Muutosjohtamisen toimintamalli Itellassa

Transkriptio

1 Muutosjohtamisen toimintamalli Itellassa Kunnat innovatiivisten palvelujen tuottajaksi-seminaari Seinäjoki Tuike Karppinen

2 Suomen Postista kansainväliseksi Itellaksi Posti virastona vuoteen käskykirje-mentaliteetti Alkoi vallaton yrityselämä Vuonna 1999 pankkitoiminnasta luovuttiin Vuosina n 1400 henkilöä vähennettiin Vuonna 2002 ensimmäinen yritysosto Saksasta Strategiapohdintaa mille: tulevaisuudessa rakennamme Kolme liiketoimintaa: -Viestinvälitys -Logistiikka -Informaatiologistiikka LIIKETOIMINTOJEN ERIYTYMINEN JA ITSENÄISYYS! Jokaisella oma henkilöstöpolitiikka ja HR-organisaatio

3 Henkilöstöjohtamisen perusteet Arvot ja eettiset ohjeet Henkilöstöpoliittiset linjaukset( esim. minkälaista ihmisten johtamista haemme) Yhteiset toimintamallit (prosessit, työkalut) Henkilöstön luottamuksen vahvistaminen Yhteistyö ammattijärjestöjen kanssa Mahdollisimman avoin tiedottaminen Esimiehille työkalut ( eväät ) arjen johtamistilanteisiin Poikkeuksellisiin johtamistilanteisiin vahva tuki esim. HR:stä esimerkkinä KaMu- tuki

4 Työhyvinvoinnin työkalut Itellassa Työterveyshuollon puitesuunnitelma Suunnatut terveystarkastukset Lakisääteiset terveystarkastukset Sairaanhoidon ohje Työsuojelun toimintasuunnitelma Riskienarvioinnin ohjeet isport Vuosittain sovittavat yhteistoimintamallit Alueelliset toimintasuunnitelmat Työterveyshuolto Työpaikkaselvitykset Kelan yksilö- ja ryhmäkuntoutus Työsuojelu Riskien arviointi isport Tavoite- ja kehityskeskustelu Työhyvinvointia tukevat toimenpiteet Työhöntulotarkastus ja lakisääteiset terveystarkastukset Lähete työterveyshuoltoon Ohjeistus influenssan varalle Työ- ja suojavaatteet Työhyvinvointisäätiön tuki Perhe- ja aktiivilomat Kuntoremontit Liikuntatapahtumat Kun työura päättyy Työsuhteen päättäminen työkyvyttömyyden johdosta Esimiehen oikeus myöntää poissaoloja Sairauspoissaolot Seuranta Yhteys pitkällä sairauslomalla olevaan Työhönpaluun tuki Nopeaa puuttumista vaativat tilanteet Työssä selviytymisen malli Verkostoneuvottelupakki Näin masennus haltuun Puheeksiottomalli Tapaturmat Tapaturmatutkimusohje esimiehille Perehdytys Osaamisen kehittäminen Ilmoitus Turvaverkko Vakuutustodistus Koulutuskalenteri Päihteiden väärinkäyttö Päihteet ja turvallisuus Raportointi Hoitosopimus Sairauspoissaolot (BW) Uhkailu Tapaturmaraportit Ylityöt Häirintä ja kiusaaminen Henkilöstökysely Yksikön omat toimenpiteet Vinkkejä viestintään Ammatillinen kuntoutus Eläkeyhtiön kuntoutusraha Tapaturmavakuutusyhtiön työkokeilu Itellan omat työkalut Kunnon polku -konsernituki Työkokeilut yksiköiden välillä Työaika- ja muut järjestelyt Vuosityöajan lyhentäminen Työvuorojärjestelyt Joustojen pelisäännöt Vuorotteluvapaa Osa-aikalisä Opintovapaa Ikäjohtamisen työkalut Etua iästä tukimateriaali Asiaa ikääntymisestä Työkyvyttömyysriskin hallinta Eläketietopaketti Taloudelliset mallit Osa-sairauspäiväraha Kuntoutustuki Osa-aikaeläke Työkyvyttömyyseläke Työvoimakoulutukset Työkalut löytyvät Pointista: Esimiehen työpöytä / Työhyvinvoinnin työkalut Itellassa

