaiset poissulkemisperusteet EUhankinnoissa - hankintalain :ssä on esitetty muut soveltuvuutta koskevat vaatimukset EUhankinnoissa - kansallisissa hankinnoissa noudatetaan samoja periaatteita kuin EU-hankinnoissakin - hankintayksiköiden on hankinnoissaan noudatettava soveltuvin osin myös tilaajavastuulain säännöksiä

6 5 - vaadittava ilmoitus verotuksen, ympäristösuojelun, työsuojelun sekä työoloja koskevien velvoitteiden huolehtimisesta - rajoitetussa menettelyssä, neuvottelumenettelyssä sekä kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä hankintailmoituksessa on ilmoitettava perusteet ja säännöt, joita hankintayksikkö noudattaa valitessaan tarjoajia 12. Tarjouksen valintaperusteet - kokonaistaloudellisuus tai halvin hinta - valintaperusteiden on oltava objektiivisia, syrjimättömiä ja liityttävä hankinnan kohteeseen - valintaperusteella tulee olla myös taloudellista, laadullista tai ympäristövaatimusten täyttämiseen liittyviä arvoa hankintayksikölle - kokonaistaloudellisin hankinta o mikäli EU-hankinnassa valintaperusteena on kokonaistaloudellisuus, on tarjouspyynnössä ilmoitettava vertailuperusteiden suhteelliset painoarvot ja kohtuullinen vaihteluväli o mikäli kansallisessa hankinnassa valintaperusteena on kokonaistaloudellisuus, on vertailuperusteet ilmoitettava tärkeysjärjestyksessä o vertailuperusteiden tarkoituksena on pystyä selvittämään kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous o palveluhankinnoissa ja rakennusurakoissa on mahdollista vertailuperusteena käyttää laatua, teknisiä ansioita, myynnin jälkeisiä palveluja, teknistä tukea tai mm. huoltopalveluja - vertailuperusteena ei saa käyttää seikkoja, joiden tarkoitus on selvittää tarjoajan kelpoisuutta o kansallisissa hankinnoissa voidaan valintaperusteena käyttää palvelu- ja rakennushankinnoissa tarjoajien kelpoisuuden vähimmäisvaatimusten ylittävää osaamista kuten laadunhallintaa, pätevyyttä, kokemusta tai ammattitaitoa, mikäli sillä on erityistä merkitystä hankinnan toteutumiselle - hankintalain 47 :n mukainen vaihtoehtoinen tarjous voidaan hyväksyä vain, jos valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Tällöin on tarjouspyynnössä mainittava hankinnan kohteen vähimmäis-vaatimukset tarjousten vertailemiseksi 13. Tarjousten voimassaoloaika - tarjouspyynnössä on ilmoitettava tarjousten voimassaoloaika - hankintayksikön on tehtävä päätöksensä tarjouksesta sen voimassaoloaikana, joten ei ole syytä laittaa tarjouksen voimassaoloaikaa liian lyhkäiseksi. Isoimmissa hankkeissa on käytetty 2-3 kuukauden määräaikoja

