TYÖMAAREKISTERI. Käyttöohje versio1.7

Transkriptio

1 TYÖMAAREKISTERI Käyttöohje versio1.7

2 Työmaarekisteri 1 MUUTOSHISTORIA Versio PVM Aihe Tekijä KATSOtunnistautuminen Raportointi JK Työmaan hallinnoija Urakkatiedot Raportointi Huomioitavaa JK Massaraportointi Korjausraportin lähettäminen Huomioitavaa: Suositellut selaimet JK Vahti-palvelu JK Työntekijätietojen poistaminen JK Työmaalle rekisteröinti Urakkatiedot Raportointi VAHTI-palvelu Huomioitavaa: CSVtiedoston lyhenteet EV

3 Työmaarekisteri 2 Sisältö 1. Työmaarekisteri Ilmoita-palvelu Käyttäjätunnukset Käyttöoikeudet Työmaan perustaminen Työmaan perusnäkymä Päätoteuttajan lisääminen Rakennuttajan nimeäminen Työmaan hallinnoija Työmaalle rekisteröinti Toimittajaketju Tilaajattoman toimittajan rekisteröinti Urakkatiedot Laskutietojen lisääminen Kuukausitoteuma Työntekijätiedot Raportointi Massaraportointi Korjausraportin lähettäminen VAHTI-palvelu Huomioitavaa... 26

4 Työmaarekisteri 3 1. Työmaarekisteri Työmaarekisteri on työkalu yhteisen työmaan verotusmenettelylain vaatimusten mukaista urakka- ja työntekijätietojen keräämistä, raportointia ja arkistointia varten. Työmaarekisterissä luodaan työmaita, joille järjestelmä luo automaattisesti työmaakohtaisen tunnisteen, Työmaa-avaimen. Työmaa-avainta hyödynnetään tietojen keruussa ja raportoinnissa. Kaikki Työmaarekisterin kautta lähetetyt raportit arkistoidaan järjestelmään. Työmaarekisteriin kuuluu myös Vahti-palvelu, joka on tarkoitettu työturvallisuuslain mukaisen työntekijä- ja perehdytysluettelon ylläpitoa varten. Työmaarekisterin käyttö edellyttää voimassaolevaa sopimusta Työmaarekisterin aloitusnäkymä. 2. Ilmoita-palvelu Ilmoita-palvelussa hallinnoidaan yrityksen työntekijä- ja yhteystietoja, ja sen kautta on mahdollista tilata myös VALTTI-kortteja. Jokainen yhteisellä työmaalla työskentelevä työnantaja ilmoittaa omat työntekijänsä ensin veronumero.fi Ilmoita-palveluun, minkä jälkeen työnantaja rekisteröityy tilaajalta saamallaan Työmaa-avaimella työmaalle Ilmoita-palvelun Työmaalle rekisteröinti -välilehden kautta. Työmaalle rekisteröitymisen jälkeen toimittajan Ilmoita-palvelun tiedot ovat käytettävissä Työmaarekisterin Työntekijä- ja Urakkaraportointiin. Tietojen hallinnointi Ilmoita-palvelussa on maksutonta. Ilmoita-palvelun käyttöohjeet veronumero.fi/kayttohjeet.

5 Työmaarekisteri 4 Ilmoita-palvelun aloitusnäkymä. 3. Käyttäjätunnukset Työmaarekisteriin kirjaudutaan veronumero.fi-sivulta henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella (sähköpostiosoite). Palveluun pääsy edellyttää, että yritykselle on luotu tili tilaajavastuu.fi-palvelussa. Jotta yrityksen käyttäjiä voi myöhemmässä vaiheessa luvittaa Työmaarekisteri-käyttäjiksi, on näillä käyttäjillä oltava käyttäjätunnus luotuna tilaajavastuu.fi-palvelussa. Tilaajavastuu.fi-palvelussa nimetyt pääkäyttäjät voivat hallinnoida käyttäjätunnuksia ja käyttöoikeuksia sekä tilaajavastuu.fi- että veronumero.fi-sivustoilla. HUOM! Ilmoita-palvelun käyttöoikeudet eroavat Työmaarekisterin käyttöoikeuksista, sillä Ilmoita-palvelussa hallinnoidaan yrityksen työntekijätietoja. Lisätietoja Ilmoitapalvelun käyttöohjeessa veronumero.fi/kayttohjeet. 4. Käyttöoikeudet Työmaarekisterin käyttöoikeuksien perustaminen on kaksivaiheinen. Yrityksen pääkäyttäjä luo ensin tunnuksen tilaajavastuu.fi-palveluun ja aktivoi Valvojan, mikäli kyseinen palvelu on käytössä. Tämän jälkeen käyttöoikeus lisätään veronumero.fipalvelun Työmaarekisteriin. Vaihe1: Tilaajavastuu.fi-tunnukset ja Valvoja-palvelun aktivointi Kirjaudu sisään palveluun osoitteessa ja mene kohtaan Käyttäjien hallinta. Käyttäjätunnusten luominen on mahdollista vain

