Varastokirjaston kokoelmakartoituksen hanke

Transkriptio

1 Varastokirjaston kokoelmakartoituksen hanke Sirpa Korhonen-Ritanen

2 1 Tiivistelmä Opetus- ja kulttuuriministeriö myönsi Varastokirjastolle vuodelle 2018 määrärahan Varastokirjaston kokoelmien karsinnan selvitystyöhön. Tavoitteena oli laatia esiselvitys siitä, onko kokoelmissa aineistoja, jotka pystyttäisiin tulevaisuudessa turvallisesti poistamaan. Hanke käynnistettiin syyskuussa 2018 ja hankkeen loppuraportti valmistui joulukuussa Selvitystyön teki sekä raportin kirjoitti kirjastoamanuenssi Sirpa Korhonen-Ritanen. Kirjastosihteeri Päivi Valta osallistui hankkeen kokoelmatyön käytänteisiin. Toimistopäällikkö Sirpa Janhonen sekä kirjastonjohtaja Johanna Vesterinen ovat toimineet hankkeen ohjaajina sekä hankeraportin esilukijoina. Hankkeen tavoitteena oli paikantaa aineistokokonaisuuksia, joiden karsinta olisi tarvittaessa mahdollista. Perusteltujen poistojen kautta pystyttäisiin vapauttamaan Varastokirjaston nykyisiä tiloja uudelleen käytettäviksi. Tarkoituksena oli myös tutkia mahdollisuuksia Varastokirjaston karsivaan kokoelmatyöhön, jota ei ole juuri tehty kirjaston toiminnan aikana. Kokoelma on kasvanut ja karttunut, mutta karsintaa on tehty lähinnä yksittäiskappalein. Aineistokartoituksessa selvitettiin viiden eri aineistoryhmän karsintamahdollisuuksia. Läpikäytyjä aineistoja olivat 1) digitaalisina näköisjäljenteinä verkosta löytyvät kotimaiset kausijulkaisut, 2) digitaaliset kotimaiset klassikkomonografiat, 3) huonokuntoiset monografiat ja 4) monivarastokappaleiset monografiat sekä 5) Braille-pistekirjat. Näiden kohdalla aineistopoistot olisivat tietyin edellytyksin mahdollisia toteuttaa, joskin ennen poistotoimia tulee pohtia poistoista saavutettavia hyötyjä suhteessa mm. poistoprosessin resursointiin. Tehdyn selvityksen mukaan poistojen yhteenlaskettu metrimäärä olisi metriä, keskimäärin noin metriä. Hankeselvityksen lopussa pohditaan Varastokirjaston kokoelmapolitiikkaa nyt ja tulevaisuudessa. Kirjastot ovat poistaneet kokoelmistaan paperisia julkaisuja ja lähettäneet ne Varastokirjastoon. Kirjaston lakisääteisenä tehtävänä on ottaa vastaan ja säilyttää kirjastoista siirrettävää aineistoa sekä asettaa aineisto tarvitsijoiden käyttöön. Sen sijaan, että Varastokirjasto harjoittaisi kokoelmastaan aktiivista poistoa, tulisi lähettävän kirjaston jatkossa pohtia paperisen kopion tarpeellisuutta ja lähettämistä Varastokirjastoon. Digitaalisen ja digitoidun aineiston määrän kasvaessa kaikilla kirjastosektoreilla joudutaan ennen pitkää käymään arviointia siitä, onko tarpeen tai kuinka kauan on tarpeen säilyttää sekä paperinen että digitaalinen aineisto ja vielä: kenen tehtävänä säilyttäminen on.

3 2 Sisällysluettelo Taustaa... 3 Tavoitteet... 3 Selvitettäviä aineistoryhmiä... 4 Varastokirjasto toimintaympäristönä... 5 Hankkeen aikataulu... 6 Digitoidut kotimaiset kausijulkaisut... 7 Digitoidut kotimaiset klassikkokirjat... 9 Huonokuntoiset monografiat Monografiat, joilla on useampi kuin yksi varastotietue (tuplat, triplat jne.) eli monivarastotietueiset monografiat Braille pistekirjakokoelma Yhteenveto ja pohdintaa Kuvat Sanastoa Lähteet... 21

4 3 Taustaa Opetus- ja kulttuuriministeriö myönsi Varastokirjastolle vuodelle 2018 erillisen määrärahan Varastokirjaston kokoelmien karsinnan selvitystyöhön. Hankkeen tavoitteena oli laatia esiselvitys siitä, onko Varastokirjaston kokoelmissa aineistoja, jotka pystyttäisiin tulevaisuudessa turvallisesti poistamaan. Kokoelmakartoitus -hankkeessa Varastokirjaston aineiston mahdollisia poistotarpeita on tarkasteltu Varastokirjaston näkökulmasta käsin. Hanke käynnistettiin syyskuussa 2018 ja hankkeen loppuraportti valmistui saman vuoden lopussa. Tavoitteet Hankkeen tavoitteena on ollut paikantaa aineistokokonaisuuksia, joiden karsinta olisi tulevaisuudessa mahdollista. Perusteltujen poistojen kautta pystyttäisiin vapauttamaan Varastokirjaston nykyisiä tiloja uudelleen käytettäviksi. Tarkoituksena oli myös tutkia mahdollisuuksia Varastokirjaston karsivaan kokoelmatyöhön, jota ei ole tehty kovinkaan paljon kirjaston toimintahistorian aikana. Kokoelma on kasvanut ja karttunut, mutta karsintaa on tehty harvakseltaan. Tehdyt poistot ovat pääosin kohdistuneet esimerkiksi kadonneeseen tai käytössä vahingoittuneeseen ja lainauskelvottomaan aineistoon. Mikäli kokoelmasta on esitetty poistettavaksi laajempia kokonaisuuksia, on poistoille kysytty ja saatu lupa aineiston toimittaneelta taholta. Näistä esimerkkeinä ovat japanilaiset ja saksalaiset patentit, jotka poistettiin kokoelmasta Patentti- ja rekisterihallitukselta saadun poistoluvan jälkeen. Nämä poistot vapauttivat kaksi selkeää, pitkää jaksoa hyllyistä ja tyhjentynyt hyllytila voitiin käyttää uudelleen. Kokoelmakartoituksen hankkeessa pyrkimyksenä on ollut ennen kaikkea hahmottaa ja nimetä niitä aineistoja, jotka olisivat turvallisesti poistettavissa kokoelmasta. Mitä nämä aineistoryhmät olisivat ja kuinka paljon niitä kertyisi? Mitä aineistoja esimerkiksi löytyy avoimesti, alkuperäistä identtisesti vastaavana ja rajoituksetta verkosta? Ohjenuorana kartoituksessa toimivat teesit luotettavuus ja varmuus. Varastokirjasto on vuosia toiminut kaikkien kirjastojen paperisen aineiston luotettavana varastona. Luotettavuus ja varmuus halutaan edelleen taata, joten mitään aineistoja ei esitetä poistettavaksi ilman varmuutta siitä, että vastaavat aineistot ovat saatavissa jostain muualta. Hankkeen puitteissa on tehty alustavaa suunnittelutyötä ja analyysiä kokoelmakarsinnasta. Lopputuloksena ei ole tarkoitus tuottaa ja laatia uusia säilytysohjeita kirjastoverkolle. Selvitys ei myöskään tässä vaiheessa johda konkreettisiin poistotoimenpiteisiin. Mikäli selvitystyön lopputuleman perusteella kokoelman karsiminen osoittautuu aiheelliseksi, karsintasuunnitelmista tiedotetaan kirjastoverkkoa ja käyttäjien kanssa käydään vuoropuhelua ennen poistotoimien käynnistämistä.

