Soittorobotin käyttöohje

Transkriptio

1 Soittorobotin käyttöohje Sisällysluettelo 1. Tietojen tallennus sopivaan muotoon Excelissä 2. Toimeksiannon lisääminen 3. Soittorobotin käyttö 4. Tietojen vienti Exceliin

2 1. Tietojen tallennus sopivaan muotoon Excelissä Valitse riittävällä huolellisuudella ne tiedot jotka haluat tuoda järjestelmään. Esimerkiksi asiakkaalle soitettaessa on kätevää tarkistaa samalla viimeisin osoitetieto tai käytössä oleva sähköpostiosoite. Muista myös, että toimeksiannon päätyttyä saat tiedot ulos puhelinjärjestelmästä vietäväksi Exceliin tai vaikka omaan CRM:ään. Jotta puhelinjärjestelmä ymmärtää sisällön oikein, tiedosto on tallennettava.xls-muotoon. Valitse siis Tallenna nimellä ja muuta Tallennusmuodoksi Excel työkirja. Voit käyttää.csv tiedostoja puhelinjärjestelmän kanssa, tällöin tulee valita CSV (luetteloerotin).

3 Joissain tilanteissa saattaa olla tarpeen käyttää Excelin Vie -toimintoa. Tällöinkin on valittava tiedostotyypiksi Excel työkirja tai CSV (luetteloerotin).

4 2. Toimeksiannon lisääminen Uusi toimeksianto lisätään valitsemalla puhelinjärjestelmästä vasemmanpuoleisesta valikosta Puhelinluettelo ja tämän jälkeen aukeavasta sisemmästä valikosta Toimeksiannot. Valitse sivun ylälaidasta Lisää uusi, anna Toimeksiannolle nimi ja vahvista lisäys painamalla nimen alle tullutta Lisää uusi nappulaa. Voit muokata toimeksiantoa klikkaamalla saman rivin oikeassa laidassa olevaa toiseksi reunimmaista ikonia. Tätä kautta voit vaihtaa toimeksiannon nimen, lisätä kappalemääräisen tavoitteen tavoitetuille asiakkaille tai euromääräisen tavoitteen myynnille. Palaamme hieman myöhemmin siihen miten järjestelmä pitää kirjaa näistä tavoitteista. Reunimmaista ikonia klikkaamalla voit poistaa toimeksiannon: järjestelmä pyytää vahvistamaan poisto, joten ihan vahingossa sitä ei pääse tapahtumaan. Tässä vaiheessa toimeksianto ei vielä sisällä asiakkaiden tietoja. Niiden lisäämiseen on kaksi tapaa: Yksitellen klikkaamalla sisemmästä valikosta Lisää uusi ja täyttämällä vähintään kaikki tähdellä (*) merkityt kentät. Tällä tavalla täytyy muistaa valita mihin toimeksiantoon yhteystieto liitetään. Huomattavasti helpommalla pääsee tuomalla aiemmin luodun tiedoston järjestelmään klikkaamalla Tuo tiedostosta. Paina Valitse tiedosto ja etsi haluamasi tiedosto, valitse lopuksi Lataa. Onnistuneen tiedoston lisäämisen jälkeen klikkaa saman rivin oikeasta laidassa Avaa, jotta pääsemme tuomaan tiedot hallitusti.

5 Asetukset kohdassa tulee ottaa huomioon miltä riviltä tietojen tuominen aloitetaan, usein tiedoissa on vähintään yksi otsikkorivi selventämään sarakkeiden sisältöä. On tärkeää myös tietää, että järjestelmä aloittaa laskemisen nollasta eikä ykkösestä: ilman otsikkoriviä Aloitetaan rivistä nolla (0) ja yhden otsikkorivin kanssa rivistä yksi (1). Muista valita mihin toimeksiantoon tuotavat tiedot liitetään. Kentät-kohdassa sarakkeiden tiedot kohdistetaa halutulla tavalla: valitaan mistä sarakkeesta löytyy asiakkaan nimi, osoite, puhelinnumero (Ohjaus numeroon) ja niin edelleen. Kaikkia kenttiä ei ole pakko käyttää. Kun olet valmis, klikkaa Lisää. Järjestelmä kertoo onnistuiko tietojen tuonti.

