UPM:N TOIMINTAOHJE JOKAINEN VALINTA ON TÄRKEÄ

Transkriptio

1 UPM:N OHJE JOKAINEN VALINTA ON TÄRKEÄ

2 Sisältö 1. Sitoudumme toimimaan oikein 4 2. Kunnioitamme ihmisiä ja ihmisoikeuksia 6 3. Huolehdimme toimintamme ympäristövaikutuksista ja tuoteturvallisuudesta 8 SATEENVARJOSYMBOLI tarkoittaa, että tarkempia sääntöjä löytyy intranetistä. 4. Nollatoleranssi korruption ja lahjonnan suhteen Vältä eturistiriitoja Kilpailulakien noudattaminen Suojele omaisuutta ja tietoa Tunnemme yhteistyökumppanimme Yhteistyömme sidosryhmien ja yhteisöjen kanssa Lakien ja sääntöjen noudattaminen kuuluu kaikille 22 TÄMÄN OHJEEN OMISTAA 2 UPM:N OHJE

3 Hyvät kollegat Meidän on toimittava oikein riippumatta siitä, missä olemme, kenen kanssa tai millaisessa tilanteessa toimimme. Emme tingi oikein toimimisesta missään olosuhteissa. Toimintaohjeemme ja arvomme tukevat osallistavaa työympäristöä ja näyttävät meille suuntaa muuttuvassa liiketoimintaympäristössä. Tämä luo perustan pitkän aikavälin menestyksellemme. Tärkeä osa oikein toimimisen kulttuuriamme on, että työntekijät kokevat voivansa tuoda esiin huolenaiheensa ja voivat luottaa siihen, että UPM ryhtyy asianmukaisiin toimiin. Jos olemme huolissamme jostakin, meidän on otettava asia puheeksi ja ryhdyttävä tarpeellisiin toimiin. Me olemme kaikki vastuussa oikein toimimisen kulttuurin rakentamisesta omalla toiminnallamme ja valinnoillamme. Siksi jokaisen meistä on sisäistettävä tämä Toimintaohje ja käytettävä sitä näyttämään oikeaa suuntaa työssämme. Valinnoillamme on merkitystä! Parhain terveisin Jussi Pesonen Toimitusjohtaja UPM:N OHJE 3

4 1. Sitoudumme toimimaan oikein UPM:N ARVOT Luota ja ole luotettava Oikein toimiminen on kaiken liiketoimintamme ydin. Se muodostaa perustan yhtiön jatkuvalle menestykselle ja kasvulle. Noudatamme kaikessa toiminnassamme soveltuvia lakeja ja säädöksiä. Lähtökohtanamme oikein toimimiselle ovat kuitenkin yhtiön arvot ja jokapäiväiset toimintatavat. Toimintaohjeemme määrittelee periaatteet, jotka auttavat meitä tekemään eettisesti kestäviä päätöksiä. Meidän kaikkien tulee tuntea Toimintaohje, tietää miten toimitaan oikein ja ymmärtää miksi se on tärkeää. Tekemällä oikeat valinnat suojelemme UPM:ssä joka päivä luotua arvoa. Oikein toimiminen vahvistaa mainettamme luotettavana kumppanina, toimittajana, asiakkaana ja työnantajana. Tunnustamme YK:n kestävän kehityksen tavoitteet ja edistämme niitä aktiivisesti. Ne ohjaavat kestävään kehitykseen ja jatkuvaan parantamiseen tähtäävää työtämme. Olemme sitoutuneet Yhdistyneiden kansakuntien Global Compact -aloitteeseen ja kunnioitamme sen kymmentä periaatetta, jotka liittyvät ihmisoikeuksiin, työvoimaan, ympäristöön ja lahjonnanvastaiseen toimintaan. Tuloksia yhdessä Uudistu rohkeasti 4 UPM:N OHJE

5 UPM:n työntekijöinä meidän jokaisen tulee perehtyä Toimintaohjeeseen ja noudattaa sitä ottaa epäillyt väärinkäytökset tai muut huolenaiheet puheeksi kysyä neuvoa esimieheltä tai UPM:n Compliance-tiimiltä epävarmoissa tilanteissa. Lisäksi UPM:n esimiesten tulee johtaa omalla esimerkillään viestiä UPM:n sisäisistä säännöistä ja menettelytavoista tiimeilleen ja keskustella, miten ne käytännössä koskevat tiimin jäseniä edistää ilmapiiriä, jossa tiimin jäsenet tuntevat voivansa kertoa mahdollisista huolenaiheista kuunnella tiimin jäsenten huolenaiheita ja viedä tietoonsa tulleet epäillyt väärinkäytökset eteenpäin opastaa ja tukea tiimejään edellä mainittujen velvoitteiden noudattamisessa. Jos et ole varma, oletko tekemässä oikein Mieti näitä kysymyksiä: Onko toiminta Toimintaohjeemme mukaista? Onko toiminta laillista? Onko toiminta eettistä? Haluaisinko lukea siitä sosiaalisesta mediasta tai lehdestä? Jos vastaus yhteenkin kohtaan on kieltävä, älä toimi niin vaan pyydä apua oikean toimintatavan löytämiseksi. LUE LISÄÄ YK:n yrityksiä ja ihmisoikeuksia koskevat ohjaavat periaatteet YK:n Global Compact -aloitteen 10 periaatetta YK:n kestävän kehityksen tavoitteet OECD:n toimintaohjeet monikansallisille yrityksille Rehellisyys tarkoittaa, että toimimme oikein OHJE-TUKI Jos sinulla on kysyttävää Toimintaohjeesta, ota yhteyttä sähköpostitse: Lisätietoja UPM:n arvoista, säännöistä ja siitä, miten toimit oikein, löydät UPM:n intranetistä (UPM:läisille): codeofconduct.upm.com tai UPM:n nettisivuilta: upm.com/codeofconduct UPM:N OHJE 5

