Käyttöohje NetTikon PALKKA

Transkriptio

1 Toukokuu (17) käyttöohje

2 Toukokuu (17) Sisällysluettelo Johdanto Aloitus Kirjautuminen sisään Salasana unohtunut Salasanan vaihtaminen Käyttäjätunnuksen lukkiutuminen Sovelluksen aikakatkaisu Etusivu ja menu Etusivu Tiedotteet Avoimet tehtävät Menu Silverlight-sovellukset Yrityksen vaihto Kirjautuminen ulos ja käyttäjäasetukset PALKKA sovellus Palkka-aineiston hyväksyminen ja hylkääminen Palkka-aineistojen katselu Raportin tiedot näyttö Käyttäjäasetukset... 16

3 Toukokuu (17) Johdanto on palkanlaskennan palkka-aineistojen hyväksymiseen tarkoitettu web-sovellus. Se on integroitu kiinteästi Tikon palkanlaskennan ja arkiston kanssa. Tikon palkanlaskennassa muodostettu palkka-aineisto lähetetään hyväksyttäväksi sovitulle yrityksen hyväksyjälle. Ennen hyväksyntään lähettämistä Tikon palkanlaskennassa on palkka-aineistolle saatettu kirjoittaa lisäselvitystä. Palkka-aineisto arkistoidaan Tikon arkistoon käsittelemättömänä, jotta hyväksyjän on mahdollista käsitellä palkka-aineisto visuaalisesti. Tikon lähettää hyväksyjälle automaattisen sähköposti-ilmoituksen hyväksyttäväksi saapuneesta palkka-aineistosta. -sovelluksen käyttäjä- ja käyttöoikeustietojen sekä sähköpostilähetystä koskevien tietojen ylläpito tapahtuu Tikon Ylläpito -sovelluksessa. Hyväksyjä käsittelee palkka-aineiston -sovelluksella, johon hyväksyjä voi kirjautua joko saamansa sähköpostiviestin linkin tai selaimen kirjautumisosoitteen kautta. sovelluksessa hyväksyjä voi hyväksyä tai hylätä palkka-aineiston ja lisätä palkkaaineistolle kommentin, joka arkistoituu Tikon arkistoon. Kun hyväksyjä on käsitellyt palkka-aineiston, käsittelystä lähtee automaattinen sähköpostiviesti palkka-aineiston kiertoon laittaneelle palkanlaskijalle. Hyväksynnässä palkka-aineistolle lasketaan tarkistussumma, jolla varmistetaan, ettei palkka-aineistoa ole muutettu ennen palkka-aineiston lopullista arkistointia. Keskeisiä ominaisuuksia: Yrityksen edustajille voidaan luoda useita käyttäjätunnuksia erilaisin käyttäjäoikeuksin Web-käyttöliittymän kautta voidaan käsitellä usean eri yrityksen palkka-aineistoja Käyttäjätilien avulla voidaan hyväksyä tai hylätä palkka-aineistoja

4 Toukokuu (17) 1. Aloitus 1.1. Kirjautuminen sisään sovellukseen kirjaudutaan Tikon- käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tikon sovellusten Tiko-käyttäjän pääsy NetTikon -sovelluksiin on turvallisuussyistä estetty. Sisäänkirjautumisikkuna näyttää seuraavat tiedot käyttäjälle: Tikon logo ja sovelluksen versionumero Kentät käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä varten Salasana unohtunut -linkki uuden salasanan luontia varten. Liput kielen vaihtamiseksi suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi. OHJE määrityksistä mitkä eri selaimille on tehtävä kun sovellusta käytetään 1.2. Salasana unohtunut NetTikon käyttäjän on mahdollista luoda käyttäjätunnukselleen uusi salasana. Uusi salasana luodaan sisäänkirjautumisikkunassa syöttämällä ensin käyttäjätunnus ja tämän jälkeen valitsemalla Salasana unohtunut? linkki.