5 4 Selvitettäviä aineistoryhmiä Ensimmäinen askel hankkeen alussa oli miettiä mitä aineistoja selvitystyössä käydään läpi. Mitkä Varastokirjaston aineistokokonaisuudet nousevat ensisijaisesti ja keskeisinä esille, kun tavoitteena on karsia aineistoja turvallisesti ilman, että menetetään jotain ainutkertaista. Varastokirjaston aineistokarsintaan ei voi soveltaa kirjastojen tyypillisiä poistomenetelmiä. Esimerkiksi aineistojen lainamäärillä ja käytön aktiivisuudella ei voida perustella aineiston tarpeettomuutta, koska kyseessä on varasto- ja käyttökokoelman sekoitus. Varastokirjasto ei voi myöskään tehdä kokoelman karsintaa aineiston sisällöllisen relevanttiuden vuoksi. Aineistoa lähettävät kirjastot ovat omien aineistojen asiantuntijoina lähettäneet Varastokirjaston kokoelmaan säilyttämisen arvoiseksi arvioimiaan materiaaleja, jotka koostuvat heterogeenisestä joukosta eri tieteenaloja, kieliä ja aikakausia. Myöskään tulevaisuuden tutkimustarpeita ei voi ennustaa etukäteen. Kokoelma jakaantuu kausijulkaisuihin ja monografioihin, joiden molempien kohdalla piti erikseen pohtia erilaisia karsintamahdollisuuksia. Elektroninen julkaiseminen on yleistynyt sitten Varastokirjaston alkuaikojen, joten yksi selkeä kokonaisuus selvitystyölle olivat digitaaliset kokotekstitallenteet ja niiden päällekkäisyys Varastokirjaston kokoelmaan. Esimerkiksi kausijulkaisuja julkaistaan nykyisin vapaasti verkossa, sähköisesti kokotekstisinä ja runsain määrin. Maailmanlaajuisesta digijulkaisujen massasta päädyttiin rajaamaan selvityskohteiksi Kansalliskirjaston digitoimat kotimaiset, vapaasti verkossa saatavilla olevat aikakauslehdet sekä klassikkomonografiat. Tähän päädyttiin digitoidun aineiston määrällisesti selkeän rajauksen, linkkien luotettavan verkkopysyvyyden sekä näköisdigitoinnin vuoksi. Nämä digitaaliset tallenteet todennäköisesti säilyvät pysyvästi verkossa ja ne vastaavat täysin painettua paperiversiotaan. Klassikkomonografioiden lisäksi Varastokirjaston monografiakokoelmasta selvityskohteiksi nousivat Varastokirjaston kirjastojärjestelmään huonokuntoisiksi merkityt tuplamonografiat sekä monografiat, joilla on useampi kuin yksi saman aineiston varastonide. Molemmissa tapauksissa sama aineisto löytyy kokoelmasta useampana varastokappaleena. Monografioita, joilla on useita varastotietueita (Holdings 1 ) ja varastotietueiden niteet ovat keskenään samanlaisia, kutsutaan tässä selvityksessä monivarastotietueisiksi tai monivarastokappaleisiksi monografioiksi. Monivarastotietueisia aineistoja on kertynyt Varastokirjaston kokoelmaan huonokuntoisten monografioiden rinnalle otettujen lisäniteiden sekä Varastokirjaston toimintavuosien aikana noudatettujen erilaisten aineiston sisäänotto-ohjeistusten vuoksi. 1 Raportissa käytettyjen termien lyhyt sanasto s. 19.

6 5 Laaja yksittäinen aineistokokonaisuus, jota hankkeessa tarkasteltiin, on Braille-pistekirjoituskirjat. Samalla selvitettiin Varastokirjaston pistekirjojen nykyistä käyttöä ja aineiston tarpeellisuutta yhteistyössä ko. aineiston asiantuntijataho Celia-kirjaston kanssa. Varastokirjastossa on talletettuna myös parin hyllykilometrin verran saksalaisia väitöskirjoja, joita ei ole luetteloitu Varastokirjaston kirjastojärjestelmään. Aineisto on hyllytetty aakkosjärjestykseen. Luetteloimattoman kokoelman tämänhetkinen hyöty asiakkaille on kyseenalainen, koska sen olemassaolo ei näy käyttäjille. Väitöskirjojen tulevaisuutta, poistoa tai luettelointia on ajoittain mietitty, mutta kokoelma on päädytty säilyttämään sellaisenaan. Tämän selvityksen puitteissa ko. kokoelmaa ei myöskään tarkemmin käsitellä, mutta aineiston olemassaolo tulee tiedostaa. Keskustelua väitöskirjojen säilytyksen tarpeellisuudesta tai kokoelman tulevaisuudesta on syytä käydä asiakaskirjastojen kanssa. Varastokirjasto toimintaympäristönä Varastokirjasto toimii Suomen kaikkien kirjastojen paperisten aineistojen varastona ja kirjastojen kirjastona. Varastokirjaston tehtävä on vastaanottaa ja säilyttää suomalaisista kirjastoista siirrettävää aineistoa sekä asettaa se tarvitsijoiden käyttöön (Laki Varastokirjastosta 1078/1988). Keskitetyllä varastoinnilla on taattu se, että hankittu aineisto säilyy tutkijoiden ja muiden tiedontarvitsijoiden käytössä samalla, kun varastointi on voitu toteuttaa kustannustehokkaasti. Kokoelma on sekä varastokokoelma että käyttökokoelma. Kokoelma siis pääsääntöisesti kasvaa ja karttuu, mutta ei juurikaan pienene poistojen kautta. Aineisto sijoitetaan hyllyyn numerus currens periaatteen mukaisesti: jokaisella monografialla tai kausijulkaisulla on oma yksilöllinen paikkansa. Käytännössä siis aineistot laitetaan hyllyyn vuosittain siinä järjestyksessä, kuin ne tulevat kirjastoon. Saapumisvuosi, aineistotyyppi ja aineiston koko määrittävät missä osassa varastointitiloja aineisto sijaitsee. Varastotilat jakautuvat aineistotyypin mukaan kausijulkaisu- ja monografiasaleihin. Aineistohyllyjen hyllyvälin korkeus on mitoitettu aineiston koon mukaan kolmeen eri kokoluokkaan. Varastokirjastossa on sekä kausijulkaisuille että monografioille neljä eri varastotilakokonaisuutta (aineistosalia), jotka kukin on otettu käyttöön edellisten tilojen täytyttyä. A- ja K varastoissa sijaitsee vanhin, luvulla Varastokirjastoon saapunut materiaali. B- ja L-salit otettiin käyttöön tämän jälkeen. Näitä seurasivat C- ja M tilat sekä uusimpina varastointitiloina D- ja N varastot. Jokaisessa varastotilakokonaisuudessa on sekä monografioita että kausijulkaisuja kolmessa kokoluokassa. Varastokirjaston aineistot luetteloidaan kirjastojen Melinda yhteistietokantaan, josta Varastokirjaston Vaari-tietokannan Low Tag -omistajuudella merkitty aineisto replikoituu omaan Vaari Finna -tietokantaan. Aineistot paikannetaan hyllyistä kirjastojärjestelmän (Vaari Voyager) varastotietojen perusteella, johon on merkitty aineiston sijaintinumero eli signum.

