H5: Taulukkolaskenta II

Transkriptio

1 H5: Taulukkolaskenta II Huom. Suosittelemme vahvasti taustamateriaaliin tutustumista ja harjoituksen 4 tekemistä ennen aloittamista, erityisesti mikäli taulukkolaskenta on sinulle uusi asia. Edelleen suosittelemme harjoituksen tekemistä mikroluokkatuessa pe tai ma, erityisesti mikäli eteneminen tuntuu hankalalta. Katso, että palautat oikeat dokumentit. Muista tallentaa säännöllisesti. Harjoituksen tavoitteet Harjoituksessa syvennetään edellisissä harjoituksissa opittuja asioita MS Excel ohjelmalla. Harjoituksen jälkeen opiskelija osaa tuoda tekstimuotoisen tiedon laskentataulukkoon osaa tiedon lajittelun, ehdollisen muotoilun, suodatuksen ja osaa luoda Pivot-taulukon Harjoituksen tehtävät ja pisteytys Harjoituksessa on 2 tehtävää. Yhteispisteet tehtävistä ovat maksimissaan 10. Tehtävä 1 T3 kurssisuoritusten käsitteleminen (8 p) Tehtävä 2 Pivot-taulukon luonti (2 p) Mitä palautetaan? Kaksi MS Excel-dokumenttia (yksi per tehtävä), jotka on nimetty seuraavasti: H5T1.xlsx H5T2.xlsx - 1 -

2 Aluksi Tehtävässä 1 käsiteltävät kurssitulokset eivät ole aitoja. Tehtävissä tarvittavat pohjatiedostot ovat pakatussa zip-kansiossa H5- pohjatiedostot.zip. Myös Zip-kansio löytyy kurssimateriaalit-sivulta, tehtävänannon alta. Lataa se koneellesi ja pura (purkamista käsiteltiin Teeman 1 taustamateriaalin loppupuolella)

3 Tehtävä 1 (8p): T3 kurssisuoritusten käsitteleminen Avaa zip-paketista purkamasi tiedosto kurssipisteet.txt Excel-taulukkolaskentaohjelmaan Vihje 1 ja tallenna tiedosto heti aluksi nimelle H5T1.xlsx. Tee sitten tehtävät (a) (i). (a) Tiedostossa on 186 opiskelijan kuvitteelliset kurssipisteet eräältä Tietotekniikkataidot-kurssilta: neljässä ensimmäisessä sarakkeessa (A-D) opiskelijan nimi, tieteenalayksikkö ja tutkinto-ohjelma, seuraavissa yhdeksässä (E- O) sarakkeessa kustakin harjoituksesta saadut pisteet, sarakkeessa N on tietoturvakurssin suoritusmerkintä ja sarakkeessa O hylättyjen vertaisarviointien lukumäärä. Tee ensimmäisestä rivistä sarakeotsikon näköinen alla olevan mallin mukaisesti (vahvennettu fontti, keltainen taustaväri, paksu alleviivaus otsikkorivin alle, sarakkeiden leveyksien muokkaus, N ja O -sarakkeiden otsikot kahdelle riville). (b) Harjoituspisteiden yhteenlasku. Tee seuraavaksi M ja N sarakkeiden väliin uusi sarake Vihje2 ja laske uuteen N-sarakkeeseen yhteispisteet kaikista harjoituksista. Vihje3 (c) Ehdollinen muotoilu. Tee uuden sarakkeen soluille ehdollinen muotoilu siten, että solun tausta on punainen, jos yhteenlasketut pisteet solussa ovat alle 45 pistettä. Vihje4 Tee vastaava ehdollinen muotoilu O ja P sarakkeille; jos tietoturvakurssi puuttuu, ja hylättyjä arviointeja on enemmän kuin 1, ehdollinen muotoilu muuttaa sen taustan punaiseksi. (d) Tulos-sarakkeen luonti. Anna Q-sarakkeelle soluun Q1 otsikoksi TULOS, ja anna kaavan avulla sen soluille arvoksi HYVÄKSYTTY jos opiskelija kurssin sääntöjen mukaan pääsee läpi kurssista (yhteispisteitä 45 pistettä tai enemmän, hylättyjä arviointeja korkeintaan 1 ja tietoturvakurssi suoritettuna). Jos muut ehdot täyttyvät mutta tietoturvakurssi puuttuu, anna solun arvoksi TT-KURSSI PUUTTUU. Jos puutteita on enemmän, Q-sarakkeen soluun annetaan arvo HYLÄTTY. Vihje 5 Tällä kurssilla tarkistuksen tulisi huomioida myös se, että jokaisesta teemasta (H1-H3, H4-H6 ja H7-H9) on vähintään 15 pistettä. Jos haluat itsellesi lisää haastetta, voit lisätä kaavaasi tarkistuksen teemakohtaisten minimipisteiden saavuttamisesta. Vihje 6 (e) Tulos-sarakkeen ehdollinen muotoilu. Tee tällekin sarakkeelle ehdollinen muotoilu, niin että HYLÄTTY-solujen taustat muuttuvat punaiseksi, HYVÄKSYTTY-solujen taustat vihreiksi ja TT-KURSSI PUUTTUU -solujen taustat keltaisiksi. (f) Lajittelu. Lajittele opiskelijat siten, että alussa on kaikki hyväksytyt sukunimen, ja sukunimen sisällä etunimen mukaan aakkosissa nousevassa järjestyksessä, sen jälkeen ne joilta puuttuu tietoturvakurssi ja viimeisenä hylätyt, kaikki samaten sukunimen ja sen sisällä etunimeen mukaan nousevasti järjestettynä. Vihje 7-3 -

