Elisa Oyj Elisa Toimisto (13)

Transkriptio

1 Elisa Oyj Elisa Toimisto (13) ELISA TOIMISTO 365 Pääkäyttäjän pikaopas Tämän pikaoppaan avulla pääset alkuun Elisa Toimisto 365 -palvelun käyttöönotossa. Lisää ohjeita löydät osoitteesta

2 Elisa Oyj Elisa Toimisto (13) Sisällys 1. ALOITUS PÄÄKÄYTTÄJÄTUNNUS KIRJAUTUMINEN HALLINTALIITTYMÄÄN HALLINTALIITTYMÄN KIELENVAIHTO HALLINTALIITTYMÄN YLEISESITTELY PÄÄKÄYTTÄJÄTUNNUKSEN SALASANAN PALAUTUS/RESETOINTI MONIMENETELMÄINEN TODENTAMINEN (MFA, MULTI-FACTOR AUTHENTICATION) YLEISTÄ MONIMENETELMÄISEN TODENTAMISEN MÄÄRITTÄMINEN PÄÄKÄYTTÄJÄTILILLE KÄYTTÄJIENHALLINTA UUDEN KÄYTTÄJÄN LUOMINEN KÄYTTÄJÄN SALASANAN VAIHTO/RESETOINTI KÄYTTÖOIKEUDET ELI LISENSSIT KÄYTTÖOIKEUKSIEN TARKASTELEMINEN KÄYTTÖOIKEUKSIEN TILAAMINEN JA MUUTTAMINEN MAKSULLISTA KÄYTTÖOPASTUSTA YRITYSGURULTA... 13

3 Elisa Oyj Elisa Toimisto (13) 1. Aloitus 1.1. Pääkäyttäjätunnus Olet saanut pääkäyttäjätunnukseen Elisa Toimisto 365 -palveluun (Microsoft Office 365). Pääkäyttäjätunnuksella hallinnoit kaikkia oman organisaatiosi Toimisto 365 -palveluun liittyviä asetuksia ja käyttäjiä. Pidäthän pääkäyttäjätunnuksen tallessa ja turvassa! Pääkäyttäjätunnukset ovat muotoa admin@yritys.onmicrosoft.com. Pääkäyttäjätunnus on tarkoitettu palvelun hallinnoimista varten, emmekä suosittele lisenssin lisäämistä tälle tilille. Tietoturvan parantamiseksi suosittelemme, että otat käyttöön kaksivaiheisen todentamisen pääkäyttäjätunnukselle. Lue lisää kohdasta Kirjautuminen hallintaliittymään Toimisto 365 -palvelun hallintaliittymä löytyy osoitteesta Hallintaliittymään kirjaudut pääkäyttäjätunnuksella, joka on toimitettu organisaatiollesi erikseen esim. toimitusvahvistuksessa. Ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä pyydetään vaihtamaan pääkäyttäjätilin salasana.

4 Elisa Oyj Elisa Toimisto (13) 1.3. Hallintaliittymän kielenvaihto 1. Jos hallintaliittymä avautuu englanninkielisenä, voit tehdä kielen vaihdon helposti. Klikkaa kirjautumisen jälkeen oikeassa yläreunassa näkyvää ratas-symbolia ja valitse sen alta kohta Language 2. Valitse tiputusvalikosta haluttu kieli. Tallenna lopuksi muutokset Save (Tallenna) painikkeella. 3. Muutoksen jälkeen käyttöliittymän kieli on vaihdettu haluamaasi ja voit jatkaa hallintaliittymän käyttöä normaalisti. Huom! vaihtaminen voi vaatia uudelleen kirjautumisen palveluun.

5 Elisa Oyj Elisa Toimisto (13) 1.4. Hallintaliittymän yleisesittely Sisäänkirjautumisen jälkeen valitse Admin/Järjestelmänvalvoja -kuvake, jotta pääset hallintanäkymään. Hallintanäkymän avulla voit hallita organisaatiotason asetuksia ja palvelukohtaisia asetuksia, jokaisen palvelun omasta hallintakeskuksesta (esim. Exchange). Palvelukohtaisiin hallintakeskuksiin pääset vasemman alalaidan A-ratas-symbolia. Hallintanäkymässä hallinnoit myös käyttäjäkohtaisia asetuksia kuten käyttäjätilejä, määrität lisenssejä käyttäjille (kytket palveluita päälle) tai hallinnoit käyttäjien salasanoja. Hallintaliittymän etusivulla näet yhteenvedon palvelun tämän hetkisestä tilanteesta ja käytössäsi olevista palveluista. Sivuston alareunassa (Viestikeskus) on myös tiedot tulevista päivityksistä ja niiden mahdollisista vaikutuksista palvelun käyttöön. Hallintaliittymässä navigoit klikkaamalla symboleita näytön vasemmassa reunassa.