6 2. Kunnioitamme ihmisiä ja ihmisoikeuksia UPM kunnioittaa ihmisoikeuksia YK:n yritystoimintaa ja ihmisoikeuksia koskevien ohjaavien periaatteiden mukaisesti. Edistämme asianmukaisia työoloja. Emme suvaitse pakko- tai lapsityövoiman käyttöä missään olosuhteissa. Vastuullisella johtamisella pyrimme sitouttamaan ja osallistamaan työntekijöitä kaikkialla organisaatiossa. Jokaisen työntekijämme on kunnioitettava perusoikeuksia, joita ovat esimerkiksi ajattelun, mielipiteen ilmaisun, uskonnon ja rauhanomaisen kokoontumisen vapaus sekä se, ettei ketään syrjitä rodun, iän, kansalaisuuden, sukupuolen tai sukupuolisen suuntautumisen perusteella. Emme suvaitse minkäänlaista seksuaalista ahdistelua tai muuta häirintää. Voimme jokainen omalta osaltamme vaikuttaa siihen, että työpaikkamme on innostava, monimuotoinen ja salliva. Työntekijöitä kannustetaan aktiiviseen henkilökohtaiseen ja ammatilliseen kehittymiseen ja kasvuun. Hyvinvointi, terveys ja työturvallisuus Työntekijöiden hyvinvointi ja terveys ovat UPM:lle tärkeitä. Emme koskaan tingi turvallisuudesta ja edellytämme, että myös yhteistyökumppanimme sitoutuvat terveyden ja työturvallisuuden edistämiseen. Jokaisen velvollisuus on työskennellä aina turvallisesti. Noudatamme asiaankuuluvaa työturvallisuuslainsäädäntöä sekä UPM:n työturvallisuussääntöjä ja -standardeja. Kaikkien esimiesten on opastettava, valvottava ja tuettava tiimejään turvallisessa työskentelyssä. 6 UPM:N OHJE

7 Osallistu ja anna muiden osallistua MIKÄ ON OIKEA TAPA TOIMIA? Pyri edistämään monimuotoisuutta. Ota tiimeihimme ihmisiä, joilla on erilaista osaamista ja kokemusta sekä erilaisia taustoja. Älä syrji ketään rodun, iän, kansalaisuuden, sukupuolen tai seksuaalisen suuntautumisen vuoksi. Luo ja edistä kulttuuria, jossa hyväksytään erilaiset näkökulmat ja annetaan kaikille mahdollisuus osallistua. Mieti, kuinka voit parantaa työpaikkasi ilmapiiriä ja innostaa muita. Jos havaitset häirintää tai muuta sopimatonta käytöstä, puutu siihen riippumatta siitä, kohdistuuko se sinuun vai muihin. Ota vastuu henkilökohtaisesta ja ammatillisesta kehittymisestäsi. Huolehdi, etteivät alkoholi tai muut haitalliset aineet vaikuta työkykyysi. Kehota ja kannusta muita noudattamaan UPM:n turvallisuusmääräyksiä. Jos havaitset turvatonta työskentelyä, puutu asiaan. Ilmoita tapaturmista ja vaaratekijöistä välittömästi. Älä koskaan oleta, että joku toinen on ilmoittanut riskeistä tai epäkohdista. Näytä hyvää esimerkkiä terveellisestä ja turvallisesta toiminnasta. Huolehdi omasta ja muiden turvallisuudesta sekä omasta työhyvinvoinnistasi. LUE LISÄÄ YK:n ihmisoikeuksien julistus ILO:n julistus työelämän perusperiaatteista ja -oikeuksista UPM:N OHJE 7

8 3. Huolehdimme toimintamme ympäristövaikutuksista ja tuoteturvallisuudesta Noudatamme toimintaamme liittyviä ympäristölakeja ja kiinnitämme huomiota ilmaan, ilmastoon, veteen, maaperään ja lajien monimuotoisuuteen kohdistuviin vaikutuksiin. Pyrimme minimoimaan toimintamme haitalliset vaikutukset, mukaan lukien maankäyttöön kohdistuvat. Mittaamme ja arvioimme toimintamme suoraa ja epäsuoraa ympäristökuormitusta jatkuvasti ja edistämme kehittyneiden teknologioiden käyttöä. Meidän jokaisen tulee huomioida ympäristöasiat päivittäisessä työssämme. Meidän tulee toimia vastuullisesti ja jakaa parhaita käytäntöjä. Kaikkia toimia, jotka voivat aiheuttaa vahinkoa ihmisille tai luonnolle, tulee harkita huolellisesti. Vähennä, käytä uudelleen ja kierrätä! Työntekijöidemme tulee johdonmukaisesti vähentää yhtiön ympäristökuormitusta jatkuvan parantamisen periaatteen mukaisesti. Kemikaaleja on käsiteltävä turvallisesti kansainvälisesti tunnustettujen ympäristöjohtamisjärjestelmien mukaisesti. Pyrimme tuotevastuuseen, joka ottaa huomioon tuotteiden koko elinkaaren. Olemme kaikki vastuussa sen varmistamisesta, että UPM:n tuotteet ovat käyttötarkoitukseensa turvallisia ja täyttävät niille asetetut lakisääteiset vaatimukset. 8 UPM:N OHJE

9 MIKÄ ON OIKEA TAPA TOIMIA? Tunne omaan työhösi ja työpaikkaasi liittyvät ympäristövaikutukset ja lain vaatimukset. Vältä turhia riskejä ja toimi ongelmia ennakoiden. Jaa parhaat käytännöt muiden kanssa. Tee kaikki mittaukset ja analyysit sekä niihin liittyvät raportit rehellisesti ja tarkasti. Älä tuhlaa luonnonvaroja (vettä, energiaa ja raakaaineita), vaan käytä niitä tehokkaasti. Käsittele kemikaaleja ja jätteitä varoen ja ohjeiden mukaan. Ilmoita kaikista toimista, joista voi aiheutua ympäristöriski. Huolehdi siitä, että tuotteet täyttävät niille asetetut vaatimukset (esim. REACH-asetukset ja ympäristömerkin kriteerit). UPM:N OHJE 9

