JOHTORYHMÄN PÖYTÄKIRJATIIVISTELMÄ 4 / Aika klo Mestaritoiminta, kokoushuone Tahto TILANNEKATSAUS

Transkriptio

1 1 JOHTORYHMÄN PÖYTÄKIRJATIIVISTELMÄ 4 / 2018 Aika klo Paikka: Mestaritoiminta, kokoushuone Tahto TILANNEKATSAUS Kiinteistöallianssin johtoryhmän kokouksissa käsitellään kiinteistöallianssin toiminnan yleistilanne ja tavoitteiden täyttyminen katsauksena 4 kk, 8 kk ja 12 kk tilanteista toimitusjohtaja Veikko Simunaniemen johdolla. Tarkoituksena on varmistaa, että kiinteistöallianssin osapuolilla on sama käsitys eri toimintojen aikataulusta, laadusta ja budjetista. Katsauksessa kiinnitetään erityistä huomiota poikkeamiin kuten reklamaatioihin, tapaturmiin tai budjetin ylityksiin. Tilannekatsaus / : Allianssisopimuksen mukaan palvelut tuotetaan vuonna 2017 suunnitelman mukaan noin 0,8 miljoonaa euroa edullisemmin vuoteen 2014 verrattuna, jolloin kaupunki tuotti palvelut. Palvelutuotannon sopimuslaskutus vuonna 2017 oli 6,2 miljoonaa euroa (edellinen vuosi 6,8 miljoonaa euroa), joka on 0,6 miljoonaa euroa vähemmän tavoitteeseen ja edelliseen vuoteen verrattuna. Tämä johtuu siitä, että kiinteistöjä on kehitetty ja tiloja on osittain poistunut käytöstä. Siten vuoden 2017 kaupungin palvelutuotannon sopimuslaskutus oli 1,4 miljoonaa euroa vähemmän verrattuna vuoteen Järvenpään kaupunki on säästänyt kahden ensimmäisen, 2015 ja 2016 vuosien aikana kumulatiivisesti noin 1,9 miljoonaa euroa ja vuoden 2017 aikana noin 1,4 miljoonaa euroa sopimuslaskutuksesta vanhaan rakennuskantaan kohdistuvasta palvelutuotannosta. JUST kiinteistön sopimuslaskutus oli 2017vuonna noin 0,7 miljoonaa euroa. Kumulatiivinen säästö JUST mukaan lukien oli siten noin 2,6 miljoonaa euroa kun tavoite oli noin 2,0 miljoonaa euroa. Investointeihin budjetoitiin 6,0 miljoonaa euron, joka ylitettiin 750 tuhannella eurolla. Budjetin ylitykseen ovat vaikuttaneet useat seikat eikä vähiten huonokuntoiset kiinteistöt, sisäilmaongelmat ja käyttöiän päässä olevat talotekniikkaratkaisut. Kustannusten ylitykseen on myös vaikuttanut mm. eri hankkeiden arvioitua korkeammat investointikustannukset sekä sisäilmatutkimusten kustannusten siirtäminen investoinneista käyttötalouteen. Investointien kulut tulee sopeuttaa budjettiin ja tätä varten mm. hankkeiden seurantaraportointia ja ennakointia tullaan kehittämään. Tämä voi johtaa siihen, että kustannuspaineiden takia joitakin suunniteltuja hankkeita tullaan siirtämään seuraavalle vuodelle. Sisäilman laatuun liittyvien korjausten määrä on moninkertaistunut, useaan kouluun on hankittu tai ollaan hankkimassa väistötiloja. Käyttökelvottomia rakennuksia on purettu ja lisää tullaan purkanmaan. Uusia koulu- ja päiväkotirakennuksia rakennetaan nyt ja tulevaisuudessa. Sisäilmahakkeiden määrän lisääntyminen on aiheuttanut sen, että Mestaritoiminta Oy:ssä on jouduttu lisäämään ja tullaan edelleen lisäämään resursseja. Tämä on johtanut siihen,

