Tikon ostolaskujen käsittely

Transkriptio

1 Lokakuu (61) Käyttöohje Copyright Aditro 2012

2 Lokakuu (61) Sisällysluettelo Johdanto Järjestelmävaatimukset Tuetut käyttöjärjestelmät ja selaimet Sovellusversion päivitys Internet Explorer Firefox Laskujen asiatarkastus ja hyväksyminen Laskun maksamisen toiminnot Laskun kiertokulku Aloitus Kirjautuminen sisään Salasana unohtunut Salasanan vaihtaminen ostolaskujen käsittelyssä Käyttäjätunnuksen lukkiutuminen Sovelluksen aikakatkaisu Ostolaskujen käsittely Pääsivu Laskun käsittely pääsivulla Laskun tiedot Laskun käsittely Laskun jakaminen Tiliöinnit Maksutiedot Laskun visualisointi Liitteiden käsittely Viestit Laskun käsittelyhistoria Vaihtoehtoinen laskun visualisointi Käyttäjäasetukset Taulukkonäkymässä Laskun tiedot muokattu näkymä Automaattisesti uudessa selaimessa Laskun kierron toimenpiteet Laskun tarkastaminen Laskun hyväksyminen Laskun hylkääminen Uusi tila (Tilan muutos-näyttö) Suoraveloituslaskut n käyttäjäroolit Sähköpostimuistutukset Yrityksen kierrätysasetukset Ostolaskun kierrätyssäännöt Ostolaskun kierrätyssäännöt taulukkonäkymä Ostolaskun kierrätyssäännöt muokkausnäkymä Copyright Aditro 2012

3 Lokakuu (61) Kierrätyssäännön lisääminen Laskun tiedot-näytöltä Poikkeustilanteet kierrätyssääntöjen käytössä Käyttäjäasetukset Single Euro Payments Area (SEPA) Maksatukseen hyväksyminen, kun tilitoimisto hoitaa maksatuksen Maksatukseen hyväksyminen, kun asiakas luo itse maksatustiedoston SEPA-maksut Muut maksut Täydennettävät maksut Maksuhistoria Maksatustiedoston muodostamiseen liittyvät toiminnot Pankkitilien Saldot Kassamaksut Kassamaksut Tulosta uusi turvakoodisarja Aktivoi turvakoodisarja Maksupohjat Maksuhistoria Asiahakemisto Copyright Aditro 2012

4 Lokakuu (61) Johdanto -ohjelma on ostolaskujen käsittelyyn ja kierrätykseen tarkoitettu internetselaimella käytettävä ohjelma. Ohjelma on suunniteltu taloushallinnon palveluita tarjoavien yritysten, kuten tilitoimistojen, isännöintitoimistojen sekä palvelukeskusten asiakkaiden käyttöön. Edellä mainitut organisaatiot huolehtivat usein asiakasyritystensä laskuista sekä niihin liittyvästä maksuliikenteestä. -ohjelman web-käyttöliittymän avulla, asiakasyritys voi vaivattomasti tarkastaa ja hyväksyä yritykselle tulleet laskut maksettavaksi. Asiakas voi viestiä web-käyttöliittymän kautta laskuja maksavalle organisaatiolle sekä selailla laskuhistoriaa. Ohjelmassa voidaan käsitellä usean yrityksen laskuja, joita halutaan tarkastaa, hyväksyä tai hylätä. Keskeisiä ominaisuuksia: Yrityksen edustajille voidaan luoda useita käyttäjätunnuksia erilaisin käyttäjäoikeuksin Web-käyttöliittymän kautta voidaan käsitellä usean eri yrityksen laskuja Pääkäyttäjätilin avulla voidaan hallita laskujen kiertoon, laskujen käsittelyyn sekä ohjelman käyttäjiin liittyviä asetuksia. Peruskäyttäjätilien avulla voidaan tarkastaa, hyväksyä ja katsella laskuun liittyviä tietoja. Käyttäjä voi myös halutessaan lisätä viestejä laskulle, jotka ovat luettavissa palveluntarjoajalla. Yritystä kohden voidaan perustaa 0-2 tarkastajaa, 1-2 hyväksyjää ja 0-1 maksatukseen hyväksyjää Copyright Aditro 2012

5 Lokakuu (61) 1. Järjestelmävaatimukset -ohjelmaan voidaan kirjautua pääsääntöisesti miltä tahansa nykyaikaiselta tietokoneelta, jolta löytyy internet-selain. Siirryttäessä selaimella palveluntarjoajan ilmoittamalle Tikon ostolaskujen käsittelyn sisäänkirjautumissivulle, ohjelma tarkistaa löytyykö laitteelta asennettuna Microsoft Silverlight -laajennus. Tämä laajennus tarvitaan -ohjelmaa varten. Jos laajennusta ei löydy, ohjelma ehdottaa laajennuksen asennusta Tuetut käyttöjärjestelmät ja selaimet on testattu Windows-käyttöjärjestelmillä sekä selaimilla Internet Explorer 9, Firefox 15 ja Chrome 22. Macintosh-ympäristöt ja Safari-selain ei kuulu tukemiemme laitteistojen/sovellusten piirin ja näin ollen emme voi luvata sovelluksen toimimista em. toimintaympäristöissä. Tarkemmat tiedot n teknisistä järjestelmävaatimuksista löydät erillisestä Tikon tekniset suositukset-dokumentistä. Alla esitetty taulukko on Microsoftin koostama ja koskee vain Silverlight-laajennoksen yhteensopivuutta eri käyttöjärjestelmien ja selainten kanssa. Microsoft Silverlight -laajennuksen (versio 5) yhteensopivuustaulukko on kuvattu alla. Yhteensopivat käyttöjärjestelmät ja selaimet Internet Explorer 9 Internet Explorer 8 Internet Explorer 7 Firefox 3.6+ Safari 4+ Chrome 12+ Windows Vista Windows 7 Windows 7 SP1 Windows Server 2008 SP2 Windows Server 2008 R2 SP1 Windows Server 2003, Windows XP SP2, SP3 Macintosh OS (Intel-based) Vähimmäismuisti ja prosessori Windows Macintosh (Intel-based) X86 or x GHz tai parempi, vähimmäismuisti 512MB Intel Core Duo 1.83 GHz tai parempi, vähimmäismuisti 512MB Copyright Aditro 2012

6 Lokakuu (61) Viimeisimmät järjestelmävaatimukset ja tietoa Microsoft Silverlight -laajennuksesta löytyy internetosoitteesta: Mikäli käyttäjän työasemassa ei ole Silverlight-laajennusta asennettuna, selaimessa tulee alla oleva ilmoitus käyttäjän yrittäessä kirjautua sovellukseen ensimmäistä kertaa. Käyttäjä voi asentaa Silverlight version valitsemalla kuvan linkistä Install jolloin asennetaan työasemaan Silverlight-versio 5. Asennetun Silverlight-version voi tarkistaa Windowskäyttöjärjestelmän ohjauspaneelista ja valitsemalla Lisää/poista sovellus, kts kuva alla Copyright Aditro 2012

7 Lokakuu (61) tai valitsemalla ostolaskujen käsittelyssä hiiren oikealla napilla avautuvasta valikosta Silverlight ja tarkistamalla välilehden About, kts. kuva alla Sovellusversion päivitys Tikon ostolaskujen versiopäivityksen yhteydessä voi tulla eteen tilanne, jossa sovellusversio palvelimen päässä on uudempi kuin käyttäjän client-koneella. Tällöin käyttäjä saa ilmoituksen ostolaskujen käsittelyyn kirjautuessaan, jossa häntä kehotetaan kirjautumaan ulos sovelluksesta ja tyhjentämään selaimen välimuisti. Eri selaimissa välimuistin tyhjentäminen tapahtuu hieman eri tavoilla, alla esitetään esimerkiksi ko. toimintoa Microsoftin Internet Explorer-selaimessa. Huomaa, että muissa selaimissa vastaava toiminto voi löytyä hieman erilaisten valikoiden takaa Copyright Aditro 2012

8 Lokakuu (61) Valitaan Tools => Internet Options Kohdassa Browsing history valitaan Delete Copyright Aditro 2012

9 Lokakuu (61) Tehdään valinnat yllä olevan kuvan mukaisesta ja tyhjennetään selaimen välimuisti valitsemalla Delete. Tämän jälkeen käyttäjän kirjautuessa uudestaan yn selain päivittää sovellusversion samaksi palvelimen version kanssa Internet Explorer 9 Jos sovellusta käytetään Internet Explorer 9-selaimella jossa oletusasetukset, saattaa ostolaskujen käsittely toimia jossain tapauksissa epävakaasti. Ruudulla saattaa myös näkyä vasemmassa ylälaidassa mustia ruutuja, joissa on ruudun ja kursorin sijainnin ilmaisevia lukuja. Onkin suositeltavaa käyttää seuraavia selaimen asetuksia, mikäli sovellusta ajetaan Internet Explorer versiolla 9. Sovelluksen ajaminen Yhteensopivuus-tilassa (pdf tiedostot) Jossain tapauksissa pdf-muotoisten laskujen käsittely on aiheuttanut satunnaisia sovelluksen kaatumisia tai tyhjiä näyttöjä. Tällöin on syytä kokeilla ajaa sovellusta yhteensopivuustilassa. Yhteensopivuustila tulee laittaa päälle ennen sovellukseen kirjautumista, kts alla oleva kuva Copyright Aditro 2012

10 Lokakuu (61) Yhteensopivuustila käytössä, kun kuvassa ympyröity ikoni näkyy sinisenä. Tila laitetaan päälle painamalla em. ikonia hiirellä. Toinen keino yhteensopivuustilan päälle laittamiseksi on painaa selain-ikkuna aktiivisena Altnäppäintä, jolloin selaimeen aukea valikko. Valikosta valitaan Tools => Compatibility view ja käynnistetään selain uudestaan. Zoom-taso 100% Tarkista mikä on selaimen Zoom-asetus. Sovellus toimii parhaiten asetuksella 100%, kts kuva alla Copyright Aditro 2012

