Aikatauluttaminen Primavera P6:lla

Transkriptio

1

2 Aikatauluttaminen Primavera P6:lla Varkaus

3 Savonia-ammattikorkeakoulu Julkaisutoiminta PL 6 (Microkatu D) 700 Kuopio GSM: julkaisut@savonia.fi 00 Päivi Korpivaara ja Kaisa Sulasalmi. painos Tämän teoksen kopioiminen on tekijänoikeuslain (0/6) ja tekijänoikeusasetuksen (7/9) mukaisesti kielletty lukuun ottamatta Suomen valtion ja Kopiosto ry:n tekemässä sopimuksessa tarkemmin määriteltyä osittaista kopiointia opetustarkoituksiin. ISBN: (nid). ISBN: (PDF) ISSN: Savonia-ammattikorkeakoulun julkaisusarja D//00 Kustantaja: Savonia-ammattikorkeakoulu, Tekniikka Varkaus, Projektiakatemia-hanke Kansikuva: Päivi Korpivaara Taitto: Tapio Aalto Painopaikka: Kopijyvä Kuopio 00

4 Sisällysluettelo. Johdanto.... Aikojen esitystavat ja kalenterit (User Preferences and Calendars) Resurssit (Resources)... xx. Resources / Table View... xx. Enterprise / Roles... xx. Resource Details / General... xx. Resource Details / Codes... xx. Resource Details / Details... 6 xx.6 Resource Details / Units & Prices... 7 xx.7 Resource Details / Roles... 8 xx.8 Resource Details / Notes... 8 xx.9 Resource Details / Timesheets Projektiositus (WBS)... 0 xx. WBS Table... xx. WBS Details / General... xx. WBS Details / Notebook... xx. WBS Details / Planning Resources... xx. WBS Details / Budget Log... xx.6 WBS Details / Spending Plan... xx.7 WBS Details / Budget Summary... xx.8 WBS Details / WBS Milestones... 6 xx.9 WBS Details / WPs and Doc s... 7 xx.0 WBS Details / Earned Value Tehtävät (Activities)... 0 xx. Activity Table... xx. Activity Details / General... xx. Activity Details / Status... xx. Activity Details / Predecessors... xx. Activity Details / Successors... xx.6 Activity Details / Resources... xx.7 Activity Details / Steps... 7 xx.8 Activity Details / Expenses... 8 xx.0 Activity Details / Codes... 9 xx. Activity Details / Relationships...9 xx. Activity Details / WPs & Docs... 0 xx. Activity Details / Summary... 0 xx. Activity Details / Summary... xx. Activity Details / Summary... xx.6 Activity Details / Feedback... xx.7 Activity Details / Notebook...

5 6. Työkaluvalikko (Toolbar) Perusaikataulu (Baseline)... 7 xx7. Perusaikataulun luominen... 7 xx7. Perusaikataulun päivittäminen... 8 xx7. Perusaikataulun käyttöönotto Projektin automaattinen aikatauluttaminen (Job Services) Projektin päivittäminen (Update Progress) Yhteenveto... 6

6 . Johdanto Primavera on rakenteeltaan tietokantapohjainen usean käyttäjän moniprojektijärjestelmä. Primaverassa käyttäjällä voi olla auki useampi projekti samaan aikaan. Käyttäjille voidaan luoda erilaiset käyttöoikeudet, saako hän muokata projektia vai onko hänellä vain katseluoikeus projektiin. Käyttöoikeudet voidaan määritellä tarvittaessa jopa tehtäväkohtaisesti. Sama projekti voi olla auki monella käyttäjällä samanaikaisesti ja tehdyt muutokset näkyvät kaikilla. Primaverassa on omia käyttöliittymiä eri käyttäjille: - Project Management - Methodology Management - Web Projects - Web Resources - Web Portfolios - Timesheets - Web Dashboard - Collaboration. Kuva. Web Resources. Primaveran alkujuuret ulottuvat 980-luvun puolivälille ja DOS-järjestelmiin. Tästä Primavera on kehittynyt tietokantapohjaiseksi Client-Server sovellukseksi. Nykyisin on olemassa myös Javalla toteutettu Internet-liittymä Primaveran Client-Server -käyttöliittymissä, kuten Project Management. Ohjelmistossa näkyy sen kehityshistoria. Vaikka käyttöliittymä on kehitetty kohti Windows-standardia, niin kaikilta osin ne eivät sitä noudata. Erityisesti Kumoa (Undo) -toiminnon kanssa kannattaa olla varovainen. Primaveran liittäminen muihin tietojärjestelmiin on mahdollista. Primavera liitettiin osaksi Oraclea tammikuussa 009.

7 Kuva. Primaveran liittäminen muihin järjestelmiin. 6

8 Sanasto Activity Activity Type Assignment Current Budget Distributed Current Budget Duration Type Milestone Original Budget Proposed Budget Role Steps Unallocated Budget What if project tehtävä tehtävätyyppi työmäärä tämän hetkinen kokonaisbudjetti resursseille, tehtäville kohdennettu budjetti kestotyyppi välitavoite, virstanpylväs kokonaisbudjetti budjettiesitys rooli tehtävän välitavoitteet, virstanpylväät talousarvion osa, jota ei ole kohdennettu resursseille, tehtäville projekti on analysoitu ennen pysyvän aikataulun laatimista 7

9 . Aikojen esitystavat ja kalenterit (User Preferences and Calendars) Edit / User Preferences / Time Units -valikossa määritellään aikojen esitystavat. Valitaan sopiva aikayksikkö kuvaamaan työtä, resurssien hintoja ja saatavuutta. Määritellään missä aikayksikössä tehtävän kesto esitetään. Valitaan resurssiyksikkö näytettäväksi prosentteina tai kestoina. Määritellään eri aikajaksoille työtunnit, joita ohjelmisto käyttää aikojen muuttamisessa, jos edellisiin kohtiin on valinnut aikayksiköksi muun kuin tunnin. HUOM. Ohjelmisto käyttää näitä aikoja jos Admin / Admin Preferences -valikossa, Time Periods -välilehdellä on merkitty rasti kohtaan Allow users to specify the number of work hours for each time period. 8

10 Resource Analysis Edit / User Preferences / Resource Analysis -valikossa merkitään mitkä projektit huomioidaan jäljellä olevien arvojen laskelmissa ja mitä aikoja käytetään resurssien käyttötaulukoissa ja -profiileissa. 6 Lasketaan kaikki päätetyt projektit lukuun ottamatta what-if projekteja. Valitaan kaikki päätetyt projektit (closed project), joiden kuormituksen prioriteetti on suurempi kuin määritelty prioriteettiarvo. Huomioidaan vain avoinna olevat (open project) projektit. Määritellään jäljellä olevien arvojen laskeminen perustuen jäljellä oleviin aikaisimpiin alkamis- ja päättymispäiviin tai ennustettujen alkamis- ja päättymispäivien mukaan. Valitaan aikajakso, jolta resurssitiedot kootaan. Valittu aikajakso pitää olla sama tai pidempi kuin resurssilla käytetty mittayksikkö. Roolien rajat lasketaan perustuen jokaisen määriteltyihin rooleihin tai jokaisen roolin ensisijaisen resurssin mukaan. 9