5 Toukokuu (17) Ruudulle avautuu syöttöruutu käyttäjän sähköpostiosoitetta varten. Käyttäjä kirjoittaa sähköpostiosoitteensa ja painaa Luo uusi salasana painiketta. Järjestelmä luo nyt käyttäjälle uuden salasanan ja lähettää sen käyttäjän antamaan sähköpostiosoitteeseen. Annetun sähköpostiosoitteen on oltava sama, joka Tikon-ohjelmiston ylläpidossa on määritelty tälle käyttäjälle. Sovelluksen luoman salasanan voi vaihtaa NetTikon sovellusten valikkotoiminnolla haluamakseen salasanaksi 1.3. Salasanan vaihtaminen Käyttäjä voi vaihtaa jo käytössä olevan salasanansa haluamaansa salasanaan. Tämä tapahtuu kirjautumalla NetTikon sovellukseen ja valitsemalla valikosta Asetukset - Käyttäjäasetukset. Käyttäjä syöttää nykyisen sekä halutun uuden salasanan kohdassa Vaihda salasana Käyttäjätunnuksen lukkiutuminen Käyttäjän käyttäjätunnus lukkiutuu turvallisuussyistä, jos salasana on syötetty väärin viisi kertaa peräkkäin. Tällöin käyttäjä saa viestin tunnuksen sulkemisesta ja kehotuksen olla yhteydessä järjestelmän ylläpitäjään (tilitoimistoon) käyttäjätunnuksen vapauttamiseksi Sovelluksen aikakatkaisu Tietoturvan parantamiseksi NetTikon sovelluksessa on aikakatkaisu. Tämä ominaisuus pakottaa käyttäjän kirjautumaan uudestaan sovellukseen, mikäli sovellukseen kirjautunut käyttäjä ei ole määritellyn aikakatkaisuarvon aikana käyttänyt sovellusta. Aikakatkaisun aika voidaan määritellä Tikon ylläpito-ohjelmassa. 2. Etusivu ja menu

6 Toukokuu (17) 2.1. Etusivu Etusivu on NetTikon-sovellusten oletusnäkymä sisäänkirjautumisen jälkeen. Etusivulla esitetään erilaisia tiedotteita ja käyttäjän avoimet tehtävät eri NetTikon-sovelluksissa. Etusivu muuttuu käyttäjän oikeuksista sekä käytössä olevista NetTikon-sovelluksista riippuen. Etusivun tietojen päivitys tapahtuu - ikonista Tiedotteet NetTikon-etusivun Tiedotteet-osiossa esitetään sekä Tikon Oy:n julkaisemat että Tikon Ylläpito -sovelluksen kautta loppukäyttäjille laaditut tiedotteet. Tiedotteet näkyvät osiossa julkaisujärjestyksessä uusin aina päällimmäisenä.

7 Toukokuu (17) Tiedote avautuu ruudulle klikkaamalla haluttua tiedotetta Avoimet tehtävät Etusivun Avoimet tehtävät-osiossa esitetään ko. käyttäjän avoimet tehtävät eri NetTikonsovelluksissa. Osio koostuu sovelluskohtaisista tiilistä, joissa on näkyvillä linkit käyttäjän toimenpiteitä vaativiin töihin kyseisessä sovelluksessa sekä pikalinkit sovelluksen yleisimpiin toimintoihin. Osion sovelluskohtaisten tiilien määrä ja sisältö vaihtelee käytössä olevien NetTikon-sovellusten mukaan sekä käyttäjän avoimien töiden mukaan.

8 Toukokuu (17) 2.4. Menu Etusivun vasemmassa laidassa olevasta menusta valitaan haluttu NetTikon-sovellus. Sovelluksen valinnan jälkeen ko. sovelluksen toimintonäytöt ovat valittavissa joko menusta tai päänäkymässä esitettävien linkkien kautta Silverlight-sovellukset Mikäli valitaan jokin Silverlight-sovelluksista (TOSITE, PALKKA, OSTOLASKU, MYYNTILASKU) menun sovellusvalinnat muuttuvat ikoneiksi ja ko. menun rinnalle avautuu valitun Silverlight-sovelluksen menu valintoineen. Huomioi, että Silverlight-sovellukset ovat valittavissa vain selaimillla jotka tukevat Silverlight-liitännäistä (IE ja Firefox). Alla kuva avatusta OSTOLASKU-sovelluksen Silverlight-menusta.

9 Toukokuu (17) Valitsemalla jokin HTML-sovellus (ETUSIVU, MYYNTILASKU Mobiili, OSTOLASKU Mobiili, RAPORTTI, AIKA, PANKKI tai KULU JA MATKA) Silverlight-menu sulkeutuu ja menun ulkoasu palautuu oletustilaansa Yrityksen vaihto Yrityksen vaihto NetTikon menussa tapahtuu klikkaamalla menun yläosassa sijaitsevaa yritys-osiota, jolloin ruudulle avautuu lista käyttäjälle sallituista yrityksistä. Käyttäjä voi valita haluamansa yrityksen listasta klikkaamalla. Yrityslistaa voi myöskin suodattaa syöttämällä haluttu nimi listan näytön yläsosassa olevaan suodatuskenttään.

