TOIMITTAJAOHJEET PDF-LASKUJEN LÄHETTÄMINEN SYYSKUU Noudattehan näitä ohjeita. Kehitämme KONEella laskutusprosessiamme

Transkriptio

1 DF-LASKUOHJE TOIMITTAJILLE 1 TOIMITTAJAOHJEET DF-LASKUJEN LÄHETTÄMINEN SYYSKUU 2018 Noudattehan näitä ohjeita Kehitämme ella laskutusprosessiamme Laskut maksuun ajallaan, aikaa ja rahaa säästäen

2 DF-LASKUOHJE TOIMITTAJILLE 2 Sisältö A. Johdanto... 3 B. Rekisteröitymisprosessi Tilin luominen Tilin aktivoiminen Luettavien DF-laskujen lähettäminen... 6 a. Luo luettava DF-lasku... 7 b. Valmistele liite (liitekäytännön mukaisesti)... 7 c. Lähetä luettava DF-lasku... 9 C. Laskun toimitus... 9 D. Laskujen valvonta E. Lisätuki ja yhteystiedot Liite 1 en sähköpostiosoitteet Liite 2 Luettavien DF-laskujen pakolliset sisältövaatimukset Liite 3 Luettavan DF-laskun tarkastaminen ja hylkääminen... 16

3 DF-LASKUOHJE TOIMITTAJILLE 3 A. Johdanto Haluamme ella tarjota kumppaneillemme parasta mahdollista palvelua. Siksi me kehitämme jatkuvasti talousprosessejamme sekä kehittämään laskujen maksamista. Näitä ohjeita noudattamalla voitte lähettää meille laskut DF-muodossa. alvelu on toimittajillemme maksuton. DF-laskun lähettäminen sisältää kolme helppoa vaihetta: Luo tili rekisteröitymislinkin kautta: Aktivoi tilisi Aloita DF-laskujen lähettäminen alla näkyvien postilaatikoiden kautta: Maa Yrityksen yksikkö ALV-tunniste tai muu tunniste Sähköpostiosoite DF-laskuja varten (vaatii rekisteröitymisen) SUOMI Oyj FI kone.oyj@ .basware.com SUOMI Industrial Oy FI kone.industrial.oy@ .basware.com SUOMI Hissit Oy FI kone.hissit.oy@ .basware.com SUOMI Export Oy FI kone.export.oy@ .basware.com Täydellinen luettelo DF-laskutukseen käytettävistä -sähköpostiosoitteista löytyy tämän ohjeen liitteestä 1. Edellä annettuihin ohjeisiin on tarkennuksia jäljempänä. Lukemalla koko oppaan saat tärkeitä lisätietoja ja hyviä vinkkejä, joilla vältät turhat epäonnistumiset laskujen lähettämisessä. Ystävällisin terveisin

4 DF-LASKUOHJE TOIMITTAJILLE 4 B. Rekisteröitymisprosessi Aloita DF-laskujen lähettäminen elle rekisteröitymällä sähköisen DF-laskutuksen käyttäjäksi Baswaren portaalissa: 1. Tilin luominen Avaa rekisteröitymislinkki: Anna palvelun kohdesivulla sähköpostiosoitteesi ja napsauta Sign Up. Muista tämä sähköpostiosoite, sillä siitä tulee käyttäjänimesi, jolla kirjaudut portaaliin. Valitse turvallinen salasana ja luo tili. o ortaali lähettää vahvistusviestin sähköpostiosoitteeseesi. Vahvistusviesti lähetetään osoitteesta <no.reply@basware.com>, ja se saattaa virheellisesti päätyä roskaposteihin. Muista siis tarkistaa myös roskapostikansio. Avaa vahvistusviesti ja aktivoi tili 7 päivän (168 tunnin) sisällä. Muussa tapauksessa vahvistuslinkki vanhenee. Varmista, että sähköpostiosoite ei viittaa valvomattomaan postilaatikkoon. Mikäli lähetät laskut luettavana DF-tiedostona ER-järjestelmästä, pyydä yrityksesi IT:tä tarkistamaan sähköpostiosoitteen oikeellisuus.

