Talousarvion laadintaohjeet vuodelle 2019

Transkriptio

1 Kouvolan kaupunki Talousarvion laadintaohjeet vuodelle 2019 Kaupunginhallitus

2 Sisällysluettelo 1. Taloudellinen tilanne Vuoden 2019 talousarvion laadinta Talousarviorakenne Talousarvion sitovuustaso Talousarviolaadinnan kehys Toimialakohtainen käyttötalouden kehys Investoinnit Rahoitus ja lainakannan kasvu Taloussuunnitelmavuosien luvut Sisäiset erät Strategiset tavoitteet Henkilöstösuunnitelma ja henkilöstömenojen budjetointi Henkilöstösuunnittelu Uudet virat ja tehtävät sekä lakkautettavat virat Palkkausmäärärahat ja sivukulut Talous- ja henkilöstösuunnitelmalomake Talousarvio- ja henkilöstösuunnittelulomake Konserniyhteisöt Alustava talousarvion laadinta-aikataulu... 8 Liitteet Liite 1 Talousarvio- ja henkilöstösuunnitelmalomake Liite 2 Investointiesityslomake Liite 3 ICT-investontiesitysohje Liite 4 Tehtävänkuvaus henkilöstösuunnitteluun Liite 5 Lakkautettavat virat lomake Liite 6 Uudet virat ja tehtävät -koostelomake

3 Vuoden 2019 talousarvion ja vuosien taloussuunnitelman laadintaohjeet Talousarvion laadintaohjetta noudatetaan vuoden 2019 talousarviota ja vuosien taloussuunnitelmaa tehtäessä. Ohje koskee kaupungin toimialoja ja siinä annetaan kaupunkitasoinen kehys. Uuden organisaation mukainen toimialakohtainen kehys annetaan sen jälkeen, kun organisaatio on hyväksytty. Tarkentavia operatiivisia ohjeita annetaan myöhemmin ja talousarvioaikataulua päivitetään tarvittaessa. Konserniyhteisöt ohjeistetaan erillisellä ohjeella kesäkuussa Tässä ohjeessa annetaan talous-, henkilöstö- sekä strategisen suunnittelun ohjeet. Toimialojen ja palveluketjujen tiedot talousarviokirjaa ja henkilöstösuunnitelmaa varten kerätään samalla lomakkeella. Toimialat käsittelevät toimielimissään yhteisen talous- ja henkilöstösuunnitelman vuosille Näin pyritään varmistamaan, että talous- ja henkilöstösuunnittelu ovat yhdenmukaisia. Talous- ja henkilöstösuunnitelma tulee käsitellä myös toimialan yhteistyöryhmässä yt-lain mukaisesti. Kuva 1. Kaupunkikonsernin strateginen ohjaus. Kuvassa esiintyvät käsitteet on avattu kaupunkistrategiajulkaisussa. 1. Taloudellinen tilanne Vuoden 2017 tilinpäätöksen jälkeen taseessa on kertynyttä ylijäämää yhteensä 2,1 milj. euroa. Vuoden 2018 alijäämä on muutetussa talousarviossa -2,6 milj. euroa, joten ylijäämät käytetään vuoden 2018 aikana. Lisäksi kustannuspaineita vuosille 2018 ja 2019 luo erityisesti keväällä hyväksytty palkkaratkaisu sekä terveydenhuollon palveluiden ostot. Uusi investointiprosessi otetaan käyttöön sen hyväksymisen jälkeen vaiheittain vuoden 2018 aikana, jolloin vuoden 2020 talousarvion laadinnassa se on kokonaan käytössä. Prosessissa investointeja arvioidaan ja suunnitellaan jatkuvasti vuoden aikana ja talousarvioon esitetään otettavaksi ainoastaan investointeja, joille on hankesuunnittelu tehty. Näin pystytään tarkemmin määrittelemään ja kohdistamaan investointeihin tarvittavat resurssit. Kuntalain 110 :n mukaan kunnan taloussuunnitelman on oltava tasapainossa tai ylijäämäinen enintään neljän vuoden pituisena suunnittelukautena, jos talousarvion laatimisvuoden taseeseen ei arvioida kertyvän ylijäämää. Jos taseen alijäämää ei saada katetuksi suunnittelukautena, taloussuunnitelman yhteydessä on päätettävä yksilöidyistä toimenpiteistä, joilla kattamaton alijäämä mainittuna ajanjaksona katetaan. 1

