DYNAAMISEN KÄYTTÖOHJEJÄRJESTELMÄN OHJEISTUKSET

Transkriptio

1 LIITE 4/1 DYNAAMISEN KÄYTTÖOHJEJÄRJESTELMÄN OHJEISTUKSET Tekijä: Mika Korkiala, Centria-ammattikorkekoulu UPM-Kymmene Oyj Pietarsaari Tuotantolaitos: Pietarsaaren sellutehdas

2 LIITE 4/2 SISÄLLYS YLEISTÄ... 1 KIRJAUTUMINEN JÄRJESTELMÄÄN... 2 Alkuvalikko/Etusivu... 2 JOHDANTO... 3 Kategoriat... 3 Hierarkiat... 4 NÄKYMÄT... 5 Hierarkia -näkymä... 5 Hierarkia toiminnot... 6 Dokumentti -näkymä... 7 Link info -näkymä... 8 (Hierarkian tiedot ja muokkausmahdollisuudet)... 8 Document info -näkymä... 9 (Dokumentin tiedot ja muokkausmahdollisuudet)... 9 DOKUMENTIT (TIEDOSTOT) Dokumentin luominen Dokumenttien lisääminen hierarkiaan Linkittäminen Dokumenttien siirtely... 17

3 LIITE 4/3 Dokumentin kopioiminen Dokumentin poistaminen HIERARKIAT (KANSIOT) Hierarkian luominen Hierarkian siirtäminen Hierarkian siirtäminen valikon sisällä Hierarkian siirtäminen toiseen kategoriaan Hierarkian kopioiminen Hierarkian poistaminen KUVADOKUMENTIN LISÄÄMINEN JÄRJESTELMÄÄN Kuvadokumentin muokkaaminen TAULUKON LISÄÄMINEN JÄRJESTELMÄÄN Ulkoisen taulukon lisääminen järjestelmään... 37

4 LIITE 4/4 YLEISTÄ UPM Pietarsaaren yksikössä on käytössä dynaaminen käyttöohjejärjestelmä. Järjestelmä on selainpohjainen ja yrityksen sisäinen järjestelmä, johon ulkopuoliset käyttäjät eivät pääse käsiksi. Käyttöohjejärjestelmä sisältää tietoja sellutehtaan prosesseista sekä laitteistoista. Tiedot sisältävät mm. käyttö-, asennus- ja huolto-ohjeita. Lisäksi järjestelmästä löytyy prosessinhoito-ohjeita, laiteluetteloita sekä havainnollistavia kuvia. Käyttöohjejärjestelmää varten on luotu ohjeistukset, jotta käyttäjät pystyisivät hyödyntämään järjestelmää parhaalla mahdollisella tavalla. Tässä dokumentissa esitellään järjestelmän perustoiminnot ja annetaan ohjeet, joiden avulla admin-käyttäjä voi muokata järjestelmän sisältöä. Tietoturvan takaamiseksi tietyt osat ohjeistuksien kuvista on peitetty. 1

5 LIITE 4/5 KIRJAUTUMINEN JÄRJESTELMÄÄN 1. Avaa hyperlinkki... Huom! Mikäli linkki ei jostain syystä aukea, niin kopioi linkin osoite selaimeen. Avautuu seuraavanlainen kuva. 2. Syötä oma käyttäjätunnus sekä salasana, jonka jälkeen paina login. Alkuvalikko/Etusivu aukeaa. Alkuvalikko/Etusivu KUVA 1. Käyttöohjejärjestelmän etusivu/päävalikko (UPM:n dynaaminen käyttöohjejärjestelmä) 2

6 LIITE 4/6 JOHDANTO Kategoriat Valikko koostuu eri kategorioista, jotka ovat alapuolella olevassa kuvassa nähtävissä. Yläpaneelissa ne on aseteltu vierekkäin ja sivuvalikossa allekkain. Sivuvalikon linkit eivät toimi, joten muista käyttää yläpaneelista löytyviä valikoita. KUVA 2. Käyttöohjejärjestelmän kategoria näkymä (UPM:n dynaaminen käyttöohje) 3