5 DF-LASKUOHJE TOIMITTAJILLE 5 Olet nyt luonut tilin ja voit kirjautua portaaliin käyttäjänimellä ja salasanalla. 2. Tilin aktivoiminen Seuraavaksi sinun tulee lisätä tietoja organisaatiostasi, jotta Baswaren sähköinen DFlaskutuspalvelu aktivoituu. a. Täytä yrityksesi tiedot Täytä My Organization -osioon organisaatiosi tiedot: etu- ja sukunimi, maa, yrityksen nimi ja niin edelleen. o Lisää yrityksesi tunniste. Valittava yrityksen tunniste määräytyy kunkin maan lakien ja säädösten mukaan (esimerkiksi TIN Yhdysvalloissa). Esimerkiksi Iso- Britanniassa annetaan ALV-numero. Valitse Organization Identifiers -kohdasta Add Organization Identifier. Valitse avattavasta valikosta ALV (VAT) ja anna yritysnumero (Business Number), kuten alla olevassa kuvassa. Anna Organization s Contact Information -osiossa yrityksesi yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Huomaa, että tähän osoitteeseen lähetetään tärkeitä ilmoituksia esimerkiksi mahdollisista laskujen hylkäyksistä, joten älä käytä geneeristä, valvomatonta tai jaettua sähköpostiosoitetta.

6 DF-LASKUOHJE TOIMITTAJILLE 6 b. Lisää sähköpostiosoitteet DF-laskuja varten Lisää sähköpostiosoitteet, joista DF-laskut lähetetään, napsauttamalla Add Address. Laskuja voi lähettää ainoastaan tässä kohdassa määrittämistäsi osoitteista. Voit lisätä enintään 200 sähköpostiosoitetta: Sinua pyydetään vahvistamaan jokainen portaaliin lisäämäsi sähköpostiosoite. Saat vahvistussähköpostin, jossa olevasta linkistä saat vahvistettua elle laskuja lähettävät sähköpostiosoitteet. Laskuja ei toimiteta, jos tätä vaihetta ei ole suoritettu. Muista osoitteista kuin tässä määritetyistä osoitteista lähetettyjä laskuja ei toimiteta elle laskujen käsittelyä ja maksua varten Kun edellä mainitut vaiheet on suoritettu, tili aktivoituu ja voit aloittaa DF-laskujen lähettämisen Mikäli haluat myöhemmin lisätä uusia sähköpostiosoitteita: Siirry Basware-portaaliin: ja kirjaudu sisään. Avaa alvelut-välilehti (Services) ja napsauta sähköisen DF-laskun ruutua (DF e-invoice). Valitse Näytä tiedot (View details). Napsauta sitten I send invoices from -kohdassa Add Address ja lisää sähköpostiosoite, josta -laskut lähetetään. 3. DF-laskujen lähettäminen alvelun toiminta edellyttää, että kaikissa lähetetyissä laskuissa on sama asettelu kuin ensimmäisessä. Koska laskut luetaan sähköisesti, kunkin laskun sisällön on oltava koneellisesti luettavissa. Laskuja ei siis voi kirjoittaa käsin, eivätkä laskut voi sisältää skannattuja tai kuvamuotoisia tietoja. Voit varmistaa, että DF-laskusi ovat koneellisesti luettavissa avaamalla DF-tiedoston ja yrittämällä valita jonkin kentän sisällön (esimerkiksi laskun numeron). Jos tiedot voi valita, kopioida ja liittää toiseen tiedostoon, DF-tiedosto on koneellisesti luettavissa.