11 Lokakuu (61) Software rendering Selaimen asetuksista tulee valita kohta Use software rendering instead of GPU rendering. Tämä asetus löytyy polusta Internet Options => Advanced-välilehti, kts kuva alla. Tämän jälkeen talletetaan muutokset (OK) ja käynnistetään selain uudestaan Copyright Aditro 2012

12 Lokakuu (61) 1.4. Firefox toimii myös Firefox-selaimilla. Poikkeuksena tähän on pdf-tyyppisten laskujen visualisointi ja käsittely joiden yhteydessä on havaittu yhteensopivuusongelmia. Tästä johtuen pdf-tyyppisten laskujen visualisointi joudutaan esittämään erillisessä selainikkunassa eikä sovelluksen omassa visualisointi-alueessa. Mikäli käytetään sovellusta Firefox selaimella, tulee tarkista seuraavat asetukset: 1. polusta Asetukset => Asetukset => Lisäasetukset => Verkko-välilehti => Asetukset ja valinta Käytä järjestelmän välityspalvelinta. 2. Mikäli käsitellään pdf-tyyppisiä laskuja, Firefox-selaimeen tulee määritellä polussa Asetukset => Asetukset => Ohjelmat Adobe Acrobat Document-kohdan arvoksi Käytä sovellusta Adobe Reader (oletus). Huomioi, että tällöin pfd-laskut avautuvat visualisointialueen sijasta omaan selain-ikkunaan, eli toiminnallisuus ei ole tältä osin sama kuin käytettäessä sovellusta Internet Explorer- tai Chrome-selaimilla Copyright Aditro 2012

13 Lokakuu (61) Copyright Aditro 2012

14 Lokakuu (61) 2. Laskujen asiatarkastus ja hyväksyminen Laskun visualisointi Finvoice- ja Teapps-xml -muodossa saapuneet verkkolaskut tulkitaan ja esitetään webkäyttöliittymän kautta laskun kuvana. Mahdolliset liitetiedostot esitetään omina linkkeinä, jotka avaavat liitetiedoston sisällön erilliseen selainikkunaan. Laskun asiatarkastaminen Laskun asiatarkastajia voi olla tarpeen mukaan 0-2. Jos lasku asiatarkastetaan, tai asiatarkastajia ei ole valittu, lasku siirtyy laskun hyväksyjälle. Laskun hyväksyminen maksuun Laskun hyväksyjiä voi olla 1-2. Jos lasku hyväksytään se siirtyy maksatukseen hyväksyjälle (mikäli käytössä) ja tämän jälkeen maksettavaksi palveluntarjoajalla laskun alkuperäisen eräpäiväkäsittelyn mukaisesti. Jos käytetään maksatuksen työnkulkua, maksatustiedosto voidaan muodostaa Tikon ostolaskujen käsittelyn käyttöliittymän kautta. Tällöin käyttäjä muodostaa itse maksatustiedoston ja huolehtii tiedoston lähettämisestä pankkiin erillisellä pankkiyhteysohjelmistolla. Laskun hylkääminen Asiatarkastaja tai hyväksyjä voi halutessaan hylätä käsittelemänsä laskun. Hylkäämiselle on annettava peruste, joka välittyy palveluntarjoajalle jatkotoimenpiteitä varten. Sähköposti-ilmoitukset Laskun saapumisesta ja eri käsittelyvaiheista voidaan informoida käyttäjiä sähköpostitse. 3. Laskun maksamisen toiminnot Maksatukseen hyväksyminen Maksatustiedosto luodaan palveluntarjoajalla (esim. tilitoimistossa) Maksatustiedoston muodostamiseen liittyvä toiminnallisuus Maksatustiedoston luo -ohjelman käyttäjä Maksatustiedoston luonti Maksatustiedoston uudelleen muodostaminen Maksatustiedoston peruminen ja laskujen vapauttaminen maksatuksesta Copyright Aditro 2012

15 Lokakuu (61) 4. Laskun kiertokulku Tavallinen laskun kierrätys Lasku Tila: Kierrätyksessä Asiatarkasta Lasku Hyväksy lasku Jos Maksatuksen Hyväksyjä on asetettu (Ilman Maksatuksen työnkulkua) Lasku Tila: Kierrätyksessä Asiatarkasta lasku Hyväksy lasku Hyväksy maksatukseen Jos Maksatuksen Hyväksyjä on asetettu (Maksatuksen työnkululla) Lasku Tila: Kierrätyksessä Asiatarkasta lasku Hyväksy lasku Hyväksy maksatukseen Luo SEPA maksatustiedosto Jos Maksatuksen Hyväksyjä on asetettu (Maksatuksen työnkululla ja käytössä Aditro Pankkipalvelut) Lasku Tila: Kierrätyksessä Asiatarkasta lasku Hyväksy lasku Hyväksy maksatukseen Luo SEPA maksatustiedosto ja lähetä pankkiin automaattisesti 5. Aloitus 5.1. Kirjautuminen sisään ä käyttää monenlaisia käyttäjiä monissa eri yrityksissä. Tästä syystä käyttäjän on kirjauduttava sisään sovellukseen todentaakseen itsensä ja jotta hänelle voidaan valtuuttaa hänen tarvitsemansa käyttöoikeudet. Jos käyttäjä yrittää kirjautua viisi kertaa väärällä salasanalla hänen käyttäjätunnus lukkiintuu ja hänen on pyydettävä pääkäyttäjää avaamaan lukitus. Turvallisuussyistä johtuen TIKO-käyttäjän pääsy yn on estetty. Tikon ostolaskujen käsittelyn sisäänkirjautumisikkuna näkyy seuraavassa kuvassa. Sisäänkirjautumisikkuna näyttää seuraavat tiedot käyttäjälle: Aditro logo ja sovelluksen versionumero Copyright Aditro 2012

16 Lokakuu (61) Kentät käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä varten Muista minut -valinta käyttäjän tunnuksien tallentamiseksi selaimen asetuksiin Salasana unohtunut -linkki uuden salasanan luontia varten Salasana unohtunut yn on mahdollista luoda uusi salasana entisen unohduttua. Käyttäjä voi myös halutessaan vaihtaa automaattisesti generoidun salasanan haluamakseen kirjauduttuaan ostolaskujen käsittelyyn. Uuden salasanan luominen tapahtuu sisäänkirjautumisikkunassa syöttämällä ensin käyttäjätunnus ja tämän jälkeen valitsemalla Salasana unohtunut? linkin, jolloin ruudulle avautuu syöttöruutu käyttäjän sähköpostiosoitetta varten. Tämän annettuaan käyttäjä voi generoida uuden salasanan painamalla Luo uusi salasana -painiketta, jolloin järjestelmä luo käyttäjälle uuden salasanan ja lähettää sen käyttäjän antamaan sähköpostiosoitteeseen. Annetun sähköpostiosoitteen tulee olla sama kuin ko. käyttäjän tietoihin on Tikon-ohjelmiston ylläpidossa määritelty Salasanan vaihtaminen ostolaskujen käsittelyssä Käyttäjä voi vaihtaa jo käytössä olevan n salasanansa haluamaansa uuteen salasanaan. Tämä tapahtuu kirjautumalla ostolaskujen käsittelyyn ja valitsemalla valikosta Käyttäjäasetukset (kappale 16) ja syöttämällä käyttäjän nykyinen salasanana sekä haluttu uusi salasana kohdassa Vaihda salasana Käyttäjätunnuksen lukkiutuminen Turvallisuussyistä johtuen käyttäjän käyttäjätunnus lukkiutuu, jos salasana on syötetty väärin viisi kertaa peräkkäin. Tällöin käyttäjä saa viestin tunnuksen sulkemisesta ja kehotuksen olla yhteydessä järjestelmän ylläpitäjään käyttäjätunnuksen vapauttamiseksi Sovelluksen aikakatkaisu Tietoturvan parantamiseksi sovellukseen on lisätty aikakatkaisu. Tämä ominaisuus pakottaa käyttäjän kirjautumaan uudestaan sovellukseen, mikäli sovellukseen kirjautunut käyttäjä ei ole määritellyn aikakatkaisuarvon aikana käyttänyt sovellusta Copyright Aditro 2012

17 Lokakuu (61) 6. Ostolaskujen käsittely Pääsivu on kirjautumisen jälkeen avautuva sovelluksen päänäkymä. Näkymä koostuu useista eri osista ja muuttuu käyttäjän oikeuksista riippuen. n pääsivu näkyy seuraavassa kuvassa. Pääsivulla on näkyvissä seuraavat osiot: Aditro Menu Aditro menu näyttää käyttäjän kirjautumisen tiedot, linkit muiden itsepalvelusovellusten käynnistämiseen sekä Kirjaudu ulos- painikkeen, jota painamalla käyttäjä kirjautuu ulos sovelluksesta. Lisäksi käyttäjä voi vaihtaa käyttöliittymän kielen (Suomi, Ruotsi tai Englanti) ja tarkistaa sovelluksen version valitsemalla Tiedot Copyright Aditro 2012

18 Lokakuu (61) Valikko Ruudun vasemmassa laidassa sijaitseva valikko näyttää yrityksen valintalistan, linkit toimintoihin sekä asetusvalinnat kuten yrityksen kierrätysasetukset, ostolaskujen kierrätyssäännöt ja Käyttäjäasetukset. Näkymä muuttuu käyttäjän oikeuksista ja yritysasetuksista riippuen. Valitse yritys: Lista näyttää ne yritykset, johon kirjautuneella käyttäjällä on oikeudet. Yritystä vaihtaessa pääsivu päivittyy kyseisen yrityksen mukaiseksi. Pääsivu: Näyttää laskun käsittelyyn liittyvät välilehdet (Asiatarkastus, Hyväksyminen, Hyväksy maksatukseen ja Laskuhistoria). Maksatus: Näyttää laskun maksamiseen liittyvät välilehdet (SEPA-maksut, Muut maksut, Täydennettävät maksut ja Maksuhistoria) Suoraveloitus: Avaa suoraveloituslasku-näytön. Pankkitilien saldot: Avaa yrityksen maksutilien saldo-näytön. Vaatii Aditro Pankkipalvelut-sovelluksen toimiakseen. Kassamaksut: Avaa kassamaksu-näytön. Vaatii Aditro Pankkipalvelutsovelluksen toimiakseen. Yrityksen kierrätysasetukset: Tällä valinnalla käyttäjä voi muuttaa yrityksen kierrätykseen liittyviä asetuksia. Ostolaskun kierrätyssäännöt: Tällä valinnalla käyttäjä voi muokata tai luoda ostolaskujen kierrätyssääntöjä. Käyttäjäasetukset: Käyttäjäasetusten avulla käyttäjä voi hallita sovelluksen asetuksia henkilökohtaisella tasolla Copyright Aditro 2012