7 6 14. Muut merkittävät tiedot - esim. tiedot tarjousten käsittelystä, asiakirjojen julkisuudesta tai lisätietojen antamisesta, sosiaalisten- ja ympäristönäkökulmien huomioimisesta - tärkeimmät sopimusehdot tulisi olla tarjouspyynnön mukana - tarjouspyynnön mukaisesti sopimusehdot voivat tulla hyväksyttäväksi sellaisenaan tai osapuolten neuvottelujen pohjaksi - sopimuksen syntyminen osapuolten välillä edellyttää erillisen sopimuksen laatimista hankinnan toteuttamisesta 15. Tarjouspyynnön puutteiden korjaaminen - tarjouspyyntö on lopullinen - mikäli tarjouspyyntö on epäselvä tai sisältää merkittäviä puutteita, tarjouskilpailu on järjestettävä uudestaan - vähäisten puutteiden johdosta tarjouspyyntöä voidaan muuttaa ja täsmentää 16. Innovatiiviset hankinnat - Euroopan komission suositukset; o toimi älykkääni asiakkaana eli tiedosta oma tarpeesi o neuvottele markkinoiden kanssa ennen hankintailmoituksen julkaisemista o pidä keskeiset hankintaosapuolet mukana koko ajan o anna markkinoiden ehdottaa luovat ratkaisut o etsi arvoa rahalle, älä matalinta hintaa o hyödynnä elektronisia menetelmiä o päätä, kuinka hallitset riskiä o käytä sopimuksia innovatiivisuuden rohkaisuun (salassapito yms. sopimukset) o kehitä toteuttamissuunnitelma o opi tulevaisuutta varten - neuvottelumenettely ja kilpailullinen neuvottelumenettely mahdollistavat innovatiivisen hankinnan o milloin menettelyä käytetään? hankinnan ollessa erityisen monimutkainen hankinnan taloudelliset, oikeudelliset ja tekniset seikat eivät ole tiedossa tilaaja tiedostaa ongelman, muttei ratkaisumallia tavoitteena uuden tiedon ja teknologian luominen o markkinakartoitus ennen hankkeen aloittamista tärkeää

8 7 informaatiotilaisuuksien pitäminen ja potentiaalisten tarjoajien konsultointi ennen hankintailmoituksen julkaisemista on mahdollista, mutta menettelyssä pitää noudattaa syrjimättömyyden periaatetta eikä kohdentaa konsultaatiopyyntöjä esimerkiksi vain yhdelle potentiaaliselle tarjoajalle o kiinnitettävä huomiota osallistujien valintakriteereihin o edellyttää kokonaistaloudellista valintaperustetta valintaperusteiden määrittelyssä on mahdollista o hankintaprosessi osallistujien valinta hankintayksikön tunnistettava potentiaalinen tarjoaja edellyttää ratkaisun toteuttamiselle oleellisen osaamisen tunnistamista ei pidä olla liian ennakkoluuloinen pienikin toimija voi olla innovatiivinen alustava tarjouspyyntö rajaa neuvottelujen kohteen neuvottelut tekniset ominaisuudet kaupalliset ehdot mahdollinen osallistujien karsinta tarjouspyynnössä on ilmoitettava valinta- ja vertailuperiaatteet jatkoneuvottelut lopullinen tarjouspyyntö noudatettava hankintalain 40 ja 41 säännöksiä parhaan tarjouksen valinta Lähteet; Hankintamenettelylaki /348 Hallituksen esitys hankintamenettelylaiksi HE 50/2006 Saila Eskola & Erkko Ruohoniemi; Julkiset hankinnat, WSOYpro Oy 2011 Karvonen-Kälkäjä, Kälkäjä, Soback; Työkirja kilpailullisen neuvottelumenettelyn toteuttamiselle, Tekes 2009 Tuomas Aho; Innovointi ja julkinen hankinta, Tekes 2009

9 8 Hankintasopimus (ohjeellinen runko) 1. Sopijapuolet - riittävä yksilöinti osapuolista - yhteyshenkilön nimeäminen ja hänen yhteystiedot 2. Sopimuksen kohteena oleva tavara/palvelu/urakka - tulee vastata hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä esitettyä hankintaa - pyrittävä tarkkaan ja yksiselitteiseen erittelyyn 3. Sopimuskausi/toimitusaika - palvelusopimuksissa määräaikainen tai toistaiseksi voimassaoleva - puitesopimuksen määräaika enintään neljä vuotta - tavaran/urakan toimitusaika / hankkeen kokonaisaikataulu 4. Sopimuksen voimassaoloaika - muistettava, että hankintasopimus tulee voimaan vasta sen jälkeen, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet. Hankintasopimus on voimassa siihen saakka, kunnes määräaika päättyy tai hankinta on kokonaisuudessaan toteutunut osapuolten sopimalla tavalla tai hankintasopimus on irtisanottu/purettu. 5. Hankintayksikön oikeudet ja velvollisuudet - yksilöitävä oikeudet ja velvollisuudet - yksilöitävä myös ajallinen sitovuus 6. Toimittajan oikeudet ja velvollisuudet - yksilöitävä oikeudet ja velvollisuudet - yksilöitävä myös ajallinen sitovuus