4 Yllä annetun muokkauksen jälkeen taulukkosi alkuosan pitäisi näyttää kutakuinkin seuraavalta: Summa kaikista harjoituksista ja loppuosa vastaavasti seuraavalta, jos teit kohdassa d helpomman kaavan (jos teit vaikeamman, hylättyjä on enemmän): (g) Taulukon kopiointi toiselle lomakkeelle. Anna ensimmäiselle lomakkeelle (ts. ensimmäiselle lehdykälle ) nimeksi käyttämäsi ympäristö (esim. OsX - kotona). Luo työkirjaan toinen lomake, anna sille nimi Suodatuskokeilu. Kopioi koko taulukko ensimmäiseltä lomakkeelta toiselle lomakkeelle Vihje 8 (jätä ensimmäisen lomakkeen taulukko sellaiseksi kuin se edellisen kohdan jälkeen jäi). (h) Automaattisuodatuksen kokeileminen. Aktivoi tälle uudelle lomakkeelle automaattisuodatus. Kokeile suodatuksen avulla, montako kauppatieteen tutkinto-ohjelman opiskelijaa sai täsmälleen 10 pistettä harjoituksesta H5 ja keitä he olivat? Vihje 9 (i) Luo työkirjaan vielä kolmaskin lomake ja anna sille nimi Suodatettujen tallennus. Kopioi edellä suodatetut tiedot (10 pistettä H5:sta saaneet kauppatieteilijät) talteen kolmannelle lomakkeelle. Palaa vielä lopuksi toiselle, Suodatuskokeilu-lomakkeelle ja muuta suodatusta sillä niin että saat näkyviin kaikki viestintätieteiden tiedekunnan (COMS) opiskelijat (ja vain heidät). Tehtävän 1 vastaukseksi: Dokumentti H5T1.xlsx, jossa on kolme lomaketta (välilehteä). Vihje 1. Tekstitiedoston kurssipisteet.txt -tiedoston voi avata Exceliin suoraan seuraavasti. Aukaise ensin taulukkolaskentaohjelmasi ja avaa opiskelijoiden pistetiedosto kurssipisteet.txt valikon kautta Tiedosto/Avaa (File/ Open ) taulukkolaskentaohjelmaasi. Jotta *.txt-tiedosto näkyisi tiedoston aukaisuviestiruudussa tulee tiedostotyyppinä olla esim. Kaikki tiedostot (*.*) (All files). Ks. kuvat seuraavalla sivulla. Vaihtoehtoisesti voit kopioida (copy, ctrl + c) ja liittää (paste, ctrl + v) tekstin avatulle lomakkeelle ja käyttää Tiedot (data) -välilehden Teksti sarakkeisiin (Text to columns) - työkalua. Myös siinä seuraavat vaiheet ovat allakuvatut