7 6 Esimerkiksi signum K kertoo, että kyseessä on K varastosalissa sijaitseva monografia, joka on kokoa 1. Teos on otettu kokoelmaan vuonna 1992 ja sen juokseva numeropaikka hyllyssä on (Kuva 1 ja Kuva 2) Aineistoa Varastokirjastossa on tällä hetkellä lähes 100 kilometriä. Varastokirjaston useiden kilometrien aineistomassat ja aineiston sijoittuminen eri saleihin aiheuttaa omat haasteensa mietittäessä poistoja. On tyypillistä, että saman kausijulkaisunimekkeen kaikki vuosikerrat eivät yleensä sijaitse hyllyissä peräkkäin, vaan ne ovat sijoitettuina useisiin eri sijainteihin ja varastosaleihin. Tämä johtuu siitä, että Varastokirjaston kokoelma karttuu sitä mukaa kun kirjastot poistavat aineistoja kokoelmistaan. Esimerkiksi kausijulkaisulla Siipikarjanhoito-lehti vuosikertoja löytyy neljästä eri varastosijainnista ja kausijulkaisulla Ylioppilaslehti eri varastosijaintipaikkoja on yli 20. Varastokirjastolla on jo useamman vuosikymmenen toiminta takanaan. Toimintahistoria näkyy sekä Varastokirjaston Vaari-tietokannassa että aineistoissa. Eri aikoina on ollut erilaisia toimintatapoja ja -ohjeita, jotka peilaavat suoraan kokoelmaan. Useampien kappaleiden sisäänotto oli kirjaston alkuvuosina tavanomaista, mutta nykyään sitä ei pidetä tarpeellisena. Nykyisin aineistotyön ja luetteloinnin tukena ovat lukuisat tietokannat, kun taas kirjaston alkuaikoina luetteloijan täytyi työskennellä manuaalisten luetteloiden varassa. Tämäkin on osaltaan aiheuttanut mm. tuplakappaleiden kerääntymistä. Projektissa tutkittavat aineistokokonaisuudet ovat vain pieni osa Varastokirjaston laajaa kokoelmaa, mutta määrät nousevat silti aineistokohtaisesti jopa kymmeniin tuhansiin. Kartoitettavien tulosjoukkojen suuren määrän vuoksi joudutaankin tässä projektissa osittain käyttämään aineistojen mittauksissa keskiarvoja ja arvioita. Kaikkien hankkeessa analysoitavien aineistokokonaisuuksien käytännön mittaaminen varastohyllyillä olisi haastavaa. Tässä selvityksessä poistomääriä ja hyllymetrejä laskettaessa käytetäänkin monografioiden kohdalla monografian keskiarvopaksuutena 2 cm. Keskiarvoluku on saatu kirjavaraston eri osissa tehtyjen koemittausten perusteella: kuinka monta monografiaa keskimäärin on yhden hyllymetrin matkalla. Kausijulkaisujen kohdalla ei ole käytetty arviointia, vaan karsittavien aineistojen määrät on mitattu manuaalisesti kokoelmatiloissa. Läpikäytävät kausijulkaisunimekkeet on paikannettu hyllyistä ja kunkin julkaisun vuosikertojen vaatima hyllytila on mitattu rullamitalla. Hankkeen aikataulu Hankkeelle varattiin työaikaa syyskuusta joulukuun loppuun eli neljä kuukautta, mutta alustavaa suunnittelutyötä tehtiin jo tuota ennen. Hankkeen alkupuoli (syyskuu - lokakuu) varattiin taustatyölle sekä tietokantatyöskentelylle. Syyskuussa käytiin läpi digitoitujen kausijulkaisujen ja Varastokirjaston kokoelman päällekkäisyydet sekä koottiin dokumentit mahdollisista poistettavista aineistoista. Lokakuussa sama vertaileva työskentely tehtiin digitoitujen klassikkomonografioiden

8 7 ja Varastokirjaston monografioiden välillä. Myös näistä koostettiin listaukset. Marraskuussa aloitettiin kausijulkaisujen mittaukset varastohyllyillä sekä mittausten ja tietokantakyselyjen kautta saatujen tietojen pohjalta erilaisten laskelmien ja analyysien koostaminen. Marraskuun loppu ja joulukuu varattiin analyysien tekemiselle ja loppuraportin laatimiselle. Digitoidut kotimaiset kausijulkaisut Projekti aloitettiin vertaamalla Varastokirjaston kausijulkaisukokoelmaa Kansalliskirjaston digitoimiin, vapaasti verkosta saataviin kotimaisiin kausijulkaisuihin. Käytännössä meneteltiin siten, että Kansalliskirjaston Digitaaliset aineistot -sivustolta ( Aikakauslehdet kategoriasta haettiin listaus vapaasti verkossa luettavista aikakauslehtinimekkeistä ja vuosikerroista. Digitoituja ja vapaasti käytettäviä aikakauslehtien näköispainoksia löytyy vuoteen 1929 asti. Tätä uudemmat lehtien vuosikerrat ovat käytettävissä Suomen vapaakappalekirjastoissa. Verkossa luettavissa olevaa digitoitua aineistoa listautui haussa nimekettä. Digitoituja aineistoja verrattiin Varastokirjaston Vaari-tietokannan kausijulkaisuaineistoon. Löytyykö ko. kausijulkaisunimeke Vaarista ja jos löytyy, niin vastaako Varastokirjaston varastotietojen (Holdings) vuosikertakattavuus verkosta digitoituna löytyviä katevuosia? Työskentely tapahtui nettiselaimessa, Vaari-Voyager -kirjastojärjestelmässä sekä kirjastojen yhteistietokanta Melindassa, johon Kansalliskirjaston digitoimien kausijulkaisujen bibliografiset tietueet on luetteloitu. Niistä kausijulkaisunimekkeistä, jotka löytyivät Varastokirjaston kokoelmasta, koottiin aineistolistaus. Listaukseen merkittiin kausijulkaisun nimeke, Vaarin ja Melindan bibliografisten tietueiden tunnistenumerot, Vaarin varastotiedot (Holdings) eli kattavuus: mitkä vuosikerrat ovat varastossa ja missä sijainnissa, digitoitujen aineistojen vapaasti verkossa olevat vuosikertatiedot sekä linkki e-aineistoon. Näin yksityiskohtainen dokumentointi katsottiin tarpeelliseksi sekä tässä projektissa tehtävää käytännön hyllyjen mittaamistyötä, että mahdollisia tulevaisuudessa tehtäviä poistoja varten. Varastokirjaston toimintahistorian aikana luettelointityötä Vaari-tietokantaan on tehty vaihtelevin laatukriteerein. Esimerkiksi vanhimmat, kirjaston alkuvuosina luetteloidut tietueet ovat usein metatiedoiltaan niukkoja ja suppeita. Läpikäytävien kausijulkaisunimekkeiden vertailun ja tunnistamistyön yhteydessä Vaariin pyrittiinkin päivittämään ja tallentamaan mahdollisimman hyvälaatuinen, laaja kausijulkaisutietue. Joidenkin tietueiden kohdalla Vaarin omistajuusmerkintä eli Low Tag jouduttiin Melindassa siirtämään uuteen ja parempaan bibliografiseen tietueeseen. Tietueiden päivitysten kautta haluttiin kopioida myös digitoidun aineiston URL-linkkikenttä Vaaritietokantaan, jolloin Varastokirjastosta aineistoa etsivä löytäisi linkin kautta myös digitoidut aineistot.