19 Lokakuu (61) Pääsivu Pääsivulla käyttäjälle esitetään taulukkonäkymä hänellä käsittelyssä olevista laskuista ja niiden tiedoista. Pääsivulla käyttäjä voi myös hyväksyä ja hylätä laskuja sekä liittää laskuille viestejä. Pääsivulla esitettävät välilehdet muuttuvat käyttäjän oikeuksista riippuen (katso kappale 7). Tilan laajentajat Pääsivulla tai sisältönäytöillä on tilan laajentajat, joiden avulla työskentelytilaa on mahdollista kasvattaa. Tilan laajentajat tunnistaa ikoneista, joissa on laajennuksen suuntaa osoittava nuoli. Laajentajia on neljää tyyppiä Vasen, Oikea, Ylös ja Alas. Dynaaminen suodatus ja lajittelu listoissa Jokainen lista sisältää mahdollisuuden dynaamiseen suodatukseen, jonka avulla käyttäjä saa esille vain haluamansa tiedot. Jokainen listan sarake sisältää suodatinikonin kuten myös otsikko otsakerivillä. Klikkaamalla Suodatinikonia avautuu ikkuna, johon voi syöttää suodatusehdot. Klikkaamalla otsaketta lista lajitellaan kyseisen tiedon mukaisesti. Ylöspäin osoittava nuoli tarkoittaa, että lista on lajiteltu nousevassa järjestyksessä. Alaspäin Copyright Aditro 2012

20 Lokakuu (61) osoittava nuoli tarkoittaa, että lista on lajiteltu laskeutuvassa järjestyksessä. Käyttäjä voi myös vaihtaa listojen sarakkeiden järjestystä haluamakseen raahaamalla halutut sarakkeet uuteen kohtaan listalla ja tallettamalla tekemänsä muutoksen. Näin muutokset säilyvät selaimen muistissa ja pysyvät haluttuina kunnes selaimen välimuisti tyhjennetään tai käyttäjä palauttaa listan oletusasetukset. Tallettaminen ja oletusasetuksiin palaaminen tapahtuvat oikealla olevassa kuvassa näkyvillä painikkeilla. 7. Pääsivu Pääsivulla näytetään välilehtiä sen mukaan, mitä rooleja käyttäjälle on annettu. Käyttäjäoikeuksien mukaisesti käyttäjä voi nähdä useita näistä välilehdistä kerralla. Jokainen välilehti näyttää välilehden nimen sekä kyseisellä välilehdellä olevien rivien määrän, esimerkiksi Hyväksyminen (10). Osa välilehdistä näkyy vain, jos välilehdellä on rivejä näytettävänä. Esimerkiksi jos käyttäjä on asetettu asiatarkistajaksi, hän näkee Asiatarkistus-ja Laskuhistoriavälilehdet. Jos käyttäjä on asetettu hyväksyjäksi ja Asiatarkastajaksi hän näkee kolme välilehteä: Asiatarkastus, Hyväksyminen ja Laskuhistoria kuten seuraavassa kuvassa. Jos käyttäjä on myös Maksatuksen Hyväksyjä, käyttäjä näkee myös Hyväksy Maksatukseen välilehden. Seuraava taulukko kuvaa pääsivun välilehtien näkyvyyden käyttäjäroolien mukaisesti Copyright Aditro 2012

21 Lokakuu (61) 7.1. Laskun käsittely pääsivulla Pääsivulla käyttäjä näkee kaikki hänellä käsittelyssä olevat laskut taulukkonäkymässä. Taulukossa rivi edustaa aina yksittäistä ostolaskua. Pääsivulla käyttäjä voi käsitellä yhden tai useamman laskun samalla kertaa. Toimenpiteen suorittaminen yhdelle laskulle Pääsivulla yhdelle laskulle toimenpiteitä suoritettaessa voidaan käyttää laskuriveihin liitettyjä toimintanappeja, jotka löytyvät joko rivin ensimmäisestä tai viimeisestä sarakkeesta riippuen käyttäjäasetuksista (katso kappale 15). Käyttäjä voi painaa haluamaansa toimintanappia suorittaakseen toiminnon ko. riville, esimerkiksi painaa Hyväksy hyväksyäkseen kyseisen laskun. Pääsivulla esitettävät toimintonapit ja niiden toiminnot: Laskun käsittelyhistoria - avaa ruudulle laskun käsittelyhistorian erillisessä ikkunassa. Ikkuna avautuu -ikonista käyttäjän viedessä kursorin tämän päälle. Avaa - avaa Laskun tiedot-näytön (katso kappale 8). Asiatarkista/Hyväksy - laskun Asiatarkistaminen/hyväksyminen. Käyttäjä voi antaa selventävän kommentit asiatarkistamisen/hyväksynnän yhteydessä (katso kappale 15). Hylkää - laskun hylkääminen. Käyttäjän tulee syöttää selventävä kommentti hylkäyksen syystä Copyright Aditro 2012

22 Lokakuu (61) Viestit - viestin lisääminen laskulle. käyttäjä voi lisätä viestin/viestejä laskulle seuraavien käsittelijöiden nähtäväksi. Luodut viestit ovat luettavissa Laskun tiedot-näytöllä (katso kappale 8). Toimenpiteen suorittaminen usealle laskulle Käyttäjä voi valita useita laskuja käsiteltäväksi samalla kertaa valitsemalla haluamansa laskut valintaruuduilla. Käyttäjä voi myös valita kaikki taulukon sivulla näkyvät laskurivit käsiteltäväksi samalla kertaa otsikkorivillä olevasta valintaruudusta. Valinta-alasvetovalikosta käyttäjä valitsee kaikille merkityille laskuriveille suoritettavan toimenpiteen. Valittu toimenpide suoritetaan painamalla alasvetovalikon vieressä olevaa OK-painiketta. Valittavissa olevat toiminnot: Asiatarkista/Hyväksy laskun Asiatarkistaminen/hyväksyminen. Käsittely suoritetaan kaikille valituille laskuille. Mahdollinen käsittelyn yhteydessä annettu kommentti kohdistetaan myös kaikille valituille laskuille. Hylkää - laskun hylkääminen. Käsittely suoritetaan kaikille valituille laskuille. Pakollinen kommentti kohdistetaan kaikille valittuina oleville laskuille. Viestit - viestin lisääminen laskulle. Kirjoitettu viesti kohdistetaan kaikille valittuina oleville laskuille Copyright Aditro 2012

23 Lokakuu (61) 8. Laskun tiedot Kun käyttäjä painaa laskurivillä olevaa Avaa -linkkiä, Laskun tiedot -näyttö avautuu kyseiselle laskulle. Näytöllä käyttäjä näkee laskun tiedot, liitteet, HTML-näkymän ja mahdolliset laskulle lisätyt viestit. Näytöllä on myös laskun käsittelyyn (Hyväksyntä/Hylkäys, Laskun jakaminen, Tiliöinti, Maksutietojen muuttaminen) liittyviä toiminnallisia osioita. Näyttö voidaan avata miltä tahansa välilehdistä (Hyväksyminen/Asiatarkastus/.../Laskuhistoria). Laskuhistoria -välilehdeltä avattaessa ko. näyttö ja sen osiot ovat vain lukutilassa. Laskun tiedot -näytöllä olevat painikkeet ja niiden toiminnot: Edellinen/Seuraava lasku - siirry edelliseen tai seuraavaan laskuun. Viestit - lisää uusi viesti. Käsittelyhistoria - näytä laskun käsittelyhistoria. Laskun tiedot -näyttö on jaettu toiminnallisiin osioihin, joita voidaan avata/sulkea käyttäjän tarpeiden mukaisesti. Toiminnalliset osiot ovat: Laskun käsittely - laskun/laskurivin käsittely ja kommentin antaminen. Sivulle saavuttaessa oletuksena aina auki. Laskun jakaminen - laskun jakaminen käyttäjän määrittelemiin käsittelykokonaisuuksiin. Sivulle saavuttaessa oletuksena aina kiinni. Tiliöinnit - laskun tiliöintien määrittely. Sivulle saavuttaessa oletuksena aina kiinni. Maksutiedot - maksutietojen antaminen. Osio näkyvissä vain jos maksatustiedosto tehdään ostolaskujen käsittelyssä. Sivulle saavuttaessa oletuksena aina kiinni Copyright Aditro 2012