4 2. Vuoden 2019 talousarvion laadinta 2.1. Talousarviorakenne Talousarvion laadinnassa ja sen rakenteessa noudatetaan Kuntaliiton talousarviosuositusta kunnille ja kuntayhtymille. Kunnan palvelutuotanto jaetaan rahoitustavan perusteella budjettirahoitteisiin ja kohderahoitteisiin tehtäviin. Kouvolan kaupungilla ei ole tällä hetkellä kohderahoitteisia tehtäviä. Uusi organisaatio vuodelle 2019 on tarkoitus hyväksyä kaupunginvaltuustossa Talousarvion sitovuustaso Käyttötalousosassa sitovuustaso kaupunginvaltuustoon nähden on toimialan toimintakate sekä toimialan toiminnalliset tavoitteet. Investointiosan sitovuustaso on talousarviossa määritelty hankeryhmä tai erikseen määritetyt hankkeet (mm. kärkihankkeet). Investoinniksi katsotaan yli euron hankinnat, joita käytetään palvelutuotannossa useana tilikautena ja jotka kirjataan vaikutusaikanaan suunnitelman mukaan poistoina kuluksi. Poikkeuksena pysyvien vastaavien sijoitukset sekä maa- ja vesialueet, joista ei kirjata poistoja Talousarviolaadinnan kehys Kaupunkitasoinen kehys vuosille aikana esitetään taulukossa 1. Kehystä tarkistetaan, jos valtionosuus- ja verotuloarviot muuttuvat olennaisesti. Maakuntauudistuksen vaikutuksia vuodesta 2020 lähtien tarkennetaan uudistuksen edetessä. Verotulo- ja valtionosuuslaskelmat pohjautuvat Kuntaliiton sekä Valtiovarainministeriön laskelmiin sekä omiin arvioihin tulevasta kehitykstä. Vuosien 2020 ja 2021 arviot toimintakatteen ja julkisen rahoituksen osalta ovat tässä vaiheessa hyvin epävarmoja ja ne voivat muuttua olennaisesti. Taulukko 1: Kaupunkitason kehys Kouvolan kaupunki Tuloslaskelma 1000 e TP 2017 TA 2018 MTA 2018 TS 2019 TS 2020 TS 2021 Toimintakate Verotulot Valtionosuudet Rahoitustulot ja -menot Vuosikate Poistot ja arvonalentumiset Tilikauden tulos Tilinpäätöserät 102 Tilikauden yli/alijäämä Kertynyt yli-/alijäämä Kunnallisveroprosentti 20,75 20,75 20,75 20,75 9,15 9,15 Toimintakatteen muutos % -1,1-0,1 0,4 1,9-58,0 0,5 Vuosikate, % poistoista 88,9 94,9 82,4 107,4 109,3 77,3 Vuosikate, euroa/asukas Asukasmäärä vuoden lopussa Toimialakohtainen käyttötalouden kehys Toimialakohtainen kehys annetaan erillisenä uuden organisaation hyväksymisen jälkeen Investoinnit Investoinneiksi hyväksytään vain sellaiset hankkeet, jotka vähentävät menoja tai lisäävät tuottavuutta ja elinvoimaa. Vuosien investointisummat ovat osin sidottuja jo aloitettuihin hankkeisiin. Investointiesitykset 2

5 perusteluineen annetaan liitteenä nro 2 olevalla lomakkeella irtaimen omaisuuden, rakennusten sekä kiinteiden rakenteiden ja laitteiden osalta mennessä. Rakennusinvestoinneissa ainoastaan uudet rakennukset sisältävät ensikertaisen kalustamisen, muutoin irtaimistosta tehdään erillinen investointiesitys. Lomakkeet palautetaan niissä olevan ohjeen mukaisesti tallentamalla ne ao. kansioon: K:\Yhteiset\Talous\Talousarviot\Talousarvio 2019\Investoinnit Investointien priorisointia tehdään elokuussa toimialojen tekemien esitysten perusteella uuden investointiprosessin mukaisesti. Toimialojen tulee ottaa kantaa, siihen miten toimintoja voidaan keskittää, tavoitteena tulee olla luopuminen ylimääräisestä ja ulkopuolisilta vuokratuista tiloista. ICT-investoinnit keskitetään edelleen vuoden 2019 talousarviossa tietohallintoon. Investointiesitykset käsitellään tietohallinnon ohjausryhmässä, joka myös päättää niiden toteuttamisesta. ICT-investointina toteutettava