9 8 Tietokantatyöskentelyn ja aineistolistauksen kokoamisen jälkeen seurasi paikannettujen kausijulkaisujen käytännön mittaustyö Varastokirjaston kokoelmatiloissa. Kuinka monta senttimetriä ja mistä hyllysijainnista voitaisiin aineistoa esittää karsittavaksi sillä perusteella, että vastaava näköispainos löytyy digitoituna? Mitatut varastopätkät kirjattiin muistiin ja laskettiin yhteen, jolloin saatiin tieto poistettavien aineistojen kokonaismäärästä. Aikakausilehtihaku Kansalliskirjaston verkkosivuilla tehtiin ja tulokseksi saatiin verkosta löytyvää nimekeosumaa. Listauksen nimekkeistä Varastokirjastossa ei ollut nimekettä ja vastaavasti kokoelmassa oli 969 nimekettä. Varastokirjastosta löytyvistä nimekkeestä karsittiin ennen hyllymittauksia pois ne nimekkeet, joiden varastotiedot eivät vastanneet digitoitujen aineistojen vuosikertoja. Varastokirjastosta saattoi löytyä ko. kausijulkaisunimeke, mutta ei juuri niitä vuosikertoja tai numeroita, jotka ovat verkossa digitoituina. Lisäksi eriteltiin omaksi dokumentikseen epävarmat ja tarkistettavat nimekkeet, joista ei tietokantatyöskentelyn avulla pystynyt saamaan varmuutta, vastasivatko Varastokirjaston painettu ja verkon digitoitu nimeke toisiaan. Vaari-tietokannassa aineisto saattoi olla esimerkiksi luetteloitu monografiaksi, vuosikertojen kattavuudessa oli eroavaisuuksia tai Melinda-tietokannassa nimekkeen vuosikerrat oli jaettu useamman eri julkaisun alle, kun Vaarissa kaikki vuosikerrat olivat saman nimekkeen alla jne. Mittausten aikana kertyi myös joukko nimekkeitä, joiden vuosikerrat eivät löytyneet mittaushetkellä hyllystä. Lisäksi oli yhteen sidottuja, useiden vuosikertojen yhteisniteitä, jolloin poisto ei olisi mahdollista, jos nide sisältää sekä digitoituja että digitoimattomia vuosikertoja. Myös kahden eri julkaisun vuosikertoja oli saatettu sitoa yhdeksi niteeksi. Yhteensä näitä epävarmoja, hyllystä löytymättömiä tai yhteen sidottuja oli 40 kpl. Mitattavia nimekkeitä kertyi 837 kappaletta. Mittauksien perusteella karsittavan aineiston hyllymetrimääräksi saatiin yhteensä cm = noin 129 hyllymetriä. Pisin yksittäisen nimekkeen kohdalla mitattu yhtenäinen hyllytila oli 166,5 cm ja lyhimmät 0,2-0,5 cm. Ainoastaan neljällätoista nimekkeellä oli yli puolen metrin mittainen yhtenäinen hyllypätkä poistettavaa materiaalia. Keskimäärin poistettavaa aineistoa kertyi nimekettä kohti 15,5 cm. Läpikäyty aineisto jakautuisi poistoissa kahdeksi ryhmäksi sen mukaan jääkö kausijulkaisulle poiston jälkeen vuosikertoja hyllyyn vai karsiutuvatko kaikki vuosikerrat, jolloin hyllyyn ei jäisi nimekkeelle lainkaan materiaalia. Osalle läpikäydyistä nimekkeistä jäisi poiston jälkeen paperista varastoaineistoa eli ne vuosikerrat, joita ei löydy digitoituna. Tällöin ko. julkaisun bibliografiset luettelointitiedot säilyvät Varastokirjaston Vaari-tietokannasta ja kausijulkaisunimekkeeseen liittyy sekä paperista että digitoitua aineistoa. Toisen kausijulkaisuryhmän muodostavat ne nimekkeet, joille ei poiston jälkeen jäisi lainkaan varastoaineistoa. Ilman varastotietueita oleva kausijulkaisunimeke tulisi kokonaan poistaa Vaari tietokannasta. Ratkaistavaksi jää, kuinka yhtäältä asiakkaita ja toisaalta aineistoa lähettäviä kirjastoja tiedotetaan näistä poistojen kautta syntyneistä kokoelmapuutteista. Aineistoja Varastokirjastoon lähettävät kirjastot tarkistavat Vaari -tietokannasta ennen aineistolähetyksiään onko ko. materiaalia Varastokirjastossa jo olemassa. Jos Vaari -tietokannassa ei ole varastotietoja kausijulkaisun

10 9 vuosikerrasta tai nimekkeestä, toimii se aineistoja lähettäville kirjastolle merkkinä siitä, että ko. aineisto puuttuu Varastokirjaston kokoelmista ja sen voi Varastokirjastoon lähettää. Kirjastoja tulisikin informoida poistoista ja niistä nimekkeistä ja vuosikerroista, joita Varastokirjaston kokoelmaan ei enää paperisena oteta, koska aineisto on saatavilla digitoituna. Tiedotuksen kautta estettäisiin se, että kertaalleen jo poistettuja julkaisuja ei lähetetä Varastokirjastoon uudelleen ja uudelleen. Toinen vaihtoehto olisi, että tarkistusvastuu jäisi Varastokirjastolle. Kirjasto ottaa kaiken aineiston vastaan, mutta aineiston käsittelijät valikoivat lähetyksistä ne julkaisut pois, jotka on jo kertaalleen kokoelmasta poistettu. Digitoidut kotimaiset klassikkokirjat Verkossa vapaasti saatavissa olevan, digitoidun materiaalin ja Varastokirjaston paperisen aineiston päällekkäisyyksien vertailua jatkettiin lokakuun alusta hankkeen toiseen suureen kokonaisuuteen, Kansalliskirjaston digitoimaan suomalaisen Klassikkokirjaston kokoelmaan ( Suomalainen digitoitu Klassikkokirjasto sisältää luvun sekä 1900-luvun alun suomalaista kaunokirjallisuutta sekä siihen liittyvää tutkimustietoa. Kokoelma on kaikkien vapaasti käytettävissä internetin välityksellä. Klassikkokirjasto kasvaa ja kehittyy koko ajan, lisäksi sitä päivitetään jatkuvasti. Aineiston lisenssinä on Public Domain, ellei aineiston kohdalla toisin mainita. Klassikkokirjaston monografianimekkeet listattiin käyttämällä Klassikkokirjaston selaushakua. Yhteensä läpikäytäviä nimekkeitä kertyi kpl ( ). Tässä tulosjoukossa on mukana kotimaisten digitoitujen klassikkokirjojen lisäksi myös kirjailijakuvailuja sekä suomalaista kirjallisuutta käsitteleviä tutkimuksia, kuten väitöskirjoja. Digilistan reilusta nimekkeestä Vaarista löytyi 846 vastaavaa painettua klassikkomonografianimekettä. Aineistojen vertailu ja tunnistamistyö tehtiin samoin kuin kausijulkaisujen kohdalla, Vaari- ja Melinda -tietokannoissa sekä verkkoselaimessa. Vaarista löytyvistä nimekkeistä laadittiin lista, johon merkittiin nimekkeen lisäksi Vaari- ja Melinda tietokantojen tietueen tunnistenumero, nimekkeen sijaintitieto Varastokirjaston hyllyssä (Holdings) sekä linkki digitoituun näköisaineistoon. Myös monografialistausta koostettaessa Vaarin suppeita tietueita päivitettiin, niihin lisättiin tarvittaessa linkki digitaaliseen julkaisuun ja tapauskohtaisesti Vaarin omistajuus, Low Tag, ja siirrettiin Melindassa laadukkaampaan tietueeseen. Monografioiden kohdalla vastaan tuli myös ns. nipputietueita, joissa monografiasarjan kaikki yksittäiset osat on luetteloitu yhden bibliografisen tietueen alle. Selvitystyön yhteydessä jouduttiin jonkin verran purkamaan myös näitä nipputietueita, jolloin kukin sarjan osa sai oman bibliografisen kuvailunsa. Klassikkomonografia-aineisto on vanhaa kotimaista kirjallisuutta, jota on vastaanotettu Varastokirjastoon pääasiassa kirjaston alkuaikoina, 1990-luvulla. Tuolloin Varastokirjaston aineiston sisäänottopolitiikka oli toisenlainen kuin nykyään. Saapuneista monografioista saatettiin ottaa kokoelmaan useita kappaleita samaa painosta. Lisäksi kokoelmaan otettiin myös