10 4. Nollatoleranssi korruption ja lahjonnan suhteen Ei kompromisseja, poikkeuksia tai tekosyitä! UPM:n pääperiaate on selvä: emme suvaitse minkäänlaista korruptiota tai lahjontaa. Emme koskaan tarjoa tai maksa lahjuksia tai salli lahjuksia maksettavan virkamiehille tai yksityishenkilöille, emmekä myöskään koskaan pyydä tai ota vastaan lahjuksia. Emme saa koskaan antaa tai tarjota minkäänlaista arvokasta lahjaa tai palvelusta, jonka tarkoituksena on epäasiallisesti vaikuttaa liiketoimintapäätökseen liiketoimien edistämiseksi, liikesuhteiden ylläpitämiseksi tai epäreilun edun saamiseksi. Emme voi toimia näin suoraan emmekä välillisesti eli UPM:n puolesta toimivan kolmannen osapuolen kautta. Emme myöskään saa suoraan tai välillisesti pyytää tai ottaa vastaan mitään arvokasta lahjaa tai palvelusta, joka voisi vaikuttaa tai näyttää vaikuttavan objektiivisuuteemme liiketoimintapäätöksissä. Käsitettä arvokas lahja tai palvelus tulee tulkita laaja-alaisesti: se tarkoittaa esimerkiksi kaikenlaisia maksuja, lainoja, alennuksia, lahjoituksia poliittisten tarkoitusperien tai hyväntekeväisyyden hyväksi, hyvityksiä, lahjoja, lahjakortteja, aterioita, viihdepalveluita, matkoja, työ- tai harjoittelupaikkoja, liiketoimintamahdollisuuksia, palveluja ja muita vastaavia etuja. Annetulla tai vastaanotetulla lahjalla tai vieraanvaraisuudella on oltava oikeutettu liiketoiminnallinen syy, ja sen tulee aina olla luonteeltaan ja arvoltaan kohtuullinen. Meidän tulee saada lahjoille, vieraanvaraisuudelle ja matkakulujen korvaamiselle etukäteen lupa UPM:n sisäisten sääntöjen mukaisesti. Kaikista sopimattomia maksuja, etuuksia, lahjoja tai vieraanvaraisuutta koskevista pyynnöistä ja tarjouksista on aina kieltäydyttävä ja niistä on ilmoitettava viipymättä UPM:n lakiosastolle. 10 UPM:N OHJE

11 MIKÄ ON OIKEA TAPA TOIMIA? Suhteet viranomaisiin Älä anna tai tarjoa virkamiehelle äläkä ota virkamieheltä vastaan mitään arvokasta lahjaa tai palvelusta keskustelematta ensin asiasta UPM:n lakiosaston kanssa. Huomaa, että virkamies on lahjonnanvastaisessa lainsäädännössä laaja käsite. Se voi tarkoittaa esimerkiksi kaikkia valtionhallintoon kuuluvan yksikön tai toimiston, valtion omistaman tai hallinnoiman yrityksen, kuntien, seurakuntien, poliittisen puolueen tai kansainvälisen julkisen järjestön toimihenkilöitä, työntekijöitä, viranhaltijoita, edustajia tai ehdokkaita tällaisiin tehtäviin. Älä maksa ns. voitelurahoja virkamiehille hallinnollisten rutiinitehtävien, kuten asiakirjojen käsittelyn tai luvan saannin nopeuttamiseksi. Liikekumppanit Muista, että lainsäädännön ja UPM:n omien sääntöjen mukaan yksityisille liikekumppaneille tai muille toimijoille ei saa tarjota tai antaa eikä heiltä saa vastaanottaa lahjuksia tai muita vastaavia etuja, joiden tarkoituksena on vaikuttaa liiketoimintapäätöksiin tai varmistaa erityiskohtelu. Kolmannet osapuolet Muista, että UPM tai sen yksittäinen työntekijä voi joutua vastuuseen kolmannen osapuolen, kuten UPM:n nimissä toimivan agentin, konsultin, neuvonantajan, yhteisyrityksen toisen osapuolen, paikalliskumppanin, jakelijan tai toimittajan sopimattomista toimista. Tee asianmukainen riskinarviointi ja taustaselvitys (due diligence) UPM:n sääntöjen ja menettelytapojen mukaisesti. Kun solmit tai uusit sopimusta kolmannen osapuolen kanssa, huolehdi siitä, että sopimuksissa on UPM:n sääntöjen ja menettelytapojen mukaiset lausekkeet. Maksa kolmansille osapuolille vain kohtuullisia ja oikeutettuja provisioita ja palkkioita, jotka perustuvat UPM:n ja kolmannen osapuolen väliseen sopimukseen ja suoritettuihin palveluihin. Lahjat, vieraanvaraisuus, matkat ja edustustapahtumat Älä tarjoa, anna tai ota vastaan lahjoja, vieraanvaraisuuden osoituksia, aterioita, matkoja tai edustustapahtumia, jotka ovat kohtuuttomia tai joita käytetään vaikuttamaan epäasiallisesti liiketoimintapäätöksiin tai varmistamaan erityiskohtelu tai jotka voivat vaikuttaa muuten sopimattomilta. Älä anna tai ota vastaan käteistä rahaa tai lahjoja, jotka ovat helposti vaihdettavissa käteiseksi. Tällaisia ovat esimerkiksi maksu- ja lahjakortit, joille on ladattu tietty summa. Ilmoita kaikkiin lahjoihin ja vieraanvaraisuuteen, aterioihin, matkoihin tai edustustapahtumiin liittyvistä kuluista sääntöjemme ja menettelytapojemme mukaisesti. Kirjaa ylös myös osallistujien nimet ja työnimikkeet, päivämäärät ja summat. UPM korvaa työntekijöidensä kohtuulliset, työhön liittyvät kulut. Liikekumppaniemme kuluja korvataan sisäisten menettelytapojemme mukaisesti. UPM:N OHJE 11