hankinta voi olla joko lakisääteinen tai liittyä toiminnan kehittämiseen, jolloin sille tulee löytyä myös strategiakytkentä. Suuruudeltaan ICT-investointi on vähintään euroa sisältäen mahdollisia lisenssi- tai käyttöoikeuskustannuksia sekä käyttöönottoon liittyvää projektityötä, joka ostetaan ulkopuoliselta toimittajalta tai asiantuntijalta. Hankinnan kohteeseen liittyvät koulutuskustannukset eivät sisälly investointiin, vaan ne on huomioitava toteuttavan yksikön käyttötalousmenona, kuten myös käyttö- ja ylläpitokustannukset. ICT-investointiesitys tehdään v talousarvion valmisteluun liittyen Improlity-ohjelmalla. Jos esitys hyväksytään toteutettavaksi, on se suoraan siirrettävissä Improlityn projektisalkkuun niin, että sen perustiedot ovat järjestelmässä valmiina. Tietoja voi tarpeen mukaan täydentää siirron jälkeen. Jotta esityksen voi järjestelmään viedä, on tietojen tallentajalla oltava Improlityn käyttöoikeudet. Jos oikeuksia ei vielä ole, pyydetään ne tietohallinnosta sähköpostilla tietohallinto@kouvola.fi. Ilmoita käyttäjän toimiala, nimi ja sähköpostiosoite. ICT-investointiesitysten tulee olla tallennettuna järjestelmään mennessä. Järjestelmään voi tietoja viedä jo toimialan oman valmistelun aikana. Tietohallinnon ohjausryhmä käsittelee esitykset ensimmäisen kerran kesäkuun 2018 aikana ja uudelleen elo/syyskuussa. Syksyn hyväksyntäkäsittelyn jälkeen tietohallinto informoivat toimialoja tietohallinnon ohjausryhmän päätöksistä. Improlityn Ehdotusosiosta hyväksytyt projektit siirretään Improlityn projektisalkkuun syksyn 2018 aikana. Viimeistään vuoden 2019 alussa on toteuttaviksi hyväksyttyjen projektien tiedot täydennettävä järjestelmään. Ohje esityksen tallentamisesta Improlityyn on liitteenä nro 3. Taulukko 2: Investointikehys vuosille Kaupunki yhteensä 1000 euroa TP 2017 MTA 2018 TA 2019 TS 2020 TS 2021 Investoinnit yhteensä Kärkihankkeiden osuus Kärkihankkeiden osuus tarkentuu valmistelun edetessä Rahoitus ja lainakannan kasvu Rahoitusosaan vaikuttavat suurimpina erinä toiminnan ja investointien nettorahavirtojen summat. Jos toimintakate kasvaa ja investointien määrä vähenee, rahoitustoiminnan rahan tarve pienenee samassa suhteessa. Tämän hetkisen suunnitelman mukaan lainamäärä tulee kasvamaan taloussuunnitelmakauden aikana huomattavasti. Taulukko 3 Rahoituskehys Kaupunki yhteensä 1000 e TP 2017 MTA 2018 TA 2019 TS 2020 TS 2021 Toiminta ja investoinnit Toiminnan rahavirta Investointien rahavirta Toiminta ja investoinnit, netto Rahoitustoiminta Antolainauksen muutokset Lainakannan muutokset Muut maksuvalmiuden muutokset 5661 Vaikutus maksuvalmiuteen Lainakanta Lainakanta eur/asukas Asukasluku

6 2.7. Taloussuunnitelmavuosien luvut Toimialat esittävät taloussuunnitelmavuosien luvut tässä ohjeessa annetun kehyksen jakojen mukaisesti. Suunnitelmavuosien luvut esitetään samalla tasolla kuin talousarviokirjan muut tiedot. Suunnitelmavuodet laaditaan ottaen huomioon maakunta- ja sote-uudistus Sisäiset erät Toimialojen väliset sisäiset erät vuodelle 2019 pitää ilmoittaa talousyksikölle mennessä. Erät viedään keskitetysti taloussuunnitteluohjelmaan. 