11 10 muuttumattomia lisäpainoksia. Läpikäydyn klassikkoaineiston kohdalla suureen osaan nimekkeistä liittyi useita varastotietueita (ns. tuplat, triplat). Nämä useat varastoniteet selittyvät materiaalin iällä ja sen saapumisajankohdan aineiston sisäänoton ohjeistuksilla. Saapumisajankohta näkyy myös läpikäydyn aineiston hyllysijainneissa. Suurin osa sijaitsee Varastokirjaston monografioiden vanhimmassa, K varastotilassa. Varastokirjastosta löytyneistä 846 nimekkeestä 478 nimekkeeseen yhdistyi enemmän kuin yksi varastotietue (Holdings). Näistä monivarastotietueisista nimekkeistä 107:lla oli Holdings, jossa oli merkintä Huonokuntoinen. Suurimmalla osalla nimekkeistä päällekkäiset varastoniteet olivat siis hyväkuntoisia, ylimääräisiä tuplakappaleita. 360 tietueella oli vain yksi varastotietue, joka oli saatettu merkitä huonokuntoiseksi. Lisäksi löytyi kuusi epävarmaa ja tarkistettavaa tietuetta, joihin liittyi esimerkiksi monografiasarjan yhteen sidottuja niteitä tai tietue oli nipputietue. Digitoidun kotimaisen klassikkokirjaston läpikäynnin perusteella voitaisiin soveltaa erilaisia karsintavaihtoehtoja. Hankkeen aikataulun puitteissa ei ollut mahdollista lähteä manuaalisesti mittaamaan listattuja monografioiden metrimääriä hyllyille, vaan tehdyt laskelmat ovat arvioita. Laskennassa on käytetty koemittausten perusteella arvioitua keskivertomonografian paksuutta 2 cm. Lukujen perusteella voi pohtia erilaisia karsintavaihtoehtoja ja niiden variaatioita: nimekettä voi poistaa sillä perusteella, että ko. aineisto löytyy digitoituna verkossa 840 x 2cm = cm (16 m 80 cm). Tämä tarkoittaa, että kyseistä teosta ei löydy enää lainkaan Varastokirjaston kokoelmista. Saatu luku on vähimmäismitta, koska tässä laskelmassa oletetaan, että kullakin nimekkeellä on vain yksi varastotietue. Luku nousee, kun kaikki tietueiden ylimääräiset varastoniteet poistetaan. (kts. kohta 3.) huonokuntoisiksi merkittyä tuplaa, jotka ovat poistettavissa: tilalle on jo otettu hyväkuntoinen kappale. 107 x 2cm = 214 cm nimekkeeseen kohdistui enemmän kuin yksi varastotietue. Näihin nimekkeisiin sisältyvät myös 107 huonokuntoista tuplakappaletta. Alla varastotietueiden tarkemmat lukumäärät ja tämän perusteella tehdyt laskelmat: o 2 varastotietuetta oli 247 tietueessa poistettavia hyllymetrejä jos toinen varastotietue poistetaan: 247 x 2 cm =494 cm o 3 varastotietuetta oli 182 tietueessa poistettavia hyllymetrejä jos 2 varastotietuetta poistetaan: 182 x 2 cm= 364 cm x 2= 728 cm o 4 varastotietuetta oli 39 tietueessa poistettavia hyllymetrejä jos 3 varastotietuetta poistetaan: 39 x 2 cm = 78 cm x 3 =234 cm o 5 varastotietuetta oli 7 tietueessa

12 11 poistettavia hyllymetrejä jos 4 varastotietuetta poistetaan: 7 x 2 cm = 14 cm x 4= 56 cm o 6 varastotietuetta oli 3 tietuessa poistettavia hyllymetrejä jos 5 varastotietuetta poistetaan: 3 x 2 cm = 6 cm x 5 = 30 cm o Yhteensä hyllymetrejä ylimääräisten varastoniteiden poistolla kertyy cm (15m 42 cm). Luku sisältää myös 107 huonokuntoiseksi merkittyä tuplavarastotietuetta. Tällä poistovaihtoehdolla Varastokirjaston kokoelmaan jäisi vielä kustakin nimekkeestä yksi varastonide, vaikka aineisto löytyy myös digitaalisena. Monografioiden kohdalla vastaan tulee osittain sama problematiikka kuin kausijulkaisuissa. Jos Vaari-tietokannasta poistetaan monografian kaikki varastoniteet sillä perusteella, että vastaava aineisto löytyy digitoituna näköispainoksena, niin ko. julkaisua ei ole enää lainkaan kirjaston kokoelmissa eikä aineisto löydy enää tietokannasta. Ulospäin tämä näkyy puutteena Varastokirjaston kokoelmassa, jolloin aineistoa lähettävät kirjastot saavat signaalin, että Varastokirjastoon voi ko. materiaalin lähettää. Jotta säästyttäisiin päällekkäiseltä työltä, tarvitaan poistoista hyvää ulkoista tiedotusta. Huonokuntoiset monografiat Varastokirjaston toimintahistorian aikana on ollut vaihtelevia käytänteitä ja erilaisia ohjeita ottaa kokoelmiin myös ns. huonokuntoista aineistoa. Kirjaston alkuvuosina vastaanotettiin lähetyksiä, jotka nykykriteerein luokiteltaisiin huonokuntoisiksi eikä näitä aineistoja liitettäisi kokoelmaan lainkaan. Tuolloin ei myöskään käytetty luetteloinnissa huomautusmerkintää Huonokuntoinen. Tästä johtuen Varastokirjaston kokoelmassa on paljon materiaalia, jonka kunto paljastuu vasta aineistoa käytettäessä. Nykyään kirjastoja ohjeistetaan arvioimaan aineistonsa kunto jo ennen siirtämistä Varastokirjastoon. Lähettäjän tulee tarkastella aineistojaan näkökulmasta: haluaisinko itse lainata ja lukea tämän kuntoista materiaalia, kestääkö aineisto lainaamisen ja käytön sekä onko kyse materiaalista, joka on Suomen tasolla ainutkertaista. Käsitteenä huonokuntoinen onkin ongelmallinen, koska käsitys huonokuntoisesta aineistosta vaihtelee yksilöstä toiseen. Varastokirjastoon saavuttuaan luetteloija arvioi onko teos huonokuntoinen: otetaanko huonossa kunnossa olevaa teosta lainkaan kokoelmaan; jos otetaan, merkitäänkö aineiston varastotietoihin huomautus Huonokuntoinen. Tällöin huomautus toimii muille lähettäville kirjastoille merkkinä, että Varastokirjastosta puuttuu ko. aineistosta hyväkuntoinen kappale ja sellaisen voi nyt lähettää. Nykyisin huonokuntoista materiaalia ei suositella otettavaksi lainkaan kokoelmaan ja Huonokuntoinen huomautusta käytetään harvoin ja harkiten.

13 12 Varastokirjaston kokoelmaan on vuosien aikana kertynyt tuhansia monografioita, joihin liittyy yksi tai useampi varastokappale ja jokin näistä varastokappaleista on merkitty julkisella huomautuksella Huonokuntoinen. Kun huomautuskäytäntö aikoinaan aloitettiin, huonokuntoinen kappale poistettiin hyllystä ja korvattiin hyväkuntoisella. Tällöin ei päässyt syntymään ylimääräisiä, huonokuntoisia varastokappaleita. Niteiden vaihtoprosessin katsottiin kuitenkin vievän resursseja kirjaston perustoiminnoilta, joten tästä käytännöstä luovuttiin. Sittemmin hyväkuntoiselle varastoniteelle annettiin uusi hyllysijainti ja vastaava huonokuntoinen nide jätettiin paikalleen hyllysijaintiinsa. Käytäntö on edelleen voimassa. Tämän kokoelmakartoituksen myötä haluttiin selvittää, kuinka paljon Varastokirjaston kokoelmissa on Huonokuntoinen huomautuksella olevia ylimääräisiä varastokappaleita. Olisiko näitä mahdollista poistaa ja vapautuvaa hyllytilaa hyödyntää? Huonokuntoisuus ei sinällään aiheuta poistoa. Jos huonokuntoinen on ainoa lainattava kappale Suomessa tai muutoin uniikkia aineistoa sen poistaminen Varastokirjastosta ei ole mahdollista. Lisäksi jos poistetaan Huonokuntoinen huomautuksella merkittyä tuplavarastonidettä kokoelmasta sillä perusteella, että aineistosta on myös hyväkuntoinen nide, tulisi molempia varastokappaleita ennen poistoa verrata rinnakkain toisiinsa. Tämä sen vuoksi, että huonokuntoisuus on hankalasti määriteltävä, subjektiivinen käsite. Poistettaessa aineistoa olisi varmistettava, että kokoelmasta todellakin poistetaan huonompi nide. Kokoelman huonokuntoisten tuplakappaleiden määrän selvittämiseksi tehtiin Varastokirjaston kirjastojärjestelmään kyselyajo. Kyselyssä haettiin monografiatietueita, joihin kohdistuu enemmän kuin yksi varastotietue ja jossain nimekkeen varastotietueista on huomautusmerkintä Huonokuntoinen. Haun ulkopuolelle jätettiin kaikki aineistot, joilla on vain yksi huonokuntoiseksi merkitty varastotietue. Kyselyn lopputuloksena saatiin tietuetta. Kyselyn lopputuloksessa ovat mukana myös ne 107 huonokuntoista varastokappaletta (204 cm), joita käsiteltiin aiemmin digitoitujen klassikkomonografioiden yhteydessä. Laskennallinen arvio poistettavien aineistojen määrästä: - Huonokuntoiset tuplavarastoniteet: o tietuetta X 2 cm = cm. Noin 408 hyllymetriä. Arviolaskelmien perusteella huonokuntoisia poistettavia monografioita on kokoelmassa noin 400 hyllymetriä.

