Sisältö 1. STRATEGINEN HENKILÖSTÖSUUNNITELMA REKRYTOINTI Täyttöryhmän toiminta Tehtävän täyttöön liittyvät

Transkriptio

1 Sisältö 1. STRATEGINEN HENKILÖSTÖSUUNNITELMA REKRYTOINTI Täyttöryhmän toiminta Tehtävän täyttöön liittyvät asiat/tehtävät Työsopimukset (yliopiston hallintokeskuksessa valmisteltavat eli rehtorien tai hallintojohtajan toimivaltaan kuuluvat työsopimukset) Työsopimukset (tdk:ssa valmisteltavat eli dekaanin toimivaltaan kuuluvat työsopimukset) Korkein tutkintotodistus Työllisyysmäärärahalla palkattujen työsopimukset Korkeakouluharjoittelu (opintoihin liittyvä pakollinen harjoittelu) ETÄTYÖSOPIMUKSET (kotimaa) OIKEUKSIENSIIRTOSOPIMUKSET SIVUTOIMILUVAT/-ILMOITUKSET TYÖSOPIMUKSET YM. ASIAT ULKOMAILTA SUOMEEN TULEVILLE ULKOMAILLA TYÖSKENTELY (pääsääntöisesti opetus- ja tutkimustyön tekemistä ulkomailla) Sopimus ulkomailla työskentelystä Ulkomaantyöskentely pelkän apurahan turvin Sosiaaliturva (EU/ETA maat sekä Sveitsi tai sopimusmaat) Sosiaaliturva (muu kuin EU/ETA-maa, Sveitsi tai sopimusmaa) Verotus... 14

2 7.6 Vakuutusturva ETÄTYÖSOPIMUKSET (ulkomailla työskentely) ULKOMAILTA PAIKALTA PALKATUT APURAHASOPIMUKSET (tdk/yksikön myöntämät) EMERITUS/ EMERITAPROFESSORIT DOSENTUURIT PEREHDYTTÄMINEN TYÖSTÄ VAPAUTUKSET Työstä vapautus toisen tehtävän hoitamiseksi yliopistossa Vuorotteluvapaa Sapattivapaa Professorinpoolivapaa (apurahapooli) Opintovapaa Muut harkinnanvaraiset poissaolot Palkaton hoitovapaa Tilapäinen hoitovapaa Vapautukset, joihin liittyy työnantajalle kuuluvien etuisuuksien hakeminen Kelalta/vakuutusyhtiöltä: perhevapaat, äitiys- ja vanhempainvapaat, isyysvapaa, kuntoutus, sairauspoissaolot sekä tapaturmat Reservin kertausharjoitus ja asevelvollisuus Merkkipäivät ja lähiomaisiin liittyvät poissaolot IRTISANOUTUMISET Irtisanoutuminen yliopistosta... 26

3 15.2 Irtisanoutuminen tehtävästä HENKILÖTIEDOISSA TAPAHTUNEET MUUTOKSET PALKKATODISTUKSET NIMIKKEEN MUUTOKSET KEHITYSKESKUSTELUT LAKIASIAT, VAKUUTUKSET VUOSILOMAT Vuosittaiset vuosilomajärjestykset Muutokset vuosilomajärjestykseen Vuosilomajärjestyksen ulkopuoliset vuosilomat Vuosilomakorvaukset Lomaoikeuden laskettaminen päättyville palvelussuhteille TYKE-TOIMINTA (työhyvinvoinnin kehittäminen) ERGGI-TOIMINTA (ergonomia osaajat) PALKKIOT Sivutoiminen tuntiopetus Tehtäväpalkkiot Erillispalkkiot Tiedekuntaneuvoston kokouspalkkiot opiskelijajäsenille Ulkomaalaisille maksettavat palkkiot TYÖTODISTUKSET TAPATURMAT... 36

4 27. HENKILÖKUNTAKORTIT YPJ, YLIOPISTOJEN PALKKAUSJÄRJESTELMÄ Tehtävän vaativuuden arviointi Suoriutumisen arviointi SoleTM, työaika SoleTM, työsuunnitelmat (opetus- ja tutkimushenkilökunta) RAPORTOIMINEN TYÖSUHDEJAKSOTIETOJEN YLLÄPITO LOMAUTUKSET... 40

5 yksikkö, dekaani 1. STRATEGINEN HEN- KILÖSTÖSUUNNITELMA Strategisen henkilöstösuunnitelman valmistelu ja hyväksyminen Hallintopäällikkö valmistelee yhteistyössä laitosjohtajien ja dekaanin kanssa. Henkilöstöhallinto Rehtori hyväksyy Tehdään aina tulossopimuskaudeksi ( ) ja vuosittain tehdään tarkiste (esim. syksyllä 2013 tehdään tarkiste koskien vuotta 2014), Uusien toistaiseksi voimassaolevien työsuhteiden vakanssitietojen ylläpito henkilöstöhallinnossa Irma Salminen ja Tarja Ikäheimo 2. REKRYTOINTI 2.1 Täyttöryhmän toiminta Hallintopäällikkö, pyytää esitykset laitoksilta (kaikki avoimeksi tulevat tehtävät muun henkilöstön järjestelmässä) ja lähettää esitykset sovittuun ajankohtaan mennessä arviointiryhmän sihteereille Tarja Ikäheimolle (Kuopion kampus) tai Eila Ikoselle (Joensuun kampus) Laitosten johto, projektien johtajat lähettävät esitykset hallintopäällikölle Täyttöryhmä arvioi voidaanko esitetyt tehtävät täyttää sisäisesti Täyttöryhmän jäsenet: henkilöstöjohtaja Jouni Kekäle, lakimies Paula Jussila, hallintopäälliköt, henkilöstön kehittämispäällikkö Marketta Rantama sekä sihteereinä vuorotellen Eila Ikonen ja Tarja Ikäheimo Kyseeseen tulevat vapautuvia tehtäviä hoitavat, tehtävien uudelleen kohdentamiset, osaaikaisissa tehtävissä olevat, työn tarjoamisvelvollisuuden ja takaisinottovelvollisuuden piirissä olevat sekä tehtäväkiertoon haluavat. Täyttölupaa ei tarvita harjoittelijaksi tai tutkimusavustajaksi palkattavan osalta, jotka hyödyntävät työskentelyä opintoihinsa 2.2 Tehtävän täyttöön liittyvät asiat/tehtävät Hakukuulutukset, kansalliset haut Hallintopäällikkö valmistelee hakukuulutukset yhteistyössä ko. laitoksen kanssa ja lähettää ne hallintokeskukseen (Eila Ikonen) Laitosjohto Hankkeiden vetäjät (Dekaani, lähinnä vakituisten tehtävien tsekkaaminen ja linjan pitäminen) Etenevät hallintokeskuksen kautta (Eila Ikonen vastuuhenkilö) viestintään, kirjaamoon sekä Te-toimiston mol:n sivuille, jos on kyse julkisesta internetiin ja lehteen laitettavasta ilmoi-. 5

6 yksikkö, dekaani Hakukuulutukset, kansainväliset haut Hallintopäällikkö valmistelee hakukuulutukset yhteistyössä ko. laitoksen kanssa. Laitos vastaa yhdessä hallintopäällikön kanssa hakukuulutuksen levittämisestä eri kv. rekrytointikanaviin Laitos vastaa kustannuksista tuksesta Kansainväliset hakukuulutukset kääntää Maj Vuorre Hakemusasiakirjat Hakijoiden ansioista yhteenvedon laatiminen Hallintopäällikkö tekee yhteenvedon tdk:n budjettivaroin palkattavien osalta Hakija toimittaa kaikissa tapauksissa kirjaamoon Ao. yksikkö tekee yhteenvedon täydentävällä rahoituksella palkattavien osalta Kirjaamo toimittaa hallintopäällikölle, joka sopii jatkomenettelystä yksikön kanssa Hakemusasiakirjojen täydennyspyynnöt Haastattelujen sihteerinä toimiminen ja kokousten muistiot Hallintopäällikkö tdk:n budjettivaroilla palkattavien osalta Hallintopäällikkö tdk:n budjettivaroilla palkattavien osalta Ao. yksikkö esim. projektipäällikkö, täydentävällä rahoituksella palkattavien osalta Haastattelijoiden kokoonpano sovitaan tapauskohtaisesti Asiantuntijoiden kutsuminen (jos tehtävä menee tiedekuntaneuvoston käsittelyyn) Tiedekuntaneuvoston käsittely (budjettivaroin palkattava opetus- ja tutkimushenkilöstö) Hallintopäällikkö valmistelee Hallintopäällikkö valmistelee tiedekuntaneuvoston käsittelyyn menevät tehtävät Dekaanin esitys asiantuntijoista Tiedekuntaneuvosto tehtävänä on - päättää asiantuntijoiden kutsumisesta - tehdä esitys rehtorille professorin tehtävään valittavasta (2v. tai enemmän) - tehdä esitys valittavasta akateemiselle rehtorille (3 v. tai enemmän yliopistoopettajat, yliopistonlehtorit ja yliopistotutkijat) Hakemusasiakirjat asiantuntijoille (professorit) Hallintosihteeri (Maria Venäläinen) 6