11 Calculations Edit / User Preferences / Calculations -valikossa täsmennetään jäljellä olevien arvojen laskemista, kun tehtäviin on lisätty tai poistettu resurssi. Kun resurssien työmäärää lisätään tai poistetaan, niin työmäärien kestot ja yksiköt säilyvät. Valitaan, kun halutaan laskea uudelleen yksiköt ja kestot lisättäessä tai poistaessa resurssien työmääriä. Laskeminen perustuu tehtävän valittuun kestoon. Fixed Duration and Units -kestotyypissä ohjelmisto ei laske uudelleen todellisia työmääriä resurssille, jos sillä on negatiivisia kustannuksia tai työmääriä. Kun tehtävälle lisätään resurssi, tehtävän työmäärä määritellään aina käyttämään uutta tai nykyistä työmäärän yksikköä ja ylityökerrointa. Tai pyydetään joka kerralla valitsemaan mitä yksikköä ja ylityökerrointa käytetään. Resurssin ja roolin jakaessa tehtävän työmäärän voidaan valita käytetäänkö resurssin vai roolin hintayksikköä. Vaihtoehtoisesti valitaan kumpaa käytetään, kun rooli tai resurssi lisätään. 0

12 Calendars Primaverassa on kolme erilaista kalenteria: Global, Resource ja Project -kalenteri. Kalenterit löytyvät Enterprise / Calendars -valikosta. 6 7 Yleiset kalenterit kaikille projekteille. Resurssikalenterit. Projektikalenterit jokaiselle projektille erikseen. Uuden kalenterin luominen, jonka pohjaksi valitaan jokin olemassa oleva kalenteri Select Calendar to Copy From -ikkunasta. Kalenteria voidaan muokata napsauttamalla Modify-komentoa. Used By -komennolla avautuu ikkuna, josta nähdään missä projekteissa ja mitkä resurssit käyttävät kyseistä kalenteria. Resurssikalenterin ja projektikalenterin voi muuttaa yleiskalenteriksi.

13 . Resurssit (Resources) Resurssit luodaan Resources-näkymässä. Resurssit jaetaan henkilöihin, koneisiin, materiaaleihin, laitteisiin ja rahaan. Jokaiselle resurssille voidaan luoda oma kalenteri, johon merkitään työaika ja vapaapäivät. Lisäksi resurssiin voidaan liittää myös rooli, joka kertoo resurssin osaamisalueen ja taidot. Primaverassa voidaan kuvata yrityksen organisaatiorakenne (OBS eli Organizational Breakdown Structure) ja kertoa esimies-alaissuhteet. Organisaatiotasoja voi olla kymmenen. Esimerkiksi MS Projectilla resurssit kuvataan yksiulotteisesti. Kuva. Resources-näkymässä on lista resursseista ja niiden yksityiskohtaiset tiedot. Resurssit voidaan esittää Table View tai Chart View -taulukkoina valitsemalla valikosta View / Table View tai View / Chart View. Taulukkoon saadaan lisättyä sarakkeita View / Columns / Customize - valikosta.

14 . Resources / Table View Table View sisältää resurssit. View / Filter by -valikosta voidaan valita suodatetaanko näkyviin kaikki aktiiviset resurssit, kaikki resurssit vai nykyisen projektin resurssit. Resurssit voidaan myös ryhmitellä valikoitujen ryhmien, oletuksen, ensisijaisen resurssin tai päällikön mukaisesti valitsemalla View / Group and Sort by -valikosta Resurssin lyhyt tunnus (Resource ID). Resurssin nimi (Resource Name). Resurssityyppi (Resource Type). Resurssiin liitetty ensisijainen rooli (Primary Role). Resurssin käyttämä kalenteri (Calendar). Resurssin käyttämä vuorotyökalenteri (Shift). Merkitty, jos resurssi on kiinnitetty avoinna olevaan projektiin (Assigned to Current Project). Materiaalin mittayksikkö (Unit of Measure). Oletus resurssin käytettävyydestä (Default Units / Time).

15 . Enterprise / Roles Rooleja lisätään Enterprise / Roles -valikossa Add-komennolla. Lisätään uusi resurssi Add-komennolla. Resurssin tietoja voidaan lisätä ja muokata Resource Details -ruudussa.. Resource Details / General Resource Details, General -välilehdellä on resurssin yleistiedot: resurssitunnus, nimi, ammattinimeke

16 ja yhteystiedot. Active-merkintä ilmaisee onko resurssi saatavilla.. Resource Details / Codes Resource Details, Codes -välilehdellä lisätään resurssille koodi. Koodi lisätään Assign-komennolla. Assign Resource Codes -ikkunasta valitaan resurssille koodi. Lista resurssille lisätyistä koodeista (Resource Code). Koodin arvo (Code Value). Koodin kuvaus (Code Description).

17 . Resource Details / Details Resource Details, Details -välilehdellä valitaan resurssin ominaisuuksia Määritellään resurssityyppi (Resource Type). Materiaalille valitaan mittayksikkö (Unit of Measure). Yksiköitä lisätään Admin / Admin Categories / Units of Measure -valikossa. Resurssin rahayksikkö (Currency). Merkitään, jos resurssille sallitaan ylityötunnit. Annetaan ylityökerroin (Overtime Factor), joka voi olla ja 0 väliltä. (ylityöhinta = standardi hinta*ylityökerroin) Valitaan resurssin käyttämä kalenteri (Calendar). Resurssin käytettävyys (Default Units / Time). Merkitään, jos lasketaan automaattisesti resurssin projektisuunnitelman mukaiset työmäärät huomioimatta tuntikirjausta. Valitaan, jos resurssin työmäärien kustannukset lasketaan uudestaan muutoksia tehtäessä. 6

18 .6 Resource Details / Units & Prices Resource Details, Units & Prices -välilehdellä kirjataan resurssin korvaukset. Hinta lisätään Add-komennolla. Valitaan resurssin käyttämä vuorotyökalenteri (Shift Calendar). Kalentereita saadaan lisättyä Enterprise / Resource Shifts -valikossa. Määritellään alkamisaika (Effective Date). Resurssin maksimityömäärä (Max Units / Time), esimerkiksi 00 % tarkoittaa 8 h päivässä. Resurssin yksikköhinta (Price / Unit), esimerkiksi henkilön tuntikorvaus. Sarakkeita saadaan lisättyä napsauttamalla hiiren oikeata näppäintä Resource Details -ruudun päällä ja valitsemalla Customize / Resource Rate Columns. 7

19 .7 Resource Details / Roles Resource Details, Roles -välilehdellä resurssille liitetään rooli. Assign-komennolla lisätään rooli. Rooli valitaan Assign Roles -ikkunasta. Roolin tunnus (Role ID). Roolin nimi (Role Name). Valitaan pätevyysluokka (Proficiency). 6 Merkitään rastilla resurssin ensijaiseksi rooliksi (Primary Role)..8 Resource Details / Notes Resource Details, Notes -välilehdellä voi lisätä kuvia, Internet-osoitteen ja kirjoittaa resurssiin liitty- 8

20 viä kommentteja..9 Resource Details / Timesheets Resource Details, Timesheets -välilehdellä määritellään resurssin kirjautumistunnus tuntikirjaukseen. Määritellään resurssin kirjautumistunnus (User Login), jolla kirjaudutaan tuntikirjaukseen. Aukaisee Users-ikkunan, jossa voi lisätä ja muokata käyttäjien kirjautumistunnuksia. Kirjautumistunnuksen valitsemisen jälkeen merkintä, jos resurssi käyttää tuntikirjausta. Valitaan henkilö, joka hyväksyy resurssin tuntikirjaukset. 9

21 . Projektiositus (WBS) Aluksi projekti jaetaan osiin eli tehdään projektin ositusrakenne, WBS (Work Breakdown Structure). Primaverassa projektiositus tehdään ennen tehtävien kirjaamista erillisessä WBS-näkymässä. Projektiositus voidaan myös tuoda toisesta projektista. Jokaista WBS-elementtiä voidaan tarkastella erikseen, mutta niiden välille ei voi tehdä riippuvuuksia. Primaverassa riippuvuudet luodaan tehtävien välille. Kuvassa on esitelty esimerkki projektin osituksesta. Kuva. Esimerkki projektin ositusrakenteesta. Kuva. Projekti ositetaan WBS-näkymässä. 0

22 WBS-taulukkoon saadaan lisättyä sarakkeita View / Columns / Customize -valikosta.. WBS Table WBS Table käsittää projektin WBS-elementit. View / Group and Sort by -valikosta voidaan elementit ryhmitellä oletuksen, WBS-polun, vastuupäällikön tai luettelon mukaan. WBS-elementin tunniste (WBS Code). WBS-elementin nimi (WBS Name). WBS-elementin alkamisajankohta (Start).