14 13 Monografiat, joilla on useampi kuin yksi varastotietue (tuplat, triplat jne.) eli monivarastotietueiset monografiat Varastokirjaston kokoelma kasvaa periaatteella, että kutakin nimekettä ja painosta otetaan kokoelmaan vain yksi kappale. Aina näin ei ole kuitenkaan toimittu, vaan käytänteet ja ohjeet aineiston sisäänoton kappalemääristä ovat vaihdelleet. Kirjaston alkuaikoina kokoelmaan saatettiin liittää samasta nimekkeestä kolme tai useampikin nide. Pitkään olivat käytössä myös ohjeet kolmen niteen sisäänottoon. Nykyään lisänide otetaan kokoelmaan ainoastaan, jos ainoa kokoelmanide on merkitty huonokuntoiseksi. Vielä muutama vuosi sitten lisäkappaleita luetteloitiin kokoelmaan myös siinä tapauksessa, jos kokoelmassa oleva nide oli luettelointihetkellä lainassa. Lisänidettä perusteltiin sillä, että ko. aineistolle on todennäköisesti jatkossakin kysyntää. Tästä käytänteestä on nykyään luovuttu. Kuten huonokuntoisten tuplakappaleidenkin kohdalla, myös monivarastotietueisia monografioita lähdettiin paikantamaan kirjastojärjestelmään tehdyllä kyselyajolla. Kyselyssä haettiin monografioita, joihin kohdistuu enemmän kuin yksi varastotietue (=Holdings). Kyselyn lopputulokseksi saatiin monivarastokappaleista bibliografista tietuetta. Tähän lukuun sisältyvät edellisessä luvussa käsitellyt huonokuntoista monivarastotietuesta monografiaa. Kyselyajon ongelmakohdaksi osoittautuivat tietokantaan luetteloidut ns. nipputietueet. Nipputietueiksi sanotaan bibliografisia tietueita, joissa yhden bibliografisen monografiatietueen alle on luetteloitu moniosaisen monografiasarjan kaikki osat. Nipputietueella on siis useita varastotietueita, mutta kyseessä ei ole keskenään identtiset varastotietueet. Aiemmin monografiasarjat luetteloitiin Varastokirjastossa pääsääntöisesti nipputietueiksi, mutta nykyinen luettelointikäytäntö on, että kustakin monografiasarjan osasta tehdään oma tietueensa. Nipputietueiden olemassaolo tekee kuitenkin hankalaksi tavoittaa ja erottaa ns. puhtaat monivarastokappaleiset tietueet tietokannasta. Lisäksi on huomioitava, että myös nipputietueiden varastotiedoissa voi olla tuplakappaleita eli nipun sisällä sama sarjan osa on useana kappaleena. Laskennallinen arvio poistettavien aineistojen määrästä, jos nipputietueet ovat mukana laskelmassa: - Kyselyajon monivarastokappaleisesta tietueesta vähennetään huonokuntoista tuplakappaletta. Tulokseksi jää monivarastokappaleista tietuetta. - Laskelma monivarastotietueisista monografioista, joissa nipputietueet ovat mukana: o x 2 cm = Noin hyllymetriä. Nipputietueiden määrää tuloksista haluttiin pienentää, joten tulosjoukosta suodatettiin taulukoimalla pois tietueet, joihin yhdistyi yli 5 varastotietuetta. Suodatus tehtiin karkealla oletuksella, että monografiasarjoissa on yli viisi osaa, vaikkakin alle viisiosaisia monografiasarjoja

15 14 on myös paljon. Näin saatiin arvioluku monivarastotietueisesta nimekkeestä, joissa nipputietueiden määrää on rajoitettu. Laskennallinen arvio poistettavien aineistojen määrästä, kun nipputietueiden määrää on osittain minimoitu: - Poistettavien monivarastotietueisten hyllymetrimäärä, jos nipputietueita on vähennetty: o tietuetta x 2 cm = cm. Noin 403 hyllymetriä Monivarastokappaleisia monografioita löytyy Varastokirjaston kokoelmasta noin hyllymetriä. Luvut ovat suuntaa antavia arvioita. Kuten aiemmin todettiin, nipputietueet aiheuttavat tuplakappaleiden tunnistamisessa ongelman. Jos niput halutaan tarkemmin erottaa oikeista tuplakappaleista, tunnistus on tehtävä käsityönä tai monimutkaisemmilla järjestelmäkyselyillä esimerkiksi hyödyntämällä bibliografisen monografiatietueen 300-kenttää. Laskelmien hyllymetrimäärät on laskettu oletuksella, että poistettavia tuplavarastokappaleita olisi kullakin kyselylistan nimekkeellä vain yksi, vaikka keskenään identtisiä varastoniteitä voi monografiatietueella olla useita (3, 4, 5, 6 jne). Jos oletetaan, että esimerkiksi neljäsosalla näistä monivarastotietueisista monografioista olisi kolme Holdingsia, niin saadut karsittavien lisäkappaleiden metrimäärät kasvaisivat ja olisivat noin hyllymetriä. Tarkat varastokappalemäärät kutakin nimekettä kohden on tarvittaessa mahdollista eritellä ja listata kyselyajojen tulosjoukoista tarkempaa analyysia varten. Monivarastokappaleisilla monografioilla on kaksi tai useampia keskenään identtistä varastonidettä. Niteet voivat kuitenkin erota toisistaan mm. kuntonsa tai kansituksensa perusteella. Nimekkeen varastokappaleiden kunto voi olla todella huono, vaikka niteitä ei olisikaan varsinaisesti merkitty huonokuntoisiksi. Poistoissa tulisikin kaikkia keskenään samanlaisia varastoniteitä verrata toisiinsa, jotta kokoelmaan pystyttäisiin jättämään jäljelle hyväkuntoisin varastokappale. Braille pistekirjakokoelma Varastokirjastossa on Braille pistekirjojen kokoelma, joka on vastaanotettu Celia-kirjastosta lukujen taitteessa. Kokoelman laajuus on 850 hyllymetriä. Braille -kokoelman karsintaa selvitettiin, koska aineisto on sekä pölyyntynyttä että muutoin huonokuntoista. Lisäksi kokoelman käyttömäärät ovat viimeisten neljän vuoden aikana laskeneet merkittävästi. Vuosien aikana kokoelmaan on kohdistunut yhteensä 20 lainapyyntöä, kun vielä ennen vuotta 2010 lainoja oli vuosittain noin 40 kpl. Lainauksen vähenemisen yhtenä syynä on uusien digitaalisten tallenneja tuotantotekniikoiden yleistyminen saavutettavan aineiston tuottamisessa. Esimerkiksi Celia pystyy tuottamaan materiaalia tarveperusteisesti asiakkaiden käyttöön, jolloin pysyvien kokoelmien säilytyksen tarve on vähentynyt.

