LOPPURAPORTTI Kirjurin säilytysaikatyöryhmä

Transkriptio

1 LOPPURAPORTTI Kirjurin säilytysaikatyöryhmä

2 Sisällys 1. Yleiskuvaus Tausta Keskeiset käsitteet Keskeiset säädökset Tavoitteet ja hyödyt Työryhmä Jäsenet ja työskentely Aikataulu, resurssit ja kustannukset Dokumentointi ja viestintä Työryhmän esitys Kirkonkirjojenpidon uusi arkistonmuodostussuunnitelmamalli Kirjuri ja sähköinen säilytys Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen arkistointi Yhteenveto säilytysaikoihin tehdyistä muutoksista perusteluineen Työryhmän suositus tarvittavista toimenpiteistä Liitteet... 16

3 1. Yleiskuvaus Kirjurin säilytysaikatyöryhmä perustettiin Suomen evankelis-luterilaisen kirkon yhteisen jäsentietojärjestelmän eli Kirjurin ja kaikkien kirkonkirjojenpitoon liittyvien tietojen säilymisen varmistamiseksi. Työryhmän työskentelyn tavoitteeksi asetettiin jäsentietojärjestelmän tiedonhallinnan määrittely ja järjestelmän uudistaminen vastaamaan näitä määrityksiä. Käytännön tehtäväksi asetettiin Kirkkohallituksessa vuosina laaditun seurakuntien malli-arkistonmuodostussuunnitelman kirkonkirjoja ja jäsentietoja koskevan osuuden uudistaminen. Työryhmän tavoitteena oli siten edistää seurakuntien asiakirjahallintaa myös Kirjuri-järjestelmää laajemminkin. Työryhmän keskeinen tehtävä oli määritellä uudelleen kirkonkirjojen ja kaikkien kirkon jäsenyyteen liittyvien jäsentietojen käsittelysäännöt. Työtä varten työryhmä perehtyi huolellisesti voimassaolevaan malliarkistonmuodostussuunnitelmaan ja tätä vanhempiin arkistosääntöihin. Työskentelyn alkuvaiheessa linjattiin, että säilytysajoissa on pyrittävä yhdenmukaisiin käytäntöihin maistraattien kanssa. Tätä varten työryhmän puheenjohtaja oli säännöllisesti yhteydessä maistraattien AMS-päivityksestä vastuussa olevan kehittämispäällikkö Aila Heusalan (Itä-Suomen aluehallintovirasto) kanssa. Toisena keskeisenä reunaehtona säilytysaikojen määrittelyssä työryhmä piti lainsäädäntöä, johon liittyvät kysymykset selvitettiin. Julkisuusarvot määriteltiin sen mukaan, onko asiakirjatietoa lähestyttävä väestötietolain (661/2009) vai henkilötietolain ja julkisuuslain (621/1999) näkökulmasta. Henkilötietolaki määrittää arkaluonteisiksi tiedoiksi mm. uskonnollisen vakaumuksen (HenkL 11 ). Julkisuuslakia (esim. JulkL 31 ) sovelletaan kun on kyse (kirkon) jäsentietoasioista, mutta väestötietolakia (esim. VäestötietoL 45 ) kun on kyse seurakunnan hoitamasta viranomaistehtävästä väestötietoasioissa. Esim. kummitiedot ovat asioita, joita on vain jäsentietoasioissa eli ne eivät ole väestötietoa. Joidenkin asiakirjojen (kastetta, esteiden tutkintaa, vihkimistä ja kuolemaa koskevat kirkolliset ilmoitukset) säilytysajan peruste otettiin rikoslaista, jossa syytteen nostamisen määräaika on viisi vuotta väärinkäytöstapauksissa (RL 38:1 2, 40:5). Työryhmä piti seurakuntien kannalta tärkeänä, että niiden työn helpottamiseksi ja yhtenäisten käytäntöjen turvaamiseksi laadittu kirkonkirjojenpidon malli-ams uudistetaan vastaamaan seurakuntien yhteisen tietojärjestelmän aikaista nykytilannetta. Työryhmä piti työskentelynsä alusta lähtien tarpeellisena, että kaikki sen tekemät ratkaisut kuten malli-ams:aan ja säilytysaikoihin tehtävät muutokset myös perustellaan. 1

4 Kirjurin käyttöönottovaiheessa seurakuntien virastonhoidon prosesseihin tuli uusi toimenpide: asiakirjojen skannaaminen Kirjuri-järjestelmään. Skannauksesta ei kuitenkaan vuoden 2012 aikana saatu riittävää ohjeistusta. Sen takia skannaaminen ei toteutunut ainakaan käyttöönoton alkuvaiheessa, vaan aikaisintaan helmikuusta 2013 alkaen, jolloin skannausohje saatiin valmiiksi. Tälläkin hetkellä on olemassa epävarmuus, onko asiakirjojen skannaamisessa noudatettu Kirkkohallituksen antamaa skannausohjetta. Pakotetun skannauksen vaatiminen on työryhmän mielestä käyttökelpoinen ratkaisu eli ohjelma ei lähettäisi tietoa esim. maistraattiin ilman, että skannaus on tehty ja asiakirja on liitetty järjestelmään. Toteutuksen tekniset edellytykset on selvitettävä erikseen. Tarvittaessa skannausprosessia voidaan kuitenkin edistää tiedottamalla, esimerkiksi skannausohjeen päivityksen yhteydessä. Säilytysaikatyöryhmän työskentelyyn liittyen käytiin läpi muutamia kirkollisiin toimituksiin liittyviä keskeisiä asiakirjallisia prosesseja: kaste, kirkkoon liittyminen, avioliiton esteiden tutkinta ja vihkiminen. Prosessien tarkka kuvaaminen on tärkeää johdonmukaisten ja yhtenevien toimintatapojen löytämiseksi. Se on tärkeää myös sen takia, että asiakirjojen tallentaminen sähköiseen järjestelmään saattaa olla mahdotonta, jollei prosessi toimi oikein. Jos prosessinkulusta poiketaan, asiakirjatietoja saattaa jäädä kokonaan syntymättä, kuten esimerkiksi avioliiton siunaamisessa (ilmoitus avioliiton siunaamisesta). Sähköisten asiointipalveluiden liittäminen tulevaisuudessa Kirjuri-järjestelmään asettaa lisätarpeita prosessien kuvaamiselle ja tiedonohjaukselle sekä metatietojen määrittämiselle. Kastetta koskeva prosessikuvaus oli tehty jo Kirkkohallituksen tehtäväluokitustyöryhmän yhteydessä eikä säilytysaikatyöryhmä nähnyt tarpeelliseksi muuttaa tätä prosessikuvausta. Kirkkoon liittymistä ja avioliiton esteiden tutkintaa sekä vihkimistä koskevat prosessit pyrittiin laatimaan hyvin tarkasti ja kirjaamaan niihin olennaiset asiakirjalliset tiedot säilytysaikoineen, julkisuusluokkineen, salassapidon perusteineen jne. 2. Tausta Kirkonkirjoilla on Suomen evankelis-luterilaisessa kirkossa ollut 1600-luvulta lähtien erittäin tärkeä merkitys seurakuntien pastoraalisessa työssä. Kirkon tehtävä on huolehtia jäsenistään eikä se voi vastuullisesti hoitaa tätä tehtävää, ellei sillä ole riittäviä ja ajantasaisia tietoja jäsenistään. 2