5 Mistä muutosjohtamisen toimintamallissa on kysymys? Se on yhtenäinen toimintatapa ja työkalupakki muutosten toteuttamiseksi Itellassa Mallissa kiinnitetään huomioita erityisesti henkilöstön jaksamiseen muutoksen eri vaiheissa Jokaisella työntekijällä on lupa, oikeus ja jopa velvollisuus saada tietoa ja keskustella muutoksesta ja osallistua näin toiminnan kehittämiseen. Millaisiiin muutoksiiin mallia voi käyttää? tuote-, palvelu- ja it-muutokset yritysjärjestely/integraatio muutokset toimintatapa-/rakenneuudistusmuutokset suorat henkilöstövaikutteiset muutokset

6 Miksi malli? Toimintaympäristön muutosvauhti kiihtyy Liiketoimintojen uudistuttava jatkuvasti Yhteistyössä luotu muutosjohtamisen malli impulssi strategisista osaamisista johtaminen osaksi tehokasta ja systemaattista muutosten läpivientiä nivoutuu olemassa oleviin johtamisjärjestelmiin soveltuu erilaisiin muutoksiin ohjaa reagoinnista valmistautumiseen; reagoidaan asioihin ennen kuin ne tapahtuvat kumuloi osaamista - Liiketoimintayksiköt ovat olleet aktiivisesti mukana KaMun kehittämisessä.

7 Miksi malli? Toimintaympäristön muutosvauhti kiihtyy Liiketoimintojen uudistuttava jatkuvasti Yhteistyössä luotu muutosjohtamisen malli impulssi strategisista osaamisista johtaminen osaksi tehokasta ja systemaattista muutosten läpivientiä nivoutuu olemassa oleviin johtamisjärjestelmiin soveltuu erilaisiin muutoksiin ohjaa reagoinnista valmistautumiseen kumuloi osaamista Leading International Business Customer Intimacy Itella s strategic competences Effective Utilization of IT Applications Leading Change Project and Program Management

8 Muutosjohtamisesta on hyötyä Sairausajan palkat Sairauspoissaolojen vähentämisessä Tuotannollinen työ/ 100 pv: Resurssien kohdentamisessa Osaamisen kehittyminen ja kumuloituminen - Toiminnan joustavuus; reagointi nopeutuu - HR:n osaaminen liiketoiminnan käyttöön % 7 % 6 % 5 % Sairauspoissaoloprosentti - Muutosten läpivienti nopeutuu - Juridisten kustannusten väheneminen - Kustannussäästöt konsulttikuluissa Tuotannollinen työ Keskipalkka / kk / hlö 8 % 7 % 6 % 5 % 100 pvä Oletus: 500 henkilöä Sairauspoissaolot Sairastavuus jakautuu tasaisesti koko henkilöstön kesken Kaikki sairauspoissaolot ovat palkallisia Sairauspoissaoloista EK ja TTL:n Vahtera-Kivimäki

9 Muutosjohtamisen toimintamalli Ennen Useita malleja, toimintatapoja vaihteleva toteutus Yksin omatoimisuus toteuttamisessa, kokemusten ja parhaiden käytäntöjen hyödyntämisessä Kustannuksia pyörän keksimisestä aina uudelleen ja vaihtelevista toteutuksista Jatkossa Kustannustehokkuus ja systemaattisuus Kaikki mukana muutoksessa Yhteinen toimintatapa, ohjeet ja työkalut sekä niiden yhdessä kehittäminen tasavertainen kohtelu muutosjohtaminen uudelle tasolle Huomioi yksilön ja työhyvinvoinnin Kattava tuki: esimies, HR, työterveyshuolto, vertaistuki, johto Kokemusten ja parhaiden käytäntöjen hyödyntäminen Oman osaamisen kehittyminen Muutosprosessi Muutosaloite I Muutoksen suunnittelu II Muutoksen toteuttaminen III Muutoksen seuranta Uusi tapa toimia