2 2 että palvelutuotannon tuotot eivät kata kaikkia kuluja kuten kiinteistöjohtamista ja investointien projektinjohtamista / valvontaa. Tämä on asia, joka tulee oikaista mahdollisimman pian. Tavoitellut säästötavoitteet on toteutettu Mestaritoiminta Oy:n johdolla kiinteistöallianssissa yhdessä osapuolten kanssa. Toiminnallinen ja taloudellinen vastuu kiinteistöpalveluista on Mestaritoiminta Oy:llä. Kiinteistöpalvelut on toteutettu kaupungin ja tilojen käyttäjien kanssa sovitun mukaisesti ja palveluihin on yleisesti oltu tyytyväisiä joitakin poikkeuksia lukuun ottamatta. Toiminto Aikataulu Talous Laatu Kiinteistöjohto Ei havaittuja poikkeamia Tuotot eivät riitä kattamaan kuluja. Tämä johtuu osin sisäilmakorjausten moninkertaistuneesta määrästä. Jonkin verran käyttäjiltä saatu kehityspalautetta tiedottamisesta ja tiedon kulusta. MT lisää resurssia viestintään. Huolto Ei havaittuja poikkeamia. Tulos jäi reilusti alle tavoitteen. Käyttäjäpalautteen perusteella laatu ja työpyyntöjen reagointiaika on hyvällä tasolla. Siivous Ei havaittuja poikkeamia. Tulos oli lähes tavoitteen mukainen. Käyttäjäpalautteen perusteella on laadussa kehitettävää. Kunnossapito Sisäympäristöön liittyviä haittailmoitusten ja korjausten määrä on moninkertaistunut. Tulos jäi reilusti alle tavoitteen. Viestintää ja sisäympäristöasioiden yhteistoimintaa kaupungin kanssa kehitetään. MT lisää resurssia viestintään. Investoinnit Osa vuoden 2017 hankkeista jatkuu vuonna Kustannukset ylittivät 6 milj :n budjetin noin 0,7 milj. MT:n palvelumaksu ei kata kustannuksia ja tulos jäi negatiiviseksi. Sisäympäristöön liittyviä korjauksia tehdään useissa kohteissa. MT on lisännyt resursseja projektinjohtoon ja valvontaan.

3 Kiinteistöallianssi yhteensä: Kokonaisuutena lähes suunnitelman mukainen Kokonaistulos jäi alle puoleen tavoitteesta. Toiminnan laatu on hyväksyttävällä tasolla lukuunottamatta siivoustoimintaa. 3 Merkittiin tiedoksi. Sisäilmahankkeiden määrä on lisääntynyt voimakkaasti. MT on lisännyt resursseja sisäilmaratkaisuihin ja tulee lisäämään resursseja viestintään. Tämä on johtanut siihen, että palvelulaskutus ei riitä kattamaan kaikkia kuluja. Kysymys on noin 100 tuhannen euron vuosittaisesta lisäkustannuksesta. Ehdotettiin, että tarkistetaan sopimuslaskutushintaa tai irrotetaan osuus investointiohjelmasta. Päätettiin tutkia asiaa kaupungin talouspuolella, miten investointi- ja kiinteistöjohtamisen budjettia ja laskutusta tulisi muuttaa. Valmistellaan seuraavaan KAJR kokoukseen. KÄSITELTÄVÄT ASIAT Kohdekohtaiset laskutusmuutokset Investoinnit Tässä pykälässä käsitellään joka kuukausi muutokset Mestaritoiminnan kuukausilaskutuksessa. Laskutusmuutokset (lisäykset ja vähennykset) hyväksytetään aina AJR:ssä. Ei laskutusmuutoksia. Edellisessä kokouksessa sovittiin, että käsitellään tässä kokouksessa ensimmäisen vuosineljänneksen investointien tilanne ja päivitetty investointiohjelma muutosehdotuksineen. Todettiin, että kustannusennuste investoinneista on yli budjetin. Selvitetään, miten pysytään tänä vuonna 6 miljoonan budjetissa. Kartanon ja Kyrölän moduulikoulujen urakkasopimukset Moduulikoulujen urakkasopimukset on allekirjoitettu Allekirjoituksen viivästymisen vuoksi Kyrölän kokonaisvastuu-urakalle annettiin 1 kk lisää valmistumisaikaa, kuitenkin niin, että kaikki viranomaisten käyttöönottokatselmukset tulee olla tehtynä mennessä ja koulu käyttöönotettavissa syyslukukauden alussa. (tämä tarkoittaa sitä, että pieniä viimeistelytöitä ja mittauksia suoritetaan koulun jo alettua). Kyrölän moduulikoulu ja vanhan koulun purkaminen Kyrölän moduulikoulujen suunnittelutilanne

