Mitä on RAY:n seuranta?

Transkriptio

1 Mitä on RAY:n seuranta? Ulla Hartvig, seurantavastaava, KTM Avustusosasto, Janne Jalava,

2 Lähtökohta löytyy laista 21 Rahapeliyhteisön valvontatehtävä Rahapeliyhteisön on huolehdittava avustuksen asianmukaisesta ja riittävästä valvonnasta hankkimalla avustuksen käyttö- ja seurantatietoja sekä muita tietoja samoin kuin tekemällä tarvittaessa tarkastuksia. Rahapeliyhteisön on sopivalla tavalla seurattava myönnettyjen avustusten tuloksellisuutta ja tarkoituksenmukaisuutta sekä niiden vaikutuksia kilpailuun ja eri väestöryhmien asemaan samoin kuin niiden muita vaikutuksia. Rahapeliyhteisön on määräajoin arvioitava avustusten tarpeellisuutta ja kehittämistarpeita. Avustusosasto, Janne Jalava,

3 Uusi prosessi? Seurantaa on toteutettu osana vuosiselvityksiä Painopiste on ollut laillisuuden valvonnassa Kilpailuvaikutuksia on seurattu, samoin mm. lainsäädännön muutosten vaikutusta avustustoimintaan. Muita vaikutuksia on laajasti ilmaistu. Esim. avustusten työllistävä vaikutus on asia josta harvoin keskustellaan. Seurantaa on myös toteutettu erillisselvityksin, joiden tuloksena on linjattu RAY:n avustusten kohdistamista. (koulutusselvitys, yleisavustusselvitys) Tuloksellisuuden, tarkoituksenmukaisuuden ja kehittämistarpeiden arvioinnille ei ole ollut erillistä resursointia. Kuitenkin kyseessä on laaja tehtäväkenttä. Uutta on siis tällaisen tiedon keräämisen resursointi ja strukturointi. Avustusosasto, Janne Jalava,

4 Seuranta perustuu toimintakokonaisuuksiin, joita ovat: 1) Järjestötoiminnan rakenteiden tukeminen 2) Matalan kynnyksen osallistumis- ja toimintapaikat 3) Loma- ja leiritoiminta 4) Viestinnällinen vaikuttaminen ja koulutus 5) Ryhmämuotoinen tuki ja toimintakyvyn edistäminen 6) Yksilöllinen tuki ja toimintakyvyn edistäminen 7) Asumisen edistäminen ja kehittäminen 8) Palvelujärjestelmän ja toimintakokonaisuuksien kehittäminen 9) Kriisiauttaminen Jokainen avustuskohde kuuluu johonkin toimintakokonaisuuteen. Jokainen avustuskohde kuuluu vain yhteen toimintakokonaisuuteen. Avustusosasto, Janne Jalava,

5 Millaista tietoa kerätään? Seurantajärjestelmään kehitetään seuraavanlaisia kokonaisuuksia: 1) Työntekijöiden ja vapaaehtoisten tuottaman tiedon kerääminen 2) Osallistujatiedon kerääminen ja seuranta 3) Yhteistyökumppaneiden tuottaman tiedon kerääminen ja seuranta 4) Järjestöjen tekemä itsearviointi koko toiminnasta 5) Lupaavien käytäntöjen ja toimintojen seuranta 6) Yhtenäinen projektien loppuraportin rakenne 7) Toimintaympäristötieto Avustusosasto, Janne Jalava,

6 Seurantatiimi Janne Jalava, seurantapäällikkö Anne-Mari Tuominiemi, avustusvalmistelija, ohjelmien seuranta Emma & Elias Satu Niemelä, tarkastaja, Kriisiauttaminen, ohjelmien seuranta Anne Merjovaara, seurantavastaava tiimi 1 Viestinnällinen vaikuttaminen, palvelujärjestelmien kehittäminen, loma- ja leiritoiminta Samuli Koiso-Kanttila, seurantavastaava tiimi 2 Asumisen edistäminen ja kehittäminen, ryhmämuotoinen tuki Ulla Hartvig, seurantavastaava tiimi 3 Matalan kynnyksen osallistumisja toimintapaikat, yksilöllinen tuki Avustusosasto, Janne Jalava,

7 Tiedon hyödyntämisnäkökulma Seurannan päätehtävä on kerätä ja koostaa hyödyntämiskelpoista tietoa avustetun toiminnan laajuudesta, tuloksista ja toimintaympäristöstä. Tietoa kerätään strukturoidusti sekä avustuskohteilta että toimintaympäristöstä. Tietoja voivat hyödyntää: Järjestöt, jotka haluavat kehittää omaa toimintaansa vastaamaan toimintaympäristön vaatimuksia. Järjestöt perustelemaan ja konkretisoimaan oman toimintansa yhteiskunnallista merkitystä. RAY:n avustusosasto jakoehdotuksen valmistelussa ja avustusten suuntaamisessa. RAY:n viestintä lisäämään toiminnan läpinäkyvyyttä yhteiskunnallisella tasolla ja osoittamaan avustusjärjestelmän yhteiskunnallista merkitystä. STM arvioidessaan avustetun toiminnan tuloksellisuutta ja vaikutuksia. Avustusosasto, Janne Jalava,