6 Työmaarekisteri 5 pääkäyttäjätunnuksilla. Jos et tiedä organisaatiosi pääkäyttäjää, voit ottaa yhteyttä asiakaspalvelu@tilaajavastuu.fi Tunnusten luominen edellyttää pääkäyttäjätunnuksia ja alkaa painamalla Käyttäjien hallinta-linkkiä. Mene tämän jälkeen kohtaan Luo uusi käyttäjä ja täytä kaikki vaaditut kentät. Salasana tulee olla ohjeistusten mukainen, mutta sitä ei tarvitse kirjata ylös tässä vaiheessa. Paina lopuksi Luo käyttäjä. Pääkäyttäjä: Pääkäyttäjä voi hallinnoida käyttäjätunnuksia ja käyttöoikeuksia sekä tilaajavastuu.fi- että veronumero.fi-sivustoilla Peruskäyttäjä: Peruskäyttäjällä ei ole käyttäjähallinnointiominaisuuksia tilaajavastuu.fitai veronumero.fi-sivuilla. Pääkäyttäjän on annettava peruskäyttäjälle haluamansa käyttöoikeus Työmaarekisterin käyttöön JOS YRITYKSELLÄ ON VALVOJA-PALVELU KÄYTÖSSÄ: Siirry tämän jälkeen yläpalkin kohtaan Yrityksen tiedot ja sitten Siirry Valvojan hallintasivulle. Selaa sivulla alas kohtaan Valvoja-palvelun käyttäjät ja paina kohdasta Lisää käyttäjiä. Valvoja-tunnuksen aktivointi. Aktivoi täppä näytölle avautuvasta uudesta ikkunasta sen käyttäjän/käyttäjien kohdalta, joille haluat aktivoida Valvoja-palvelun ja paina hyväksy.

7 Työmaarekisteri 6 Käyttäjän aktivointi. Salasanan lähetys uudelle käyttäjälle tapahtuu seuraavalla tavalla: Kirjaudu ulos palvelusta ja siirry tilaajavastuu.fi-etusivulle ja paina Unohtuiko salasanasi? -linkkiä. Kirjoita luomasi käyttäjätunnus (sähköpostiosoite) kenttään ja paina Hyväksy tiedot. Uudelle käyttäjälle lähetetään automaattinen viesti, jonka kautta hän voi aktivoida itselleen oman salasanan. HUOM! Linkki on vain yhden päivän voimassa, joten tarvittaessa salasanan lähetyksen voi tehdä uudelleen. Vaihe 2: Työmaarekisteri-käyttöoikeudet Pääkäyttäjät voivat lisätä käyttöoikeuksia Työmaarekisteriin kaikille tilaajavastuu.fipalvelun käyttäjille. Pääkäyttäjän on annettava käyttöoikeudet Työmaarekisterin käyttöön myös omalle käyttäjätunnukselleen. Kirjaudu sisään veronumero.fi ja mene yläpalkista Työmaarekisteri-sovellus välilehdelle. Luvitus tapahtuu Käyttöoikeudetpainikkeen kautta. Työmaarekisteri-käyttöoikeudet. HUOM! Varmista, että olet oikean yrityksen käyttöoikeuksissa valitsemalla pudotusvalikosta oikea yritys, mikäli toimit käyttäjänä useamman organisaation alla.

8 Työmaarekisteri 7 Voit luvittaa käyttäjälle eritasoisia oikeuksia, ja oikeuksia voi olla samaan aikaan useaa tasoa: Työmaakäyttäjä: Käyttäjä näkee ainoastaan kyseisen työmaan tiedot. Käyttöoikeus työmaalla on sen yrityksen tietoihin, joka antaa käyttäjälle Työmaakäyttäjä-oikeuden. Työmaakäyttäjä ei pääse luomaan uusia työmaita tai muokkaamaan työmaan tietoja. Kaikki työmaat: Käyttäjä näkee yrityksen kaikki luodut työmaat. Rakennuttaja ei näe päätoteuttajan työntekijätietoja. Kaikki työmaat -käyttäjä ei pääse luomaan uusia työmaita. Perusta työmaita: Perusta työmaita -käyttäjä pystyy luomaan uusia työmaita, ja näkee ainoastaan kaikkien perustamiensa työmaiden tiedot. 5. Työmaan perustaminen Työmaa perustetaan työmaarekisterissä Luo uusi työmaa -painikkeella. Ainostaan Perusta työmaita -käyttöoikeuden omaavat henkilöt voivat perustaa työmaita. Pakollisena tietona työmaata perustettaessa on ainoastaan työmaan nimi. Kun työmaa on perustettu, vahvistaa järjestelmä perustetun työmaan ja antaa työmaan yksilöivän tunnisteen, Työmaa-avaimen. Työmaakohtaisen käyttöoikeuden voi antaa vasta työmaan perustamisen jälkeen. HUOM! Raportointiin vaaditut yrityksen työntekijä- ja yhteystiedot syötetään Ilmoitapalveluun. Työmaan perustaminen.