5 Suomen evankelis-luterilainen kirkko otti vuoden 2012 aikana (käyttöönotto vaihteli seurakunnittain) käyttöön kirkon yhteisen jäsentietojärjestelmän, Kirjurin. Seurakuntien ja keskusrekisterien omien jäsentietojärjestelmien tiedot konvertoitiin yhteiseen järjestelmään. Kirjuri sisältää tietoja ainakin kolmessa työryhmän kannalta relevantissa eri muodossa. Ensimmäinen muoto on tietojärjestelmään syötettävät tai vanhoista järjestelmistä konvertoidut tiedot. Tämän lisäksi (Kirjuri Digi) järjestelmään kuuluvat kuvatiedostoiksi digitoidut ja indeksoidut kirkonkirjat. Kolmantena muotona järjestelmässä ovat niin sanottujen väestörekisteri-ilmoitusten PDF-muotoon skannatut A4-kokoiset dokumentit, jotka liitetään järjestelmään henkilön tietoihin/tapahtumiin. Jokainen seurakunta tai seurakuntayhtymä vastaa itse arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) laatimisesta, joten Kirkkohallitus voi laatia vain mallin tai ohjeen. Käytännössä seurakunnat tulevat kuitenkin käyttämään malli-ams:aa lähes sellaisenaan. Sen takia malli-ams on laadittava erityisen vastuullisesti. 3. Keskeiset käsitteet Raportissa käytetään seuraavia asiakirjahallinnan ja kirkonkirjojenpidon käsitteitä: AMS = arkistonmuodostussuunnitelma (asiakirjatietojen elinkaarenhallinta, pitää sisällään mm. säilytysajat, säilytyspaikat) eams = TOS = THS = sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma, tiedonohjaussuunnitelma, tiedonhallintasuunnitelma. Näitä käytetään sähköisten järjestelmien tiedonohjauksessa ja ovat AMS:aa laajempia siten, että niissä on kuvattu asiakirjatietojen lisäksi asiankäsittelyprosessit. SÄHKE = Arkistolaitoksen normi sähköisestä pysyväissäilyttämisestä. PDF/A = ISO-standardin mukainen PDF-tiedoston muoto pitkäaikaissäilytykseen. Arkistonmuodostaja ja rekisterinpitäjä; seurakuntien jäsentietoon liittyvien asiakirjojen ja Kirjurissa olevien tietojen osalta seurakunnat ovat arkistonmuodostajia. Kirkkohallitus ei ole kirkonkirjojenpidossa arkistonmuodostaja, vaikka Kirjuri-järjestelmän tekninen toteutus kuuluukin Kirkkohallitukselle. Seurakunnat toimivat myös rekisterinpitäjinä (Kirkkolain 16. luku 5 ) ja kirkkohallitus vastaa jäsenrekisterin sähköisten tietojen säilyttämisestä. Säilyttäminen ja tallentaminen; seurakunnat huolehtivat tietojen tallentamisesta yhteiseen jäsentietojärjestelmään, kirkkohallitus säilyttää. Lokien valvonta on kirkkohallituksen vastuulla. 3