12 5. Vältä eturistiriitoja Meidän kaikkien odotetaan toimivan UPM:n edun mukaisesti. Tämä tarkoittaa muun muassa, että meidän tulee välttää eturistiriitoja. Eturistiriita syntyy, kun oma etumme on ristiriidassa UPM:n etujen kanssa. Jo pelkkä vaikutelma eturistiriidasta voi vahingoittaa yhtiötä ja mainettamme. Henkilökohtaiset intressit Henkilökohtaiset intressit, kuten osakeomistus UPM:n toimittaja-, asiakas- tai kilpailijayrityksissä tai muu yhteys niihin, voivat aiheuttaa eturistiriidan. Jos sinulla on tällaisiin yrityksiin liittyviä henkilökohtaisia intressejä, et saa osallistua niitä koskevaan päätöksentekoon. Vähäinen määrä julkisesti noteerattujen yhtiöiden osakkeita ei aiheuta eturistiriitaa. Et saa työskennellä UPM:n kanssa kilpailevassa yrityksessä tai osallistua muuhun ammatilliseen toimintaan niiden kanssa. Et saa osallistua ammatilliseen toimintaan, joka voi haitata työtäsi UPM:ssä viemällä liikaa aikaa tai olemalla ristiriidassa työtehtäviesi kanssa. Myös hallituksen jäsenyys, toimi tai neuvonantajan rooli tai vastaava toisessa organisaatiossa voi haitata tehtäviäsi UPM:ssä ja aiheuttaa eturistiriidan. Henkilökohtaiset suhteet Kenellä tahansa meistä saattaa olla perheenjäseniä tai ystäviä, jotka työskentelevät UPM:n tai sen tytäryhtiöiden asiakas-, toimittaja- tai kilpailijayrityksissä tai joilla on niissä taloudellisia intressejä. Tällainen yhteys voi aiheuttaa eturistiriidan: muut saattavat ajatella, että tarjoat kyseiselle yritykselle erityiskohtelua tai että nämä henkilöt voivat vaikuttaa toimintaasi UPM:ssä. Eturistiriitatilanne syntyy, jos sinulla on päätös- tai vaikutusvaltaa kyseiseen liikekumppaniin liittyvissä asioissa. Huomaa, että eturistiriita syntyy myös siinä tapauksessa, että sinulla on esimies-alaissuhde perheenjäsenesi tai vastaavan henkilön kanssa tai harkitset hänen palkkaamistaan. Tällaisia rekrytointeja tai esimies-alaissuhteita ei sallita. Ilmoita ja keskustele Meidän tulee ilmoittaa esimiehellemme todelliset ja mahdolliset eturistiriitamme ja pyytää tarvittaessa lupa toiminnalle. Jokainen tilanne arvioidaan erikseen, ja tarvittaviin toimiin ryhdytään, jotta oikein toimimisen kulttuurimme ei vaarannu. 12 UPM:N OHJE

13 MIKÄ ON OIKEA TAPA TOIMIA? Jokaisella valinnalla on merkitys! Älä hanki epäoikeutettua henkilökohtaista etua hyödyntämällä työtehtäviesi kautta avautuvia mahdollisuuksia tai hyödyntämällä tietoa tai muuta omaisuutta, jota saat käyttöösi yhtiön palveluksessa. Jäävää itsesi kaikesta päätöksenteosta, josta aiheutuu todellinen tai mahdollinen eturistiriita tai sellaiselta vaikuttava tilanne. Huolehdi siitä, että teet työssäsi päätöksiä objektiivisesti ja UPM:n liiketoiminnan eduksi. Keskustele mahdollisesta eturistiriidasta esimiehesi kanssa, jos harkitset sivutyötä tai -toimea. Pyydä tarvittaessa kirjallinen lupa. Kirjaa ja kerro kaikki mahdolliset ja todelliset eturistiriidat tiedoksi esimiehellesi riippumatta siitä, vaikuttavatko ne omasta mielestäsi päätöksiisi. Onko kyseessä eturistiriitatilanne? Mieti näitä kysymyksiä: Voivatko omat intressini tai henkilökohtaiset suhteeni vaikuttaa päätökseen, jota olen tekemässä tai olla ristiriidassa UPM:n edun kanssa? Jos kyllä, keskustele asiasta esimiehesi kanssa. Jos et ole varma, keskustele asiasta esimiehesi kanssa. Jos eivät, voiko joku silti nähdä asian siten? Jos kyllä, keskustele asiasta esimiehesi kanssa. Jos ei, eturistiriitaa ei todennäköisesti ole. UPM:N OHJE 13

