UTUGradu. Suunnittelija Anni Mäki, Koulutuksen tuki Elokuu 2018

Transkriptio

1 UTUGradu Ylemmän korkeakoulututkinnon opinnäytteiden (pro gradu tutkielma, diplomityö, syventävien opintojen kirjallinen työ (myös sivuaineen)) sähköinen arviointi- ja julkaisuprosessi Turun yliopistossa Suunnittelija Anni Mäki, Koulutuksen tuki Elokuu 2018

2 Miksi on UTUGradu? Tarve ja vaatimus niin yliopiston sisällä kuin kansallisesti sähköistää opinnäytteiden arkistointi luoda joustavampi ja yhdenmukainen sähköinen prosessi opinnäytteiden arviointiin ja julkaisuun lisätä avointa julkaisua Rehtorin päätös ylemmän korkeakoulututkinnon opinnäytetyöprosessin uudistamisesta sekä arviointiperusteiden yhtenäistämisestä

3 UTUGradu-hankkeen eteneminen Pilotointivaihe alkoi Pilotoinnissa ovat olleet mukana opettajankoulutuslaitos (Turku ja Rauma), kauppakorkeakoulun tietojärjestelmätieteen oppiaine ja tulevaisuuden teknologioiden laitoksen tietojenkäsittelytieteen oppiaine. Pilotointijoukko laajeni ja uusi järjestelmäversio tuli pilotointiin Pilotointiin mukaan HKT-laitos ja JY-laitos Pilotoinnin aikana esiintyneitä muutostarpeita ja kehityskohteita on arvioitu ja toteutettu lukuvuoden aikana: tarkennuksia ja selkiytystä itse prosessiin sekä järjestelmän ohjeistuksiin ja toimintoihin Koko yliopiston käyttöönotto : kaikki tiedekunnat ja laitokset siirtyvät UTUGraduun

4 Mikä on UTUGradu: tekninen toteutus o UTUForms lomakejärjestelmässä UTUGradu-opinnäytelomake: Opinnäytetyön tietojen (julkaisuarkistoa varten) ja tarkastus-ja hyväksymistietojen dokumentoimiseen tarkoitettu verkkolomakepohja, jolla tarkastusprosessi alkaa ja etenee. Järjestelmä lähettää kussakin prosessin vaiheessa tarvittaville tahoille sähköpostiviestin (utu-osoitteeseen) ohjeineen ja tarvittavine linkkeineen. UTUGradu-lomake korvaa kaikki aiemmat yhteiskäytössä olleet tarkastusprosessiin liittyvät dokumentit, mm. Turnitintarkastustodistuksen ja opiskelijan kirjaston kanssa tehtävän julkaisusopimuksen. o Moodle ja Moodle-työkalut: Moodle-kurssialueella toimivat työn PDF/A-validointityökalu ja Turnitin-alkuperäisyydentarkastustehtävät; yksi ei-arkistoiva esitarkastusta varten ja yksi arkistoiva lopullista tarkastusta (=UTUGradu) varten, johon työn voi palauttaa vain kerran ja joka toimii työn ns. teknisenä palautusalustana. Huom. Ohjaajat tilaavat itselleen UTUGradun mukaisen Moodle-kurssialueen Moodlen ylläpidosta! Ohjeet ohjaajille ohjesivustolla. o Julkaisuarkisto UTUPub, jossa työ lopuksi arkistoidaan ja julkaistaan