6 Toimeksiannot-sivulta näet listauksen kaikista toimeksiannoista, sekä yleiskatsauksen montako asiakasta on tavoitettu, mikä on euromääräisen myynnin tila ja montako yhteystietoa toimeksiantoon on liitetty. Klikkamalla toimeksiannon nimeä, pääset katsomaan tarkemmin tuotuja yhteystietoja: Riippuen käyttötarpeestanne, toimeksiantoon voi lisätä tuotteita käytön tehostamiseksi. Se ei kuitenkaan ole pakollista, soittorobotti toimii myös ilman niitä. Tuote lisätään avaamalla toimeksianto klikkaamalla sen nimeä kuten yllä, tämän jälkeen valitaan ylhäältä Soittorobotti tuotteet ja klikataan Lisää uusi. Tässä vaiheessa päätetään vain tuotteen nimi ja onko se Julkinen. Jälkimmäinen tarkoittaa sitä onko tuote tarjolla aina, vai vain tässä toimeksiannossa. Esimerkiksi lehtikustantamo saattaisi pitää tarjolla päivälehteään Esimerkin Sanomat myös yksittäisten aikakausilehtien kampanjoiden yhteydessä.

7 Kun tuote on lisätty, nimeä klikkaamalla pääsee muokkaamaan lisävaihtoehtoja. + Uusi Vaihtoehto nappi lisää rivejä, eli nimensä mukaisesti lisää tuotteen sisäisiä vaihtoehtoja. Riippuen toimintatavoistanne, nämä kannattaa miettiä huolella, sillä asiakkaaseen voi yhdessä toimeksiannossa liittää vain yhden tuotteen (lukumäärä vapaasti valittavissa). + Uusi kenttä lisää tarkempaa kuvausta varten kentän, kenttiä voi olla useampia. Kun tietoja viedään puhelinjärjestelmästä, näitä kuvaavia kenttiä tuotteesta ei viedä, ainoastaan vaihtoehdon nimi (esimerkiksi kuvassa Puuverhoilu 1, Puuverhoilu 2, Tiiliverhoilu 1 tai Tiiliverhoilu 2), hinta ja kappalemäärä. + Kopioi Tuote mahdollistaa tuotteen kopioinnin johonkin toiseen toimeksiantoon. Ennen kopiointia voi valita mihin toimeksiantoon tuote kopioidaan ja siirretäänkö myös kentät, vaihtoehdot ja hinnat.

8 3. Soittorobotin käyttö Soittorobotti löytyy klikkaamalla vasemmasta valikosta Vaihdeympäristö ja tämän jälkeen käynnissä olevien puheluiden alapuolelta aktiiviseksi näkymäksi Soittorobotti. Näkymässä olevia kenttiä voi pienentää klikkaamalla värillistä otsikkoriviä: Soittorobotti Hallinta, Historiahallinta, Tuotteet tai Tietue.

9 Soittorobotti Hallinta kohdasta valitaan minkä toimeksiannon parissa työskennellään ja onko robotti päällä vai ei. Valitun toimeksiannon sisältä voi tehdä hakuja Etsi-kenttään kirjoittamalla. Laittamalla rastin valintaan Kaikki, haku tehdään kaikista toimeksiannoista. Historiahallinta näyttää muutaman edellisen ja tulevan puhelun, sekä tiedot edellisestä / seuraavasta yhteydenotosta. Useimmat käyttäjät soittavat ainakin aluksi toimeksiantoja läpi valitsemalla Historiahallinnasta seuraavan asiakkaan ja painamalla Tietue-kentän vasemmasta yläkulmasta Soita-nappulaa. Kokeneemmilta onnistuu myös robotin käyttö. Silloin soittaminen aloitetaan painamalla valitun toimeksiannon vasemmalta puolelta pyöreää nappulaa, otetaan tauko/pause pois päältä. Kun robotti on päällä, nappulan symboli muuttuu toisto/play nuoleksi; sitä painamalla voi pitää tauon.

10 Puhelun aikana tai sen jälkeen asiakkaaseen voi liittää tuotteen. Esimerkkikuvassa alla on käsittelyssä historiasta valittu aiempi puhelu Firma Ab:n Tiina Taiteilijalle ja myyty hänelle yksi kappale puuverhoiltua leikkimökkiä lasisilla ikkunoilla. Tuotteet-kentässä valitaan yksi julkinen tai toimeksiannon tuote pudotusvalikosta ja Valitse-napista liitetään tuote asiakkaaseen. Tuotteen voi vaihtaa myöhemmin, tällöin järjestelmä kysyy vahvistuksen korvataanko edellinen tuote. Tietue-kentästä näkyy tarkat tiedot asiakkaasta ja hänelle myydystä tuotteesta. Muokkaa napista pääsee päivittämään asiakkaan tietoja, esimerkiksi lisäämään sähköpostiosoitteen, päivittämään osoitetta tai muuttamaan myydyn tuotteen kappalemäärää. Oikeassa laidassa näkyy asiakkaaseen mahdollisesti lisätty tuote, sekä muistiinpanot. Muistiinpanon voi lisätä klikkaamalla Lisää uusi. Kentän vasemmassa laidassa näkyy tiedot yhteydenotoista ja asiakkaan tila, näistä tarkemmin seuraavaksi.