3. Strategiset tavoitteet Toimialojen ja toimielimien tavoitteet johdetaan kaupunkistrategiasta. Uuteen kaupunkistrategiaan on sisällytetty ylätasolla nykyiset strategian toteuttamisohjelmat uusina kokonaisuuksina, joita kutsutaan strategiaohjelmiksi. Kaikki konsernissa asetetut tavoitteet jäsennetään kaupunkistrategian strategiaohjelmiin. Kaupunkistrategiaan valituilla kasvukärjillä on erityinen painoarvo, ja niistä tulisi erityisesti johtaa strategisia tavoitteita toimialoille ja toimielimille. Silti myös kasvukärjistä johdetut tavoitteet luokitellaan strategiaohjelmiin. Opiferus-tietojärjestelmien päivitys etenee Uuden Kouvolan ja uuden strategian mukaisesti ja elokuussa talousarvion laadintaa ohjeistetaan webinaarein. Tiekartat Tiekartta on kuvaus suunnittelmakauden eli kolmen vuoden tavoitteista, toimenpiteistä ja mittareista. Tiekartta sisältää myös vaiheiden kuvauksen, jossa kerrotaan tarkemmin vastuut ja resurssit, sisältö sekä syntyvä asiakirja ja tieto. Toimialakohtaisia tiekarttoja taloussuunnitelmavuosille ei päivitetä vuonna 2018 IMS-ohjelmaan, koska näiden kautta ei ole aiemmin saatu toivotunlaisesti syntetisoitua kaupungin strategisten projektien aikajanaa. Sen sijaan strategiakauden tiekarttaa on koottu hallituksen, valtuuston ja johdon työpajoissa. Strategisten projektien toteutus tullaan keskittämään vuoden 2019 talousarviossa strategisen kehittämisen yksikköön. Suunnitelmakauden tavoitteet toimialoittain Suunnitelmakauden tavoitteet, mittarit ja mittariarvot ilmoitetaan strategiatiimiin, jossa ne kootaan talousarvioon taulukoksi. Tulevina vuosina voidaan ottaa käyttöön kehittyneempi BSC-lähtöinen strategiakarttakuvaus. Strategiakartta on BSC-teoriasta kehitetty kuvaustapa tavoitteiden ja mittareiden suhteiden esittämiseen. Strategiakartta esittää kaupungin, toimialan, toimielimen tai palvelun tavoitteet ja niiden tavoitellun vaikutuksen suhteessa talousarvion laatijalle keskeisimpiin kaupunkistrategian kasvutekijöihin. Kasvutekijät ovat kaupunkistrategian esittelemät strategiaindikaattorit. Vuositavoitteet Vuositavoitteet johdetaan kaupunkistrategian kasvukärjistä ja strategiaohjelmista. Tavoite on selkeästi määritelty, joko laadullisesti tai määrällisesti kuvattava tulos. Tavoitetta ei pidä sekoittaa vuosittaiseen käytännön toimenpiteeseen, joka ilmoitetaan käyttösuunnitelmassa. Tavoitteita asetettaessa pitää huomioida niiden toteutusmahdollisuudet. Talousarviotavoitteet vuodelle 2019 viedään Opiferus-ohjelmaan. Tuleva taulukkopohja on esitetty kuvassa 3. Strategiaohjelma Elinvoiman kasvu Strategiatavoite Törmäyttävä korkeakoulu Talousarviotavoite Verkostoyliopisto kouluttaa logistiikka-alan DIosaajia edeltävän koulutustason insinööreistä Merkittävimmät riskit Rahoitusta ei löydy, sopivaa projektipäällikköä ei löydetä. Riskien ehkäisemiseksi rahoitushakemukselle on nimetty laatija ja kaupunginjohtaja vastaa projektipäällikön nimittämisestä henkilökohtaisesti. Nuorten kasvu Mittarit Verkostoyliopiston vuotuinen hakijamäärä Nykyarvo - Tavoitearvo 100,00 Läpäisyaika Nykyarvo - Tavoitearvo 3 v Kuva 2: Esimerkki tavoitteesta Opiferus-ohjelmassa. Mikäli Strategiatavoite on valittu kasvukärjistä, taulukkoon ilmestyy uusi tägi, joka visuaalisesti nostaa esiin kasvukärjet talousarviokirjassa. 4