7 yksikkö, dekaani Julkaisujen postitus takaisin hakijoille Hallintosihteeri Maria Venäläinen palauttaa takaisin painetut julkaisut (ei kopioita) 2.3 Työsopimukset (yliopiston hallintokeskuksessa valmisteltavat eli rehtorien tai hallintojohtajan toimivaltaan kuuluvat työsopimukset) Työsopimusesityksen valmistelu sekä lähettäminen hakemuksineen ja kaikkine asian käsittelyyn liittyvine dokumentteineen hallintokeskukseen Työsopimusesityksen valmistelee - taloussihteeri kun tehtävä on täydentävän rahoituksen piirissä, allekirjoittaja ko. laitoksen johtaja - taloussuunnittelija kun tehtävä on tiedekunnan budjettivaroista palkattava, allekirjoittaja on dekaani (tai hallintopäällikkö, jos kysymys on hpk-tehtävästä) Esitys työsopimussuhteeseen ottamisesta Henkilötietolomake Asiakirjojen tulee sisältää myös henkilötietolomake, cv, tutkintotodistus (jos tehtävä ei ole haun kautta täytettävä) Hallintopäällikkö lähettää asiakirjat hallintokeskukseen Eila Ikoselle tai Tarja Ikäheimolle (jotka toimittavat asiakirjat edelleen kirjaamoon) Työsopimusesityksen kirjaaminen Hallintopäällikkö lähettää asiakirjat hallintokeskukseen Eila Ikoselle tai Tarja Ikäheimolle (jotka toimittavat asiakirjat edelleen kirjaamoon) Työsopimuksen valmistelu ja allekirjoittaminen Työsopimukset valmistelee Tarja Ikäheimo (professorit ja muut Kuopion kampuksen vakanssit ja Eila Ikonen (Joensuun kampuksen muut vakanssit) Rehtori ottaa työsuhteeseen: 7

8 yksikkö, dekaani kaikki professorit Akateeminen rehtori ottaa työsuhteeseen 3v. tai yli: yliopisto-opettajat yliopistolehtorit yliopistotutkijat Hallintojohtaja ottaa työsuhteeseen: 1v tai yli hallinto- tai tukitehtävään kolmanteen perättäiseen hallinto- ja tukitehtävään Työsopimuksen jakelu ja tiedottaminen ei valituille Tarja Ikäheimo (Kuopion kampus) ja Eila Ikonen (Joensuun kampus) hoitavat sopimuskopion jakelun sekä tiedottamisen ei valituille 2.4 Työsopimukset (tdk:ssa valmisteltavat eli dekaanin toimivaltaan kuuluvat työsopimukset) Henkilötietolomakkeen täyttäminen ja allekirjoittaminen (sekä korkeimman tutkintotodistuksen pyytämien, katso kohta 2.5) Työsopimusesitysten valmistelu ja rahoituksen varmistaminen Esityksen valmistelija (taloussihteeri, taloussuunnittelija) pyytää työntekijää täyttämään ja palauttamaan lomakkeen valmistelijalle, joka liittää sen työsuhde-esityksen liitteeksi Perusraha: taloussuunnittelija Täydentävä hankeraha: hanketta hallinnoiva taloussihteeri Tallennetaan Certiassa Prima-järjstelmään (henkilöstösuunnittelija lähettää lomakkeen työsopimuskopion liitteenä Ceriaan) Henkilötietolomake Esitys työsopimussuhteeseen ottamisesta mikäli 100 % hankerahoituksella palkattava, taloussuunnittelijalle ei tarvitse toimittaa tietoa Esitykset toimitetaan hallintopäällikölle, henkilöstösuunnittelijalle ja taloussuunnittelijalle. 8

9 yksikkö, dekaani Työsopimusten valmistelu Työsopimusten postittaminen ja allekirjoittaminen Sopimuksen skannaaminen, postittaminen ja arkistoiminen 2.5 Korkein tutkintotodistus Korkeimman tutkintotodistuksen pyytäminen, tutkintotodistuksen tallennus Prima järjestelmään sekä arkistointi Henkilöstösuunnittelija tallentaa web-tallennuksen kautta työsopimuksen Prima-järjestelmään ja hankkii dekaanin allekirjoituksen Henkilöstösuunnittelija postittaa dekaanin allekirjoittaman sopimuksen saatekirjeineen ja ohjeineen työntekijälle (kopio Certiaan ja yksikköön tiedoksi) Henkilöstösuunnittelija skannaa työntekijän palauttaman allekirjoitetun sopimuksen ja lähettää kopion työsopimusesityksiä valmisteleville henkilöille sekä arkistoi alkuperäisen Ensisijaisesti työsopimusesityksen valmistelija pyytää toimittamaan korkeimman tutkintotodistuksen. Henkilöstösuunnittelija muistuttaa todistuksesta työsopimuksen saatekirjeessä ja toimittaa todistuksen saatuaan sen Teija Koposelle (Kuopion kampus). Teija Koponen huolehtii todistuksen tallennuksesta Prima- Dekaani ottaa työsuhteeseen: nuoremman tutkijan tutkijatohtorin määräaikaisen alle kolme vuotta kestävän yliopisto-opettajan, yliopistolehtorin, yliopistotutkijan projektitutkijat enintään kahteen peräkkäiseen, vuoden tai sitä lyhyemmän ajan kestävään, hallinto- ja tukitehtävään Työntekijä allekirjoittaa hänelle lähetetyn sopimuksen ja palauttaa toisen allekirjoitetun sopimuksen henkilöstösuunnittelijalle 9

10 yksikkö, dekaani 2.6 Työllisyysmäärärahalla palkattujen työsopimukset 2.7 Korkeakouluharjoittelu (opintoihin liittyvä pakollinen harjoittelu) järjestelmään ja sen arkistoinnista. Työsopimuksen allekirjoittaa dekaani tai hallintojohtaja (ks. toimivalta edellä) Kaikki sopimukseen liittyvät asiat hoidetaan hallintokeskuksessa (Ulla Hurskainen, Joensuun kampus) Jokaisella laitoksella/yksiköllä on oma harjoitteluyhdyshenkilö, jolla paikka hyväksytettävä. Yleinen neuvonta ja tiedotus urapalvelujen Marika Tuupainen Harjoittelusopimus Harjoittelijan työsopimus YHKAssa Pääsääntöisesti harjoittelu tapahtuu yliopiston ja YHKAn ulkopuolella. Yksikössä täytetään harjoittelusopimus, jonka allekirjoittavat harjoittelija, työnantaja ja laitoksen johtaja Dekaani allekirjoittaa Harjoittelusopimus Työsopimus Kun harjoittelu tapahtuu YHKAssa; - työsopimusesityksen valmistelee taloussuunnittelija (liitteeksi harjoittelusopimus), laitoksen johtaja allekirjoittaa - Henkilöstösuunnittelija valmistelee saadun esityksen pohjalta ja hankkii allekirjoitukset sekä hoitaa jakelun ja arkistoinnin 3. ETÄTYÖSOPIMUKSET (kotimaa) Etätyösopimusten valmistelu Etätyösopimusten allekirjoittaminen Perusraha: taloussuunnittelija Hankeraha: hanketta hallinnoiva taloussihteeri Tdk:n päätösvaltaan kuuluvat allekirjoittaa dekaani ja muutoin työnantajan edustajana se, jolla on Itä-Suomen yliopiston palvelussuhteeseen ottamista koskevien Etätyösopimus yksikössä työskentelevä sihteeri ei osallistu työsopimusprosessiin liittyviin hallintotehtäviin 10