16 15 Pistekirjoissa on kyse uniikista ja rajatulle asiakaskäyttäjäryhmälle suunnatusta materiaalista. Hankkeen tiimoilta päädyttiinkin yhteistyössä Celian kanssa keskustelemaan kokoelman säilyttämisen tarpeellisuudesta. Celia toimii saavutettavan kirjallisuuden ja julkaisemisen asiantuntijakeskuksena Suomessa, joten kirjaston näkemystä ja mielipidettä tarvitaan harkittaessa pistekirjojen poistoa. Celian näkemyksen mukaan Varastokirjaston Braille-kokoelman säilyttämiselle ei ole enää tarvetta. Ennen varsinaisia poistotoimenpiteitä Celialle toimitetaan listaus Braille-kokoelman nimekkeistä. Yhteenveto ja pohdintaa Aineistokartoituksessa selvitettiin viiden eri aineistoryhmän karsintamahdollisuuksia. Läpikäytyjä aineistoja olivat 1) digitaalisina näköisjäljenteinä verkosta löytyvät kotimaiset kausijulkaisut, 2) digitaaliset kotimaiset klassikkomonografiat, 3) huonokuntoiset monografiat ja 4) monivarastokappaleiset monografiat sekä 5) Braille pistekirjat. Näiden kaikkien kohdalla aineistopoistot olisivat tietyin edellytyksin mahdollisia toteuttaa, vaikkakin ennen poistoihin ryhtymistä on syytä pohtia kattavasti poistoista saavutettavia hyötyjä suhteessa mm. poistoprosessin resursointiin. Yhteenlaskettu poistojen metrimäärä olisi minimissään noin metriä ja maksimissaan noin metriä - keskimäärin siis noin metriä. Mitatuista kausijulkaisuista pisin yksittäinen yhtenäinen hyllysijainti oli 166,5 cm. Muut mitatut kohdat olivat tätä lyhyempiä. Digitoitujen klassikkomonografioiden kohdalla poistomäärät vaihtelevat sen mukaan poistetaanko kaikki varastoniteet vai jätetäänkö kokoelmiin yksi paperinen varastokappale. Jos kokoelmaan jätetään jokaisesta monografiasta yksi paperinen varastonide, poistettavaa aineistoa kertyy noin 15,5 metriä. Keskenään identtisten monivarastotietueisten monografioiden sekä huonokuntoisten lisäkappaleiden karsintamäärät sijoittuvat arvioiden perusteella noin hyllymetrin välille. Tätä tarkempien poistomäärien laskeminen vaatii yksityiskohtaisempia kyselyajoja tietokantaan sekä käytännön hyllytyöskentelyä ja -mittauksia. Selkein ja helposti karsittavin yhtämittainen aineistokokonaisuus ovat Braille pistekirjat, joita on 850 hyllymetriä. Varastokirjaston hyllyjärjestyksessä käytetään juoksevaa numerointia (numerus currens) ja hyllymetrejä on kilometreittäin, joten poistojen kautta vapautuvaa hyllytilaa ei voida hyödyntää kuten luokituspohjaisten kirjaston hyllyjärjestyksissä. Varastokirjastossa yksittäisten poistojen kautta vapautuvaa hyllytilaa pystytään hyödyntämään uudelleen vain kyseisessä poistopaikassa. Poistettavat aineistot sijoittuvat hyllystöissä laajoille alueille eri kokoelmasaleihin, jolloin poistojen kautta hyllyihin syntyvät aukkopaikat ovat kaukana toisistaan. Tämän vuoksi aukkopaikkoja ei kokoelmaa siirtämällä ja tiivistämällä pystytä yhdistelemään leveämmiksi väleiksi. Parhaiten uudelleen hyödynnettävissä ovat useiden hyllymetrien pituiset yhtenäiset hyllypätkät. Monografioiden kohdalla muutaman sentin aukkopaikkoja pystytään uudelleen hyödyntämään,

17 16 mutta kausijulkaisujen kohdalla yhtenäiset aineistoyksiköt, vuosikerrat, vaativat yleensä vähintään useiden kymmenien senttien tyhjän hyllytilan. Hankkeen aikana läpikäydyistä aineistokokonaisuuksista digitoituina verkosta löytyvät kotimaiset kausijulkaisut sekä klassikkomonografiat sijoittuvat suurimmaksi osaksi A- ja K- varastointitiloihin, jolloin keskenään lähekkäisten hyllyryhmien poistoaukkopaikkoja voitaisiin kasvattaa ainakin paikoitellen siirtämällä ja tiivistämällä aineistoja. Monivarastokappaleisia monografioita ja monografioiden huonokuntoisia tuplaniteitä on useita tuhansia, eikä selvityksen puitteissa ollut mahdollista tarkastella aineiston sijainteja lähilukuna tai tehdä tarkempaa analyysiä siitä, mihin hyllytiloihin aineistot sijoittuvat. Monivarastokappaleisten monografioiden kohdalla voi olettaa, että aineistot keskittyvät pääosin kirjaston vanhimpiin osiin, koska kirjaston alkuaikoina kokoelmaan otettiin useita varastokappaleita. Huonokuntoiset tuplaniteet sijoittuvat todennäköisesti laajemmin eri puolille kirjastotiloja. Braille -pistekirjoituskirjat ovat laajin aineistoryhmä, joka sijaitsee peräkkäisissä hyllystöissä omana yhtenäisenä kokonaisuutenaan K- varastotilassa. Poistojen kautta vapautuvasta hyllytilasta ja hyllysijainneista tulee tehdä tarkempaa analyysiä mihin osiin varastoja poistot eniten keskittyvät, jolloin keskenään lähekkäistä vapautuvaa hyllytilaa olisi mahdollista kasvattaa aineistoa tiivistämällä. Tuhansien niteiden hyllysijainnit on taulukoitava ja sijainteja on verrattava kokoelmatilojen hyllystökarttoihin, jolloin visuaalisesti on mahdollista hahmottaa keskenään lähekkäiset aineistojen hyllysijainnit. Poistojen kautta vapautuvan hyllytilan uudelleen hyödynnettävyys Varastokirjaston suurissa aineistomassoissa on haastavaa. Yli nimekkeen poistoprosessin läpivienti luo omat reunaehtonsa. Poistotoimenpiteet varastohyllyillä ja kirjastojärjestelmissä sekä vapautuvan hyllytilan hallinta vaativat aikaa, henkilöresursseja sekä erityisen hyvää logistiikkaa. Poistoista on laadittava huolellinen kirjanpito, johon tulee dokumentoida vapautuvan hyllytilan mitat sekä hyllysijainnit esimerkiksi uusien paikkatarrojen tuottamista varten. Poistojen käytännön työtehtäviin sekä vapautuvan hyllytilan hallinnointiin tarvitaan asiaan perehtyneiden ryhmä, jolloin poistoprosessi on hallittu. Poistoista ja poistetuista materiaaleista tulee myös tiedottaa kattavasti, jotta vältytään turhilta kirjastojen, jo kertaalleen poistetun aineiston uudelleenlähettämisiltä Varastokirjastoon. Digitoitujen julkaisujen ja Varastokirjaston paperiaineiston vertailu ja tunnistaminen tapahtui projektissa tietokantatyöskentelyn kautta. Jos tulevaisuudessa paperiaineistoa poistetaan sillä perusteella, että vastaava digitoitu kappale löytyy vapaasti verkosta, tällöin aineistojen vastaavuudet täytyy kertaalleen tarkistaa visuaalisen tunnistamisen kautta. Onko kyse samoista julkaisuista ja toisiaan vastaavista kopioista? Ennen poistoa on varmistettava, että kyseessä ovat keskenään identtiset julkaisut. Hankkeessa koostettuihin aineistolistoihin onkin jo ennakoivasti tallennettu tunnistustyön helpottamiseksi linkit digitoituihin julkaisuihin. Hyllytyöskentelyn yhteydessä päästään suoraan linkistä katsomaan digitoitua versiota ja vertaamaan sitä painettuun aineistoon hyllyssä. Myös monivarastotietueisten ja huonokuntoisten tuplamonografioiden