5 Opinnäytteiden sähköinen tarkastus- ja julkaisuprosessi UTUGradussa pähkinänkuoressa 0. Ohjaaja valitsee opinnäytelomakkeen hakemistosta opiskelijan ja oikean Moodle-alueen työn palautusta varten. Jos opinnäyte on tehty parityönä, valitsee hän myös toisen opiskelijan mukaan prosessiin. Järjestelmästä lähtee sähköposti ohjeineen opiskelijalle ja jos parityö, myös toiselle opiskelijalle. 1. Ensimmäiseksi merkitty opiskelija muuntaa ensin opinnäytetiedostonsa PDF/A-muotoon, validoi sen Moodle-alueella PDF/A-validointityökalulla ja palauttaa Turnitin-alkuperäisyydentarkastustehtävään ohjaajan Moodle-alueella. Tämän jälkeen opiskelija täyttää opinnäytteen bibliografiset tiedot ja julkaisua koskevat tiedot opinnäytelomakkeelle. Lukitsemalla lomaketiedot opiskelija jättää työnsä tarkastettavaksi eikä voi enää oma-aloitteisesti tehdä siihen muutoksia. Jos parityö, järjestelmästä lähtee sähköposti ohjeineen toiselle opiskelijalle. (2. Toinen opiskelija käy tarkistamassa lomakkeelle täytetyt opinnäytteen ja sen julkaisua koskevat tiedot. ) Vahvistamalla lomaketiedot oikeiksi ja lukitsemalla ne opiskelija jättää työnsä tarkastettavaksi eikä voi enää oma-aloitteisesti tehdä siihen muutoksia. (Jos toinen opiskelija huomaa tiedoissa virheitä, voi hän palauttaa lomakkeen/opinnäytteen muokattavaksi ensimmäiselle opiskelijalle prosessi palautuu steppiin 1) Järjestelmästä lähtee sähköposti ohjaajalle. 3. Ohjaaja arvioi Turnitin-raportin Moodlessa sekä tarkastaa opiskelijan lomakkeelle täyttämät tiedot, ja merkitsee työlle tarkastajat ja hyväksyjän (laitosjohtaja/dekaani) lomakkeella. (Jos ohjaaja huomaa tiedoissa virheitä, voi hän palauttaa lomakkeen/opinnäytteen muokattavaksi ensimmäiselle opiskelijalle prosessi palautuu steppiin 1) Järjestelmästä lähtee sähköposti tarkastajille sekä opiskelijoille tiedoksi työn siirtymisestä varsinaiseen tarkastusvaiheeseen 4. Tarkastaja(t) saa työn pdf/a-tiedoston lomakkeelta ja antaa arviointilausuntonsa ja arvosanaehdotuksensa lomakkeella (4 vk aikana sähköpostin saapumisesta). Järjestelmästä lähtee sähköposti opiskelijoille saapuneista arvioinneista. 5. Opiskelija(t) lukee lausunnot ja esittää halutessaan omat huomautuksensa lomakkeella (7 pv sisällä). Järjestelmästä lähtee sähköposti hyväksyjälle arvosteltavaksi saapuneesta työstä. 7. Hyväksyjä (laitosjohtaja/dekaani) saa itse työn, tarkastajien lausunnot ja mahdolliset opiskelijan huomautukset luettavakseen lomakkeelta, ja päättää jatkotoimista (arvosana) oman harkintansa mukaan. Järjestelmästä lähtee sähköposti valmistuneesta arvostelusta opiskelijoille ja opintotoimistolle, sekä jos opinnäyte on arvosteltu hyväksytysti, tieto kirjastoon. Opintohallinto tallentaa suorituksen opintorekisteriin ja huolehtii jatkotoimista tiedekunnan/laitoksen toimintatapojen mukaisesti. Jos työ on arvosteltu hyväksytysti, kirjasto tarkistaa työn bibliografiset tiedot ja siirtää tiivistelmän ja kokotyön (opiskelijoiden valitsemasta julkaisulaajuudesta riippuen) luettavaksi yliopiston julkaisuarkisto UTUPubiin. Kaikki työt ovat luettavissa julkaisulaajuudesta riippumatta kampuskirjastojen sähköisten opinnäytetöiden selailuun tarkoitetuilla työasemilla. Opiskelijat (yhdessä tai erikseen) voivat tehdä oikaisupyynnön tutkintolautakunnalle 14 päivän sisällä sähköpostin saapumisesta.