7 Mittarit Tavoitteille asetetaan toiminnan onnistumista kuvaavat mittarit, joilla seurataan miten tavoite on toteutunut. Mikäli tavoitetta ei voi mitata, mittaria ei aseteta. Toteutumisaste (%) on hyvä vaihtoehto tällöin. Sitäkään ei välttämättä tarvita, sillä tavoitteille kuvataan osavuosikatsauksissa aina niiden tila (Aloittamatta, Työn alla, Valmis). Mittarin laskentatavan pitää olla määritelty vuosittain laskettavissa samalla kaavalla tai laskentatavalla. Mittarista määritellään mitä lasketaan, mistä, (kohderyhmä), millä ja miten. Mittareille annetaan tavoite- ja nykyarvot. Tavoitteille on määritelty Opiferus-ohjelmaan yhteiset mittarit, omia mittareita voi ehdottaa. Ehdotukset käsitellään strategiatiimissä. Tarkista, mittaria syöttäessäsi onko mittari jo olemassa, esimerkiksi palautteiden määrä on sama asia kuin palautteet (kpl). Mittariehdotukset on tehtävä Opiferukseen viimeistään Riskit Riskeillä tarkoitetaan heikkouksia ja tapahtumia, jotka voivat vaarantaa toimintaa ja/tai tavoitteiden saavuttamista. Riskinä voi olla myös hukattu mahdollisuus. Riskianalyysin ohjeet ovat ajantasalla Kouvolan strategiatyön toimintaohjeessa. Toimialojen riskit johdetaan kaupunkitason riskeistä (kuva 3, IMS). Toimialojen riskiympyrät kuvaavat keskeiset riskit. Ne päivitetään talousarvion laadinnan yhteydessä mennessä. Riskiympyrän vaiheiden kuvaus-välilehdelle kirjataan riskien vastuut ja hallintakeinot. Talousarviovuoden tavoitteiden toteutumista vaarantavia riskejä tunnistetaan ja niiden hallintatoimenpiteet dokumentoidaan Opiferukseen TA-tavoitteiden yhteyteen (kuva 3). Kuva 3: Kaupungin riskit 4. Henkilöstösuunnitelma ja henkilöstömenojen budjetointi 4.1. Henkilöstösuunnittelu Henkilöstösuunnittelun tavoitteena on varmistaa, että kaupungin palveluja tuottaa riittävä määrä osaavaa henkilöstöä. Henkilöstösuunnitelmassa määritellään strategian ja toiminnan vaatima määrällinen ja laadullinen henkilöstötarve. Henkilöstösuunnitelman lähtökohtana tulee olla kaupungin strategia ja palvelustrategiset linjaukset, joissa otetaan kantaa siihen, mitä palveluita tuotetaan ja miten niitä tuotetaan. Toimintaympäristön muutokset edellyttävät palvelurakenteiden uudistamista. Henkilöstömäärää pyritään vähentämään parantamalla palvelutuotannon tuottavuutta ja tehokkuutta, kehittämällä työnjakoa, osaamista ja työhyvinvointia sekä ottamalla käyttöön sähköisiä palveluja. Ennakoivan henkilöstösuunnittelun merkitys korostuu entisestään tulevina vuosina. Henkilöstösuunnittelun avulla huolehditaan palvelutuotannon edellyttämän henkilöstön määrästä ja rakenteesta, turvataan riittävä osaaminen, ennakoidaan henkilöstökustannuksia sekä määritellään keinoja, joilla henkilöstövoimavaroja muodostetaan, vaalitaan ja johdetaan. Henkilöstösuunnittelun ydintä ovat henkilöstön määrän, laadun ja kohdentumisen määrittely tulevaisuuden tarpeita varten. Henkilöstön määrällä tarkoitetaan henkilöstön lukumäärää ja 5

8 laadulla henkilöstön osaamista, koulutusta, henkilöstö- tai ammattiryhmää, työsuhteen muotoa ja muita vastaavia asioita. Kohdentumisen suunnittelu on ennakointia sen osalta, kuinka paljon eri tehtävissä, toiminnoissa tai yksiköissä tarvitaan henkilöstöä ja miten tarve mahdollisesti muuttuu. Henkilöstösuunnittelun avulla on tarkoitus ennakoida ja ohjata toimintaa niin, että oikeat henkilöstöresurssit ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Henkilöstösuunnitelmalla luodaan pohjaa myös henkilöstön kehittämiselle. Henkilöstömenojen hallinta on keskeistä talouden tasapainottamisessa, mikä edellyttää tiukkaa henkilöstösuunnittelua. Kymenlaaksoon perustetaan vapaaehtoinen sote-kuntayhtymä vuoden 2019 alussa, mikä vaikuttaa merkittävästi kaupungin osaamis- ja henkilöstötarpeeseen. Maakunta- ja