PÖYTÄKIRJATIIVISTELMÄ Kiinteistöallianssi Johtoryhmä 1

Transkriptio

1 1 KAJR 1 / 2019 Aika klo 9.45 Paikka: Mestaritoiminta, kokoushuone Tahto TILANNEKATSAUS Kiinteistöallianssin johtoryhmän kokouksissa käsitellään kiinteistöallianssin toiminnan yleistilanne ja tavoitteiden täyttyminen katsauksena 4 kk, 8 kk ja 12 kk tilanteista toimitusjohtaja Veikko Simunaniemen johdolla. Tarkoituksena on varmistaa, että kiinteistöallianssin osapuolilla on sama käsitys eri toimintojen aikataulusta, laadusta ja budjetista. Katsauksessa kiinnitetään erityistä huomiota poikkeamiin kuten reklamaatioihin, tapaturmiin tai budjetin ylityksiin. Tässä kokouksessa ei tilannekatsausta. KÄSITELTÄVÄT ASIAT Kohdekohtaiset laskutusmuutokset Tausta: Tässä pykälässä käsitellään joka kuukausi muutokset Mestaritoiminnan kuukausilaskutuksessa. Laskutusmuutokset (lisäykset ja vähennykset) hyväksytetään aina KAJR:ssä. Ei tällä kertaa eriteltäviä laskutusmuutoksia. Investoinnit 2019 Tämän asian käsittely siirrettiin viime kokouksesta tähän kokoukseen käsiteltäväksi. Mestaritoiminta on yhdessä palvelualueiden kanssa valmistellut vuoden 2019 investointiohjelmaa kesän ja syksyn 2018 aikana. Investointiohjelma koostuu teknisistä investoinneista sekä toiminnallisista investoinneista. Teknisillä investoinneilla pyritään ylläpitämään rakennusten teknistä kuntoa ja lyhentämään korjausvelkaa. Toiminnallisen investoinnit tukevat välittömästi käyttäjän toimintaa, ja tarve investoinneille syntyy muuttuneesta käyttötarpeesta. Päätökset teknisistä investoinneista tehdään pääosin PTS-suunnittelun, palveluverkkosuunnittelun sekä kuntotutkimusten ja -kartoitusten perusteella. Merkittävimpiä teknisiä investointeja ovat: Anttilan koulun peruskorjaus Maalämmön rakentaminen Haarajoen kouluun sekä Vanhankylänniemeen Sisäilmakorjaukset ja -tutkimukset Kinnarin C-rakennuksen välipohjien ja vesikaton korjaukset Vesikattojen uusimiset Mankalan ja Vihtakadun kouluilla

2 2 Järvenpäätalon muutostyöt ja sisäilmakorjausten loppuunsaattaminen Päätökset toiminnallisista investoinneista tekevät palvelualueet. Merkittävimpiä toiminnallisia investointeja ovat: Kirjaston ja taidemuseon kehittämiseen liittyvät investoinnit Juholan kentän rakennukset Koivusaaren pihan korjaukset ja BIMA-luokkien tilamuutokset Investointiohjelmaan voidaan tehdä päivityksiä ja täsmennyksiä vuoden 2019 aikana perustuen uuteen tietoon rakennusten kunnosta esimerkiksi korjaustöiden yhteydessä ja kuntotutkimusten valmistuttua. Hyväksyttiin esityksen mukaan. Lisäksi päätettiin selvittää Seutulan varikkoalueen tulevaisuutta. Ala-Kartanon hiekkakentän jatkokehitys Ala-Kartanon koulun purkamisen yhteydessä on sovittu, että alue ennallistetaan hiekkakentäksi. Purun jälkeen on kuitenkin ilmennyt tarvetta parantaa saattoliikennejärjestelyjä. Tämän hetkinen tilanne ei ole lainkaan turvallinen, kun eskareita (tuplamäärä viime vuoteen verrattuna) ja oppilaita (yhteensä 903) tuodaan kouluun aamuisin. Mopoille, eikä henkilökunnan autoille ole riittävästi