Johtamisen perusteet. 21A00110, 6 op, , periodi IV

Transkriptio

1 Johtamisen perusteet 21A00110, 6 op, , periodi IV

2 Tämän päivän oppimistavoitteet Syventää ymmärrystä ryhmien toiminnasta ja merkityksestä organisaatioissa Oppia arvioimaan omien ja muiden ryhmien toimintaa Ymmärtää, miten ryhmän toimintaan ja tehokkuuteen voidaan vaikuttaa Selventää tiimin ominaispiirteitä tietynlaisena ryhmänä Perehtyä erilaisiin tiimi- ja ryhmätyöskentelyn rooleihin Oppia, millaiset roolit ja käyttäytymismallit haittaavat tiimien toimintaa Pohtia tapoja parantaa ryhmätyön vaikuttavuutta 2

3 Tällä luennolla Minicase 1:n purku Ryhmät ja rakenteena ja toimintaympäristönä Tauko Tiimien toiminta ja sosiaaliset roolit 3

4 Minicase 1: Opiskelijahyvinvoinnin edistämistoimenpiteet Laatikaa Aalto-yliopistolle toimenpidesuositukset, joita noudattamalla se voisi edistää opiskelijoiden Hyvinvointia ja jaksamista Suositusten toimeenpanon edellyttämät resurssit ja tavoitteet Mitä resursseja suositusten toimeenpano edellyttää? Mitkä ovat tavoitteet / odotetut tulokset? Selvennä, missä määrin esittämänne panostukset hyvinvointiin ja jaksamiseen edistävät opiskelijoiden suoriutumista (= oppimista ja opinnoissa etenemistä) Arvioikaa esittämienne toimenpiteiden houkuttelevuutta investointina 4

5 Minicase 1: Purku Keskeinen ongelma Loppuun palaminen - huom. ajattele asiaa organisaatiotasolla! Mistä johtuu? Moni kokee, että vaatimukset ovat liian suuret / niitä on liikaa Sosiaalinen paine Tällä tasolla vaatimustaso on korkea Mutta ovatko kaikki vaatimukset perusteltuja? Mitä muu auttaisi? 5

6 Minicase 1 purku Keinoja lisätä sosiaalisen tuen tunnetta: Panosta henkilöstön kehittämiseen Anna päätöksentekovalta alimmalle mahdolliselle tasolle Tarjoa pääsy päätöksenteossa tarvittavaan informaatioon Levitä aktiivisesti parhaita käytäntöjä Suhtaudu virheisiin oppimismahdollisuuksina, ei häpeän aiheina Ole halukas ja kyvykäs ottamaan harkittuja riskejä Lähde: Birkinshaw, J., & Gibson, C. (2004). Building ambidexterity into an organization. MIT Sloan Management Review, Summer,

7 Minicase 1: Purku Miten opintojen edellyttämiä resursseja voidaan parantaa? Tehtävien organisointi ja odotusten selkiyttäminen Palautteen saaminen & palautteen hakeminen Opiskelumetodien kehittäminen Itsetuntemuksen ja itseluottamuksen tukeminen Opinnoissa ja työelämässä tärkeiden taitojen systemaattinen opettelu - Ryhmätyötaidot, tehtävien organisointi, viestintätaidot, analyyttiset taidot, tarvittavien työkalujen käyttötaidot Avoimen ja epäonnistumisia sallivan ilmapiirin edistäminen (me olemme oppimassa täällä!) 7

8 Ryhmä rakenteena ja työympäristönä

9 Mikä on ryhmä? Joukko ihmisiä, jotka ovat sosiaalisen vuorovaikutuksen ja yhteisen tavoitteen kautta sidoksissa toisiinsa Sosiaalinen rakenne tai yksikkö, johon kuulutaan muodollisesti tai epämuodollisesti Me kaikki olemme useiden eri ryhmien jäseniä Jäsenyys korostuu tai häipyy taustalle eri tilanteissa Eri asia kuin ulkopuolinen kategorisointi 9

10 Miksi teemme töitä ryhmissä? Kauppatieteen kandidaatin tutkinnon yksi keskeinen oppimistavoite on kehittää ryhmä- ja tiimityötaitoja Miksi? Tavoitteet ja työtehtävät ovat monimutkaisia ja laajoja. Suoriutuminen edellyttää monenlaisten tietojen ja taitojen yhdistämistä Yrityksiä ja muita organisaatioita kiinnostaa kykysi tuottaa lisäarvoa Funktionaalinen osaaminen on vahvaa - Emme osaa työskennellä tehokkaasti yhdessä muiden kanssa Työelämässä lähes kaikki toiminta on ryhmä- tai tiimityötä - Investointipankkitoiminta, konsulttitoimeksiannot, markkinointikampanjat, tuotekehitysprojektit, rekrytoinnit, tilintarkastus, myynti, jne. Sosiaaliset lahjat ovat eduksi, mutta ryhmätyöosaaminen on kehitettävä taito 10