7 DF-LASKUOHJE TOIMITTAJILLE 7 a. Luo luettava DF-lasku Voit luoda luettavan DF-laskun usealla eri tavalla: Voit käyttää nykyistä kirjanpito-ohjelmaasi, jos siitä voi viedä laskuja koneellisesti luettavassa DF-muodossa. Katso edeltä, miten voit varmistaa laskun olevan koneellisesti luettavissa. Voit käyttää Microsoft Officea tai muuta tekstinkäsittely- tai taulukkolaskentaohjelmaa, jos se sallii asiakirjojen tallentamisen koneellisesti luettavassa DF-muodossa. Vaihda tällöin Tallenna muodossa -kentässä näkyvän tiedostopäätteen (esimerkiksi.xls/.xlsx/.doc/.docx) tilalle.pdf. DF*(.pdf) Laskun nimi on täysin vapaavalintainen sillä rajoituksella, että se EI saa sisältää mitään seuraavasta kuudesta sanasta: attachment, anhang, anlage, adjunto, annex tai liite. Yhdessä DF-tiedostossa voi lähettää vain yhden laskun/hyvityslaskun. Usean laskun lähettämistä yhdessä DF-tiedostossa ei tueta. Osa kentistä on pakollisia, esimerkiksi laskun numero. Katso täydellinen luettelo jäljempänä olevasta liitteestä 2 ja varmista, että kaikki pakolliset tiedot löytyvät laskusta. Jos jokin pakollisista kentistä ei näy selvästi, lasku EI siirry laskujen käsittelyyn ja maksuun vaan se hylätään b. Valmistele liite (liitekäytännön mukaisesti) Huomaa, että tämän reitin kautta ei pidä valmistella ja lähettää asiakirjoja, jotka eivät liity laskuun (esimerkiksi tiliotteita tai muistutuksia). Lähetä ne seuraavaan osoitteeseen: Suomi: ContactA_FI@kone.com Muiden maiden yhteystiedot löydät täältä Laskutiedoston liitteiden tulisi olla tukiasiakirjoja, joiden avulla saa tarkemman kuvan luettavan DF-laskun veloituksista (esimerkiksi lähetysluetteloita ja laskutettavien projektien ajankäyttölomakkeita), ja niiden tulee olla luettavassa DF-muodossa. Jos sinun tarvitsee lisätä sähköpostiviestiin muita liitetiedostoja tai tukiasiakirjoja, esimerkiksi lähete, varmista lisäliitteen olevan alla olevan liitekäytännön mukainen: Liite tunnistetaan ja hyväksytään, jos se sisältää sanan attachment, anhang, anlage, adjunto, annex tai liite. Esimerkki: attachment_ pdf. Jos sähköisiä DF-laskuja on vain yksi, liitteet linkittyvät automaattisesti DF-laskuun. Jos liitteitä on useita, Basware suosittelee lähettämään sähköpostiviestissä vain yhden laskun kerrallaan.

8 DF-LASKUOHJE TOIMITTAJILLE 8 Sähköpostiviesti Yksi lasku/ hyvityslasku Liite 1.pdf Liite 2.pdf Mikäli sinun on lähetettävä useita sähköisiä DF-laskuja ja liitteitä yhdessä sähköpostissa, noudata seuraavia ohjeita: o Varmista, että kunkin liitteen tiedostonimessä on liitteen avainsana. Kunkin liitteen tiedostonimen on sisällettävä luettavan sähköisen DF-laskun tai - hyvityslaskun tiedostonimi. Esimerkiksi asiakirja1_liite.pdf linkitetään asiakirjaan asiakirja1.pdf. Sähköpostiviesti Lasku01.pdf Hyvityslasku01.pdf Lasku01_liite1.pdf Lasku01_liite2.pdf Hyvityslasku01_liite1. pdf Hyvityslasku01_liite2. pdf o Liitteet ovat kelvollisia seuraavien ehtojen täyttyessä: Sähköpostissa on vähintään yksi luettava sähköinen DF-lasku tai -hyvityslasku. Jokainen liite on linkitetty luettavaan sähköiseen DF-laskuun tai -hyvityslaskuun. Jos liite ei ole edellä ilmoitettujen sääntöjen mukainen, sitä ei lähetetä asiakkaalle. Tästä aiheutuu lisäkysymyksiä, ja laskun käsittely viivästyy.