paikkoja. Mestaritoiminta, käyttäjät ja kaupunkikehitys ovat yhdessä etsineet ratkaisua tilanteeseen. Mestaritoiminnan tilaama pihasuunnitelma on valmistunut ja sen toteutus vaatii rahoituspäätöksen, ennen kuin kilpailutus voidaan käynnistää. Karkea arvio Kartanon koulun pihaurakalle on , joka tarkentuu kilpailutuksen myötä. Päälle on laskettava MT:n kuluja seuraavasti: Viherurakka MT rakennuttaminen MT suunnittelu Hallintokustannukset Riskivara Kaikki yhteensä alv 0% Päätettiin rahoittaa hanke kiinteistöallianssin investointiohjelmasta. Kiinteistöallianssin sopimusliitteiden hyväksyminen Vastuunajakotaulukon päivitys Kiinteistöallianssisopimuksen vastuunjakotaulukko on päivitetty vuosittain. Käytiin viime kokouksessa keskustelua asiasta ja päätettiin palata tammikuun kokouksessa asiaan, kun talousjohtaja on paikalla. Hyväksyttiin vastuunjakotaulukon päivitetty versio vuodelle Ja lisäksi sovittiin, että pidetään yhteinen neuvottelu, jossa tarkennetaan rajapintoja esim. av-laitteiden hankintoihin ja kustannuksiin.

3 3 Investointiohjelman laskutuskäytäntö maksuerillä Mestaritoiminta Oy on tähän asti laskuttanut investointiohjelman toteutuneet kustannukset Järvenpään kaupungilta läpilaskutuksena seuraavan kuun aikana. Tämä laskutusmalli rasittaa Mestaritoiminta Oy:n kassavaroja, koska investoinnista riippuen maksetut kustannukset voivat olla suuriakin summia. Päätettiin, että vuoden 2019 investoinnit aikataulutetaan investointikohtaisen maksuerätaulukon mukaisesti, joka vastaa investoinnin todellista aikataulua. Maksuerätaulukko laaditaan, kun investointi aloitetaan ja samalla avataan investointipöytäkirja. Investoinnin päättyessä tehdään taloudellinen loppuselvitys ja loppulasku, jonka yhteydessä laskutetaan Mestaritoiminnan valvontatyö ja liitteeksi liitetään selvitys investoinnin toteutuneista kustannuksista. Muutokset tuodaan mahdollisimman nopeasti kiinteistöryhmän tietoon. Keittiöverkkosuunnitelma Esittelijänä Jatsi Oy:stä Jari Toivo. Järvenpään kaupunki on teettänyt vuonna 2015 ruokapalveluselvityksen, jossa esitettiin toimenpiteitä kaupungin ruokapalvelujen järjestämiseksi ja keittiöverkon kehittämiseksi. Merkittävimpiä suosituksia olivat ruoka- ja siivouspalvelutoiminnan yhdistäminen ja mahdollinen yhtiöittäminen, vaiheittainen tuotantokeittiöiden määrän vähentäminen ja siirtyminen cook-chill -tuotantotapaan (CC). Kaupunki on kehittänyt ruokapalvelutoimintaa annettujen suositusten mukaisesti selvityksen jälkeisinä vuosina. Kaupungin ruoka- ja siivouspalvelut on yhdistetty ja yhtiöitetty kaupungin omistamaan Järvenpään ateria- ja siivouspalvelut Jatsi - osakeyhtiöön (myöhemmin Jatsi) vuonna Vuodenvaihteessa toimintansa aloitti myös uuden sosiaali- ja terveyskeskus JUSTin yhteyteen valmistunut suuri cook-chill -valmistusmenetelmään perustuva valmistuskeittiö (myöhemmin JUST). CC-tuotannossa pyritään alentamaan ruoka-aterian valmistuskustannuksia sekä parantamaan valmistetun ruoan säilyvyyttä. CC-tuotannossa ideana on valmistaa suuria kertaeriä keskitetysti ja tehokkaasti