SMT / SUOMEN MATKATOIMISTO OY Y-TUNNUS / FO-NUMMER / BUSINESS ID

Transkriptio

1 Matkustajatietokanta perustuu asiakkaan ja Matkatoimisto SMT:n väliseen asiakasnumero- ja laskutushierarkiaan (yhteisöhierarkia). Matkustajatiedot (profiilit) hallinnoidaan Online -palvelussa, johon kirjaudutaan portaalin kautta. Uudet matkustajaprofiilit luodaan joko Matkustajan, Matkanvaraajan (Määritetty matkanvaraaja) tai Profiilihallinnoijan toimesta. Matkustajilla ja Matkanvaraajilla on oikeus päivittää profiilitietoja. Profiilihallinnoijalla on velvollisuus pitää yllä tietokantaa antamalla matkanvaraajaoikeuksia, siirtämällä henkilöitä yhteisöstä toiseen sekä poistamalla tarpeettomat profiilit. Matkustajatietokannan oikeellisuus ja päivitys on asiakkaan vastuulla. SMT:n asiakaspalvelu tunnistaa ja on oikeutettu tekemään matkavarauksia asiakkaan profiilin perusteella. UUDEN PROFIILIN LUOMINEN Aloita klikkaamalla ao. painiketta SMT:n portaalissa tai klikkaa saamaasi https-osoitetta. Lisää avautuvaan ikkunaan yksikkökohtainen rekisteröitymistunnus ja paina Jatka. Luo uusi käyttäjä Tähdellä merkityt kentät on pakollisia täyttää. Tunnussana / Passkey: syötä kenttään rekisteröitymistunnus. Etunimi / First name: etunimi tulee olla samalla tavalla kirjoitettu kuin matkustajan passissa. Sukunimi / Last name: sukunimi tulee olla samalla tavalla kirjoitettu kuin matkustajan passissa. Käyttäjätunnus / Login name: käyttäjätunnus on käyttäjän sähköpostiosoite. Salasana / Password: salasanan voit valita itse. Se voi olla 8-20 merkkiä pitkä ja pitää sisältää sekä kirjaimia (min 4 merkkiä) että numeroita (min 2 merkkiä). Toista salasana / Verify password: vahvista antamasi salasana. Puhelin/työ / Business phone: matkustajan työpuhelinnumero kansainvälisessä muodossa Työpuhelimen alanumero / Business phone extension: ei tarvitse täyttää. Ensisijainen sähköpostiosoite / Primary address: ilmoittamaasi sähköpostiosoitteeseen lähtee vahvistus varauksista, muutoksista ja peruutuksista sekä sähköiset matkadokumentit. Lisää kuvassa näkyvä tekstivarmenne ja paina Valmis / Done. Hyväksy salassapitolauseke Olet rekisteröitynyt / rekisteröinyt matkustajan SMT:n asiakkaaksi. Saat lisätietoa matkavarauksiin liittyvistä asioista ja voit täyttää muut matkustajatiedot (profiili). Sinun tulee hyväksyä rekisteröityminen Hyväksy / Accept painikkeella.

2 Matkustajan tiedot Tähdellä merkityt kentät on pakollisia täyttää. Titteli / Salutation: ilmoita matkustajan sukupuoli (MR = mies, MS = nainen) Toinen etunimi tai sen alkukirjain / Middle Initial or Middle Name: mm. USA:n viranomaiset tarvitsevat matkustajan toisen nimen Sukupuoli / Gender: mm. USA:n viranomaiset tarvitsevat tiedon sukupuolesta. Syntymäaika / Date of Birth: ilmoita matkustajan syntymäaika mm. laivamatkustusta sekä USA:n viranomaisia varten Matkapuhelin 1 / Mobile Phone 1: ilmoita matkapuhelinnumero (kansainvälisessä muodossa ), josta matkustajan tavoittaa mahdollisen poikkeustilanteen sattuessa Kansalaisuus: Lisää kansalaisuus HUOMIO Portaalin käyttöoikeuskoodi/portal user right code: 2478 = Luo käyttäjälle roolin BROWSER. Käyttäjä ei pääse varaamaan eikä omaan profiiliin = Luo käyttäjälle roolin BOOKER. Käyttäjä voi tehdä varauksia itselle ja pääsee omaan profiiliin = Luo käyttäjälle roolin ARRANGER. Käyttäjä voi tehdä varauksia itselle ja muille ja pystyy muokkaamaan omaa ja matkustajien profiileja. Tämä tunniste tulee olla myös profiilihallinnoijan profiiliin tallennettuna. Matkanvaraajaoikeuksia varten (ARRANGER) pääkäyttäjän tai profiilihallinnoijan pitää käydä antamassa lisäoikeudet jo luodulle käyttäjälle alla kuvatun mukaisesti (ks. Profiilin muokkaaminen). Tallenna profiili Tallenna / Save painikkeella. Jos et ole täyttänyt kaikkia vaadittavia tietoja, antaa palvelu sinulle virheherjan. Täytä tallenna profiili uudelleen. merkityt tiedot ja Suosittelemme täyttämään profiilin mahdollisimman kattavasti.