9 Työmaarekisteri 8 Työmaa-avain. 6. Työmaan perusnäkymä Työmaan tietoja voi muokata työmaan perusnäkymässä. Suositeltavaa on, että kaikki kentät täytetään ja pidetään myös ajan tasalla. Työmaan perusnäkymä. Työmaan tilaa voi muokata: Luonnos: Työmaa vielä luonnosvaiheessa, ei toimintaa Aktiivinen: Työmaa on aktiivinen, työmaalta raportoidaan kuukausittain

10 Työmaarekisteri 9 Keskeytetty: Työmaa on keskeytetty, työmaalla ei toistaiseksi toimintaa Päättynyt: Työmaa on päättynyt, työmaan raportointi on päättynyt HUOM! Oletustilana on aina Luonnos. Työmaan tilaa tulee muuttaa työmaan vaiheiden mukaan Päätoteuttajan lisääminen Työmaalle tulee aina nimetä päätoteuttaja ja syöttää päätoteuttajan yhteyshenkilön tiedot. Päätoteuttajan voi lisätä joko nimellä tai y-tunnuksella. Päätoteuttajaksi voi nimetä ainoastaan yrityksen, jolla on käyttäjätili veronumero.fi-palvelussa. Yrityshaku 6.2. Rakennuttajan nimeäminen Myös rakennuttaja nimetään työmaakohtaisesti. Rakennuttaja voidaan lisätä joko nimellä tai y-tunnuksella. Rakennuttajaksi voi nimetä ainoastaan yrityksen, jolla on käyttäjätili veronumero.fi-palvelussa. Mikäli rakennuttajalla ei ole käyttäjätiliä palvelussa, voi Rakennuttaja-kohdan jättää tyhjäksi. Yrityshaku HUOM! Päätoteuttaja ja rakennuttaja voivat olla työmaalla sama yritys. Väärin merkityn päätoteuttaja tai rakennuttajan voi poistaa punaisesta Poista-tekstistä päätoteuttajan tai rakennuttajan nimen perässä.

11 Työmaarekisteri Työmaan hallinnoija Työmaan hallinnoija on automaattisesti työmaa-avaimen perustanut yritys. Kun työmaa perustetaan, tulee yrityksestäsi automaattisesti kyseisen työmaan hallinnoija. Työmaan hallinnoija nimetään työmaakohtaisesti. Työmaan hallinnoija voidaan lisätä joko nimellä tai y-tunnuksella. Hallinnoijaksi voi nimetä ainoastaan yrityksen, jolla on käyttäjätili veronumero.fi-palvelussa. Hallinnoinnin luovuttaminen. 7. Työmaalle rekisteröinti Raportointia varten hankittavat tiedot kerätään osittain Ilmoita-palvelun Työmaalle rekisteröinti -välilehden kautta. Kaikki työmaalle rekisteröityvät yritykset ilmoittavat mm. oman tilaajansa, urakan lajin ja urakan keston työmaakohtaisesti tilaajalta saamallaan Työmaa-avaimella. Työmaalle rekisteröitymisen yhteydessä toimittajan tiedot tulevat näkyviin Toimittajaketju-välilehdelle sekä tilaajan Urakkatiedot-välilehdelle. Rekisteröitymisen jälkeen toimittajan tietoja käytetään raportoinnissa Ilmoita-palveluun lisättyjen tietojen mukaisesti. Työmaalle rekisteröinti esitellään tarkemmin Ilmoitapalvelun käyttöohjeessa veronumero.fi/kayttoohjeet Toimittajaketju Toimittajaketju muodostuu työmaalle rekisteröityneistä yrityksistä, tai kun tilaaja lisää toimittajansa sopimuksen Urakkatiedot-välilehdellä. Näkymä on avoin aina omasta roolista urakkaketjussa alaspäin. Rakennuttaja näkee koko urakointiketjun ja päätoteuttaja kaikki omat alihankkijansa ja heidän alihankkijansa.

12 Työmaarekisteri 11 Toimittajaketju. Toimittajaketju-välilehdellä Päätoteuttaja voi lisätä tilaajan tilaajattomalle sopimukselle (kynä-painikkeesta), sekä tarvittaessa poistaa tilaajattoman sopimuksen (punaisesta raksista) Tilaajattoman toimittajan rekisteröinti Päätoteuttaja voi lisätä työmaalle sopimuksen ilman tilaajaa painikkeella Rekisteröi uusi tilaajaton toimittaja työmaalle. Tilaajattoman toimittajan lisääminen on tarpeellista tilanteessa, jossa toimittaja ei ole rekisteröitynyt työmaalle, eikä toimittajan tilaaja ole lisännyt sopimusta työmaalle. 8. Urakkatiedot Kuukausittain Verohallinnolle raportoitavat urakkatiedot raportoidaan Työmaarekisteriin kerääntyneen tiedon perusteella. Urakkatiedot-päänäkymä. Urakkatiedot-välilehdelle ilmestyvä listaus perustuu Ilmoita-palvelun kautta työmaalle tehtyihin työmaalle rekisteröinteihin. Tilaajan tulee syöttää urakkasumma manuaalisesti