10 9 7. Hinta ja maksuehdot - tulee vastata hyväksyttyä tarjousta - sovittava maksuehdot sekä mahdolliset viivästysseuraamukset - pidempikestoisissa sopimuksissa sovittava myös oikeus hinnanmuutoksiin ja sen perusteisiin 8. Tilausehdot - voi sopia yksilöllisesti - tai käyttää esim. yleisesti alalla noudatettavia tilausehtoja 9. Toimitusehdot - esim. kansainväliset toimitusehdot - ehto toimitustavasta - ehto toimituskuluista 10. Toimitusaikataulu - toimituksen ja/tai osatoimitusten aikataulu - palvelujen jaksotus - hankkeen tai urakan eri vaiheiden aikataulu 11. Tarkastusoikeus/-velvollisuus - hankintayksikön oikeus suorittaa tarkistuksia, testejä, koeajoja yms. - hankintayksikön velvollisuus suorittaa tarkistuksia esim. rakennusurakan aikana - seuraamukset tarkistusvelvollisuuden laiminlyönnistä - seuraamukset tarkistuksissa havaituista virheistä 12. Viivästykset ja niiden seuraamukset - määriteltävä viivästys - määriteltävä ilmoitusmenettely - määriteltävä viivästysseuraamukset (hinnanalennus, sopimuksen irtisanominen/purkaminen)

11 Muut sopimusrikkomukset ja seuraamukset - määriteltävä sopimusrikkomukset - ilmoitusmenettely - määriteltävä seuraamukset (hinnanalennus, sopimuksen irtisanominen/purkaminen) 14. Vahingonkorvausvelvollisuus - määriteltävä osapuolten enimmäisvastuut ja vahingonkorvausvelvollisuuden laajuus 15. Ylivoimainen este - määriteltävä osapuolten vastuut ylivoimaisen esteen sattuessa - mahdollinen sopimuksen irtisanominen tai purkaminen ylivoisen esteen johdosta - toimenpiteet sopimuksen päättyessä 16. Tietosuoja, salassapito ja vaitiolovelvollisuus - suojan tarpeena olevan informaation määrittely - suojan rikkomisen seuraamus - suojan ajallinen ulottuvuus 17. Alihankinta - alihankinnan salliminen tai kieltäminen - ehto alihankkijan toiminnan vastaamisesta 18. Sopimuksen siirtäminen - ehto sopimuksen siirtämisen sallimisesta tai kieltämisestä 19. Sopimuksen irtisanominen - edellytykset sopimuksen purulle - toimenpiteet purun yhteydessä - mahdollinen vastuu sopimuksen irtisanomisen aiheuttamista vahingoista

12 Sopimuksen purkaminen - edellytykset sopimuksen purulle - toimenpiteet purun yhteydessä - vastuu sopimuksen purkamisen aiheuttamista vahingoista 21. Vakuudet - sovittava vakuuksien laadusta, määrästä ja niiden voimassaoloajasta 22. Sovellettava laki - Suomen laki - kansainvälisissä sopimuksissa pääsääntöisesti osapuolten sovittavissa, minkä maan lakia sopimukseen noudatetaan 23. Erimielisyyksien ratkaiseminen - yleinen tuomioistuin - välimiesmenettely 24. Sopimusasiakirjat ja sopimuskappaleet - sopimuskappaleiden määrä ja niiden jakaantuminen - eriteltävä sopimukseen liittyvät asiakirjat ja niiden soveltamisjärjestys 25. Päiväys ja allekirjoitukset - tarkista allekirjoittajan/allekirjoittajien oikeudet edustaa sopijapuolta Lähteet; Hankintamenettelylaki /348 Saila Eskola & Erkko Ruohoniemi; Julkiset hankinnat, WSOYpro Oy 2011 Karvonen-Kälkäjä, Kälkäjä, Soback; Työkirja kilpailullisen neuvottelumenettelyn toteuttamiselle, Tekes 2009 Tuomas Aho; Innovointi ja julkinen hankinta, Tekes 2009