Oppilaitosten asiointipalvelun ohje.

Transkriptio

1 Oppilaitosten asiointipalvelun ohje 1

2 Sisällysluettelo 1. Palvelun käyttöohje Yleistä Uusi asiointipalvelun käyttäjä Unohtunut salasana Oppilaitoksen yhteystietojen muuttaminen Tutkintotietojen ilmoittaminen Kelalle Yleistä Eläke-etuuteen oikeuttavat tutkinnot Tutkinnot, jotka eivät oikeuta eläke-etuuteen Milloin tutkinnot ilmoitetaan Tutkintotietojen web-lomake Ilmoitettavia tutkintotietoja ei ole Tutkintotietojen tiedostosiirto Opintolinjatietojen ilmoittaminen Kelalle Yleistä Toimipisteen valinta Korjaa ja uudelleenlähetä Kelan korjattavaksi palauttamat opintolinjailmoitukset Toinen aste, Maanpuolustuskorkeakoulu, Snellman-korkeakoulu Tee opintolinjailmoitus koulutuksesta, jossa on säännöllinen lukuvuosi Tee opintolinjailmoitus koulutuksesta, jossa ei ole säännöllistä lukuvuotta Jatka aiemmin tallennettua lähettämätöntä opintolinjailmoitusta Tee uusi opintolinjailmoitus käyttäen pohjana aikaisempaa ilmoitusta Katsele aiemmin lähetettyä opintolinjailmoitusta Tee korjausilmoitus Kelan hyväksymään opintolinjailmoitukseen Neuvontapalvelut

3 1. Palvelun käyttöohje 1.1 Yleistä Voit valita palvelun käyttökielen sisäänkirjautumissivulla. Kirjaudu palveluun joko Katso-tunnisteella tai aikaisemmin saaduilla oppilaitoksen tunnuksella ja salasanalla. Käyttäjätunnuksen ensimmäinen kirjain on kirjoitettava isolla esim. K. Huomioi, että palvelun käyttäjätunnus on yhteinen kaikille oppilaitoksen toimipisteille. Asiointipalvelun aloitussivulta löydät ohjelinkin Katso-tunnisteen käyttöön palvelussa. Suosittelemme Katso-tunnisteen käyttämistä. Sisäänkirjautumisen jälkeisellä valikkosivulla voit valita, mitä ilmoituksia haluat palvelussa tehdä. Oppilaitokselle näytetään vain ne ilmoitustyypit, joita oppilaitos voi tehdä. 3

4 Jos haluat siirtyä palvelussa takaisin edelliselle sivulle, sinun tulee käyttää palvelun Takaisin-painiketta, ei selaimen Edellinen-painiketta. 1.2 Uusi asiointipalvelun käyttäjä Voit rekisteröityä uudeksi asiointipalvelun käyttäjäksi Hae palvelun käyttäjäksi -linkin kautta. Huomioi, että palvelu on tarkoitettu ainoastaan toisen asteen oppilaitoksille (ei koske lukioita) sekä kahdelle korkeakoululle (Högskolan på Högskolan på Åland ja Maanpuolustuskorkeakoulu). 4

5 Täytä lomakkeen kenttiin oppilaitoksen päätoimipisteen tiedot ja lähetä lomake. Kela liittää yhteystietoihin oppilaitoksen muut toimipisteet. Jos oppilaitoksessa on useita palvelun käyttäjiä, yhteystietojen sähköpostiosoite tulee olla kaikkien käytettävissä. Valitse joko "Katso-tunnistautuminen" tai syötä kahdesti oppilaitokselle luotavaan käyttäjätunnukseen toivomasi salasana. Huomioi, että oppilaitoksen kaikki toimipisteet käyttävät nyt antamaasi salasanaa. Merkitse antamasi salasana muistiin ja tiedota siitä muita oppilaitoksen palvelunkäyttäjiä. Saat kuittauksen käyttäjätunnushakemuksen vastaanottamisesta sivulla antamaasi sähköpostiosoitteeseen. Myös oppilaitoksen käyttäjätunnus toimitetaan antamaasi sähköpostiosoitteeseen hakemuksen käsittelyn jälkeen. 1.3 Unohtunut salasana Asiointipalvelun aloitussivulla on linkki Unohtunut salasana. Saadaksesi salasanan sinun tulee ilmoittaa käyttäjätunnuksesi tai asiointipalvelun yhteystiedoissa oleva sähköpostiosoite. Käyttäjätunnuksen ensimmäinen kirjain on kirjoitettava isolla (esim. K). Salasana lähetetään yhteystietoihin tallennettuun sähköpostiosoitteeseen. 5

6 1.4 Oppilaitoksen yhteystietojen muuttaminen Oppilaitoksen yhteystietojen muuttaminen koskee toisen asteen oppilaitoksia, Maanpuolustuskorkeakoulua ja Snellman-korkeakoulua. Oppilaitoksen yhteystiedot ja tieto oppilastietojen hallintajärjestelmästä näkyvät sisäänkirjautumisen jälkeisellä valikkosivulla. Vasemmalla sijaitsevasta navigaatiopalkista Yhteystietojen muutos- linkkiä painamalla pääset sivulle, jonne sinun tulee tallentaa muuttuneet yhteystiedot. Pakolliset kentät on merkitty tähdellä (*). Palvelussa tehtäviin oppilaitostietoja koskeviin ilmoituksiin liitetään ennen Kelalle lähettämistä yhteystiedoissa olevia oppilaitoksen ja yhteyshenkilön tietoja, josta syystä on tärkeää, että yhteystiedot ovat ajan tasalla. Yhteystiedot eivät kuitenkaan päivity palvelun kautta Kelan oppilaitosrekisteriin tai muihin rekistereihin. Jos sinun on tarpeen päivittää tietoja, joita et voi itse muuttaa, ilmoita asiasta sähköpostiosoitteeseen 6