6 Kirjuriin vietävistä digikuvista vastaa seurakunta, kunnes ne ovat Kirjuri-järjestelmässä. Kun tieto on viety järjestelmään, sen säilyttäminen on kirkkohallituksen vastuulla. Digiaineiston datanauhoista kirkkohallitus säilyttää kahdet varmuusnauhat. Seurakuntien on kuitenkin säilytettävä digiaineiston varmuuskopiot itsellään toistaiseksi. Kirkkohallitus vastaa säilytysaikojen määrittelystä, lokitiedoista ja käyttöoikeuksista rekisteriin. Työryhmä piti tärkeänä vastuukysymysten määrittelyä, jotta vältytään ongelmatilanteilta. Kirkonkirjojen säilyttämiseen liittyvät kirkkolain 16. luvun 9 ja 12. Kirjurin säilytysaikatyöryhmän työskentelyä ajatellen keskeinen ajatus on ilmaistu kirkkolain 16. luvun 12. :ssä: kirkonkirjat säilytetään pysyvästi, jollei kirkkohallitus tämän luvun 11 :n 1 momentin nojalla erikseen tiettyjen tietojen tai asiakirjojen osalta toisin määrää. Historiakirjat; seurakuntaan kuuluvien syntyneiden ja kastettujen, kuulutettujen ja vihittyjen sekä kuolleiden ja haudattujen luettelot. Myös muuttaneiden luettelot katsotaan usein historiakirjoiksi. Väestötietojen kirjaamisjärjestelmässä on ollut toimintatapoina yleensä kaksi- ja kolmiportaisuus: 1) ilmoitukset, 2) luettelot, 3) pääkirjat. Pääkirja; rippikirja ja lastenkirja, myös naistenkirja luetaan pääkirjoihin. Jos on pidetty vain rippikirjaa, siihen on merkitty kaikenikäiset; jos on lisäksi pidetty lastenkirjaa, rippikirjaan on merkitty yli 15-vuotiaat. Kirkonkirjoja ovat (kirkkolaki 16 luku 1 ): 1) kirkon yhteinen jäsenrekisteri, jota ylläpidetään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla; 2) manuaaliset kirkonkirjat. Manuaalisia kirkonkirjoja ovat ennen vuotta 2005 pidetyt pääkirjat, perhelehdet ja luettelot kastetuista, rippikoulun käyneistä ja konfirmoiduista sekä henkilöistä, joiden avioliiton esteistä on toimitettu tutkinta, avioliittoon vihityistä, kuolleista ja haudatuista, muuttaneista, kirkosta eronneista ja kirkkoon liittyneistä. Manuaalisia kirkonkirjoja ovat myös ennen uskontokuntien jäsenrekistereistä annetun lain (614/1998) voimaantuloa pidetyt kirkolliset väestörekisterit ja niihin kuuluvat asiakirjat. Tiedot, jotka on siirretty manuaalisista kirkonkirjoista jäsenrekisteriin, ovat osa jäsenrekisteriä. Skannattu aineisto; jäsentietoon liittyvien alkuperäisasiakirjojen skannatut PDF-tiedostot, jotka ovat luettavissa Kirjuri-järjestelmässä. Skannaamisesta on erillinen ohje; on kiinnitettävä huomiota siihen, että jos alkuperäiseen asiakirjaan tulee muutoksia, skannatun dokumentin tulee pitää yhtä korjatun asiakirjan kanssa. 4

7 Digitaalinen tai digitoitu asiakirja; digitaalinen asiakirja on sähköisessä muodossa oleva asiakirja. Asiakirja voi olla syntysähköinen, jolloin se on ollut elinkaarensa alusta saakka sähköisessä muodossa. Kirjurin tietokantaa voi valtaosin pitää tällaisena tietona. Kun analoginen asiakirja skannataan sähköiseen muotoon ja siihen liitetään tarvittavat metatiedot, konteksti tai indeksointi, asiakirja on digitoitu. Tällaista tietoa Kirjurissa ovat digitoidut kirkonkirjat sekä rekisteröintien yhteydessä skannattavat lomakkeet. 4. Keskeiset säädökset Kirkonkirjojen säilyttämisen kannalta keskeiset säädökset ovat kirkkolain (1054/1993) ja kirkkojärjestyksen ( /1055 v. 1993) 16 luvussa. Lisäksi on otettava huomioon henkilötietolaki (523/1999), laki väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalvelusta (661/2009), laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), laki uskontokuntien jäsenrekisteristä (614/1998), laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003), hallintolaki (434/2003) sekä arkistolaki (831/1994). Kirkkohallituksen AMS-malleja ei uudistettu, kun kirkon yhteinen jäsentietojärjestelmä Kirjuri otettiin käyttöön. Tällä hetkellä kaikki yhteiseen jäsentietojärjestelmään tallennetut tiedot säilytetään pysyvästi. Tietojen tarpeelliset ja säädetyt säilytysajat kuitenkin vaihtelevat. Säilytysaikojen määrittely tulee tehdä hallitusti, joka käytännössä tarkoittaa AMS:n pitämistä ajantasaisena. Tietojen pitkäaikainen säilyminen edellyttää hallittua tiedonohjausta. Tämä on yhtä tarpeellista riippumatta muodosta, jolla tietoja säilytetään. Kaikkien asiakirjatietoa sisältävien tietojärjestelmien tiedonhallinnan tulee perustua tiedonohjaukseen, jonka taustalla on TOS/eAMS. Erityisen tärkeää kirkon sisällä tämä on yhteisissä tietojärjestelmissä kuten Kirjurissa. Lisäksi tietojärjestelmien pitkäaikaisen ja pysyvän säilyttämisen tulee perustua Kansallisarkiston SÄHKE-normeihin ja julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan (JUHTA) JHS-suosituksiin. Työryhmä konsultoi työskentelynsä kuluessa arkistolaitoksen asiantuntijoita ja kävi ilmi, että rekisterijärjestelmältä ei nykyään edellytetä SÄHKEnormien täyttymistä. 5