11 Ryhmät joissa sinä toimit, 5 min. Tee lista kaikista ryhmistä joihin kuulut parhaillaan. Kuinka monta? Kuinka monta ryhmätyötä olet tehnyt tähän mennessä opintojesi aikana? Kuinka moni tekee ryhmätyön saman ryhmän kanssa toistuvasti? Opitko ryhmätyötaitoja? Pyritkö tietoisesti kehittämään näitä taitoja? 11

12 Ryhmien ominaisuudet 1. Roolit 2. Koko 3. Status 4. Koheesio 5. Diversiteetti 6. Normit, säännöt 12

13 Roolit ryhmissä Yksilön ohella ryhmä on keskeisin yksikkö organisaatioissa Eri roolit eri tilanteissa tietoisuus ja tunnistaminen! Rooliodotukset (selkeys) Roolikonflikti: eri roolit ovat ristiriidassa (esim. johdon odotukset & luovuus) Robbins & Judge (2016): Essentials of Organizational Behavior 13

14 Ryhmän koko Hyvä ryhmäkoko? Riippuu tehtävästä, mutta nyrkkisääntö on 3-7 ihmistä Koko lisää tieto- ja osaamisperustaa Ryhmä menettää tehokkuuttaan koon kasvaessa 1+1<2 (vapaamatkustaminen) Robbins & Judge (2016): Essentials of Organizational Behavior 14

15 Status ryhmissä (1) Status- eli arvoasemahierarkiat Mikä määrittää yksilön statusta ryhmien sisällä? Valta muihin nähden Kyky tuottaa tuloksia suhteessa ryhmän tavoitteisiin Yksilölliset ominaisuudet Robbins & Judge (2016): Essentials of Organizational Behavior 15

16 Status ryhmissä (2) Korkeamman statuksen omaavat saattavat saada vapauksia poiketa normeista Puhuvat, kritisoivat, keskeyttävät, antavat ohjeita Vaikutukset koheesioon Robbins & Judge (2016): Essentials of Organizational Behavior 16

17 Koheesio Missä määrin ryhmän jäsenet haluavat toimia yhdessä ja jäädä ryhmään Koheesio lisää ryhmän tuottavuutta 7 keinoa lisätä ryhmän koheesiota 1. Tee ryhmästä pienempi 2. Pyrkikää yksimielisyyteen ryhmän päämääristä 3. Viettäkää enemmän aikaa yhdessä 4. Kohota ryhmän statusta suhteessa muihin, ryhmän jäseneksi vaikea päästä 5. Stimuloi kilpailua muita ryhmiä vastaan 6. Palkitse ryhmää eikä yksittäisiä jäseniä 7. Eristä ryhmä fyysisesti Robbins & Judge (2016): Essentials of Organizational Behavior 17

18 Diversiteetti Missä määrin ryhmän jäsenet ovat keskenään erilaisia? Pinnalliset erot: Ikä, sukupuoli, kansallisuus, kieli, koulutus, jne. Syvemmät erot: Arvot, persoonallisuus Diversiteetti vähentää tuottavuutta lyhyellä aikavälillä, mutta saattaa parantaa sitä pitkällä aikavälillä Robbins & Judge (2016): Essentials of Organizational Behavior 18

19 Ryhmän normit Epämuodolliset tai muodolliset hyväksytyt standardit, jotka määrittävät käyttäytymistä Laatu, poissaolot, suorituskyky ja -taso Avoimuus, kommunikointi, luottamuksellisuus Pukukoodi Konformismi Nurmi, L. (2018). Mäntyniemen herra: Linnan pihalla presidentti hakeutui yhä useammin SDP:n uuden puheenjohtajan, valtiovarainministeri Antti Rinteen seuraan. Kerran Niinistö oli kulkenut Rinteen ohi ja koskettanut tämän puvuntakin rintapieltä. "Sinä et käytä sellaista liinaa", Niinistö oli sanonut. "Minäkään en tuollaista laittaisi ikinä Robbins & Judge (2016): Essentials of Organizational Behavior 19

20 Aschin Conformity Experiment (1951) Robbins & Judge (2016): Essentials of Organizational Behavior 20

21 Ryhmäajattelu Tehdään huonoja tai epärationaalisia päätöksiä Liika konsensus ja yhdenmielisyys Erimielisyyden välttäminen, suora painostus yksimielisyyteen Hiljaisuus, itsesensuuri Jos joku ei puhu, oletus että samaa mieltä Polarisoituminen 21