24 Lokakuu (61) Laskun visualisointi - Finvoice- ja Teapps-xml -muodossa saapuneet verkkolaskut tulkitaan ja esitetään web-käyttöliittymän kautta laskun kuvana. Mahdolliset liitetiedostot esitetään omina linkkeinä, jotka avaavat tiedoston erilliseen selainikkunaan. Mahdolliset virheet liittyen laskujen/liitteiden visualisointiin esitetään myös tässä osiossa. Näytölle on myös lisätty oikeaan laitaan osio, jossa esitetään laskun päätiedot sekä kierrätykseen liittyviä tietoja. Tässä osiossa esitetään myös mahdolliset laskulle liitetyt viestit. Osion voi avata tai sulkea käyttämällä tilan laajentajaa työskentelytilan kasvattamiseksi Laskun käsittely Laskun käsittely -osiossa käyttäjä hyväksyy tai hylkää laskun/laskurivin. Osio näyttää käsittelyn kohteena olevan laskun/laskurivin summan ja Kommentti-kentän mahdollista käyttäjän antamaa kommenttia varten. Käyttäjän hylätessä laskun/laskurivin kommentin antaminen on pakollista Laskun jakaminen Laskun jakaminen -osiossa laskun summaa voidaan jakaa erikseen käsiteltäviksi riveiksi käyttäjän määrittelemän summan mukaan. Jokaiselle luodulle uudelle riville tulee myös antaa haluttu laskun käsittelijä (valintalista aktivoituu käyttäjän klikatessa hiirellä rivillä Rooli-sarakkeessa). Osiossa esitetään myös jokaisen rivin tila (Odottaa käsittelyä, Käsitelty tai Hylätty), rivin summa sekä käyttäjän mahdollisesti antama kommentti, kts. kohta 8.1. Valittavissa olevat toiminnot: Copyright Aditro 2012

25 Lokakuu (61) Lisää rivi -toiminto lisää taulukkoon yhden laskurivin, jossa rivin summana on allokoimatta jäänyt laskun summa. Esimerkiksi jos 100 lasku on jaettu kahteen 50 suuruiseen riviin ja näistä toinen poistetaan. Tuolloin jäljelle jää vain yksi 50 suuruinen laskurivi. Käyttämällä Lisää rivi-toiminnallisuutta pystytään lisäämään puuttuva 50 laskurivi takaisin taulukkoon. Painike on aktiivinen ainoastaan silloin, kun laskun kokonaissumma ja luotujen laskurivien yhteissumma ei täsmää. Jaa rivi (summa) toiminto jakaa valitun laskurivin käyttäjän antaman summan mukaan. Jaa rivi (prosentti) toiminto jakaa valitun laskurivin prosentuaalisesti käyttäjän antaman luvun mukaan. Yhdistä rivit toiminto yhdistää kaksi valittua laskuriviä yhdeksi riviksi. Poista rivi toiminto poistaa valitun rivin. Talleta muutokset toiminto vie käyttäjän tekemät muutokset tietokantaan. Painike on aktiivinen vain jos käyttäjä tehnyt muutoksia Laskun jakaminen osiossa. Käyttäjän tulee aina tallentaa tekemänsä muutokset ennen kuin hän voi käsitellä (asiatarkastaa, hyväksyä tai hylätä) laskurivin. Riippuen käyttäjän roolista ostolaskujen kierrätyksessä voi tämä jakaa laskua vain omalla käsittelytasolla tai kaikilla käsittelytasoilla (katso kappale 11). Käsittelytasot on esitetty Laskun jakaminen osiossa ja ne vaihtelevat yrityksen kierrätysasetuksen ja kierrätyssääntöjen mukaisesti(0-2 asiatarkistajaa, 1-2 hyväksyjää, 0-1 maksatuksen hyväksyjää). Laskun käsittelijä voi myös siirtää käsittelyn toiselle henkilölle valitsemalla oman rivinsä käsittelijäksi toisen henkilön ja tallettamalle muutoksen (Talleta muutokset). Tällöin kyseinen lasku poistuu alkuperäisen käsittelijän laskuista eikä myöskään siirry tämän henkilön laskuhistoriaan, koska tämä ei ole suorittanut laskulle käsittelytoimenpiteitä (asiatarkistus/hyväksyminen/hylkääminen) Tiliöinnit Tiliöinnit -osiossa voidaan tietyin rajoituksin muokata laskuun liittyviä kirjanpidon tositteen tiliöintirivejä. Arvonlisäverollisia tiliöintirivejä voidaan jakaa useammaksi riviksi, jolloin ohjelma jakaa myös arvonlisäveron määrän jaetuille riveille niiden suhteessa. Valitun tiliöintirivin kohdetasoja (kustannuspaikka, projekti, jne.) voidaan lisätä ja muuttaa, poikkeuksena tapaukset, joissa kustannuspaikka vaikuttaa arvonlisäveron määrään (hakeutumisaste käytössä alv-säännöllä ja kustannuspaikan tiedoissa on annettu alv:n lisäprosentti). Tositteen alkuperäiseen kokonaisarvonlisäveron määrään ei sallita muutoksia, mutta uusia arvonlisäverottomia tiliöintirivejä voidaan lisätä, mikäli tosite ei ole tasan. Tositteen tiliöintirivit haetaan avoimista, lukituista ja noutamattomista tapahtumista. Tiliöintirivit haetaan päivämäärän ja tositenumeron perusteella. Tositteen kaikilla riveillä täytyy olla sama päivämäärä. Jos jollekin tositenumerolle on kirjattu kirjanpitoon vientejä eri päivämäärille, tosite erottaa tiliöintiosassa ja debet/kredit -kirjaukset eivät mene tasan Copyright Aditro 2012

26 Lokakuu (61) Valittavissa olevat toiminnot: Lisää tiliöintirivi -toiminto lisää uuden tiliöintirivin Jaa tiliöintirivi (summa) toiminto jakaa valitun tiliöintirivin käyttäjän antaman summan mukaan. Jaa tiliöintirivi (prosentti) toiminto jakaa valitun tiliöintirivin prosentuaalisesti käyttäjän antaman summan mukaan. Poista tiliöintirivi toiminto poistaa valitun tiliöintirivinrivin. Talleta muutokset toiminto vie käyttäjän tekemät muutokset tietokantaan. Painike on aktiivinen vain jos käyttäjä tehnyt muutoksia Tiliöinti - osiossa. Käyttäjä voi hakea tilejä ja laskentakohteita valitsemalla halutun solun aktiiviseksi ja syöttämällä haluamansa numeron/kirjaimen, kts kuvat alla Maksutiedot Maksutiedot -osio näkyy ainoastaan silloin, kun maksutiedosto luodaan Tikon ostolaskujen käsittelyssä. Käyttäjä voi luoda tai muokata maksun tietoja tarpeidensa mukaisesti. Kun maksun tiedot on luotu, niitä ei voi poistaa maksusuunnitelmalta Copyright Aditro 2012

27 Lokakuu (61) Maksun tiedot näyttö kysyy tietoja kuten: Maksun pankkitili jolta lasku suoritetaan Maksupäivä jolloin maksu suoritetaan Maksutietoihin liittyvä selite (tätä selitettä ei välitetä maksun saajalle) 8.5. Laskun visualisointi Laskun visualisointi-osio näyttää laskun tarkemmat tiedot HTML-muodossa (verkkolaskut) tai vaihtoehtoisesti visualisoi skannatun laskun. Käyttäjä voi myös avata laskun tai liitteen uudessa selainikkunassa valitsemalla halutun tiedoston hiirellä Copyright Aditro 2012

28 Lokakuu (61) 8.6. Liitteiden käsittely Laskun tiedot-sivulle on lisätty linkit, joilla käyttäjä voi lisätä laskulle liitteitä tai poistaa lisättyjä liitteitä. Liitteitä voivat lisätä kaikki ostolaskujen käsittelyn roolit, mutta liitteiden poistamisoikeus on vain rooleilla 05 (Käyttäjä kaikilla muutosoikeuksilla) ja 10 (Pääkäyttäjä). Linkit liitteiden käsittelyyn löytyvät ruudun oikeassa laidassa olevien laskutietojen alta. Lisää liite-linkki avaa näkymän, jossa käyttäjä voi valita joko työasemalla olevan liitetiedoston liitettäväksi laskulle. Liitteen lisäämisnäkymä on esitetty alla olevassa kuvassa. Selaa-painiketta käyttämällä voidaan haluttu tiedosto hakea ja valita liitettäväksi laskulle Openpainiketta käyttämällä, kts. alla oleva kuva Copyright Aditro 2012

29 Lokakuu (61) Liitteiden lisääminen tapahtuu Lisää liite-näkymän Lisää-painiketta käytettäessä. Lisätyt liitteet näkyvät Laskun tiedot näkymässä Laskun visualisointi-osiossa. Ostolaskujen käsittelyn kautta laskulle lisätyt liitteet tunnistaa liitenumeron edessä olevasta S-kirjaimesta, kts alla oleva kuva. Poista liite-linkki avaa näkymän, jossa esitetään kaikki ko. laskulle ostolaskujen käsittelyn kautta liitetyt liitteet. Laskulla jo olleita liitteitä ei voida poistaa, joten näitä ei tässä näkymässä esitetä. Alla kuva Poista liite-näkymästä. Jotta liitteitä pystytään poistamaan ostolaskujen käsittelyssä, tulee Tikonissa olla määritelty yleinen siirtoasetus KP 20 Arkisto, poistetun liitteen hakemisto. Em. siirtoasetukselle tulee määritellä haluttu hakemisto normaalin siirtoasetusmenettelyn mukaisesti. Tähän hakemistoon talletetaan ostolaskujen puolella poistetut liitteet. Käyttäjä voi avata liitteen valitsemalla Avaa liite tai poistaa haluamansa liitteen valitsemalla Poista Viestit Viestit-osio näyttää laskuun liittyvät viestit pystylistana. Käyttäjä voi muokata tai poistaa viestejä listasta Copyright Aditro 2012

30 Lokakuu (61) Käyttäjä voi lisätä uusia viestejä Laskun tiedot näytöllä klikkaamalla Viestit-linkkiä, joka löytyy näytön ylälaidasta. Pääsivunäkymässä voidaan suoraan laskuriviltä nähdä, onko laskuun liitetty mahdollisesti viestejä. Viestit-painike on tällöin väriltään oranssi Laskun käsittelyhistoria Käsittelyhistoria-linkki näyttää laskun käsittelyyn liittyvää tietoa graafisesti aikajärjestyksessä Copyright Aditro 2012