4 4 Kyrölän pohjaratkaisut ja sisustussuunnitelmat ovat valmiita. Lopullinen kalustesuunnitelmaehdotus on saatu ja se on kommenttikierroksella. Rakennuslupahakemus on jätetty viikko 16. Tanhuniityn asukasyhdistyksen tenniskentän alueen vuokrasopimuksen purkamisesta neuvotellaan kaupungin liikuntatoimen kanssa. Rakennusvalvonta on vahvistanut, että alue on mahdollista ottaa koulun käyttöön koulun piha-alueeksi syyslukukaudelle Kyröläntie liikennejärjestelyjen suunnittelu on keskeytetty, koska välituntipiha järjestyy tenniskentän alueelta. Kyrölän koulun purusta on esitetty 2 vaihtoehtoa Kyrölän koulun purkuaikataulu VE 1 tähtää siihen, että koulu on purettu vuoden 2018 loppuun mennessä. Kyrölän koulun arvioidut purkukustannukset ovat alv 0 % + mahdollisesta liikenteen- ja oppilaiden ohjauksesta koituvat lisäkulut VE 2 tähtää siihen, että koulu puretaan vuoden 2019 kesäloman aikana. Tällöin purkutöistä ei ole vaaraa oppilaille ja liikuntasalin iltakäyttöä olisi mahdollista jatkaa mahdollisimman pitkään. Määrärahat purkamiselle on annettu vuodelle Voiko ko. määrärahan korvamerkitä vuodelle 2019? Viime kokouksessa päätettiin selvittää arvio Kyrölän 6kk käyttökuluista VE 1 ja VE 2 osalta. Lähtökohtana turvallinen purku. Päätettiin edetä VE1 mukaan. Kaupunki tilaa purun. Kun kilpailutus on käynnissä ja päätös tehty, tuodaan KAJR kokoukseen tiedoksi. Purkaja vastaa irtaimistosta. Mikäli kaupunki haluaa tehdä jotain irtaimistolle, se on tehtävä ennen kilpailutuksen päätöstä. Purkupäätöksistä tehdään pöytäkirja ja lähetetään kaupungin taloushallintoon. Kartanon moduulikoulu ja Ala-Kartanon purkaminen Kartanon moduulikoulujen suunnittelutilanne Kartanon sisustussuunnitelma on valmis ja laitettu kommenttikierrokselle. Kartanon suunnitelmat on hyväksytetty alustavasti paloviranomaisilla. Kartanon koulun kaavatilanteeseen on tehty alustava uusi kaavaehdotus(asiaan vaikuttaa monitoimihallin kaavoitus). Rakennuslupahakemus on jätetty viikko 16. Ala-Kartanon koulun purku Purku tehdään mahdollisimman kiireisenä, koska tarve piha-alueeseen on suuri. Sisäpuolinen purku alkaa kesäkuun puolessa välissä ja varsinainen koulun purku elokuussa, kun uusi moduulikoulu on valmis ja sen ulkovaippa tiivis. Kartanon koulun arvioidut purkukustannukset ovat alv 0 % + mahdollisesta liikenteen- ja oppilaiden ohjauksesta koituvat lisäkulut Kun purku tapahtuu koulujen keskellä, tulee työmaasuunniteluun kiinnittää erityistä huomiota.