8 Keskiössä ihminen Loppujen lopuksi: seurantiedon hyödyntämisen keskiössä on yksilö/ihminen/väestöryhmä Keskeistä: Miten avustetulla toiminnalla parhaiten voidaan A) Vahvistaa terveyttä sosiaalista hyvinvointia B) Ehkäistä terveyttä ja sosiaalista hyvinvointia uhkaavia ongelmia C) Auttaa ja tukea ongelmia kohdanneita (yksilöitä) Avustusosasto, Janne Jalava,

9 Seuranta ei valvo, vaan kehittää! Seurannan tavoitteena on Auttaa löytämään ja levittämään hyviä käytäntöjä. Paneutua syvällisemmin juurruttamisen haasteisiin. Välttää uusimasta vähemmän onnistunutta tekemistä. Seurannan välineitä ovat Tuloksellisuus- ja vaikutusselvitys (osa vuosiselvitystä) Projektin loppuraportti Asuntojen ja asukasvalinnan selvitys Erillisselvitykset (valitut kohteet) Valvonta tekee kuluseurantaa ja laillisuusvalvontaa sekä seuraa kilpailuvaikutuksia. Avustusosasto, Janne Jalava,

10 Seurannan kehittämisen Mitä Missä Milloin Seurantajärjestelmä kehitetään vuosien 2011 ja 2012 aikana Otetaan käyttöön 2013 jolloin pyydetään ensimmäiset kohdekohtaiset tuloksellisuus- ja vaikutusselvitykset osana vuosiselvitystä. Tavoite: Kysymykset ovat yksinkertaisia ja vastaaminen tukee oman toiminnan kehittämistä. Kehitetty yhteistyössä järjestöjen kanssa. Vastaamaan pääsee verkkoasioinnissa milloin vain. C-projektit toimittavat tuloksellisuus- ja vaikutusselvityksen joka vuosi, Aktoiminnot joka toinen vuosi. Yleisavustuksen seurantasykli on kolme tai neljä vuotta. RAY:n seurantavastaavat analysoivat kaikki vastaukset. Vastauksen hyväksyminen näkyy verkkoasioinnissa. Projektin loppuraportti on uudistunut. Tiivistelmä ja vapaamuotoinen raportti. Suositus loppuraportin laatimisesta löytyy Avustusosasto, Janne Jalava,

11 Mitä tämä tarkoittaa järjestön kannalta? Järjestössä pitää olla nimetty vastuuhenkilö, joka vastaa avustuskohteen itsearvioinnin toteuttamisesta ja tulosten sekä vaikutusten raportoinnista RAY:lle. Seurantatiedon raportointiin kannattaa varautua jo vuonna 2012, koska 2013 kysytään edellisen toimintavuoden tietoja. Järjestöt saavat itse päättää, miten ne vaadittavan tiedon keräävät. Keskeistä on kerätä itselle olennaista tietoa yksinkertaisella ja hyödyntämiskeskeisellä tavalla! Avustusosasto, Janne Jalava,

12 Mitä seurantajärjestelmä järjestöiltä vaatii? Seurantatiedon keräämisen perusteiden osaamista Seurantatiedon kokoamista sähköiseen muotoon ohjeiden mukaisesti Itsearviointiin keskittymistä ja sen tulosten konkretisointia kerätyn tiedon pohjalta ns. arvioivan työotteen kehittämistä Lupaavien käytäntöjen kehittämistä ja kuvaamista Loppuraportin kirjoittamista Tarvittaessa valmiutta vastata kysymyksiin ja erityisesti intoa kehittää yhdessä RAY:n kanssa toimintojensa tuloksia ja vaikutuksia RAY järjestää koulutusta arviointimenetelmistä Avustusosasto, Janne Jalava,

13 RAY:n arviointikoulutus Mitä itsearviointi on? Miten sillä voidaan tukea kehittämishankkeen tai perustoiminnan tuloksellista toteutumista ja tulosten ja vaikutusten näkyviin saamista? Arviointikoulutuksen ajat ja paikat Rovaniemi 6.3. Oulu Seinäjoki Joensuu Lappeenranta Turku Helsinki Helsinki 9.5. Ilmoittautumislinkki ja ohjelma Avustusosasto, Janne Jalava,