6 Mikä muuttuu? Huomioita prosessista Prosessin aloittaminen ja eteneminen työn hyväksymiseen asti on akateemisen henkilökunnan ja opiskelijan/opiskelijoiden vastuulla. Prosessin aloitus UTUGradu-lomakkeella on ohjaajan vastuulla (ei esim. opintotoimiston tai opiskelijan). Ohjaaja pääsee tarkastelemaan prosessin etenemistä omasta lomakelistauksestaan (verkkolomakkeen oikeasta yläkulmasta Tietoja lomakkeesta Listanäkymä ). PDF/A-muuntaminen- ja validointi Gradua ei tarvitse kansittaa tai saattaa tarkastusvaiheessa paperiseen muotoon, vaan opiskelija muuntaa työnsä sähköiseen muotoon (PDF/A-tiedosto), jossa työ on koko prosessin ajan. Omasta tahdosta ja omaan käyttöön opiskelija voi toki edelleen kansittaa työnsä. PDF/A ei ole sama kuin tavallinen PDF. PDF/A on pitkäaikaissäilytykseen ja arkistointiin tarkoitettu tiedostomuoto. Sen tiedostopääte on pdf. Gradussa käytetyn fontin kannattaa olla ns. yleisesti tunnettu, esim. Arial tai Times New Roman (huom. Oppiaineiden omat gradupohjat!) Gradun kuvat ja taulukot sekä kuviot kannattaa liittää tiedostoon erillisinä kuvatiedostoina (esim. jpeg tai gif) Gradun työstämiseen kannattaa käyttää Turun yliopiston tarjoamia ohjelmistoja ( PDF/A-muunnettu tiedosto validoidaan (varmistetaan tiedoston arkistokelpoisuus) Moodlessa PDF/A-validointityökalussa ennen tiedoston Turnitiniin palautusta Opinnäytteen lopullinen alkuperäisyyden tarkastus/plagiaatintunnistus (Turnitin) tehdään osana UTUGradu-prosessia Ohjaaja ei pyydä opiskelijaa palauttamaan työtään Turnitiniin oma-aloitteisesti vaan lomakejärjestelmä lähettää opiskelijalle automaattisähköpostiviestin ohjeineen sitten kun ohjaaja on aloittanut prosessin UTUGradu-lomakkeella. Työn väliarviointiin/esitarkastustarkoitukseen ohjaaja ja opiskelija voivat käyttää ohjaajan Moodle-kurssialueelta löytyvää eiarkistoivaa Turnitin-palautustehtävää. Tätä tarkoitusta varten ohjaajan tulee ohjeistaa opiskelijaa erikseen mm. ilmoittamalla oikea Moodle-kurssialue.

7 Mikä muuttuu? Huomioita prosessista Arviointikäytäntöjen yhtenäistäminen Työn mahdollinen esitarkastus (sis. Turnitin) on tehtävä UTUGradun ulkopuolella. Kaikissa tiedekunnissa (pl. HLL ja LL) arvosteluasteikko 0-5 (hylätty - erinomainen). Arvosteluasteikon soveltamisen tueksi yhtenäiset arviointiperusteet, jotka antavat yleiset suuntaviivat arvosanojen määräytymiselle. ( Opinnäyte on arvioitava 4 viikon kuluessa sen saapumisesta tarkastajille. Poikkeuksena tähän ovat kesä-, heinä-, elo- ja joulukuu, joiden osalta tiedekunnat päättävät määräajasta erikseen. Kaikki työlle määritellyt tarkastajat kirjaavat arviointilausuntonsa ja arvosanaehdotuksensa UTUGradu-lomakkeella itsenäisesti (lausunnon voi edelleen suunnitella ja laatia yhdessä järjestelmän ulkopuolella) Lomakkeella arvioinnissa voi käyttää joko avointa tekstikenttää tai arviointiperusteisiin perustuvia yksityiskohtaisempia arviointikenttiä valitsemalla joko arvostelulomakkeen, jossa on numero- ja sanalliset arviot eri osa-alueille (vrt. arviointiperusteet) tai vain sanallinen arvio sekä kokonaisarvosana. Opiskelijan kuuleminen Opiskelija saa nähtäväkseen tarkastajien lausunnon ja arvosanaehdotuksen ennen laitosjohtajan/dekaanin päätöstä arvosanasta. Opiskelija voi esittää seitsemän päivän kuluessa mahdolliset huomautuksensa tai hyväksyä arvioinnit sellaisenaan. Hyväksyminen ja päätös arvosanasta: Työn hyväksyjä eli laitosjohtaja/dekaani/varalaitosjohtaja tmv. tekee lopullisen päätöksen arvosanasta opiskelijan mahdollisen huomautuksen ja tarkastajien lausunnot huomioon ottaen (Turun yliopiston opintojohtosääntö). Hyväksyjä voi myös pyytää ulkopuolisen tarkastajan/oppiaineryhmän arviota tai tehdä muita toimenpiteitä oman harkintansa mukaan. Arvosanapäätöksen perustelut tulee kirjata UTUGradu-lomakkeelle etenkin siinä tapauksessa, että arvosanapäätös eroaa tarkastajien ehdottamasta arvosanasta tai tarkastajat ovat ehdottaneet eri arvosanoja. Tiedekuntien opintohallinto huolehtii käytännössä vain hyväksytyn suorituksen rekisteröinnistä ja mahdollisista kypsyysnäytteeseen liittyvistä järjestelyistä. Arviointilausunnot ja arvosanapäätös arkistoituvat lomakejärjestelmään, eli niitä ei enää toimiteta keskusarkistoon. Myös opintohallinnon yhteyshenkilöt pääsevät tarkastelemaan prosessien kulkua lomakejärjestelmässä. Sähköinen julkaiseminen ja sähköinen arkistointi UTUPubissa Kirjasto saa opiskelijan lomakkeella täyttämät julkaisutiedot automaattisesti. Kirjasto hoitaa työn eteenpäin julkaisuarkistoon.