31 Lokakuu (61) Laskun käsittelyhistoria - näytöltä voidaan nähdä seuraavia laskun käsittelyyn liittyviä tietoja: Esittää laskun käsittelytiedot horisontaalisena listana. Laskun käsittelijät esitetään kuusikulmaisella ikonilla, jossa ikonin väri kertoo käsittelyn tyypin(keltainen = Odottaa käsittelyä, vihreä = Käsitelty, punainen = Hylätty ja valkea = Pääkäyttäjä muuttanut laskun tilaa). Tarkemmat käsittelytiedot kuten käsittelyajan, summan sekä mahdolliset kommentit esitetään pop up-ikkunassa, joka avautuu käyttäjän viedessä kursorin ikonin päälle. Sinisessä laatikossa näytetään käsittelyn jälkeinen laskun tila. 9. Vaihtoehtoinen laskun visualisointi Ostolaskujen käsittelyn versiossa on toteutettu uusia vaihtoehtoisia tapoja laskun visualisoinnille sovelluksessa. Kaikki uudet visualisointitavat ovat lisäpiirteitä alkuperäisen toiminnallisuuden rinnalla ja ovat otettavissa käyttöön käyttäjäkohtaisesti sovelluksen käyttäjäasetuksista Käyttäjäasetukset Käyttäjäasetuksiin on lisätty kolme vaihtoehtoa uusille laskun visualisointitavoille. Käyttäjä pystyy valitsemaan näistä haluamansa vaihtoehdon/vaihtoehdot. Mikäli käyttäjä ei valitse yhtäkään uusista ominaisuuksista sovellus toimii kuten ennenkin. Alla olevassa kuvassa on esitetty uudet valinnat laskun visualisointiin liittyen Copyright Aditro 2012

32 Lokakuu (61) 9.2. Taulukkonäkymässä Käyttäjän valitessa kohdan Taulukkonäkymässä laskun visualisointi näytetään myös taulukkonäkymässä, kts alla oleva kuva. Valittu lasku visualisoidaan ruudun oikeassa laidassa. Visualisointi-alue sulkeutuu poistamalla valinta- merkki laskurivin alussa olevasta valintaruudusta. Tällöin näkymä palautuu alkuperäiseen tilaan. Mikäli käyttäjä käsittelee valitun laskun, taulukossa seuraavana oleva lasku tulee automaattisesti valituksi ja ko. laskun visualisointi näytetään ruudulla. Edellä mainitut muutokset ovat voimassa vain välilehdillä Asiatarkistus, Hyväksyminen ja Laskuhistoria Laskun tiedot muokattu näkymä Copyright Aditro 2012

33 Lokakuu (61) Käyttäjän valitessa kohdan Laskun tiedot muokattu näkymä muutokset koskevat vain Laskun tiedonnäyttöä. Muokattu Laskun tiedot-näyttö on esitetty alla olevassa kuvassa. Muokatussa Laskun tiedot-näytössä laskun visualisointi-osio on siirretty ruudun oikeaan laitaan. Liitteiden käsittelyn linkit on siirretty työkaluriville ja näytettävät viestit esitetään nyt ruudun vasemmassa laidassa ruudun alaosassa. Muokattu näyttö myös muistaa käyttäjän avaamat/sulkemat osiot käytettäessä Edellinen/Seuraava painikkeita laskuja selatessa. Käyttäjän käsiteltyä laskun, seuraava lasku avataan automaattisesti käyttäjälle tässä näkymässä Automaattisesti uudessa selaimessa Käyttäjän valitessa kohdan Automaattisesti uudessa selaimessa laskun kuva avautuu automaattisesti erillisessä selainikkunassa käyttäjän avatessa Laskun tiedot-näytön taulukkonäkymästä. Laskun avautuminen uudessa selainikkunassa tapahtuu myös, kun käyttäjä selaa laskuja Laskun tiedotnäytöllä käyttäen Edellinen/Seuraava-painikkeita työkalurivillä Copyright Aditro 2012

34 Lokakuu (61) 10. Laskun kierron toimenpiteet Käyttäjä voi suorittaa toimenpiteen yhdelle tai useammalle laskulle kerralla. Nämä toimenpiteet ovat laskun Tarkastaminen, Hyväksyminen ja Hylkääminen. Käyttäjä voi suorittaa toimenpiteen yhdelle laskulle klikkaamalla toimenpiteen nappulaa kyseiseltä laskuriviltä. Tai käyttäjä voi suorittaa kyseisen toimenpiteen laskulle Laskun Tiedot näytöllä. Käyttäjä voi suorittaa toimenpiteen usealle laskulle samalla kertaa valitsemalla kyseiset laskurivit listalta valintaruutuja käyttäen Laskun tarkastaminen Laskun tarkastaminen on prosessi, jos käyttäjän on tarkastettava laskun tiedot oikeiksi. Käyttäjä voi syöttää kommentteja muille käyttäjille laskua tarkastaessaan. Kommenttien lisääminen ei ole pakollista Laskun hyväksyminen Laskun hyväksyminen on prosessi, jos käyttäjän on hyväksyttävä laskun tiedot. Käyttäjä voi syöttää kommentteja muille käyttäjille laskua hyväksyessään. Kommenttien lisääminen ei ole pakollista Copyright Aditro 2012

35 Lokakuu (61) Laskun hylkääminen Laskun hylkääminen on prosessi, jossa käyttäjän on hylättävä lasku. Käyttäjän on syötettävä kommentti laskun hylkäämiselle muille käyttäjille. Käyttäjällä on siis oltava syy laskun hylkäämiselle. Käyttäjä voi myös perua oman laskun hylkäyksen esimerkiksi jos tämän vahingossa hylännyt. Hylkäyksen peruminen voidaan suorittaa Laskuhistoria välilehdellä, jossa on listattu kaikki ko. käyttäjän käsittelemät laskut. Taulukkonäkymässä hylätyn laskun riville on lisätty toiminto Peru hylkäys, jolla käsittelijä pysty oman hylkäyksensä kumoamaan. Huomaa kuitenkin, että jos joku muu ko. laskun käsittelyprosessissa on laskun hylännyt niin tällöin vain hylkäyksen tehnyt käsittelijä pystyy hylkäyksen peruuttamaan Uusi tila (Tilan muutos-näyttö) Laskuhistoria välilehdellä käyttäjä näkee laskut, jotka hän on käsitellyt. -ohjelman pääkäyttäjä Copyright Aditro 2012

36 Lokakuu (61) näkee kaikkien käyttäjien käsittelemät laskut. Tilan muutos on mahdollista vain Tikon ostolaskujen käsittely -ohjelman pääkäyttäjälle. 11. Suoraveloituslaskut yn on lisätty oma näkymä suoraveloituksessa olevia laskuja varten. Käyttäjälle näkyy valikossa linkki Suoraveloitus, joka avaa näkymän suoraveloituslaskuihin. Näkymässä käyttäjä antaa laskupäivämäärävälin, jonka mukaiset suoraveloituslaskut hän haluaa nähdä. Laskut haetaan näytölle laskupäivän perusteella, kun käyttäjä painaa Näytä-painiketta. Ennen käyttäjän tekemää hakua ei ruudulla näytetä yhtään laskua. Jättämällä hakukentät tyhjiksi ja valitsemalla Näytä haetaan kaikki yrityksen suoraveloituslaskut. Mikäli yrityksellä ei ole yhtään suoraveloituslaskuja antaa sovellus edellä mainitun haun jälkeen ilmoituksen Yhtään suoraveloituslaskua ei löytynyt. 12. n käyttäjäroolit Copyright Aditro 2012

37 Lokakuu (61) -ohjelman käyttäjäroolit löytyvät Tikon ohjelmien uuden ylläpidon valikosta: Asetukset - > Järjestelmäasetukset -> Käyttäjäroolit. Käyttäjärooleja ei ylläpidetä -ohjelman kautta. Roolit määritellään käyttäjätunnuksille, joilla kirjaudutaan Tikon ostolaskujen käsittelyohjelmaan. SS-00 Ei oikeutta Käyttäjä ei pääse kirjautumaan Tikon ostolaskujen käsittely -ohjelmaan. SS-01 Tarkistaja Käyttäjä voi asiatarkastaa uusia laskuja ja selailla aikaisemmin tarkastamiaan laskuja. Käyttäjä voi jakaa laskurivejä vain omalla roolitasolla (tarkistaja). Ei voi muuttaa laskun tiliöintitietoja. Voi lisätä liitteitä. SS-02 Hyväksyjä Käyttäjä voi hyväksyä uusia laskuja ja selailla aikaisemmin hyväksymiään laskuja. Käyttäjä voi jakaa laskurivejä vain omalla roolitasolla (hyväksyjä). Ei voi muuttaa laskun tiliöintitietoja. Voi lisätä liitteitä. SS-03 Tarkistaja ja hyväksyjä Käyttäjällä samat toiminnot kuin rooleista SS-01 ja SS-02. Ei voi muuttaa laskun tiliöintitietoja. Voi lisätä liitteitä. SS-04 Tarkistaja ja hyväksyjä ja maksatuksen hoitaja Samat toiminnot kuin rooleista SS-01 ja SS-02. Maksatuksen hoitajalle näkyy: Hyväksy maksatukseen -välilehti, jos tilitoimisto hoitaa maksatuksen tai: SEPA-maksut -välilehti, jos maksatusaineisto muodostetaan ostolaskujen käsittely -ohjelman kautta (yritystiedoissa valinta: Web-maksatus ). Voi muuttaa laskun tiliöintitietoja. Voi lisätä liitteitä. SS-05 Käyttäjä kaikilla muutosoikeuksilla Kattaa edellisten roolien oikeudet. Lisäksi SS-05 voi jakaa laskurivejä kaikilla roolitasoilla sekä määritellä yrityksen kierrätysasetuksia ja laskujen kierrätyssääntöjä. Voi muuttaa laskun tiliöintitietoja. Voi lisätä/poistaa liitteitä. SS-10 Pääkäyttäjä Pääkäyttäjä voi muuttaa laskun tilaa kierrossa sekä muokata kierrätysasetuksia ja kierrätyssääntöjä. Pääkäyttäjää ei voi valita laskun käsittelyrooliin. Voi lisätä/poistaa liitteitä. 13. Sähköpostimuistutukset Copyright Aditro 2012