7 Hierarkiat LIITE 4/7 Tässä kuvassa näet listan hierarkioista alasvetovalikossa, kun sekalaista - kategoriaa on klikattu kerran yläpaneelista. Hierarkia on käytännössä pääkansio, joka voi sisältää alikansioita eli alihierarkioita sekä dokumentteja. (KUVA 3. Kategorian alasvetovalikko UPM:n dynaaminen käyttöohje) Klikkaamalla alasvetovalikosta jotain hierarkiaa esim. tässä tapauksessa Testi hierarkiaa, niin avautuu uusi näkymä. Uusi näkymä näkyy alla olevassa kuvassa. Vasemmalta sivuvalikosta löytyy hierarkianäkymä, jossa on kategorian sisäiset hierarkiat listattuna. Keskellä sivua näkyy link info- sekä document info - näkymät. 4

8 LIITE 4/8 NÄKYMÄT Hierarkia -näkymä Tässä kuvassa näkyy vasen sivuvalikko eli hierarkia -näkymä. Hierarkianäkymässä on listattuna kategorian sisältämät hierarkiat, alihierarkiat ja niiden sisältämät dokumentit. Sivuvalikon vasemmassa sarakkeessa ovat hierarkiat ja oikealla dokumentit. Mikäli hierarkian edessä oleva kolmionuoli on sininen, klikkaamalla hierarkiaa sen alta löytyy alihierarkia. Kun nuoli on harmaa, hierarkiaa klikkaamalla avautuu suoraan sen sisältämä dokumentti, koska alihierarkiaa ei tällöin ole olemassa kyseisessä hierarkiassa. 5

9 Hierarkia toiminnot LIITE 4/9 Hierarkianäkymän ylävalikosta löytyy viisi linkkiä, joista jokainen sisältää eri toiminnon. Toiminnot: - New hierarchy = uuden hierarkian luominen - Search = hierarkioiden ja dokumenttien haku - Open all = avaa kaikki hierarkiat ja alihierarkiat - Close all = sulje kaikki hierarkiat ja alihierarkiat - Change to documents = hierarkianäkymä muuttuu dokumenttinäkymäksi KUVA Hierarkia näkymän ylävalikko 6

10 Dokumentti -näkymä LIITE 4/10 Dokumentti näkymä on valikko, jossa dokumentit ovat listattuna allekkain. Listassa dokumentit on jaettu eri dokumenttityyppeihin mm. ohjeet, raportit, kuvat, taulukot jne... 7

11 Link info -näkymä (Hierarkian tiedot ja muokkausmahdollisuudet) LIITE 4/11 Link info näkymä on valitun hierarkian informaatio ikkuna. Toiminnot: New doc.. = uusi dokumentti kyseisen kansion alle Link documents.. = linkitä tiedostoja kyseiseen kansioon Add hierarchy level = lisää uusi kansio Delete hierarchy level = poista kansio Copy link to Clipboard = kopioi linkki leikepöydälle Copy this hierarchy = kopioi kyseinen hierarkia Move hierarchies documents = siirrä kansioita tiedostoja Hierarchy security = kansion turvallisuus (EI KÄYTÖSSÄ) Publish/unpublish = julkaise/jätä julkaisematta Update = päivitä Huom! Jos kansio on aikanaan julkaistu, voit poistaa sen ja mahdolliset alikansiot vasta kun olet klikannut UnPublish. 8

12 Document info -näkymä (Dokumentin tiedot ja muokkausmahdollisuudet) LIITE 4/12 Toiminnot: Edit content = muokkaa sisältöä Modify metadata = muokkaa tietoja/sisältöä Preview = tiedoston esikatselu Accept = tiedoston hyväksyminen Delete document = poista tiedosto Remove link = poista linkitys/tiedosto kyseisestä kansiosta Huom! Remove link ei poista järjestelmästä kokonaan Jatkuu 9

13 LIITE 4/13 Huom! Et voi muokata tai poistaa tiedostoa hyväksymisen ( accept ) jälkeen. Mikäli olet hyväksynyt tiedoston ja haluat muokata tiedostoa, toimi seuraavasti! 1. Klikkaa alakulmasta painiketta new vers./rev.. new revision = pienempi muutos dokumenttiin, joka merkitään 2.1, 2.2 jne... new version = uusi versio, joka merkitään 2.0, 3.0 jne... Uusi versio/revisio luodaan järjestelmään. Copy as new = kopioi uutena New language vers.? 10

14 LIITE 4/14 DOKUMENTIT (TIEDOSTOT) Dokumentit ovat tiedostoja, jotka voivat sisältää tekstiä, kuvia, taulukkoja, kaavioita jne... Huom! Suosi dokumentteja lisätessä yleisiä tiedostomuotoja, jotta tiedostojen avaaminen onnistuu jokaisella laitteella. Dokumentin luominen HUOM! Dokumentin voi luoda kahdella tavalla: 1. Vaihtoehto 1. Mene hierarkianäkymään ja klikkaa linkkiä Change to documents. 2. Klikkaa dokumenttinäkymän ylävalikosta linkkiä Add new document. Avautuu seuraavalla sivulla esiintyvä Document info näkymä. 11