7 2. Tutkintotietojen ilmoittaminen Kelalle 2.1 Yleistä tai sen jälkeen suoritetut ylemmät ja alemmat korkeakoulututkinnot, ammattikorkeakoulututkinnot ja ammatilliset perustutkinnot oikeuttavat valtion varoista suoritettavaan eläkkeeseen. Oppilaitos on velvollinen ilmoittamaan Kelalle tiedot henkilöistä, jotka ovat suorittaneet eläke-etuuteen oikeuttavan tutkinnon. Lisäksi oppilaitos ilmoittaa tutkinnon tason sekä tutkinnon suorittamiseen johtaneen opiskelun aloitus- ja päättymispäivän. Ilmoita tutkinnot valitsemalla etusivun vasemmasta reunasta Suoritetut tutkinnot: 7

8 2.2 Eläke-etuuteen oikeuttavat tutkinnot Eläke-etuuteen oikeuttavalla ylemmällä tai alemmalla korkeakoulututkinnolla tarkoitetaan yliopistolaissa tarkoitetussa tiede- tai taidekorkeakoulussa tai Maanpuolustuskorkeakoulussa suoritettuja tutkintoja. Myös ammattikorkeakoulussa suoritettu ylempi ammattikorkeakoulututkinto on ylempi korkeakoulututkinto. Etuuden piiriin kuuluva ammattikorkeakoulututkinto on suoritettava ammattikorkeakoululaissa tarkoitetussa ammattikorkeakoulussa tai Högskolan på Åland -nimisessä oppilaitoksessa. Ammatillisista tutkinnoista eläke-etuuteen oikeuttavat ainoastaan ammatilliset perustutkinnot. Perustutkinto voi olla suoritettu oppilaitoksessa tapahtuvana koulutuksena, näyttötutkintona, oppisopimuskoulutuksena tai työvoimakoulutuksena. Myöskään sillä ei ole merkitystä, onko opiskelija saanut opiskeluaikana opintotukea vai ei. Etuuden piirissä ovat ammatillisesta koulutuksesta annetun lain mukaiset perustutkinnot eli opetusalan viranomaisten järjestämänä suoritetut perustutkinnot, mutta myös muut julkisen valvonnan alaisissa oppilaitoksissa suoritetut perustutkinnot. Viimeksi mainittuja ovat muun muassa sisäasiainministeriön ja puolustusministeriön alaiset oppilaitokset sekä oppilaitokset, joiden toimintaa valtio tukee (esim. Pelastusopisto ja Rikosseuraamusalan koulutuskeskus). 2.3 Tutkinnot, jotka eivät oikeuta eläke-etuuteen Eläke-etuus ei koske yleissivistäviä opintoja (esimerkiksi lukio-opintoja), opintoja, jotka eivät johda tutkintoon (esimerkiksi täydennyskoulutusta, kansanopiston kursseja tai arvosanaopintoja) eikä korkeakouluissa suoritettavia tieteellisiä jatkotutkintoja. Eläke-etuuden piiriin eivät kuulu myöskään ammattitutkinnot tai erikoisammattitutkinnot tai yksityisissä tai julkisen valvonnan alaisissa oppilaitoksissa suoritetut ammatilliset tutkinnot, jotka eivät ole ammatillisia perustutkintoja. 2.4 Milloin tutkinnot ilmoitetaan Oppilaitos voi itse päättää, milloin se ilmoittaa tutkintotiedot. Voit toimittaa tutkintotiedot yhdessä tai useammassa erässä. Saman vuoden kaikkien tutkintotietojen on kuitenkin oltava Kelassa tutkinnon suoritusvuotta seuraavan vuoden helmikuun 15. päivään mennessä. Voit toimittaa tutkintotietoja tästä huolimatta myös määräajan jälkeen. Muistutamme oppilaitoksia asiasta sähköpostiviestillä aina vuoden vaihteessa. 8

9 2.5 Tutkintotietojen web-lomake Täytä web-lomakkeeseen jokaisen oppilaitoksessa tutkinnon suorittaneen opiskelijan tiedot omalle rivilleen. Ulkomaisen henkilön tiedoissa kaikki kentät ovat pakollisia. Suomalaisten henkilöiden tiedoissa kaikki kentät, lukuun ottamatta etu- ja sukunimeä, ovat pakollisia. Tietojen oikeellisuus tarkistetaan. Tallenna tiedot palveluun Tallenna-painikkeesta. Sinun kannattaa tallentaa tiedot riittävän usein tietoja syötettäessä, jotta ne säilyvät mahdollisissa ongelmatilanteissa. Kun olet syöttänyt kaikki tutkintotiedot ja tallentanut ne Tallenna-painikkeesta, sinulle näytetään yhteenveto syötetyistä tiedoista. Jos tiedot ovat kunnossa, lähetä ne Kelaan Lähetä-painikkeesta. Lähetyksen onnistumisesta annetaan ilmoitus. Sinun on mahdollista lähettää kyseisen vuoden tutkintotiedot useassa erässä web-lomakkeella. Toimi edellä kuvatusti, mutta lähetä vain osa tutkinnon suorittaneista. Sinun tulee huolehtia, että kaikki tutkintotiedot tulee ilmoitettua. Voit myös tallentaa syötetyt tutkintotiedot lähetettäväksi myöhemmin. Voit jatkaa tallennettujen tietojen täyttämistä Suoritetut tutkinnot -sivulta valitsemalla tallennettu ilmoitus Jatka aiemmin tallennettua weblomaketta -valintalistasta. Lähetä lopuksi kaikki tiedot Kelaan Lähetä-painikkeella. Näin voit täyttää tietoja lukuvuoden aikana vähitellen. Huomioi, että saat lähettää tiedot Kelaan vain yhden kerran. Jos haluat arkistoida lähetetyt tiedot, tallenna tai tulosta lähettämistä edeltävä näyttö selaimen tulostustai tallennustoiminnoilla. Ulkomaalaisten henkilöiden tiedoissa kaikki web-lomakkeen kentät ovat pakollisia. Suomalaisten henkilöiden tiedoissa kaikki kentät, lukuunottamatta etu- ja sukunimeä, ovat pakollisia. Sukunimi Iso alkukirjain, muuten pienet kirjaimet. 9

