Kh liite nro 11/ Dnro 464/ /2014. Rekrytoinnin keskittäminen sivistystoimen toimialalla 2015

Transkriptio

1 Kh liite nro 11/ Dnro 464/ /2014 Rekrytoinnin keskittäminen sivistystoimen toimialalla 2015

2 Rekrytoinnin keskittäminen - Koskee vakituisia rekrytointeja - Sijaisrekrytointi toteutetaan hajautetusti - Sijaispooli: Sari Uotila ja Satu Nerg-Öhman, varhaiskasvatus - Opettajien sijaisrekrytoinnit: rehtorit/koulunjohtajat

3 Rekrytoinnin perusprosessi Pelkistetty kuvaus Tarveharkinta Rekrytointiilmoittelu Haastattelu Valinta Arvioidaan vakanssin täytön tarve Laaditaan rekrytointiilmoitus Haastatellaan sopivimmat hakijat Tehdään valintapäätös Tehdään mahdolliset tehtäväkuvan muokkaukset Valitaan ilmoituskanavat Arvioidaan nimike Päivitetään vakanssitiedot

4 Uusi toimintatapa

5 Sisäiset tehtäväjärjestelyt ja tehtäväkuvan tarkastaminen Käydään läpi yksikön tehtäväjako ja työkiertomahdollisuu det. Tarkastellaan avoimeksi laitettavaan vakanssiin kuuluvat tehtävät sekä vaadittava osaaminen. Esimiehen esimies, mahdollisesti muu rekrytointia seuraava ryhmä (kuten esim. toimialan johtoryhmä) Tarkistettu tehtäväkuvaus Täyttölupa Anotaan vakanssille täyttölupa, tulosalueen vastuuhenkilö, toimialajohtaja Täyttölupa kuntarekryjärjestelmässä Toimialajohtaja myöntää tai epää täyttöluvan Rekrytointisuunnitelma Laaditaan rekrytoinnille aikataulutus ja mietitään henkilöt, jotka osallistuvat kyseiseen rekrytointiin. Rekrytointiin osallistuvat henkilöt Rekrytointisuunnitel ma Rekrytointiilmoituksen laatiminen Rekrytointiilmoituksen tiedot viedään sähköiseen rekrytointijärjestelmä än. (tietosisältö esim. sähköpostilla) (ilmoituksen laatiminen) Hakuilmoitustiedot Kuntarekryjärjestelmässä vastaa tietojen oikeellisuudesta ja ilmoituksen sisällöstä Rekrytointiilmoituksen julkaiseminen Rekrytointi-ilmoitus julkaistaan ja - sivuilla Ilmoitus julkaistaan sähköisissä rekrytointivälineissä (TE-palvelut ja kuntarekry) Vain hallintosihteeri voi julkaista ilmoituksen.

6 Rekrytoinnin lehtiilmoitus Lehti-ilmoitusten laadinta Lehti-ilmoitus Käytetään kunnan graafista ilmoituspohjaa ilmoittaa sisällön, hallintosihteeri vastaa toteutuksesta Rekrytoinnin virallinen kuulutus Rekrytointi julkaistaan kunnan virallisella ilmoitustaululla, kirjaamo, palvelupiste Virallinen ilmoitus Julkaistaan virallisella ilmoitustaululla Rekrytoinnin linkittäminen asianhallintaan Rekrytoinnin asiakortin avaaminen Dynastyyn Kirjaamo Asiakortti asianhallintaohjelmas sa Vain kirjaamo voi avata asialle asiakortin Rekrytoinnin seuranta Hakuilmoitusten saapumisen seuranta ja hakemuksiin vastaaminen sekä prosessin vaiheista tiedottaminen, paperihakemusten käsittely ja mahdollisesti muut rekrytointiin osallistuvat henkilöt Hakemukset Kuntarekryjärjestelmässä Saapumisilmoitukset (hakemus on saapunut kuntaan), välivaiheista tiedottaminen hakijoille ja rekrytoivalle esimiehelle Rekrytoinnin käsittely Hakemusten tulostaminen ja esikäsittely: merkitään kelpoisuudet Hakemusyhteenveto, johon on merkitty kelpoisuudet. Hakemustulosteet ja yhteenveto toimitetaan rekrytoivalle esimiehelle

7 Hakijoiden vertailu Arvioidaan hakemusten perusteella sopivimmat hakijat Muut rekrytointiin osallistuvat henkilöt, henkilöstöyksikkö Lista haastatteluun kutsuttavista hakijoista Kuntarekryjärjestelmään tehdään merkintä haastatteluun kutsuttavista henkilöistä Hakijoiden kutsuminen haastatteluun Hakijat kutsutaan haastateltaviksi Muut rekrytointiin osallistuvat henkilöt Haastatteluaikataulu Haastatteluajankohd at rekrytoivan esimiehen laatiman rekrytointisuunnitelm an pohjalta Haastattelun toteuttaminen Haastattelujen pitäminen ja haastatteluyhteenvet ojen laatiminen Muut rekrytointiin osallistuvat henkilöt Haastatteluyhteenve dot Soveltuvuusarviointi Tarvittavien tietojen toimittaminen arviointitaholle Muut rekrytointiin osallistuvat henkilöt ja arvioinnin tekijä Lausunto soveltuvuudesta Soveltuvuusarviointi toteutetaan vain tarvittaessa. Henkilön valinta Tarkistetaan suositukset ja valitaan sopivin Muut rekrytointiin osallistuvat henkilöt Tieto siitä, kuka valitaan tekee valinnan Valintapäätös Laaditaan valintapäätös Dynastyssa + Web Valintapäätös ja työsopimus/virkamääräys laatii asiakirjat