14 6. Kilpailulakien noudattaminen Kilpailulait suojaavat ja edistävät tehokasta ja reilua kilpailua. Ne edellyttävät, että yritykset toimivat markkinoilla itsenäisesti osallistumatta kilpailua rajoittavaan toimintaan. Kilpailulait kieltävät sopimukset ja muut toimintatavat, joiden tarkoituksena on kilpailun rajoittaminen tai vääristäminen tai joiden vaikutuksesta näin tapahtuu. Ne sääntelevät myös määräävässä markkina-asemassa olevien yritysten toimintaa. Kilpailuun liittyviä lakeja tulee noudattaa kaikessa toiminnassamme. Käytännössä tämä tarkoittaa seuraavaa: Älä osallistu hinta- tai tarjouskartelleihin, maantieteellisten tai tuotemarkkinoiden, asiakkaiden tai resurssien jakamiseen, boikotteihin tai tuotannon rajoituksiin kilpailijoiden kanssa. Älä keskustele arkaluontoisista aiheista tai vaihda niihin liittyviä tietoja kilpailijoidemme kanssa kilpailulakien vastaisesti. Noudata UPM:n sääntöjä ja menettelytapoja yhteydenpidossa kilpailevien yritysten kanssa. Noudata toimialajärjestöihin tai muihin ammatillisiin yhdistyksiin osallistuessasi UPM:n sisäisiä sääntöjä ja menettelytapoja. Huolehdi siitä, että kaikki kilpailijoiden, asiakkaiden, jakelijoiden, toimittajien ja muiden liikekumppanien kanssa solmittavat kaupalliset sopimukset ovat kilpailulainsäädännön mukaisia. Jos yhtiöllämme on määräävä markkina-asema, emme käytä sitä väärin. MIKÄ ON OIKEA TAPA TOIMIA? Toiminta kilpailijoiden kanssa Vältä kaikkia tarpeettomia yhteyksiä kilpailijoiden kanssa. Kaikilla yhteyksillä kilpailijoihin on oltava selkeä ja laillinen tarkoitus. Pyydä etukäteen lupa yhteydenpidolle kilpailijoiden kanssa sääntöjemme ja menettelytapojemme mukaan. Älä keskustele arkaluonteisista tiedoista kilpailijoiden kanssa tai luovuta niitä kilpailijoille. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi hinnoittelu, kustannukset, tuotantomäärät, alennukset, käyntiaste, markkina-alueiden jako tai tehtaiden sulkeminen. Tämä kielto koskee keskusteluja kaikkien UPM:n kanssa kilpailevien yritysten edustajien kanssa kaikissa tilanteissa, myös epävirallisissa (sosiaalisissa) tapahtumissa ja satunnaisten tapaamisten yhteydessä. Kieltäydy vastaamasta tai kommentoimasta ja ilmoita UPM:n lakiosastolle, jos kilpailija tekee aloitteen keskustelusta, joka koskee jotakin edellä mainituista arkaluonteisista aiheista. 14 UPM:N OHJE

15 Lakien noudattaminen on menestyksen perusta MIKÄ ON OIKEA TAPA TOIMIA? Tietojen vaihto Älä jaa kaupallisia tietoja tilastointitarkoituksessa kilpailijoiden kanssa suoraan tai välillisesti (kolmannen osapuolen kautta, esimerkiksi toimialajärjestöissä) neuvottelematta ensin UPM:n lakiosaston kanssa. Huolehdi aina tietojen luottamuksellisuudesta äläkä anna liikekumppaneille muita tietoja kuin mitä aiotussa liiketoimessa tarvitaan. Tämä on tärkeää muistaa, jos esimerkiksi asioit sellaisten asiakkaiden tai toimittajien kanssa, jotka ovat kilpailevia yrityksiä jollakin toisella UPM:n liiketoimintaalueella. Et saa luovuttaa toista UPM:n liiketoiminta-aluetta koskevia tietoja sen kanssa kilpailevalle asiakkaalle tai toimittajalle ja päinvastoin. Hintatiedot Älä julkista tietoja hinnankorotuksista kysymättä asiasta ensin lakiosastolta. Osallistuminen toimialajärjestöjen toimintaan Älä osallistu toimintaan toimialajärjestöissä, joita ei ole kirjattu UPM:n tietokantaan yhtiön sääntöjen ja menettelytapojen mukaisesti. Älä osallistu kokouksiin, joissa ei ole ennalta sovittua asialistaa. Käy kokouksen asialista läpi etukäteen ja varmista, että käsiteltävät aiheet ovat soveliaita. Epäselvissä tapauksissa kysy neuvoa UPM:n lakiosastolta. Älä jaa arkaluonteista tietoa toimialajärjestöjen kokouksissa. Ilmaise vastalauseesi heti, jos muut osallistujat ilmaisevat tällaisia tietoja tai toimivat muutoin kilpailulakien vastaisesti. Jos vastalause ei auta, poistu kokouksesta välittömästi ja ilmoita asiasta UPM:n lakiosastolle viipymättä. Pyydä merkitsemään vastalauseesi ja/tai poistumisesi kokouspöytäkirjaan, jos mahdollista. Varmista, että pöytäkirja vastaa kokouksen sisältöä. Pyydä korjaamaan pöytäkirjaa tarvittaessa. Muista, että kilpailulait koskevat myös epävirallisia tapaamisia. Suhteet jakelijoihin, asiakkaisiin ja toimittajiin Älä rajoita asiakkaiden vapautta määrittää omat jälleenmyyntihintansa. Keskustele UPM:n lakiosaston kanssa ennen minkäänlaisen rajoittavan sopimuksen (esim. yksinoikeus- tai kilpailukieltosopimuksen) solmimista toimittajien tai asiakkaiden kanssa. Määräävän markkina-aseman väärinkäyttö Jos arvelet, että UPM:llä on määräävä markkina-asema tietyn tuotteen osalta jollakin maantieteellisellä alueella, ota yhteys UPM:n lakiosastoon. Tutkinnat Ota välittömästi yhteyttä UPM:n lakiosastoon ja noudata sen antamia ohjeita, mikäli kilpailuviranomainen saapuu tekemään yllätystarkastusta. UPM:N OHJE 15

