Käyttöopas. UPS laskutuskeskus

Transkriptio

1 Käyttöopas UPS laskutuskeskus 2015 United Parcel Service of America, Inc. UPS, UPS-tuotemerkki sekä ruskea väri ovat United Parcel Service of America, Inc:n tavaramerkkejä. Kaikki oikeudet pidätetään. fi_fi

2 Sisällysluettelo UPS laskutuskeskus UPS laskutuskeskukseen siirtyminen....1 Ilmoittautuminen....3 UPS laskutuskeskus on turvallinen, internetpohjainen laskutus- ja maksusovellus, jonka avulla voit ilmoittauduttuasi nähdä UPS-laskusi monessa eri muodossa (verkossa, PDF-, CSV- ja XML-tiedostona), tehdä oikaisuvaatimuksia, luoda raportteja ja maksaa verkossa. Yleiskuvaus....5 Lasku....6 Maksaminen Raportit Hallinta/Profiili Tukipalvelut i

3 UPS laskutuskeskukseen siirtyminen Mene ups.com -kotisivulle. Valitse My UPS -välilehti sivun ylälaidasta. Pudotusvalikko ilmestyy näkyviin. Valitse Laskutus pudotusvalikosta. Voit myös syöttää ups.com/billing selaimesi osoiteriville. 1

4 UPS laskutuskeskukseen siirtyminen (jatkuu) Ilmoittaudu valitsemalla Ilmoittaudu UPS laskutuskeskukseen -linkkiä. Jos olet jo aiemmin ilmoittautunut UPS laskutuskeskukseen, valitse Siirry. Jos et ole kirjautunut sisään My UPS -palveluun, sinun on kirjauduttava sisään. Jos sinulla ei ole My UPS -tunnusta, valitse Rekisteröidy nyt luodaksesi tunnuksen ja salasanan. Kirjautumalla sisään voit käyttää ups.com-sivuston sovelluksia, kuten UPS laskutuskeskusta. 2

5 Ilmoittautuminen Asiakasnumerolaskun vahvistus Sinun on noudatettava asiakasnumerolaskun vahvistuskäytäntöä (Account Invoice Authentication, AIA) jokaisen UPS laskutuskeskukseen kirjattavan tilin kohdalla vahvistaaksesi, että sinulla on tällä hetkellä lupa käyttää laskun tietoja. Sinun on myös annettava seuraavat tiedot yhdestä viimeisten 45 päivän aikana luodusta kolmesta viimeisimmästä laskustasi voidaksesi vahvistaa UPS-tilisi onnistuneesti: Laskun numero Saatava summa tältä ajalta Laskun päiväys Hallintatunnus Huomautus: Maksusuunnitelman ilmoittaminen vaatii, että AIA-tiedot annetaan suunnitelman yhteenvedon laskulta. 3

6 Ilmoittautuminen (jatkuu) Asiakasnumerolaskun vahvistaminen (jatkuu) Saat ilmoituksen, että olet onnistuneesti ilmoittanut tilisi UPS laskutuskeskukseen. Voit lisätä laskutustiedot, kun ilmoittautuminen on valmis. Voit lisätä lisää tilejä Hallinta-välilehdeltä kirjauduttuasi sisään UPS laskutuskeskukseen. Kun valitset Jatka, UPS-laskutuskeskuksen Yleiskuvaus avautuu. 4

7 Yleiskuvaus Välilehdet ovat aina näkyvillä sivun ylälaidassa UPS laskutuskeskuksen jokaisella sivulla. Näillä välilehdillä voidaan käyttää erilaisia ominaisuuksia ja toimintoja. Voit tarkastella ja/tai valita seuraavat keskeiset toiminnot Yleiskuvaus-sivulta: Tämän hetkinen saldo (maksamatta oleva summa) koko yritykselle (kaikkien yrityksen tilien summa) Automaattisten maksujen asettaminen Tilit, jotka on kirjattu automaattisiin maksuihin Maksa nyt -painike maksualueelle siirtymiseen 5

8 Lasku Lasku-välilehdellä pääset katsomaan laskun yhteenvedon ja laskun eritellyt tiedot sekä voit tarkastella laskuja verkossa, PDF-, CSV- ja XML-tiedostona. Voit myös tehdä oikaisuvaatimuksia. Laskun yhteenveto ja erittely Seuraavat laskun statuksen tiedot näytetään Lasku -välilehdellä, kun valitset Yrityksen yhteenvedon. Avoinna/Erääntynyt Suoritus palautettu Erääntynyt Maksettu Odottaa suoritusta Ylisuoritus/Oikaisu Avoinna Suljettu Alisuoritus/Oikaisu Seuraavia hakukriteerejä käyttäen voit etsiä tiettyä tietoa kotimaan laskuista / vienti- ja tuontilaskuista: Laskun päiväys Asiakasnumero Laskun tila Laskun numero Laskun tyyppi Sinun on valittava laskun numero nähdäksesi laskun erittelyn. Laskutushistoria Laskutuskeskuksen Arkistohistoria-toiminnon avulla voit: Hakea korkeintaan 52 viikkoa vanhoja laskuja Ladata useita laskuja yhtä aikaa samaan yhdistettyyn tiedostoon 6

9 Lasku (jatkuu) Laskun yhteenveto ja erittely (jatkuu) Laskun yhteenveto -ikkunasta näet laskun keskeiset tiedot. Jos sinulla on oikeus maksaa laskuja, voit käyttää Maksa nyt -painiketta maksaaksesi laskuja Laskun yhteenveto -ikkunassa. Näytä PDF Valitse PDF nähdäksesi laskusi PDF-muodossa. Tulosta maksusuorituksen kantaosa Valitse Maksusuorituksen kantaosa nähdäksesi ja tulostaaksesi maksusuorituksen kantaosan. Lataa CSV UPS Billing Data -tiedosto Valitse UPS Billing Data tarkastellaksesi laskuasi CSVmuodossa, jossa on 250 tietoalkiota. XML-tiedosto Valitse XML-tiedostomuoto nähdäksesi laskusi XML-muodossa. Tulostusnäkymä Valitse Tulostusnäkymä nähdäksesi ja tulostaaksesi sivun. 7

10 Lasku (jatkuu) Oikaisut/Oikaisuvaatimukset Laskun yhteenveto -ikkunassa voit tehdä oikaisuvaatimuksen laskusta valitsemalla Oikaisuvaatimus-painikkeen. 8

11 Lasku (jatkuu) Oikaisut/Oikaisuvaatimukset (jatkuu) Kun painat Oikaisuvaatimus-painiketta Lähetyksen erittely -ikkunassa, Tapahtuman oikaisuvaatimus -lomake aukeaa. Sinun on täytettävä lomake täyttämällä vaaditut kentät. Oikaisupyyntösi tutkitaan, ja hyväksytty pyyntö hyvitetään seuraavalla laskulla. Sinuun otetaan yhteyttä henkilökohtaisesti sähköpostitse, jos oikaisupyyntösi hylätään. Kun lähetät Tapahtuman oikaisuvaatimus -lomakkeen, saat ilmoituksen, että oikaisu on lähetetty onnistuneesti. 9

12 Maksaminen Maksaminen-välilehdellä voit asettaa ja/tai järjestää laskun maksuun. Yrityksen pääkäyttäjän on annettava käyttäjille oikeus maksaa laskuja. Vain pääkäyttäjä voi asettaa maksutilin. Voit valita neljästä maksumoduulista: Kertamaksut Automaattiset maksut Maksutoiminta Maksutilit Maksutilit Ainakin yksi maksutili on luotava ennen kuin UPS laskutuskeskuksessa voidaan tehdä sähköisiä maksuja. Voit lisätä maksutilejä tai katsella, muokata tai poistaa olemassa olevia tilejä. Valitse Lisää pankkitili UPS laskutuskeskuksen maksuosion Maksutilit-välilehdellä luodaksesi maksutilin. (Valitse Muokkaa päivittääksesi tilitietoja tai Poista poistaaksesi tilin, jos sinulla on jo maksutili.) 10

13 Maksaminen (jatkuu) Maksutilit (jatkuu) Seuraavaksi esiin ilmestyy ikkuna, johon lisätään pankkitiedot. Sinun on syötettävä vaadittavat tiedot kenttiin. Käytä Maksutilin nimi -kentässä pelkästään alfanumeerisia merkkejä. Huomautus: Erikoismerkkejä #, *,?) ei voida käyttää Maksutilin nimi -kentässä. 11

14 Maksaminen (jatkuu) Kertamaksut Käyttääksesi kertamaksuvaihtoehtoa, sinun on asetettava jokainen UPS:lle maksettava lasku erikseen. Huomautus: Ainakin yksi maksutili on luotava ennen kuin UPS laskutuskeskuksessa voidaan ajoittaa laskuja. Sinun on joka kerta valittava maksettava lasku. Useita laskuja voidaan valita laskutuksen tehostamiseksi valitsemalla yläreunan valintaruutu, joka valitsee kaikki maksamattomat laskut tai valitsemalla vain maksettavat laskut. Seuraavaksi sinun on asetettava maksun eräpäivä ja valittava haluamasi maksutili. Huomautus: Jos lasku on jo erääntynyt, oletukseksi asetetaan kuluva päivä. Kertamaksun vahvistusruutu tulee näkyviin. Sinun on vahvistettava lasku ja laskun summa. Vahvistuksen jälkeen paina Seuraava. 12

15 Maksaminen (jatkuu) Automaattiset maksut Automaattiset maksut -ikkunassa voit asettaa maksuja mille tahansa UPS laskutuskeskuksessa olevalle laskulle. Huomautus: Kaikki maksamattomat laskut on maksettava kertamaksuominaisuutta käyttäen ennen kuin automaattisia maksuja voidaan asettaa. Automaattisen maksun asettaakseen käyttäjän täytyy: Valita Maksaminen-välilehti ja sitten Automaattiset maksut Valita Lisää automaattinen maksu ja sitten Seuraava Valita tilinumero Valita Maksutili pudotusvalikosta Antaa maksettava summa, maksun eräpäivä ja voimassaoloaika Valita Seuraava Vahvistaa automaattiset maksutiedot ja valita Vahvista Automaattisia maksuja voi päivittää Automaattisten maksujen asetukset -ikkunasta. Valitse Muokkaa tai Peruuta keskeyttääksesi. Automaattiset maksut ovat voimassa niiden perumiseen tai määritettyyn päivään saakka. 13

16 Maksaminen (jatkuu) Maksutoiminta Voit tarkastella kertamaksuja tai automaattisia maksuja Maksutoiminta-välilehdellä. UPS laskutuskeskuksesta on saatavilla korkeintaan yhden vuoden takaisia maksutoimintatietoja. Jos maksua ei ole käsitelty, voit muokata maksun eräpäivää tai peruuttaa ajoitetut maksut. 14

17 Raportit Raportit-välilehti neuvoo asiakkaita lataamaan Laskutusanalyysityökalun. Asiakkaat ohjataan lataussivustolle. 15

18 Hallinta/Profiili Voit käyttää Hallinta-välilehteä, jos olet pääkäyttäjä. Pääkäyttäjät voivat lisätä ja hallinnoida käyttäjiä ja tilejä, käyttäjien profiileja ja sähköposti-ilmoituksia. Jos et ole pääkäyttäjä, voit käyttää Profiili-välilehteä hallinnoidaksesi sähköposti-ilmoituksiasi. Pääkäyttäjän yleiskuvaus Hallinta-osiossa on kolme välilehteä: Hallinnoi yritystä Hallinnoi käyttäjiä Ilmoitukset Yritys Yritys-osiossa on neljä välilehteä: Lisää tilejä Tarkastele ilmoitettuja tilejä Hallinnoi ilmoittautumista Hallinnoi maksuja 16

19 Hallinta/Profiili (jatkuu) Pääkäyttäjä käyttäjät Pääkäyttäjänä voit tarkastella, muokata, poistaa ja lisätä käyttäjiä tässä ikkunassa. Lisätäksesi käyttäjän sinun on syötettävä tämän My UPS -tunnus ja siihen liittyvä sähköpostiosoite ja annettava käyttäjälle rooli. Mahdolliset roolit: Tarkastele, tarkastele ja oikaise, tarkastele ja maksa, tarkastele, maksa ja oikaise, pääkäyttäjä tai suunnitelmanhallinta. Saat viestin, jossa ilmoitetaan käyttäjälle, että tämä on lisätty onnistuneesti. Lisätty käyttäjä näkyy nyt käyttäjälistan hakutuloksissa. Voit päivittää/muuttaa käyttäjän roolia valitsemalla Muokkaa. Voit poistaa käyttäjän UPS laskutuskeskuksesta valitsemalla Poista. 17

20 Hallinta/Profiili (jatkuu) Pääkäyttäjä lisää tili Vahvistaaksesi tilin Lisää tili -osiossa sinun on annettava tilin numero, laskun numero, laskun määrä, laskun päiväys ja aikaisemman laskun hallintatunnus. Huomautus: Saat viestin, kun tili on vahvistettu onnistuneesti. 18

21 Hallinta/Profiili (jatkuu) Pääkäyttäjä tilin hallinnointi Pääkäyttäjänä sinulla on oikeus käyttää kaikkia yrityksen tilejä ja sinut on automaattisesti liitetty jokaiseen tiliin. Käyttäjiä, joilla ei ole pääkäyttäjän oikeuksia, ei ole automaattisesti liitetty mihinkään tiliin, eivätkä he näe niiden tilien tietoja, joihin heitä ei ole liitetty. Pääkäyttäjän on liitettävä käyttäjät, joilla ei ole pääkäyttäjän oikeuksia, tileihin Hallinnoi käyttöoikeuksia -osiosta. 19

22 Hallinta/Profiili (jatkuu) Pääkäyttäjä Ilmoitukset Kaikki käyttäjät voivat hallinnoida sähköpostiasetuksiaan Ilmoitukset-välilehdeltä. Kaikki sähköposti-ilmoitusten asetukset näytetään. Valitse kaikki haluamasi vaihtoehdot saadaksesi sähköpostia, kun UPS-laskutuskeskuksessa tapahtuu tietty tapahtuma. Voit päivittää sähköpostiosoitteesi My UPS -profiilissasi ups.com-sivustolla. Ei-pääkäyttäjä 20

23 Tukipalvelut Saat apua Tukipalvelut-välilehdeltä UPS laskutuskeskuksessa osoitteessa ups.com, jossa on saatavilla seuraavat palvelut: Pääsy UPS laskutuskeskuksessa oleviin ohjeisiin. Yhteydenotto UPS:n sähköpostitse täyttämällä verkkolomake osoitteessa ups.com Kun se on valmis, valitse Seuraava ruudun alalaidasta. Täytä tietokentät, valitse UPS laskutuskeskus ja syötä kysymyksesi tai kommenttisi. Valitse Lähetä sähköposti ruudun oikeasta alakulmasta. Yhteydenotto UPS:n puhelimitse 21

24 Tukipalvelut (jatkuu) Puhelintuki Voit myös ottaa UPS:n yhteyttä puhelimitse, jos sinulla on kysymyksiä laskutukseen liittyen tai tarvitset apua UPSlaskutuskeskuksen teknisissä pulmissa. Eri osastoille on eri numerot. Kotimaan laskutus Tuontilaskutus Tekninen tuki Kotimaan laskutukseen / tuontilaskutukseen liittyvät kysymykset: Jos sinulla on kysymyksiä laskuusi liittyen, voit ottaa yhteyttä kotimaan laskutuksen tai tuontilaskutuksen asiakaspalveluun: Kotimaan laskutus Tuontilaskutus Tekninen tuki: Jos sinulla on teknisiä kysymyksiä, soita numeroon Usein kysytyt kysymykset: Lähetä kysymys sähköpostitse: 22