15 LIITE 4/15 3. Täytä lomakkeen kentät. Huom! Voit liittää dokumenttiin tiedoston koneeltasi valitsemalla Browse. 4. Viimeistele luonti valitsemalla Save. Käsitteitä: Title = dokumentin nimi Document type = Documentin tyyppi (raportti, kuva, sisäinen taulukko jne...) Category product = tuotteen kategoria Upload file = lataa tiedosto Browse = selaa Keywords = avainsanat Creator = luoja Current user = tämänhetkinen käyttäjä Link documents = liitä tiedostoja dokumenttiin 12

16 LIITE 4/16 2. Vaihtoehto 1. Valitse kansio johon haluat luoda uuden dokumentin. 2. Klikkaa halutun kansion link info näkymästä New doc under.. painiketta. Avautuu alla näkyvä document info näkymä. 3. Täytä lomake, kuten ensimmäisessä vaihtoehdossa. 4. Viimeistele dokumentin luominen klikkaamalla Save. 13

17 Dokumenttien lisääminen hierarkiaan LIITE 4/17 Käyttöohjejärjestelmään on mahdollista lisätä dokumentteja joko vanhaan jo olemassa olevaan hierarkiaan, tai sitten voidaan itse luoda uusi hierarkia ja lisätä kyseiset dokumentit sinne. - Mikäli esim. haluat lisätä uuden laitteen käyttöohjeet järjestelmään, täytyy sinun ensiksi luoda uusi hierarkia laitteelle, johon tiedot voidaan siirtää. - Jos taas haluat vain päivittää olemassa olevan hierarkian tietoja Esim. haluat päivittää järjestelmästä löytyvän laitteen käyttöohjeita, voit linkittää dokumentin kyseiseen hierarkiaan. Linkittäminen Kun haluat lisätä dokumentin hierarkiaan, toimi seuraavien ohjeiden mukaisesti. Oletuksena on, että hierarkia sekä dokumentti on jo luotu järjestelmään. 1. Valitse hierarkia hakemistosta hierarkia, johon haluat dokumentin lisätä. Esim. viereisessä kuvassa valitaan MK harj. kansio ja klikataan sitä. 14

18 LIITE 4/18 Valittuasi hierarkian näytölle avautuu seuraavanlainen link-info näkymä. 1. Klikkaa Link painiketta yllä olevan kuvan osoittamasta kohdasta. Avautuu alla oleva näkymä. 2. Käytä hakuvalikkoa (Search-linking document) löytääksesi halutut tiedostot tai vaihtoehtoisesti selaa suoraan listalta (Results) etsimäsi dokumentit. 15

19 LIITE 4/19 3. Valitse haluamasi dokumentit rastittamalla ne. 4. Klikkaa lopuksi näkymän alareunasta link selected - painiketta. Dokumentti/dokumentit löytyvät nyt valitsemastasi hierarkiasta. 16

20 Dokumenttien siirtely LIITE 4/20 Dokumentteja voi siirtää vain kansion sisällä. Tämä tarkoittaa sitä, että et voi siirtää dokumenttia kansiosta toiseen. 1. Valitse haluamasi hierarkia. 2. Klikkaa link info näkymästä move documents. 3. Klikkaa tiedostoa, jota haluat siirtää. 4. Siirrä tiedostoa kansion sisällä klikkaamalla kuvassa esiintyviä nuolia. 5. Kun olet siirtänyt tiedoston haluamallesi paikalle, paina Save changes. Huom! Jos haluat siirtää dokumentin toiseen kansioon, niin käytä linkittämistä! 17

21 Dokumentin kopioiminen LIITE 4/21 Dokumentin voi kopioida document info ikkunan alalaidasta löytyvän copy as new komennon avulla. 1. Klikkaa komentoa copy as new. 2. Muokkaa kopiota editorissa halutessasi ja valitse sen jälkeen save. Tämän jälkeen dokumentti -kopio löytyy vanhan alta. Huom! Muista täyttää punaisella tähdellä merkityt kohdat, muuten kopioiminen ei onnistu! 18

