Opetushallituksesta saatujen tietojen käyttö Kelassa

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Opetushallituksesta saatujen tietojen käyttö Kelassa"

Niina Mäkinen
8 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 KELA Opetushallituksesta saatujen tietojen käyttö Kelassa Tässä dokumentissa kerrotaan tiivistetysti mitä tietoja Kela saa Opetushallitukselta sekä mihin saatuja ja tällä hetkellä käytetään. Liitteenä on myös tiedonvälitykseen liittyvä aikataulu, sekä tietuekuvaukset.

saa Opetushallitukselta sekä mihin saatuja ja tällä hetkellä

2 Sisällysluettelo 1. Opintoetuuksien myöntämiseen tarvittavat tiedot Oppilaitosrekisterin tiedot Kelan oma oppilaitosnumerointi Oppilaitosrekisteriä käytetään Opetushallituksesta saatujen tietojen käyttö Kelassa HAREK AMKOREK KOULUTA Yhteisvalintakoodin merkitys Liitteet... 6 Liite 1: OPTI.pdf... 6 Liite 2: Valintatiedot aikataulu 2013_2013.pdf... 6 Liite 3: TKUVAHARE.pdf... 6 Liite 4 TKUVAHARA.pdf... 6 Liite 5 TKUVAHARV.pdf... 6 Liite 6: TKUVAYHVA.pdf

.. 4 2.1. HAREK... 4 2.2. AMKOREK... 4 2.3. KOULUTA... 5 3. Yhteisvalintakoodin merkitys... 5 4. Liitteet... 6 Liite 1: OPTI.pdf.

3 1. Opintoetuuksien myöntämiseen tarvittavat tiedot Kela saa sekä Opetushallitukselta että oppilaitoksilta opintoetuuksien myöntämiseen tarvittavia tietoja. Opetushallitus välittää Kelalle oppilaitostiedot ja oppilaitosten numerointiin liittyvät tiedot. Lisäksi Opetushallitukselta saadaan opiskelupaikkojen valinta- ja vastaanottotietoja Kelaan pitkin vuotta. Tietojen välitys tapahtuu tiedonsiirtona. Tiedonsiirrot Opetushallitukselta ja oppilaitoksilta hoidetaan ennalta sovittujen aikataulujen mukaan Oppilaitosrekisterin tiedot Kela saa oppilaitosrekisterin oppilaitostiedot ja oppilaitosten numerot Opetushallituksen KOULUTAtietokannasta. Kelan oppilaitosrekisteri on pohjana kaikille opintotuki- ja koulumatkatukiratkaisuille. Oppilaitosrekisteriin viedään kaikki ne kotimaiset oppilaitokset, joissa opiskeleville opintotukilain (tai koulumatkatukilain) mukaan voidaan myöntää opintotukea (tai koulumatkatukea). Myös ulkomaiset oppilaitokset viedään rekisteriin. Niiden rekisteröintitapa poikkeaa kotimaisten oppilaitosten rekisteröinnistä. Rekisteriin on myös viety Kelan julkisen valvonnan alaiseen oppilaitokseen rinnastamat yksityiset oppilaitokset. KOU- LUTA-tietokannasta saaduilla oppilaitoksilla on tilastokeskuksen antama viisimerkkinen numero. Oppilaitosrekisterissä on noin 828 kotimaista oppilaitosta ja 1489 kotimaisen oppilaitoksen toimipistettä. Ulkomaisia oppilaitoksia on noin 150. Opintolinjojen määrä yhteensä kotimaisissa oppilaitoksissa on noin ja ulkomaisissa oppilaitoksissa Tiedot kotimaisista oppilaitoksista ja niiden toimipisteistä sekä niiden muutostiedoista saadaan Opetushallituksesta (Liite 1: OPTI.pdf). Tiedot saadaan kerran kuukaudessa paitsi HAREKin yliopiston OPTIYO-, OPTITK-, ja OPTIHK-tiedot kaksi kertaa vuodessa (Liite 1: OPTI.pdf s.19 21) Kelan oma oppilaitosnumerointi Yksityisille oppilaitoksille Kela antaa viisimerkkisen K-alkuisen numeron (väliaikaisten ammattikorkeakoulujen oppilaitoskoodit alkoivat myös K:lla). Yliopistojen ja ulkomaisten oppilaitosten linjakoodit ovat Kelan antamia, eivätkä ne perustu opintoalaluokitukseen. Kelan oppilaitosrekisterissä on myös yksityisiä oppilaitoksia, joilla oppilaitoskoodi alkaa numerolla 3. Julkisen valvonnan alainen oppilaitos ostaa koulutusta näiltä oppilaitoksilta. Kuntoutuskoulutusta ja aikuiskoulutustukea varten on tehty K-alkuisia oppilaitoksia: K P PERUSKOULU K P KELAN KUNTOUTUSKOULUTUS K P AITU-LAINAEHDOT/OPINTOTUKIKESKUS Ulkomaisen oppilaitoksen oppilaitoskoodi on muodostettu siten, että koodin kolme ensimmäistä merkkiä ovat kyseisen maan maatunnus ja neljäs ja viides merkki osoittavat oppilaitosasteen. Esimerkki: Oppilaitos SWE01, linja U22, tarkoittaa Ruotsissa olevan korkeakoulun 2-vuotista linjaa. 3