16 7. Suojele omaisuutta ja tietoa Aineellinen ja aineeton omaisuus Olemme jokapäiväisessä työssämme vastuussa UPM:n ja sen liikekumppaneiden omaisuudesta, kuten koneista, laitteista, raakaaineista, ajoneuvoista, tietokoneista ja mobiililaitteista, varoista, teollisja tekijänoikeuksista ja tiedosta. Meidän tulee käsitellä niitä huolellisesti ja suojata niitä vahingoittumiselta, katoamiselta, varkauksilta ja väärinkäytöltä. Kaikkien työntekijöiden on huolehdittava UPM:n ja sen liikekumppanien luottamuksellisten tietojen salassapidosta asianmukaisin toimenpitein. Käsittelemme luottamuksellisia tietoja huolellisesti ja jaamme niitä vain henkilöille, joilla on niiden käyttöoikeus ja jotka tarvitsevat niitä työssään. Suojaamme UPM:n immateriaalioikeuksia keksintöjä, patentteja, tekijänoikeuksia, tavaramerkkejä ja liikesalaisuuksia asianmukaisesti. Suojaamme tiedot tietoturvauhilta sekä luvattomalta ja laittomalta käytöltä sääntöjemme ja menettelytapojemme mukaisesti. UPM:llä on pääsy ja käyttöoikeus tietoihin, joita työntekijät luovat tai jakavat yrityksen tietojärjestelmissä, sekä oikeus seurata ja tutkia tietojen ja järjestelmien käyttöä lain sallimassa määrin. Kunnioitamme kollegoiden, sidosryhmien ja niiden edustajien yksityisyyttä käsittelemällä henkilötietoja sovellettavien lakien sekä yhtiön sääntöjen ja menettelytapojen mukaisesti. Käytämme ja hyödynnämme teknologiaa eettisesti ja vastuullisesti. Tietojen julkistaminen ja sisäpiiritiedot Listayhtiönä huolehdimme siitä, että julkiset tiedotteemme ovat arvopaperimarkkinalakien ja -sääntöjen mukaisia. Vain nimetyt yhtiössä työskentelevät henkilöt saavat antaa julkisia lausuntoja medialle UPM:n puolesta. Olemme sitoutuneet noudattamaan markkinoiden väärinkäyttöön ja sisäpiiritietoon, liittyviä sääntöjä ja määräyksiä, kuten kaupankäynti- ja tiedonantorajoitteita. Päätöksenteko ja dokumentointi Päätökset tehdään UPM:n etujen mukaisesti ja asianmukaisen riskien arvioinnin perusteella. Yhtiössä on käytössä juridiset ja taloudelliset hyväksymiskäytännöt, joita olemme sitoutuneet noudattamaan. Näihin käytäntöihin kuuluvat riskien pienentämiseen tähtäävät toimet, kuten henkilövaltuutukset, rahamääräiset hyväksymisoikeudet ja tehtävien eriyttäminen. Kaikki liiketoimet tulee merkitä kirjanpitoomme tarkasti ja asianmukaisesti. Täsmällinen kirjanpito ja raportointi auttavat meitä täyttämään UPM:ää koskevat lakisääteiset vaatimukset esimerkiksi veroasioissa. Työntekijöidemme tulee tuntea aineistojen ylläpitämistä, säilytystä ja hävittämistä koskevat sisäiset säännöt ja noudattaa niitä. 16 UPM:N OHJE Estä, suojaa, ole tarkkana!

17 MIKÄ ON OIKEA TAPA TOIMIA? Omaisuus Älä käytä yhtiön omaisuutta tai tietoja väärin, esimerkiksi omassa tai UPM:n ulkopuolisessa liiketoiminnassa tai laittomiin tai epäeettisiin tarkoituksiin. Älä käytä kollegoidesi työpanosta tai aikaa henkilökohtaisen hyödyn tavoitteluun. Tieto Huolehdi tietoturvasta ja suojaudu kyberriskeiltä asianmukaisin tietoteknisin keinoin ja noudattamalla UPM:n sääntöjä. Kun käsittelet henkilötietoja, muista aina seuraavat säännöt: suunnittele ensin, rajoita käyttöä, huolehdi tietojen suojaamisesta ja poista vanhentuneet tiedot. Älä keskustele luottamuksellisista asioista julkisilla paikoilla, sosiaalisessa mediassa tai perheenjäsenten tai ystävien kanssa. Älä jaa entisten työnantajiesi luottamuksellisia tietoja tai pyydä muita tekemään niin. Jos lähdet UPM:ltä, älä jaa yhtiön luottamuksellisia tietoja muille. Ohjaa pyynnöt UPM:n sidosryhmäsuhteista vastaavalle osastolle, jos median edustajat pyytävät sinua kommentoimaan yhtiön asioita. Ole varovainen, jos kolmannet osapuolet pyytävät sinulta yhtiötä koskevia tietoja esimerkiksi osana asiakkaan tunnistamista koskevia menettelyjään. Varmista, että pyynnölle on perusteltu syy, älä luovuta luottamuksellisia tietoja ilman asianmukaisia salassapitosopimuksia tai -sitoumuksia ja huolehdi henkilötietojen suojasta. Suojaa UPM:n keksinnöt, liikesalaisuudet ja teollis- ja tekijänoikeudet salassapidolla tai ylläpitämällä asianmukaista juridista suojaa ja kunnioita kolmansien osapuolten immateriaalioikeuksia. Pidä tietosi sisäpiiritietoa koskevista yhtiön säännöistä ja menettelytavoista ajan tasalla. Jos sinulla on kysyttävää, ota yhteys UPM:n lakiosastoon. Kirjanpito ja tositteet Noudata UPM:n sisäisiä hyväksymiskäytäntöjä ja tytäryhtiöiden hallinnointiperiaatteita UPMkonserniin kuuluvien yritysten päätöksenteossa. Älä väärennä yhtiön kirjanpitoa, tositteita tai tilejä. Älä kirjaa kuluja ilman UPM:n sääntöjen ja menettelytapojen edellyttämiä tositteita tai perusteluja. Ilmoita epäilyttävistä liiketoimista, maksuista tai kuluista UPM:n sisäiseen tarkastukseen tai lakiosastolle. UPM:N OHJE 17