8 Julkisuuslaissa (621/ ) määritelty hyvä tiedonhallintatapa edellyttää viranomaiselta, että asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta sekä tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä on huolehdittu asianmukaisella tavalla. Hyvän tiedonhallintatavan toteuttamista ohjataan julkisuuslain lisäksi asetuksella viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/ ), jossa määritellään, että asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin tallennettujen tietojen merkitystä arvioitaessa tulee käyttää hyväksi arkistolain (831/1994) tarkoittamaa arkistonmuodostussuunnitelmaa. Vuodesta 2008 alkaen seurakuntia ja seurakuntayhtymiä on ohjeistettu pitämään yllä arkistonmuodostussuunnitelmaa Kirkkohallituksen antaman mallin mukaisesti (Kirkkohallituksen yleiskirje 3/ ). Evankelis-luterilaisten seurakuntien ja seurakuntayhtymien arkistoista säädetään kirkkolaissa (1054/1993) ja kirkkojärjestyksessä (1055/1993). Arkistolakia (831/1994) ei sovelleta kirkollishallinnossa, mutta käytännössä arkistoinnin ja asiakirjahallinnon tehtäviä hoidetaan soveltuvin osin arkistolain määräysten mukaisesti. Työryhmä on pitänyt mielessään tämän perusasetelman ja toisaalta sen, että Suomen evankelis-luterilaisen kirkon pyrkimyksenä on siirtyä arkistolain alaisuuteen. Toisaalta työryhmän tiedossa on myös arkistolain uudistaminen, joka työryhmän toimikauden aikana oli vielä keskeneräisessä vaiheessa. 5. Tavoitteet ja hyödyt Työryhmän arvion mukaan seurakuntien resursseja säästetään, kun ne voivat perustaa arkistonmuodostussuunnitelmiensa päivittämisen Kirkkohallituksen ohjeistuksen varaan. On tärkeää, että esitetyt säilytysajat myös perustellaan. Yhteisillä ohjeilla voidaan taata, että seurakuntien arkistonmuodostussuunnitelmat ovat pääkohdiltaan ja keskeisten asiakirjojen osalta yhdenmukaiset. Seurakunnat tarvitsevat selkeitä ohjeita, joilla pyritään vähentämään tulkitsemiseen liittyviä riskejä. Keskitetyllä arvonmäärityksellä vähennetään sekä turhaa työtä että tarpeetonta säilyttämistä ja korostetaan tärkeiden asiakirjojen merkitystä. 6

9 Seurakuntien kirkonkirjojen ja jäsenyyteen liittyvien tietojen pitkäaikaissäilyminen tulee varmistaa. Jäsentiedot ovat välttämättömiä jäsenen oikeuksien ja velvollisuuksien kannalta mutta myös seurakunnan ja sen toiminnan näkökulmasta. Jäsentiedot ja niitä sisältävät asiakirjat ovat keskeisiä myös historiantutkimuksen näkökulmasta. Tärkeä näkökulma arkistonmuodostussuunnitelmaan ja tiedonohjaukseen on myös lainsäädännön noudattaminen; esim. seurakunnan tulee hävittää sellaiset henkilötiedot, joita sillä ei ole oikeutta säilyttää. Projektisuunnitelmassaan työryhmä asetti tavoitteekseen Kirjurin tiedonhallinnan varmistamisen, merkittävän historiallisen aineiston vastuullisen säilyttämisen, kirkonkirjojenpidon malli-ams:n päivittämisen, digitoitujen kirkonkirjojen tiedonhallinnan määrittelyn, edellytysten lisäämisen tietojen säilyttämiselle yksinomaan sähköisessä muodossa, Kirjurista tarvittavien raporttien selvittämisen, seurakuntien toimintatapojen yhtenäistämisen sekä Kirjurin korjaustarpeiden määrittelyn työryhmän työn mukaiseksi. Lisäksi malli-ams:ssa määriteltävistä metatiedoista tavoitteeksi asetettiin erikseen asiakirjojen säilytysaikojen, julkisuusluokkien, salassapitoperusteiden, säilytysmuotojen, säilytyspaikkojen ja henkilötietoluonteen määrittelyt. Käytännössä keskeisimmät tavoitteet oli mahdollista saavuttaa malli-ams:n uudistamisella ja Kirjurin määrittelyiden korjaamisella uuden dokumentaation mukaisiksi. Työryhmä piti tärkeänä noudattaa eams-työryhmän tekemää seurakuntien yhteistä tehtäväluokitusta, joka on laadittu harkitusti ja yhdessä lukuisten asiantuntijoiden kanssa. Malli-AMS:aan lisättiin tästä syystä tehtäväluokat jokaisen asiakirjan kohdalle. Työryhmä arvioi, että se on annetun määräajan puitteissa kyennyt toteuttamaan sille annetun tehtävän. Työryhmän työskentelyn tuotoksena syntyvät dokumentit, erityisesti kirkonkirjojenpidon malli-ams mahdollistavat seurakunnissa hyvän tiedonhallintatavan, ohjaavat oikeaan arvonmääritykseen ja huolehtimaan tärkeiden asiakirjojen säilyvyyden. Työryhmän näkökulmasta loppuraportti liitteineen täyttää ne tavoitteet, jotka työryhmän työskentelylle on asetettu. 7

10 6. Työryhmä 6.1. Jäsenet ja työskentely Työryhmän puheenjohtajaksi nimettiin keskusrekisterin johtaja Veijo Koivula Oulun seurakuntayhtymästä ja jäseniksi toimistosihteeri Anja Heikkilä Riihimäen seurakunnasta, asiakirjahallinnan suunnittelija Elena Iso-Pietilä Espoon seurakuntayhtymästä, palveluesimies Mika Kolu Helsingin seurakuntayhtymästä, rekisterijohtaja Riikka Ryökäs Kirkkohallituksesta, palvelukeskuksen päällikkö Gun Toivonen Tampereen seurakuntayhtymästä sekä sihteeriksi arkistonhoitaja Johanna Mela Kirkkohallituksesta. Työskentelyn alkuvaiheessa työryhmän varapuheenjohtajaksi valittiin Mika Kolu ja samalla sovittiin, että puheenjohtajat ja sihteeri toimivat työryhmän kokousten välissä työvaliokuntana, joka huolehtii asioiden eteenpäinviemisestä. Työryhmä katsoi, että työryhmän sisältä löytyi riittävä asiantuntemus asiakirjahallinnosta, kirkonkirjojenpidosta ja Kirjuri-järjestelmästä ja sen päivittäisestä käytöstä sekä kirkonkirjojenpitoa koskevasta lainsäädännöstä. Työryhmä piti välttämättömänä mahdollisimman tiivistä yhteistyötä maistraattien asiakirjahallinnon sekä arkistolaitoksen asiantuntijoiden kanssa. Sähköpostitse ja puhelimitse pidettiin yhteyttä maistraattien arkistonmuodostussuunnitelmaa päivittävään työryhmään ja erityisesti sen puheenjohtajaan, Aila Heusalaan. Näin pyrittiin varmistamaan, että seurakuntien AMS-malli kirkonkirjojenpidon osalta tulee olemaan mahdollisimman pitkälle linjassa maistraattien AMS:n kanssa. Kansallisarkiston asiantuntijoita (Raili Oittinen, Markku Merenmies, Nina Eerikäinen) kuultiin sekä paperimuodossa säilytettävien asiakirjojen arvonmäärityksen ja säilytyksen osalta että Kirjurin sähköisen säilytyksen edellytyksistä. Työryhmä kokoontui työskentelemään Kirkkohallitukseen yhdeksän kertaa. Kokoukset ovat olleet koko päivän mittaisia. Työryhmän sihteeri laati jokaisesta kokouksesta yksityiskohtaisen muistion. Muistioihin on pyritty kirjaamaan työskentelyn aikana tehtyjen ratkaisujen perusteita, jotta nämä ovat myöhemminkin luettavissa, tutkittavissa ja arvioitavissa. Tämä on erityisen tärkeää siksi, että AMS:n 8