Lisäksi Opetushallitukselta saadaan opiskelupaikkojen valinta- ja vastaanottotietoja Kelaan pitkin vuotta. Tietojen välitys tapahtuu tiedonsiirtona.

4 Oppilaitosrekisteriin viedään oppilaitokset ja niiden toimipisteet. Opintolinjat rekisteröidään toimipisteisiin. Kelan oppilaitosrekisterin opintolinjakoodit on muodostettu 2-merkkisestä opintoalasta ja 1-merkkisestä opintoasteesta. Nämä ovat KOULUTAsta saatuja numeroita, joiden kaksi ensimmäistä merkkiä ilmaisevat opintoalan ja viimeinen merkki opintoasteen. Kelan rekisterissä ei ole jokaiselle koulutukselle omaa linjaansa, vaan samaan aikaan alkavat, saman alan, saman kestoiset koulutukset on yhdistetty yhdeksi linjaksi. Opintolinjalle viedään opintotuen myöntämistä varten tarvittavat tiedot, kuten kuinka monelle vuodelle tuki voidaan myöntää ja kuinka monelle kuukaudelle opintovuoden aikana tuen voi saada. Opintotukiratkaisua tehtäessä käytetään rekisterin koulutusta koskevia tietoja. Opintotukiratkaisua ei voi tehdä, jos linjatietoa ei ole rekisteröity Oppilaitosrekisteriä käytetään opintotuen ratkaisutyöhön (oppilaitos+ linjatiedot) sähköiseen asiointiin koulumatkatuen ratkaisutyöhön (opintolinjan tiedot, laskutus) kuntoutustuen ratkaisutyöhön (oppilaitostiedot) opintotuen seurantaan (seurantaluettelot) Kelan vastuutoimiston rekisteröintiin (OT- ja KM-vastuutoimisto), opintolainavähennykseen aikuiskoulutustuen lainoihin postitukseen (kirjeet ja lomakkeet) neuvontaan 2. Opetushallituksesta saatujen tietojen käyttö Kelassa Opetushallituksen ylläpitämistä opiskelijavalintarekisteristä toimitetaan opiskelupaikkojen valinta- ja vastaanottotietoja Kelaan pitkin vuotta, Tietoja saadaan yliopistojen HAREK-rekisteristä, ammattikorkeakoulujen AMKOREK-rekisteristä ja ammatillisen ja lukiokoulutuksen KOULUTA-rekisteristä (Liite 2: Valintatiedot aikataulu 2013_2013) HAREK HAREK-rekisteristä toimitetaan Kelaan tutkintoon johtavan koulutuksen pää- ja erillisvalintojen valinta- ja vastaanottotiedot kesällä kuukausittain ja muuna aikana huhti-, syys- ja joulukuussa (Liite 3: TKUVAHA- RE.pdf) AMKOREK AMKOREK-rekisteristä saadaan tiedot tutkintoon johtavaan koulutukseen valituista ja paikan vastaanottaneista koko lukuvuoden ajalta. Tiedot saadaan nuorten koulutukseen, aikuiskoulutukseen, vieraskieliseen koulutukseen ja ylempään ammattikorkeakoulututkintoon hyväksytyistä. Syksyllä alkavaan koulutukseen tiedot saadaan Opetushallitukselta kesällä kuukausittain ja keväällä alkavaan koulutukseen marras ja joulu- 4

