TOIMITTAJAOHJE SÄHKÖISTEN LASKUJEN LUOMINEN PORTAALISSA. Noudatattehan näitä ohjeita SYYSKUU Kehitämme ostosta maksuun -ketjua ja -prosessia

Transkriptio

1 OHJE TOIMITTAJILLE 1 TOIMITTAJAOHJE SÄHKÖISTEN LASKUJEN LUOMINEN PORTAALISSA SYYSKUU 2018 Noudatattehan näitä ohjeita Kehitämme ostosta maksuun -ketjua ja -prosessia Basware Corporation Copyright Basware Corporation Kaikki oikeudet pidätetään Laskut ajallaan maksuun, aikaa ja rahaa säästäen

2 OHJE TOIMITTAJILLE 2 Sisältö A. Siirrymme KONEella sähköiseen laskutukseen... 3 Näin käytät luontipalvelua helposti... 3 B. Laskun luominen... 5 Vaihe 1: Napsauta Documents-sivulta Create New > Invoice Vaihe 2: Valitse lähettäjä Vaihe 3: Valitse vastaanottaja Vaihe 4: Anna laskun tiedot Vaihe 5: Anna rivitiedot Vaihe 6: Lisää laskun liitteet Vaihe 7: Lähetä lasku napsauttamalla Send Invoice C. Hyvityslaskun luominen D. Liite Laskun sisältöä koskevat vaatimukset Taulukko 1. Laskun otsikkokentät Taulukko 2. Laskun rivikohdat Taulukko 3. Desimaalierottimet Laskutiedostojen lataaminen Laskun etsiminen... 16

3 LUONTIOPAS TOIMITTAJILLE 3 A. Siirrymme KONEella sähköiseen laskutukseen Haluamme KONEella tarjota kumppaneillemme parasta mahdollista palvelua. Kehitämme siksi myös talousprosessejamme sekä ostosta maksuun -ketjua ja prosessia. Löydät tästä yksityiskohtaiset ohjeet, miten Baswaren portaalissa luodaan KONEelle lähetettäviä laskuja. Palvelu on maksuton. Voit käyttää luontipalvelua helposti näin: 1. Rekisteröidy palveluun ja luo tili 2. Aktivoi tilisi 3. Luo lasku ja lähetä se lisätietoja löydät luvusta B 1. Tilin luominen Avaa rekisteröintilinkki Anna palvelun kohdesivulla sähköpostiosoitteesi ja napsauta Sign Up. Muista tämä sähköpostiosoite, sillä siitä tulee käyttäjänimesi, jolla kirjaudut portaaliin. Valitse turvallinen salasana ja luo tili. o Portaali lähettää vahvistusviestin sähköpostiosoitteeseesi. Huomaa, että vahvistusviesti lähetetään osoitteesta <no.reply@basware.com> ja se saattaa päätyä roskaposteihin, joten muista tarkistaa myös roskapostikansio. Avaa vahvistusviesti ja aktivoi tili 7 päivän (168 tunnin) sisällä. Muuten vahvistuslinkki vanhenee.

4 OHJE TOIMITTAJILLE 4 Olet luonut tilin ja voit kirjautua portaaliin käyttäjänimellä ja salasanalla. 2. Tilin aktivoiminen Seuraavaksi sinun tulee lisätä tietoja organisaatiostasi, jotta Baswaren laskunluontipalvelu aktivoituu. Täytä yrityksesi tiedot Täytä My Organization -osioon organisaatiosi tiedot: etu- ja sukunimi, maa, yrityksen nimi jne. Muista tallentaa kaikki tiedot painamalla Save-painiketta. o Lisää yrityksesi tunnus. Valittava yrityksen tunnus määräytyy kunkin maan lakien ja säädösten mukaan (esimerkiksi TIN Yhdysvalloissa). Esimerkiksi Iso-Britanniassa annetaan ALV-numero. Valitse Organization Identifiers -kohdasta Add Organization Identifier. Valitse avattavasta valikosta ALV (VAT) ja anna yritysnumero (Business Number), joka näkyy alla olevassa tilannevedoksessa. Anna Organization s Contact Information -osiossa yrityksesi yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Huomaa, että tähän osoitteeseen lähetetään tärkeitä ilmoituksia esimerkiksi mahdollisista laskujen hylkäyksistä, joten älä käytä geneeristä, valvomatonta tai jaettua sähköpostiosoitetta.