sote-uudistuksen on tarkoitus toteutua puolestaan vuoden 2020 alusta. Henkilöstömäärää on tarkoitus sopeuttaa vuosien aikana hyödyntämällä eläke- ja muuta poistumaa sekä vähentämällä määräaikaista henkilöstöä. Kaupungin henkilöstömenojen tulee olla suunnittelukaudella kestävällä perustalla. Henkilöstösuunnittelun tulee olla strategiasidonnaista siten, että kaupungilla on optimaaliset henkilöstörakenteet ja -mitoitukset. Myös työtehtävien sekä työaikajärjestelmien ja työaikojen hyvällä suunnittelulla pyritään palvelujen tehokkaaseen ja tarkoituksenmukaiseen järjestämiseen. Käytettyjen varallaolojärjestelmien tulee olla toiminnan kannalta tarkoituksenmukaisia, ja niiden arvioinnissa tulee ottaa huomioon varallaolosta aiheutuvat kokonaiskustannukset. Tavoitteena on nykyistä parempi osaamisen ennakointi ja sen täysimääräinen hyödyntäminen. Henkilöstön työhyvinvoinnin edistäminen sekä sairauspoissaolojen ja ennenaikaisen eläköitymisen vähentäminen ovat myös keskeisiä keinoja vähentää henkilöstömenoja. Tämä edellyttää vaihtoehtoisten ratkaisujen hakemista pidentää työuria myös työkyvyn heikentyessä Uudet virat ja tehtävät sekä lakkautettavat virat Uusien virkojen perustaminen ja uudet työsuhteiset tehtävät pitää arvioida erittäin kriittisesti. Esitykset uusista viroista ja tehtävistä vuodelle 2019 tulee tehdä omalla erillisellä lomakkeella ja määrärahojen on sisällyttävä talousarvioon annetun kehyksen puitteissa. Mikäli palkkausmääräraha poistetaan toimialan talousarvion valmisteluprosessissa, tulee myös esitys kyseisestä virasta tai tehtävästä poistaa lomakkeesta. Kaikista toimialan esittämistä uusista viroista/tehtävistä vuodelle 2019 laaditaan myös tehtävänkuvauslomakkeet sekä erilliset sanalliset perustelut. Avoinna olevat virat, joita ei aiota täyttää, tulee esittää lakkautettavaksi. Lakkautettavaksi esitettävät virat merkitään erilliseen lakkautettavat virat -lomakkeeseen. Toimialoille lähetetään kesäkuun aikana myös virkarekisteriraportti tarkistettavaksi. Sote-kuntayhtymään siirtyviin virkasuhteisiin liittyvien virkojen lakkauttaminen tehdään erikseen vuoden 2019 alussa ja niistä annetaan myöhemmin erilliset ohjeet. Vakinaisen henkilöstön nykytila kuvataan henkilöstösuunnitelmassa päivämäärän mukaisena. Henkilöstöpalvelut lähettää toimialoille erikseen pyydettäessä raportin toimialan henkilöstöstä talous- ja henkilöstösuunnittelun tueksi Palkkausmäärärahat ja sivukulut Budjetointiohjelmassa palkkausmäärärahoja korotetaan 2,0 prosentilla kesäkuun 2018 palkkaustasosta. Kilpailukykysopimuksen mukaisesti lomarahoja vähennetään 30 %:lla, ja vähennys koskee vielä vuonna 2019 päättyvän lomanmääräytymisvuosien aikana ansaittuun vuosilomaan liittyviä lomarahoja. Kuntaliiton ja Kevan tämänhetkiset ennusteet vuodelle 2019 ovat seuraavat: palkkaperusteinen eläkevakuutusmaksu (KuEL) 16,15 %, opettajien eläkemaksu (VaEL) 16,39 %, kansaneläke- ja sairausvakuutusmaksu 0,75 %, työttömyysvakuutusmaksu 2,6 % ja muut sotu-maksut 0,49 %. Tässä vaiheessa varhaiseläkemenoperusteinen maksu (ns. varhe-maksu) voidaan arvioida kertomalla vuoden 2018 ennakkomaksu luvulla 1,11. Eläkemenoperusteinen maksuosuus voidaan alustavasti budjetoida kertomalla vuodelta 2018 perittävien eläkemenoperusteisten ennakkolaskujen yhteismäärä luvulla 1,04. Palkkojen sivukuluprosentit ovat tässä vaiheessa alustavia ennusteita ja