23 6 7 8 WBS-elementin päättymisajankohta (Finish). WBS-elementin tehtävien kokonaismäärä (Total Activities). WBS-elementin kokonaiskustannukset (Actual Total Cost). Aikataulueroindeksi (Schedule Variance Index), jos käytetään tuloksen arvo menetelmää. WBS-elementin painoarvo suhteessa muihin elementteihin (Est Weight). WBS Details -ruudussa voidaan muokata ja lisätä WBS-elementin ominaisuuksia. Välilehdet määritellään napsauttamalla hiiren oikeata näppäintä WBS Details -ruudun päällä ja valitsemalla Customize WBS Details. Uusi WBS elementti lisätään Add-komennolla.. WBS Details / General WBS Details, General -välilehdellä on WBS elementin perustiedot. WBS-elementin tunniste (WBS Code). Annetaan WBS-elementille nimi (WBS Name). Määritellään WBS-elementin tila (Status), joka voi olla Active, Planned, Inactive tai What if. Nimetään WBS-elementin vastaava päällikkö (Responsible Manager). 6

24 Valitaan WBS-elementin arvioitu alkamisajankohta (Anticipated Start). Valitaan WBS-elementin arvioitu päättymisajankohta (Anticipated Finish).. WBS Details / Notebook WBS Details, Notebook -välilehdellä merkitään WBS-elementille viesti. Add-komennolla lisätään viesti. Avautuneesta Assign Notebook Topic -ikkunasta valitaan viestin aihe (Notebook Topic). Kirjoitetaan viesti.. WBS Details / Planning Resources WBS Details, Planning Resources -välilehdellä on Primaveran www-käyttöliittymässä (Web Access) valitut resurssit. WBS-elementin resurssit (Resource). Roolin tunniste (Role ID). Resurssiin liitetty rooli (Role). 6 Merkitään resurssien muuttumattomat tehtävät (Committed), jotka huomioidaan ainoastaan saatavuuslaskelmissa.

25 7 8 9 Resurssin tehtävien alkamispäivä (Start). Resurssin tehtävien päättymispäivä (Finish). Merkintä, jos WBS-elementti kestää koko projektin ajan (Life of Project). Tehtävälle varatut resurssimäärät (Allocated). Vain kohdassa merkityt näkyvät. Resurssin tai roolin tilakoodi (Status Code), joka voi olla draft, filled tai submitted.. WBS Details / Budget Log WBS Details, Budget Log -välilehdellä määritellään WBS-elementin budjetti. Kirjataan arvio suunnitellusta kokonaisbudjetista (Original Budget/Baseline Budget). Tämän hetkinen kokonaisbudjetti (Current Budget). Budjettiesitys (Proposed Budget). Alkuperäisbudjetin muutokset lisätään Add-komennolla. 6 Päivämäärä, jolloin muutosta on esitetty. 7 Merkitään muutoksen tarvitsema summa (Amount). 8 Nimetään muutoksen vastuuhenkilö (Responsible). 9 Määritellään muutoksen tila hyväksytyksi (Approved), hylätyksi (Not Approved) tai avoimeksi (Pending). 0 Kirjoitetaan muutoksen syy (Reason).

26 Budjettimuutoksen numero (Change Number)..6 WBS Details / Spending Plan WBS Details, Spending Plan -välilehdellä on WBS-elementin rahankäyttösuunnitelma (kassavirta). 6 7 Näyttää projektin rahankäytön kuukausittain. Seurantaväli alkaa kuukautta ennen projektin alkua ja loppuu vuotta alkamisen jälkeen. Kirjataan WBS-elementin rahankäyttösuunnitelma (Spending Plan) jokaiselle kuukaudelle. Laskee kuukausittain WBS-elementin kokonaiskustannukset (Spending Plan Tally). Jos EPS (Enterprise Project Structure) on valittu, laskee projektin kokonaiskustannukset. Esittää kuukausittain WBS-elementin kokonaisbudjetin jäljellä olevan rahamäärän (Undistributed Current Variance). Projektin lopussa kirjataan kuukausittain saadut liikevoitot (Benefit Plan). Jos EPS (Enterprise Project Structure) on valittu, näyttää projektien liikevoitot yhteensä kuukausittain (Benefit Plan Tally). Esittää kuukausittain WBS-elementin suunniteltujen ja toteutuneiden liikevoittojen eron (Benefit Variance)..7 WBS Details / Budget Summary

27 WBS Details, Budget Summary -välilehdellä on Budget Log ja Spending Plan -välilehtien yhteenvedot Tämänhetkinen kokonaisbudjetti (Current Budget). Kohdentamaton budjetti (Unallocated Budget). Kohdennettu budjetti (Distributed Current Budget). Tämänhetkisen kokonaisbudjetin ja lopullisen kokonaisrahankäyttösuunnitelman ero (Current Variance = Current Budget - Total Spending Plan) Kuukausittaisten rahankäyttösuunnitelmien summa (Total Spending Plan). Kirjanpitoon merkittyjen kuukausittaisten kokonaisrahankäyttösuunnitelmien summa (Total Spending Plan Tally). Edellisten ero (Undistributed Current Variance). Kirjanpitoon merkitty liikevoitto (Total Benefit Plan). Kuukausittaisten liikevoittojen summa (Total Benefit Plan Tally)..8 WBS Details / WBS Milestones WBS Details, WBS Milestones -välilehdellä merkitään WBS-elementin välitavoitteet, jotka voivat olla tehtäviä tai työnosia. Välitavoite lisätään napsauttamalla Add-komentoa. WBS-elementin painotettu keskiarvo (% Complete) lasketaan suhteessa valmiiden välitavoitteiden keskiarvoon. Lista valitun WBS-elementin välitavoitteista (WBS Milestone). 6

28 Painoarvo (Weight) ilmaisee välitavoitteen merkityksen verrattuna muihin listan välitavoitteisiin. Merkitään, kun välitavoite on valmis (Completed)..9 WBS Details / WPs and Doc s WBS Details, WPs and Doc s -välilehdellä merkitään WBS-elementin tuotokset ja asiakirjat, jotka luodaan Project / Work Products and Documents -valikossa. Add-komennolla avautuu Assign Work Products and Documents -ikkuna, josta valitaan WBS-elementin tuotokset ja asiakirjat. Lista valitun WBS-elementin tuotoksista ja asiakirjoista. Tuotoksen tai asiakirjan tilakoodi (Status Code). Merkitään, jos kyseessä on tuotos (Work Product). 7