Nämä ovat KOULUTAsta saatuja numeroita, joiden kaksi ensimmäistä merkkiä ilmaisevat opintoalan ja viimeinen merkki opintoasteen.

5 kuussa. Lisäksi lukuvuoden täydennyksiä saadaan syksyllä ja keväällä. (Liite 4: TKUVAHARA.pdf ja Liite 5: TKUVAHARV.pdf) KOULUTA Ammatilliseen ja lukiokoulutukseen (KOULUTA) hyväksytyistä opiskelijoita Opetushallitus toimittaa Kelaan kevään ja syksyn vastaanottotiedot (Liite 6: TKUVAYHVA.pdf). 3. Yhteisvalintakoodin merkitys Yhteisvalintakoodin muodostavat yhteisvalintaoppilaitos ja yhteisvalintalinja, jotka saadaan Kelaan kuukausittain OPTI-aineistossa sekä toisen asteen ja ammattikorkeakoulujen valinta- ja vastaanottoaineistoissa. Yhteisvalintakoodit muunnetaan täysin ohjelmallisesti Kelan käyttämiksi oppilaitoskoodeiksi ja opintolinjoiksi. Yhteisvalintakoodi vaikuttaa: Yhteisvalintakoodin perusteella opintotuen sähköiseen hakemukseen yksilöityy oppilaitoksen nimi ja linja. Opintotukihakemusten vastuuyksikön ohjaukseen. Oppilaitoksen numeron perusteella määritellään opinto- tai koulumatkatuen vastuuyksikkö. Vastuuyksikkötiedon puuttuminen vaikeuttaa hakemusten ohjautumista oikeaan vastuuyksikköön. Opintotuen käsittelyjärjestelmän Hakeminen -näytölle ei tule oppilaitosta eikä linjaa, jolloin hakemuksen käsittely hidastuu olennaisesti. Opiskelija voi täyttää hakemukseen oppilaitoksen kansanomaisen nimen esimerkiksi Viitaniemen ammattikoulu (nykyinen Jyväskylän ammattiopisto Viitaniemen toimipiste). Tällöin käsittelijän pitää pyytää hyväksymisilmoitus tai oppilaitoksen todistus siitä, että opiskelija on valittu oppilaitokseen. Mikäli ammattikorkeakoulu-hakemusten käsittelyssä on valinta- ja vastaanottotiedoista voitu yksiselitteisesti päätellä oppilaitos ja linja, päätös on voitu tehdä näillä tiedoilla, eikä todistusta ole pyydetty opiskelijalta. 5

Yhteisvalintakoodin merkitys Yhteisvalintakoodin muodostavat yhteisvalintaoppilaitos ja yhteisvalintalinja, jotka saadaan Kelaan kuukausittain OPTI-aineistossa sekä toisen asteen ja

6 4. Liitteet Liite 1: OPTI.pdf Liite 2: Valintatiedot aikataulu 2013_2013.pdf Liite 3: TKUVAHARE.pdf Liite 4 TKUVAHARA.pdf Liite 5 TKUVAHARV.pdf Liite 6: TKUVAYHVA.pdf 6

Samankaltaiset tiedostot

Oikeus opintotukeen ulkomailla tai Suomessa tapahtuviin opintoihin

Oikeus opintotukeen ulkomailla tai Suomessa tapahtuviin opintoihin Lainsäädäntö ja ohjeistus Opintotukilaki Opintotukiasetus Kotikuntalaki Hallintolaki Ulkomaalaislaki Kelan ohjeet Oikeuskäytäntö 2 Opintotuen