22 Dokumentin poistaminen LIITE 4/22 Huom! Mikäli dokumentti on hyväksytty, sen voi poistaa hierarkiasta ainoastaan Remove link painikkeesta. Huom! Et voi poistaa tiedostoa kokonaan järjestelmästä hyväksymisen ( accept ) jälkeen. 19

23 LIITE 4/23 HIERARKIAT (KANSIOT) Hierarkian luominen HUOM! Uusi hierarkia voidaan luoda kahdella tavalla: 1. Vaihtoehto 1. Valitse hierarkianäkymän ylävalikosta linkki New hierarchy ja klikkaa sitä kerran. Avautuu alla oleva Link info -näkymä. 2. Täytä näkymässä olevan määrittelylomakkeen jokainen kohta! 3. Viimeistele hierarkian luominen klikkaamalla Add new (luo uusi). Käsitteitä: Title = hierarkian nimi Description = kuvaus hierarkian sisällöstä Products = valitse kategoria johon hierarkia liittyy Place = Valitse paikka hierarkiaikkunasta, johon uusi hierarkia luodaan. 20

24 Paikkamääritykset: Below selected = alihierarkian/alikansion luominen hierarkia -valikosta valitun hierarkian alle After selected = Hierarkian luominen hierarkiaikkunasta valitun kohteen jälkeen Before selected = Hierarkian luominen hierarkiaikkunasta valitun kohteen edelle Add new = lisää uusi (hierarkia) Huom! Uutta hierarkiaa luodessa pitää täyttää kaikki lomakekentät! Mikäli jätät esim. description kohdan tyhjäksi, ei järjestelmä luo uutta hierarkiaa ollenkaan. Virheen sattuessa joudut aloittamaan hierarkian luomisen alusta. LIITE 4/24 Kun uusi hierarkia on luotu onnistuneesti avautuu seuraavanlainen näkymä. 21

25 LIITE 4/25 2. Vaihtoehto 1. Valitse link info näkymästä Add hierarchy level. Avautuu sama lomake kuin ensimmäisessä tavassa. 2. Täytetään lomake loppuun, kuten ensimmäisessä tavassa. 22

26 Hierarkian siirtäminen LIITE 4/26 Hierarkioita voi siirtää järjestelmän sisällä paikasta toiseen. Tämä onnistuu seuraavien ohjeiden avulla. 1. Klikkaa siirrettävän hierarkian link info näkymästä move hierarchies painiketta. 23

27 Hierarkian siirtäminen valikon sisällä LIITE 4/27 Jos haluat siirtää hierarkian paikkaa pelkästään valikon sisällä, niin toimi seuraavasti: 1. Klikkaa hierarkia valikosta kansiota, jonka läheisyyteen haluat siirrettävän hierarkian sijoittuvan. 2. Valitse jokin seuraavista paikka vaihtoehdoista: Below selected = Valitun kansion alle After selected = Valitun kansion jälkeen Before selected = Ennen valittua kansiota 3. Viimeistele siirto klikkaamalla YLÄREUNAN Save changes. Huom! Siirrettävä hierarkia näkyy valikossa sinisellä taustalla. 24

28 Hierarkian siirtäminen toiseen kategoriaan LIITE 4/28 1. Klikkaa alareunasta Select where to move nuolen kohdalta. Avautuu alasvetovalikko, jossa on listattuna järjestelmän kategoriat. 2. Klikkaa kategoriaa, johon haluat valitsemasi hierarkian siirtää. 3. Viimeistele siirto klikkaamalla ALAREUNASTA Save changes. 25

29 Hierarkian kopioiminen LIITE 4/29 Hierarkian voi kopioida, jolloin järjestelmä luo täysin samanlaisen hierarkian vanhan alapuolelle. Uuden hierarkian nimen perään tulee automaattisesti copy nimike, jonka voi halutessaan poistaa muokkaamalla tiedoston nimeä. 1. Valitse kopioitava hierarkia (löytyy hierarkia hakemistosta). 2. Klikkaa hierarkian link info näkymästä Copy this hierarchy. Huom! Järjestelmä heittää sinut tämän jälkeen automaattisesti ulos ja sinun täytyy kirjautua sisään uudestaan. Kopiointi tapahtuu tästä järjestelmävirheestä huolimatta! Kun kopiointi on suoritettu loppuun onnistuneesti, näkyy alkuperäisen tiedoston alapuolella kopio. Huom! Hierarkian kopioiminen ei kopio kansion sisältämiä dokumentteja! Se kopioi pelkästään uuden samanlaisen kansion. 26