10 Etunimet Isot alkukirjaimet, muuten pienet kirjaimet. Henkilötunnus Jos tutkinnon suorittanut henkilö on suomalainen, syötä henkilötunnus. Henkilötunnuksen oikeellisuus tarkistetaan. Jos tutkinnon suorittanut henkilö on ulkomaalainen ja hänellä ei ole suomalaista henkilötunnusta, täytä kenttään syntymäaika muodossa pp.kk.vvvv. Kansalaisuus Vaihtoehdot ovat suomalainen tai ulkomaalainen. Ilmoita tässä kentässä alasvetovalikosta valitsemalla myös ulkomaalaisen sukupuoli (Ulkom. N tai Ulkom. M.). Tutkinto Alasvetovalikossa ovat oppilaitoksen tutkintovaihtoehdot. Korkeakoulututkinnoissa valintaan liittyy myös tutkinnon säännönmukainen laajuus. Aloituspvm Opintojen aloituspäivämäärä muodossa pp.kk.vvvv. Suorituspvm Tutkinnon suorituspäivämäärä muodossa pp.kk.vvvv. Jos lähetetyissä tutkintotiedoissa on virheitä, korjaukset on tehtävä sähköpostilla osoitteeseen opas@kela.fi. Tällä tavoin voidaan esimerkiksi poistaa virheellinen henkilö tiedostosta ja oppilaitos voi sen jälkeen lähettää oikean tiedon esimerkiksi web-lomakkeella. 2.6 Ilmoitettavia tutkintotietoja ei ole Jos oppilaitoksessa ei ole edellisvuoden aikana suoritettu yhtään eläke-etuuteen oikeuttavaa tutkintoa, sinun tulee ilmoittaa siitä web-lomakkeella tammikuun loppuun mennessä. Tällöin jätä lomakkeen ilmoitusrivit täyttämättä, paina Tallenna-painiketta ja lopuksi vielä Lähetä-painiketta. Jos et lähetä tyhjää lomaketta, palvelu lähettää muistutusviestin tutkintotietojen lähettämisestä. 2.7 Tutkintotietojen tiedostosiirto Tutkintotietojen tiedostosiirtoa suositellaan, jos oppilaitoksen käyttämä oppilastietojen hallintajärjestelmä tuottaa Kelan julkaiseman tietuekuvauksen mukaisen siirtotiedoston. Tietuekuvaukset löytyvät tältä sivulta kohdasta Tutkintotietojen tietuekuvaukset. Oppilaitoksen tiedostosiirtotunnus on sama kuin oppilaitoksen käyttäjätunnus palveluun. Tällöin ohjelmistosta tuotetaan tutkinnon suorittaneiden opiskelijoiden tiedot siirtotiedostoksi. Voit valita tiedoston nimen ja tiedostopäätteen vapaasti. 10

11 Siirrä tiedosto Kelalle lomakkeella, jonne pääsee Suoritetut tutkinnot -linkistä (Tiedostosiirto). Valitse siirrettävä tiedosto tiedostojärjestelmästäsi ja paina Lähetä-painiketta. Onnistuneen tiedostosiirron jälkeen kuittaussivulla sinulle kerrotaan siirrettyjen tutkintotietueiden lukumäärä. Jos tiedonsiirto epäonnistuu, siitä kerrotaan myös ko. sivulla. Tällöin kerrotaan virheet ja niiden sijainti siirtotiedostossa. Tiedostosiirron epäonnistumiseksi riittää yksikin virheellinen tietue. Tällöin sinun tulee lähettää koko tiedosto korjattuna uudestaan. 3. Opintolinjatietojen ilmoittaminen Kelalle 3.1 Yleistä Oppilaitokset ovat velvollisia ilmoittamaan Kelalle tiedot uusista opintolinjoista ja muutokset vanhoihin opintolinjoihin. Tiedot ovat välttämättömiä opintotuen myöntämisessä. Ilmoita opintolinjatiedot valitsemalla etusivun vasemmasta reunasta Opintolinjatiedot. 3.2 Toimipisteen valinta Ilmoita opintolinjatiedot toimipistekohtaisesti. Sinulla on valittavissa Kelan oppilaitosrekisterin mukaiset oppilaitoksen toimipisteet. Toimipisteet on luotu ja ne päivitetään pääsääntöisesti Opetushallituksen Opintopolku-järjestelmän tietojen mukaisesti. Joskus saatetaan käyttää myös muuta jakoa rekisterin käytön helpottamiseksi. 11