9 DF-LASKUOHJE TOIMITTAJILLE 9 c. Lähetä luettava DF-lasku Luo uusi sähköpostiviesti Outlookissa tai muussa tavallisesti käyttämässäsi sähköpostiohjelmassa. Liitä sähköpostiviestiin luettava DF-lasku, jonka loit vaiheessa 3.a. ja tallensit tietokoneellesi. Yhteen sähköpostiviestiin voi liittää useita laskuja. Liitä lisäasiakirjat sähköpostiviestiin. Liitteet on aina toimitettava yhdessä DF-laskun kanssa. Ohjeita lisäliitteiden nimeämiseen on liitekäytännössä, joka on kuvattu vaiheessa 3.b. Kirjoita sähköpostin vastaanottajakenttään en DF-laskutusosoite. Katso alla olevasta luettelosta oikea -yksikkö, jolle lasku kuuluu osoittaa. Maa Yrityksen yksikkö ALV-tunniste tai muu tunniste Sähköpostiosoite DF-laskuja varten (vaatii rekisteröitymisen) SUOMI Oyj FI kone.oyj@ .basware.com SUOMI Industrial Oy FI kone.industrial.oy@ .basware.com SUOMI Hissit Oy FI kone.hissit.oy@ .basware.com SUOMI Export Oy FI kone.export.oy@ .basware.com Täydellinen luettelo DF-laskutukseen käytettävistä -sähköpostiosoitteista on tämän toimittajapaketin liitteessä 1. Lähetä sähköposti. BASWAREN DF-ALVELU TOIMITTAA ELLE AINOASTAAN SELLAISET DF-LASKUT, JOTKA ON LÄHETETTY ALVELUUN REKISTERÖIDYISTÄ SÄHKÖOSTIOSOITTEISTA. ALVELU HYLKÄÄ AUTOMAATTISESTI LASKUT, JOTKA ON LÄHETETTY REKISTERÖIMÄTTÖMÄSTÄ SÄHKÖOSTIOSOITTEESTA. C. Laskun toimitus Basware määrittää muuntoprosessin asetukset ensimmäisen palveluun lähettämäsi laskun yhteydessä. Basware ilmoittaa sinulle sähköpostitse, kun ensimmäinen sähköposti on toimitettu onnistuneesti elle. Ensimmäisen luettavan DF-laskun kohdentamiseen ja toimittamiseen elle voi mennä muutama arkipäivä.

10 DF-LASKUOHJE TOIMITTAJILLE 10 Huomaa, että ilmoitus lähetetään samasta osoitteesta, ja saattaa virheellisesti päätyä roskapostisuodattimeen. Muista siis tarkistaa myös roskapostikansio. Tämän jälkeen vahvistusviestejä lähetetään ainoastaan, jos laskujen toimittamisessa ilmenee häiriöitä. Huomaa, että vahvistusilmoitus ja kaikki hylkäysilmoitukset lähetetään sekä sähköpostiosoitteeseen, josta lasku on lähetetty (vaiheen B2.b. mukaisesti), että yrityksen yhteyshenkilöksi rekisteröitymisen yhteydessä ilmoitetun henkilön sähköpostiosoitteeseen (vaiheen B2.a. mukaisesti). Varmista siis, että kyseisiä sähköpostilaatikoita seurataan. Luettelo yleisimmistä hylkäysperusteista ja niiden korjaamisesta on tämän asiakirjan liitteessä 3. D. Laskujen valvonta Voit tarkistaa laskun toimituksen tilanteen kirjautumalla Baswaren portaaliin: Documents-välilehdellä on yleiskuva lähettämistäsi DF-laskuista. Sinun ei muista syistä tarvitse enää kirjautua portaaliin tai käyttää sitä. Kirjautuminen vaaditaan vain kertaluonteisesti rekisteröitymistä ja palvelun aktivoimista varten. E. Lisätuki ja yhteystiedot Mikäli sinulla on kysyttävää laskujen lähettämisestä elle, ota meihin yhteyttä: Laskun sisältöä koskevat kysymykset (esimerkiksi mille -yksikölle lasku osoitetaan) Suomi: Basware Linkkejä: Ensimmäisen DF-laskun lähettämistä koskevat kysymykset (esimerkiksi miten luoda luettava DF-lasku) Tietoja muista sähköisen laskutuksen vaihtoehdoista Yhteydenottolomake (englanniksi)

