Exchange Online. Järjestelmänvalvojan perusopas

Transkriptio

1 Järjestelmänvalvojan perusopas

2 Sisällysluettelo Johdanto... 3 Kohdeyleisö... 3 Dokumentin sijainti... 3 Erityiset tiedot Yleistä Sähköpostialiaksen lisääminen Jakeluryhmän luominen Jakeluryhmän luominen OWA:ssa Luo lisäpostilaatikkoja Kalenterin jakaminen Ulkoisten yhteystietojen lisääminen Jaettujen postilaatikoiden luominen Jaetun postilaatikon luonti Powershellillä Jaetun postilaatikon luonti työkalulla... 25

3 Johdanto Tämän dokumentin tarkoituksena on kuvata kuinka luodaan ja hallitaan menestyksellisesti Exchange Online tilejä ja palvelua. Kohdeyleisö Tämä dokumentti on tarkoitettu Microsoft Office 365:n järjestelmänvalvojille. Dokumentin sisältämät tiedot saattavat olla hyödyllisiä myös muille Office 365-käyttäjille, mutta kaikki tässä dokumentissa mainitut vaihtoehdot eivät välttämättä ole käytettävissä. Dokumentin sijainti Tämä dokumentti sijaitsee Atea Microsoft Office 365 tukisivulla. Tämä on ote verkossa sijaitsevasta dokumentista. Paperikopiot ovat voimassa ainoastaan tulostuspäivänä. Ota yhteyttä dokumentin tekijään jos epäilet dokumentin ajankohtaisuutta. Erityiset tiedot Tärkeät tiedot ja erityisehdot ilmoitetaan seuraavalla tavalla: Ota erityisesti huomioon Hyödyllistä tietää. Ehdotus. Atea suosittelee...

4 1. Yleistä Käyttäjän Exchange Online tili luodaan samalla kun Office 365 käyttäjätili luodaan. eshopissa valitaan käyttäjälle sähköpostiosoite ja annetaan Exchange -lisenssi. Päästäkseen sähköpostiin (OWA), käyttäjän tulee kirjautua MOP:iin ja valita Outlook sivun ylälaidasta. Asettaaksenne automaattivastauksia tai sähköpostisääntöjä, valitkaa Outlook Web Accessissa (OWA) Asetukset. Sieltä voitte joko valita suoraan jomman kumman vaihtoehdon tai valita Näytä kaikki asetukset. Mikäli haluatte lisätä Exchange tilin mobiililaitteesenne tms. joka vaatii POP, IMAP tai SMTP asetuksia, ne löytyvät valitsemalla Näytä kaikki asetukset OWA:ssa.

5 o Oma Tili välilehdellä valitse POP-, IMAP- ja SMTP-käytön asetukset.

6 2. Sähköpostialiaksen lisääminen Voitte lisätä sähköpostialiaksia (edelleenlähettäviä sähköpostiosoitteita) käyttäjille tarvittaessa. Tämä on käytännöllistä, mikäli haluatte että organisaatiossanne käyttäjillä on useampia sähköpostiosoitteita omaan sähköpostilaatikkoonsa (esimerkiksi ja voivat kaikki osoittaa samaan osoitteeseen ja siten päätyä samaan sähköpostilaatikkoon). Kirjaudu MOP:iin järjestelmänvalvojan tunnuksilla, valitse Järjestemänvalvoja välilehti ja Exchangen alta Hallinta päästäksenne ECP:iin (mikäli olette kirjautunut järjestelmänvalvojan tunnuksilla OWA:iin, pääsette sieltäkin ECP:iin). Valitse Tiedot valittuanne postilaatikon, tai tuplaklikkaa postilaatikon nimeä, jota haluatte muokata. Postilaatikon tiedot avautuvat ikkunaan. Valitse Sähköpostiasetukset ja Lisää. Avautuu ikkuna, johon voit syöttää tarvittavan sähköpostiosoitteen. Valitse OK kun olet valmis.

7 Nyt voit nähdä lisäämäsi aliaksen luettelossa. Valitse Tallenna tallentaaksesi tekemäsi muutokset. 3. Jakeluryhmän luominen Voitte luoda jaetusta osoitekirjasta löytyvän jakeluryhmän organisaatiollenne. Käyttäkää jakeluryhmiä pitääksenne käyttäjät järjestyksessä. Lisätkää käyttäjät ryhmään ja kun haluatte lähettää viestin kaikille ryhmän jäsenille, valitkaa vastaanottajaksi ko. jakeluryhmä sen sijaan, että

8 lähettäisitte postin erikseen kaikille vastaanottajille. Jakeluryhmien luominen projekti- tai osastokohtaisesti on kätevä tapa järjestää käyttäjiä. Kirjaudu MOP:iin järjestelmänvalvojan tunnuksilla, valitse Järjestemänvalvoja välilehti ja Exchangen alta Hallinta päästäksenne ECP:iin (mikäli olette kirjautunut järjestelmänvalvojan tunnuksilla OWA:iin, pääsette sieltäkin ECP:iin). Valitse vaihtoehto Jakeluryhmät ja valitse Uusi. Lisää tarvittavat tiedot ponnahdusikkunassa:

9 Valitse Lisää kohdassa Omistus, valitaksesi kuka on postilaatikon omistaja. Kohdassa Jäsenyys lisää käyttäjät, joilla on oikeudet postilaatikkoon. Kohdassa Jäsenyyden hyväksyntä valitse kuka voi hyväksyä jäseniä postilaatikkoon. Valitse Tallenna!