12 Jos et löydä toimipistettä, jossa järjestettävän koulutuksen tiedot halutaan ilmoittaa, ota yhteyttä Kelaan 3.3 Korjaa ja uudelleenlähetä Kelan korjattavaksi palauttamat opintolinjailmoitukset Voit valita kohdan, jos Kela on palauttanut oppilaitokselle tarkistettavaksi tai täydennettäväksi jonkin oppilaitoksen lähettämän opintolinjailmoituksen. Lomakkeen alussa olevasta Kommentti-kentästä käy ilmi se syy, jonka perusteella ilmoitus on palautettu korjattavaksi. Asiasta lähetetään myös viesti ilmoituksen antajan (toinen aste) tai lomakkeen tietojen vahvistajan (ammattikorkeakoulut) sähköpostiosoitteeseen. 3.5 Toinen aste, Maanpuolustuskorkeakoulu, Snellman-korkeakoulu Oppilaitokset ilmoittavat tiedot kaikista opintolinjoistaan. Ilmoita linjatiedot heti, kun se on mahdollista. Ilmoita syksyisin alkavat yhteisvalintaan kuuluvat opintolinjat Kelalle viimeistään kyseisen vuoden maaliskuun loppuun mennessä. Ilmoita keväisin alkavat yhteisvalintaan kuuluvat edellisen vuoden lokakuun loppuun mennessä. Ilmoita muut kuin yhteisvalintaan kuuluvat opintolinjat vähintään kolme (3) viikkoa ennen koulutuksen alkamista Tee opintolinjailmoitus koulutuksesta, jossa on säännöllinen lukuvuosi Käytä lomaketta sellaisen koulutuksen ilmoittamiseen, jossa on selkeästi erotettavissa olevat lukuvuodet ja normaalit lukuvuoden aikaiset lomat (syys-, joulu-, hiihto- ja kesäloma). Voit käyttää lomaketta kuitenkin myös sellaisten koulutusten ilmoittamiseen, jotka kestävät vain yhden lukuvuoden, tai yhden 12

13 lukukauden. Jos koulutus kuitenkin kestää alle 4 kuukautta, tee ilmoitus lomakkeella Opintolinjailmoitus koulutuksesta, jossa ei ole säännöllistä lukuvuotta. Pakolliset kentät on merkitty tähdellä (*). Täytä muut kentät, jos niissä kysytty tieto koskee ilmoitettavaa koulutusta. Ilmoituksen antajan nimi* Täydennä sen henkilön nimi, joka ilmoittaa koulutuksen. Tämä on myös se henkilö, johon Kelasta ollaan yhteydessä, jos ilmoitetusta koulutuksesta tarvitaan lisätietoja. Ilmoituksen antajan puhelinnumero* Täydennä yksi tai useampi puhelinnumero, josta ilmoituksen antajan tarvittaessa tavoittaa. Ilmoituksen antajan sähköpostiosoite* Täydennä ilmoituksen antajan sähköpostiosoite. Tähän osoitteeseen tulee ilmoitus siitä, jos Kela on palauttanut lähetetyn opintolinjailmoituksen täydennettäväksi. Ilmoitettava koulutus* Valitse valintalistasta joko perustutkinto, ammattitutkinto, erikoisammattitutkinto tai muu koulutus. Koulutuksen valinnan jälkeen lomake tarjoaa Tutkinto-kohtaan valittavaksi valinnan mukaiset tutkinnot, tai Muu koulutus -kohtaan valittavaksi Opetushallituksen vahvistamat opintoalat. Tutkinto** Täydennä vain, jos Ilmoitettava koulutus -kohdassa on valittu perustutkinto, ammattitutkinto tai erikoisammattitutkinto. Jos ilmoitat muun koulutuksen, ks. kohta Muu koulutus. Valitse valintalistasta tutkinto sen mukaan, mitä Ilmoitettava koulutus -kohdassa on ilmoitettu. Tutkinnot löytyvät valikosta aakkosittain, perustutkinnot omasta listastaan ja ammatti- ja erikoisammattitutkinnot omasta listasta. Jos valitset ilmoitettavaksi tutkinnoksi perustutkinnon, lomake tarjoaa Osaamisala kohtaan valittavaksi valitun perustutkinnon mukaiset osaamisalat. Valitsemasi tutkinnon perusteella tallennettuun lomakkeeseen kirjoittuvat myös Opetushallituksen tutkinnoille vahvistamat koulutus- ja opintoalat. Löydät valikoista Opetushallituksen vahvistamat tutkinnot ja osaamisalat. Jos et löydä valikosta tutkintoa tai osaamisalaa, jonka haluat ilmoittaa, ota asiasta yhteyttä Kelaan (opas@kela.fi). Voit tarvittaessa ilmoittaa suuntautumisvaihtoehdot ja tutkintonimikkeet Lisätietoja -kohdassa. Osaamisala**** Täydennä vain, jos olet valinnut Ilmoitettava koulutus kohdassa perustutkinnon. Valitse ilmoitettavan perustutkinnon mukainen osaamisala tai useampi. Voit ilmoittaa samalla lomakkeella kaikki oppilaitoksen järjestämät ilmoitettavan perustutkinnon mukaiset osaamisalat, jos osaamisalojen kestot ja muut järjestämistä koskevat tiedot eivät poikkea toisistaan. Jos osaamisalat eroavat toisistaan keston tai muiden järjestämistä koskevien tietojen osalta, täytä osaamisaloista erilliset ilmoituslomakkeet. Muu koulutus*** Täydennä vain, jos olet valinnut Ilmoitettava koulutus -kohdassa muun koulutuksen. Valitse Opintoala-kohtaan valintalistasta se Opetushallituksen vahvistama opintoala, minkä alla ilmoitettava koulutus järjestetään. Kirjoita koulutuksen nimi (pakollinen tieto). 13