13 Työmaarekisteri 12 painamalla kynä-painiketta. Tilaaja voi muokata myös muita sopimuksen tietoja sekä lisätä sopimukselle sopimusnumeron. Sopimusnumero on yrityksen sisäinen tieto, jota Työmaarekisteri käyttää laskujen kohdentamiseen. Urakkatietojen muokkaus. Jos toimittaja ei ole rekisteröitynyt työmaalle, on tilaajan mahdollista syöttää tiedot myös itse Lisää sopimus -painikkeella. Sopimuskumppanin lisääminen tilaajan toimesta. Tilaajan on mahdollista saada tiedot urakkaraportointia varten kahdella tavalla:

14 Työmaarekisteri Työnantaja rekisteröityy veronumero.fi Ilmoita-palvelun kautta työmaalle tilaajalta saamalla Työmaa-avaimella ja ilmoittaa tarvittavat tiedot. Työnantaja on vastuussa tietojen oikeellisuudesta. Tilaaja syöttää sopimussumman sekä voi muokata muita tietoja manuaalisesti. 2. Tilaaja syöttää tiedot itse Urakkatiedot-välilehdeltä. Tiedot syötetään menemällä kohtaan Sopimukset ja tämän jälkeen Lisää sopimus. Tilaaja on vastuussa tietojen oikeellisuudesta. HUOM! Ainoastaan Ilmoita-palveluun tietoja syöttäneitä yrityksiä on mahdollista lisätä Sopimukset-välilehdelle Laskutietojen lisääminen Työmaan sopimuksille voi lisätä laskutietoja. Laskutietojen lisääminen ja käsittely tapahtuu Kaikki työmaat -näkymässä, jonne Urakkatiedot-välilehdeltä pääsee suoraan Tuo ja kohdenna laskurivejä -painikkeen kautta. Kaikki työmaat -näkymä. Laskutiedot voi tuoda CSV-tiedostona. Lataa esimerkkitiedot (.csv) -painikkeesta lataat tiedoston, johon laskujen tiedot tulee täyttää. Tiedoston lyhenteiden selitykset ohjeen lopussa (Huomioitavaa-kohdassa). Kun laskujen tiedot on täytetty tiedoston, lataa tiedosto palveluun Tietojen tuonti CSV:stä -painikkeella. Tietojen tuomisen jälkeen laskutiedot on kohdennettava sopimukselle. Vain kohdennetut laskut näkyvät urakkaraportilla. Kohdenna automaattisesti -painikkeesta laskurivit kohdennetaan toimittaja- ja työmaatiedon perusteella. Vain ne rivit kohdennetaan, joihin liittyvä sopimus voidaan varmuudella tunnistaa. Pudotusvalikon Kohdentamattomat -valinnalla näkee laskut, joita ei ole vielä kohdennettu sopimukselle.

15 Työmaarekisteri 14 Valitse haluamasi laskut ja paina Kohdenna valitut uudelleen kohdentaaksesi laskut. Kohdennetuksi valitut sopimukset ja Kohdenna valitut -painike. Kohdenna laskutietoja -näkymässä valitse työmaa ja sopimus, johon lasku kohdennetaan. Kohdenna laskutietoja -näkymä Myös jo kohdennettuja laskuja voi kohdentaa uudelleen. Kohdennetut laskut näkyvät, kun pudotusvalikosta on valittuja Kohdennetut Kuukausitoteuma Kuukausitoteuma-välilehdellä sopimukselle voi syöttää urakkalaskujen maksetun tai laskutetun myös manuaalisesti. Napsauta Maksettu tai Laskutettu tekstin alla olevaa laatikkoa haluamasi sopimuksen kohdalta ja kirjoita toteutunut summa. Käsin syötetty kuukausitason summa korvaa laskuriveistä lasketun summan.

16 Työmaarekisteri 15 Kuukausitoteutumat-näkymä. 9. Työntekijätiedot Työntekijätietoja voi syöttää manuaalisesti, sekä yhdistää yrityksen omaan sähköiseen kulunvalvontajärjestelmään. Mikäli olette kiinnostuneita kulunvalvonnan integroinnista, olkaa yhteydessä Työntekijätietojen lisääminen tapahtuu Työntekijätiedot-välilehdeltä Kulkutiedotpainikkeesta ja tämän jälkeen Lisää kulkutietoja. Työntekijätiedot-päänäkymä. Työntekijätiedon lisääminen.