14 Tuloksellisuus ja vaikutusselvitys Kyselyn rakenne 1. Toiminnan taustatiedot Toiminnan tarve, tavoitteet, kohderyhmä, määrä ja laajuus tarkastelukaudella 2. Työntekijöitä ja vapaaehtoisia koskevat tulokset Miten tietoa on kerätty? Toiminnan havaitut hyödyt ja tavoitteiden saavuttaminen Kehittämisehdotukset 3. Osallistujia ja kohderyhmiä koskevat tulokset Miten tietoa on kerätty? Toiminnan koetut hyödyt Kehittämisehdotukset 4. Yhteistyökumppaneita koskevat tulokset Miten tietoa on kerätty? Onko oikeat yhteistyökumppanit tavoitettu? Miten yhteistyökumppanit arvioivat toimintaa? Kehittämisehdotukset. 5. Kehittävä itsearviointi Avustusosasto, Janne Jalava,

15 Tuloksellisuus- ja vaikutusselvitys Kysyttävät määrälliset tiedot: Työntekijöistä Työntekijöiden määrä avustuskohteella: henkilöt ja henkilötyövuodet Vapaaehtoisten määrä kohteen toiminnassa Harjoittelijoiden määrä Osallistujista Osallistujien määrä ikäluokittain: 0-6, 7-17, 18-29, 30-62, 63-79, 80- Osallistujien sukupuolijakauma Osallistujien työelämästatus: koululainen, opiskelija, palkansaaja, yrittäjä, työtön, eläkeläinen Avustusosasto, Janne Jalava,

16 Tuloksellisuus- ja vaikutusselvitys Kehittävä itsearviointi osuus Toteuman vertailu tarkastelukauden tavoitteisiin Analyysi, mitä saavutettiin ja miksi, mitä jäi saavuttamatta ja miksi? Tavoitetun kohderyhmän vertailu tavoiteltuun Analyysi Hyötyjen ja vaikutusten analysointi: mitä saavutettu, mitä ei, miksi? Kokonaisarvio ja toiminnan kehittämissuunnitelma: Mitä johtopäätöksiä kerätyn tiedon perusteella on tehty toiminnan vahvuuksista ja kehittämistarpeista? Konkreettiset kehittämisehdotukset. Jos mahdollista myös aikataulu ja vastuuhenkilöt (osatavoitteet + resurssit) Lyhyt / pitkä aikaväli Avustusosasto, Janne Jalava,

17 Mitä arvioidaan, milloin ja miksi? Ei ole olemassa yhtä oikeata tapaa tehdä arviointia. Korkealuokkaista arviointi on silloin kun arviointitietoa voidaan hyödyntää kontekstissaan. (Patton 2001) Avustusosasto, Janne Jalava,

18 Tuloksellisuus- ja vaikutuskysely Keskustelua Avustusosasto, Janne Jalava,

19 Ajankohtaista seurannasta: uudistunut loppuraportti Tiivistelmäosio: lomake Vapaamuotoinen tekstiosio: suositukset laatimiseen löytyvät aineistopankista. Loppuraportista tehdään kirjallinen analyysi Hyväksytty loppuraportti on edellytys projektin viimeisen maksuerän nostamiselle. Hyväksynnästä ilmoitetaan paitsi maksatukseen myös järjestölle. Uutta: loppuraporttien tiivistelmät tarkoitus julkaista internetissä. Avustusosasto, Janne Jalava,

20 Ajankohtaista RAY:llä - Verkkoasiointi Käyttöönotto asteittain vuoden 2012 aikana Maaliskuun B-avustuksia hakevat voivat jo hakea tunnuksia Uudet rakennushankkeet ja suurehkot peruskorjaukset (yli 50 teur) Toukokuun hakua varten (uudet Ci ja Ck) tunnuksia saa 1.4. alkaen Järjestö hakee käyttöoikeudet ja pääkäyttäjätunnukset lomakkella RAY.fi/jarjestot/aineistopankki/lomakkeet/muut Järjestölle annetaan pääkäyttäjätunnukset Järjestön pääkäyttäjä hallinnoi järjestön käyttöoikeuksia ja antaa muut tunnukset. Tavoitteena on että vuodesta 2014 kaikki toiminnot ovat verkkoasioinnin piirissä. Lisätietoa: Tukipotti ja Avustusinfo Avustusosasto, Janne Jalava,

21 Ajankohtaista RAY:llä Haku päällä kiertue Ajat ja paikat Tampere Rovaniemi, Lapin yliopisto Oulu, Oulun yliopisto Mikkeli Aiheita: Avustusstrategian toimeenpanosuunnitelma Verkkoasioinnin käyttöönotto Mahdollisuus tavata avustusvalmistelijoita ajanvarauspyyntö! Lisätiedot & ilmoittautuminen: Avustusosasto, Janne Jalava,

22 Tulossa syksyllä 2012 Seurannan VAIKUTTAVAA -kiertue Alustava aikataulu: Helsinki Turku Kuopio Seinäjoki Rovaniemi Oulu Espoo Seurannan verkkoasioinnin pilotin esittely Avustusosasto, Janne Jalava,

23 KIITOS! Avustusosasto, Janne Jalava,