38 Lokakuu (61) Sähköpostimuistutusten lähettäminen on prosessi, jossa seuraavana laskun kierrätysprosessissa olevalle käyttäjälle lähetetään muistutus sähköpostilla hänelle käsiteltäväksi saapuneista laskuista. käyttäjän muuttaessa laskun tilaa seuraavana kierrätysprosessissa olevalle henkilölle lähetetään sähköpostimuistutus. Jos käyttäjä muuttaa laskun tilaksi Hylätty, sähköpostimuistutus lähetetään edelliselle käyttäjälle. 14. Yrityksen kierrätysasetukset Kierrätysasetusten avulla käyttäjä voi muuttaa yrityksen oletuksena toimivaa ostolaskujen kierrätys polkua. Jos käyttäjällä on oikeudet muuttaa yrityksen kierrätysasetuksia, niin Yrityksen kierrätysasetukset -linkki on näkyvissä vasemmassa sivupalkissa. Yrityksen kierrätysasetukset -näyttö näkyy seuraavassa kuvassa. Kierrätysasetukset sisältävät Hyväksyjän tiedot, Tarkastajan tiedot sekä Maksatuksen hyväksyjän tiedot. Hyväksyjät, Tarkastajat ja Maksatuksen hyväksyjä ovat n tärkeimmät käyttäjät laskujen hallinnassa Copyright Aditro 2012

39 Lokakuu (61) Yrityksen kierrätysasetukset-sivulla esitetään seuraavat asetukset käyttäjälle: Käyttäjä voi määritellä peräkkäisten tarkastajien määrän ja syöttää tarkastajien tiedot. Tarkastajia voi olla 0 2 kappaletta. Käyttäjä voi määritellä peräkkäisten hyväksyjien määrän ja syöttää hyväksyjien tiedot. Hyväksyjiä voi olla 1 2 kappaletta. Käyttäjä voi määritellä maksatuksen hyväksyjien määrän ja syöttää maksatuksen hyväksyjän tiedot. Maksatuksen hyväksyjiä voi olla 0 1 kappaletta. Samassa yhteydessä esitetään myös tieto onko yrityksellä käytössä maksatustiedoston luonti ostolaskujen käsittelyssä (valintaruutu Käytä maksatuksen työnkulkua ). Huomioi, että yrityksen kierrätysasetuksiin tehtävät muutokset eivät vaikuta jo kierrossa oleviin laskuihin. Nämä kiertävät niillä asetuksilla, jotka olivat voimassa kun em. laskut laitettiin kiertoon. 15. Ostolaskun kierrätyssäännöt Kierrätyssääntöjen avulla on mahdollista luoda ostolaskuille kierrätyssääntöjä, jotka ohjaavat laskuja annettujen parametrien mukaan eri käsittelypolkuihin. Laskun kierrätyssääntöjä voidaan luoda perustuen käyttäjän antamiin parametreihin ja jokaiselle kierrätyssäännölle voidaan valita toisistaan poikkeavat laskun käsittelijät. Jos yrityksellä ei ole luotu kierrätyssääntöjä tai kiertoon lähtevään lähtevälle laskulle ei löydy sopivaa sääntöä ohjataan laskun käsittely yrityksen oletuskäsittelypolkuun ja siinä määritellyille käsittelijöille (katso kappale 13). Jotta käyttäjä pystyisi luomaan kierrätyssääntöjä ssä, tulee hänellä olla tarvittavat käyttöoikeudet ostolaskujen käsittelyyn. Oikeus luoda sääntöjä on rajattu koskemaan vain käyttäjärooleja SS-05 (käyttäjä kaikilla muutosoikeuksilla) ja SS-10 (pääkäyttäjä) Copyright Aditro 2012

40 Lokakuu (61) Kirjauduttuaan sisään yn käyttäjä voi luoda kierrätyssääntöjä valitsemalla työpöydältä linkin Ostolaskun kierrätyssäännöt ruudun vasemmasta laidasta löytyvästä valikosta Ostolaskun kierrätyssäännöt taulukkonäkymä Ostolaskun kierrätyssäännöt-linkin takaa aukeaa taulukkonäkymä, jossa esitetään luodut kierrätyssäännöt ja niiden tiedot. Taulukkonäkymään on lisätty suodatin, jossa voidaan määritellä säännön tilan (aktiivinen/passiivinen) perusteella taulukkonäkymässä esitettävät säännöt. Käyttäjä voi aktivoida/passivoida kierrätyssääntöjä muuttamalla Aktiivinen-kentän tilaa taulukkonäkymässä ja tallentamalla muutokset. Kierrätyssäännöt -taulukkonäkymä. Säännön tilan mukaan valittava suodatin näkyy kuvan oikeassa yläreunassa. Taulukkonäkymän työkalurivillä näkyy seuraavat painikkeet/linkit: Lisää uusi kierrätyssääntö Muokkaa valitun kierrätyssäännön asetuksia. Poistaa valitun/valitut kierrätyssäännöt Tallettaa taulukkonäkymässä tehdyt muutokset. Painike aktivoituu jos taulukkonäkymässä tehdään muutoksia. Sulkee taulukkonäkymän. Taulukkonäkymään on myös liitetty rivikohtaisia painikkeita, jotka ovat sijoitettu rivin viimeiselle sarakkeelle: Näyttää ruudulla säännön tiedot Muokkaa valitun säännön asetuksia Poistaa säännön Copyright Aditro 2012

41 Lokakuu (61) Ostolaskun kierrätyssäännöt muokkausnäkymä Kierrätyssäännön parametrit annetaan muokkausnäkymässä. Sääntöjä voidaan luoda perustuen yrityksen käytössä oleviin laskentakohteisiin, toimittajiin sekä laskun summaan. Säännöille voidaan myös määritellä aikaväli, jolloin kyseinen sääntö on voimassa. Laskun käsittelijöiden määrät sekä käyttäjätunnukset valitaan ruudun alaosassa olevien valintalistojen avulla. Kierrätyssäännön muokkausnäkymä kenttineen. Näkymä muuttuu yrityksen käytössä olevien laskentakohteiden mukaan. Muokkausnäkymän kentät: Tunnus automaattisesti luotu säännön yksilöivä numero Prioriteetti määrittelee säännön prioriteetin. Sääntöjä sovelletaan saapuviin laskuihin aina prioriteetin mukaan eli korkeimmalla prioriteetilla oleva sääntö ohittaa identtisen alemmalla prioriteetilla olevan säännön. Korkein mahdollinen prioriteetti on 1. Säännöille ei voida antaa samaa prioriteettinumeroa. Säännöt esitetään taulukkonäkymässä prioriteetin mukaan, korkein aina ensimmäisenä. Sääntöjä luodessa on hyvä antaa säännöille prioriteetit siten, että huomioidaan Copyright Aditro 2012

42 Lokakuu (61) mahdollisesti jo olemassa olevien sääntöjen väliin mahdollisesti myöhemmin lisättävät säännöt. Tämä tapahtuu antamalla säännöille prioriteettinumerot esim. sarjana 10, 20, 30 jne. Kuvaus vapaamuotoinen tekstikenttä esimerkiksi säännön nimeämiselle yms. Näkyy laskujen käsittelijöille Laskun tiedot -näytöllä. Laskentakohteet - voidaan valita yksittäinen arvo tai arvoväli. Jos esimerkiksi halutaan ohjata kaikki laskut kustannuspaikalta X säännössä valituille käsittelijöille tulee välin molempiin alasvetovalikoihin (alkaen, loppuen) valita sama kustannuspaikka X. Toimittaja - voidaan valita yksittäinen arvo tai arvoväli. Jos esimerkiksi halutaan ohjata kaikki laskut toimittajalta Y säännössä valituille käsittelijöille tulee välin molempiin alasvetovalikoihin (alkaen, loppuen) valita sama toimittaja Y. Laskun summa annettua summaa pienemmät laskut ohjautuvat tämän säännön mukaan. Esimerkki: toimittajan x kaikki laskut, jotka ovat pienempiä kuin 200 ohjataan käsittelijälle Y. Voimassa kierrätyssäännölle voidaan määritellä aikaväli, jonka aikana sääntö on voimassa ja ohjaa laskuja. Aktiivinen ilmaisee säännön tilan. Oletuksena kaikki uudet säännöt ovat aktiivisia ja ohjaavat laskuja annettujen parametrien mukaan. Sääntö voidaan asettaa passiiviseksi sekä muokkausnäkymässä että taulukkonäkymässä. Edellä mainittujen parametrien antamisen jälkeen tulee valita laskun käsittelijöiden lukumäärä ja heidän käyttäjätunnukset niille varattuihin kohtiin. Kun tarvittavat tiedot on annettu, tulee kierrätyssääntö tallettaa OK-painikkeesta Kierrätyssäännön lisääminen Laskun tiedot-näytöltä ssä kierrätyssääntöjä voidaan lisätä myös Laskun tiedot-näytöltä. Tällöin käyttäjällä tulee olla käyttäjärooli SS-05 (käyttäjä kaikilla muutosoikeuksilla). Laskun tiedot-näytöllä on myös esillä kunkin laskun kohdalla sovellettu kierrätyssäännön nimi Copyright Aditro 2012

43 Lokakuu (61) Laskun tiedot näyttö. Kierrätyssääntö-otsikon alla näkyy sen kierrätyssäännön nimi jota ko. laskun kohdalla on sovellettu. Jos kierrätyssääntöä ei ole käytetty, on kohdassa nähtävissä teksti Ei määriteltyä kierrätyssääntöä. Linkistä Kierrätyssääntö käyttäjä pääsee lisäämään uuden kierrätyssäännön Poikkeustilanteet kierrätyssääntöjen käytössä Tikon ostoreskontraan voidaan noutaa ja kirjata laskuja eri tavoin. Laskut lähtevät kiertoon Tikon ostolaskujen käsittelyyn sen jälkeen, kun ne ovat kirjautuneet Tikon ostoreskontraan. Tikon ostoreskontraan voidaan ostolaskuja noutaa massanoudoilla tai kirjata yksittäin. Edellä mainituissa tavoissa laskentakohteiden kirjaus tapahtuu hieman eri vaiheissa ja tästä johtuen vain ostolaskujen massanoudoissa ja ostoreskontran verkkolaskujen yksittäiskäsittelyssä voidaan huomioida kaikki kierrätyssäännöille annetut laskentakohteet ja laskut ohjata kiertoon oikean säännön mukaan. Jos Tikon ostoreskontrassa käytetään Tositteiden arkistointi -toimintoa (skannattujen laskujen käsittelyä), tulee normaalista poiketen kirjata ensin kulutili ja vasta sen jälkeen reskontratili. Samoin tulee menetellä käsin ostolaskuja tallennettaessa. Jos kirjaus tapahtuu järjestyksessä reskontratili ja sen jälkeen kulutili, niin lasku lähtee kiertoon ennen kuin laskentakohteet ovat kirjautuneet järjestelmään ja siksi laskentakohteita ei voida huomioida kierrätyssääntöjen valinnassa. Tällöin laskuihin sovelletaan vain toimittajaan ja laskun summaan perustuvia kierrätyssääntöjä. Jos yhtään soveltuvaa kierrätyssääntöä ei löydy, käytetään yrityksen oletuskierrätysasetusta ja siinä määriteltyjä laskunkäsittelijöitä. 16. Käyttäjäasetukset Copyright Aditro 2012

44 Lokakuu (61) Käyttäjäasetuksissa voidaan muokata käyttäjien henkilökohtaisia sovellusasetuksia. Näitä asetuksia päästään muokkaamaan menemällä Pääsivulle ja valitsemalla vasemmalta valikosta Käyttäjäasetukset -linkin. Käyttäjäasetukset -näyttö on esitetty seuraavassa kuvassa. Käyttäjäasetuksissa voidaan määritellä seuraavat asetukset: Sivuilla näytettävien rivien määrä valinnalla käyttäjä valitsee taulukkonäkymässä esitettävien laskurivien määrän. OK-painikkeella muutokset vahvistetaan. Painikerivin sijainti näytä taulukkonäkymän painikerivi rivin alussa (Vasen) tai rivin lopussa (Oikea). OK-painikkeella muutokset vahvistetaan. Näytä kommentti-näyttö laskun käsittelyssä näytetäänkö kommentti-näyttö laskua käsiteltäessä (tarkistus/hyväksyntä) myös taulukkonäkymässä. OK-painikkeella muutokset vahvistetaan. Vaihda salasana uuden salasanan vaihtaminen ostolaskujen käsittelyyn, vaadittavien tietojen syöttämisen jälkeen muutoksen vahvistus OK-painikkeella Vaihtoehtoiset Laskun visualisointiasetukset, joista on kerrottu tarkemmin kappaleessa Single Euro Payments Area (SEPA) -ohjelman kautta voidaan luoda SEPA-maksatusaineistoja. Laskut, jotka eivät ole SEPA-maksualueeseen kuuluvia, näkyvät -ohjelman Muut maksut -välilehdellä. Näistä maksuista ei voi muodostaa maksatustiedostoa Tikon ostolaskujen käsittely -ohjelman kautta Copyright Aditro 2012

45 Lokakuu (61) SEPA-alue kattaa kaikki EU-maat ja lisäksi Islannin, Liechtensteinin, Norjan ja Sveitsin. SEPA maksut täytyy olla euromääräisiä ja ne vaativat paikallisen tilinumeron sijasta IBAN-tilinumeron ja BIC-koodin. SEPA-maksuja varten on luotu yhteiset säännöt, prosessit ja palvelutasot jokaiselle maksuinstrumentille. ISO20022 on standardi näille maksuinstrumenteille. 18. Maksatukseen hyväksyminen, kun tilitoimisto hoitaa maksatuksen Jos käyttäjä on maksatuksen hyväksyjä ja maksutiedoston luonti ssä ei ole käytössä, Hyväksy maksatukseen välilehti tulee näkyviin alla olevan kuvan mukaisesti maksujen hyväksymistä varten käyttäjän kirjautuessa sovellukseen. Kaikki tarkastetut ja hyväksytyt laskut tulevat maksatuksen hyväksyjälle maksatukseen hyväksymistä varten. Hyväksy maksatukseen välilehti näyttää listan laskuista, joille voi suorittaa toimenpiteitä kuten Hyväksy, Hylkää ja Viestit. Maksatuksen hyväksyjä voi tarkastella myös laskun tietoja painamalla Avaa-linkkiä laskurivillä. Käyttäjä voi suorittaa toimenpiteitä yhdelle tai useammalle laskuriville. Maksatuksen hyväksyjä voi muokata maksun tietoja Laskun tiedot -näytöllä. Muut käyttäjät voivat ainoastaan nähdä maksatuksen tiedot Laskun tiedot näytöllä. 19. Maksatukseen hyväksyminen, kun asiakas luo itse maksatustiedoston Copyright Aditro 2012

46 Lokakuu (61) Jos maksutiedoston luonti ssä on käytössä, maksatuksen hyväksyjällä näkyvät myös SEPA-maksut välilehti sekä muut maksatukseen liittyvät välilehdet. SEPA-maksatustiedosto luodaan sovelluksen toimesta. SEPA-maksatustiedostoa käytetään maksun suorittamiseen. SEPA-alue kattaa kaikki EU-maat ja lisäksi Islannin, Liechtensteinin, Norjan ja Sveitsin. näytetään myös seuraavat välilehdet: SEPA-maksut Laskujen pitää olla tilassa "Ostolasku hyväksytty ja valmis maksatukseen" tai "Ostolasku hyväksytty ja valmis maksatukseen (ulkomaanmaksu)". Laskujen tulee olla euromääräisiä. Laskujen pitää kuulua SEPA-alueelle (BIC-koodissa olevan maatunnuksen mukaisesti) SEPA-maksut välilehti näyttää listan hyväksytyistä laskuista, jotka on mahdollista sisällyttää SEPA-maksatustiedostoon. Käyttäjä näkee laskun tiedot klikkaamalla haluamansa laskun kohdalla linkkiä Näytä tiedot Copyright Aditro 2012

47 Lokakuu (61) Laskun tiedot näyttävät IBAN-tilinumeron ja BIC-koodin, jotka ovat pakollisia SEPA-maksulle Copyright Aditro 2012

48 Lokakuu (61) Käyttäjä voi lisätä haluamansa laskun maksutiedostoon klikkaamalla Lisää lasku painiketta laskurivillä. Käyttäjä voi lisätä useita laskuja maksutiedostoon valitsemalla ne valintaruuduista ja painamalla laskurivien alapuolella olevaa Lisää valitut laskut painiketta. Käyttäjä pääsee Laskun tiedot-sivulle käyttämällä Avaa-painiketta laskurivillä. Maksutiedostoon sisällytettävät laskut näyttää kaikki käyttäjän maksutiedostoon valitsemat laskut. Käyttäjä voi ryhmitellä tiedot eri tekijöiden mukaisesti. Oletuksena tiedot ryhmitellään maksutilin ja maksupäivän mukaisesti. Nyt summatiedot näytetään myös ryhmittelyillä Eräpäivä, Maksupäivä ja Toimittajan nimi Käyttäjä näkee laskun tiedot klikkaamalla Näytä tiedot Copyright Aditro 2012

49 Lokakuu (61) Käyttäjä voi poistaa laskun listasta painamalla Poista lasku painiketta laskurivillä. Käyttäjä voi muuttaa maksupäivää ja maksajan pankkitiliä klikkaamalla tai tuplaklikkaamalla kyseistä tietoa laskurivillä. Käyttäjä voi valita maksulistalta poistettavat laskut valitsemalla kyseiset laskut valintaruuduista ja painamalla Poista valitut laskut -painiketta, joka sijaitsee laskurivien alapuolella. Käyttäjä voi myös muuttaa laskun maksupäivää ja maksutiliä valitsemalla haluamansa laskut listalta ja klikkaamalla Muuta maksun tietoja -painiketta. Käyttäjän on valittava lasku(t) muuttaakseen maksun tietoja. Käyttäjä voi luoda ja ladata SEPAmaksatustiedoston (XML) koneelleen painamalla nappia Tallenna XML. Jokainen luotu SEPA-maksatustiedosto kirjautuu Maksuhistoria-välilehdelle Copyright Aditro 2012

50 Lokakuu (61) Mikäli halutaan lähettää SEPA-maksatustiedosto automaattisesti pankkiin, tulee Aditro Pankkipalvelutsovelluksen olla asennettuna ja toimintakunnossa. Maksatustiedoston luonti ja lähetys pankkiin tehdään automaattisesti käyttäjän valitessa laskut maksatustiedostoon ja painamalla Maksa nytpainiketta Copyright Aditro 2012

51 Lokakuu (61) Muut maksut Laskujen pitää olla tilassa "Ostolasku hyväksytty ja valmis maksatukseen" tai "Ostolasku hyväksytty ja valmis maksatukseen (ulkomaanmaksu)". Laskut jotka eivät ole euromääräisiä. Laskut, jotka ovat euromääräisiä, mutta eivät kuulu SEPA-alueelle (BIC-koodissa olevan maatunnuksen mukaisesti) Käyttäjä voi nähdä laskun visualisoinnin painamalla Avaa-linkkiä Täydennettävät maksut Kaikki laskut, joilta puuttuu maksatuksen kannalta oleellisia tietoja, tulevat Täydennettävät maksut -välilehdelle. Puuttuvia tietoja voivat olla esimerkiksi IBAN-tili tai maksajan tilinumero. Lista näyttää laskun perustiedot Copyright Aditro 2012