17 Työmaarekisteri 16 Työntekijätietoja voi syöttää joko VALTTI-kortissa olevan tunnisteen perusteella tai veronumerolla. VALTTI-tunniste on oranssin VALTTI-älykortin alalaidassa viivakoodin alapuolella oleva numerosarja. Työntekijätietoja voi syöttää useampi kerrallaan. Veronumerot tai VALTTI-tunnisteet tulee olla rivivälein eroteltuna, jotta lisääminen on mahdollista. VALTTI-tunniste. Työntekijätietoja voi syöttää riippuen leiman tyypistä: Päiväyhteenveto: Listauksessa näytetään päivämäärä, jolloin työntekijä on lisätty työmaalle. Kuukausiyhteenveto: Listauksessa näytetään kuukausi, jolloin työntekijä on lisätty työmaalle. Sisään: Listauksessa näytetään päivä ja kellonaika, jolloin työntekijä on lisätty työmaalle. Ulos: Listauksessa näytetään päivä ja kellonaika, jolloin työntekijä on kirjattu ulos työmaalta. HUOM! Varmista, että syöttämäsi veronumero on oikein. Järjestelmä tunnistaa työntekijän automaattisesti, mikäli se on syötetty Ilmoita-palveluun. Jos veronumeroa ei löydy, on listauksessa näkyvissä ainoastaan veronumero. Työntekijätietoja voi lisätä myös excel-tuontina. Excel-tuonnilla päätoteuttaja voi lisätä työntekijäilmoitukselle tietoja sellaisista työnantajista tai työntekijöistä, joiden tiedot puuttuvat Ilmoita-palvelusta. Excel-tuonti tapahtuu Työntekijätiedot-välilehden Työntekijät-painikkeen takaa. Lataa määrämuotoisen excel-taulukon pohja Lataa Excel-pohja koneellesi -painikkeella ja täytä se Verohallinnon tietuekuvauksen mukaisesti. Lataa täytetty Excel-taulukko järjestelmään Tuo tietoja Excelillä - painikkeella. Tietuekuvauksen voit ladata tältä sivulta: A %7D/9596

18 Työmaarekisteri 17 Työntekijätietoja on myös mahdollista poistaa, jos tiedot on esimerkiksi syötetty virheellisesti väärälle työmaalle. Työntekijätiedon poisto tapahtuu päänäkymästä painamalla oikealla olevaa punaista raksi-painiketta. Tietojen poisto vahvistetaan ponnahdusikkunassa Kyllä-painikkeella. Työntekijätiedon poistaminen. Työntekijätietojen kuukausittainen koontilistaus näkyy välilehdellä Työntekijät. Työntekijät-vällehti. 10. Raportointi Työmaarekisterin kautta tapahtuva kuukausittainen raportointi perustuu Ilmoitapalvelun kautta saatuihin tietoihin, Työmaarekisteriin manuaalisesti syötettyihin tietoihin sekä mahdollisista Työmaarekisteriin integroitujen järjestelmien kautta saatuihin tietoihin (esim. kulkutiedot). Onnistunut raportointi edellyttää sitä, että tilaajan sekä sopimuskumppanin tiedot on syötetty oikein Ilmoita-palveluun. Raportointia on kahta tyyppiä riippuen yrityksen roolista:

19 Työmaarekisteri 18 Urakkaraportointi: Kaikki työmaan tilaajat raportoivat kuukausittain urakkatiedot niiden sopimusten osalta, jotka ylittävät euroa. Työntekijäraportointi: Päätoteuttaja raportoi kuukausittain kaikki työmaalla työskennelleet työntekijät, mikäli yhteisen rakennustyömaan kokorakennushankkeen arvo on yli euroa. Ilmoitukset verottajalle -välilehdellä näkyy tilanne Verohallinnolle raportoiduista tiedoista. Näkymässä on mahdollista selata Työmaarekisteriin arkistoituja raportteja eri kuukausilta. Järjestelmä osoittaa värillä, mikä kyseisen kuukauden kyseisen työmaan raportin status on: Punainen: Raporttia ei ole lähetetty, tai tiedot raportilla ovat muuttuneet Työmaarekisteriin ilmoitettujen tietojen perusteella. Oranssi: Yritys on itse tarkastanut ja merkinnyt raportin lähetysvalmiiksi. Tarkastajalla ei ole KATSO-tunnuksia. Vihreä: Raportti on lähetetty onnistuneesti Verohallinnolle, Työmaarekisteriin ilmoitettujen tietojen perusteella tiedot eivät ole muuttuneet raportilla. Ilmoitukset verottajalle -välilehti. Raportti on tarkastettavissa joko txt- tai PDF-muodossa ennen sen lähettämistä.