29 Details-komennolla lisätään valitun tuotoksen tai asiakirjan tarkemmat tiedot Work Product and Document Details -ikkunassa..0 WBS Details / Earned Value WBS Details, Earned Value -välilehdellä määritellään laskentakaavat työsuoritusten valmiusprosentille ja jäljellä olevien työkustannusten arvioimiseen (Tuloksen arvo laskenta). 6 7 Tuloksen arvo lasketaan tehtävän valmiusprosentin mukaan. Tuloksen arvo määräytyy WBS-välitavoitteiden painoarvojen mukaisesti. Painoarvot on annettu WBS Details, WBS Milestones -välilehdellä. 0/00: Tuloksen arvo on nolla, kunnes tehtävä on valmis. 0/0: Tehtävän alkaessa tuloksen arvo on puolet, loput 0 tehtävän päättyessä. Annetaan prosentti, jota käytetään tuloksen arvona tehtävän alkaessa ja ennen sen päättymistä. Päättymisen jälkeen arvo on 00 %. Laskee arvion jäljellä olevista työkustannuksista ETC:n kaavan mukaan. Valitaan kaava, jolla lasketaan arvio jäljellä olevista työkustannuksista (ETC): PF=: työsuorituksen kerroin on ja ETC on kokonaisbudjetin (BAC) ja tuloksen arvon kustannuksien (EVS) erotus. PF=/Cost Performance Index: työsuorituksen kerroin on ja ETC lasketaan työsuorituskerroin jaettuna kustannusten tehokkuusindeksillä (CPI). PF=/Cost Performance Index*Schedule Performance Index: työsuorituskerroin on ja ETC lasketaan työsuorituskerroin jaettuna kustannusten tehokkuusindeksin (CPI) ja aikataulun tehokkuusindeksin (SPI) 8

30 tulolla. PF: ETC lasketaan annetulla PF-luvulla. Tuloksen arvo voidaan laskea myös perusaikataulusta, jolloin Admin / Admin Preferences-valikossa määritellään tuloksen arvolle laskentatapa. Osa työkaluvalikon komennoista on samoja kuin Activities-näkymässä. WBS Table -komento näyttää WBS taulukon. 9

31 Tietojen lajittelua muokataan View / Group and Sort-valikosta Chart View -komento tuo esille kaaviokuvan. Pohjaa voidaan vaihtaa View / Chart Box Template.. Tehtävät (Activities) Activities-näkymässä mm. kirjataan tehtävät ja niiden väliset riippuvuudet, kiinnitetään resurssit, aikataulutetaan projekti, tehdään resurssitasaus ja kirjataan toteumatiedot. Primaverassa voidaan samanaikaisesti tarkastella useampaa projektia ja luoda myös projektien välille riippuvuuksia. Kuva. Projektin tehtävät ovat Activities-näkymässä, jossa niitä voidaan muokata, poistaa ja päivittää. 0

32 Tehtävätaulukkoon saadaan lisättyä sarakkeita View / Columns-valikosta.. Activity Table Activity Table sisältää kaikki projektin ositukset ja tehtävät. Tehtävät voidaan suodattaa näkyviin View / Filters tai ryhmitellä View / Group and Sort -valikon avulla Tehtävän lyhyt tunnus (Activity ID). Tehtävän nimi (Activity Name). Tehtävän suunniteltu alkamispäivä (Planned Start). Tehtävän suunniteltu päättymispäivä (Planned Finish). Tehtävän toteutunut alkamispäivä (Actual Start). Tehtävän toteutunut päättymispäivä (Actual Finish). Tehtävän nykyinen alkamispäivä (Start). Tehtävän nykyinen päättymispäivä (Finish). Tehtävän toteutunut kesto (Actual Duration). Suoritettujen tehtävien kesto lasketaan tehtävän toteutuneesta alkamispäivästä tehtävän toteutuneeseen päättymispäivään. Tehtävän valmiusprosentti (Schedule % Complete) vertaa tehtävän suoritettua kestoa valittuun perusaikatauluun. Aikatauluero (Schedule Variance). Arvon ollessa negatiivinen työtä on tarvittu vähemmän kuin mitä sitä aikataulutettiin. Tehtävän tietoja voidaan muokata ja lisätä Activity Details -ruudussa.

33 Sarakkeet valitaan View/Bottom Layout Options -valikosta. Uusi tehtävä lisätään Add-komennolla.. Activity Details / General Activity Details, General -välilehdellä on tehtävän yleistiedot. Tehtävän koodi, joka kertoo myös tehtävän järjestysnumeron. Tehtävän nimi. Projekti, johon tehtävä kuuluu. Valitaan tehtävätyyppi (Activity Type): Finish / Start Milestone: Tuotos tai asiakirja voidaan asettaa alku- tai loppuvälitavoitteeksi. Tehtävälle ei voi lisätä resurssia eikä sille lasketa kestoa. Level off Effort: Tehtävän kesto on riippuvainen edeltävistä ja seuraavista tehtävistä. Tehtävälle ei voida asettaa rajoituksia. Tehtävätyyppi valitaan meneillä oleviin, toimisto- ja hallintotehtäviin. Resource Dependent: Tehtävätyyppiä käytetään, kun monta itsenäisesti työskentelevää resurssia lisätään samalle tehtävälle. Task Dependent: Tehtävätyyppi valitaan, kun monta yhdessä työskentelevää resurssia lisätään samalle tehtävälle. WBS Summary: Tehtävän kesto perustuu tehtävään lisättyyn kalenteriin. Tehtävälle ei voida määritellä rajoituksia. Tehtävätyyppiä käytetään tekemään yhteenveto WBS-elementistä. Määritellään tehtävän kestotyyppi (Duration Type). Fixed Duration & Units: Tehtävän kesto ja työmäärä säilyvät muuttumattomina. Kesto valitaan Task Dependent -tehtävätyypille. Fixed Units / Time: Resurssimäärä pysyy vakiona, kun tehtävän kestoa tai työmäärää muutetaan. Kesto valitaan Resource Dependent -tehtävätyyppiä käytettäessä Fixed Duration and Units / Time: Tehtävän kesto ja työmäärä,/aika säilyvät. Kestoa käytetään Task Dependent -tehtävätyypin kanssa. Fixed Units: Tehtävän työmäärät säilyvät. Kesto valitaan kun työn kokonaismäärää muutetaan ja resurssien lisääminen voi vähentää tehtävän kestoa. Kesto valitaan Resource Dependent -tehtävätyypille. Valitaan tehtävän valmiusprosenttityyppi (Complete Type), joka voi olla Duration, Physical tai Units. Poimitaan kalenteri (Activity Calendar), jota käytetään tehtävän aikatauluttamisessa. Valitaan WBS-elementti, johon tehtävä kuuluu.

34 OBS-elementin vastuupäällikkö (Responsible Manager), joka on valittu tehtävän WBS-elementille. Nimetään tarvittaessa tehtävälle ensisijainen resurssi (Primary Resource), joka on vastuussa kaikista tehtävän töistä ja tehtävän päivittämisestä.. Activity Details / Status Activity Details, Status -välilehdellä määritellään mm. tehtävän kestot, rajoitukset ja päivitetään tehtävän tilanne. Kirjataan tehtävän suunniteltu (Planned), toteutunut (Actual), jäljellä oleva (Remaining) ja suoritettu kesto (At Complete), kun tehtävä on tehty valmiiksi. At Complete = Actual + Remaining Määritellään kokonaispelivara (Total Float) ja vapaapelivara (Free Float). Päivitetään tehtävän tilaa (Status), kun tehtävä on alkanut ja päättynyt. Exp Finish: Ensisijainen resurssi voi lisätä päivän, jolloin tehtävä odotetaan päättyväksi. Asetetaan tehtävän päivämäärärajoitukset (Constraints). 6 7 Prosentti määräytyy General-välilehdellä valitun tehtävän valmiusprosentin mukaan. Valmiusprosentti lasketaan suunnitellusta ja jäljellä olevista kestoista, jos on valinnut tavaksi Duration. Units-tapa valittuna valmiusprosentti määrittyy todellisesta ja jäljellä olevista kestoista. Valmiusprosentti annetaan manuaalisesti, jos tavaksi on määritelty Physical.