11 päivittäminen ja Kirjurin tiedonhallintaan liittyvät määrittelyt ovat jatkuva prosessi, joka ei lakkaa työryhmän työn loputtua. On syytä olettaa, että perusteluille on käyttöä lähivuosien aikana järjestelmän kehityksen jatkuessa ja toisaalta malli-ams:n sekä asianhallinnan uudistamisen yhteydessä Aikataulu, resurssit ja kustannukset Työryhmä perustettiin virastokollegion päätöksellä Varsinainen työskentely aloitettiin ja projektisuunnitelma hyväksyttiin työryhmän kokouksessa Työryhmän ensimmäisessä kokouksessa sovittiin työryhmän kokousten ajankohdat ja laadittiin tavoiteaikataulu siitä, miten työryhmälle annettu tehtävä tulee hoidetuksi määräajassa. Alkuperäisestä suunnitelmasta on pystytty pitämään kiinni ja työryhmä jättää loppuraporttinsa suunnitellussa aikataulussa. Työryhmällä ei ole ollut sen ulkopuolisia resursseja. Työryhmän jäsenet ovat pääsääntöisesti pystyneet osallistumaan hyvinkin täysipainoisesti sovittuihin kokouksiin. Lisäksi työryhmän jäsenet ovat sovitulla tavalla työstäneet joitakin asioita myös kokousten välisinä aikoina. Työryhmän kokouksissa on asiantuntijavieraina käynyt Kirkkohallituksen tietohallinnon ja seurakuntarekisterit-yksikön sekä arkistolaitoksen asiantuntijoita. Työryhmän työskentelystä on aiheutunut pelkästään kokouksiin osallistuneiden työryhmän jäsenten tarjoilu- ja matkakustannukset Dokumentointi ja viestintä Työryhmän kokouksista laaditut muistiot ja työryhmän muu dokumentaatio säilytetään työryhmän työskentelyn ajan Kirkkohallituksen ylläpitämässä Sharepoint-järjestelmässä. Työryhmän laatimat paperimuotoiset asiakirjat säilytetään pysyvästi Kirkkohallituksen päätearkistossa. Työryhmä laati toimikautensa aikana projektisuunnitelman, kokousmuistiot, loppuraportin, seurakuntien malli-ams:n (kirjonkirjojenpito) sekä kirkkoon liittymisen ja avioliittoon vihkimisen prosessikuvauksen. Työryhmä on informoinut työskentelystään ja sen etenemisestä Sakastissa (Suomen ev.lut. kirkon intranet) asiakirjahallinnon sivuilla. Työryhmän työskentelyn raportointi oli esillä myös rekisterijohtajien 9

12 kokouksissa syksyllä 2014 ja keväällä Työryhmän saama palaute ei ollut mainittavan runsasta. Kosketuspintaa seurakuntiin ja seurakuntayhtymiin pidettiin tärkeänä. Työryhmän jäsenet olivat myös suoraan yhteydessä joihinkin seurakunnissa ja seurakuntayhtymissä työskenteleviin asiakirjahallinnon osaajiin. 7. Työryhmän esitys 7.1. Kirkonkirjojenpidon uusi arkistonmuodostussuunnitelmamalli Työryhmä esittää, että sen laatima kirkonkirjojenpitoa koskeva AMS-malliluonnos (liite 1) hyväksytään seurakuntien asiakirjahallinnon ohjeistukseksi niin, että seurakunnille suositellaan kyseisen AMS-osion päivittämistä mallin mukaisesti. Kirkonkirjojen malli-ams:n jalkauttamista seurakuntiin tulee edistää informoinnilla Sakastissa, Kirkkohallituksen yleiskirjeellä, uutiskirjeillä sekä ainakin joiltain osin asiakirjahallinnon koulutuksissa. Tämän lisäksi työryhmä pitää välttämättömänä, että seurakuntien malli-ams tulee uudistaa kirkonkirjojen lisäksi myös muilta osin. Nykyinen vuosien aikana laadittu malli-ams ei ole enää ajan tasalla. Suurimmalla osalla Suomen ev.lut. kirkon seurakunnista ei ole käytössään sähköistä asianhallintajärjestelmää eikä ole myöskään näköpiirissä, että pienillä seurakunnilla olisi lähivuosina voimakasta tarvetta sähköiseen asianhallintajärjestelmään. Tämän takia Kirkkohallituksessa valmisteilla oleva eams ei palvele näitä seurakuntia, vaan edelleenkin on tarve paperimuotoisia asiakirjoja ja niiden säilytystä ohjaavalle malli-ams:lle. Nekin seurakunnat ja seurakuntayhtymät, jotka ovat ottaneet lähiaikoina tai ottavat käyttöönsä sähköisen asianhallintajärjestelmän, tarvitsevat päivitetyn ohjeistuksen järjestelmän käyttöönottoa edeltävälle ajalle. Kirkonkirjoja koskeva malli-ams sisältää myös joitakin takautuvia päätöksiä säilytysajoista. On todennäköistä, että uusi kokonaismalli-ams tulisi samalla tavalla sisältämään takautuvia päätöksiä säilytysajoista. Malli-AMS:n uudistamisen perusteena ovat myös ne muutokset, joita henkilöstö- ja taloushallinnon asiakirjojen käsittelyssä ja säilytyksessä on tullut Kirkon palvelukeskuksen perustamisen myötä. Seurakuntien resurssit eivät pääsääntöisesti riitä omatoimisesti AMS:n päivitykseen. Työn laadun ja ajantasaisuuden kannalta on tärkeää jatkaa malli-ams:n päivitystä viivytyksettä. Jotta tehtyä työtä ei 10