3 PROFIILIN MUOKKAAMINEN TAI POISTAMINEN Matkustaja pääsee tekemään muutoksia omaan profiiliinsa. Matkanvaraaja pystyy muokkaamaan omaa sekä matkustajiensa profiileja. Profiilin päivitys tehdään Profiili / Profile välilehdellä. Profiilin päivitys ei päivitä uusia tietoja aiemmin tehtyihin varauksiin. Päästäksesi poistamaan tai siirtämään profiileja yhteisöstä toiseen, tulee sinun kirjautua palveluun sisään henkilökohtaisilla tunnuksillasi. Klikkaa portaalissa Kirjaudu muuhun yhteisöön kuvaketta: Suosittelemme valitsemaan avautuvasta pudotusvalikosta pääyhteisön (nimi päättyy - NO PAX), jolloin näet yrityksen koko hierarkian ja sen alla olevat kaikki profiilit. Valitessasi pudotusvalikosta jonkin yksittäisen yksikön/yhteisön näet vain sen alla olevat profiilit. Siirrettäessä profiili yksiköstä toiseen on aina kirjauduttava pääyhteisöön. Siirry Pääkäyttäjä / Admin välilehdelle. Klikkaa nimiriviä (muuttuu siniseksi) ja jatka (Seuraava / Continue). Poistaessasi profiilin laita ruksi roskakori kuvan kohdalle ja paina Poista / Delete. Listaus olemassa olevista matkustajaprofiileista saadaan valitsemalla alasvetovalikosta se Yhteisö / Community, jonka matkustajat halutaan listata ja painamalla Hae. Jos profiileja on yhteisössä 200, tulee hakua rajoittaa esim. hakemalla sukunimikentässä; A kaikki A-lla alkavat henkilöt, B B:llä alkavat jne. Klikkaa nimiriviä (muuttuu siniseksi) ja paina Seuraava-painiketta kaksi kertaa kunnes olet profiilisivulla. Tee tarvittavat muutokset ja tallenna profiili.

4 PROFIILIN SIIRTÄMINEN YKSIKÖSTÄ TOISEEN Jos olet kirjautunut pää-yhteisöön (nimi päättyy - NO PAX), voit siirtää matkustajan yhteisöstä toiseen. Siirry Pääkäyttäjä-välilehdelle. Klikkaa nimiriviä (muuttuu siniseksi) ja jatka (Seuraava / Continue). Valitse uusi yksikkö Kotiyhteisö-pudotusvalikosta ja valitse Seuraava-painike. Vaihda myös Matkustaja-rooli uuden yksikön mukaiseksi (sekä mahdollinen matkanvaraajarooli). Antaessasi rooleja käytä ainoastaan seuraavia: Profiilihallinnoija / Profile Manager = oikeus luoda uusia ja muokata tai poistaa olemassa olevia profiileja. Matkustaja / Traveller = matkustaja (oikeus tehdä matkavarauksia itselleen). Määritetty matkanvaraaja / Appointed Travel Arranger = matkanvaraaja (oikeus tehdä matkavarauksia toisille). Valitse Seuraava-painike. Valitse lopuksi Valmis-painike. ROOLIEN LISÄÄMINEN (ESIM. MATKANVARAAJA) Kirjaudu pääyhteisöön (nimi päättyy - NO PAX) ja siirry Pääkäyttäjä-välilehdelle. Klikkaa nimiriviä (muuttuu siniseksi) ja paina Seuraava / Next-painiketta kaksi kertaa.

5 Lisää tarvittavat roolit: Profiilihallinnoija / Profile Manager = oikeus luoda uusia ja muokata tai poistaa olemassa olevia profiileja. Matkustaja / Traveller = matkustaja (oikeus tehdä matkavarauksia itselleen). Määritetty matkanvaraaja / Appointed Travel Arranger = matkanvaraaja (oikeus tehdä matkavarauksia toisille). Valitse Seuraava-painike. Ennen kuin tallennat profiilin Valmis-painikkeesta, tarkistathan, että Portaalin käyttöoikeuskoodi on uuden roolin/uusien roolien mukainen: 2478 = Luo käyttäjälle roolin BROWSER. Käyttäjä ei pääse varaamaan eikä omaan profiiliin = Luo käyttäjälle roolin BOOKER. Käyttäjä voi tehdä varauksia itselle ja pääsee omaan profiiliin = Luo käyttäjälle roolin ARRANGER. Käyttäjä voi tehdä varauksia itselle ja muille ja pystyy muokkaamaan omaa ja matkustajien profiileja. Tämä tunniste tulee olla myös profiilihallinnoijan profiiliin tallennettuna.