8 Hakijoiden informointi Valinnan merkitseminen Kuntarekryjärjestelmään Rikosrekisteriotteen pyytäminen Hakijoille ilmoitetaan Kuntarekryn kautta valinnasta Valinnan kirjaaminen Kuntarekryjärjestelmään Valitulta vaaditaan rikosrekisteriote, mikäli virka/tehtävä sitä edellyttää Lokitieto järjestelmässä Sähköinen tiedoksianto niille, joille se on mahdollista Järjestelmään merkitään rekrytoinnin tila Rikosrekisteriote näytetään esimiehelle. Henkilö säilyttää itse otteen. Todistusjäljennösten pyytäminen Valitulta pyydetään todistusjäljennökset, informoidaan terveydentilaa koskevan lausunnon toimittamisesta ja pyydetään tilitiedot palkanmaksua varten *Rekrytointiprosessin valmiiksi merkitseminen Rekrytointi merkitään päättyneeksi Kuntarekryjärjestelmään Lokitieto järjestelmässä Järjestelmään merkitään rekrytoinnin tila

9 Työsopimuksen allekirjoittaminen Virkamääräyksen laatiminen Laaditaan työsopimus, jonka molemmat osapuolet allekirjoittavat (jos kyseessä on työsopimussuhde) Laaditaan virkamääräys, jos kyseessä on virka Työsopimus Koeaikaa käytetään aina, jos kyseessä on uusrekrytointi tai jos henkilö siirtyy kokonaan uuteen työhön (max 4 kk) Virkamääräys Tiedot tulevat rekrytoivalta esimieheltä, hallintosihteeri tekee tietojen perusteella virkamääräyksen Virkavalinnan vahvistaminen pyydettyjen asiakirjojen saavuttua kuntaan Virkavalinta vahvistetaan (opettajat) Virkavalinnan vahvistus valmistelee vahvistamispäätökse n

10 Työhöntulotarkastus Valittu ohjataan työhöntulotarkastuks een omalle työterveysasemalle Työterveyshuolto Todistus terveydentilasta Arkistoidaan henkilöaktiin Palvelussuhteen aloittaminen Valittu henkilö toimittaa työtodistusten kopiot rekrytoivalle esimiehelle (jos ei ole toimittanut jo aiemmin) ja valittu henkilö Henkilöstöyksikkö, hallintosihteeri Päätös lisistä Palvelussuhteen aloittaminen Verotodistuksen toimittaminen, avainten hankkiminen, tietoteknisten oikeuksien hakeminen Palkkaava yksikkö, atk-yksikkö, Taitoa Oy Perehdyttäminen Työntekijä perehdytetään uuteen työhön ja kuntaan Työyhteisö

11 Arkistointi Hakijoiden sähköisten hakemusten arkistointi Hakemukset säilytetään Kuntarekryjärjestelmässä 2 v. Arkistointi Paperihakemusten arkistointi Arkistoidaan paperiversioina arkistolaatikossa 2 v. Arkistointi Arkistointi Valitun henkilön hakemuksen arkistointi Rekrytointiin liittyvien kaikkien asiakirjojen arkistointi Arkistoidaan tulostettuna henkilöaktiin Arkistoidaan henkilöaktiin (Dynastypäätös/päätökset, virkamääräys/ työsopimus, lääkärintodistus jne.)

12 Täyttölupaprosessi Rekrytoiva esimies Ottaa yhteyttä hallintosihteeriin sähköpostitse tai puhelimitse Saa hallintosihteeriltä tiedon täyttöluvan myöntämisestä/epää misestä Saa täyttölupahakemuksen perustiedot rekrytoivalta esimieheltä Laatii täyttölupahakemuksen Kuntarekryyn Saa Kuntarekryjärjestelmästä sähköpostiin tiedon täyttöluvan myöntämisestä/epää misestä Informoi rekrytoivaa esimiestä täyttöluvan myöntämisestä/epää misestä Tulosalueen vastuuhenkilö Antaa lausuntonsa täyttöluvasta (puoltaa/epää) Toimialajohtaja Hyväksyy/hylkää täyttöluvan

13 Seuraavat vaiheet - Prosessikaaviot päivitetään ja käydään läpi sidosryhmien (esim. kirjaamo) kanssa - Johtoryhmän päätöksellä uusi käytäntö astuu voimaan alkaen - Toimialan sisällä informoidaan ja ohjeistetaan uudesta käytännöstä