6 Elisa Oyj Elisa Toimisto (13) 1.5. Pääkäyttäjätunnuksen salasanan palautus/resetointi Pääkäyttäjänä pystyt resetoimaan oman unohtuneen salasanasi, jos pääkäyttäjätunnukseesi on määritetty toissijainen (vaihtoehtoinen) sähköpostiosoite. Voit määrittää admin-tilillesi toissijaisen sähköpostiosoitteen Aktiiviset käyttäjät -valikon kautta. Valitse pääkäyttäjätilinne > Roolit > Muokkaa > Lisää vaihtoehtoinen sähköpostiosoite. Pääset resetoimaan salasanan hallintaliittymän kirjautumissivulta: linkin Etkö pysty käyttämään tiliäsi?. Määritä avautuvalle sivulle pääkäyttäjätunnuksesi (oletuksena muodossa admin@yritys.onmicrosoft.com) ja seuraa ohjeita. Toissijaiseen sähköpostiosoitteeseesi lähetetään salasanan palautusohjeet. Ongelmatilanteissa ota yhteyttä yritysasiakas- tai vikapalveluumme.

7 Elisa Oyj Elisa Toimisto (13) 2. Monimenetelmäinen todentaminen (MFA, Multi-Factor Authentication) 2.1. Yleistä Monimenetelmäinen todentaminen (MFA) on henkilöllisyyden varmistustapa, joka edellyttää käyttäjänimeä ja salasanaa enemmän tunnistetietoja. Kun MFA on käytössä Office käyttäjillä, heidän on hyväksyttävä puhelu, tekstiviesti tai sovelluksen ilmoitus älypuhelimessaan, kun he ovat antaneet salasanansa. He voivat kirjautua vasta, kun molemmat todennukset on tehty Monimenetelmäisen todentamisen määrittäminen pääkäyttäjätilille Monimenetelmäisen todentamisen määrittämisen aloitat kohdasta Aktiiviset käyttäjät. Valitse pääkäyttäjätili, joka on muodossa admin@yritys.onmicrosoft.com. Avautuvasta ikkunasta valitse Hallitse monimenetelmäistä todentamista. Hae käyttäjä listasta ja valitse oikealta Ota käyttöön. Valitse lopuksi Ota multi-factor auth käyttöön.

8 Elisa Oyj Elisa Toimisto (13) Seuraavalla kirjautumiskerralla hallintaliittymä ilmoittaa kyseisen ominaisuuden aktivoimisesta: Määritä tapa, jolla haluat hoitaa monimenetelmäisen todentamisen. Näitä voivat olla soitto puhelimeen, tekstiviesti tai älypuhelinsovellus. Lisätietoa ja oppaan todentamisen käyttöönotosta löydät Microsoft-ohjesivuilta.

9 Elisa Oyj Elisa Toimisto (13) 3. Käyttäjienhallinta Käyttäjienhallinta hoidetaan hallintaliittymästä ja käyttäjien hallinnointi on mahdollista tunnuksilla, joille on annettu organisaation pääkäyttäjäoikeudet. Käyttäjien hallinnointiin liittyvät työkalut löydät hallintaportaalin kohdasta Käyttäjät. Yleisimmät toiminnot on lisätty suoraan Aktiiviset käyttäjät-osion alle Uuden käyttäjän luominen Hallintaportaaliin kirjautumisen jälkeen uuden käyttäjän luominen aloitetaan seuraavalla tavalla. 1. Valitse Aktiiviset käyttäjät-osion alta kohta + Lisää käyttäjä 2. Luotavalle käyttäjälle annetaan Etunimi ja Sukunimi, joiden pohjalta käyttäjän näyttönimi muodostuu automaattisesti. Käyttäjätunnuksen ja sähköpostiosoitteen syöttämisen jälkeen tarkista, että käyttäjän toimialue (@-merkin jälkeen) on oikea (esimerkiksi yrityksendomain.fi). Vaihtaminen onnistuu tarvittaessa tiputusvalikosta.

