VAIHTOKESKUKSEN TIETOJÄRJESTELMÄ

Transkriptio

1 VAIHTOKESKUKSEN TIETOJÄRJESTELMÄ 1. Tietojärjestelmän yleisluontoinen kuvailu 2. Saapuvien ulkomaisten julkaisujen käsittely 3. Haku tietokannasta Internetin kautta Vaihdot ja kehitys seminaari Tieteiden talo, Suunnittelija Sari Lehtinen Tieteellisen kirjallisuuden vaihtokeskus

2 1.1 Vaihdossa kulkevat kausijulkaisunimekkeet Lähetetään nimekkeitä yht / saadaan nimekkeitä / / / / / 103

3 1.2 Vaihdossa mukana 69 kotimaista seuraa tai muuta julkaisijayhteisöä 142 kotimaista kausijulkaisua 9158 vaihtona vuosittain lähtee n nidettä ulkomaille 3526 ulkomaista vaihtokumppania 140 eri maassa vaihtona saapuu 8824 sarjanimekettä (n nidettä) lisäksi saapuu n monografiaa saapuvat julkaisut sijoitetaan kotimaassa 120 eri kirjastoon Yllä olevat osat tietoineen ja toimintoineen muodostavat vaihtokeskuksen tietojärjestelmän sekä siihen liittyvän vaihtotietokannan.

4 1.3 Tietojärjestelmän tehtävä auttaa hallinnoimaan vaihtosuhdetta kokonaisuudessaan: yhteystiedot erityispiirteet ja luokittavat tiedot vaihtolähetysten hoito saapuvan materiaalin valvonta ja sijoitus vaihtosuhteen historiatiedot vaihdon tasapaino tiedottaa kotimaisista vaihtojulkaisuista ulkomaille tiedottaa saapuneista ulkomaisista vaihtoniiden sijoituksista kirjastoihin julkaisuista ja

5 raportoida seuroille vaihtojen tilanne ja muutokset raportoida kirjastoille vaihtojulkaisuista kirjastokohtaiset luettelot, yhteisluettelot saapumisvalvontatiedot (tulleet ja karhutut numerot) tarjota kirjastoille uusia vaihtojulkaisuja ottaa vastaan seurojen ja kirjastojen toivomukset tuottaa tilastoja olla käytettävissä Internetin välityksellä

6 1.4 Tietojärjestelmän osat manuaaliset arkistot (osa historiatiedoista) vanhat kortistot ja mikrofilmikortit sopimukset ja kirjeenvaihto atk-tietokanta (FileMaker Pro, Windows NT verkko) n. 20 tiedostoa relaatiotietokantana tietokanta- ja verkkopalvelin, 6 työasemaa WWW staattiset sivut tietokantahaut (FileMaker Pro Web Companion)

7 1.5 Tietojärjestelmän yleiskuvaa Seurat 69 Vaihtokumppanit 3526 Karhut www raportit Julkaisut 140 sarjaa 9158 vaihtoa www vaihtojulkaisut Saapuvat julkaisut 8824 sarjaa nid./v rekisteröinti/ valvonta Tieto Karhu Kirjastot 120 Pyynnöt www raportit Saapuvat monografiat 1000 nid./v www tarjottavat sarjat ja monografiat FileMaker Pro 5 = vaihtomateriaalin kulku

8 2 Tietokantaan rekisteröitävät tiedot saapuvista ulkomaisista vaihtojulkaisuista sarjan/lehden nimeke, rinnakkais- ja ex-nimekkeet ISSN, julkaisun kieli, luokitus, tyyppi numeroita/vuosi, saapumistiheys(päiviä), tilaushinta lähettävä vaihtokumppani vaihdon aloitusajankohta minkä kotimaisen seuran vaihto mihin kirjastoon julkaisu sijoitetaan Suomessa saapuneet numerot, karhutut numerot vapaamuotoisia huomautuksia julkaisun historiatietoja vaihdon osalta

9 3 WWW: Haku tietokannasta Julkaisijan vaihtoyhteydet (käyttäjätunnus vaaditaan) Seuralle/julkaisijalle annetun käyttäjätunnuksen avulla julkaisija pääsee katsomaan omien julkaisujensa jakelutietoja. Sijoituskirjastot Voit hakea tiettyyn kirjastoon sijoitetut kausijulkaisut sekä tiedot julkaisujen saapumisen tämän hetkisestä tilanteesta. Sivuilla on myös linkit kirjastojen kotisivuille ja kokoelmatietokantoihin. Jos kirjastoon on sijoitettu yli 250 nimikettä, ei listaa saa näkyviin. Kirjastot saavat luettelot eri muodoissa myös vaihtokeskukselta pyytämällä. Kausijulkaisut: haku Voit julkaísun nimen tai ISSN-numeron perusteella hakea tietyn kausijulkaisun saapumistiedot ja mihin julkaisua on sijoitettu. Palautelomake: Voit lomakkeella lähettää viestin vaihtokeskukselle.

10 Kokeile hakua tietokannasta siirtymällä tästä aitoon hakuun: Tieteellisen kirjallisuuden vaihtokeskus -> valitse TIETOKANTAHAUT