13 turhennettaisi, on seurakuntien kokonaismalli-ams päivitettävä siten, että se perustuu Kirkkohallituksen tehtäväluokitustyöryhmän valmistamaan ja Kirkkohallituksen hyväksymään tehtäväluokitukseen. Malli-AMS:n laatimista varten tulee perustaa työryhmä, jossa on riittävä seurakuntien edustus. Työryhmän tulee käyttää apuna seurakunnissa ja kirkkohallituksessa olevia työalojen asiantuntijoita. Tällä hetkellä malli-ams:t ovat osioita eikä niistä ole muodostettu kokonaisuutta, vaan se on jätetty seurakuntien tehtäväksi. Uudistettaessa kokonaisarkistonmuodostussuunnitelmaa on mielekästä tehdä se siten, että lopputuloksena on seurakuntien yhteiseen tehtäväluokitukseen perustuva AMS, joka sisältää kaikki seurakunnissa hoidettavat tehtävät sekä niissä syntyvät asiakirjat metatietoineen. Siinä vaiheessa, kun koko malli-ams on päivitetty ajantasaiseksi ja se noudattaa aiemmin hyväksyttyä tehtäväluokitusta, kirkonkirjoja koskeva osio tulee sijoittaa laaditun tehtäväluokituksen mukaiseen paikkaan. Siihen asti on noudatettava olemassa olevan malli-ams:n tehtävähierarkiaa. Työryhmän uudistama malli-ams hyväksytään ja saatetaan voimaan alkaen. Asiakirjahallinnollisesti kirkonkirjojenpito ei ole oma tehtävä, vaan se on osa laajempaa seurakuntatyön toimintoa ja kirkollisten toimitusten tehtävää. Liitteenä oleva kirkonkirjojenpidon malli-ams sisältää myös joitakin historiatietoja; työryhmä on pitänyt tärkeänä, että tähän asiakirjaan on koottu kirkonkirjojenpitoon liittyvien asiakirjojen historiaa siltä osin kuin sillä on olennaista merkitystä seurakunnissa asiakirjahallinnon näkökulmasta. Sama liite sisältää myös vuonna 2013 hyväksytyn tehtäväluokituksen tarkennuksen neljännelle ja viidennelle tehtävätasolle Kirjuri ja sähköinen säilytys Työryhmän työskentelyssä konsultoitiin arkistolaitoksen kehittämispäällikkö Raili Oittista. Hän kertoi arkistolaitoksen näkemyksistä sähköiseen ja paperiseen säilyttämiseen. Hän korosti Kirjurin olevan rekisterijärjestelmä, jolla on erilaiset säilyvyyskriteerit kuin asiankäsittelyjärjestelmillä. Tämän takia työryhmä pyysi arkistolaitoksen asiantuntijoita suorittamaan Kirjuri-järjestelmän katselmoinnin. Kehittä- 11

14 mispäällikkö Markus Merenmies ja ylitarkastaja Nina Eerikäinen kävivät katselmoimassa Kirjuri-järjestelmän Katselmoinnissa todettiin, että Kirjurin sisältämien digitoitujen kirkonkirjojen laatu on hyvä. Arkistolaitoksen edustajien näkemys on, että Kirjuri-jäsenrekisterin tietojen sähköinen säilyttäminen katsottiin mahdolliseksi. Sadan vuoden sisällä kaikki kuvatiedot ym. pitää muuttaa, mutta hallitusti tehtynä se tulee onnistumaan. Markus Merenmiehen mukaan Kirjuri on järkevästi hoidettu, keskitetty järjestelmä. Lisäksi todettiin, että PDF/A-tiedosto on hyvä talletusmuoto. Arkistolaitoksen näkökulmasta ei ole haitaksi, jos Kirjurista ei poisteta tietoja. Tutkimuksellisesti arvokas tieto tulee arvioida, kuten työryhmä on tehnyt ja tältä osin arkistolaitoksen tarpeiden osalta todettiin, että kaikille Kirjurin sisältämille tiedoille ei ole käyttöä. Arkistolaitoksella ei ole myöskään käytössä Kirjuri-liittymää eli tieto ei olisi luettavissa kuitenkaan missään vaiheessa järjestelmän ulkopuolelta. Arkistolaitoksen mukaan ei ole tarvetta säilyttää virkatodistustilauksia, erilaisia listauksia, kirkollisia ilmoituksia tai muita toiminnan avuksi tuotettuja raportteja tai listoja. Tällaisen turhan ja toissijaisen tiedon voi poistaa järjestelmästä. Arkistolaitoksen näkökulmasta on olennaisinta säilyttää henkilöhistorian keskeinen informaatio kokonaisena siten, että se voidaan tarpeen vaatiessa paketoida tiettyyn tietorakenteeseen. Työryhmä on tehnyt arvonmääritystyön Suomen evankelis-luterilaisen kirkon tarpeiden näkökulmasta. Työryhmä ei ole annetun toimiajan puitteissa pystynyt selvittämään, miten Kirjurin tietosisältöjen pysyväisarkistointi tapahtuu. Se jää Kirkkohallituksen tietohallinnon ja seurakuntarekisterit-yksikön selvitettäväksi. Työryhmä kuitenkin katsoo, ettei Kirjurin tiedonohjaus edellytä erillistä tiedonohjausjärjestelmää (TOJ). Työskentelyn aikana tuli lisäksi ilmi, että pysyväissäilytystä ei voi yhdistää Kirkkohallituksen asianhallintajärjestelmään. Myös varmuusnauhojen tallennus/uusimistiheys on varmistettava. VAPA on ainoa työryhmän tiedossa oleva sähköisen pysyväisarkistoinnin palvelu, toisena vaihtoehtona on mahdollisesti kuntien käytössä oleva Tiera. Myös tästä näkökulmasta on tärkeää, että Suomen evankelis-luterilainen kirkko siirtyy mahdollisimman pian arkistolain piiriin. 12