11 Ylimpänä on tiedot edellisesta yhteydenotosta ja niiden kokonaismäärästä. Mikäli asiakas pyytää olemaan jonakin tiettynä ajankohtana häneen uudelleen yhteydessä, tuo aika voidaan asettaa klikkaamalla Päivämäärälle kenttiä ja valitsemalla uuden ajankohdan. Tilat: - Uusi: yhteystiedolle ei ole vielä tehty mitään - Ei tavoitettu: soitettu, mutta ei tavoitettu. Järjestelmä yrittää uudelleen vuorokauden kuluttua, ellei uutta aikaa aseteta erikseen. - Soitto takaisin: yhteystiedon ollessa tässä tilassa kyseiseen numeroon ei soiteta ennen kuin ajankohta täyttyy. Tämä voidaan sitoa muutoksen tekijälle palaavaksi puheluksi. - Hylätty: asiakas on tavoitettu, mutta häneltä on saatu negatiivinen vastaus. - Hyväksytty: tila johon yhteystieto muutetaan kun asiakas tekee esimerkiksi tilauksen. Käsittelijä/myyjä tekee muistiinpanot ja muuttaa tilan hyväksytyksi. - Valmis: tarkoittaa samaa asiaa kuin hyväksytty, mutta merkitsee vain yhteystiedon pois soittolistalta. Alimmaisena on Vain yht.henkilölle, tämä henkilöllesitoo uudelleensoiton/soittopyynnön palaavaksi viimeiselle käsittelijälle. Toimeksiannon tilaa pääsee katsomaan valitsemalla puhelinjärjestelmästä vasemmanpuoleisesta valikosta Puhelinluettelo ja tämän jälkeen aukeavasta sisemmästä valikosta Toimeksiannot ja sen jälkeen halutun toimeksiannon nimeä. Toimeksiantolistauksessa näkyy myös tavoitettujen asiakkainen kappalemäärä ja saavutettu euromääräinen myynti. Täällä toimeksiannon voi myös merkitä valmiiksi.

12 Tietueita voi järjestää ja suodattaa numeroiden, nimen, tietueen tilan ja käsittelijän perusteella. Tietuetta voi myös muokata (toinen ikoni vasemmalta) tai sen voi poistaa laittamalla oikealle rastin ruutuun ja painamalla ylävalikosta Poista nappulaa.

13 4. Tietojen vienti Exceliin Toimeksiannon tiedot voi viedä järjestelmästä ulos valitsemalla puhelinjärjestelmästä vasemmanpuoleisesta valikosta Puhelinluettelo ja tämän jälkeen aukeavasta sisemmästä valikosta Vie tiedostoon. Aukeavan sivun ylälaidasta pudotusavalikosta valitaan haluttu toimeksianto. Tämän jälkeen valitaan hiirellä klikkaamalla mitkä kentät halutaan viedä. Muista pitää näppäimistöstä Ctrl-nappi pohjassa, näin saat valittua useita kenttiä. Tyyppi kohdasta valitaan haluttu tiedostotyyppi, vaihtoehtoina on CSV tai Microsoft CSV. Muihin kohtiin ei yleensä tarvitse koskea. Mikäli et halua tallentaa tietoja tiedostoon, vaan vain nähdä miltä tiedoston sisältö näyttäisi, voit valitan Ulosvienniksi Näytä; oletus on Tiedosto.

14 Jotta saat tiedot tuotua Exceliin oikein, kannattaa se tehdä toiminnolla Ohjattu tekstin tuominen. Jotta ääkköset ja erikoismerkit näkyisivät oikein, valitse ensimmäisestä valintaikkunasta Tiedoston alkuperäksi merkistö Unicode (UTF-8) mikäli Excel ei ole tunnistanut sitä oikein.

15 Seuraavalla sivulla erottimeksi valitaan puolipiste. Lopuksi valitaan haluttuihin sarakkeisiin muodoksi teksti. Tämä kannattaa usein tehdä kaikkiin sarakkeisiin, näin esimerkiksi puhelinnumeroiden ja postinumeroiden etunollat säilyvät.

16 Klikkaa vielä Valmis ja valitsemasi tiedot näkyvät Excelissä.