18 17 kohdalla joudutaan ennen lisäkappaleaineiston poistoa tekemään käytännön hyllytyöskentelyä vertaamalla kaikkia saman monografian varastoniteitä toisiinsa. Näin kokoelmaan jää kaikkein hyväkuntoisin kappale ja kaikkein huonokuntoisin tai huonokuntoisimmat niteet poistetaan. Sivutuotteena aineiston seulontaselvityksessä päivitettiin satoja Vaarin hyvin suppeita kotimaisen aineiston kausi- ja monografiatietueita sisällöltään rikkaammiksi. Lisäksi joissain tapauksissa Vaarin omistajuus eli Low Tag tunnus on siirretty laadukkaampaan tietueeseen. Jonkun verran on purettu myös monografiasarjojen nipputietueita. Nykyinen Varastokirjaston aineiston sisäänottopolitiikka ohjeistaa liittämään kirjaston kokoelmiin pääsääntöisesti yhden kappaleen kunkin aineiston muuttumatonta painosta. Ainoastaan Huonokuntoinen -huomautuksen sisältävien varastokappaleiden kohdalla kokoelmaan otetaan tuplana vastaava hyväkuntoinen kappale. Huonokuntoisen materiaalin kerääntymistä hyllyihin ja samalla tuplien syntymistä voidaan tulevaisuudessa rajoittaa. Ohjeistuksia voidaan tiukentaa; esimerkiksi huonokuntoista materiaalia ei enää otettaisi kokoelmiin, eikä tällöin enää käytettäisi huomautusmerkintää Huonokuntoinen. Mikäli kokoelmaan otetaan huonokuntoista aineistoa, sen tulee olla Suomessa uniikkia aineistoa. Lisäksi jatkossa voi harkita paluuta menneeseen : hyväkuntoinen nide vaihdetaan huonokuntoisen niteen hyllysijaintipaikalle ja huonokuntoinen kappale poistetaan kokoelmista kokonaan. Varastokirjaston ruuhkavuosien aikaan käytännöstä luovuttiin resurssipulan vuoksi. Tätä kirjoitettaessa Varastokirjaston aineistonkäsittely on tasapainossa, joten tähän toimintaan olisi jälleen mahdollisuuksia. Päinvastaistakin pohdintaa Varastokirjaston kokoelmapolitiikasta voi herätellä. Entäpä jos kysyttyjen ja paljon käytettyjen aineistojen kohdalla yhden kappaleen vastaanottopolitiikasta luovutaan ja kokoelmaan otetaan tietoisesti lisäkappaleita. Käytännön asiakastyön kautta on huomattu, että useampien varastokappaleiden olemassaolo on aineistokohtaisesti perusteltua ja hyväksi koettua asiakaspalvelua. Esimerkiksi yleisten kirjastojen lukupiirit ovat hyödyntäneet toiminnassaan Varastokirjaston aineistoja, joista löytyy useampia saman aineiston varastokappaleita. Toisaalta, mikäli jonkun aineiston kysyntä jostain syystä lakkaa, ylimääräisten kappaleiden poisto olisi mahdollista. Varastokirjaston kokoelma olisi tällöin aktiivisempi, asiakaskunnan tarpeisiin ketterästi reagoiva kokoelma, jonka käyttöä seurattaisiin myös mikrotasolla aineistokohtaisesti. Kysyä voikin: mikä on siis Varastokirjaston tulevaisuuden funktio, ketä ja kenen tarpeita kokoelmalla palvellaan sekä mikä taho laatii ja määrittää kokoelmalinjaukset? Kuka määrittää kuinka monta kappaletta kutakin nimekettä ja painosta kokoelmiin otetaan? Ohjeistukset aineiston sisäänottoon eivät ole yksinomaan Varastokirjaston määriteltävissä vaan useiden toimijatahojen ääntä tulee kuulla. Varastokirjaston toiminnalle on erilaisia tarpeita, jotka tuodaan julki Varastokirjaston johtokunnan sekä kokoelmayhdyshenkilöverkoston kautta. Opetus- ja kulttuuriministeriön alaisena virastona Varastokirjasto noudattaa toiminnassaan ministeriön linjauksia.

19 18 Varastokirjasto on ollut paperisen, painetun aineiston käyttö- ja varastokokoelma. Toimintaympäristö on kuitenkin muuttunut merkittävästi sen 30-vuotisen elinkaaren aikana. Paperi on saanut rinnalleen digitaalisia julkaisumuotoja. Selvitystyössä kartoitettiin kahden digitaalisen aineistokokonaisuuden vastaavuutta Varastokirjaston kokoelmiin. Vertailun pohjalta laadittiin listaus metrimääristä: paljonko tilaa vapautuu, jos Varastokirjaston painettu kappale poistetaan kokoelmista sillä perusteella, että vastaava identtinen kopio on vapaasti, varmasti, pysyvästi ja helposti saatavilla verkossa. Ennen kuin tämän perusteella tehdään aineistopoistoja, tulee pohtia, onko Varastokirjaston funktiona säilyttää painettua aineistoa eräänlaisina varmuuskappaleina jos on, missä määrin? Pitäisikö Varastokirjaston pysyä lainattavan paperiaineiston varmuusvarastona siitä huolimatta, että samoja aineistoja löytyy elektronisena? Kirjastot ovat poistaneet kokoelmistaan paperisia julkaisuja ja lähettäneet ne Varastokirjastoon, joka puolestaan ottaa vastaan ja säilyttää kirjastoista siirrettävän aineiston ja asettaa sen tarvitsijoiden käyttöön. Näin Varastokirjasto toteuttaa lakisääteistä tehtäväänsä. Sen sijaan, että Varastokirjasto harjoittaisi kokoelmastaan aktiivista poistoa, tulisi lähettävän kirjaston jatkossa pohtia paperisen kopion tarpeellisuutta ja lähettämistä Varastokirjastoon. Mikäli lähettävä kirjasto arvioi elektronisen tallenteen olevan riittävä käyttäjien tulevaisuuden käyttötarpeille, paperista versiota ei lähetettäisi Varastokirjastoon. Jos taas paperisen kappaleen säilyttäminen elektronisen rinnalla koetaan perustelluksi, se lähetettäisiin Varastokirjastoon. Digitaalinen versus paperinen -vertailussa näyttääkin, että perinteinen paperinen tallenne on säilyttänyt asemansa. Edelleen on asiakasryhmiä ja käyttäjiä, jotka pitävät painettua aineistoa käyttökokemukseltaan ja käytettävyydeltään miellyttävämpänä kuin digitaalista tallennetta. Esimerkiksi hankkeessa läpikäytyjen klassikkomonografioiden kohdalla tuleekin tarkoin pohtia, onko tarvetta poistaa kaikkia varastoniteitä vai tuleeko kuitenkin säilyttää yksi paperinen vapaasti saatava varastokappale. Lisäksi on huomioitava erilaiset ja vaihtelevat aineistojen käyttötarpeet. Yleensä ajatellaan, että ainoastaan aineiston sisällöllä on käyttäjälle merkitystä. Mutta esimerkiksi kirja fyysisenä esineenä saattaa olla käyttäjälleen ensisijainen tiedonlähde tai käyttökohde. Tietty kirja tai lehti voidaan haluta elokuvan lavastukseen, graafikon tutkimuskohteena voi olla eri aikakausina käytettyjen typografioiden vertailu ja niin edelleen. Varastokirjaston kokoelman tulevaisuuden käyttötarpeita on mahdotonta ennustaa. Menneisyys on tiedossa, mutta tulevaa emme voi tietää. Ovatko takautuvat sähköiset aineistot käytettävissä lisensoitujen aineistojen sopimuskauden päättyessä? Pystytäänkö sähköisiä aineistoja lukemaan muuttuvilla laitteilla ja formaateilla? Haluavatko käyttäjät sähköisiä aineistoja vai onko fyysinen olomuoto mieluisampi? Onko kaikilla yhtäläinen pääsy sähköisiin aineistoihin? Onko sähköinen aineisto vapaasti kaikkien käytettävissä? Tässä muutamia kysymyksiä, joita nousee esille, kun puhutaan fyysisen aineiston pysyvästä poistamisesta.

20 19 Kuvat Kuva 1. Monografioiden kokoelmahylly K-salissa ja hyllypäädyn paikkamerkinnät. Monografiat ovat kokoa 1 ja ne on otettu kokoelmaan vuonna Hyllystä löytyy aineistoja, joiden paikkanumerot ovat välillä Myös sivulla 3. esimerkkinä käytetty signum K sijaitsee tässä hyllyssä. Kuva 2. Lähikuva teoksen kannessa olevasta sijaintipaikka eli signum-tarrasta. Sijaintipaikka K