14 Tutkinnon laajuus Täydennä tutkinnon laajuus osaamispisteinä tai opintoviikkoina. Jos tutkinto on määritelty osaamispisteiden tai opintoviikkojen sijasta opintopisteinä, ilmoita opintopistemäärä tässä kohdassa. Ilmoita lisätiedoissa siitä, että tutkinnon laajuus on ilmoitettu opintopisteinä. Koulutuksen laajuus* Ilmoita koulutuksen laajuus osaamispisteinä tai opintoviikkoina. Jos koulutusta ei ole määritelty osaamispisteinä tai opintoviikkoina, ilmoita opetus- tai koulutusohjelman mukaiseen lähiopetukseen ja opintoihin kuuluvaan harjoitteluun osallistumisen kokonaistuntimäärä. Jos koulutus on määritelty osaamispisteiden tai opintoviikkojen sijasta opintopisteinä, ilmoita opintopistemäärä. Ilmoita lisätiedoissa siitä, että koulutuksen laajuus on ilmoitettu opintopisteinä. 14

15 Jos ilmoitettavassa koulutuksessa on kyse sellaisesta koulutuksesta, jossa koulutuksen laajuus vaihtelee henkilökohtaisen opintosuunnitelman perusteella, anna koulutuksen laajuus kentän arvoksi 0 (nolla) osaamispistettä tai opintoviikkoa. Mainitse Lisätiedot kohdassa koulutuksen laajuuden vaihtelemisesta henkilökohtaisen opintosuunnitelman mukaan. 15

16 Vuosikurssin mahdollinen tunnus Täydennä, jos oppilaitos on määritellyt ilmoitettavan koulutuksen opetusryhmälle jonkin tunnuksen. Jos ilmoitat samalla lomakkeella useamman osaamisalan, ryhmän tms., täydennän kaikkien ryhmien tunnukset. Koulutuksen järjestämismuoto* Valitse ilmoitettavan koulutuksen mukaisesti joko nuorisokoulutus, aikuiskoulutus tai molemmat. Koulutuksen järjestämistapa Valitse ilmoitettavan koulutuksen mukaisesti monimuotokoulutus, iltalinja tai molemmat, jos koulutus järjestetään ilta- ja monimuotokoulutuksena. Jätä kohta tyhjäksi, jos koulutus järjestetään normaalina päiväkoulutuksena. Näyttötutkintoon valmistava koulutus* Valitse Kyllä tai Ei sen mukaan, onko koulutus näyttötutkintoon valmistava tai näyttökokein suoritettava koulutus. Näyttötutkinnolla ei tässä yhteydessä tarkoiteta nuorisoasteen koulutuksiin kuuluvia ammattiosaamisen näyttöjä. Voit valita päivämäärän kaikissa koulutuksen aikaa koskevissa kohdissa kohdan vierestä avautuvasta kalenterista tai voit kirjoittaa päivämäärän itse. Kalenteri avautuu ruudulle painamalla kalenterin kuvaa. Valitse päivämäärä kalenterista valitsemalla oikea vuosi kalenterin ylälaidassa olevilla << ja >> painikkeilla, oikea kuukausi < ja > painikkeilla, ja valitse kalenterista haluttu päivämäärä. Sulje kalenteri sen oikeassa ylälaidassa olevalla x-painikkeella. Koulutus alkaa* Ilmoita koko koulutuksen alkamispäivämäärä. Koulutus päättyy* Ilmoita koko koulutuksen päättymispäivämäärä. Lukuvuodet* Ilmoita tässä kohdassa koulutuksen kaikkien lukuvuosien alkamis- ja päättymispäivämäärät. Opintotukilain mukaan lukuvuodella tarkoitetaan aikaväliä Ilmoita lukuvuosien alkamis- ja päättymispäiviksi tämän säännön mukaisesti todelliset lukuvuoden alkamis- ja päättymispäivät. Jos tulevien lukuvuosien alkamis- ja päättymispäivät eivät vielä ilmoitusta annettaessa ole tiedossa, ilmoita suuntaa antavat arviot päivämääristä. Lomakkeen lisätiedot -kohdassa voit mainita siitä, että päivämäärät ovat arvioita. Sinun tulee ilmoittaa tarkat päivämäärät korjaamalla aiemmin lähetettyä ilmoituslomaketta, kun tarkat päivämäärät ovat selvillä. Lomakkeella on valmiina avoinna kolme täydennettävää lukuvuosikenttää. Jos ilmoitettavassa koulutuksessa on enemmän kuin 3 tai vähemmän kuin 3 lukuvuotta, lisää tai poista kenttiä Lisää lukuvuosi tai Poista valittu -painikkeilla. Ensimmäisen lukuvuoden alkamispäivämäärän tulee olla sama kuin koko koulutuksen alkamispäivämäärä, ja viimeisen lukuvuoden päättymispäivämäärän tulee olla sama kuin koko koulutuksen päättymispäivämäärä. Sinun tulee ilmoittaa jokaiselta lukuvuodelta myös lukuvuoden aikaiset vähintään 2 viikkoa kestävät lomat tai muut tauot, pois lukien joululoma. Ilmoita joululoma, jos se kestää vähintään 24 päivää. Ilmoita loma-ajat niille varatuissa kentissä tai rastita Ei lomia -kohta. 16