sarjatuotantona, jolloin henkilöstön tarve valmistusprosessin aikana pienenee. Nopealla jäähdyttämisellä ruoka saadaan säilymään useita vuorokausia. Kylmävarastoinnin avulla ruokaa voidaan tuottaa ja välivarastoida suurissa kertaerissä. Kylmäketjun säilyessä välivarastointi helpottaa myös kuljetusten järjestämistä valmistuskeittiöiden ja palvelukeittiöiden välillä. Kaupungin keittiöverkon kehittämisessä ja tavoitellussa valmistuskeittiöiden määrän vähentämisessä on kuitenkin noussut esiin myös uusia ja ennakoimattomia haasteita. Esimerkkeinä voidaan mainita palvelukeittiöiden tilojen ja laitteiden vaihteleva soveltuminen cook-chill -palvelukeittiöiksi sekä kouluverkossa ja valmistuskeittiöissä ruokapalveluselvityksen jälkeen tapahtuneet ennakoimattomat muutokset. JUST:iin investoidun CC-valmistuskeittiön kapasiteettia ei ole saatu täysin käyttöön, sillä vastaanottavia keittiöitä ei ole varustettu CC-ruoan varastointiin ja loppukypsennykseen. JUST tuottaa edelleen suurimpana Järvenpään alueen keittiönä ruoat cook-serve - menetelmällä eli kuumatuotantona. Tilastolliset lähtötiedot selvitystyön hetkellä Jatsin käytössä olevista keittiöistä, ateriamääristä ja toimintatavoista sekä odotettavissa olevista kehityssuunnista vuoteen 2025 mennessä on toimittanut Jatsi. Järvenpään alueen koulujen ja päiväkotien päivittäiseksi kokonaisateriamääräksi vuonna 2025 on arvioitu noin 7500 ateriaa.

4 4 Jatsi Oy:n strategisena tavoitteena on siirtää ruoanvalmistuksen painopiste vuoteen 2025 mennessä nykyisestä cook-serve-tuotantotavasta cook-chill valmistusmenetelmään, jolloin ennakoituun 7500 päivittäisen tarjotun aterian kysyntään voidaan vastata kustannustehokkaasti. Tavoitteen toteutuminen edellyttää paitsi tuottaja- ja asiakasorganisaation toimintatapojen muutosten viemistä loppuun, myös keittiöverkon, eli valmistuskeittiöiden ja palvelukeittiöiden, johdonmukaista ja pitkäjänteistä kehittämistä, korjaamista ja uudistamista. Kaikki nykyiset palvelukeittiöt ja valmistuskeittiöt tulee muuttaa CC-toiminnalle sopivaksi vuoteen 2025 mennessä. Tämän selvitystyön tavoitteeksi asetettiin tuottaa kokonaisratkaisu tarvittavista toimenpiteistä ja toimenpidejärjestyksestä, joiden avulla Järvenpään koulujen ja päiväkotien muodostama valmistus- ja palvelukeittiöverkko muutetaan toimimaan täysin ja tehokkaasti cook-chill -tuotantotavalla vuoteen 2025 mennessä. Selvityksen pääasiallinen tarkoitus on tarjota lähtötietoja ja ehdotuksia toimenpiteiksi arvioitaessa tulevia investointitarpeita nykyisiin ja uusiin keittiötiloihin. Selvitys tukee ja jatkaa vuonna 2015 aloitettua kehitystyötä. Tämä aineisto merkittiin tiedoksi. Päätettiin viedä kaupungin joryn linjattavaksi vaiheen 1 esityksen mukaan. Kiinteistöallianssin onnistumisen arvioinnin 2018 esittely Raporttiin on koottu alustavat tulokset sekä analyysi kiinteistöallianssin onnistumisen arvioinnista vuonna Selvitys on tehty kyselyllä eri palvelualueiden kiinteistöjen yhteishenkilöille ja kiinteistöallianssin johtoryhmän jäsenille. Lisäksi raporttiin