18 8. Tunnemme yhteistyökumppanimme Tuntemalla asiakkaamme, toimittajamme ja muut liikekumppanimme sekä rakentamalla hyvät liikesuhteet niihin voimme parantaa liiketoimintamme suorituskykyä, toimitusvarmuutta ja toimintamme jatkuvuutta. Näin voimme myös minimoida riskin siitä, että joutuisimme mukaan laittomaan toimintaan tai liikesuhteista aiheutuisi tappioita tai mainehaittaa. Siksi meidän tulee valita yhteistyökumppanimme huolellisesti objektiivisin kriteerein, kuten edellyttämällä heiltä lakien noudattamista omassa toiminnassaan. Lisäksi edellytämme, että toimittajat ja yhteistyökumppanit, agentit ja välittäjät mukaan lukien, noudattavat UPM:n Toimintaohjetta toimittajille ja kolmansille osapuolille. Haluamme tunnistaa yhteistyökumppaneihin liittyvät riskit ja puuttua niihin jo ennen liikesuhteen solmimista. Seuraamme myös yhteistyökumppaneidemme toimintaa koko liikesuhteen ajan. Panostamme erityisesti kauppapakotesäännösten noudattamista, lahjontaa ja korruptiota (katso luku 4), ihmisoikeuksia (katso luku 1), rahanpesua, petoksia ja erilaisia taloudellisia seikkoja koskevien riskien hallintaan. Lisäksi sosiaalisia sekä ympäristöön ja toimitusvarmuuteen liittyviä riskejä hallinnoidaan toimitusketjussamme tarkoin. Kauppapakotesäädökset ja rahanpesun ehkäisy Muiden maailmanlaajuisten yhtiöiden tapaan meidän tulee noudattaa soveltuvia kansallisia ja kansainvälisiä kauppapakotteita ja vientivalvontaa koskevia säädöksiä. Nämä säädökset koskevat muun muassa tuotteiden tuontia, vientiä ja kotimarkkinoiden kauppaa sekä kansainvälisiä pakotteita ja kaupan rajoituksia. Rahanpesulla tarkoitetaan toimintaa, jossa rikollisesta toiminnasta kuten petoksista, veronkierrosta, ihmiskaupasta ja lahjonnasta peräisin olevia varoja kierrätetään laillisen yritystoiminnan kautta rikollisen alkuperän häivyttämiseksi. Emme harjoita soveltuvan rahanpesu-, terrorismi- ja talousrikoslainsäädännön vastaista liiketoimintaa. Vastuullinen hankinta Olemme sitoutuneet vastuulliseen hankintaan. Asetamme vaatimuksia toimittajillemme ja edellytämme heidän vievän niitä eteenpäin omissa hankintaketjuissaan. Nämä vaatimukset liittyvät esimerkiksi raakaaineiden alkuperään, asianmukaisiin työoloihin sekä lapsi- ja pakkotyön kieltoon, ja toimittajien tulee noudattaa niitä UPM:n toimittajia ja kolmansia osapuolia koskevan toimintaohjeen ohella. Tunnetko liikekumppanisi? 18 UPM:N OHJE

19 MIKÄ ON OIKEA TAPA TOIMIA? Tunne vastapuolesi Tunne asiakkaasi, toimittajasi ja yhteistyökumppanisi. Hanki ja ylläpidä heistä oleellista ja ajantasaista tietoa tekemällä UPM:n sääntöjen ja menettelytapojen mukaiset riskiperusteiset taustarkastukset (due diligence) sekä luotto- ja muiden taloudellisten tietojen tarkastukset. Älä tee sitoumuksia, jos epäilet yhteistyökumppanin toiminnan eettisyyttä. Pyri kehittämään liikesuhteita jatkuvasti, seuraa yhteistyökumppanien toimintaa ja ryhdy toimiin, jos havaitset riskin, joka voi vaikuttaa UPM:ään. Toimittajat Kerro selvästi UPM:n vaatimuksista sekä UPM:n Toimintaohjeesta toimittajille ja kolmansille osapuolille. Valitse toimittajat yksinomaan etukäteen määritettyjen kriteerien ja kattavan riskien arvioinnin perusteella. Suojaa luottamukselliset tiedot ja anna tuotteiden toimintaan sekä hintoihin liittyviä tietoja vain tarpeen mukaan. Liiketoimet Pidä tarkasti ja kattavasti kirjaa kaikista liiketoimista. Älä hyväksy käteismaksuja tai niihin rinnastettavia maksuja, ellei maksukäytäntö ole UPM:n sisäisten menettelytapojen mukainen. Ole huolellinen, kun suoritat maksuja liikekumppaneille, kuten toimittajille ja agenteille. Varmista, että maksut menevät tuotteet tai palvelut toimittavalle henkilölle tai yritykselle, eivät ulkopuolisille. Varmista myös, että maksut menevät maahan, jossa liikekumppani harjoittaa liiketoimintaa tai jossa se on myynyt tuotteet tai toimittanut palvelut UPM:lle. Jos havaitset jotain epäilyttävää, ota yhteys UPM:n lakiosastoon. Kiinnitä huomiota hälytysmerkkeihin, joita ovat esimerkiksi monimutkaiset tai epätavalliset maksujärjestelyt, monelta eri taholta tulevat tai monille eri tahoille suoritettavat maksut, pyynnöt ohjata maksut ulkopuoliselle tilille ja asiakkaan tekemät epätavallisen suuret tilauserät, joille ei ole selkeää liiketoiminnallista syytä. Ota yhteys UPM:n lakiosastoon, jos sinulla on kysyttävää jostakin liiketoimesta. UPM:N OHJE 19

20 9. Yhteistyömme sidosryhmien ja yhteisöjen kanssa Tavoitteemme on olla luotettava kumppani. Haluamme ymmärtää sidosryhmiemme odotuksia ja käydä vuoropuhelua eri sidosryhmien kanssa keskustellaksemme UPM:n tavoitteista, toimintaperiaatteista ja toiminnan haasteista. Kunnioitamme oikeutta eriäviin mielipiteisiin ja pyrimme käymään keskustelua sidosryhmien ja yhteisöjen kanssa. Tiedostamme toimintamme merkittävän yhteiskunnallisen vaikutuksen ympäröiviin yhteisöihin. Pyrimme edistämään niiden taloudellista, ympäristöön liittyvää ja sosiaalista kehitystä sekä minimoimaan toimintamme negatiiviset vaikutukset. Osallistumme paikallisyhteisöjen kehittämiseen erilaisten projektien ja aloitteiden kautta ja kerromme toiminnastamme avoimesti. Kun UPM toteuttaa näitä hankkeita ja aloitteita yhteistyössä paikallishallinnon kanssa, huolehdimme toimintamme lainmukaisuudesta ja eettisyydestä sekä lahjonnanvastaisten lakien ja yhtiön sääntöjen noudattamisesta. 20 UPM:N OHJE