niitä tarkistetaan tarvittaessa myöhemmin Talous- ja henkilöstösuunnitelmalomake Henkilöstösuunnitelmaosio kattaa sekä laadullisen että määrällisen osion. Lomakkeen sisältö on seuraava: Henkilöstön nykytilassa kuvataan vakinaisessa palveluksessa olevan henkilöstön nykytila, ei vakanssien. Lukumääriin lasketaan kaikki päätoimisessa kokoaikaisessa tai osa-aikaisessa virka-/työsuhteessa olevat henkilöt, mutta ei kuitenkaan sivutoimisia työntekijöitä. Henkilöstö jaotellaan esimiehiin ja muuhun henkilöstöön. Esimiehiin lasketaan mukaan ainoastaan esimiestehtävissä toimivat. Päällikkö-nimikkeellä olevat asiantuntijat, jotka eivät ole esimiehiä, lasketaan muuhun henkilöstöön. Eläke-/muu poistuma ilmoitetaan plus-merkkisenä, jotta laskukaavat toimivat oikein. 6

9 Muussa poistumassa ilmoitetaan esimerkiksi alkaen sote-kuntayhtymään siirtyvä henkilöstö. Tarkoituksena on tarkastella, kuinka paljon nykyisestä vakinaisesta henkilöstöstä on käytettävissä suunnitelmakauden lopussa. Suunnittelukaudella toiminnassa tapahtuvien oleellisten muutosten ja kehittämiskohteiden vaikutukset henkilöstötarpeeseen ja -rakenteeseen -kohtaan kirjataan, millaisia haasteita henkilöstösuunnitteluun kohdistuu tulevaisuudessa. Keskeiset osaamistarpeet suunnittelukaudella -kohdassa tunnistetaan ja kirjataan strategisten painopisteiden ja toiminnallisten muutosten perusteella osaamis- ja henkilöstötarve eli millaista osaamista tarvitaan suunnittelukaudella. Lisäksi suunnitellaan, millä toimenpiteillä kyseistä osaamista lisätään. Osaamistarpeiden osalta on tärkeää nostaa esille ne keskeiset osaamiset, joita tulee kehittää suunnittelukaudella. Talousarviovuodelle 2019 esitettävät uudet virat ja tehtävät -kohtaan merkitään, mitä uusia virkoja tai tehtäviä talousarviovuodelle esitetään. Palkkausmäärärahojen tulee sisältyä talousarvioon. Lisäksi laaditaan erillinen liitelomake uusista viroista ja tehtävistä sekä esitetään erilliset kirjalliset perustelut uusien virkojen/tehtävien merkityksestä palvelutuotannolle. Poistuva osaaminen -kohdassa arvioidaan, mitä osaamista poistuu (esim. eläköitymisen myötä) sekä mitä virkoja ja tehtäviä ei enää jatkossa täytetä. Lisäksi arvioidaan, mitä muuta sellaista osaamista tällä hetkellä on, jota ei enää jatkossa tarvita. Esitykset lakkautettavista viroista tulee merkitä myös lakkautettavat virat -lomakkeeseen. Muut kehittämistoimenpiteet henkilöstöresurssien ja osaamisen varmistamiseksi -kohdassa esitetään rekrytointisuunnitelmat tarvittavan osaamisen saamiseksi (ml. mahdolliset rekrytointikampanjat) sekä kuvataan esimerkiksi sisäiset tehtäväjärjestelyt, uudelleensijoitukset, johtamisen ja esimiestyön kehittäminen sekä työhyvinvointia edistävät toimenpiteet, joilla turvataan riittävät henkilöstöresurssit ja osaaminen sekä varaudutaan tuleviin muutoksiin. Määrällinen henkilöstösuunnitelma -kohtaan eli arvioon tarvittavan henkilöstön määrästä henkilötyövuosina (htv) merkitään henkilöstön määrä henkilötyövuosina (brutto). Henkilötyövuosilaskennassa koko vuoden kokoaikatyössä oleva henkilö on yksi henkilötyövuosi (1 htv). Koko vuoden osa-aikatyössä (työaika 50 % täydestä työajasta) on puoli henkilötyövuotta (0,5 htv). Mikäli henkilö palkataan kesken vuoden esim alkaen koko loppuvuodeksi kokoaikaiseen palvelussuhteeseen, muodostuu hänen työpanoksestaan 0,42 htv. Määrällisessä henkilöstösuunnitelmassa otetaan huomioon sote-kuntayhtymän perustamisen sekä maakunta- ja sote-uudistuksen vaikutukset vuosien osalta. 