20 Työmaarekisteri 19 Esimerkki raportista PDF-muodossa. HUOM! Työmaarekisteri koostaa raportin sinne kertyneistä tiedoista, mutta jokaisen raportoijan tulee tarkistaa koostettu raportti ennen lähettämistä. Raportointi edellyttää KATSO-tunnisteita. Kun raportti on tarkistettu ja lähetysvalmiina, paina Lähetä raportti verottajalle omilla KATSO-tunnisteillasi -painiketta. Järjestelmä pyytää KATSO-tunnisteet, eikä niitä tallenneta järjestelmään missään vaiheessa. Kun tunnistautuminen on onnistunut, siirtyy lähetetty raportti jonoon ja muuttuu oranssiksi. Kun raportti on lähetetty onnistuneesti Verohallinnolle, muuttuu raportti vihreäksi. Työmaarekisterin kautta onnistuneesti lähetetyt raportit voi tarkistaa Verohallinnon Ilmoitin.fi-palvelusta Massaraportointi Massaraportoinnin avulla käyttäjä voi raportoida kaikki ne työmaat, johon hänet on luvitettu. Massaraportointi toimii Kaikki työmaat -näkymän kautta. Oletusnäkymänä avautuu Lähettämättömät ilmoitukset -välilehti, jossa näkyy kaikki käyttäjän työmaat, joilta ei ole tehty ilmoitusta valittuna kuukautena. Lähetetyt

21 Työmaarekisteri 20 ilmoitukset -välilehdellä näkyy kaikki ne työmaat, joilta ilmoitus on tehty. Tietoja voi lajitella kummassakin perusnäkymässä seuraavilla tavoilla: Näytä kuukausi: Valikossa näkyvät vain kyseisen kuukauden raportit. Ilm.velvollinen: Valikosta voidaan valita organisaation, jonka nimissä lähetettäviä tai lähetettyjä ilmoituksia voi tarkastella, mikäli käyttäjä on luvitettu usean organisaation käyttäjäksi. Työmaa-avain: Valikosta voidaan valita yksittäisen työmaa-avaimen, jonka lähetettävää tai lähetettyä ilmoitusta halutaan tarkastella. Työmaan nimi: Valikosta voidaan valita yksittäisen työmaan, jonka lähetettävää tai lähetettyä ilmoitusta halutaan tarkastella. Tyyppi: Valikosta voidaan valita lähetettävät tai lähetetyt työntekijä- tai urakkailmoitukset, joita halutaan tarkastella. Tarkastettu: Valikosta voidaan valita tarkastetut tai tarkastamatta olevat ilmoitukset. Sekä perusilmoitus että korjausilmoitus lähetetään valitsemalla vasemmalta valintaruuduista ne ilmoitukset, jotka halutaan lähettää. Ensimmäisestä valintaruudusta ylhäältä voidaan valita lähetettäväksi kaikki näkymässä olevat ilmoitukset. Valittu ilmoitus. Painikkeet ilmoituksen lähettämiseen Lähettämättömät ilmoitukset ja Lähetetyt ilmoitukset -välilehdillä. Kuten yksittäin lähetettävien raporttien osalta, myös massaraportoinnissa tarvitaan KATSO-tunnisteita. Massaraportoinnissa KATSO-tunnistautumista käytetään raportointikohtaisesti, jolloin tunnisteita ei tarvitse syöttää kuin yhden kerran.

22 Työmaarekisteri 21 KATSO-tunnusten syöttäminen. Avautuvasta näkymästä on mahdollista tarkastella lähetettäviä raportteja ja avata tiedot tekstimuodossa. Lähetettävät raportit Korjausraportin lähettäminen Mikäli jo lähetettyjä raportteja tulee korjata, on se mahdollista tehdä lähettämällä korjausraportit joko yksittäin tai massana useampi kerrallaan. Yksittäisen korjausraportin lähettäminen tehdään Työmaarekisterissä Ilmoitukset Verohallinnolle -välilehden kautta. Useamman korjausraportin voi lähettää Kaikki työmaat -näkymässä. Tietojen muuttuminen raportilla edellyttää, että tietoja on korjattu sellaisten urakka- tai työntekijätietojen osalta, jotka on kirjattu alkavaksi Työmaarekisterissä raportoitavan kuukauden aikana. Yksittäisen korjausraportin lähettäminen. Yksittäin lähetettyjen raporttien korjaus tapahtuu Ilmoitukset Verohallinnolle -välilehden kautta. Näkymästä valitaan joko urakka- tai työntekijätietojen kohdalta sen kohdekuukauden raportti, josta korjausraportti halutaan lähettää. Korjausraportin lähettäminen edellyttää sitä, että tiedot on muutettu joko urakkatiedot- tai työntekijätiedot-välilehtien kautta.

23 Työmaarekisteri 22 Yksittäisen korjausraportin lähettäminen. Korjausraportin lähetys edellyttää KATSO-tunnisteita ja tapahtuu tavallisen raportin lähettämisen tavoin. Useamman korjausraportin lähettäminen Kaikki työmaat -näkymässä. Korjausraportit voi lähettää myös massana Kaikki työmaat -näkymässä. Tällöin useamman raportin voi lähettää yhdellä kertaa ja KATSO-tunnukset syötetään ainoastaan kerran. Lähetetyt ilmoitukset -välilehden kautta valitaan ne raportit, joista korjausraportti halutaan lähettää. KATSO-tunnus annetaan lähettämisen yhteydessä. Useamman korjausraportin lähettäminen Kaikki työmaat -näkymästä. 11. VAHTI-palvelu VAHTI-palvelu on päätoteuttajan työkalu työturvallisuuslain mukaisen perehdytys- ja työntekijäluettelon ylläpitoa varten. Työntekijä tulee olla aina perehdytettynä työmaalle ennen perehdytyslistalle lisäämistä.