17 Lomia koskevia aikavälikenttiä on jokaista lukuvuotta koskien vain kaksi (2) kappaletta. Jos ilmoitettavia lomia on enemmän, ilmoita ne lomakkeen Lisätietoja-kohdassa. Esimerkkejä: Koulutus alkaa ja päättyy Lukuvuosikenttiä täydennetään 2 kpl: 1. lukuvuosi ja 2. lukuvuosi Poista kolmas lukuvuosikenttä Poista valittu -painikkeella. Koulutus alkaa ja päättyy Lukuvuosikenttiä täydennetään 4 kpl: 1. lukuvuosi (kevätlukukausi) , 2. lukuvuosi , 3. lukuvuosi ja 4. lukuvuosi (syyslukukausi) Lisää neljäs lukuvuosikenttä Lisää lukuvuosi -painikkeella. Koulutus alkaa ja päättyy Koulutusajalla ei ole lomia. Lukuvuosikenttiä täydennetään 2 kpl: 1. lukuvuosi ja 2. lukuvuosi Poista kolmas lukuvuosikenttä Poista valittu -painikkeella. Tämän tyyppisen koulutuksen ilmoittamiseen soveltuisi kuitenkin paremmin ilmoituslomake, joka on tarkoitettu sellaisen koulutuksen ilmoittamiseen, joka ei noudata säännöllistä lukuvuotta. Oikeus maksuttomaan asuntolapaikkaan* Valitse valintalistasta joko Kyllä, Ei tai Osalla. Lisätietoja asuntolasta Voit ilmoittaa tässä kohdassa asuntolaa koskevia lisätietoja, esimerkiksi tiedon siitä, että asuntolassa ei saa asua viikonloppuisin tai loma-aikoina. Maksullinen linja Täydennä tämä kohta vain, jos ilmoitettava linja on kansanopiston tai liikunnan koulutuskeskuksen opintolinja. Muutoin älä täydennä kohtaa. Jos kyseinen kohta on täyttämättä ja ilmoitettava linja on kansanopiston tai liikunnan koulutuskeskuksen opintolinja, lomake palautetaan täydennettäväksi. Lisätiedot Ilmoita tarvittaessa muita koulutusta koskevia tietoja. Ilmoita lisätietona esimerkiksi: jos kyseessä on oppisopimus-, työvoimapoliittinen- tai Noste-koulutus jos koulutus järjestetään non-stop koulutuksena jos kyseessä on erityisopetus jos oppilaitos maksaa opiskelusta apurahaa, päivärahaa tai muuta vastaava taloudellista etuutta jos opiskelu tapahtuu jollakin muulla paikkakunnalla, kuin minkä toimipisteen alle koulutus ilmoitetaan jos opinnot suoritetaan sellaisen henkilökohtaisen opintosuunnitelman mukaan, jossa opintojen laajuus tai lukuvuosien ja lomien alkamis- ja päättymispäivämäärät vaihtelevat ilmoitetusta Lisäksi voit ilmoittaa esimerkiksi ilmoitettavan tutkinnon tutkintonimikkeet ja suuntautumisvaihtoehdot. Takaisin/Jatka Valitse tietojen täydentämisen jälkeen Jatka. Tämän jälkeen tarkistetaan tietojen sisältö. Mikäli tietojen sisällössä on puutteita, ohjelma ilmoittaa niistä. Korjaa puutteet ennen tietojen lähettämistä Kelalle. 17

18 Takaisin / Tallennus keskeneräisenä / Lähetä Takaisin-painikkeella pääset takaisin lomakkeen täyttövaiheeseen. Tallennus keskeneräisenä tallentaa lomakkeen valittavaksi Jatka aiemmin tallennettua lähettämätöntä opintolinjailmoitusta -valikkoon. Kun painat Lähetä-painiketta, lomake lähtee käsiteltäväksi Kelaan Tee opintolinjailmoitus koulutuksesta, jossa ei ole säännöllistä lukuvuotta Tee opintolinjailmoitus koulutuksesta, jossa ei ole säännöllistä lukuvuotta Lomake on tarkoitettu käytettäväksi sellaisen koulutuksen ilmoittamiseen, jossa ei ole lukuvuosia, tai jossa on normaalista poikkeavia lomia tai muita taukoja. Tällaisia koulutuksia ovat esimerkiksi aikuiskoulutuskeskusten kurssimuotoiset koulutukset, useat monimuotokoulutukset ja ammatillisten erikoisoppilaitosten koulutukset. Pakolliset kentät on merkitty tähdellä (*). Täytä muut kentät, jos niissä kysytty tieto koskee ilmoitettavaa koulutusta. Ilmoituksen antajan nimi* Täydennä sen henkilön nimi, joka ilmoittaa koulutuksen. Tämä on myös se henkilö, johon Kelasta ollaan yhteydessä, jos ilmoitetusta koulutuksesta tarvitaan lisätietoja. Ilmoituksen antajan puhelinnumero* Täydennä yksi tai useampi puhelinnumero, josta ilmoituksen antajan tarvittaessa tavoittaa. Ilmoituksen antajan sähköpostiosoite* Täydennä ilmoituksen antajan sähköpostiosoite. Tähän osoitteeseen tulee ilmoitus siitä, jos Kela on palauttanut lähetetyn opintolinjailmoituksen täydennettäväksi. Ilmoitettava koulutus* Valitse valintalistasta joko perustutkinto, ammattitutkinto, erikoisammattitutkinto tai muu koulutus. Koulutuksen valinnan jälkeen lomake tarjoaa Tutkinto-kohtaan valittavaksi valinnan mukaiset tutkinnot, tai Muu koulutus -kohtaan valittavaksi Opetushallituksen vahvistamat opintoalat. Tutkinto** Täydennä vain, jos Ilmoitettava koulutus -kohdassa on valittu perustutkinto, ammattitutkinto tai erikoisammattitutkinto. Jos ilmoitat muun koulutuksen, ks. kohta Muu koulutus. Valitse valintalistasta tutkinto sen mukaan, mitä Ilmoitettava koulutus -kohdassa on ilmoitettu. Tutkinnot löytyvät valikosta aakkosittain, perustutkinnot omasta listastaan ja ammatti- ja erikoisammattitutkinnot omasta listasta. Jos olet valinnut ilmoitettavaksi tutkinnoksi perustutkinnon, lomake tarjoaa Osaamisala kohtaan valittavaksi valitun perustutkinnon mukaiset osaamisalat. Valitun tutkinnon perusteella tallennettuun lomakkeeseen kirjoittuvat myös Opetushallituksen tutkinnoille vahvistamat koulutus- ja opintoalat. Löydät valikoista Opetushallituksen vahvistamat tutkinnot ja osaamisalat. Jos et löydä valikosta tutkintoa tai osaamisalaa, jonka haluat ilmoittaa, ota asiasta yhteyttä Kelaan (opas@kela.fi). Voit tarvittaessa ilmoittaa suuntautumisvaihtoehdot ja tutkintonimikkeet Lisätietoja kohdassa. Osaamisala**** Täydennä vain, jos Ilmoitettava koulutus kohdassa on valittu perustutkinto. Valitse ilmoitettavan 18