11 yksikkö, dekaani Etätyösopimuksen arkistointi 4. OIKEUKSIENSIIRTO- SOPIMUKSET Oikeuksiensiirtosopimuksen täyttäminen Oikeuksiensiirtosopimuksen allekirjoittaminen, arkistointi ja kirjaaminen Henkilöstösuunnittelija Taloussihteerit lähettävät oikeuksiensiirtolomakkeet työntekijälle (sekä henkilötietolomakkeen ja mahd. etätyösopimuslomakkeen) Taloussihteeri lähettää työntekijän palauttamat sopimukset dekaanille Taloussihteeri lähettää toisen dekaanin allekirjoittaman sopimuksen työntekijälle ja toisen kirjaamoon sekä arkistoi itse kopion sopimuksesta määräysten mukaan oikeus ottaa kyseinen työntekijä työsuhteeseen. Kirjaamo kirjaa sopimuksen Dynastyyn Työntekijä täyttää ja allekirjoittaa oikeuksiensiirtolomakkeet (2 kappaletta) ja palauttaa molemmat kappaleet takaisin taloussihteerille Dekaani allekirjoittaa sopimukset Oikeuksiensiirtolomake i/intra/tip/sopimu smallit Kaikkien Itä-Suomen yliopiston puolesta sopimustutkimushankkeisiin osallistuvien tulee tehdä oikeuksiensiirtosopimus Huom! Oikeuksiensiirtosopimus allekirjoitettava kahtena alkuperäisenä kappaleena 5. SIVUTOIMILUVAT/- ILMOITUKSET Sivutoimiluvan hakeminen/sivutoimi - ilmoituksen tekeminen Sivutoimiluvan/- ilmoituksen käsittely sekä päätöksen tekeminen Työntekijä ja yksikön johtaja allekirjoittaa lomakkeen Merja Turunen käsittelee (henkilöstöhallinto Snellmania) ja henkilöstöjohtaja päättää Sivutoimi ilmoitus/hakemus sivutoimiluvasta Sivutoimilupaa haetaan tilanteissa, jossa sivutointa on tarkoitus hoitaa työajalla ja sivutoimi ilmoitus tehdään työajan ulkopuolella tehtävästä sivutoimesta Yliopiston yhdyshenkilö Anne Kauppinen (yleisneuvonta, verotus jne) 6. TYÖSOPIMUKSET YM. ASIAT ULKOMAIL- TA SUOMEEN TULEVIL- 11

12 yksikkö, dekaani LE Työsopimusesitys ja työsopimus Työlupa-asiat (EUalueen ulkopuolelta tulevat) Verotus Ulkomailta Suomeen työskentelemään tulevien neuvonta Menettely samanlainen kuin kotimaasta palkattavien osalta (katso työsopimukset kohta ) Työntekijä hoitaa itse tutkimusryhmän/laitoksen henkilöstön avustuksella Työntekijä hoitaa (lyhyissä työsuhteissa lähdeverokorttia voi hakea myös henkilöstösuunnittelija) Yleisneuvonta Anne Kauppinen (lupa-asiat, sosiaaliturva, verotus, vakuutus) Yliopiston yhdyshenkilö Hannele Husso 7. ULKOMAILLA TYÖS- KENTELY (pääsääntöisesti opetus- ja tutkimustyön tekemistä ulkomailla) 7.1 Sopimus ulkomailla työskentelystä Sopimuksen valmisteleminen ja allekirjoittaminen Henkilöstösuunnittelija esivalmistelee sopimuksen ja lähettää sen yksikön johtajalle täydennettäväksi ja allekirjoitettavaksi Esimies ja työntekijä sopivat matkakustannuksista, päivärahasta, työvälineistä, laitteista sekä muista kuluista (mitä ulkopuolisen rahoituksen rahoitusehtojen ja budjetin mukaan on mahdollista maksaa) Sopimus tehdään, kun oleskelu kestää pidempään kuin kuukauden. Oleellista on, että työtehtävät edellyttävät ulkomaantyöskentelyä. Mikäli muut syyt, kyse on etätyöstä Sopimuksen jakelu ja arkistointi Henkilöstösuunnittelija lähettää toisen alkuperäisen kappaleen työntekijälle sekä lähettää kopion Hannele Hussolle ja arkistoi alkuperäisen Esimies ja työntekijä allekirjoittavat sopimuksen ja esimies lähettää sopimuksen henkilöstösuunnittelijalle dekaanin allekirjoituksen hankkimiseksi 12

13 yksikkö, dekaani 7.2 Ulkomaantyöskentely pelkän apurahan turvin Apurahansaajan on hoidettava ulkomaantyöhön liittyvä sosiaaliturva, verotus- ja vakuuttamiseen liittyvät asiat itsenäisesti, koska hän ei ole yliopiston henkilökuntaa 7.3 Sosiaaliturva (EU/ETA maat sekä Sveitsi tai sopimusmaat) Hakemuksen täyttäminen ja allekirjoittaminen Hakemuksen ja päätöksen toimittaminen ja arkistointi Henkilöstösuunnittelija täyttää lomakkeen ETK 2132 Henkilöstösuunnittelija lähettää allekirjoitetun hakemuksen ETK:seen ja toimittaa kopion hakemuksesta Hannele Hussolle ja Certiaan Tdk:n dekaani allekirjoittaa hakemuksen ETK toimittaa päätöksen henkilöstösuunnittelijalle Hakemus Suomen sos.turvassa pysymisestä ulkomaantyöskentelyn aikana (ETK2132) Suomen sos.turvassa pysymistä haetaan ETK:sta. Perheen osalta työntekijä hakee Kelalta Mikäli ulkomaan työskentely kestää yli vuoden, työntekijä täyttää lomakkeen Y38 ja lähettää sen KELA:lle 7.4 Sosiaaliturva (muu kuin EU/ETA-maa, Sveitsi tai sopimusmaa) Varman todistus työskentelymaan eläkevakuuttamisesta vapautumiseksi (työntekijä syntynyt tai sen jälkeen, TyEL) Saatuaan ETK:n päätöksen henkilöstösuunnittelija toimittaa päätöksen työntekijälle sekä kopiot Certiaan ja Hannele Hussolle ja arkistoi toisen alkuperäisen Henkilöstösuunnittelija pyytää todistusta Varman ulkomaanpalveluilta Henkilöstösuunnittelija on yhteydessä Hannele Hussoon eläkevakuuttamisen riittävyy- Muita maita esim.venäjä, Afrikan maat, Kauko-Itä, Etelä-Amerikka pois lukien Chile Varmaan tulee ilmoittaa työntekijä nimi, henkilötunnus, kohdemaa, ulkomaantyöskentely aika, työnantajan nimi ja osoite sekä yhteyshenkilö 13

14 yksikkö, dekaani KEVAn todistus työskentelymaan eläkevakuuttamisesta vapautumiseksi (työntekijä syntynyt ennen , VaEL) Hakemus Suomen sosiaaliturvassa pysymisestä KELA:lle destä Suomessa (vai pitäisikö vakuuttaa myös kohdemaassa) Henkilöstösuunnittelija pyytää todistusta KEVA:sta Henkilöstösuunnittelija on yhteydessä Hannele Hussoon eläkevakuuttamisen riittävyydestä Suomessa (vai pitäisikö vakuuttaa myös kohdemaassa) Henkilöstösuunnittelija hakee (haetaan aina, lomake Y38T) Mahdollisesti mukana seuraavan perheen osalta hakemisesta vastaa työntekijä itse KELA Y38T KEVAlle tulee ilmoittaa työntekijä nimi, henkilötunnus, kohdemaa, ulkomaantyöskentely aika, työnantajan nimi ja osoite sekä yhteyshenkilö Lisäksi tulee ilmoittaa yliopiston tilittäjätunnus (831001) Mikäli ulkomaan työskentely kestää yli vuoden, työntekijä täyttää lomakkeen Y38 ja lähettää sen KELA:lle 7.5 Verotus Verotus, alle 6kk:n työskentely ulkomailla Verotus, yli 6kk:n työskentely ulkomailla (183pv perättäisen 12 kuukauden aikana tai kalenterivuodessa), Henkilöstösuunnittelija selvittää lasketaanko ko. maassa verotusoikeuteen liittyvä työskentelyaika siten, että 183pv ylittyy perättäisen 12 kk:n aikana vai lasketaanko kalenterivuosi kohtaisesti Henkilöstösuunnittelija tarkistaa 6 kuukauden säännön soveltumisen tapauskohtaisesti sekä Suomi-päivät ulkomaantyön aikana (Suomi-päiviä ei enempää kuin keskimäärin 6pvä/kk) 6kk:n säännön soveltuessa dekaani allekirjoittaa ilmoituksen ennakkopidätyksen toimittamatta jättämisestä Suomessa (NT2) Certia (työnantajan puolesta) huolehtii normaalisti veron pidätyksestä Hannele Husso (hallintokeskus) ilmoittaa tammikuun loppuun mennessä tdk:sta kootut tiedot Suomi-päivistä ja maksetuista palkoista ja kustannuksista ulkomaan työskentelyn aikana (työnantajan ilmoitus ulkomaan palkasta) Verohallinnon lomake NT2 Jos muussa Pohjoismaassa, yksikössä täytetään ilmoitus ennakonpidätyksen toimittamisesta Suomessa (NT1) 6 kuukauden säännön soveltuessa työntekijän tulee itse selvittää työskentelyvaltion viranomaisilta verotukseen liittyvät seikat sekä huolehtia veroilmoituksen antamisesta sekä työskentelyvaltiossa että kotimaassa 6 kuukauden säännön soveltuessa henkilöstösuunnittelija täyttää ilmoituksen ennakkopidätyksen toimittamatta jättämisestä Suomessa Henkilöstösuunnittelija selvit- 14