35 Suspend: Merkitään keskeytyspäivä, jolloin tehtävän eteneminen keskeytyy. Resume: Valitaan päivä, jolloin keskeytyneen tehtävän edistyminen jatkuu. Kirjataan työvoiman suunniteltu, todellinen, jäljellä oleva ja suoritettu työmäärä. At Complete = Actual + Remaining. Activity Details / Predecessors Activity Details, Predecessors -välilehdellä valitaan tehtävän edeltävät tehtävät Edeltävät tehtävät lisätään napsauttamalla Assign-komentoa. Avautuneesta Assign Predecessors - ikkunasta poimitaan edeltävät tehtävät. Remove-komennolla saadaan poistettua edeltävä tehtävä. Projektin tunnus (Project ID). WBS-taso, johon tehtävä kuuluu. Tehtävän järjestystunnus (Activity ID). Edeltävän tehtävän nimi (Activity Name). Valitaan kaksoisnapsauttamalla tehtävien riippuvuussuhde (Relationship Type). Määritellään tarvittaessa tehtävien välinen viive (Lag). Valitaan tehtävän tila (Activity Status). Tehtävän ensisijainen resurssi (Primary Resource).

36 Sarakkeita saadaan lisättyä napsauttamalla hiiren oikeata taulukon päällä ja valitsemalla Customize Predecessor Columns.. Activity Details / Successors Activity Details, Successors -välilehdellä määritellään tehtävää seuraavat tehtävät samalla tavalla kuin edeltävät tehtävät. Sarakkeita saadaan lisättyä napsauttamalla hiiren oikeata taulukon päällä ja valitsemalla Customize Successor Columns..6 Activity Details / Resources Activity Details, Resources -välilehdellä tehtävään liitetään resurssit. Resurssi lisätään napsauttamalla Add Resource -komentoa, jolloin Assign Resources -ikkuna avautuu. Resurssit valitaan Assign-komennolla. Tehtävälle voidaan lisätä rooli napsauttamalla Add Role -komentoa. Avautuneesta Assign Roles -ikkunasta poimitaan roolit Assign-komennolla.

37 Resurssit voidaan lisätä myös rooleittain napsauttamalla Assign by Role -komentoa, jos tehtävälle on valittu rooli. Remove-komennolla poistetaan resurssi..7 Activity Details / Resources Activity Details, Resources -välilehden taulukko Resurssin koodi ja nimi (Resource ID Name). Resurssin hinta (Price / Unit), esimerkiksi henkilön tuntikorvaus. Valitaan hintayksikkö (Rate / Type), jolla resurssin tai roolin kustannukset lasketaan. Kun tehtävälle on lisätty sekä resurssi että rooli, määritellään käytetäänkö resurssin vai roolin yksikköhintaa (Rate Source). Valinta voi olla Override, Resource tai Role. Ensisijainen resurssi on merkitty rastilla (Primary Resource). Resurssin suunniteltu työmäärä (Planned Units). Resurssin toteutunut työmäärä (Actual Units). Jäljellä oleva työmäärä (Remaining Units). Sarakkeita saadaan lisättyä napsauttamalla hiiren oikeata taulukon päällä ja valitsemalla Customize Resource Columns. Kustannuspaikkoja saadaan luotua Enterprise / Cost Accounts -valikossa. 6

38 Määritellään resurssille tehtävän jäljellä oleva työmäärä (Remaining Units / Time). Esimerkiksi henkilön kohdalla 00% tarkoittaa 8 työtuntia. Resurssin rooli (Role). Resurssin kustannuspaikka (Cost Account)..8 Activity Details / Steps Activity Details, Steps -välilehdellä seurataan tehtävän edistymistä stepeillä. 6 7 Steppi lisätään Add tai Add from Template -komennolla. Annetaan stepille nimi (Step Name). Määritellään stepin valmiusprosentti (Step % Complete). Merkitään stepin painoarvo (Step Weight). Arvioidaan stepin painoarvo prosentteina (Step Weight Percent). Merkitään rastilla steppi suoritetuksi (Completed). 7

39 Kirjoitetaan stepin tarkempi kuvaus. Enterprise / Activity Step Templates -valikossa voidaan luoda uusia pohjia..9 Activity Details / Expenses Activity Details, Expenses -välilehdellä kirjataan tehtävän kustannukset Lisätään kustannus Add-komennolla. Kirjoitetaan kustannuksen nimi (Expense Item). Valitaan kaksoisnapsauttamalla kustannuspaikka (Cost Account) Select Cost Acount -ikkunasta. Merkitään kustannusryhmä/kustannuslaji (Expense Category) kaksoisnapsauttamalla ja valitsemalla ryhmä Select Expense Category -listasta. Valitaan kustannuksen kertymistapa (Accrual Type) eli milloin tehtävälle lasketaan kertyneet kustannukset: Start of Activity, End of Activity tai Uniform over Activity. Kustannuksen suunniteltu hinta (Planned Cost). Kustannuksen toteutunut hinta (Actual Cost). Kustannuksen jäljellä oleva hinta (Remaining Cost). Kustannukset kun tehtävä on valmis (At Completion Cost). Kirjoitetaan toimittaja (Vendor). Merkitään, jos kustannuksen toteutunut hinta lasketaan automaattisesti tehtävän valmiusprosentin mukaan (Auto Compute Actuals). 8

40 Napsauttamalla taulukon päällä hiiren oikeata painiketta ja valitsemalla Customize Expense Columns saadaan lisättyä sarakkeita..0 Activity Details / Codes Activity Details, Codes -välilehdellä lisätään tehtävän koodille arvo ja kuvaus. Koodi koostuu numeroista tai kirjaimista, jotka luokittelevat tehtävät. Assign-komennolla avautuu Assign Activity Codes -ikkuna, josta lisätään koodi. Kirjoitetaan koodille nimi (Activity Code). Koodin arvo (Code Value). Kuvaus koodin arvosta (Description). Enterprise / Activity Codes -valikossa lisätään koodeja Add-komennolla.. Activity Details / Relationships 9

41 Activity Details, Relationships -välilehdellä on tehtävän sekä edeltävät tehtävät (Predecessor) että seuraavat tehtävät (Successors). Molempia tehtäviä lisätään Assign-komennolla. Tehtäviä voidaan poistaa Remove-komennolla.. Activity Details / WPs & Docs Activity Details, WPs & Docs -välilehdellä määritellään tehtävän tuotokset ja asiakirjat. Napsauttamalla Assign-komentoa avautuu Assign Work Products and Documents -ikkuna, josta tuotokset ja asiakirjat valitaan. Lista tehtävän tuotoksista ja asiakirjoista. Tehtävän tuotoksen tai asiakirjan tilakoodi (Status Code). Tuotokset merkitään rastilla (Work Product). Napsauttamalla Details-komentoa nähdään tuo-toksen tai asiakirjan tarkemmat tiedot. Valitsemalla Projectvalikosta Work Products and Documents, saadaan luotua uusia tuotoksia ja asiakirjoja Add-komennolla. 0

42 . Activity Details / Summary Activity Details, Summary -välilehdellä esitetään yhteenveto tehtävän tiedoista yksiköiden, kustannuksien ja päivien mukaan. Display Units näyttää tiedot eri työvoimille ja kestoille. 6 Suunnitellut yksiköt (Planned). Toteutuneet yksiköt (Actual). Jäljellä olevat yksiköt (Remaining). Tehtävän valmiusprosentti (% Complete). Valmistumiseen tehdyt, lopulliset tuntimäärät (At Completion). Tehtyjen ja suunniteltujen tuntimäärien ero (Complete Variance). Complete Variance = At Completion - Planned. Activity Details / Summary Display Cost esittää kokonaiskustannukset eri kustannuslajeille ryhmiteltynä: työkustannukset, materiaalikustannukset, muut kustannukset ja näiden kokonaissumma.. Activity Details / Summary Display Dates näyttää tehtävän ajankohdat.