5 LUONTIOPAS TOIMITTAJILLE 5 Mikäli sinulla on kysyttävää laskujen lähettämisestä KONEelle, otathan meihin yhteyttä: Yritys Yhteystiedot KONE Laskun sisältöä koskevat kysymykset (esimerkiksi mille KONE-yksikölle lasku osoitetaan) Suomi: ContactAP_FI@kone.com Basware B. Laskun luominen Basware-portaalin teknisiä asioita koskevat kysymykset (esimerkiksi rekisteröitymisongelmat tai laskun luominen portaalissa) Yhteydenottolomake (englanniksi) Kun olet kirjautunut portaaliin, esiin tulee näyttö, jossa näkyvät käyttäjän vaihtoehdot. Vaihe 1: Napsauta Documents-sivulta Create New > Invoice. Basware Networkissa avautuu Edit Invoice -näkymä ja laskuluonnos. Vaihe 2: Valitse lähettäjä. Palvelu valitsee lähettäjäksi oletuksena suosikkiorganisaatiosi. Voit tarvittaessa muuttaa lähettäjää manuaalisesti. a. Muuta lähettäjä napsauttamalla Sender-kohdasta Change. b. Etsi yritys, jonka haluat valita lähettäjäksi, ja napsauta Select.

6 OHJE TOIMITTAJILLE 6 Aseta yritys suosikiksesi napsauttamalla sen nimen vieressä olevaa kuvaketta. Suosikkiyrityksesi näkyvät aina luettelon alussa. Vaihe 3: Valitse vastaanottaja. a. Napsauta Select Recipient. b. Etsi yritys, jonka haluat valita vastaanottajaksi, ja napsauta Select.

7 LUONTIOPAS TOIMITTAJILLE 7 Voit suodattaa luettelosta yrityksiä pois hakukentän avulla. Jos valitsemallasi vastaanottajalla on verotunniste useissa maissa, näyttöön tulee luettelo käytettävissä olevista verorekisterimaista. Valitse verorekisterimaa, jota haluat käyttää tässä laskussa. Vaihe 4: Anna laskun tiedot. Palvelu tarkistaa kenttien sisältöjen kelpoisuuden ja ilmoittaa, jos jonkin kentän sisältö ei kelpaa. Sinisellä merkityt pakolliset kentät ovat täytettävä, jotta voit jatkaa laskun luontia. Varmista, että luotava lasku täyttää vaatimukset, katsomalla pakollisten kenttien luettelo kuvauksineen osiossa Taulukko 1 Laskun sisältöä koskevat vaatimukset.

8 OHJE TOIMITTAJILLE 8 Vaihe 5: Anna rivitiedot. a. Lisää uusi laskurivi napsauttamalla Line Data -välilehdeltä Add Line. b. Anna rivikohdan tiedot. Pakolliset kentät on merkitty sinisellä. Ellet anna arvonlisäverokantaa, järjestelmä asettaa sen arvoksi automaattisesti 0 %. Voit valita vain sellaisia rivityyppejä, joita vastaanottaja tukee. Kenttien kuvaukset ja lisätietoa rivityypeistä on osiossa Taulukko2 Liite Laskun sisältöä koskevat vaatimukset. Rivikohdissa käytettävät desimaalierottimet määräytyvät valitsemasi käyttöliittymäkielen mukaan (kielen, jonka valitsit rekisteröityessäsi yrityksesi tiedoilla Basware-portaaliin).

9 LUONTIOPAS TOIMITTAJILLE 9 Jos käytät väärää desimaalierotinta, Basware Network saattaa tallentaa antamasi numeron väärin. Voit selvittää kunkin kielen tukemat desimaalierottimet Liite Laskua koskevat vaatimukset osion kohdasta Taulukko 3. Jos paikallinen kielesi ei sisälly luetteloon, Basware ei tue sitä. Valitse tässä tapauksessa laskukieleksi englanti. Kun olet antanut rivitiedot, järjestelmä näyttää automaattisesti vero- ja kokonaissumman. Tarkista, että tämä kokonaissumma on oikein ja vastaa tietoja, jotka sinun oli tarkoitus antaa. Jos unohdit lisätä veroprosentin, kokonaissumma ei ole oikein. c. Tarvittaessa voit lisätä uuden rivikohdan napsauttamalla Add Line. Jos lähettäjän organisaation profiilissa ei ole pankkitiliä, voit lisätä sen Sender's Details -osiossa. Suoraan laskuun lisättävät pankkitilit eivät tallennu organisaation profiiliin. Huomaa, että pankkitilin tiedot ovat pakollisia. Ellet ole lisännyt niitä organisaatiosi profiiliin, ne on annettava tässä vaiheessa. Jos olet jo lisännyt pankkitiedot profiiliisi ja haluat lisätä laskuun eri pankkitilin, huomaa, että laskuun tulevat näkyviin molemmat tiedot ja ennen maksua niitä verrataan KONEen perustietoihin.