11 DF-LASKUOHJE TOIMITTAJILLE 11 Liite 1 en sähköpostiosoitteet Käytä seuraavia sähköpostiosoitteita DF-laskujen lähettämiseen elle: Maa Yrityksen yksikkö ALV-tunniste tai muu tunniste Sähköpostiosoite DF-laskuja varten (vaatii rekisteröitymisen) AUSTRALIA KE AU (Australia) GST: kone.kep.au@ .basware.com UUSI-SEELANTI KE NZ (Uusi-Seelanti) kone.kep.nz@ .basware.com ITÄVALTA AG ATU kone.ag@ .basware.com BAHRAIN BAHRAIN Bahrain SC Elevators SC Bahrain.SC@ .basware.com Elevators.SC@ .basware.com BELGIA Belgium S.A. BE kone.belgium.sa@ .basware.com BELGIA International N.V. BE kone.international.nv@ .basware.com KANADA Inc. CKE kone.inc.cke@ .basware.com KANADA Inc. CKQ kone.inc.ckq@ .basware.com KYROS Elevators Cyprus Ltd J Kone.Elevators.Cyprus.Ltd@ .basware.com TŠEKKI a.s. CZ kone.as@ .basware.com TŠEKKI Industrial - koncern s.r.o. CZ kone.industrial.koncern@ .basware.com TANSKA Elevator A/S DK kone.elevator.as@ .basware.com EGYTI LLC LLC@ .basware.com VIRO AS EE as.kone@ .basware.com SUOMI Oyj FI kone.oyj@ .basware.com SUOMI Industrial Oy FI kone.industrial.oy@ .basware.com SUOMI Hissit Oy FI kone.hissit.oy@ .basware.com SUOMI Export Oy FI kone.export.oy@ .basware.com

12 DF-LASKUOHJE TOIMITTAJILLE 12 RANSKA KONÉ S.A. FR SAKSA Montage GmbH DE SAKSA GmbH, (Frontline) DE SAKSA Holding GmbH DE SAKSA Escalator SSC Europe GmbH DE SAKSA Automatiktüren GmbH DE SAKSA HONGKONG HONGKONG HONGKONG UNKARI IRLANTI Servicezentrale GmbH Elevator (HK) Limited Ben Fung Machineries and Engineering Ltd Shan On Engineering Company Ltd Felvonó Kft Ireland Limited DE IE T ITALIA S.p.A. IT ITALIA Slimpa S.p.A. IT ITALIA Industrial Spa IT KENIA Kenya Limited LATVIA SIA Lifti Latvija LV LIETTUA UAB LT LUXEMBURG Luxembourg S.A.R.L. LU

13 DF-LASKUOHJE TOIMITTAJILLE 13 LUXEMBURG LUMICO S A R L B kone.lumico@ .basware.com MALESIA ALANKOMAAT Elevator (M) Sdn. Bhd Holland B.V kone.elevator.my@ .basware.com kone.holland@ .basware.com ALANKOMAAT B.V kone.bv@ .basware.com ALANKOMAAT Hissi B.V hissi.bv@ .basware.com ALANKOMAAT ALANKOMAAT ALANKOMAAT NORJA OMAN Nederland Holding B.V. Deursystemen B.V. Kone Finance Holding BV Aksjeselskap AS Assarain LLC kone.nederland.holding@ .basware.com kone.deursystem@ .basware.com kone.finance.holding@ .basware.com MVA kone.aksjeselskap.as@ .basware.com Assarain.LLC@ .basware.com UOLA Sp.zo.o. L kone.sp.zoo@ .basware.com ORTUGALI ortugal - Elevadores Lda R3 kone.portugal@ .basware.com QATAR Elevators LLC Elevators.LLC@ .basware.com SAUDI-ARABIA Areeco Ltd Areeco.Ltd@ .basware.com SINGAORE te. Ltd N kone.pte.ltd@ .basware.com SLOVAKIA s.r.o. SK kone.sro@ .basware.com SLOVAKIA SSC s.r.o kone.ssc@ .basware.com SLOVENIA d.o.o. SI kone.doo@ .basware.com ETELÄ-AFRIKKA Elevators South Africa (ty) Ltd South.Africa.ty.Ltd@ .basware.com ESANJA Elevadores S.A. A kone.elevadores@ .basware.com