15 7.3. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen arkistointi Työryhmän toiminta-ajan puitteissa ei ollut mahdollista ratkaista kysymystä, miten seurakunnat arkistoivat pysyvästi säilytettävät paperilomakkeet. Joillakin seurakunnilla arkiston tilatarve on suuri ja siirrot maakunta-arkistoihin ovat ajankohtaisia vanhojen aineistojen osalta. Aineistojen tuhoutumisvaara on olemassa väärissä säilytysoloissa (kosteus- ja homeongelmat). Kirkkovaltuusto päättää useimmiten seurakuntien osalta arkistojen siirroista. Kirkkojärjestyksen 16 luku 6 ohjeistaa siirroista arkistolaitokseen. Eri-ikäisille ja digitoiduille aineistoille on eri ehdot (Kirkkohallituksen yleiskirje 6/2012). Työryhmä on myös selvittänyt, että arkistolaitos suosittaa vanhoille kirjoille digitointia, ei niinkään enää konservointia. Vanhojen kirjojen kannet saattavat jopa vahingoittaa kirjan sisältöä Yhteenveto säilytysaikoihin tehdyistä muutoksista perusteluineen Edellisen malli-ams:n laatimisen yhteydessä noin kymmenen vuotta sitten vihkimisilmoitusten, kasteilmoitusten, kirkkoon liittymisilmoitusten sekä kirkosta eroamisen ilmoitusten säilytysaika määriteltiin sadaksi vuodeksi. Kaikki edellä mainitut asiakirjasarjat oli sitä ennen määritelty pysyvästi säilytettäväksi, koska ne olivat keskeisiä väestörekisteri-ilmoituksia ja kirkonkirjojen alkuperäisasiakirjoja. Sadan vuoden määräaikaisen säilytysajan keskeisenä perusteena puolestaan pidettiin sitä, että kyseisiä asiakirjoja tarvitaan vain kunkin henkilön eliniän verran. Työryhmä kuitenkin katsoo, että kirkonkirjojenpidon ja seurakuntien jäsentietojen kannalta keskeisimmät alkuperäisasiakirjat tulee säilyttää pysyvästi. Esimerkiksi avioliiton esteiden tutkinta ja avioliittoon vihkiminen ovat seurakunnissa viranomaistoimintaa, joten niihin liittyvät asiakirjat tulee säilyttää pysyvästi. Työryhmä esittää, että esteiden tutkinnan säilytysaikaan tehdään muutos pysyvään säilytykseen myös taannehtivasti, jotta kertyneitä esteitten tutkintoja ei enää hävitettäisi. Samoin kasteessa käytettävä Lapsen tietojen ilmoittaminen -lomake sisältää myös viranomaistoiminnan tietoja (lapsen etu- ja sukunimet, äidinkieli, kansalaisuus), joten senkin osalta pysyväissäilytys on perusteltu. Kirkkoon liittymisen asiakirja ei ole samalla tavalla viranomaistoimintaan liittyvä asiakirja, mutta seurakunnan näkökulmasta jäsenyyteen liittyvä dokumentti on varsin keskeinen ja sen takia sillekin on syytä mää- 13

16 ritellä pysyvä säilytys. Työryhmä piti tämänkaltaisissa asiakirjoissa välttämättömänä myös, että evankelis-luterilaisessa kirkossa ja sen seurakunnissa noudatetaan samoja säilytysaikoja kuin maistraateissa vastaavissa asiakirjoissa. Perusteena pysyvälle säilytykselle pidettiin lisäksi, että jäsentietojärjestelmän tiedonhallinta on helpompi toteuttaa perustuen pysyvään säilytykseen, Kansallisarkiston uusien suositusten mukaisesti (luku 11.2; liite 4). Työryhmässä käytiin perusteellinen keskustelu, riittääkö pysyvästi säilytettäville asiakirjoille sähköinen säilytys vai onko ne säilytettävä myös paperimuotoisina. Kansallisarkiston näkemys on, että alkuperältään paperiset asiakirjat on syytä säilyttää paperimuotoisina, vaikka ne olisi digitoitu tai niiden tiedot olisi tallennettu sähköiseen järjestelmään. Näillä perusteilla työryhmä katsoo, että kaikki olennaiset asiakirjat tulee sähköisen jäsentietojärjestelmän lisäksi säilyttää myös paperimuotoisina pysyvästi. Asia voidaan harkita uudestaan esimerkiksi kymmenen vuoden kuluttua, jolloin sähköisestä säilytyksestä on enemmän kokemusta ja sen varmuudesta on luotettavampaa tietoa. Suomen evankelis-luterilaisen kirkon yhteisen jäsentietojärjestelmän yhtenä perusajatuksena on, että se mahdollistaa järjestelmän käytön ja tietojen tallentamisen yli seurakuntarajojen. Tämän vuoksi asiakirjojen skannaaminen järjestelmään on lähes välttämätöntä. Vaikka asiakirjojen säilyttämisen näkökulmasta järjestelmän tiedot ja paperimuotoinen dokumentti ovat täysin riittävät, käytännön työn kannalta skannatut dokumentit helpottavat ja nopeuttavat asioiden hoitamista erityisesti silloin, kun seurakunnan jäsenen asioita hoidetaan jossain muualla kuin hänen kotiseurakunnassaan. Kirkkohallituksessa vuoden 2013 alussa laadittu skannausohje sisältää varsinaisen skannausprosessin ohjeistamisen lisäksi asiakirjojen säilytysaikoja. Ohje tulee päivittää Kirjurin säilytysaikatyöryhmän loppuraportin liitteissä esitettyjen säilytysaikojen mukaiseksi. Jatkossa tulee kiinnittää huomiota Kirjurin käytettävyyden kehittämiseen myös siinä mielessä, että Kirjuriin skannattuja asiakirjoja tulee voida hakea muutenkin kuin ao. henkilön tiedoista. Kirkonkirjojenpidon nykyisestä malli-ams:sta poistettiin kolme lomaketta: 1) Maistraatista saapuneet kuolinilmoitukset, 2) Kuolleiden luettelot, 3) Kuolleeksi julistettujen luettelot. Lomakkeet poistettiin luettelosta, koska ne ovat tulleet tarpeettomiksi sähköisen tiedonsiirron myötä alkaen. 14