10 OHJE TOIMITTAJILLE 10 Vaihe 6: Lisää laskun liitteet. a. Avaa Files-välilehti napsauttamalla Files. b. Selaa liitteitä napsauttamalla korostettua tekstiä tai liitä tiedostot asiakirjaan vetämällä ja pudottamalla ne suoraan korostetun tekstin päälle. Älä lisää laskun näköistiedostoa liitteeksi, ellet ole erikseen sopinut siitä asiakkaasi kanssa. Laskun näköistiedosto luodaan automaattisesti laskun lähettämisen yhteydessä. Huomaa, että tämän reitin kautta ei pidä lähettää asiakirjoja, jotka eivät liity laskuun (esimerkiksi tiliotteita tai muistutuksia). Laskutiedoston liitteiden tulisi olla tukiasiakirjoja, joiden avulla saa tarkemman kuvan veloituksista (esimerkiksi lähetysluetteloita ja laskutettavien projektien ajankäyttölomakkeita.) Vaihe 7: Lähetä lasku asiakkaallesi napsauttamalla Send Invoice. Basware Network ei säilytä laskutietoja ikuisesti. Muista ladata asiakirjan näköistiedoston kopio Files-välilehdeltä ja tallentaa se paikallisesti. Ohjeet liitteiden lataamiseen on Liite-osiossa: Liitteiden lataaminen Lisätietoja laskun luomisesta on seuraavassa demovideossa:

11 LUONTIOPAS TOIMITTAJILLE 11 C. Hyvityslaskun luominen Voit luoda hyvityslaskun kahdella tavalla: Muunna olemassa oleva lähetetty lasku hyvityslaskuksi. Tällä tavoin sinun ei tarvitse täyttää hyvityslaskun kaikkia kenttiä itse, vaan palvelu täyttää osan kentistä alkuperäisen laskun perusteella. Avaa lasku ja napsauta Convert To Credit Note. Luo hyvityslasku alusta alkaen. Valitse asiakirjasivulla Create Credit Note ja noudata sitten edellä olevia ohjeita (katso luku Laskun luominen). D. Liite Laskun sisältöä koskevat vaatimukset Osassa maista Basware Network tarkistaa, vastaako laskun sisältö paikallisia ja kansainvälisiä määräyksiä. Voit lähettää laskun vain, jos sen sisältö läpäisee tämän tarkistuksen. Basware ei kuitenkaan takaa Basware Networkin kautta lähetettyjen laskujen lainmukaisuutta. Laskun lähettäjä on vastuussa siitä, että laskussa noudatetaan asiaankuuluvaa lainsäädäntöä. Huomaa, että laskun täytyy sisältää seuraavat kentät, jotta se täyttää vaatimukset ja voidaan lähettää:

12 OHJE TOIMITTAJILLE 12 Taulukko 1. Laskun otsikkokentät X (= saatavana) M (= pakollinen) O (= valinnainen) C (= ehdollinen) R (= vain luettavissa tai lasketaan tai täytetään organisaation tietojen pohjalta) L (= vain lakisääteinen näköistiedosto) *(= piilotettu) Yleistiedot Portaalin käyttöliittymän kentän nimi FI Laskun numero Invoice number M Verolasku/verohyvityslasku (ilmaisee, onko kyseessä veloitus- vai hyvityslasku) (Asiakirjatyyppi otsikossa) Laskun päiväys Invoice date M Eräpäivä Due Date O Toimituspäivä Delivery Date O Maksuehdot Payment Terms O Korko - - Valuutta Currency M Tilausnumero Order Reference O Sopimusnumero Contract Number O Ostajan/asiakkaan viite Buyer Reference O Rahti Freight * Käsittely Handling * Valuuttakurssi Exchange rate O Vapaa teksti Comment O Rahti- ja käsittelyveroprosentti Rahti- ja käsittelyveroprosentti * Lähettäjän tiedot Lähettäjän nimi Lähettäjän täydellinen nimi Sender name M Lähettäjän tunnus, oletusarvo Organization No. O Toimittajan täydellinen osoite City, Postal code, Street address, Country code R O Toimittajan arvonlisäverotunniste sen ISOstandardin mukaisessa muodossa, jonka nojalla toimittaja toimitti tuotteet tai palvelut Sales Tax Number (alatunniste) R Toimittajan organisaationumero Organization No.: R Lähettäjän yhteystiedot Supplier's Contact Person O Toimittajan veroedustaja (tarvittaessa) - - Lähettäjän pankkitili (paikallinen muoto) Account No. MC Pankkitili Bank Accounts On Document M IBAN (pankkitilin numero IBAN-muodossa) IBAN MC SWIFT (BIC) SWIFT/BIC O