selvitetään tammi-helmikuun aikana energiatehokkuutta ja vasteaikaa, tilatehokkuutta sekä korjausvastuun kehittymistä. Käytiin raportti osittain läpi ja päätettiin, että joryn toimintaa tarkastellaan ja kehitetään. Tutkimus käydään tarkemmin läpi teemakokouksessa Kokouskutsu kajr:n jäsenille ja myös kiinteistöryhmien jäsenille. Mestaritoiminnan edustus kiinteistöallianssin johtoryhmässä Asiakkuusjohtaja Nina Silvosen nimityksen myötä KAJR:n pysyväksi jäseneksi, kiinteistömestari Leena Hogg on pyytänyt vapautusta kiinteistöallianssin johtoryhmän jäsenyydestä. Veikko Simunaniemi ja Nina Silvonen ovat jatkossa Mestaritoiminnan nimetyt KAJR:n jäsenet. Kiinteistömestarit osallistuvat kokouksiin tarpeen mukaan kutsuttuina. Niemennokan kiinteistön vuokrauksen järjestäminen Luovat Palvelut Oy on hoitanut lokakuun 2018 loppuun asti Niemennokan kiinteistön vuokrauksen ja siihen liittyvät esittelyt ja siivoukset. Päätettiin, että Niemennokan kiinteistön varaukset hoidetaan Järvenpään Timmi - varausjärjestelmän kautta. Mestaritoiminta hoitaa tilan esittelyn arkisin 8-16 huollon tuntihinnaston mukaan.

5 5 Alankotie 1, Matkahuolto, vuokrasopimuksen jatko Kiinteistö vuokrattu FastDrop Oy:lle toistaiseksi voimassa olevalla vuokrasopimuksella, jossa on kolmen (3) kuukauden irtisanomisaika. Vuokrasopimuksen ehdoissa sanotaan seuraavaa: Tiloja tulee käyttää linja-autoliikenteen palvelutoimintoihin asiamiessopimuksen mukaisesti. Käyttötarkoituksen mukaista toimintaa ovat mm. aikataulupalvelut, lippupalvelut, rahtipalvelut, yleisö-wc, odotustila, ajanvieteautomaatit ja kioskikauppa siten kuin niistä asiamiessopimuksessa tai tässä sopimuksessa on tarkemmin sovittu. Oleellisesti muuhun toimintaan tiloja saa käyttää vain vuokranantajan erillisellä kirjallisella luvalla. Vuokralainen on irtisanonut asiamiessopimuksensa Matkahuolto Oy:n paketti- ja matkapalveluista. Syynä ilmeisesti liian pieni korvaus asioiden hoitamisesta. Päätettiin, että selvitetään vaihtoehdot seuraavaan kokoukseen. SISÄILMA-ASIAT Sisäilmakohteiden tilannekatsaus toimitettiin kokouspöytäkirjan liitteenä. TIEDOKSI MERKITTÄVÄT ASIAT Kaupungintalon muutto Kaupungintalon sisäilmatilanteen vuoksi kaupungintalon henkilöstö siirtyy muihin toimipisteisiin. Tämän hetken suunnitelmien mukaan Järvenpäätalolle on tarkoitus siirtyä henkilöä keväällä Muuttoa varten on perustettu projektiryhmä, johon kuuluu Mestaritoiminnan, konpan, hyvinvointipalvelualueen sekä Järvenpäätalon edustajat. Asiasta tullaan tiedottamaan aktiivisesti henkilöstöä ja Järvenpäätalon käyttäjiä. Muutostyöt pyritään tekemään minimoiden häiriötekijät. Muihin toimipisteisiin (Etera-talo, Mannilantie 43 ja Temal) muuttaa noin henkilöä. Tavoitteena on saada kaupungintalo tyhjennettyä keväällä VIESTINTÄ Tämä pöytäkirjatiivistelmä laaditaan pöytäkirjan liitteeksi. Tiivistelmän jakelua laajennetaan: Tuija Heinonen, Kirsi Rinne, Topi Luostarinen, Sanna Kaukua, Timo Väisänen, Tuula Alkula, Kimi Alifrosti. MUUT ASIAT Seuraavat kokoukset klo klo Teemakokous klo klo