17 Useissa seurakunnissa sukuselvitystoisteita on säilytetty 1960-luvulta alkaen ja niitä käytetään edelleenkin apuna sukuselvityksissä. Työryhmä pitää perusteltuna, että niiden säilytysajaksi määritellään 100 vuotta. Vanhoja sukuselvitysten toisteita ei ole tarpeen digitoida tai viedä Kirjuri-järjestelmään Työryhmän suositus tarvittavista toimenpiteistä Työryhmä suosittelee, että Kirkkohallituksen virastokollegio - hyväksyy loppuraportin liitteenä olevan kirkonkirjojenpidon malli-ams-luonnoksen (liite 1) ja päättää sen käyttöönotosta siten, että seurakunnat päivittävät oman arkistonmuodostussuunnitelmansa kirkonkirjojenpidon osalta niin, että päivitetty osio astuu voimaan tekee päätöksen, että säilytysaikamuutokset sadasta vuodesta pysyvään säilytykseen tulevat voimaan takautuvasti seuraavien asiakirjojen osalta: lapsen tietojen ilmoittaminen -lomake sekä kasteilmoitus, todistus avioliiton esteiden tutkinnasta/vihkimisilmoitus, ilmoitus kirkkoon liittymisestä, ilmoitus kirkosta erosta - kirkonkirjojen malli-ams:n jalkauttamista seurakuntiin tulee edistää informoinnilla Sakastissa, Kirkkohallituksen yleiskirjeellä, uutiskirjeillä sekä ainakin joiltain osin asiakirjahallinnon koulutuksissa - hyväksyy malli-ams:n sisältämän vuonna 2013 hyväksytyn tehtäväluokituksen tarkennuksen neljännelle ja viidennelle tehtävätasolle - huolehtii, että Seurakuntarekisterit-yksikkö päivittää vuonna 2013 laaditun skannausohjeen vastaamaan loppuraportin liitteenä olevaa malli-ams:aa ja sen säilytysaikoja - kiinnittää Kirkkohallituksen tietohallinto- ja SR-yksikön huomion Kirjurin käytettävyyden kehittämiseen myös siinä mielessä, että Kirjuriin skannattuja asiakirjoja tulee voida hakea muutenkin kuin ao. henkilön tiedoista 15

18 - antaa Kirkkohallituksen tietohallinto- ja SR-yksiköille tehtäväksi selvittää, onko mahdollista toteuttaa Kirjurissa pakotettu skannaus eli ohjelma ei lähettäisi tietoa esim. maistraattiin ilman, että skannaus on tehty ja asiakirja on liitetty järjestelmään - antaa KKH:n tietohallinto- ja SR-yksiköille tehtäväksi selvittää, miten Kirjurin tietojen pysyväisarkistointi tapahtuu. Samassa yhteydessä on selvitettävä, miten arkistoinnin näkökulmasta tarpeettomat virkatodistustilaukset, erilaiset listaukset, kirkolliset ilmoitukset tai muut toiminnan avuksi tuotetut raportit tai listat hävitetään järjestelmästä tai saatetaan passiivikantaan - antaa KKH:n tietohallintoyksikölle tehtäväksi varmistaa varmuusnauhojen tallennuksen/uusimistiheyden - perustaa ja nimeää työryhmän uudistamaan seurakuntien malli-ams-kokonaisuuden. Työryhmässä tulee olla riittävä seurakuntayhtymien ja seurakuntien asiakirjahallinnon edustus. Työryhmän tulee käyttää apuna seurakunnissa ja kirkkohallituksessa olevia työalojen asiantuntijoita. Uudistettaessa kokonaisarkistonmuodostussuunnitelmaa lopputuloksena on seurakuntien yhteiseen tehtäväluokitukseen perustuva AMS, joka sisältää kaikki seurakunnissa hoidettavat tehtävät sekä niissä syntyvät asiakirjat metatietoineen. 8. Liitteet Liite Dokumentin nimi 1. Seurakuntien malli-ams 2. Kirkkoon liittymisen prosessikuvaus 3. Avioliittoon vihkimisen prosessikuvaus 4. Kirjuri-katselmuksen raportti Helsingissä

19 Kirjurin säilytysaikatyöryhmän puolesta Veijo Koivula työryhmän puheenjohtaja rekisterinjohtaja, Oulun seurakuntayhtymä Mika Kolu työryhmän varapuheenjohtaja palveluesimies, Helsingin seurakuntayhtymä 17