43 6 7 8 Tehtävän nykyiset alkamis- ja päättymisajat (Current). Tehtävän suunnitellut alkamis- ja päättymisajat (Planned). Tehtävän toteutuneet alkamis- ja päättymisajat (Actual). Näyttää tehtävän aikaisimmat mahdolliset alkamis- ja päättymisajat, kun tehtävä ei ole alkanut (Remaining Early). Esittää tehtävän myöhäisimmät mahdolliset alkamis- ja päättymisajat, kun tehtävä ei ole alkanut (Remaining Late). Tehtävän aikaisimmat mahdolliset alkamis- ja päättymisajat perustuen toimintaverkkoon, tehtävän päivämäärärajoituksiin ja resurssien saatavuuteen (Early). Tehtävän myöhäisimmät mahdolliset alkamis- ja päättymisajat perustuen toimintaverkkoon, tehtävän päivämäärärajoituksiin ja resurssien saatavuuteen (Late). Perusaikataulun (Baseline) ajankohta..6 Activity Details / Feedback Activity Details, Feedback -välilehdelle voidaan kirjoittaa resursseille merkintöjä, joihin ensisijainen resurssi antaa palautteen. Merkinnät näkyvät myös Timesheet-puolella. Kirjataan merkintä, joka näkyy kaikille tehtävään valituille resursseille (Nodes to Resources). Tehtävän ensisijaisen resurssin vastaus merkintään (Feedback from Primary Resource). Ensijaisen resurssin kirjoittaessa merkinnän hän laittaa rastin merkiksi, että merkintä on uusi..7 Activity Details / Notebook Activity Details, Notebook -välilehdellä merkitään tehtävään viesti.

44 Add-komennolla lisätään viesti ja Assign Notebook Topic -ikkunasta valitaan viestin aihe (Notebook Topic). Kirjoitetaan viesti tai lisätään kuva, Internet-linkki tai taulukko. 6. Työkaluvalikko (Toolbar) Activity Toolbar -valikon avulla mm. seurataan projektia, sen resurssien käyttöä ja aikataulutetaan projekti. Activity Table näyttää tehtävätaulukon. Gantt Chart -komennolla saadaan janakaavio näkyviin. 6 Napsauttamalla Relationship Lines -komentoa tehtävien riippuvuudet näkyvät janakaaviossa. Activity Network näyttää projektin tehtävät ja niiden riippuvuudet kaaviokuvana WBS-elementtien mukaan. Vasemman puoleisessa ruudussa on WBS-hierarkia ja oikealla valitun WBS-elementin kaaviokuva, jossa kriittinen tehtävä on reunustettu punaisella. Kaaviokuvaa ja riippuvuussuhteita voidaan muokata. Activity Details -komennolla saadaan valitun tehtävän tarkemmat tiedot näkyviin erilliseen ruutuun, jossa tietoja voi muokata ja päivittää. Activity Usage Spreadsheet -ruudun avulla voidaan analysoida tehtävien eri tietoja. Komento aukaisee tehtävätaulukon ja taulukkolaskennan jokaiselle tehtävälle valittujen tietojen mukaan. Napsautetaan taulukkolaskennan päällä hiiren oikeata ja valitaan Spreadsheet Options, jossa määritellään keskiarvon laskeminen. Keskiarvo lasketaan jakamalla kokonaisajanjakso annetulla luvulla. Jakaa kokonaisajanjakson automaattisesti perustuen ajanjaksoon, joka on valittu Edit / User Preferences / Time Units -valikossa. Määritellään ajanjaksolle yksikkö (Unit of Measure).

45 Valitaan Spreadsheet Fields napsauttamalla hiiren oikeata taulukkolaskennan päällä. Spreadsheet Fieldsikkunassa määritellään mitä tietoja halutaan näkyviin Activity Usage Spreadsheet -ruutuun. Activity Usage Profile esittää resurssien käyttöprofiilit palkkeina joko yksiköiden tai kustannusten suhteen kaikille tehtäville tai valituille tehtäville. Profiiliin saadaan lisättyä kaaret, jotka kuvaavat ylityön kumulatiivisia kustannuksia tai yksiköitä. Activity Usage Profile Options Napsautetaan Activity Usage Profile -ruudun päällä ja valitaan Activity Usage Profile Options, jonka Data-välilehdellä muokataan profiilin tietoja. Valitaan käyttöprofiilit kustannusten tai yksiköiden suhteen. Merkitään, jos halutaan näkyviin menneen laskentakauden toteutuneet arvot ja tuloksen arvo.

46 Valitaan käyttöprofiilien palkkien ja kaarien kuviointityyli. Merkitään näytettäväksi palkit, käyrät tai molemmat. Esitystapojen värejä pystytään vaihtamaan. Määritellään mitä tuloksen arvon käyrästöjä halutaan näkyviin ja valitaan niille värit. Resource Usage Spreadsheet -komento aukaisee resurssitaulukon ja resurssien tehtävät, jos tiedot on valittu näytettäviksi kaikista projekteista. Jos tiedot on valittu vain avoinna olevasta projektista, tulee näkyviin myös tehtävien taulukkolaskenta. Spreadsheet Options- ja Spreadsheet Fields -ikkunoita voidaan muokata samalla tavalla kuin Activity Usage Spreadsheet kohdassa.

47 Resource Usage Profile -komento tuo esille resurssitaulukon ja valitun resurssin tai resurssien käyttöprofiilit. Resource Usage Profile Options Valitaan Resource Usage Profile Options napsauttamalla hiiren oikeata käyttöprofiilin päällä. Resource Usage Profile Options, Data -välilehdellä muokataan profiilin tietoja. 6 Valitaan yksiköt tai kustannukset näkyviin. Merkitään, jos toteutuneita arvoja laskettaessa käytetään laskentakauden arvoja. Valitaan esitystavaksi palkit, kaaret tai molemmat. Suunniteltujen ja toteutuneiden esitystapojen värejä voidaan muokata. Näyttää jäljellä olevien arvot kaikille projekteille yksittäisenä palkkina, jonka väriä voi vaihtaa erikseen 6

48 aikaisimmalle ja myöhäisimmälle. Esittää eri palkit avoinna olevan projektin jäljellä oleville arvoille verrattuna suljettujen projektien arvoihin. Rooleja käytettäessä tässä kohdin on Staffed vs. Unstaffed. Värejä voi muuttaa napsauttamalla neliötä. Voidaan valita näkyviin resurssin käyttörajat, suunnitellut rajat, resurssien ylikuormitukset, saatavilla olevat resurssit ja resurssin ylityöt. Trace Logic -komento näyttää samat tiedot kuin Activity Network. Komennon avulla voidaan tarkastella tehtävän riippuvuussuhteita. Kriittiset tehtävät on reunustettu punaisella värillä. Trace Logic -kaavion päällä napsautetaan hiiren oikeata ja valitaan Trace Logic Options. Avautuneessa ikkunassa määritellään kuinka monta valitun tehtävän edeltävää ja seuraavaa tehtävää esitetään kaaviossa. Valittu tehtävä on reunustettu kaaviossa sinisellä. Napsauttamalla Show / Hide Bottom Layout -komentoa saadaan alaruutu näkyviin ja pois näkyvistä. Bars-komento aukaisee Bars-ikkunan, jossa voidaan valita mitä palkkeja on näkyvissä janakaaviossa ja muokata niiden ominaisuuksia. Palkit (Bars) Merkitään, mitkä palkit näkyvät janakaaviossa (Display). Palkin nimi (Name), jota voidaan muokata kaksoisnapsauttamalla. 7