30 Hierarkian poistaminen LIITE 4/30 Huom! Kun kansiota poistetaan, järjestelmä kysyy halutaanko kaikki mahdolliset alikansiot myös poistaa pysyvästi. Huom! Jos kansio on aikanaan julkaistu, voit poistaa sen ja mahdolliset alikansiot vasta kun olet klikannut link info näkymästä UnPublish. 27

31 LIITE 4/31 Valitse mitkä kansiot haluat poistaa julkaisusta. Tämän jälkeen voit poistaa kansion/kansiot. 28

32 LIITE 4/32 KUVADOKUMENTIN LISÄÄMINEN JÄRJESTELMÄÄN Kun haluat lisätä järjestelmään kuvadokumentin, toimi seuraavasti: 1. Lisää uusi dokumentti 29

33 LIITE 4/33 2. Valitse tiedostomuodoksi (document type) Kuvat. 3. Etsi ja lataa tiedosto koneeltasi valitsemalla Choose file. 4. Mikäli haluat linkittää jonkun tiedoston kuvadokumenttiin, valitse haluamasi tiedostot lisäasetuksien (Advanced options) kohdasta Link documents. 5. Viimeistele kuvadokumentin luominen tallentamalla luotu dokumentti. Tallentaminen onnistuu klikkaamalla save painiketta. 30

34 Kuvadokumentin muokkaaminen LIITE 4/34 1. Mene haluamasi kuvan document info näkymään. 2. Klikkaa oikeasta yläreunasta Modify Image painiketta. 31

35 LIITE 4/35 Aukeaa ylhäällä esiintyvä näkymä. 3. Voit muokata kuvaa näkymän eri vaihtoehdoista. 4. Ennen muokkauksen tallentamista, voit esikatsella muokattua versiota klikkaamalla Update Prevew. 5. Klikkaa lopuksi Save Changes muokkauksen loppuun saattamiseksi. 32

36 LIITE 4/36 Jos haluat muokata kuvan tietoja toimi seuraavasti: 1. Klikkaa document info näkymästä Modify metadata painiketta. 2. Muuta tiedot. 3. Lopuksi tallenna muutokset klikkaamalla Save. Kuvadokumentin nimen vaihtaminen sekä uusien elementtien (kuvan, tekstin jne...) lisääminen tapahtuu seuraavasti: 1. Valitse Document info näkymästä Edit content. avautuu alla esiintyvä ikkuna. 2. Jos haluat vaihtaa kuvadokumentin nimen, klikkaa title Edit ja tallenna muutos klikkaamalla Save. 3. Jos haluat lisätä uuden elementin, klikkaa New element kohdan mustaa nuolta. Valitse haluamasi elementti ja tallenna se lopuksi Save painikkeesta. 33

37 LIITE 4/37 TAULUKON LISÄÄMINEN JÄRJESTELMÄÄN 1. Aloita klikkaamalla link info näkymästä New doc under Valitse dokumentti muodoksi Sisäiset taulukot. 3. Täytä lomakkeen pakolliset kohdat. 4. Tallenna klikkaamalla Save. 34

38 LIITE 4/38 Avautuu alla näkyvä taulukon luonti ikkuna. 5. Täytä kohdat haluamallasi tavalla ja viimeistele taulukon luonti klikkaamalla Save. 35

39 LIITE 4/39 6. Näet luodun taulukon ja voit muokata sitä edelleen. 7. Tallentamisen jälkeen voit esikatsella taulukkoa. Jos haluat muokata taulukkoa uudestaan, klikkaa Modify. 8. Tee tarvittavat muutokset ja tallenna uudestaan. Huom! Muokkaa taulukko tässä vaiheessa lopulliseen muotoon, sillä poistuttuasi esikatselu -ikkunasta et voi enää muokata taulukkoa. 36

40 Ulkoisen taulukon lisääminen järjestelmään LIITE 4/40 Mikäli haluat tuoda koneelta valmiin taulukon järjestelmään, toimi seuraavasti: 1. Klikkaa haluamasi kansion link info näkymästä New doc Valitse dokumentin muodoksi Ulkoiset taulukot. 3. Etsi ja tuo haluamasi valmis taulukko koneelta klikkaamalla Choose File painiketta. 4. Täytä lomake ja viimeistele ulkoisen taulukon luominen klikkaamalla Save. Huom! Suosi taulukoita, jotka voidaan avata esim. wordilla, adobella tai excelilla. 37