5 Jotta skandimerkit tulisi tulkittua oikein, paras valinta on yleensä universaali merkistö (UTF-8): katso esikatseluruudussa ääkkösiä näyttävätkö ne oikein? Tietokentät on eroteltu (Delimited) merkeillä ja että erotteleva merkki on puolipiste (Semicolon). Tässäkin kohdassa esikatselu antaa vinkkiä. Vihje 2. Aktivoi N sarake ja valitse Aloitus/Solut/Lisää/Sarake (Home/Cells/Insert/Colum). Vihje 3. Laske solulle N2 arvo solujen E2:M2 summana. Käytä edellisen harjoituksen mallin mukaan summafunktiota ja suhteellisia soluosoitteita ja kopioi N2:n kaava muille sarakkeen soluille N3-N187. Vihje 4. Ehdollinen muotoilu saadaan valikosta Aloitus/Tyylit/Ehdollinen muotoilu/uusi sääntö (Home/Styles/Conditional Formatting/New Rule) Muotoile vain solut jotka sisältävät Format only cells that contain sääntötyyppi sopii tähän harjoitukseen. Valitse kenttiin sopivat arvot ja valitse solun taustaväri Muotoilu (Format) -painikkeesta. Kopioi tyyli N2:sta muihin sarakkeen soluihin N3-N187 (jos valitsit kaikki solut ennen muotoilun määrittämistä, tyyli määriteltiinkin jo koko sarakkeelle). Vaihtoehtoisesti voit käyttää valmiita sääntöjä valikosta Aloitus/Tyylit/Ehdollinen muotoilu/solujen korostussäännöt (Home/Styles/Conditional Formatting/ ) Vihje 5. Sarakkeen Q solun arvoksi tulee HYVÄKSYTTY, TT-KURSSI PUUTTUU tai HYLÄTTY sen mukaan, täyttyvätkö kurssin läpäisyvaatimukset. Kurssi on hyväksytty, JOS yhteispistemäärä on vähintään 45, tietoturvakurssi on OK ja hylättyjä arviointeja on korkeintaan 1. Jos vain tietoturvakurssi uupuu vaatimuksista, arvoksi tulee TT-KURSSI PUUTTUU, ja kaikissa muissa tapauksissa arvo on HYLÄTTY. Tästä selvitään esimerkiksi kolmella IF-funktiolla (suomenkielisessä Excelissä JOS), joista viimeinen testaa tietoturvakurssin suorittamisen. Kaavan avulla siis sanot, että: - Jos (yhteispisteitä >= 45, niin Jos (arv. hylätty <= 1, niin Jos (tietoturvakurssi = OK, niin HYVÄKSYTTY, muuten TT-KURSSI PUUTTUU ), muuten HYLÄTTY ), muuten HYLÄTTY ) Tuo pitäisi saada vielä kirjoitetuksi oikeanmuotoiseksi JOS (IF) -lauseeksi. Sisäkkäisten JOS (IF) -funktioiden sijasta voi ehdon myös muotoilla loogisten funktioiden JA, TAI (AND, OR) avulla. Vihje 6. Tämänkin voit tarkistaa esim. IF (JOS)-lauseilla; esimerkiksi jos toisen rivin opiskelijan kohdalla lauseke (E2+F2+G2)>=15 on tosi, teema 1 (eli harjoitukset 1-3) on asianmukaisesti suoritettu. Vihje 7. Tiedot / Lajittele ja Suodata / Lajittele (Data / Sort&Filter / Sort). Valitse ensin järjestettäväksi TULOS-sarakkeen arvon mukaan ja valitse järjestä-kohtaan mukautettu luettelo, lisää sitten luettelo HYVÄKSYTTY, TT-KURSSI PUUTTUU, HYLÄTTY ja valitse se. Sen jälkeen Lisää taso/add levelpainikkeella lisäät toisen tason, jonka määräät sukunimen (sarake B) mukaan nousevaan järjestykseen. Sitten taas Lisää taso/add level -painikkeella lisäät kolmannen tason, jonka määräät etunimen (sarake A) mukaan nousevaan järjestykseen. Vihje 8. Aktivoi koko taulukon alue A1-Q187 ensimmäiseltä lomakelehdeltä, kopio se leikepöydälle (ctrl+c / +c ) ja liimaa se (ctrl+v / +v) ensimmäiseen soluun A1 toiselle lomakelehdelle. Vihje 9. Automaattisuodatuksen saat valitsemalla Tiedot/Lajittele ja Suodata/Suodata/ (Data/Sort &Filter/Filter/). Sen jälkeen voit valita suoraan sarakeotsikkosolujen pudotuslistoista tiedon, jonka mukaan haluat suodattaa taulukkosi tiedot. Kokeile! Suodatuksen saat perutuksi valitsemalla listasta vaihtoehdon Select All (Kaikki)

6 Tehtävä 2 (2p): Pivot-taulukon luonti Avaa zip-paketista purkamasi tiedosto PIKI_lainatuimmat_2015.xls Excel-taulukkolaskentaohjelmaan ja tallenna tiedosto heti aluksi nimelle H5T2.xlsx. Tee työkirjan sisältämästä tuhannen rivin aineistosta omalle välilehdelleen allaolevan kuvan kaltainen Pivot-taulukko ja kaavio, joka esittelee suomenkielisen kaunokirjallisuuden (luokka 84.2) yhteenlaskettuja lainausmääriä julkaisuvuosittain. Anna välilehdelle nimi Pivot-taulukko. Vihje 10 Tehtävän 2 vastaukseksi: Dokumentti H5T2.xlsx, jossa on luomasi Pivot-taulukko omalla välilehdellään

7 Vihje 10. Pivot-taulukon luominen käynnistyy valitsemalla Lisää/Pivot-taulukko (Insert/Pivot-table). Valitse analysoitavaksi alueeksi koko se lomake, jolla lainaustiedot ovat (kuva vasemmalla). Valitse (raahaa) seuraavaksi Riviksi kenttä Julkaisuvuosi Suodattimeksi Hyllypaikka Arvoksi Lainojen lkm. Suodata sen jälkeen hyllypaikaksi 84.2 ja varmista, että arvokentän laskentaperuste on summa (kuva oikealla; arvokentän asetukset saat esiin klikkaamalla kentän nimen vieressä olevaa pientä kolmiota. Usein Summa-valinta on oletusarvo. Kun ole tyytyväinen taulukkoon, luo yksinkertainen kaavio klikkaamalla Lisää/Suositellut kaaviot (Insert/Recommended Charts) ja valitsemalla sopiva ehdotus. Pylväiden värivalinnoilla tai visuaalisen ilmeen hienosäädöllä ei ole tässä suurta merkitystä, pääasia että saat kaavion luoduksi