19 perustutkinnon mukainen osaamisala tai useampi. Samalla lomakkeella voit ilmoittaa kaikki oppilaitoksen järjestämät ilmoitettavan perustutkinnon mukaiset osaamisalat, jos osaamisalojen kestot ja muut järjestämistä koskevat tiedot eivät poikkea toisistaan. Jos osaamisalat eroavat toisistaan keston tai muiden järjestämistä koskevien tietojen osalta, täytä osaamisaloista erilliset ilmoituslomakkeet. Muu koulutus*** Täydennä vain, jos olet valinnut Ilmoitettava koulutus -kohdassa muun koulutuksen. Valitse Opintoala-kohtaan valintalistasta se Opetushallituksen vahvistama opintoala, minkä alla ilmoitettava koulutus järjestetään. Kirjoita koulutuksen nimi (pakollinen tieto). Tutkinnon laajuus Täydennä tutkinnon laajuus osaamispisteinä tai opintoviikkoina. Jos tutkinto on määritelty osaamispisteiden tai opintoviikkojen sijasta opintopisteinä, ilmoita tässä kohdassa opintopistemäärä. Ilmoita lisätiedoissa siitä, että tutkinnon laajuus on ilmoitettu opintopisteinä. Koulutuksen laajuus* Ilmoita koulutuksen laajuus osaamispisteinä tai opintoviikkoina. Jos koulutusta ei ole määritelty osaamispisteinä tai opintoviikkoina, ilmoita opetus- tai koulutusohjelman mukaiseen lähiopetukseen ja opintoihin kuuluvaan harjoitteluun osallistumisen kokonaistuntimäärä. Jos koulutus on määritelty osaamispisteiden tai opintoviikkojen sijasta opintopisteinä, ilmoita opintopistemäärä. Ilmoita lisätiedoissa siitä, että koulutuksen laajuus on ilmoitettu opintopisteinä. Jos ilmoitettavassa koulutuksessa on kyse sellaisesta koulutuksesta, jossa koulutuksen laajuus vaihtelee henkilökohtaisen opintosuunnitelman perusteella, anna Koulutuksen laajuus kentän arvoksi 0 (nolla) osaamispistettä tai opintoviikkoa. Mainitse Lisätiedot kohdassa koulutuksen laajuuden vaihtelemisesta henkilökohtaisen opintosuunnitelman mukaan. Vuosikurssin mahdollinen tunnus Täydennä, jos oppilaitos on määritellyt ilmoitettavan koulutuksen opetusryhmälle jonkin tunnuksen. Jos samalla lomakkeella ilmoitetaan useampi osaamisala, ryhmä tms., täydennä kaikkien ryhmien tunnukset. Koulutuksen järjestämismuoto* Valitse ilmoitettavan koulutuksen mukaisesti joko nuorisokoulutus, aikuiskoulutus tai molemmat. Koulutuksen järjestämistapa Valitse ilmoitettavan koulutuksen mukaisesti monimuotokoulutus, iltalinja tai molemmat, jos koulutus järjestetään ilta- ja monimuotokoulutuksena. Jätä kohta tyhjäksi, jos koulutus järjestetään normaalina päiväkoulutuksena. Näyttötutkintoon valmistava koulutus* Valitse Kyllä tai Ei sen mukaan, onko koulutus näyttötutkintoon valmistava tai näyttökokein suoritettava koulutus. Näyttötutkinnolla ei tässä yhteydessä tarkoiteta nuorisoasteen koulutuksiin kuuluvia ammattiosaamisen näyttöjä. Voit valita päivämäärän kaikissa koulutuksen aikaa koskevissa kohdissa kohdan vierestä avautuvasta kalenterista tai voit kirjoittaa päivämäärän itse. Kalenteri avautuu ruudulle painamalla kalenterin kuvaa. Voit valita päivämäärän kalenterista valitsemalla oikean vuoden kalenterin ylälaidassa olevilla << ja >> painikkeilla, oikean kuukauden < ja > painikkeilla, 19