10 Toukokuu (17) 2.7. Kirjautuminen ulos ja käyttäjäasetukset NetTikon menun yläosasta löytyvät painikkeet uloskirjautumiselle sekä käyttäjäasetuksille. - Uloskirjautuminen NetTikonista - Käyttäjäasetukset. NetTikon käyttäjäasetusten muokkaus ja NetTikon-sovelluksien salasanan vaihtaminen. 3. PALKKA sovellus Sisään kirjautuneelle käyttäjälle aukeaa PALKKA sovelluksen päänäyttö

11 Toukokuu (17) Yritysvalinta ja valikkoalue Näytössä vasemmalla on yritysvalinta- ja valikkoalue, joka sulkeutuu ja avautuu nuolipainikkeista (< ja >) Jos käyttäjällä on käyttöoikeus vain yhteen yritykseen, yritys on automaattisesti valittuna. Jos käyttäjällä on käyttöoikeus useisiin yrityksiin, on valittuna se yritys, jota käyttäjä on viimeksi käsitellyt. Käsiteltävän yrityksen voi vaihtaa yritysvalintaluettelosta. Jos valikkorakenne on suljettuna, rakenne aukeaa + ikonista. Päänäyttö Päänäyttöalueelle aukeaa valikkovalinnan mukainen toiminto. Päänäytön otsikkopalkissa on linkki Ohje, josta avautuu sovelluksen käyttöohje (tämä ohje). Näytön yläkehyksessä näytetään käyttäjätunnus ja käyttäjän nimi. Muut näytön toiminnot Sovellus suljetaan Uloskirjaus painikkeesta. Tietoja painike näyttää sovelluksen versiotietoja 4. Palkka-aineiston hyväksyminen ja hylkääminen Kun käyttäjä avaa valikosta Palkka aineiston hyväksyntä toiminnon, avautuu käyttäjän hyväksyntää odottavien palkka-aineistojen luettelo.

12 Toukokuu (17) Raportti Palkkakausi Rajaus Mistä Mihin Palkanlaskija Hyväksyjä Kuvaus Kommentti Hyväksyntään lähetetyn raportin nimi Hyväksyntään lähetetyn raportin palkkakausi Hyväksyntään lähetetyn raportin tulostusvalinnat Hyväksyntään lähetetyn raportin tulostusvalintojen rajaus Hyväksyntään lähetetyn raportin tulostusvalintojen rajaus Hyväksyntään lähettäneen palkanlaskijan Tikon tunnuksen nimitieto Hyväksyjän käyttäjätunnus Viesti jonka hyväksyntään lähettäjä on kirjoittanut Aiemmat kommentit, jos palkka-aineisto on jo kiertänyt hyväksynnässä Hyväksyjä valitsee palkka-aineiston ja joko hylkää tai hyväksyy palkka-aineiston rivillä olevilla painikkeilla. Käyttäjä voi hyväksyä/hylätä kaikki hänelle osoitetut palkka-aineistot yhdellä toiminnolla merkitsemällä ruksin valintakentän otsikkoriville tai merkitä tietyt palkka-aineistot hyväksyntään palkka-aineisto riveille erikseen. Lisäksi on valittava onko kyseessä palkka-aineiston hyväksyminen vai hylkäys. Toimenpide suoritetaan OK painikkeella. Palkka-aineiston voi myös avata katseluun Avaa painikkeella ja hyväksyä/hylätä sen avautuvalla Palkka-aineiston tiedot näytöllä Jos palkka-aineistoja hylätään, on hylkäyksen syy aina annettava. Myös hyväksytyille palkka-aineistoille voi halutessaan kirjoittaa kommentin.