10 3.1. Jakeluryhmän luominen OWA:ssa Vaihtoehtoisesti jakeluryhmiä voi luoda OWA:ssa. Tällä tavalla myös normaalikäyttäjillä on mahdollisuus luoda jakeluryhmiä. Luodaksesi jakeluryhmän OWA:ssa, kirjaudu OWA:aan ja valitse Asetukset ja Näytä kaikki asetukset. Valitse Ryhmät ja Uusi. Ponnahdusikkuna avautuu. Täytä tarvittavat tiedot.

11 Valitse Lisää kohdassa Omistus, valitaksesi kuka on postilaatikon omistaja. Kohdassa Jäsenyys lisää käyttäjät, joilla on oikeudet postilaatikkoon. Kohdassa Jäsenyyden hyväksyntä valitse kuka voi hyväksyä jäseniä postilaatikkoon. Valitse Tallenna! Uusi jakeluryhmä on nyt luettelossa Julkiset ryhmät jotka omistan. Kertomalla käyttäjille kuinka he voivat luoda itse jakeluryhmiä, ja täten vähentää järjestelmänvalvojan työmäärää.

12 4. Luo lisäpostilaatikkoja Mikäli haluatte luoda lisää postilaatikoita, kirjautukaa MOP:iin järjestelmänvalvojan tunnuksilla ja Hallinnan yhteenvedosta valitkaa Exchangen alta vaihtoehto Hallinta. Postilaatikot -välilehdellä, valitse Uusi. Täyttäkää tarvittavat tiedot ponnahdusikkunaan ja valitkaa Tallenna.

13 Kun olette luoneet uuden postilaatikon, teidän pitää navigoida takaisin hallinnan yhteenvetoon MOP:ssa ja valita käyttäjät.

14 Valitkaa käyttäjälistasta juuri luomanne postilaatikko ja klikatkaa sitä. Kun klikkaatte käyttäjää, teidät uudelleenohjataan sivulle, jossa voitte määrittää käyttäjälle lisenssin. Valitse laatikot niistä lisensseistä, joita käyttäjälle/postilaatikolle haluatte antaa.

15 Käyttääksenne tätä postilaatikkoa voitte joko kirjautua MOP:iin luomallanne tunnuksella tai voitte lisätä postilaatikon olemassa olevaan Exchange-tiliinne Lisätäksenne postilaatikon, kirjautukaa tunnuksillanne Outlookiin. Valitse alasvetovalikko Asetukset Outlookissa (OWA) ja valitse Näytä kaikki asetukset.

16 Valitse välilehti Yhdistetyt tilit ja valitse Uusi. Kirjoita ponnahdusikkunaan uuden sähköpostilaatikon nimi ja salasana ja valitse Seuraava.

17 Seuraavaksi järjestelmä etsii tilisi ja kertoo, että tili on yhdistetty. Posti yhdistetyltä tililtä lisätään nykyiseen saapuneet-kansioosi.

18 5. Kalenterin jakaminen Jokainen sähköpostilaatikko on varustettu kalenterilla. Mikäli haluatte, voitte jakaa kalenterin toisille käyttäjille seuraavasti: Kirjaudu OWA:iin ja avaa valitse Kalenteri. Kalenterinäkymän yläpuolelta, valitse Jaa sekä Jaa kalenteri.

19 Kirjoita ponnahdusikkunaan vastanottajien sähköpostiosoitteet ja valitse millä tasolla haluat kalenterin jakaa. Vastaanottajat saavat sähköpostin, joka sisältää kutsun ja mahdollisuuden lisätä kalenterin omaan Outlookiinsa.

20 6. Ulkoisten yhteystietojen lisääminen Voitte määrittää organisaationne ulkoisia yhteystietoja salliaksenne ulkopuolisien käyttäjien vastaanottaa ja lähettää sähköpostia ryhmällenne. Ulkopuoliset käyttäjät näkyvät ryhmänne osoitekirjassa, mutta eivät pysty kirjautumaan sivustollenne. Lisätäksenne ulkopuolisia käyttäjiä, kirjautukaa MOP:iin ja hallinnan yhteenvedossa valitkaa Hallinta Exchangen alta. Valitse välilehti Ulkoiset yhteystiedot ja valitse Uusi. Täytä tarvittavat tiedot ponnahdusikkunaan ja valitse Tallenna.

21 7. Jaettujen postilaatikoiden luominen Jaettuja postilaatikkoja voi luoda kahdella tavalla: 1. Käyttäen Microsoft online Services Module for Windows Powershelliä. 2. Käyttäen tarkoitukseen erityistä työkalua Jaetun postilaatikon luonti Powershellillä Käynnistä Windows Powershell Yhdistä Office 365 palveluun seuraavilla komennoilla: $LiveCred = Get-Credential Kirjoita Windows Powershell Credential Request ikkunaan Office 365 kirjautumistunnuksesi. Valitse OK.