14 DF-LASKUOHJE TOIMITTAJILLE 14 ESANJA Marvi Ascensores SL B RUOTSI Ab SE SVEITSI (Schweiz) AG CHE MWST UGANDA Uganda Limited ISO-BRITANNIA lc. GB ISO-BRITANNIA (NI) Ltd. GB YHDISTYNEET ARABIEMIIRIKUNNAT Middle East LCC YHDYSVALLAT Inc YHDYSVALLAT Marine Elevators LLC Liite 2 Luettavien DF-laskujen pakolliset sisältövaatimukset Varmista ennen sähköposti lähettämistä, että luettavassa DF-laskussa on seuraavat tiedot. Lasku palautetaan, jos jokin pakollinen kenttä () havaitaan tyhjäksi. Yleistiedot Laskun numero Kenttä Verolasku/verohyvityslasku (ilmaisee, onko kyseessä veloitus- vai hyvityslasku) Hyvityslaskun ollessa kyseessä virheellisen laskun viite * Asiakirjan päiväys (laskun päiväys) 2 Määräpäivä (Valuta-määräpäivä) * Toimituspäivä / toimituskuukauden päivä * Valuutta Ostajan tilausnumero * Ostajan viite * Sopimuksen numero * Lähetysluettelon numero *

15 DF-LASKUOHJE TOIMITTAJILLE 15 Asiakkaan tiedot -yksikön täydellinen nimi -yksikön täydellinen osoite * -yksikön ALV-numero * Toimittajan tiedot Lähettäjän täydellinen nimi (toimittajan nimi) Lähettäjän täydellinen osoite (toimittajan osoite) Lähettäjän ALV-tunniste (toimittajan ALV-tunniste) IBAN (pankkitilin numero IBAN-muodossa) T T T SWIFT (BIC) * Toimittajan muu pankkitili (toissijainen pankkitili IBAN-muodossa) * Lähettäjän pankkitili (paikallinen muoto) * Maksuviitetiedot (maksuviite, OCR-numero, KID-numero) * Yhteenveto Nettosumma (ilman ALV:a) Bruttosumma (sis. ALV:n) ² Rahti - Sovellettavat ALV-kannat Verotettavan summan erittely (ilman ALV:a) per ALV-kanta tai poikkeus * ALV-summan erittely per ALV-kanta tai poikkeus * Maksettava ALV-summa yhteensä (ALV-kokonaissumma) yöristys * T 2 * ² Täydennetään automaattisesti tiedoilla, jotka toimittaja on antanut palveluun rekisteröitymisen yhteydessä. akollinen. Laskun hylkäämisestä ilmoitetaan lähettäjälle sähköpostitse, jos kenttä on tyhjä. akollinen. Lasku hylätään lähettäjälle sähköpostitse, jos päivämäärä ei ole kelvollinen kalenteripäivä. Taltioidaan, jos tieto on toimittajan ensimmäisessä palveluun lähettämässä laskussa. Laskutietojen on oltava laskussa koneellisesti luettavassa muodossa. Jos bruttosumma ei ole yhtä suuri kuin nettosumma + ALV-kokonaissumma (+ rahti), lähettäjälle ilmoitetaan laskun hylkäyksestä.

16 DF-LASKUOHJE TOIMITTAJILLE 16 Liite 3 Luettavan DF-laskun tarkastaminen ja hylkääminen Basware ilmoittaa sähköpostitse, jos laskua ei voi toimittaa. Esimerkki tällaisesta viestistä: Laskutusvaluutta puuttuu tai on muodoltaan virheellinen. Tyypillisiä tilanteita, joissa DF-lasku hylätään: Hylkäystilanne Ratkaisu DF-lasku ei ole luettavissa koneellisesti Sähköpostilasku on lähetetty rekisteröimättömästä sähköpostiosoitteesta akollinen kenttä on tyhjä Ylimääräisen liitetiedoston nimessä ei ole mitään seuraavista sanoista: attachment/anlage/adjunto/annex/liite Varmista, että DF-tiedosto on luettavissa koneellisesti, ja lähetä se uudelleen (katso ohjeet täältä). Lisää uusia sähköpostiosoitteita (katso ohjeet täältä) ja lähetä uudelleen. Varmista, että kaikkiin pakollisiin kenttiin on syötetty niihin kuuluvat tiedot ja lähetä uudelleen (katso kenttien luettelo täältä). Noudata liitekäytännön ohjeita ja lähetä uudelleen. Kattava luettelo erilaisista potentiaalisista ongelmista ja niiden ratkaisuista on saatavilla verkossa olevissa ohjeissamme.