10 Muutosprosessin tehtävät vaiheittain Muutos-aloite P P P P I Muutoksen suunnittelu II Muutoksen toteuttaminen III Muutoksen seuranta Uusi tapa toimia Määritä muutostarve Täsmennä tavoitteet ja mittarit Toteuta muutossuunnitelma ja muutoksen tukimuodot Johda uutta toimintaa Päätös muutoksen lopetuksesta siirtyminen osaksi normaalia toimintaa Tunnista alustavat kohderyhmät Laadi muutossuunnitelma Luo ja ylläpidä sitoutumista muutokseen Mittaa ja arvioi muutoksen toteutumista Päätä etenemisestä ja aseta toimeksianto Sitouta eri sidosryhmät muutokseen Varmista päivittäinen tekeminen ja turvaa työhyvinvointi Analysoi tilanne- ja toimintaympäristö, laadi toteutusaikataulu Tee viestintäsuunnitelma ja viestintämateriaali Seuraa tavoitteiden toteutumista Määritä muutoksen tukimuodot Suunnittele uusi toimintatapa

11 Muutosprosessin tehtävät vaiheittain/puhe 2009 Steering Group: Elisa Project Team Ratkaisusuunnittelu, Kuuluvuusmittaukset Subproject: Tiedonkeruu: Subproject: Älyverkko Subproject: Mobiili Program Manager: Project Core Team: Subproject: Kiinteä verkko Subproject: Muutosjohtaminen Subprojects: Laskutus-Tilaus: Steering Group (Itella): Third-Party Vendors: Sonera SoneraPiste Merlin Fujitsu Subproject: (HD) Palvelun hallinta Business Group representatives: Muutos-aloite P P P P I Muutoksen suunnittelu II Muutoksen toteuttaminen III Muutoksen seuranta Uusi tapa toimia Määritä muutostarve Täsmennä tavoitteet ja mittarit Toteuta muutossuunnitelma ja muutoksen tukimuodot Johda uutta toimintaa Päätös muutoksen lopetuksesta siirtyminen osaksi normaalia toimintaa Tunnista alustavat kohderyhmät Laadi muutossuunnitelma Luo ja ylläpidä sitoutumista muutokseen Mittaa ja arvioi muutoksen toteutumista Päätä etenemisestä ja aseta toimeksianto Sitouta eri sidosryhmät muutokseen Varmista päivittäinen tekeminen ja turvaa työhyvinvointi Analysoi tilanne- ja toimintaympäristö, laadi toteutusaikataulu Tee viestintäsuunnitelma ja viestintämateriaali Seuraa tavoitteiden toteutumista Määritä muutoksen tukimuodot Suunnittele uusi toimintatapa

12 YT kutsu Tiedote kohdejoukolle klo Muutoksen toteutussuunnitelma: esimerkki suorat henkilöstövaikutukset Muutoksen hallinnointi Henkilöstöinfot I YT - neuvottelu II YT - neuvottelu III YT - neuvottelu IV YT - neuvottelu 1 pv 2 pv 3 pv 5&6 pv 7 pv 12 pv pv 15-21pv 22 pv pv pv 40 pv 41 pv 62 pv 63 pv Esimiesinfo 1 h Johdon Brief 45 min HR-vastuullisten info/workshop 2h Esimiehenä Muutoksessa I valmennus Sitouta muutokseen 3h Johdon Brief 45 min Muutoksen johtaminen Ryhmäcoachi ng uusille esimiehille 2h Esimiehenä Muutoksessa II Valmennus Haastavat vuorovaikutu stilanteet 5h Johdon Brief 45 min Johdon Brief 45 min Esimiehenä Muutoksessa III Valmennus Varmista uusi tapa toimia 2h Sparrausnurkka esimiehille ja muutoksen kohderyhmälle + HR:n läsnäolo