8 Sähköinen julkaiseminen Opinnäytetyö on julkinen asiakirja, jonka julkisuutta säätelee lait (PerustusL 12.2, JulkisuusL 1 ). Salaiset tiedot tulee jättää pois versiosta, joka palautetaan tarkastettavaksi ja julkaistavaksi. Kirjasto tarkistaa työn bibliografiset ja julkaisua koskevat tiedot ennen sen julkaisemista UTUPubjulkaisuarkistossa ( Opiskelijan palauttaessa työnsä UTUGradu-järjestelmän kautta se tulee julkiseksi opiskelijan valitsemassa laajuudessa julkaisuarkistossa: Rajattu (=kokoteksti vain kirjastossa) Avoin (=kokoteksti julkaisuarkistossa) Huom. Tiivistelmä tulee avoimesti näkyville myös vain kirjastossa luettavista töissä! Vain kirjastossa luettavia töitä pääsee selaamaan työasemilta, joiden käyttö on rajoitettu TekijäL:n 16 : mukaisesti: Ei verkkoyhteyttä eikä tallennusmahdollisuutta, tulostaminen sallittu Huom. Mikäli työstä on tarkoitus tehdä muu tieteellinen julkaisu (esim. artikkeli), keskusteltava julkaisutavasta ohjaajan kanssa Opiskelijan kannattaa suosia avointa julkaisemista; se lisää työn näkyvyyttä ja oman tutkimuksen vaikuttavuutta!

9 Kolmansien osapuolien aineiston, esim. kuvien, käyttö opinnäytteessä Sähköiseen julkaisemiseen pätee samat eettiset ja juridiset käytännöt kuin painettuun julkaisemiseen. Pääsääntö on, että tekijänoikeuden alaista aineistoa ei saa käyttää ilman oikeudenhaltijan lupaa julkaisutoiminnassa. Tekijänoikeuslaissa on kuitenkin rajoitussäännöksiä, joiden mukaan julkistetuista töistä voidaan ottaa tekstiin sisältyviä kuvia tarkoituksen edellyttämässä laajuudessa. TekijaL 22 Sitaatti TekijäL 25 Kuvasitaatti Tarkemmat ohjeet ovat UTUGradu-oppaassa 9

10 UTUGradun käyttöohjeet- ja tuki Ohjeet löytyvät osoitteessa Ohjeet ovat kaikille yhteiset (pl. omat ohjeet opinnäytteen muotoseikoista yms.) ja ne linkitetään oppiaineen/laitoksen omiin ohjeisiin. Ohjeita muokataan tarpeen ja saadun palautteen mukaan. Ajankohtaisin tieto löytyy aina ohjesivustolta (mm. järjestelmään tehdyt muutokset) Koulutusten ulkopuolella käytön tukea on tarjolla koko ajan UTUGradulla oma tuki- ja palauteosoite Tiedekuntien yhteyshenkilöt neuvovat tiedekunnan omissa käytännöissä

11 Ja lopuksi Järjestelmää kehitetään vielä varsinaisen käyttöönoton jälkeenkin, mutta kaikkia toiveita ei välttämättä ole teknisesti tai prosessin luonteen huomioiden mahdollista toteuttaa Kun järjestelmää ensimmäistä kertaa otetaan käyttöön, kaikki ovat uuden opettelun edessä Järjestelmään siirtyminen edellyttää tiedekuntien/laitosten omien prosessien uudelleentarkastelua ja sopeuttamista Kuten mikä tahansa sähköinen järjestelmä, ei myöskään UTUGradu ole täysin immuuni teknisille vioille. Kärsivällisyyttä siis, puolin ja toisin!