15 yksikkö, dekaani tää seuraavan vuoden tammikuuhun mennessä ulkomailla työskentelevien työntekijöiden Suomi-päivät sekä työntekijälle maksetut kustannukset ja luontaisedut sekä ilmoittaa ne hallintoon Hannele Hussolle 7.6 Vakuutusturva Matkavakuutus ja lakisääteinen tapaturmavakuutus, alle 6kk:n työskentely ulkomailla kun henkilö kuuluu Suomen sos.turvan piiriin Yksikön matka-asioita hoitava sihteeri antaa vakuutuskortin tai vakuutustodistuksen työntekijälle Henkilöstösuunnittelijan tulee ilmoittaa Pirjo Väisäselle ulkomaantyöskentelyn ajankohta Työntekijä voi hakea KELA:lta ilmaisen eurooppalaisen sairaanhoitokortin (sairaanhoitoa EU- JA Eta-maissa sekä Sveitsissä samalla hinnalla kuin maassa asuvat ihmiset) Ulkomaan työskentelyn aikana työntekijä on yliopiston matkavakuutuksen piirissä. Vakuutus koskee myös viikonloppumatkoja, mutta ei mahdollisia pidempiä loma-aikojen matkoja (ko. matkoihin oma matkavakuutus) Työntekijän sairastuessa ulkomailla työskennellessään hänen sairastumisensa (muut kuin tapaturmat) hoitokulut maksetaan matkavakuutuksesta vakuutuksen ehtojen mukaisesti Matkavakuutus ja lakisääteinen tapaturmavakuutus, alle 6kk:n työskentely ulkomailla kun henkilö ei kuulu Suomen sos.turvan piiriin Matkavakuutus ja lakisääteinen tapaturmavakuutus, yli 6kk:n työskentely ulkomailla kun henkilö kuuluu Suomen sos.turvan piiriin Henkilöstösuunnittelija hankkii työntekijälle komennusmatkavakuutuksen ilmoittamalla vakuutusmeklarin edustajalle Virpi Lapinniemelle matkalle lähtijän nimen, henkilötunnuksen ja ulkomailla oloajan Työntekijän yksikkö vakuuttaa työntekijän erikseen Suomen sos.turvaan kuulumattomalle tarkoitetulla määräaikaisella matka- tai komennusmatkavakuutuksella Työntekijä voi hakea KELA:lta ilmaisen eurooppalaisen sairaanhoitokortin (sairaanhoitoa EU- JA Eta-maissa sekä Sveitsissä samalla hinnalla kuin maassa asuvat ihmiset) Ulkomaan työskentelyn aikana työssä tapahtuvat työtapaturmat kuuluvat lakisääteisen tapaturmavakuutuksen piiriin Komennusmatkavakuutuksen edellytyksenä on ulkomaantyöstä tehty sopimus. Vakuutus on voimassa ko. matkan aikana viikonloppumatkoilla, lomamatkoilla sekä matkoilla Suomessa. 15

16 yksikkö, dekaani Työntekijän sairastuessa ulkomailla työskennellessään hänen sairastumisensa (muut kuin tapaturmat) hoitokulut maksetaan komennusmatkavakuutuksesta vakuutuksen ehtojen mukaisesti 8. ETÄTYÖSOPIMUKSET (ulkomailla työskentely) Etätyösopimuksen valmistelu ja allekirjoittaminen Sopimuksen jakelu ja arkistointi Henkilöstösuunnittelija esivalmistelee sopimuksen ja lähettää sen yksikön johtajalle talousasioista vastaavan sihteerin kautta täydennettäväksi ja allekirjoitettavaksi Henkilöstösuunnittelija lähettää toisen alkuperäisen sopimuskappaleen työntekijälle ja lähettää kopion Hannele Hussolle sekä arkistoi alkuperäisen Esimies ja työntekijä sopivat matkakustannuksista, päivärahasta, työvälineistä, laitteista sekä muista kuluista Esimies ja työntekijä allekirjoittavat sopimuksen ja esimies ( tai taloussihteeri) lähettää sopimuksen henkilöstösuunnittelijalle dekaanin allekirjoituksen hankkimiseksi Yliopiston yhteyshenkilö Hannele Husso Etätyösopimus Ulkomaan työskentelyn aikana työssä tapahtuvat työtapaturmat kuuluvat lakisääteisen tapaturmavakuutuksen piiriin Jos ulkomailla työskennellään muista kuin työstä johtuvista syistä (työ ei edellytä ulkomaantyöskentelyä) katsotaan työntekijän olevan etätöissä ulkomailla Sosiaaliturva etätyön aikana Henkilöstösuunnittelija selvittää tapauskohtaisesti ja hakee tarvittaessa työntekijälle Suomen sos.turvaan kuulumista samoin prosessein kuin tehtäessä sopimusta ulkomailla työskentelystä (katso ohjeet sosiaaliturvasta ulkomaantyön aikana) 16

17 yksikkö, dekaani Verotus etätyön aikana Matkavakuutus ja lakisääteinen tapaturmavakuutus etätyön aikana 9. ULKOMAILTA PAI- KALTA PALKATUT Työsopimusesityksen ja työsopimuksen valmistelu Verotus Lakisääteiset työnantaja- ja työntekijämaksut Henkilöstösuunnittelija selvittää verotuskysymykset tapauskohtaisesti Samoin prosessein kuin kotimaista palkattavien osalta (katso kohta työsopimukset 2.4) Henkilöstösuunnittelija hakee lähdeverokortin työntekijälle (nollaverokortti, jos työskentelee kokonaan ulkomailla) Työntekijän on suositeltavaa ottaa itselleen vapaaehtoinen vapaaajan tapaturmavakuutus (Suomen sos.turvan piiriin kuuluvat työntekijät kuuluvat lakisääteisen tapaturmavakuutuksen piiriin mutta tapaturma korvataan vain kun se tapahtuu työpöydän ääressä) Työntekijä maksaa verot työskentelymaahan ja hoitaa siihen liittyvät asiat Keskushallinto hoitaa työnantajaksi rekisteröitymisen ulkomailla ja lakisääteisten työnantaja- ja työntekijämaksujen tilityksen konsulttiyritystä apuna käyttäen Alle 6kk:n mittaisen etätyön aikana tulovero maksetaan normaalisti Suomeen Sos.turvan piiriin kuuluvien työntekijöiden matkavakuutus on etätyön aikana voimassa silloin kuin työntekijä tekee etätyön aikana esimiehen määräyksestä työmatkan, muutoin yksikkö vakuuttaa työntekijän erikseen määräaikaisella matka- tai komennusmatkavakuutuksella Paikalta palkattaville ei tehdä sopimusta ulkomailla työskentelystä eikä myöskään etätyösopimusta Huom! Yksiköiden tulee ottaa etukäteen yhteyttä henkilöstöhallintoon / ) kun ollaan palkkaamassa henkilöä, joka ei tule työskentelemään Suomeen Keskushallinto vastaa työnantajaksi rekisteröitymisestä ja niistä aiheutuvista kertaluonteisista kustannuksista Apurahansaajalle ei muodostu työsuhdetta yliopistoon 10. APURAHASOPI- MUKSET (tdk/yksikön myöntämät) Sopimusten tekeminen Sopimus valmistellaan laitoksella (amanuenssi tai yksikössä työskentelevä sihteeri) Sopimus apurahatutkijana toimimisesta Itä-Suomen yliopistossa 17