10 Elisa Oyj Elisa Toimisto (13) 3. Mikäli käyttöön otetaan sähköpostipalvelu (Exchange Online) muodostetaan käyttäjän sähköpostiosoite käyttäjätunnuksen perusteella. 4. Palvelu luo käyttäjälle oletuksena salasanan, joka näytetään yhteenveto-sivulla. Oletusasetuksia käytettäessä käyttäjän tulee vaihtaa salasanansa ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä. Uutta käyttäjää luodessa lisää käyttäjälle haluttu käyttöoikeus (lisenssi). Se määrittelee, mitä palveluja käyttäjällä on Elisa Toimisto 365-palvelussa käytettävissä. Käyttäjän voi halutessaan luoda myös ilman että hänelle määrittää käyttöoikeutta. Käyttöoikeuden voi lisätä käyttäjälle myös myöhemmin. 5. Luonnin jälkeen näytetään yhteenvetosivulla luodun tunnuksen tiedot. Tämän jälkeen voit toimittaa käyttäjätunnuksen ja salasanan käyttäjälle. Käyttäjän tulee kirjautua ja vaihtaa väliaikainen salasana osoitteessa portal.office.com. Huomaa, että Outlook työpöytäsovellusta tai sähköpostia älypuhelimeen ei voi määrittää väliaikaisella salasanalla.

11 Elisa Oyj Elisa Toimisto (13) 3.2. Käyttäjän salasanan vaihto/resetointi Voit pääkäyttäjänä resetoida käyttäjän unohtuneen salasanan. Aloita salasanan vaihto kirjautumalla hallintaportaaliin ja valitse kohdan Aktiiviset käyttäjät alta Palauta salasana. 1. Hae käyttäjä hakuruudun avulla tai valitse käyttäjä listalta. 2. Kun oikea käyttäjä on valittu, pääset määrittämään käyttäjälle salasanan tai valitsemaan että salasana luodaan automaattisesti (oletus). 3. Vaihdon jälkeen käyttäjän uusi salasana näytetään yhteenveto-sivulla. Salasanan voi toimittaa käyttäjälle esimerkiksi käyttäjän vaihtoehtoiseen sähköpostiosoitteeseen. Mikäli pakotettu salasananvaihto oli valittuna, täytyy käyttäjän vaihtaa salasana seuraavan kirjautumiskerran yhteydessä.

12 Elisa Oyj Elisa Toimisto (13) 4. Käyttöoikeudet eli lisenssit Elisa Toimisto 365 -palveluun kuuluvien sovellusten (sähköposti, OneDrive for Business, SharePoint jne.) käyttö edellyttää, että käyttäjälle on kytketty käyttöön lisenssi. Yrityksen pääkäyttäjänä voit hallinnoida lisenssejä (kytkeä käyttöön ja pois käytöstä) Käyttöoikeuksien tarkasteleminen Hallintaliittymässä voit tarkastella palvelun käyttöön liittyviä lisenssejä ja niihin liittyviä tietoja. Tiedot löydät hallintaliittymästä valitsemalla vasemman reunan navigoinnista kohdan Laskutus alta Käyttöoikeudet. Avautuvalla sivulla esitetään yhteenveto kaikista käytössä olevista ja vanhentuneista lisensseistä. Voimassa -sarake kertoo mistä lisensseistä veloitetaan. Voimassa -sarakkeessa näet palveluun kytkettyjen lisenssien määrän, eli montako lisenssiä on maksimissaan mahdollisuus kytkeä käyttäjille. Määritetty käyttäjille -sarakkeesta näet, montako kyseisistä lisensseistä on kytketty käyttäjille Käyttöoikeuksien tilaaminen ja muuttaminen Voit muuttaa lisenssien määrää ja tyyppiä ottamalla yhteyttä Yritysasiakaspalveluun tai Myyntipalveluun

13 Elisa Oyj Elisa Toimisto (13) 5. Maksullista käyttöopastusta Yritysgurulta Yritysguru auttaa kaikissa Elisa Toimisto 365 -pulmissa, niin käyttöönotossa kuin varsinaisessa palvelun käyttämisessäkin. Yritysgurun tavoitat puhelimitse: (2,19 /min + mpm/pvm). Yritysguru palvelee arkisin kello 8-17.