52 Lokakuu (61) Perustiedoissa näkyvät myös korjattavat puutteet ja virheet. Käyttäjä voi nähdä laskun visualisoinnin painamalla Avaa-linkkiä Maksuhistoria Kaikki laskut, joista on maksatustiedosto luotu ssä, tulevat Maksuhistoriavälilehdelle. Lista näyttää SEPA-maksatustiedostojen historian. Luodun SEPA-maksatustiedoston näkee Alkuperäinen-merkinnästä Maksutiedoston tyyppi sarakkeessa. Käyttäjä näkee SEPA-maksatustiedoston sisältämät laskut klikkaamalla Näytä tiedot-linkkiä. Käyttäjä näkee laskun visualisoinnin klikkaamalla Avaa-linkkiä laskurivillä. Käyttäjä voi ladata uudelleen SEPA-maksatustiedoston koneelleen painamalla Lataa Uudelleen nappulaa, joka löytyy SEPA-maksatustiedoston riviltä. Kun uudelleen lataus on onnistunut, uusi rivi lisätään maksuhistoriaan ja sen tyypiksi merkitään Kopio. Käyttäjää pyydetään tallentamaan kopio SEPA-maksatustiedostosta koneelle (XMLformaatissa). Ainoastaan alkuperäinen SEPA-maksatustiedosto voidaan ladata uudelleen Copyright Aditro 2012

53 Lokakuu (61) Käyttäjä voi poistaa SEPA-maksatustiedoston painamalla Poista-nappulaa SEPAmaksatustiedoston rivillä. Kun SEPA-maksatustiedosto on poistettu onnistuneesti maksuhistoriaan lisätään rivi, jonka Maksutiedoston tyyppi on Poistettu. Kun SEPA-maksatustiedosto on poistettu, siihen sisältyneet laskut palautuvat SEPA-maksut välilehdelle. Käyttäjä voi poistaa yksittäisen laskun SEPA-maksatustiedostosta painamalla Poista-nappulaa laskurivillä. Kun lasku on poistettu onnistuneesti, uusi rivi lisätään ja sen SEPA-tiedostotyypiksi asetetaan Poistettu. 20. Maksatustiedoston muodostamiseen liittyvät toiminnot Luo ja lataa maksatustiedosto (SEPA) Luo uuden SEPA-maksatustiedoston annetuista laskuista, maksutiedoista ja toimittajan pankkitiedoista. Tämä SEPA-tiedosto on Euro-maksualuetta varten. Käyttäjä voi lisätä yhden tai useita laskuja SEPA-maksatustiedostoon. Käyttäjä voi muuttaa maksuille maksajan tilinumeron ja/tai maksupäivän. Käyttäjä voi luoda SEPA-maksatustiedoston (XML-muodossa) SEPA-standardin mukaisesti ja ladata SEPA-maksatustiedoston koneelleen XML-muodossa painamalla Tallenna XML - nappulaa. Lataa SEPA-maksatustiedosto uudelleen SEPA-maksatustiedoston pystyy lataamaan uudelleen koneelle painamalla Lataa uudelleen-nappulaa Maksuhistoria-välilehdellä. Ainoastaan alkuperäinen SEPA-maksatustiedosto on mahdollista ladata uudelleen, siihen asti kun maksut on kirjattu Tikon ostoreskontraan suorituksiksi tai maksettuihin laskuihin on tehty muutoksia Tikon ostoreskontrassa tai maksuja on poistettu ssä. Poista SEPA-maksatustiedosto SEPA-maksatustiedoston pystyy poistamaan Maksuhistoriasta painamalla Poista-nappulaa SEPAmaksatustiedostojen listalla Copyright Aditro 2012

54 Lokakuu (61) Poistettaessa SEPA-maksatustiedosto, kaikki siihen liitetyt laskut palautetaan SEPA-maksut välilehdelle. 21. Pankkitilien Saldot yn on lisätty mahdollisuus tarkastella yrityksen maksutilien saldoja käyttäen hyväksi Aditron pankkipalveluja. Toiminnallisuutta varten on ruudun vasemmassa laidassa olevaan valikkoon lisätty linkki Pankkitilien saldot. Tämä linkki on näkyvissä vain jos yrityksellä on Web maksutapana valittuna arvo 1 tai 2. Tämän lisäksi Aditron Pankkipalveluiden tulee olla asennettuna ja toiminnassa. Pankkitilien saldot-näkymässä esitetään kaikki yrityksen maksutilit ja niiden saldotiedot. Saldot voidaan ajastaa haettavaksi Aditro pankkipalveluiden puolelta esim. kerran päivässä tai useammin. Tällöin Pankkitilien saldot-näkymässä näkyy pankkitilien viimeksi haetut saldotiedot sekä päivitysaika. 22. Kassamaksut Kassamaksujen käsittelyn käyttöliittymä on integroitu osaksi ä. Linkki kassamaksuihin on lisätty sovelluksen päänäytön vasemmassa laidassa olevaan valikkoon. Linkki on näkyvissä vain jos käyttäjälle on määritelty jokin seuraavista itsepalvelun käyttäjäroolista: SS 04, SS 05 tai SS 10. Jotta kassamaksujen suorittaminen onnistuisi, tulee edellisen lisäksi myös Aditron pankkipalveluiden (ABS) olla asennettuna ja yrityksellä käytössä. Samoin sovelluksen käyttäjällä tulee olla aktivoitu turvakoodisarja käytössä Copyright Aditro 2012

55 Lokakuu (61) Kassamaksu-linkin takaa päästään sovelluksen päänäkymään, joka on jaettu toiminnoittain eri välilehtiin Kassamaksut Kassamaksut-välilehdellä käyttäjä syöttää tarvittavat tiedot tilisiirtoa varten. Tietojen syöttämisen ja hyväksymisen jälkeen maksu siirtyy Aditro pankkipalvelujen (ABS) maksujonoon ja siitä edelleen ajastetusti pankkiin Copyright Aditro 2012

56 Lokakuu (61) Maksutili valikosta valitaan haluttu yrityksen maksutili. Pakollinen tieto. Maksupohja valikosta valitaan haluttu maksupohja, mikäli käyttäjä on tallentanut maksupohjia aikaisempien maksujen yhteydessä. Maksun saaja syötetään maksun saajan nimi. Pakollinen tieto. Saajan tili syötetään maksun saajan tilinumero. Pakollinen tieto. Saajan pankin BIC-koodi mikäli edelliseen Saajan tili-kenttään syötetään suomalainen tilinumero, sovellus osaa itse täydentää oikean BIC-koodin maksun käsittelyn yhteydessä. Muussa tapauksessa käyttäjän tulee itse syöttää oikea BIC-koodin arvo kenttään. Pakollinen tieto mikäli edelliseen Saajan tili-kenttään on syötetty muu kuin suomalainen tilinumero. Maksun määrä syötetään maksun summa. Pakollinen tieto. Eräpäivä valitaan haluttu maksupäivä. Pakollinen tieto. Viite syötetään maksun viitenumero. Pakollinen tieto mikäli viestiä ei anneta. Viesti syötetään viesti maksulle. Pakollinen tieto mikäli viitettä ei anneta. Turvakoodi kenttä turvakoodin syöttämistä varten. Turvakoodi kysytään aina kassamaksun suorituksen yhteydessä. Turvakoodin kysely-ikkunan saa suljettua painamalla näppäimistön Escpainiketta, mikäli haluaa peruuttaa toimenpiteen Copyright Aditro 2012

57 Lokakuu (61) Tallenna maksupohja mikäli käyttäjä haluaa tallettaa lomakkeelle syöttämänsä tiedot maksupohjaksi, tulee tämä kenttä olla valittuna ennen kassamaksun suorittamista Tulosta uusi turvakoodisarja Mikäli käyttäjän pitää tulostaa uusi turvakoodisarja, tapahtuu tämä välilehdellä Tulosta uusi turvakoodisarja. Pystyäkseen tulostamaan ja aktivoimaan uuden turvakoodisarjan, käyttäjällä tulee olla vähintään neljä käyttämätöntä turvakoodia aktiivisesta turvakoodisarjasta. Käyttäjän annettua pyydetyt turvakoodit uusi turvakoodisarja näytetään käyttäjälle ruudulla, josta käyttäjä voi tulostaa listan paperille. Turvakoodin kysely-ikkunan saa suljettua painamalla näppäimistön Esc-painiketta, mikäli haluaa peruuttaa toimenpiteen Copyright Aditro 2012

58 Lokakuu (61) Tulostettaessa turvakoodisarjaa on suositeltavaa vaihtaa tulostusasetukseksi Landscape kohdassa Orientation. Jos tulostus jostain syystä epäonnistuu, käyttäjä voi aina tulostaa uuden turvakoodilistan Print-painikkeesta Aktivoi turvakoodisarja Käyttäjä tulostettua uuden turvakoodisarjan, tulee tämä aktivoida käyttöön Aktivoi turvakoodisarjavälilehdellä. Käyttäjän tulee syöttää pyydetyt turvakoodit nykyisestä aktiivisesta turvakoodisarjasta minkä jälkeen uusi turvakoodilista on aktivoitu. Käyttäjä huomaa tämän vaihtuneesta turvakoodilistan numerosta sovelluksen kysyessä seuraavan kerran turvakoodia. Turvakoodin kysely-ikkunan saa suljettua painamalla näppäimistön Esc-painiketta, mikäli haluaa peruuttaa toimenpiteen Copyright Aditro 2012

59 Lokakuu (61) Maksupohjat Käyttäjän tallettamat maksupohjat näkyvät Maksupohjat-välilehdellä. Käyttäjä voi poistaa yksittäisen maksupohjan käyttämällä rivikohtaista Poista-painiketta tai useamman kerralla valitsemalla halutut maksupohjat taulukosta ja käyttämällä työkaluriviltä Poista-painiketta Maksuhistoria Maksuhistoria-välilehdellä esitetään tietoa käyttäjän tekemistä kassamaksuista. Välilehdelle päivittyy myös Aditro pankkipalveluista saatu tieto tilisiirron käsittelystä pankissa ja siihen liittyvät tilat kenttään Maksun tilat Copyright Aditro 2012

60 Lokakuu (61) Copyright Aditro 2012