21 MIKÄ ON OIKEA TAPA TOIMIA? Vuoropuhelu sidosryhmien kanssa perustuu luottamukseen Keskustele UPM:n lakiosaston kanssa, ennen kuin aloitat yhteistyön paikallishallinnon kanssa liittyen investointeihin tai vastaaviin kehityshankkeisiin. Älä tee poliittisia lahjoituksia tai muuten tue poliittisia ehdokkaita, puolueita tai ryhmittymiä UPM:n nimissä. Pidä poliittinen toiminta selkeästi erillään työstäsi. Varmista, että lahjoitukset ja sponsoroinnit hyväksytään UPM:n sponsorointia, lahjoituksia ja työntekijöiden vapaaehtoistyötä koskevien sääntöjen ja menettelytapojen mukaisesti. Ole valmis rakentavaan vuoropuheluun sidosryhmien kanssa UPM:n tiedottamissääntöjen mukaisesti. Kuuntele ja kunnioita erilaisia mielipiteitä ja ilmaise omat näkemyksesi rakentavasti. UPM:N OHJE 21

22 10. Lakien ja sääntöjen noudattaminen kuuluu kaikille Meillä kaikilla on velvollisuus ylläpitää yhtiön arvopohjaa ja eettisiä standardeja. Jos epäilemme väärinkäytöksiä, velvollisuutemme on kertoa niistä ja tehdä niistä ilmoitus sekä kuunnella muiden esittämiä huolenaiheita. Emme saa koskaan olettaa, että joku toinen on ilmoittanut riskitekijästä tai huolenaiheesta. Tämä Toimintaohje on perusta vaatimustenmukaisuusohjelmille, säännöille ja menettelytavoille, joissa näitä aiheita käsitellään tarkemmin. Ylläpidämme myös järjestelmää, joka määrittelee, miten lakien ja säännösten noudattamiseen liittyvät riskit havaitaan, miten niihin reagoidaan sekä miten niitä hallitaan ja seurataan. Viestimme jatkuvasti lakien ja sääntöjen noudattamisen tärkeydestä työntekijöillemme ja muille UPM:ää edustaville. Huolenaiheiden esiin tuominen Kaikkien työntekijöiden tulee ilmoittaa havaitsemistaan tai epäilemistään lainrikkomuksista sekä tämän Toimintaohjeen tai muiden UPM:n sääntöjen vastaisesta toiminnasta viipymättä esimiehilleen tai UPM:n lakiosaston, henkilöstöosaston tai sisäisen tarkastuksen edustajalle tai UPM:n Raportoi väärinkäytöksestä -kanavan välityksellä. Näin asiat voidaan käsitellä ja ratkaista viipymättä ja estää niiden toistuminen samassa yksikössä tai muualla organisaatiossa. Tutkimme tehdyt ilmoitukset huolellisesti ja niin luottamuksellisesti kuin mahdollista ja käsittelemme henkilötietoa asianmukaisesti. Emme suvaitse kostotoimia niitä työntekijöitä vastaan, jotka vilpittömin aikein ilmoittavat epäillyistä rikkomuksista tai osallistuvat niitä koskeviin tutkimuksiin. Kostotoimia ovat esimerkiksi siirtäminen alempiin tehtäviin, irtisanominen, ylennyksen epääminen, palkan pienentäminen ja kaikenlainen uhkailu, kiusaaminen tai häirintä. 22 UPM:N OHJE

23 RAPORTOI VÄÄRINKÄYTÖKSESTÄ -KANAVA Internetissä: upm.com/reportmisconduct Sähköpostitse: Postitse: UPM-Kymmene Oyj Sisäisen tarkastuksen johtaja/valitukset PL Helsinki VÄÄRINKÄYTÖSTEN SEURAAMUKSET Lakien, tämän Toimintaohjeen tai muiden UPM:n sääntöjen vastainen toiminta johtaa kurinpitotoimiin, joista vakavin on työsuhteen päättäminen. Muita mahdollisia kurinpitotoimia ovat esimerkiksi huomautus, varoitus ja kannustepalkkioiden menettäminen. Esimerkkejä rikkomuksista, joista voi seurata kurinpitotoimi: UPM:n sääntöjen rikkominen Muiden yllyttäminen UPM:n sääntöjen rikkomiseen Tiedossa olevaan tai epäiltyyn rikkomukseen puuttumisen laiminlyönti Tahallinen väärän ilmoituksen tekeminen tai väärien tietojen antaminen tutkimuksissa Kieltäytyminen yhteistyöstä mahdollisen rikkomuksen tutkimisessa Kostotoimet tai kostotoimien salliminen rikkomusepäilyistä ilmoittanutta työntekijää vastaan Vaikeneminen ei ole vaihtoehto. Toimi oikein! Rikkomuksista voi seurata myös yksityisoikeudellisia seuraamuksia (esimerkiksi vahingonkorvauksia tai sopimusrikkomusseuraamuksia) tai rikosoikeudellisia toimia (esimerkiksi sakkoja tai vankeusrangaistuksia). UPM:N OHJE 23

24 Cover: UPM Fine 250 g/m 2, inside pages: UPM Fine 120 g/m 2. Printed 05/2019. Copyright: UPM-Kymmene Corporation. The Code of Conduct is available in several languages. In case of conflict between the language versions, the English language version prevails.