18 yksikkö, dekaani Sopimusten allekirjoittaminen Sopimusten arkistointi Apuraha- /stipendipäätöksen valmistelu/ Apurahan/stipendin maksatuslomakkeen täyttäminen, allekirjoittaminen ja Certiaan lähettäminen Apurahan myöntäjän ilmoitus Melalle Apurahansaajan vakuutushakemus Melalle (3 kk:n kuluessa apurahan maksamisen alkamisesta) 11. EMERITUS/ EMERI- TAPROFESSORIT Kirjallinen sopimus Sopimuksen allekirjoittajat Sopimuksen arkistointi Laitoksen sihteeri ottaa laitokselle kopion ja toimittaa alkuperäisen arkistoitavaksi taloussuunnittelijalle (Joensuu, Kuopio) Apuraha-/stipendipäätös: Tdk:n myöntämät apurahat/täydentävä hankerahoitus: taloussuunnittelija yksikön myöntämät: yksikön sihteeri tai amanuenssi jakelu:apurahansaaja, taloussuunnittelija maksatuslomake: tdk-apuraha: taloussuunnittelija täydentävä hankerahoitus: ao. taloussuunnittelija yksikön myöntämät: yksikön sihteeri tai amanuenssi Henkilöstösuunnittelija Airi Leppä- Apurahan saaja ja yksikön johtaja Yksikön johtaja allekirjoittaa yksikön myöntämien apurahojen osalta ja dekaani allekirjoittaa tdk:n myöntämien apurahojen osalta Apurahansaaja hoitaa Yksikön johtaja ja professori täyttävät sopimuksen käyttäen yliopiston sopimusmallia Emeritus/emeritaprofessorit ja dekaani Certia hoitaa Melailmoitukset Apurahan/stipendin maksatuslomake, henkilötietolomake Apurahansaajan vakuutushakemus Emeritus/emeritaprofes sorin sopimuslomake Sopimus apurahatutkijana toimimisesta tulee laatia aina kun henkilö työskentelee apurahalla (ilman työsuhdetta) ja saa käyttöönsä yliopiston resursseja). Maksatuslomakkeen liitteenä tulee Certiaan toimittaa pääsääntöisesti henkilötietolomake; Ensimmäinen sopimus on korkeintaan vuoden mittainen, jatko harkinnan mukaan 18

19 yksikkö, dekaani nen 12. DOSENTUURIT Dosentiksi hakeminen Dosenttihakemuksen käsittely sekä dosentuuriin liittyvät päätökset Tiedekunnan kirjaamo: hallintosihteeri Tuula Honkanen (Joensuun kampus) kirjaa hakemuksen Dynastyyn Hallintopäällikkö valmistelee dosentuuriin liittyvät asialistat tiedekuntaneuvoston käsiteltäväksi (dosentuurin tarpeellisuus, asiantuntijoiden kutsuminen, dosentin arvon myöntäminen) Hakija esittää yksikön johtajalle/oppiaineen vastaavalle dosentuuria Mikäli yksikön/oppiaineen vastaava katsoo dosentuurin tarkoituksenmukaiseksi, neuvottelee hän dekaanin kanssa Dekaanin puoltaessa dosentuuria hakija lähettää vapaamuotoisen hakemuksen liitteineen tiedekuntaan Tdk tekee päätöksen dosentuurin perustamisen tarpeellisuudesta, kutsuu asiantuntijat (kaksi asiantuntijaa) ja päättää asiantuntijalausuntojen perusteella dosentin arvon myöntämisestä (mahdollisesta opetusnäytteestä päättää dekaani) Tdk asialistan liitteenä yksikön johtajan lausunto dosentuurin tarpeellisuudesta ja tarkoituksenmukaisuudesta sekä dosenttihakemus Tdk.n ohjeet dosentin arvon hakijalle, jossa mm. hakemukseen tarvittavat liitetiedot Dosentuuriin liittyvien asiakirjojen arkistointi ja dosenttilistan ylläpito Hallintosihteeri Maria Venäläinen arkistoi dosentuuriin liittyvät asiakirjat ja toimittaa dosentuurista tiedon tiedekunnan tiedottajalle, joka ylläpitää tdk:n dosenttilistaa kotisivuilla (julkinen puoli) Hallintosihteeri Maria Venäläinen valmistelee dosentin arvon myöntämisen ja toimittaa nimitetylle ko. nimittämiskirjan 19

20 yksikkö, dekaani 13. PEREHDYTTÄMINEN Työtehtäviin ja laitoksen toimintaan opastaminen sekä koko yliopiston toimintaan ja toimintaperiaatteisiin perehdyttäminen Perehdyttämisestä vastuussa olevan henkilön nimeäminen Vastuu perehdyttämisestä Yhteisten aineistojen tuottaminen perehdyttäjien käyttöön Tdk:n perehdyttämismateriaalin tuottaa henkilöstösuunnittelija Prosessi käynnistyy työyksikössä Laitoksen johtaja Yksikkö Henkilöstönkehittämisen yksikkö osallistuu perehdyttämiseen valmentamalla kehitysyhteyshenkilöitä ja esimiehiä johtamistehtävissään sekä ylläpitämällä yleisiä ohjeita Henkilöstön kehittämisen yksikkö (2 kertaa vuodessa Tervetuloa taloon- tilaisuuden järjestäminen) Katso perehdyttämisen muistilista uuden työntekijän oppaasta: Työtehtäviin perehdytys; perehdyttäjä yleensä substanssin mukaisesti (vrt. hpk-hlöstö ja opetus- ja tutkimushlöstö) Käytännönasiat yksikössä (avaimet, tilat, kopiointi, sosiaaliset tilat jne) perehdyttämisestä : Suunnittelija Marja Leena Pursiainen, henkilöstön kehittämispäällikkö Marketta Rantama ja henkilöstösuunnittelija Katri Hartikainen 14. TYÖSTÄ VAPAU- TUKSET 14.1 Työstä vapautus toisen tehtävän hoitamiseksi yliopistossa Työstä vapautuksen hakeminen Työstä vapautuksen valmistelu, allekirjoit- Henkilöstösuunnittelija valmistelee Web-tallennuksessa työstä vapau- Työntekijä täyttää työstävapautushakemuksen, hankkii hakemukseen esimiehen allekirjoituksen ja lähettää sen henkilöstösuunnittelijalldekaani allekirjoittaa työstä vapautuksen poissaoloilmoitus/ työstävapautushakemus Huom. Työstä vapautuksesta (jossa vapautetaan omien tehtävien hoita- 20

21 yksikkö, dekaani taminen, jakelu ja arkistoiminen 14.2 Vuorotteluvapaa (harkinnanvarainen) tuksen ja lähettää dekaanin allekirjoittaman lomakkeen työntekijälle sekä kopion yksikköön ja tarvittaessa taloushenkilöille misesta toisen tehtävän hoitamiseksi yliopistolla) ei tarvitse laittaa kopiota Certialle, koska työsopimukseen tallennetaan tieto vapautettu omista tehtävistä Vuorotteluvapaan edellytyksenä 10 vuoden työhistoria ennen vapaan alkamista sekä kokoaikatyö Vuorotteluvapaa sopimus Vuorotteluvapaata koskevan työstä vapautuksen hakeminen Vuorotteluvapaa päätöksen valmistelu, allekirjoittaminen, jakelu ja arkistointi Henkilöstösuunnittelija tallentaa poissaolon Prima-järjestelmään ja valmistelee dekaanin päätöksen sekä huolehtii allekirjoitetun päätöksen jakelusta (työntekijä, Certia, yksikkö, taloussuunnittelija ja hallintopäällikkö)ja arkistoinnista Työntekijä keskustelee yksikön johtajan kanssa vuorotteluvapaasta ja täyttää vuorottelusopimus lomakkeen, jonka työntekijä ja tdk:n dekaani allekirjoittavat Työntekijä täyttää työstävapautuslomakkeen, johon liittää kopion vuorottelusopimuksesta ja lähettää sen hpk:kseen henkilöstösuunnittelijalle dekaanin päätös Lomake tehdään 3 samansisältöistä sopimuskappaletta (yksi kpl TEtoimistoa varten) Poissaoloilmoitus/ työstävapautushakemus(muut poissaolot) Vuorottelusopimuksesta löytyvät ohjeet TE-toimistolle sekä vuorottelukorvauksen maksajalle toimitettavista dokumenteista (työntekijä hoitaa) 14.2 Sapattivapaa (harkinnanvarainen) Sapattivapaan hakeminen Työntekijä anoo sapattivapaata vapaamuotoisella hakemuksella ja antaa sen yksikön johtajalle, joka antaa lausunnon suunnitelmasta ja vapaan ajankohdasta yksikön näkökulmasta Hakemuksesta tulee ilmetä suunnitelma vapaan ajankohdasta, vapaan tavoitteista, vapaan aikana kehitettävistä asioista, sijaisuusjärjestelyistä sekä opinnäytetöiden ohjaamisjärjestelyistä 21