5. Talousarvio- ja henkilöstösuunnittelulomake Liitteenä nro 1 oleva talousarvio- ja henkilöstösuunnittelulomake täytetään toimialoittain ja palveluketjuittain ja tallennetaan aikataulun mukaisesti toimialakohtaisiin kansioihin: K:\Tyoryhmat\Talous\Talous ja henkilöstösuunnittelu\201* - Toiminnan kuvaus: kuvataan toiminnot sekä perustehtävä - Oleelliset muutokset ja kehittämiskohteet suunnittelukaudella : sanallinen selvitys asiasta - Riskianalyysi: kuvataan kaupunkitason riskeihin perustuen toimialan keskeisimmät riskit ja niihin varautuminen - Toiminnalliset tavoitteet: vuositavoitteiden taulukko tuotetaan Opiferuksesta - Talous: taulukko tuotetaan taloussuunnitteluohjelmasta - Henkilöresurssit: tuotetaan henkilöstöosion taulukosta määrällinen henkilöstösuunnitelma - Toiminnan volyymi: esitetään toiminnan merkittävimmät tunnusluvut - Henkilöstösuunnitteluosa edellä mainitun ohjeen mukaisesti 6. Konserniyhteisöt Omistajaohjaus ohjeista konserniyhteisöt erillisellä ohjeella kesäkuussa

10 7. Alustava talousarvion laadinta-aikataulu 2018 Käsittely/vastuu Tehtävä Huhtikuu Talous Kehyksen valmistelu Kaupunginhallitus Talousarviokehys ja laatimisohjeet 3.5. Kaupunginvaltuusto Valtuustoseminaari, talousarvio 2018 Toukokuu Henkilöstöpalvelut Henkilötason palkkalistojen toimittaminen toimialoille tarvittaessa Toimialat Investointiesitykset valmiit Toimialat Sisäiset ja keskinäiset erät valmiit Kesäkuu Omistajaohjaus Konserniyhteisöjen ohjeistus Toimialat Investointiesitykset valmiit (muut kuin ICT) Talous Poistoarviot talousarvioon 2.7. Kaupunginvaltuusto Organisaation hyväksyminen Elokuu Johtoryhmä/ Investointiehdotusten priorisointi Investointityöryhmä Kesä-elokuu Toimialat Riskien päivittäminen Kesä-elokuu Toimialat Talousarviovuoden 2019 tavoitteet ja näitä koskevat riskit ja mittarit Elokuu Kaupunginhallitus Toimialakohtainen kehys ja kokonaiskehyksen tarkistaminen Syyskuu Omistajaohjaus Vuoden 2019 tavoitekeskustelut tytäryhteisöjen kanssa Syyskuu Lautakunnat Talous- ja henkilöstösuunnitelmien käsittely Toimialat Toimialojen talousarvioesitykset valmiit Tytäryhteisöt Tietojen toimittaminen omistajaohjaukselle Vko 39 Talous Talousarvioesitysten yhteenveto Vko 40 Kaupunginjohtaja Kaupunginjohtajan toimialakohtaiset budjettineuvottelut Kaupunginvaltuusto Talousarvioseminaari Kaupunginjohtaja Kj:n muutokset talousarvioesitykseen Jory Talous- ja henkilöstösuunnitelmat Vko 42 Kaupunginjohtaja Kj:n talousarvioehdotuksen julkistus Talous Talousarviokirja valmis Kaupunginhallitus Talousarvion ja -suunnitelman 1. käsittely Vko Lautakunnat Lautakuntien talousarvioiden 2. käsittely tarvittaessa Kaupunginhallitus Veroprosentit Kaupunginvaltuusto Veroprosentit Kaupunginhallitus Talousarvion ja -suunnitelman 2. käsittely, henkilöstösuunnitelma Kaupunginvaltuusto Talous- ja henkilöstösuunnitelmien hyväksyminen Kaupunginhallitus Talousarvion täytäntöönpano-ohjeet Tammi-helmikuu Toimialat Käyttösuunnitelmien laatiminen Kouvolan kaupunki Kaupunginhallitus Lisätietoja Talousjohtaja Hellevi Kunnas Henkilöstösuunnittelu Henkilöstöjohtaja Päivi Karhu Vs. henkilöstösuunnittelupäällikkö Annamaija Saarela Toiminnalliset tavoitteet ja riskiarviointi Strategia- ja kehittämisjohtaja Jyrki Harjula Kehittämispäällikkö Katariina Valtonen 8