13 Toukokuu (17) Jos valittuna oli useampi kuin yksi palkka-aineisto, varmistetaan, että hyväksyjä tarkoittaa saman kommentin koskevan kaikkia palkka-aineistoja. Käsitellään = Sama kommentti hyväksytään kaikille palkka-aineistoille Takaisin = Palataan takaisin kommenttinäytölle ja muutetaan kommenttia Peruuta = Peruutetaan hyväksyminen. Samaa kommenttia ei haluta kaikille palkka-aineistoille vaan palataan päänäytölle ja muutetaan palkka-aineisto valintaa Kun palkka-aineisto on hyväksytty tai hylätty, palkka-aineiston hyväksyntään lähettänyt palkanlaskija saa sähköpostiinsa hyväksynnästä/hylkäyksestä ilmoituksen. Esimerkiksi: NetTikon: Yrityksessä 0010 Tikowin Oy on hyväksytty raportti Tarkistuslista. NetTikon: Yrityksessä Tikowin Oy on hyväksytty raportti Tarkistuslista. Hyväksyjä: palketa palkkojen hyväksyjä Kommentti: Tämä ilmoitus on lähetetty sähköpostiosoitteeseen, joka on kirjattu Tikon käyttäjätiliisi. Sähköposti on luotu automaattisesti, älä vastaa tähän viestiin Kun palkanlaskija saa viestin, hän tekee tarvittavat muutokset ja voi lähettää palkka-aineiston uudelleen hyväksyttäväksi. Palkanlaskija on voinut lisätä hyväksyttävälle palkka-aineistolle myös kuvaustietoja. 5. Palkka-aineistojen katselu

14 Toukokuu (17) Hyväksyttävien palkka-aineistojen tietoja voi katsella ruksaamalla halutut palkka-aineisto rivit ja painamalla jonkin rivin kohdalla Avaa painiketta. Aukeaa Raportin tiedot näyttö Jos katseluun valittiin useita palkka-aineistoja, siirrytään seuraavaan palkka-aineistoon selausnäytön nuolipainikkeilla Palkka-aineisto selaukseen palataan näyttö sulkemalla 5.1. Raportin tiedot näyttö

15 Toukokuu (17) Raportin tiedot näytöllä on kolme tietoaluetta, jotka voi tilanteen mukaan avata ja sulkea nuoli painikkeesta. Raportin käsittely Raportin käsittely alueella hyväksytään tai hylätään palkka-aineisto. Jos palkka-aineisto hylätään, on kommenttikenttään annettava hylkäyksen peruste. Jos palkka-aineisto hyväksytään, kommentin antaminen ei ole pakollista. Hylkäys-/hyväksymistoiminnot on kuvattu aiemmin tässä ohjeessa. Raportin visualisointi Raportin visualisointiosassa näytetään palkka-aineiston kuva. Lisäksi visualisointiosan Raportti kohdasta palkka-aineiston pdf-tiedoston saa avattua näytölle erillisenä tiedostona. Liitteet kohdassa on linkki palkka-aineiston hyväksymismerkintöihin. Infoalue

16 Toukokuu (17) Raportin tiedot näytön oikeassa reunassa näytetään palkka-aineiston tunnistetiedot, sekä palkkaaineiston hyväksynnän tietoja. Raportti ja palkkakausi Palkanlaskija Sen Tikon käyttäjän nimi, joka on siirtänyt palkka-aineiston hyväksyntään Raportin tila Tila hyväksynnässä Selite Kuvausteteksti, jonka palkanlaskija on lisännyt siirtäessään palkka-aineiston hyväksyntään Kommentti Mahdolliset aiempien hyväksymiskierrosten tilamuutokset sekä kommentit 6. Käyttäjäasetukset Käyttäjäasetuksissa voidaan muokata käyttäjien henkilökohtaisia sovellusasetuksia. Näitä asetuksia päästään muokkaamaan menemällä Pääsivulle ja valitsemalla vasemmalta valikosta Käyttäjäasetukset -linkki. Käyttäjäasetukset talletetaan selaimen välimuistiin ja ne pysyvät haluttuina kunnes selaimen välimuisti tyhjennetään. Käyttäjäasetukset -näyttö on esitetty seuraavassa kuvassa.

17 Toukokuu (17) Käyttäjäasetuksissa voidaan määritellä seuraavat asetukset: Sivuilla näytettävien rivien määrä valinnalla käyttäjä valitsee taulukkonäkymässä esitettävien rivien määrän väliltä Oletusarvona on 30 riviä. OK-painikkeella muutokset vahvistetaan. Vaihda salasana uuden salasanan vaihtaminen NetTikon sovellukseen. Vaadittavien tietojen syöttämisen jälkeen muutokset vahvistetaan OK-painikkeella.