13 LUONTIOPAS TOIMITTAJILLE 13 Lähettäjän sähköpostiosoite - - Maksuviitetiedot (maksuviite, OCR-numero, KIDnumero) Organisaationumero (Norja) Payment Reference Organisasjonsnummer (Norway) Maksunsaajan viite - - Laskennallinen vero Deferred Tax * Kentät, jotka täytetään Organisation-osiossa ja siirretään sieltä Osakepääoma Share Capital * Rekisteröitymispaikka Rekisteröitymispaikka * Oikeudellinen asema Legal Status * Siren Siren * Verotunniste Verotunniste * Toimitusjohtaja Managing Director * Y-tunnus ytunnus R VEROTUNNISTE STEUERNUMMER: * Asiakkaan tiedot Vastaanottaja Vastaanottajan täydellinen nimi Recipient name M Asiakasnumero - - Asiakkaan täydellinen osoite Vastaanottajan ALV-tunniste (verorekisterimaa ja tunnus) City, Postal code, Street address, Country code Sales Tax Number (ylätunniste) Vastaanottajan sähköpostiosoite Recipient's einvoicing address M Toimitusosoite City, ZIP, Street, Country (toimitusosoite) Vastaanottajan organisaationumero - - Asiakkaan veroedustaja (tarvittaessa) - - Ostajan yhteyshenkilö Recipient's Contact Person O Ostajan yhteyshenkilön sähköpostiosoite Recipient's Address O Ostajan viite Buyer Reference O Myyntiverotietojen yhteenveto Nettosumma (ilman ALVia) Net Total R Bruttosumma (sis. ALV:n) GROSS TOTAL R Sovellettavat ALV-kannat Sales Tax % R Verotettavan summan erittely (ilman ALVia) per ALV-kanta tai poikkeus Net Total ALV-summan erittely per ALV-kanta tai poikkeus Sales Tax Details - Amount R Maksettava ALV-summa yhteensä (ALV-kokonaissumma) Sales Tax R Pyöristyssumma - - O M O O R

14 OHJE TOIMITTAJILLE 14 Taulukko 2. Laskun rivikohdat X (= saatavana) M (= pakollinen) O (= valinnainen) C (= ehdollinen) R (= vain luettavissa tai lasketaan tai täytetään organisaation tietojen pohjalta) L (= vain lakisääteinen näköistiedosto) *(= piilotettu) Rivikohdan rivitiedot Rivinumero Line ID R Toimitusosoite - - Tuotteiden tai palveluiden tuotetunnus Product Code O Tuotenimi Name M Toimitettujen tuotteiden määrä tai suoritettujen palveluiden laajuus ja luonne Quantity Tilausnumero Order Number * Yksikköhinta (ilman ALVia) Unit Price M Yhteensä (netto) Net Total R ALV-prosentti Sales Tax % O ALV-summa Sales Tax * ALV-summa paikallisena valuuttana Sales Tax in <local currency> R Yhteensä (brutto) Gross Total L Alennukset, jotka eivät sisälly yksikköhintaan - - Alennussumma - - Mittayksikkö Quantity Unit M Lähetysluettelon numero - - Asiakkaan tuotekoodi - - Tuotteiden tai palveluiden kuvaus/luonne Kuvaus O FI M

15 LUONTIOPAS TOIMITTAJILLE 15 Taulukko 3. Desimaalierottimet Kieli Espanja, hollanti (kaikki variantit), italia, kreikka, norja, portugali, puola, ranska (kaikki variantit), ruotsi, saksa, suomi, tanska, tšekki, unkari Englanti (kaikki variantit), arabia Desimaalierotin, (pilkku). (piste) Laskutiedostojen lataaminen Voit ladata laskutiedostot joko Baswaren luomina näköistiedostoina tai minkä tahansa laskusivun Files-välilehden kautta laskun liitteinä. Kun olet kirjautunut käyttäjänimelläsi ja salasanallasi portaaliin, tee näin: 1. Napsauta Documents. 2. Siirry laskuun, jonka liitteitä haluat ladata, ja napsauta laskun otsikkoa. Voit avata laskusivun All-, Inbox-, Sent- tai Invoice-välilehdeltä. 3. Avaa laskusivulta Files-välilehti. 4. Lataa liite napsauttamalla liitekuvaketta.

16 OHJE TOIMITTAJILLE 16 Laskun etsiminen Kun olet kirjautunut käyttäjänimelläsi Baswaren sivulle, voit asiakirjavälilehden kautta tuoda näkyviin laskut, jotka olet lähettänyt tai luonut Baswaren portaalissa. Voit nähdä uusimman päivitysaikaleiman tilan ja etsiä asiakirjoja kirjoittamalla hakukenttään numeron tai avainsanan.