20 ja valitsemalla kalenterista halutun päivämäärän. Voit sulkea kalenterin sen oikeassa ylälaidassa olevalla x-painikkeella. Koulutus alkaa* Ilmoita koko koulutuksen alkamispäivämäärä. Koulutus päättyy* Ilmoita koko koulutuksen päättymispäivämäärä. Koulutuksen aikaiset lomat* Ilmoita kaikki koulutuksen aikaiset lomat. Lomakkeella on valmiina täydennettäväksi vain yksi lomia koskeva aikavälikenttä. Jos ilmoitettavia lomia on enemmän kuin yksi, lisää kenttiä Lisää rivi - painikkeella. Lomia koskevia aikavälikenttiä voi kuitenkin olla lomakkeella enintään kuusi (6) kappaletta. Jos ilmoitettavia lomia on enemmän kuin kuusi, ilmoita ne lomakkeen Lisätiedot-kohdassa. Jos koulutuksen aikana ei ole lomia, valitse Ei ole -kohta. Oikeus maksuttomaan asuntolapaikkaan* Valitse valintalistasta joko Kyllä, Ei tai Osalla. Lisätietoja asuntolasta Voit ilmoittaa tässä kohdassa asuntolaa koskevia lisätietoja, esimerkiksi tiedon siitä, että asuntolassa ei saa asua viikonloppuisin tai loma-aikoina. Maksullinen linja Täydennä tämä kohta vain, jos ilmoitettava linja on kansanopiston tai liikunnan koulutuskeskuksen opintolinja. Muutoin älä täytä kohtaa. Jos kyseinen kohta on täyttämättä ja ilmoitettava linja on kansanopiston tai liikunnan koulutuskeskuksen opintolinja, lomake palautetaan täydennettäväksi. Lisätiedot Ilmoita tarvittaessa muita koulutusta koskevia tietoja. Ilmoita lisätietona esimerkiksi: jos kyseessä on oppisopimus-, työvoimapoliittinen- tai Noste-koulutus jos koulutus järjestetään non-stop koulutuksena jos kyseessä on erityisopetus jos oppilaitos maksaa opiskelusta apurahaa, päivärahaa tai muuta vastaava taloudellista etuutta jos opiskelu tapahtuu jollakin muulla paikkakunnalla, kuin minkä toimipisteen alle koulutus ilmoitetaan jos opinnot suoritetaan sellaisen henkilökohtaisen opintosuunnitelman mukaan, jossa opintojen laajuus tai lukuvuosien ja lomien alkamis- ja päättymispäivämäärät vaihtelevat ilmoitetusta Lisäksi voit ilmoittaa esimerkiksi ilmoitettavan tutkinnon tutkintonimikkeet ja suuntautumisvaihtoehdot. Takaisin/Jatka Valitse tietojen täydentämisen jälkeen Jatka. Tämän jälkeen tarkistetaan tietojen sisältö. Mikäli tietojen sisällössä on puutteita, ilmoittaa ohjelma niistä. Sinun tulee korjata puutteet ennen tietojen lähettämistä Kelalle. Takaisin / Tallennus keskeneräisenä / Lähetä Takaisin-painikkeella pääset takaisin lomakkeen täyttövaiheeseen. Tallennus keskeneräisenä 20

21 painikkeella järjestelmä tallentaa lomakkeen valittavaksi Jatka aiemmin tallennettua lähettämätöntä opintolinjailmoitusta -valikkoon. Lähetä-painikkeella lomake lähtee käsiteltäväksi Kelaan. 3.6 Jatka aiemmin tallennettua lähettämätöntä opintolinjailmoitusta Tästä valikosta voit valita käsiteltäväksi keskeneräisenä tallennetun opintolinjailmoituksen, jota ei ole vielä lähetetty Kelalle. Keskeneräisenä tallennettu opintolinjailmoitus on käytettävissä 3 kuukauden ajan tallennushetkestä lukien, minkä jälkeen ilmoitus poistetaan järjestelmästä. 3.7 Tee uusi opintolinjailmoitus käyttäen pohjana aikaisempaa ilmoitusta Uutta opintolinjaa ilmoitettaessa voit ilmoituksen tekemisen nopeuttamiseksi käyttää pohjana aiemmin lähetettyä ilmoitusta, jolloin lomakkeella säilyy pohjatietoina esimerkiksi tietojen täyttäjän yhteystiedot, sekä koulutukseen liittyviä tietoja. Tietyt kohdat lomakkeessa on täytettävä uudelleen. Valittavana on ilmoitetut koulutukset viimeisimmän 18 kuukauden ajalta toimipistekohtaisesti. 3.8 Katsele aiemmin lähetettyä opintolinjailmoitusta Tässä valikossa on katseltavissa kaikki toimipisteen alle ilmoitetut koulutukset. Koulutukset on nähtävissä viimeisimmän viiden vuoden ajalta. 3.9 Tee korjausilmoitus Kelan hyväksymään opintolinjailmoitukseen Mikäli huomaat muutostarpeen aiemmin ilmoitetun koulutuksen osalta, valitse kyseessä olevan koulutuksen opintolinjailmoitus valikosta ja muuta ilmoitusta tarvittavilta osin. Mainitse muutos myös lisätiedoissa ja kerro tarvittaessa muutokseen johtaneet syyt. Voit valita ja muuttaa valikosta vain niitä ilmoituslomakkeita, jotka Kela on jo käsitellyt. Jos muutostarve koskee koulutusta, jonka ilmoituslomake ei ole valittavissa, ota yhteyttä Kelaan (opas@kela.fi). On tärkeää, että ilmoitat muutokset jo ilmoitettujen koulutusten osalta (esimerkiksi koulutuksen aikoja koskien) käyttämällä jo aiemmin lähetettyä ilmoitusta pohjana. Tällöin ilmoitus tulee Kelassa erikseen käsiteltäväksi, jolloin muutos tehdään opintotuen myöntämisen pohjana olevaan oppilaitosrekisteriin nopeasti ja näin mahdollisilta opintotuen liikamaksuilta vältytään. 4. Neuvontapalvelut Palvelun käyttöön liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä Kelan neuvontaan: opas@kela.fi. Teknisissä kysymyksissä ja ongelmissa voit olla yhteydessä: helpdesk@koivuniemi.com tai puhelimitse virka-aikana (09)

22 22