5 5 Viime kokouksessa päätettiin, että Kartanon osalta edetään ed.mainitun ehdotuksen mukaisesti. Kilpailutus on käynnistetty. Tarjouspyynnössä pyydetään optiona Kyrölän koulun purkua. Päätettiin, että kaupunki tilaa purun. Kun kilpailutus on käynnissä ja päätös tehty, tuodaan KAJR kokoukseen tiedoksi. Purkaja vastaa irtaimistosta. Mikäli kaupunki haluaa tehdä jotain irtaimistolle, se on tehtävä ennen kilpailutuksen päätöstä. Purkupäätöksistä tehdään pöytäkirja ja lähetetään kaupungin taloushallintoon. Taidetalo Harjuvaarankuja 2a jatkosta päättäminen Vanhalle rakettitehtailijan talolle (nykyiselle taidetalolle Harjuvaarankuja 2a) on tehty kuntotutkimus. Kustannusarvio kuntoon laittamiselle on Taidetalolle tulee lämpö naapurista öljylämmitteisestä Dahlin talosta. Lämmitysjärjestelmä on huonokuntoinen. Rakennuksessa on tyydyttävässä kunnossa oleva hirsirunko. Viime kokouksessa esitettiin seuraavaa: VE 1: Päätetään purkaa rakennus, jonka jälkeen kaupunkikehitys esittää jatkotoimista ja aikataulusta. VE 2: Päätetään myydä kiinteistö ja rakennus purkukuntoisena Viime kokouksessa päätettiin pyytää asiasta KAUKen kannanotto: Kaupunki on päättänyt myydä kohteen ja Mestaritoiminta valmistelee myynnin tarjouskauppaprosessin mukaisesti kaupunginhallituksen päätettäväksi. Suvirannan liittäminen kiinteistöallianssiin Järvenpään kaupunki on ostanut suviranta-kiinteistön, jossa alkaa museotoiminta alkaen. Suvirannan kiinteistön ylläpitotoiminnasta vastaa kiinteistöallianssi ja käytännössä Mestaritoiminta Oy. Liitteenä vastuunjakotaulukko, jossa esitetty ylläpidon kustannukset. Päätettiin lisätä Suviranta-kiinteistö kiinteistöallianssiin. Päätettiin, että Mestaritoiminta laskuttaa ylläpitotoiminnasta toteutuneiden kustannusten ja laskutushinnaston mukaisesti.

6 JYK-hanke 6 Lisäksi kaupunki on tehnyt sopimuksen Suvirannan puutarhan hoidosta Keudan kanssa. Kustannukset noin vuodessa. Siva on varannut tämän budjettiinsa Linjattiin jatkovalmisteluun 6-12kk aikalisä. JYK Kansakoulunkadun tulevaisuus Kartanon koulun PTS Kauke ehdottaa yhtenä tontinkäyttövaihtoehtona, että JYK Kansakoulunkatu purettaisiin ja Opistojen talo yhdistettäisiin JYK hankkeeseen? Antti Nikkanen valmistelee esityksen 23.4 KAJR:iin. Päätettiin, että Kansakoulunkadun JYK mahdollinen säilyttäminen/purkaminen käsitellään poliittisena kysymyksenä mahdollisimman pian. Keskustellaan kunnossapito-ohjelmasta, mikäli kohteesta pyritään luopumaan palveluverkkosuunnitelman aikataulussa eli n. 10 vuoden päästä. Merkittiin tiedoksi. Päätettiin, että yksittäisten koulujen korjausratkaisut linjataan, kun palveluverkkosuunnitelma on hyväksytty. Purettavien ja myytävien kiinteistöjen lista ja niiden vaikutus budjettiin Käytiin läpi purettavat ja myytävät kiinteistöt ja niiden vaikutus budjettiin. SISÄILMA-ASIAT Sisäilmakohteiden ja haittailmoitusten tilanne Toimitettiin liitteenä sisäilmatilanne kaupunkikiinteistöissä. Perusopetuksen opetustilojen akuutit väistötilatarveratkaisut syksylle 2018 Käsiteltiin väistötilatarpeet koulujen osalta ja päätöksen tekoon esitettävät ratkaisuvaihtoehdot. Ilmanpuhdistimien hankintapäätös 12 tarjoajasta 11 jouduttu hylkäämään. Industlessin tarjous oli ainoa, joka täytti vaaditut laatukriteerit. Päätettiin tehdä ilmanpuhdistimien puitesopimus-hankintapäätös ehdotuksen mukaan valitaan Industless ilmanpuhdistintoimittajaksi.

7 Kinnarin uuden koulun tilannekatsaus Työmaa 7 Seuraavat kokoukset - sokkeliasennus alkaa noin 3vko myöhässä suunnitellusta. Tavoite kuroa aikataulu kiinni vesikattotöihin mennessä. - valmisbetonitoimituksissa häiriöitä rakennusalan työtaistelun takia. Nämä eivät vaikuta työmaa aikatauluun. - tila-alueiden suunnittelupaketti katselmukset ovat menossa. - hanke etenee budjetissa - peruskiven muurauksesta juttu sunnuntain 15.4 Keski-Uusimaassa klo klo 9.00 Syksyn kokousaikaehdotukset: klo klo klo klo klo 9.00