24 Työmaarekisteri 23 VAHTI-palvelun perusnäkymä. VAHTI-palvelun oletusnäkymänä avautuu aina perusnäkymä, jossa näkyy listaus työmaalle perehdytetyistä työntekijöistä. Eri näkymävaihtoehdot: Perusnäkymä: Näyttää listan perehdytetyistä työntekijöistä. Tulostusnäkymä: Näyttää listan perehdytetyistä työntekijöistä tulostettavassa muodossa. Valittavissa Lataa kaikki perehdytetyt työntekijät ja Lataa voimassaolevat kulkuluvat. Leimauslaitteet: Mahdollistaa leimauslaitteen lisäämisen VAHTI-palveluun ja Työmaarekisteriin, mikä mahdollistaa työmaalla leimatietojen keräämisen VALTTIkorttien avulla. Perehdytä työntekijä: Mahdollistaa yksittäisen työntekijän lisäämisen perehdytyslistalle perehdytyksen yhteydessä. Tuo perehdytettyjä työntekijöitä: Mahdollistaa useamman työntekijän lisäämisen yhdellä kertaa perehdytyslistalle perehdytyksen yhteydessä. Lisää leimaus valituille: Mahdollistaa leimatietojen antamisen halutulle kohdekuukaudelle halutuille perehdytetyille työntekijöille lisäämällä ensin täppä perusnäkymällä oikealla oleviin valintaruutuihin. Leimauslaitteet-näkymässä näytetään työmaalle lisätyt leimauslaitteet. Uusi laite lisätään Lisää laite -painikkeen kautta. HUOM! Lisättävän leimauslaitteen täytyy olla yhteensopiva Työmaarekisterin kanssa.

25 Työmaarekisteri 24 Leimauslaitteet-näkymä. Lisättävän laitteen laitetunnisteena toimii laitteesta löytyvä IMEI-koodi. Leimauslaitteen siirtäminen työmaalta toiselle. Kun saman leimauslaitteen lisää toiselle työmaalle Työmaarekisterissä, poistuu se automaattisesti käytöstä edelliseltä työmaalta. Leimauslaitetta ei tarvitse erikseen poistaa työmaalta. Lisää laite -näkymä. Perehdytä työntekijä -painikkeen kautta työntekijä voidaan lisätä perehdytyslistalle. Järjestelmä esitäyttää tiedot, mikäli jokin seuraavista tunnisteista syötetään kenttään: VALTTI-tunniste (VALTTI-kortin numero) Veronumero (työntekijän veronumero) Henkilötunnus (työntekijän henkilötunnus) HUOM! Työntekijätiedot tulee olla syötettynä Ilmoita-palveluun, jotta esitäyttö onnistuu. Mikäli työntekijällä on useita työnantajia, on oikea työnantaja mahdollista valita Työnantaja-valikosta.

26 Työmaarekisteri 25 Perehdytä työntekijä -näkymä. Tuo perehdytettyjä työntekijöitä -näkymän kautta perehdytyslistalle voidaan lisätä useampi työntekijä yhdellä kertaa. Tiedot lisätään excel-tiedoston avulla, joka avautuu Tuo perehdytettyjä työntekijöitä -painikkeen kautta painamalla Lataa Excelpohja täydennettäväksi -painiketta. Kun kaikki tiedot on täydennetty pohjaan, valitaan tallennettu tiedosto ja painetaan Lähetä tiedosto -painiketta. Usean työntekijän lisääminen perehdytyslistalle. Lisää leimaus valituille -painikkeen kautta halutuille perehdytetyille työntekijöille on mahdollista lisätä leimatieto halutulle kohdekuukaudelle. Leimaus lisätään joko VALTTItunnisteella tai veronumerolla. Leiman tyypiksi on mahdollista valita:

27 Työmaarekisteri 26 Päiväyhteenveto (leimaus tietylle päivälle) Kuukausiyhteenveto (leimaus tietylle kuukaudelle) Sisään (leimaus sisään työmaalle minuutin tarkkuudella) Ulos (leimaus ulos työmaalta minuutin tarkkuudella) 12. Huomioitavaa Tässä osiossa käydään läpi Työmaarekisterin toiminnallisuuksissa huomioitavia asioita. Tietojen poisto Työmaarekisterissä. Luotuja työmaita ei ole mahdollista poistaa. Jos esimerkiksi työmaa on syötetty väärin, tulee väärin syötetty työmaa merkitä tilaan Päättynyt ja nimetä alkuun esim. Älä käytä, jolloin väärää Työmaa-avainta ei käytetä. Työmaarekisteriä käyttävät yritykset voivat poistaa sopimuksia, joihin ko. yritys on merkitty tilaajaksi. Päätoteuttaja voi poistaa sopimuksia, joilla ei ole lainkaan tilaajaa, tämä tapahtuu Toimittajaketju-välilehdellä. Päätoteuttaja voi poistaa myös työntekijätietoja. Työmaan luonti on sovittava työmaakohtaisesti. Rakennuttajan ja päätoteuttajan tulee sopia työmaakohtaisesti siitä, kumpi taho perustaa työmaan Työmaarekisteriin. Työmaarekisterissä ei ole tällä hetkellä testausominaisuutta. Jos yritykselläsi on tarvetta testata Työmaarekisteriä, voitte pyytää tunnukset Työmaarekisteri-betaan Sivu-urakoitsijat Työmaarekisterissä. Sivu-urakoitsijat, kuten muutkin urakoitsijat, rekisteröityvät työmaalle Ilmoita-palvelussa. Rakennuttaja voi halutessaan lisätä urakoitsijat itse Sopimukset-välilehdellä. Rakennuttajan on hyvä muistuttaa sivuurakoitsijoita ilmoittamaan tiedot työntekijöistä myös päätoteuttajalle työntekijäraportointia varten. Roolit Työmaarekisterissä. Työmaarekisterin termit Rakennuttaja ja Päätoteuttaja perustuvat laissa määriteltyihin rooleihin. Työmaarekisterissä on mahdollista määritellä työmaalle vain yksi rakennuttaja ja yksi päätoteuttaja. Tietojen vienti excelissä. Toistaiseksi vain osassa Työmaarekisterin ominaisuuksia tietoja on mahdollista syöttää massana excelissä. Näitä toiminnallisuuksia kehitetään jatkossa. Tietojen tuonti excelissä ja listaustoiminnot. Tällä hetkellä Työmaarekisteristä ei ole saatavilla listausta työmaista tai työntekijöistä. Tätä toiminnallisuutta kehitetään jatkossa. Integroidut järjestelmät. Mikäli yritykselläsi on käytössä Työmaarekisteriin integroitu kulunvalvonta- tai taloushallinnon järjestelmä, ole yhteydessä suoraan järjestelmätoimittajaan ongelmatilanteissa.

28 Työmaarekisteri 27 Työmaa-avainta voi käyttää myös ilman Työmaarekisteriä. Jos sopimuskumppanillasi on käytössä oma järjestelmä ilmoitusmenettelyn hoitamiseen, voi Työmaa-avainta kuitenkin käyttää. Ilmoita-palvelun Työmaalle rekisteröinti -toiminto on maksuton. Yksityishenkilö tilaajana ilman y-tunnusta. Yksityishenkilöt eivät voi tällä hetkellä käyttää veronumero.fi-palvelua. Päätoteuttaja perustaa työmaan Työmaarekisteriin ja raportoi tiedot Verohalllinnolle Työmaarekisteristä. Rakennuttajaa ei tässä tapauksessa tarvitse merkitä. Raportoijana tilitoimisto tai isännöitsijä. Raportoinnin helpottamiseksi suosittelemme, että näille käyttäjille annetaan organisaatioon aina Kaikki työmaat -käyttöoikeus, jotta raportoinnin voi suorittaa massaraportointina, muutoin raportit on mahdollista lähettää ainoastaan yksi kerrallaan työmaakohtaisesti. KATSO-tunnisteen salasana. Ilmoituksen lähetys ei onnistu, mikäli tunnisteen salasanassa on seuraavia merkkejä: å,ä,ö. KATSO-rooli. Jotta ilmoitus on mahdollista tehdä, tulee lähettäjällä olla joko vertailutietojen ilmoittaja- tai kausiveroilmoittaja -rooli. Internet-selainvaihtoehdot. Työmaarekisteri- ja Ilmoita-palvelusovellukset toimivat tällä hetkellä seuraavilla selaimilla: Firefox, Google Chrome ja Internet Explorer 9 tai uudempi versio. Urakkasummat. Verohallinnon ohjeistuksen mukaan urakkasummat näytetään raportilla täysinä euroina, vaikka urakkatietoihin olisi syötetty senttejä. Urakkalaskutietojen.csv-tiedoston lyhenteiden selitteet. TY = Asiakirjan tyyppi Pakollinen arvo sallitut arvot: o 0 = e-lasku o 1 = skannattu paperilasku tai vastaava o 2 = skannattu ulkomaalainen lasku o 3 = urakkahintailmoitus o 4 = urakan maksusuoritus o 5 = ennakkomaksu TA = Työmaa-avain Pakollinen arvo OMT = Ostajan maatunnus Ei pakollinen arvo OT = Ostajan y-tunnus Pakollinen arvo MMT = Myyjän maatunnus Ei pakollinen arvo MT = Myyjän y-tunnus Pakollinen arvo SUM = Laskun bruttosumma Pakollinen arvo ALP = Laskun arvonlisävero Pakollinen arvo RTU = Rivitunniste Ei pakollinen arvo o Koontilaskujen juokseva numerointi, alkaa arvosta 1 PVM = Asiakirjan päivämäärä Pakollinen arvo o muotoa yyyy-mm-dd