13 Esimiehenä muutoksessa valmennukset: Sitouta muutokseen Valmennus I Tavoitteet: Tukea johtamista muutoksessa Selkeyttää töiden hoitaminen muutoksessa Tarjoamalla esimerkkejä haastaviin tilanteisiin Tukea työhyvinvointia Ohjelma: Kokemukset kuluneelta ajalta; onnistumiset ja haasteet Esimiehen rooli ja työtehtävät Haastavat vuorovaikutustilanteet ja työhyvinvointi Haastavat keskustelut Valmennus II Tavoitteet: Sopia yhteiset menettelytavat keskustelujen läpikäymiseen Varmistaa yritysturvallisuus Harjoitella yksilökeskustelujen toteuttamista Varmistaa viestinnän yhtenäisyys ja oikeaaikaisuus Ohjelma: Uudelleensijoitusprosessi Keskustelujen dokumentointi Yritysturvallisuus Yksilökeskustelujen toteuttaminen: esimerkkejä ja harjoittelua Uuden organisaation käynnistäminen Valmennus III Uusien esimiesten ryhmäcoaching Ohjelma: - Uuden esimiehen rooli, vastuut ja tehtävät haastavassa johtamistilanteessa - Uuden ryhmän johtaminen: ryhmäytymisprosessi - Esimiesrooliin astuminen: mikä muuttuu, mikä säilyy? Tavoitteet: Uuden organisaation tehokas käynnistäminen tavoitteista toimenpiteisiin (Road Map) Vakiinnuttaa uudet toimintatavat Ohjelma: Tavoitteiden määrittäminen Hankkeiden toteuttaminen Resurssien ja osaamisen varmistaminen Toimintasuunnitelma työkalun läpikäynti/harjoittelu Johtamisen tapa

14 Muutosten mittaaminen KaMu-hankkeessa toteutettiin muutoksen kohderyhmälle ja esimiehille palautekysely muutoksesta, muutosjohtamisesta sen aikana ja tasavertaisuuden kokemuksesta muutoksen aikana. Kyselyiden avoimien vastausten kautta selvisi, että panostaminen esimiesten muutosjohtamisvalmennuksiin näkyi muutoksen kohderyhmien työyhteisöissä muun muassa: sitouttamisena oikeudenmukaisena kohteluna muutosviestinnän yhdenmukaisena läpiviemisenä. palautekyselyt toimivat myös muutoksen kohderyhmien purkukanavina, joiden kautta pystyi purkamaan anonyymisti muutoksen aiheuttamia tunteita ja kokemuksia Muutoksen seurantamittarit:

15 Menestystekijät toiminnalle 1. Tehostaa ja nopeuttaa muutosten toteuttamista sekä uuden toimintatavan käyttöönottoa 2. Tuo johtamisen osaksi tehokasta ja systemaattista muutosten läpivientiä 3. Helpottaa ja tukee esimiesten toimintaa 4. Parantaa esimiesten ja henkilöstön jaksamista muutostilanteissa - Vähentää sairauspoissaoloja ja niistä aiheutuvia kustannuksia