22 yksikkö, dekaani Dekaani tekee päätöksen sapattivapaan myöntämisestä suunnitelman ja yksikön lausunnon perusteella Sapattivapaan myöntäminen Hallintopäällikkö tai henkilöstösuunnittelija valmistelee dekaanin päätöksen ja huolehtii jakelusta (työntekijä, Certia, yksikkö ja taloussuunnittelija) Dekaanin päätös Sopimus sapattivapaasta, jakelu, arkistointi Hallintopäällikkö tai henkilöstösuunnittelija valmistelee sopimuksen ja huolehtii jakelusta (työntekijä, yksikkö ja kopio Certiaan) sekä arkistoinnista Dekaani ja palkansaaja allekirjoittavat sopimuksen Työntekijän kirjallinen raportti kahden kk:n kuluttua sapattivapaan päättymisestä (tavoitteiden toteutuminen ja tulokset) Sapattivapaan aikainen työstä vapautus (20%) Henkilöstösuunnittelija tallentaa poissaolon Prima-järjestelmään 14.3 Professorinpoolivapaa (apurahapooli) Professoripoolista apurahan hakeminen Työntekijä hakee apurahaa Professoripoolista apurahaa voi hakea yliopistossa vakinaisesti työskentelevä henkilö, jonka yliopisto sitoutuu vapauttamaan hallinnosta ja opetuksesta vuoden ajaksi ja maksamaan professorin bruttopalkasta 55 % Haku järjestetään kerran vuodessa: 22

23 yksikkö, dekaani Professoripoolivapaan hakeminen Työntekijä täyttää työstävapautuslomakkeen (45 % työstävapautus), johon liittää apurahamyöntöpäätöksen, suunnitelman opetusjärjestelyistä sekä tavoitteet vapaan aikana ja lähettää lomakkeen liitteineen henkilöstösuunnittelijalle. Poissaoloilmoitus/työstävapautu slomake Professoripoolivapaapäätöksen valmistelu, allekirjoittaminen, jakelu, arkistointi Henkilöstösuunnittelija tallentaa poissaolon Prima-järjestelmään ja valmistelee dekaanin päätöksen sekä huolehtii allekirjoitetun päätöksen jakelusta (työntekijä, Certia, yksikkö, taloussuunnittelija ja hallintopäällikkö)ja arkistoinnista Dekaanin päätös 14.4 Opintovapaa (harkinnanvarainen) Opintovapaan hakeminen Opintovapaan myöntäminen, jakelu, arkistointi 14.5 Muut harkinnanvaraiset poissaolot (kuten palkaton yksityisasia ja muualla työskentely) Työstä vapautuksen hakeminen Henkilöstösuunnittelija tallentaa poissaolon Prima-järjestelmään ja valmistelee päätöksen opintovapaasta sekä huolehtii allekirjoitetun päätöksen jakelusta (Certia, yksikkö, työntekijä, taloussuunnittelija ja hallintopäällikkö) ja arkistoinnista Työntekijä tekee kirjallisen vapaamuotoisen hakemuksen sekä täyttää työstävapautuslomakkeen ja lähettää ne liitteineen esimiehelle Dekaanin päätös Työntekijä täyttää kirjallisen poissaoloilmoituksen ja lähettää sen mahdollisine liitteineen ja lausun- Liitteenä selvitys opinnoista ja opiskelutodistus Yli viiden päivän opintovapaata haettava vähintään 45 päivää ennen opintojen alkamista ja enintään 5 päivää kestävää opintovapaata haettava 15 päivää ennen opintojen alkamista Opintovapaan enimmäispituus viiden vuoden aikana 2 vuotta 23

24 yksikkö, dekaani Poissaolopäätöksen valmistelu, allekirjoittaminen, jakelu, arkistointi 14.6 Palkaton hoitovapaa (alle 3-vuotiaan lapsen vanhemmat) ja osittainen hoitovapaa (vanhempainvapaan tai varsinaisen hoitovapaan päätyttyä) Hoitovapaan hakeminen Hoitovapaa päätöksen valmistelu ja allekirjoittaminen, jakelu, arkistointi 14.7 Tilapäinen hoitovapaa (alle 10-vuotiaan tai vammaisen tai pitkäaikaissairaan lapsen äkillinen sairastuminen) Tilapäisen hoitovapaan hakeminen Henkilöstösuunnittelija tallentaa poissaolon Prima-järjestelmään ja valmistelee dekaanin päätöksen sekä huolehtii päätöksen jakelusta (Certia, työntekijä, yksikkö, taloussuunnittelija ja hallintopäällikkö) sekä arkistoinnista Henkilöstösuunnittelija tallentaa poissaolon Prima-järjestelmään ja valmistelee dekaanin päätöksen sekä huolehtii jakelusta (työntekijä, Certia, yksikkö ja taloussuunnittelija) sekä arkistoinnista toineen (esimiehen puolto) henkilöstösuunnittelijalle Dekaanin päätös dekaanin päätös Työntekijä täyttää työstä vapautus lomakkeen ja lähettää sen henkilöstösuunnittelijalle Poissaoloilmoitus/työstävapautu s hakemus (muut poissaolot) Työntekijä täyttää työstä vapautus lomakkeen ja lähettää sen henkilöstösuunnittelijalle Poissaoloilmoitus/työstävapautu s hakemus (muut poissaolot), liitteenä todistus jos poissaolo yli 3 päivää: enintään 5 päivää terveydenhoitajan todistus, muutoin Haettava viimeistään 2 kuukautta ennen vapaan alkamista Palkka maksetaan enintään 4:ltä päivältä 24

25 yksikkö, dekaani Tilapäisen hoitovapaan tallentaminen (ei dekaanin päätöstä), arkistointi 14.8 Vapautukset, joihin liittyy työnantajalle kuuluvien etuisuuksien hakeminen Kelalta/vakuutusyhtiöltä: perhevapaat, äitiys- ja vanhempainvapaat, isyysvapaa, kuntoutus, sairauspoissaolot sekä tapaturmat Henkilöstösuunnittelija tallentaa poissaolon Prima-järjestelmään ja arkistoi lomakkeen lääkärintodistus Työstävapautuksen hakeminen käsittely, jakelu, arkistointi Työntekijä täyttää kirjallisen poissaoloilmoituksen ja lähettää sen tarvittavine liitteineen (esim. lääkärintodistus) Kari Reinikaiselle (hallinto Joensuun ja Savonlinnan kampus) ja Pirjo Miettiselle (hallinto Kuopion kampus) Pirjo Miettinen (Kuopion kampus) ja Kari Reinikainen (Joensuun kampus) hoitavat hakemusten käsittelyn ja neuvonnan Henkilöstön kehittämispäällikkö Marketta Rantama allekirjoittaa poissaolopäätökset (Kuopion kampus) ja Jouni Kekäle (Joensuun kampus), Poissaoloilmoitus/ työstävapautus hakemus (sairaudet, vanhempainvapaat, työtapaturmat, kuntoutusjaksot) Hallintokeskuksessa valmisteltu päätös tulee tiedoksi Joensuun kampuksen osalta hallintopäällikölle ja hallintosihteeri Tuula Honkanen välittää päätöksen ao. yksikköön ja arkistoi päätöksen. Kuopion kampuksen osalta päätös tulee hallintopäällikölle ja henkilöstösuunnittelijalle, joka välittää päätöksen yksikköön ja arkistoi päätöksen. 25