49 Ajanjakso (Timescale), jota kyseinen palkki kuvaa, ja joka voidaan kaksoisnapsauttamalla vaihtaa. Alkamispäivä (User Start Date). Päättymispäivä (User Finish Date). Valitaan kaksoisnapsauttamalla suodatin (Filter). Esikatselukuva palkista (Preview). Tehdään uusi palkki. Bar Labels -välilehdellä Add-komennolla voidaan lisätä janakaavioon näkyviin esimerkiksi tehtävän nimi, tehtävän resurssit ja roolit, aikatauluero ja viimeisin muokkauspäivä. Valitaan, missä kohdin tehtäväpalkkia valittu teksti sijaitsee janakaaviossa (Position). Palkin seliteteksti (Label). Bar Chart Options, General -välilehdellä valitaan, mitä halutaan janakaavioon näkyviin. 8

50 Näyttää riippuvuussuhteet janakaaviossa. Esittää palkkien merkitykset. Rajoitetaan näkyvissä olevien kirjainten määrää. Columns-toiminnolla määritellään tehtävä-taulukon sarakkeet. Timescale Timescale-komennolla muokataan janakaavion aikajaksoja. 9

51 Valitaan, esitetäänkö aika kahdessa vai kolmessa tasossa. Valitaan päivä, josta lähtien projektin tiedot halutaan näkyviin. Valitaan aikajanan esitystyyli (Calendar, Fiscal, Week of Year) ja jaottelu, esimerkiksi kuukausi jaettu viikkoihin. Jos aikajaksoksi on valittu Day / Shift, voidaan määritellä vuorotyökalenteri. Ajanjaksot voidaan valita esitettäviksi numerojärjestyksessä määrittäen aloituspäivän ja ajanjakson. Aloituspäivää edeltävät päivät näkyvät negatiivisina. Suodattimet (Filters) Tehtävätaulukkoon voidaan suodattaa vain tietyt tehtävät näkyviin Filters-komennolla. Suodattimet on jaettu seuraavasti: Default, Global ja Layout Filters. 0

52 6 7 Näytetään kaikki tehtävät. Näytetään tehtävät, jotka vastaavat kaikkien valittujen suodattimien vaatimuksia. Näytetään tehtävät, jotka vastaavat jonkin valitun suodattimen vaatimuksia. Lista suodattimista. Voidaan hakea uusi suodatin. Korvataan nykyiseen pohjaan tehtävät, jotka vastaavat valitun suodattimen vaatimuksia. Korostetaan nykyiseen pohjaan tehtävät, jotka vastaavat valitun suodattimen vaatimuksia. Ryhmittely ja lajittelu (Group and Sort) Tehtävät voidaan lajitella tehtävätaulukkoon Group and Sort -komennon avulla.

53 Merkitään näytettäväksi loppusummat. Loppusummat voidaan näyttää eriteltynä tai vain yhteenvetotiedot. Shrink vertical grouping bands vähentää tilaa sisennettyjen tasojen välissä. Lista nykyisen pohjan WBS-tasoista, joiden väriä voidaan muokata. Voidaan piilottaa WBS-taso, jos se ei sisällä tehtäviä. Lisäksi ryhmät voidaan lajitella aakkosjärjestyksessä. Valitaan näytettäväksi ryhmittelyn nimi, koodi ja tai ryhmittelyn kuvaus. Sort-ikkunassa nähdään mitkä tiedot lajitellaan nykyisessä pohjassa ja missä järjestyksessä. Järjestystä voidaan muuttaa napsauttamalla Sort Order -kohtaa. Aikatauluttaminen (Schedule) Schedule-komennolla avoinna oleva projekti tai projektit aikataulutetaan. Ensin määritellään asetukset, jonka jälkeen painetaan Schedule-komentoa. Aikataulutettavien projektien lukumäärä. Current Data Date määrittelee, mistä alkaen aikataulutus tehdään ja aikatauluttaa tehtävät, jotka eivät ole vielä alkaneet. Jos aikataulutetaan yksi projekti, päivämäärän voi valita. Useamman projektin kohdalla

54 aikataulutetaan aikaisimman päivän mukaan. Projektin arvioitu alkamispäivä, jonka mukaan projekti voidaan aikatauluttaa laittamalla merkki Set Data Date and Planned Start to Project Forecast Start during scheduling -kohtaan. Schedule Options Schedule Options, General -välilehdellä tarkennetaan aikatauluttamista. Jätetään huomioimatta projektien väliset riippuvuussuhteet. 6 7 Tehdään avoimista tehtävistä kriittisiä tehtäviä aikatauluttamisen yhteydessä. Aikataulutetaan tehtävät odotetun lopetuspäivän mukaan. Aikataulutetaan automaattisesti, kun tehdään muutoksia tehtäviin, resursseihin tai riippuvuussuhteisiin. Tasoitetaan resurssit jokaisen aikatauluttamisen aikana.

55 Lasketaan uudelleen työmäärien kustannukset aikataulutuksen jälkeen. Määritellään mitä tapaa käytetään meneillä olevien tehtävien aikatauluttamisessa. Valittaessa Retained Logic, tehtävän jäljelle jäävää kestoa ei aikatauluteta ennen kuin edeltävät tehtävät on suoritettu. Progress Override jättää huomioimatta nuoliverkoston ja tehtävä edistyy ilman myöhästymistä. Actual Dates aikatauluttaa käyttämällä todellisia työpäiviä. Jatkoa Schedule Options, General -välilehti. Määritellään kummasta Start to start -riippuvuussuhteen viive vähennetään. Early Start -vaihtoehtoa käytetään, kun viive vähennetään edeltävän tehtävän todellisesta alkamispäivästä. Actual Start -vaihtoehto valitaan, kun edeltävän tehtävän aikaisimmasta mahdollisesta alkamispäivästä vähennetään viive. Valitaan kriittisten tehtävien määrittely. Tehtävät perustuvat kokonaispelivaraan, jolloin tehtävä muuttuu kriittiseksi, kun kokonaispelivara on pienempi tai yhtä suuri kuin kenttään annettu luku. Toisena vaihtoehtona on, että kriittiset tehtävät määrittyvät pisimmän polun (Longest Path) mukaan.

56 Pelivaran laskeminen tapahtuu joko jokaisen projektin tai avoinna olevien projektien päättymispäiviin. Määritellään kokonaispelivaran laskentamenetelmä kaikille tehtäville. Valitaan kalenteri, joka laskee riippuvuussuhteiden viiveet kaikille tehtäville. Jos kalenteria ei valita, ohjelmisto käyttää Successor Activity Calendar -vaihtoehtoa. Schedule Options, Advanced -välilehdellä määritellään laskentamenetelmät useille kriittisille poluille. Useat kriittiset polut voidaan laskea perustuen tehtävän riippuvuussuhteiden kokonaispelivaraan (Total Float) tai vapaaseen pelivaraan (Free Float). Voidaan valita välitavoite tai jokin muu tehtävä kuvaamaan pelivaran päätöstä. Laskeminen päättyy valittuun tehtävään tai WBS-tasoon. Valitulla tehtävällä pitää olla muuttumaton alkamis- tai päättymispäivä. Voidaan määritellä laskettujen polkujen lukumäärä.