16

17 Muutosjohtamisen pelisäännöt Oikeudenmukaisuus Jokaista kohdellaan tasavertaisesti Muutoksissa noudatetaan työlainsäädäntöä, Itellan toimintatapoja ja pelisääntöjä Avoimuus Kommunikointi muutostilanteissa on avointa ja rehellistä Tietoa saat heti kun se on mahdollista Ihmisten arvostaminen Jokainen saa mahdollisuuden vaikuttaa muutosten toteuttamiseen siinä määrin kuin se on mahdollista Jokainen saa mahdollisuuden keskustella muutoksesta oman esimiehen, työyhteisön muiden jäsenien sekä henkilöstöammattilaisten kanssa Jokaista kuunnellaan Läsnäoloon varataan tavallista enemmän aikaa Arvojen mukainen toiminta Hyödytämme asiakasta Pidämme lupauksemme Uudistumme määrätietoisesti Teemme yhteistyötä Työhyvinvointi Jokainen saa tukea oman työhyvinvointinsa varmistamiseen myös muutostilanteissa Muutoksista oppiminen Opimme muutoksista ja luomme parempaa tulevaisuutta

18 Vuonna 2010 valmennukset jatkuvat eri kohderyhmille. Tarkempi suunnitelma tehdään KaMu:n maastoutusvalmennukset 2009 Kohderyhmät Aikataulu Kouluttajat Valmennusmuoto HR - johtoryhmä Pe 2.10 klo Mira Pakarinen ja Maria Kausto-Turner Toimintamalliin perehdyttäminen/briiffaus HR Ma klo 9-14 Mira Pakarinen ja Olli Palonen Ennakko tutustuminen toimintamalliin verkko-oppimisympäristössä ja lähivalmennus HR Ti klo 9-14 Mira Pakarinen ja Maria Kausto-Turner Ennakko tutustuminen toimintamalliin verkko-oppimisympäristössä ja lähivalmennus HR To klo 9-14 Mira Pakarinen ja Maria Kausto-Turner Ennakko tutustuminen toimintamalliin verkko-oppimisympäristössä ja lähivalmennus Muutoksen vetäjät ja projektipäälliköt To klo 9-14 Reija Kajaste ja Mari Kausto-Turner Ennakko tutustuminen toimintamalliin verkko-oppimisympäristössä ja lähivalmennus Muutoksen vetäjät ja projektipäälliköt Ke klo 9-14 Reija Kajaste ja Maria Kausto-Turner Ennakko tutustuminen toimintamalliin verkko-oppimisympäristössä ja lähivalmennus Muutoksen vetäjät ja projektipäälliköt Vko 3 (2010) Mira Pakarinen Ennakko tutustuminen toimintamalliin verkko-oppimisympäristössä ja lähivalmennus Management board Pe mennessä Mira Pakarinen ja Maria Kausto-Turner Henkilökohtainen briiffaus toimintamalliin Johto/sponsorit 4.12 Mira Pakarinen ja Maria Kausto-Turner Toimintamalliin perehdyttäminen/briiffaus Edunvalvonta (luottamusmiehet) tunti Tuike Karppinen Briiffi toimintamallista

19 KaMusta on todella hyötyä! Meillä on jo osaamista ja hyviä kokemuksia 100 henkilöä koulutettu lokakuun loppuun mennessä HR-tukihenkilöt, johto, muutosten projektipäälliköt/vetäjät 220 esimiestä valmennettu muutoksissa KaMu-mallilla Testattu 4 muutoshankkeessa Puhe 2009, Ei-tuotannollisten toimintojen tehostaminen, Hallinnollisten töiden tehostaminen, rakenneuudistus, Office 2007 Tasavertaisuuden kokemukset nousseet 3,0 3,7 Uutta osaamista ja kokemuksia syntyy koko ajan Uusia hankkeita käynnistyy jatkuvasti, jossa hyödynnetään mallia Itellalaisia koulutetaan/perehdytetään lisää vuoden 2010 Integroidaan johtamisjärjestelmään Osana Vautsi-polkua ja Työhyvinvoinnin Puitesuunnitelmaa Sairauspoissaoloissa ei piikkiä/nousua

20 Kaikki hyödyntämään muutosjohtamisen toimintamallia! Mitä nopeammin otamme mallin laajempaan käyttöön, sitä nopeammin sen tuottavuus kasvaa! Point/Liiketoiminnan palvelut/yhteiset toimintamallit/kamu