26 yksikkö, dekaani 14.9 Reservin kertausharjoitus ja asevelvollisuus Reservin kertausharjoitus: liitteenä kopio sotilaspiirin lähettämästä kutsusta Työstä vapautuksen hakeminen Poissaolopäätöksen valmistelu ja allekirjoittaminen, jakelu, arksitointi Merkkipäivät ja lähiomaisiin liittyvät poissaolot Poissaoloilmoituksen täyttäminen Poissaolon tallentaminen (ei dekaanin päätöstä), arksitointi Henkilöstösuunnittelija tallentaa poissaolon Prima-järjestelmään ja valmistelee dekaanin päätöksen sekä huolehtii jakelusta (työntekijä, Certia ja yksikkö) ja arkistoinnista Henkilöstösuunnittelija tallentaa poissaolon Prima-järjestelmään ja arkistoi lomakkeen Työntekijä täyttää kirjallisen poissaoloilmoituksen ja toimittaa sen liitteineen henkilöstösuunnittelijalle hpk:seen, dekaanin päätös Työntekijä täyttää poissaolo lomakkeen ja lähettää sen henkilöstösuunnittelijalle Asevelvollisuus: kopio palveluun astumismääräyksestä Poissaoloilmoitus/työstävapautu s hakemus (muut poissaolot) Poissaoloilmoitus/työstävapautu s hakemus (muut poissaolot) Kertausharjoituksen päätyttyä työntekijä toimittaa todistuksen reserviläispalkasta palkanlaskentaan (Certia) 15. IRTISANOUTUMISET 15.1 Irtisanoutuminen yliopistosta Palveluksesta eroamisilmoituksen täyttäminen ja lähettäminen Työntekijä täyttää palveluksesta eroamisilmoituksen ja lähettää sen tdk:n kirjaajalle Palveluksesta eroamisilmoitus (myös eläkkeelle jäädessä täytetään palveluksesta eroamisilmoitus) 26

27 yksikkö, dekaani Irtisanoutumisen kirjaaminen Erokirjan tekeminen Prima-järjestelmässä sekä todistus irtisanoutumisesta, jakelu, arkistointi Tdk:n kirjaaja Tuula Honkanen (Joensuun kampus) tai Sirkka Tuovinen (Kuopion kampus) tallentaa eroilmoituksen Dynastyyn ja lähettää kirjatun ilmoituksen henkilöstösuunnittelijalle Henkilöstösuunnittelija tekee erokirjan Prima-järjestelmään ja tulostaa todistuksen palvelussuhteen päättymisestä dekaanin allekirjoitettavaksi sekä huolehtii allekirjoitetun todistuksen jakelusta (alkuperäinen työntekijälle sekä kopiot Certia, yksikkö, hallintopäällikkö ja taloussuunnittelija) ja arkistoinnista Dekaani allekirjoittaa todistuksen Palveluksesta eroamisilmoitus 15.2 Irtisanoutuminen tehtävästä Irtisanoutuminen toisen tehtävän hoitamiseksi yliopistossa, eroilmoituksen tekeminen Työntekijä täyttää palveluksesta eroamisilmoituksen ja lähettää sen henkilöstösuunnittelijalle Palveluksesta eroamisilmoitus Irtisanoutuminen toisen tehtävän hoitamiseksi yliopistossa, työsopimusesityksen valmistelu Irtisanoutuminen toisen tehtävän hoitamiseksi yliopistossa, uuden työsopimuksen valmistelu Perusraha: taloussuunnittelija/ Täydentävä hankeraha: hanketta hallinnoiva taloussihteeri (esitysten toimitus hallintopäällikölle, henkilöstösuunnittelijalle ja taloussuunnittelijalle) Henkilöstösuunnittelija tekee teknisen katkaisun Primassa voimassaolevalle työsopimukselle ja tallentaa uuden korvaavan työsopimuksen saamansa työsopimusesityksen mukaisesti 16. HENKILÖTIEDOISSA TAPAHTUNEET MUU- TOKSET Henkilötiedoissa tapah- Työntekijä täyttää henkilötietolo- Certia tallentaa muutokset Henkilötietoloma- 27

28 yksikkö, dekaani tuneiden muutosten tallentaminen Primajärjestelmään makkeen ja lähettää Certiaan ke 17. PALKKATODISTUK- SET Palkkatodistuksen pyytäminen Työntekijä pyytää Certialta 18. NIMIKKEEN MUU- TOKSET Esityksen tarkastaminen: pelkkä nimikkeen muutos/myös palkan muutos Esitys nimikkeen muutoksesta ja esityksen allekirjoittaminen (ei palkkamuutosta) Nimikkeenmuutospäätöksen valmistelu ja päätöksen tekeminen (ei palkka muutos tilanteissa) Nimikkeen muutokseen liittyy palkan muutos; tehdään uusi työsopimus, työsopimusesityksen valmistelu Hallintopäällikkö tarkistaa Hallintopäällikkö valmistelee esityksen ja lähettää allekirjoitetun esityksen Irma Salmiselle Perusraha: taloussuunnittelija Täydentävä hankeraha: hanketta hallinnoiva taloussihteeri Dekaani allekirjoittaa Irma Salminen valmistelee päätöksen ja rehtori tekee päätöksen Yksikön johtajan vapaamuotoinen esitys voi olla hallintopäällikön valmisteleman esityksen liitteenä Nimikkeen muutokseen liittyy palkan muutos; korvaavan työsopimuksen valmistelu Dekaanin päätösvaltaan kuuluvat työsopimukset: henkilöstösuunnittelija ( Primassa ensin tekninen katkaisu ja tallennetaan uusi korvaava sopimus) Muut työsopimukset: Eila Ikonen/Tarja Ikäheimo 28

29 yksikkö, dekaani 19. KEHITYSKESKUSTE- LUT Kehityskeskustelun kulku Prosessi lähtee liikkeelle ylemmästä esimiehestä ja käydään lähiesimiehen ja työntekijän välillä Esimies aikatauluttaa kehityskeskustelut hyvissä ajoin Työntekijä täyttää lomakkeen kysymykset etukäteen ja lähettää esimiehelle tai tuo täytetyn lomakkeen tullessaan keskusteluun Kehityskeskustelulomake Kehityskeskustelut käydään vuosittain Ohje henkilöstölle, linkki kehityskeskustelulomakkeeseen: ostonkehittaminen/kehityskeskustelulomake Työntekijä täydentää sovitut asiat lomakkeeseen ja toimittaa sen esimiehelle 20. LAKIASIAT, VAKUU- TUKSET Yhteydenotot lakimiehiin Hallintopäällikkö Dekaani Paula Jussila, Petri Rintamäki Lakimies Paula Jussila: henkilöstöhallintoon liittyvät juridiset asiat yhteistoimintaneuvottelukunnan jäsen yliopistokollegion ja vaalilautakunnan sihteeri vakuutusten yleinen koordinointi Johtava lakimies Petri Rintamäki (Yleishallintoyksikön päällikkö) 29

30 yksikkö, dekaani 21. VUOSILOMAT 21.1 Vuosittaiset vuosilomajärjestykset Vuosittaiset lomasuunnitelmat: lomaoikeuden laskeminen ja vuosilomalistausten lähettäminen Vuosilomalistojen tulostaminen ja tarkistaminen sekä lähettäminen henkilöstölle ohjeineen Loma-aikatoivomusten, säästövapaiden (sopimus), lomarahan vaihtovapaiden (sopimus) merkitseminen vuosilomalistaan ja lähettäminen tallentajalle Loma-aikatoivomusten, säästövapaiden ja lomarahan vaihtovapaiden tallentaminen Prima-järjestelmään Lomalistausten ajaminen yksiköittäin, vuosilomajärjestyksen vahvistaminen ja lähettäminen yksiköihin Hallintosihteeri Teija Koponen (Kuopion kampus) Hallintosihteeri Teija Koponen Hallintosihteeri Teija Koponen ajaa vuosilomalistat Hallintosihteeri Teija Koponen lähettää dekaanin vahvistamat vuosilomajärjestykset yksiköihin Hallintokeskuksessa lasketetaan kerran vuodessa keskitetysti vuosilomaoikeudet ja lähetetään listat tdk:n loma-asioita hoitavalle henkilölle (hallintosihteeri Teija Koponen) Dekaani allekirjoittaa vuosilomajärjestyksen Työntekijä Säästövapaasopimus lomarahanvaihtosopimus Vuosiloma-oikeudet lasketetaan vain säännöllisen työajan piiriin kuuluville (muu henkilöstö) Vuosilomajärjestys vahvistettava toukokuun puoleen väliin mennessä 21.2 Muutokset vuosilomajärjestykseen Vuosiloman, säästöva- Muutosesitys työntekijältä esimie- Vuosiloma-, 30