22 Kuinka välttää ryhmäajattelua? 4 strategiaa! 1. Pienennä ryhmän kokoa Yli 10 hengen ryhmissä koetaan vähemmän henkilökohtaista vastuuta; vaatii rohkeutta puhua 2. Kannustetaan ryhmän johtajia puolueettomuuteen Kommunikointi kaikkien jäsenten kanssa Kannustetaan ilmaisemaan mielipiteitä 3. Paholaisen asianajajan rooli 4. Tehtävät, jotka stimuloivat keskustelua eri vaihtoehdoista Robbins & Judge (2016): Essentials of Organizational Behavior 22

23 Tehokkaiden tiimien organisointi

24 Tiimi on enemmän kuin ryhmä! Integroituneempia kuin muut ryhmät Korkea autonomisuuden aste Mahdollisuus jaettuun johtajuuteen Tiimeihin hakeudutaan pikemminkin kuin määrätään Voivat syntyä pakostakin kehittyminen vie aikaa Korkea pyrkimys: yhteinen visio, jatkuva parantaminen, laatu Tiimiä palkitaan hyvistä suorituksista ryhmänä 24

25 Ryhmistä tiimeihin Robbins & Judge (2016): Essentials of Organizational Behavior 25

26 Tiimien luominen Valinta Tehokkaiden tiimien luominen on helpompaa kun niihin valitaan ihmisiä, joilla on hyvät sosiaaliset ja vuorovaikutustaidot Koulutus Tiimityössä tarvittavia taitoja voi kehittää harjoittelulla ja koulutuksella, joten niihin kannattaa järjestää koulutusta Palkitseminen Organisaation palkitsemisjärjestelmän kannattaa kannustaa yhteistyöhön pikemmin kuin jäsenten väliseen kilpailuun 26

27 Millainen on toimiva ryhmärakenne? Integraation (koheesion) merkitys Ryhmien on havaittu suoriutuvan paremmin, kun niiden toiminnassa korostuvat: - Yhteistyö - Yhteinen päätöksenteko - Tiedon jakaminen - Jaettu visio Diversiteetin merkitys Ryhmien on havaittu suoriutuvan paremmin, kun niissä on jäseniä: - Jotka edustavat eri kansallisuuksia, ikäryhmiä, sukupuolia, jne. - Eri osaamisalueita ja kokemuspohjia - Jotka ajattelevat keskenään monin eri tavoin 27

28 Ole sinut vastakohtien kanssa Tehokkuus edellyttää kognitiivista kompleksisuutta Keskenään ristiriitaiselta vaikuttavien asioiden tavoittelua Paradoksien johtamisessa painotetaan samanaikaisesti vastakohtaisia tavoitteita Integraatio ja diversiteetti Sekä että -ajattelun on havaittu johtavan parempiin tuloksiin kuin joko tai -ajattelun Diversiteetti Siirtymät diversiteetin ja integraation välillä edellyttävät tietoista johtamista! Integraatio 28

29 Diversiteetti ja konfliktit ryhmässä Diversiteetti Suhdekonfliktit Tehtäväkonfliktit? Uudet ideat? Heikko suoriutuminen 29

30 Integraatio konfliktien hallinnassa Voimakas integraatio suojaa tehtäväkonflikteja kehittymästä ihmissuhdekonflikteiksi Yhteinen visio ohjaa pyrkimyksiä samaan suuntaan Yhteistyö auttaa ymmärtämään erilaisia näkemyksiä Hyvät vuorovaikutussuhteet edistävät halua erilaisten näkemysten yhteensovittamiseen Aktiivinen tiedon jakaminen vähentää väärinkäsitysten ja -tulkintojen vaaraa Uudet ideat syntyvät, kun erilaiset näkemykset yhdistetään luovalla tavalla 30

31 Tiimityöroolit ja toiminnan tehostaminen

32 Miten tiimityöllä päästään tuloksiin? Pohdi ja keskustele vieruskaverisi kanssa videon pohjalta: 1. Mikä merkitys tehokkaalla tiimityöskentelyllä on Applen menestystä selittävänä tekijänä? 2. Miten tiimityö on saatu toimimaan tehokkaasti? 32

33 Ryhmän toiminnalle tarpeellisia rooleja TUTKIJA: perehtyminen, miksi? AJATTELIJA: kokonaisnäkemys, miten? ORGANISAATTORI: päämäärä, mitä? HUOLEHTIJA: kuuntelu, kuka? INNOSTAJA: tilannetietoisuus, milloin? REALISTI: resurssitietoisuus, mistä? Entä johtajan rooli? 33