57 Level Resources -komennolla tehdään resurssitasaus avoimelle projektille. Ensin tehdään määritykset, jonka jälkeen painetaan Level-komentoa. Resurssitasaus (Level Resources) Level Resources -ikkunassa valitaan resurssitasauksen määritykset Tasoittaa automaattisesti resurssit joka kerta, kun projekti aikataulutetaan. Jos resurssi on ylikuormitettu, huomioidaan resurssimäärät muissa projekteissa määritellyn prioriteetin mukaan. Projektin prioriteetti annetaan Projects-näkymässä, Project Details, General -välilehdellä. Säilyttää aikataulutetut alkamis- ja päättymispäivät. Laskee uudelleen työkustannukset tasauksen jälkeen. Tasoittaa kaikki resurssit. Valitaan resurssit, jotka tasoitetaan. Tasoittaa resurssit tehtävän kokonaispelivaran aikana. 6 Resursseille voidaan määritellä minimipelivara

58 ja paljonko resurssia voidaan ylikuormittaa prosentteina. Lista kentistä ja lajittelujärjestys, jolla tasaus suoritetaan. Järjestystä voi lisätä Add-komennolla ja vaihtaa napsauttamalla Sort Order -kohtaa. Progress Spotlight -komento korostaa janakaaviossa tehtävät, jotka olisi pitänyt aloittaa tai lopettaa tietyn ajanjakson aikana. Ajanjakso on edellisen raportointipäivän ja uuden raportointipäivän väli. 7. Perusaikataulu (Baseline) Projektin alkaessa tehdään perusaikataulu eli baseline, johon projektin edistymistä seurataan. Perusaikataulujen määrää ei ole rajoitettu. Primaverassa perusaikatauluja voidaan luoda useita, mutta niistä vain 7

59 kolme voidaan ottaa kerralla käyttöön ja vertailuun. Projektin edetessä perusaikatauluun voidaan tarvittaessa tehdä muutoksia. Perusaikataulu voidaan myös poistaa, jolloin siitä tulee oma projektinsa. 7. Perusaikataulun luominen Perusaikataulun luominen, muokkaaminen ja poistaminen tehdään Maintain Baselines -ikkunassa. Perusaikataulu luodaan Project / Maintain Baselines -valikossa. 6 Perusaikataulu tehdään Add-komennolla. Perusaikataulu voidaan luoda kopiona nykyisestä projektista tai muuttamalla toinen projekti perusaikatauluksi, jolloin projekti valitaan Select Projects -ikkunasta. Alkuperäinen projekti ja sille luotu perusaikataulu. Valitaan perusaikataulun tyyppi (Baseline Type). Tyyppejä käytetään luokittelemaan aikatauluja ja ne voidaan luoda yrityskohtaisesti Admin/ Admin Categories -valikossa. Perusaikataulu voidaan päivittää Update-komennolla. Restore-komennolla perusaikataulu palautetaan erilliseksi projektiksi. 7. Perusaikataulun päivittäminen 8

60 Merkitään seuraavista mitä projektin tietoja päivitetään perusaikatauluun Projektin tiedot ja sen UDF (=User Defined Fields). Tuotteet ja dokumentit sekä niiden UDF. WBS:n UDF. Projektin riskit, hälytysrajat ja hälytysrajalla olevat tehtävät sekä hälytysrajan ja riskin UDF. Päivittää kaikki tehtävät. Päivittää valitun suodattimen mukaiset tehtävät. Lisää perusaikatauluun uudet tehtävät ja niiden kestot. Tehtyjä tehtäviä ei lisätä. Jos tehtävät on päivitetty suodattimen mukaan, vain siihen kuuluvat uudet tehtävät lisätään perusaikatauluun. Projektista poistetut tehtävät hävitetään myös perusaikataulusta. Optimoidaan perusaikataulun päivitys ja päivitetään kaikki tehtävät edellisestä päivityksestä huolimatta. 9

61 6 Päivitetään perusaikataulussa tehtävät, joiden tietoja on muokattu projektissa. Update Options -komennolla määritellään mitkä tehtävien, resurssien ja roolien tyypit päivitetään. Merkitään mitkä tiedot liitetään ja päivitetään perusaikatauluun. Päivitetään resurssien ja roolien työmäärät. Päivitetään resurssien suunnitellut sekä toteutuneet työmäärät ja kustannukset. Lisätään uudet resurssit ja roolien työmäärät perusaikatauluun. Liitetään päivitetyt resurssien työmäärien UDF-tiedot tehtäville. 7. Perusaikataulun käyttöönotto 60

62 Luotu perusaikataulu otetaan käyttöön Project / Assign Baselines -valikossa. Valitaan projekti, johon perusaikataulu lisätään (Project). Valitaan luotu perusaikataulu projektin perusaikatauluksi (Project Baseline). Projektille voidaan lisätä ensimmäinen perusaikataulu (Primary) ja tarvittaessa toinen (Secondary) sekä kolmas (Tertiary) perusaikataulu. 8. Projektin automaattinen aikatauluttaminen (Job Services) Projektit voidaan automaattisesti aikatauluttaa tiettynä aikana Tools / Job Services -valikon avulla. Automaattisen aikataulutuksen saa myös pois päältä. Job Services, Job Details -välilehdellä merkitään mitä projektille automaattisesti tehdään ja milloin. 6 Lisätään työ. 7 6

63 Valitaan työn tilanteeksi Enabled, jolloin työ aikataulutetaan automaattisesti. Aikataulutuksen saa pois päältä valitsemalla Disabled. Määritellään automaattinen aikataulutus valitsemalla Schedule. Valitaan käyttäjätunnus (Application User Login Name), jonka kirjautumisella työ aikataulutetaan. Viimeisen aikataulutuksen tilanne (Last Run Status). 6

64 Määritellään aika, jolloin projekti aikataulutetaan. Aikataulutetaan heti edellisen automaattisen työn jälkeen. Job Options -välilehdellä määritellään projekti, jolle automaattinen työ tehdään. Projekti lisätään Assign-komennolla. Valitaan projekti tai projektit Add Projects -ikkunasta. Lisätty projekti, joka tässä esimerkissä aikataulutetaan automaattisesti. 9. Projektin päivittäminen (Update Progress) Tools / Update Progress -valikon avulla päivitetään tehtyjen muutosten vaikutukset aikatauluun. Tehtävien valmiusprosentti (Duration %) määritellään Activities-näkymässä Status-välilehdellä, (s. ) ja tehtävän kestotyyppi (Duration Type) Activities-näkymässä General-välilehdellä (s. ). Nykyinen raportointipäivä (Current Data Date). Voidaan valita uusi raportointipäivä (New Data Date). 6

65 Tehtävät voidaan päivittää Progress Spotlight -komennolla, jolloin valitaan päivitetäänkö kaikki korostetut tehtävät vai pelkästään valitut tehtävät. Valitaan tehtävien jäljellä olevien kestojen laskeminen, kun toteutuneet arvot hyväksytään tuntikirjauksesta. Kestojen laskeminen perustuu joko tehtävän kestotyyppiin tai jäljellä olevat kestot lasketaan aina uudestaan, jolloin ohjelmisto käyttää Fixed Units ja Fixed Units / Time -kestotyyppejä. Tiedot hyväksytään Apply-komennolla. Projektin tehtävät voidaan päivittää myös hyväksymällä toteutuneet arvot Tools / Apply Actuals - valikossa. Lista avoinna olevista projekteista, jotka voidaan päivittää. 6

66 Määritellään käytetäänkö jokaisessa projektissa sen omaa raportointipäivää vai käytetäänkö kaikille projekteille samaa raportointipäivää. Valitaan uusi raportointipäivä (New Data Date), jos kaikille projekteille käytetään samaa päivää. Määritellään tehtävien jäljellä olevien kestojen laskeminen, kun toteutuneet arvot hyväksytään tuntikirjauksesta. Kestojen laskeminen perustuu joko tehtävän kestotyyppiin tai jäljellä olevat kestot lasketaan aina uudestaan, jolloin ohjelmisto käyttää Fixed Units ja Fixed Units / Time -kestotyyppejä. Tiedot hyväksytään Apply-komennolla. 0. Yhteenveto Primavera on erittäin muokattavissa oleva projektinhallintajärjestelmä. Sarakkeita, välilehtiä ja käyttöoikeuksia muokkaamalla saadaan erilaisiin työrooleihin ja tehtäviin yksilöllisesti räätälöityjä näkymiä. Toisaalta muokattavuus vaatii hyvin toteutettua käyttöönottoa, jotta järjestelmä saadaan tehokkaaseen 6