31 yksikkö, dekaani paan ja lomarahavapaan ajankohdan muuttamisen esittäminen Vuosiloman, säästövapaan ja lomarahavapaan ajankohdan muutoksen tallentaminen 21.3 Vuosilomajärjestyksen ulkopuoliset vuosilomat Muiden kuin vuosilomajärjestyksessä vahvistettujen vuosilomien ajankohdan esittäminen Esityksen tallentaminen Hallintosihteeri Teija Koponen tallentaa ja ajaa lomalistan sekä lähettää sen työntekijälle Hallintosihteeri Teija Koponen tallentaa ja ajaa lomalistan ja lähettää työntekijälle helle allekirjoitettavaksi Työntekijältä esitys esimiehelle allekirjoitettavaksi Esimies tai työntekijä lähettää allekirjoitetun lomakkeen Teija Koposelle säästövapaa- ja lomarahavapaaesitys Vuosiloma-, säästövapaa- ja lomarahavapaaesitys Säästövapaita ja lomarahanvaihtovapaita ei voida hakea vuosilomajärjestyksen vahvistamisen jälkeen (haetaan vain kerran vuodessa) 21.4 Vuosilomakorvaukset Vuosiloman korvausesityksen täyttäminen ja lähettäminen Vuosilomankorvausesityksen tarkastaminen ja lähettäminen Certialle maksatukseen Hallintosihteeri Teija Koponen Työntekijä täyttää ja allekirjoittaa esityksen (jossa rahoitustiedot ja esimiehen puolto) sekä lähettää lomakorvausesityksen yksikön puollon jälkeen hpk:seen Teija Koposelle Vuosiloman korvausesitys 21.5 Lomaoikeuden laskettaminen päättyville palvelussuhteille Lomaoikeuden laskettaminen Primassa kuukausittain päättyville palvelussuhteille lomarahan maksami- Hallintosihteeri Teija Koponen 31

32 yksikkö, dekaani seksi 22. TYKE-TOIMINTA (työhyvinvoinnin kehittäminen) Työhyvinvoinnin hankesuunnitelman valmistelu vuosittain Yksiköissä tulisi olla nimetty tykeyhteyshenkilö sekä työryhmä (työhyvinvoinnin kehittäminen), joka valmistelee vuosittaiset hankesuunnitelmat ja huolehtii hankkeen toteutumisesta 23. ERGGI-TOIMINTA (ergonomia osaajat) Sopivat työvälineet, työvälineiden säätö sekä tarvittaessa yhteys työfysioterapeuttiin Yksiköissä Erggi-osaajat Sari Johanna Karhapää (KTL, Jns) Maria Kangasniemi (KTL, Kpo) Merja Ikonen (Karjalantutkimus laitos) Maria Joki (yhteiskuntatieteiden laitos) Tuula Väinämö hpk 24. PALKKIOT 24.1 Sivutoiminen tuntiopetus Sivutoimisen tuntiopetuksen sopimuksen tallentaminen ja lähettäminen palkansaajalle Sivutoimisen tuntiopettajan maksatuslomakkeen (+verokortti- ja Yksikön sihteeri Työntekijä Palkan/palkkion laskutuslomake (tuntiopettajan määräaikainen työsopimus -tuloste kun ulkopuolinen henkilö ja määräaikainen lisäys työsopimukseen -tuloste kun oma henkilökunta) 32

33 yksikkö, dekaani henkilötietolomake) täyttäminen ja lähettäminen yksikön sihteerille Sivutoimisen tuntiopetuksen tallentaminen web-tallennuksen kautta ja huolehtiminen siitä, että laskussa on alkuperäiset numero- ja asiatarkastusmerkinnät sekä palkkionsaajan allekirjoitus Palvelujakson vahvistaminen Laskun tallentaminen web-tallennukseen maksatusta varten sekä alkuperäisen paperisen laskun lähettäminen Certiaan ja kopion arkistointi 24.2 Tehtäväpalkkiot Palkkionmaksatuslomakkeen täyttäminen ja lähettäminen Palkkion tallentaminen web-tallennuksen kautta (palvelujakso) ja huolehtiminen siitä, että laskussa on palkkion saajan allekirjoitus, alkuperäiset numero- ja asiatarkastusmerkinnät sekä yksikön johtajan hyväksyminen Palvelujakson vahvistaminen Yksikön sihteeri Yksikön sihteeri Yksikön sihteeri (budjettiraha) Taloussihteeri (hankeraha Joensuun kampus) Hallintosihteeri Teija Koponen (hankeraha Kuopion kampus) Hallintosihteeri Maria Venäläinen (tiedekunnan maksamat palkkiot) Työntekijä täyttää ja lähettää budjettirahasta maksettavien osalta yksikön sihteerille ja hankerahan osalta hanketta hallinnoivalle taloussihteerille Yksikön johtaja hyväksyy palkkiot Certia Certia Palkan/palkkion laskutuslomake Webtallennuksen pääkäyttäjä Hannele Holopainen 33

34 yksikkö, dekaani Laskun tallentaminen web-tallennukseen maksatusta varten sekä alkuperäisen paperisen laskun lähettäminen Certiaan Lomakkeen kopion arkistointi, tarvittaessa jakelu ja tulostuneeseen tositteeseen yksikön johtajan allekirjoituksen hankkiminen ja tositteen lähettäminen palkansaajalle 24.3 Erillispalkkiot Yksikön sihteeri (budjettiraha) Taloussihteeri (hankeraha Joensuun kampus) Hallintosihteeri Teija Koponen (hankeraha Kuopion kampus) Hallintosihteeri Maria Venäläinen (tiedekunnan maksamat palkkiot) Yksikön sihteeri (budjettiraha) Taloussihteeri (hankeraha Joensuun kampus) Hallintosihteeri Teija Koponen (hankeraha Kuopion kampus) Hallintosihteeri Maria Venäläinen (tiedekunnan maksamat palkkiot) Esityksen valmistelu Yksikön johtaja/hallintopäällikkö/taloussuunnittel ija Esityksen allekirjoittaminen Dekaani Päätöksen valmistelu Irma Salminen Päätöksen tekeminen Henkilöstöjohtaja Jouni Kekäle (muu henkilöstö) Rehtori (opetus- ja tutkimushenkilöstö) 34

35 yksikkö, dekaani 24.4 Tiedekuntaneuvoston kokouspalkkiot opiskelijajäsenille Opiskelijoiden kokouksiin osallistumisen tarkistaminen ja laskulomakkeen lähettäminen Hallintosihteeri Maria Venäläinen tarkistaa kokousmuistioista, missä kokouksissa opiskelijajäsenet ovat käyneet ja varmistaa asian jokaiselta jäseneltä Opiskelijajäsen täydentää ja allekirjoittaa palkkionlaskutuslomakkeen sekä henkilötietolomakkeen ja lähettää molemmat lomakkeet Maria Venäläiselle Palkkionlaskutuslomake, henkilötietolomake Laskulomakkeen tallentaminen ja palkkionmaksatus Hallintosihteeri Maria venäläinen lähettää jokaiselle jäsenelle esitäytetyn palkkionlaskutuslomakkeen saatekirjeineen, henkilötietolomakkeen sekä palautuskuoren Hallintosihteeri Maria Venäläinen tallentaa palkkiot web-tallennuksen kautta sekä hoitaa maksatuksen Certiaan (maksatusprosessi samanlainen kuin tehtäväpalkkioiden osalta, ks. kohta 24.2) 24.5 Ulkomaalaisille maksettavat palkkiot (lähdeverolliset palkkiot) Palkkion laskutuslomakkeen toimittaminen taloussihteerille/yksikön sihteerille Palkkiolomakkeen numero- ja asiallinen tarkastus sekä lähettäminen Certiaan (+tarvittaessa verokortin hankkiminen) Tallentaminen Primaan Budjettirahasta maksettavien osalta yksikön sihteeri ja hankerahastomaksettavien osalta hanketta valmisteleva taloussihteeri Työntekijä toimittaa allekirjoitetun laskulomakkeen henkilötietolomake liitteenä, mahdollisesti myös verokortti Certia Palkkionlaskutuslomake, henkilötietolomake työlupakuvio palkkiolaskutuksessa? lähdeverokortin hakememinen (yksikön sihteeri/ hankerahoituksesta maksettavat palkkiot: ao. taloussihteeri) 35