34 Johtajuuden jakaminen tiimissä Tiimin tehokas toiminta vaatii johtamista Johtajuus on jaettua, kun johtamisvastuuta on jaettu tiimin jäsenten kesken Ryhmän jäsenet omaksuvat tilanteen mukaan välillä johtajan ja välillä seuraajan roolin Käytännössä toimii vain hyvin integroituneissa tiimeissä Ryhmän jäsenet tuntevat toisensa ja tehtävän suhteellisen hyvin Ryhmä kykenee toimimaan rutiininomaisesti Ristiriidat tai ulkoiset tekijät eivät häiritse ryhmän toimintaa 34

35 Ryhmän toimintaa häiritseviä rooleja Hyökkääjä Tyrmääjä Dominoija Kilpailija Vetäytyjä Klikkiytyjä Saivartelija Vapaamatkustaja Ylimielinen Nostaa omaa asemaansa vähättelemällä, arvostelmalla ja paheksumalla toisten tekemisiä ja näkemyksiä Torjuu heti muiden ehdotukset, väittelee, ei perustele kantaansa Ottaa johdon ilman sopimusta, määrittelee puheenaiheet ja tavoitteet Esittää ominaan toisten parhaat ideat, korostaa omaa osuuttaan, ei suostu kehittelemään toisten ideoita On välinpitämätön tai passiivinen, ei osallistu keskusteluun eikä kuuntele Kuiskailee vierustoverilleen, juonittelee ja hakee liittolaisia, mutta ei osallistu yleiseen keskusteluun Takertuu pikkuasioihin ja muotoseikkoihin, määrittelee termejä yksityiskohtaisesti 35 Ei pidä lupauksia, jättää tekemisen muille Ei ole kiinnostunut ryhmän toiminnasta eikä osallistu siihen aktiivisesti, keskittyy muihin asioihin, väheksyy toisia

36 Vapaamatkustus (social loafing) Aina ryhmän suoritus ei ole edes osiensa summa Köyden vedossa voiman hävikki on 10 % / henkilö Erityisesti individualististen kulttuurien ongelma Heikentää jäsenten työmoraalia ja asenteita 36

37 Vapaamatkustuksen minimointi Palkitse tiimiä ja palkitse yksilöitä hyvästä tiimityöstä Älä anna huonon yksilösuorituksen kätkeytyä ryhmään Pidä tiimin tarkoitus ja tavoitteet selkeinä Varmista, että kaikki ymmärtävät oman roolinsa Vältä liian suurta ryhmäkokoa Pyri valitsemaan tavoitteeseen ja ryhmään sitoutuneita jäseniä Mahdollisuuksien mukaan valitse jäseniä, joilla on hyvät ryhmätyötaidot 37

38 Käytännön ohjeita tehokkaaseen ryhmätyöskentelyyn Yhteiset päämäärät, jotka on helppo ymmärtää Päämäärät voivat myös täsmentyä ja kehittyä Sopikaa pelisäännöt eli kuinka tavoitteet saavutetaan ryhmänä Arvostakaa diversiteettiä, edistäkää integraatiota Projektin hallinta ja johtaminen Ei joku tekee tai tehdään Vaan kuka tekee, mitä tekee ja mihin mennessä! Seuranta: mitä sovittiin viime kokouksessa, mitä on tehty sen jälkeen Pidetään kiinni sopimuksista ja sitoutumisesta: yksilön vastuu 38

39 Lisää kurssikirjan kpl 10 Huom! Kirjassa tiimi ~ ryhmä Avoid team-building fiascos! Ryhmien ja tiimien tyypit suhteessa niiden autonomiaan Tiimien kouluttaminen Tiimien palkitseminen 39

40 Kurssin suoritus: ryhmätyöskentelyn arviointi ( Yksilötehtävä 2 ) Analysoidaan omaa kokemusta kurssin aikana tapahtuneesta ryhmätyöskentelystä Analyysin tueksi ohjeissa mukana dokumentti Teamwork Rubric Tämän luennon kalvot myös avuksi Palautus ke

41 Kysymyksiä? 41

42 Tänään opimme Ymmärtämään ryhmien toimintaa ja merkitystä organisaatioissa Arvioimaan omien ja muiden ryhmien toimintaa Ymmärtämään, miten ryhmän toimintaan ja tehokkuuteen voidaan vaikuttaa Millaisia ominaispiirteitä tiimeillä on tietynlaisina ryhminä Millaisia ovat keskeisimmät tiimi- ja ryhmätyöskentelyn roolit Millaiset roolit ja käyttäytymismallit haittaavat tiimien toimintaa Miten ryhmätyön vaikuttavuutta voitaisiin parantaa 42

43 Ensi kertaan Aihe: Henkilöstön kehittäminen Huom! Ensimmäinen minicase aiheena diversiteetin lisääminen organisaatiossa Timo Leskinen (henkilöstöjohtaja, Konecranes) tulee pohjustamaan keissin 43