22 Aja seuraava komento: $Session = New-PSSession ConfigurationName Microsoft.Exchange ConnectUri -Credential $LiveCred Authentication Basic AllowRedirection Ikkunaan tulee edistymistä näyttävä indikaattori, joka näyttää, miten käskyjen lataaminen pilvipalvelusta tietokoneelle etenee. Kun prosessin on valmis, voit ajaa muita komentoja. Luodaksesi jaetun postilaatikon Powershellissä, kirjoita seuraava komento: New-Mailbox -Name "Shared Mailbox 2" -Alias testbox2 Shared *Shared Mailbox 2 = postilaatikon nimi *testbox2 = postilaatikon osoite (esimerkiksi: testbox2@mydomain.onlicrosoft.com) Luo käyttöoikeusryhmä jaetulle postilaatikolle:

23 o Kirjaudu MOP:iin järjestelmänvalvojan tunnuksilla ja valitse Hallinta Exchangen alta. o Valitse Jakeluryhmät ja Uusi. o Täytä tarvittavat tiedot ponnahdusikkunaan:

24 Älä käytä jakeluryhmän luomiseen samaa sähköpostiosoitetta, mitä käytit Powershellissä jaetun postilaatikon luomiseen. Sähköpostit jakeluryhmille voidaan lähettää ryhmän jäsenille, mutta jaetun postilaatikon osoite on se, joka on määritetty Powershellissä. o Ruksaa Tee tästä ryhmästä suojausryhmä. o Valitse Lisää kohdassa Omistus, valitaksesi kuka on postilaatikon omistaja. o Kohdassa Jäsenyys lisää käyttäjät, joilla on oikeudet postilaatikkoon. o Kohdassa Jäsenyyden hyväksyntä valitse kuka voi hyväksyä jäseniä postilaatikkoon. o Valitse Tallenna! Lisää Powershellissä Full Access ja Send As oikeudet luodulle jakeluryhmälle syöttämällä seuraavat komennot: Add-MailboxPermission "testbox2" -User testbox2dg -AccessRights FullAccess Add-RecipientPermission "testbox2" -Trustee testbox2dg -AccessRights SendAs

25 7.2. Jaetun postilaatikon luonti työkalulla Lataa Office 365 Shared Mailbox Tool Luo käyttöoikeusryhmä jaetulle postilaatikolle: o Kirjaudu MOP:iin järjestelmänvalvojan tunnuksilla ja valitse Hallinta Exchangen alta. o Valitse Jakeluryhmät ja Uusi.

26 o Täytä tarvittavat tiedot ponnahdusikkunaan: o Valitse Tee tästä ryhmästä suojausryhmä. o Valitse Lisää kohdassa Omistus, valitaksesi kuka on postilaatikon omistaja. o Kohdassa Jäsenyys lisää käyttäjät, joilla on oikeudet postilaatikkoon. o Kohdassa Jäsenyyden hyväksyntä valitse kuka voi hyväksyä jäseniä postilaatikkoon. o Valitse Tallenna! Käynnistä työkalu ja syötä tunnukset:

27 Kirjoita tarvittavat tiedot: o Jaetun postilaatikon nimi (Shared Mailbox name). Tämä nimi näkyy osoitekirjassa, Vastaanottaja- ja Lähettäjä riveillä sähköposteissa ja ECP:n sähköpostilaatikkolistassa.

28 o o Jaetun postilaatikon alias (Shared mailbox alias). Uuden jaetun postilaatikon osoite koostuu vasemmalla puolella ja toimialueen nimestä (esim. fourthcoffee.com) oikealla puolella. Käyttöoikeusryhmän nimi (name of the security group that will be assigned permissions to the shared mailbox). Voitte käyttää käyttöoikeusryhmän nimeä tai aliasta. Klikkaa Create luodaksesi jaetun postilaatikon ja antaaksesi oikeudet määritetylle käyttöoikeusryhmälle. Voi kestää jopa tunnin ennen kuin käyttöoikeusryhmän jäsenet saavat oikeudet uuteen jaettuun sähköpostilaatikkoon. Jos haluatte nähdä millä käyttöoikeusryhmillä on oikeudet jaettuun postilaatikkoon, valitkaa Shared Mailbox Permissions välilehteä Office 365 Shared Mailbox Toolissa. Syötä jaetun postilaatikon nimi tai alias ja valitse View Permissions. Työkalu listaa käyttöoikeusryhmät joilla on oikeudet kyseiseen postilaatikkoon sekä oikeudet, mitkä ryhmille on annettu. Antaaksenne oikeudet työkalulla luotuun postilaatikkoon toiselle käyttöoikeusryhmälle, pitää tämä tehdä Powershelliä käyttäen. Lue lisää kuinka OWA:ssa voit käyttää jaettuja postilaatikoita: